TUGAS AKHIR
PELAKSANAAN MANAJEMEN PERKANTORAN PADA BAGIAN TEKNOLOGI
INFORMASI/TRANSFORMASI BISNIS DAN MANAJEMEN RISIKO
DI PT. PERKEBUNAN NUSANTARA III (PERSERO) MEDAN
OLEH
AZMI AMALIAH
112103130
PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN
FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
MEDAN
2
LEMBAR PERSETUJUAN TUGAS AKHIR
NAMA : AZMI AMALIAH
NIM : 112103130
PROGRAM STUDI : DIPLOMA III KESEKRETARIATAN
JUDUL : PELAKSANAAN MANAJEMEN PERKANTORAN
PADA BAGIAN TEKNOLOGI
INFORMASI/TRANSFORMASI BISNIS DAN
MANAJEMEN RISIKO DI PT. PERKEBUNAN
NUSANTARA III (PERSERO) MEDAN.
Tanggal : Juni 2014 KETUA PROGRAM STUDI
DIPLOMA III KESEKRETARIATAN
(Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM )
NIP. 19741012 200003 2 003
Tanggal : Juni 2014 DEKAN
NIP. 19560407 1988002 1 001
3
PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR
NAMA : AZMI AMALIAH
NIM : 112103130
PROGRAM STUDI : DIPLOMA III KESEKRETARIATAN
JUDUL : PELAKSANAAN MANAJEMEN PERKANTORAN
PADA BAGIAN TEKNOLOGI
INFORMASI/TRANSFORMASI BISNIS DAN
MANAJEMEN RISIKO DI PT. PERKEBUNAN
NUSANTARA III (PERSERO) MEDAN.
Medan, Juni 2014
Menyetujui
Pembimbing
(Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM )
i
KATA PENGANTAR
Puji syukur kepada Allah Yang Maha Esa pencipta alam semesta atas
berkat dan ridho terbesarnya yang telah Allah berikan, nafas kehidupan, kesehatan
dan ilmu pengetahuan kepada penulis sehingga dapat menyelesaikan Tugas Akhir
ini, sebagai salah satu syarat untuk menyelesaikan pendidikan di Fakultas
Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara Program Studi DIII
Kesekretariatan. Penulisan Tugas Akhir ini dengan judul “Pelaksanaan
Manajemen Perkantoran Pada Bagian Teknologi Informasi/Transformasi Bisnis
dan Manajemen Risiko di PT. Perkebunan Nusantara III (PERSERO) Sei
Batanghari Medan” merupakan penerapan dari teori yang diperoleh selama masa
perkuliahan. Penyelesaian Tugas Akhir ini ternyata tidak semudah yang penulis
bayangkan sebelumnya dan penulis menyadari bahwa dalam Tugas Akhir ini
masih terdapat kesalahan pada penulisan maupun bahasa yang di gunakan oleh
penulis.
Selama proses penyelesaian Tugas Akhir ini, dimulai dari pelaksanaan
magang hingga akhirnya penyelesaian penulis telah banyak menerima bantuan
dan bimbingan. Penulis juga menyadari bahwa segala kerja keras penulis tidak
akan berhasil tanpa bantuan dan bimbingan dari semua pihak. Untuk itu pada
kesempatan ini dengan segala kerendahan hati serta rasa hormat perkenankan
penulis mengucapkan terima kasih sebesar-besarnya kepada :
1. Bapak Prof. Dr. dr. Syahril Pasaribu, DMT&H, M.Sc. (CTM),Sp.A(K)
2. Bapak Prof. Dr. Azhar Maksum, M. Ec. Ac. Ak. CA, selaku Dekan
Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.
3. Ibu Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM selaku Ketua Program
Studi Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis
Universitas Sumatera Utara dan selaku Dosen Pembimbing yang telah
sabar membimbing penulis dalam penyelesaian Tugas Akhir ini.
4. Ibu Magdalena. L .L Sibarani, SE, M.Si selaku Sekretaris Program Studi
Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas
Sumatera Utara.
5. Seluruh Dosen Pengajar dan Pegawai Fakultas Ekonomi dan Bisnis
Universitas Sumatera Utara.
6. Bapak David P. Sihombing selaku pembimbing magang di Perusahaan PT.
Perkebunan Nusantara III (PERSERO).
7. Teristimewa buat orang tua tersayang Ayahanda Sugiono dan Ibunda
tercinta Rosdiana Lubis yang telah mengasuh, membesarkan, membimbing
dan tidak bosan memberikan doa serta dukungan kepada penulis dengan
ikhlas dan tulus serta memberikan kekuatan lahir dan batin yang luar
biasa sehingga penulis dapat menyelesaikan studi dengan baik.
8. Abang dan adik tersayang Chairil Fadli, Fachrur Rozi, dan Adlina
Wahyuni serta saudara Lila Khairani, Nurhabibah Nasution dan seluruh
keluarga besar yang selalu memberikan kebahagiaan, nasehat dan
iii
9. Teman dekat penulis Syarifuddinsah Sirait yang telah memberikan
semangat dan dukungan kepada penulis.
10.Sahabat-sahabat terbaik penulis Tria Nanda, Endang Safrina, Amalia
Sabrina, Uci Pratiwi, Widya Trimurti, Yuli Helfika Saragih, Rika Putri
Lestari yang selalu memberikan persahabatan yang indah, motivasi dan
keceriaan bagi penulis.
11.Teman-teman kelompok magang, Chairin Umami dan Dina Anggraini
yang telah memberikan kerjasama dan kesetiakawanan yang baik sewaktu
magang.
12.Seluruh teman-teman Program Studi Diploma III Kesekretariatan angkatan
2011 yang saling membantu dan memberikan banyak pengalaman
berharga selama menjalani perkuliahan bersama.
Semoga Allah Yang Maha Kuasa, senantiasa memberikan berkat dan
rahmat-Nya kepada segenap pihak yang telah membantu penulis. Akhir kata,
penulis berharap Tugas Akhir ini dapat memberikan manfaat bagi semua pihak.
Medan, Juni 2014
Penulis
DAFTAR ISI
A. Sejarah Singkat PT. Perkebunan Nusantara III (Persero) ... 9
B. Jenis Usaha atau Kegiatan ... 13
v
E.Pelaksanaan Manajemn Perkantoran Pada Bagian Tekonologi
Informasi/Transformasi Bisnis dan Manajemen Risiko ... 36
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN... 42
A. Kesimpulan ... 42
B. Saran ... 42
DAFTAR TABEL
No. Judul Halaman
vii
DAFTAR GAMBAR
No. Judul Halaman
1. Gambar 2.1 Logo PT. Perkebunan Nusantara III
(Persero)... 12
2. Gambar 2.2 Hasil Kelapa Sawit PT. Perkebunan Nusantara III
(Persero)... 14
3. Gambar 2.3 Hasil Karet PT. Perkebunan Nusantara III
(Persero)... 14
4. Gambar 2.4 Srtuktur Organisasi Bagian Teknologi
Informasi/Transformasi BisnisDan Manajemen Risiko PT
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Salah satu hasil ciptaan manusia modern dewasa ini ialah berbagai jenis
dan bentuk organisasi, baik yang berada di lingkungan kenegaraan maupun di
luarnya, seperti organisasi yang bergerak di bidang keniagaan, di bidang politik,
di bidang sosial, dan bahkan juga organisasi-organisasi nirlaba. Untuk mengelola
berbagai jenis organisasi tersebut, di perlukan para manajer dalam jumlah yang
besar dengan beraneka ragam persyaratan yang menyangkut antara lain
kemenpuan pemimpin, pengetahuan, dan keterampilan.
Definisi yang paling sederhana, tetapi sekaligus “klasik” tentang
manajemen mengatakan bahwa manajemen adalah seni memperoleh hasil melalui
berbagai kegiatan yang dilakukan oleh orang lain. Definisi yang sangat sederhana
tersebut memberi petunjuk bahwa manajemen dapat disoroti dari paling sedikit
empat sudut pandang (Siagian, 2005 : 1).
Pertama : betapapun berhasilnya para ilmuwan mengembangkan teori
tentang manajemen, yang antara lain berakibat pada pengekuan bahwa
manajemen merupakan salah satu cabang ilmu pengetahuan sosial, penerapan
berbagai teori manajemen itu tetap berdasarkan pendekatan yang situasional.
Artinya, penerapan berbagai teori tersebut masih harus dibarengi oleh “seni”
menggerakkan orang lain agar mau dan mampu berkarya demi kepentingan
organisasi.
Kedua : manajemen selalu berkaitan dengan kehidupan organisasional
ketika terdapat sekelompok orang menduduki berbagai jenjang tingkat
kepemimpinan sekelompok orang lain yang tanggung jawab utamanya adalah
menyelenggarakan berbagai kegiatan operasional.
Ketiga : keberhasilan organisasi sesungguhnya merupakan gabungan
antara kemahiran manajerial dan keterampilan teknis para pelaksanaan kegiatan
2
Keempat : kedua kelompok utama dalam organisasi, yaitu kelompok
manajerial dan kelompok pelaksana mempunyai bidang tanggung jawab
masing-masing yang secara konseptual dan teorotikal dapat dipisahkan. Akan tetapi, hal
itu secara operasional menyatu dalam tindakan nyata dalam rangka pencapaian
tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya.
Manajemen diperlukan untuk dapat mengatur aktivitas dalam suatu
organisasi agar efektif dan efisien. Untuk itu diperlukan seorang manajer yang
dalam perjalanannya diharuskan memiliki keahlian manajerial (managerial skill) dan menjalankan peran-perannya dalam organisasi (Siagian, 2005 : 2)
Manajemen sudah ada sejak dahulu kala, dimana sejak manusia memenuhi
kebutuhannya melalui bantuan orang lain. Sehingga manajemen terdapat dalam
semua kegiatan manusia tidak dalam rumah tangga, sekolah, pemerintah,
perusahaan dan sebagainya. Manajemen berasal dari kata to manage yang berarti mengatur (mengelola). Manajemen termasuk kelompok ilmu sosial. Manajemen
adalah bidang yang sangat penting untuk dipelajari dan dikembangkan karena :
1. Tidak ada perusahaan atau organisasi yang berhasil baik tanpa menerapkan
manajemen secara baik.
2. Manajemen menetapkan tujuan dan memanfaatkan sumber daya manusia
dan sumber-sumber lainnya secara efektif dan efisien.
3. Manajemen mengakibatkan pencapaian tujuan atau hasil secara teratur.
4. Manajemen diperlukan untuk memajukan dan pertumbuhan.
5. Manajemen merupakan suatu pedoman pikiran dan tindakan.
Untuk itu kita perlu memahami, menghayati, mengembangkan serta menerapkan
atau mempraktekkan manajemen dengan baik, agar tujuan-tujuan yang telah
ditetapkan organisasi dapat tercapai sebagaimana mestinya (Wiludjeng, 2007 : 2).
Sejak lahirnya Ilmu Administrasi dan manajemen, para ilmuwan yang
telah menekuninya dan terus berusaha melakukan berbagai penelitian dalam
rangka akumulasi pengetahuan dan teori tentang proses manajemen, termasuk
3
Berbagai pemikiran dan penelitian tersebut telah menghasilkan berbagai
klasifikasi fungsi-fungsi manajerial tersebut. Klasifikasi fungsi-fungsi manajemen
yang digunakan yaitu :
(Siagian, 2004 : 23)
1. Perencanaan
Salah satu alasan utama menentukan perencanaan sebagai fungsi organik
manajerial yang pertama ialah karena perencanaan merupakan langkah
konkret yang pertama-tama diambil dalam usaha pencapaian tujuan.
Salah satu cara yang paling lumrah dikemukakan dalam penyusunan suatu
rencana adalah dengan mengatakan bahwa perencanaan berarti mencari
dan menentukan jawaban terhadap enam pertanyaan, yaitu : apa, dimana,
kapan, bagaimana, siapa dan mengapa. Pengalaman menujukkan bahwa
ditemukannya jawaban yang meyakinkan terhadap keenam pertanyaan
tersebut akan berakibat pada tersusunnya suatu rencana yang baik
(Siagian, 2004 : 35).
2. Pengorganisasian
Definisi sederhana pengorganisasian ialah keseluruhan proses
pengelompokkan orang-orang, alat-alat, tugas-tugas, serta wewnang dan
tanggung jawab sedemikian rupa sehingga terciptanya suatu organisasi
yang dapat digerakkan sebagai suatu kesatuan yang utuh dan bulat dalam
rangka pencapaian tujuan yang telah ditentukan sebelumnya (Siagian,
2004 : 60).
3. Penggerakkan
Penggerakan dapat didefinisikan sebagai keseluruhan usaha, cara, teknik,
dan metode untuk mendorong para anggota oganisasi agar mau dan ikhlas
bekerja dengan sebaik mungkin demi tercapainya tujuan organisasi dengan
efisien, efektif, dan ekonomis
(Siagian, 2005 : 95).
4. Pengawasan
Titik tolak yang digunakan dalam membahas pengawasan sebagai salah
4
pengawasan merupakan proses pengamatan dari seluruh kegiatan
organisasi guna menjamin bahwa semua pekerjaan yang sedang dilakukan
sesuai dengan rencana yang telah ditentukan sebelumnya. Sebagai fungsi
organik, pengawasan merupakan salah satu tugas yang mutlak di
selenggarakan oleh semua orang yang menduduki jabatan manajerial,
mulai dari manajer puncak, hingga para manajer rendah yang secara
langsung mengendalkan kegiatan-kegiatan teknis yang di selenggarakan
oleh semua petugas operasional (Siagian, 2005 : 125).
5. Penilaian
Definisi penlaian yang penulis gunakan ialah pengukuran dan
pembandingan hasil-hasil yang nyatanya dicapai dengan hasil-hasil yang
seharusnya dicapai
(Siagian, 2005 : 152).
Peranan manajemen perkantoran sangat dibutuhkan oleh semua bentuk
organisasi, baik perusahaan, instansi pemerintah, ataupun badan usaha lainnya.
Dalam manajemen perkantoran, semua pelaksanaan kegiatan kantor tidak terlepas
dari penerapan fungsi-fungsi manajemen. Tanpa adanya penerapan manajemen
perkantoran yang baik, maka tidak mungkin usaha yang dijalankan oleh suatu
badan usaha dapat mengalami perkembangan kearah yang lebih maju (Wiludjeng,
2007 : 3).
Sulit sekali bagi suatu perusahaan untuk mencapai sukses tanpa
pelaksanaan manajemen perkantoran secara efektif. Manajemen perkantoran
sangat penting untuk menunjukkan cara pelaksanaan kerja kearah yang lebih baik
dan mengurangi hambatan-hambatan dan memungkinkan untuk suatu perusahaan
mencapai tujuan yang telah ditetapkan terlebih dahulu. Selain itu, dalam
mempekerjakan karyawannya perusahaan harus mampu menempatkan orang pada
tempat yang tepat, karena hal tersebut sangat berperan dalam keberhasilan
manajemen. Jika perusahaan menyerahkan pekerjaan kepada orang yang bukan
ahlinya, ini akan menyebabkan operasional perusahaan terganggu.
Tata kelola sistem teknologi dan informasi adalah suatu struktur dan
5
organisasi dalam pencapaian tujuan melalui nilai tambah dan keseimbangan antara
risiko dan manfaat dari teknologi informasi serta prosesnya.
Rencana sistem dan teknologi informasi dibuat dan diperbaharui sejalan
dengan rencana strategis perusahaan dibidang teknologi informasi, serta
dikembangkan dengan memperhatikan perkembangan kondisi lingkungan
perusahaan. Dalam menjalankan manajemen perkantoran bagian teknologi
informasi/transformasi bisnis dan manjemen risiko melakukan sesuai dengan
fungsi-fungsi manajemennya, yaitu perencanaan, penggorganisasian,
penggerakan, pengawasan dan peloporan (Board Manual Edisi III, 2012).
B. Perumusan Masalah
Mengingat bahwa peranan manajemen perkantoran adalah suatu peranan
yang luas dan dibutuhkan dalam mencapai tujuan perusahaan agar dapat
mengalami perkembangan kearah yang lebih baik, maka penulis akan membatasi
pokok yang akan dibahas agar tidak terjadi penyimpangan. Adapun masalah yang
akan dibahas penulis adalah “Bagaimana Pelaksanaan Manajemen Perkantoran
Pada Bagian Teknologi Informasi/Transformasi Bisnis dan Manajemen Risiko di
PT. Nusantara III (Persero)?”.
C. Tujuan Penelitian
Adapun tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui pelaksanaan
manajemen perkantoran pada bagian teknologi informasi/transformasi bisnis dan
manajemen risiko di PT. Nusantara III (Persero) dalam usaha untuk mencapai
tujuan perusahaan.
D. Manfaat Penelitian
Manfaat dari penelitian ini adalah sebagai berikut :
1. Bagi Perusahaan
a. Dapat menjadi bahan pertimbangan dalam mengambil
6
b. Dapat menjadi bahan koreksi dalam rangka perbaikan apabila
terdapat kelemahan-kelemahan dalam menjalankan kegiatan
pelaksanaan manajemen perkantoran di suatu perusahaan terutama
pada bagian teknologi informasi/transformasi bisnis dan
manajemen risiko.
2. Bagi Penulis
a. Untuk dapat melihat bagaimana peranan dari manajemen
perkantoran pada bagian teknologi informasi/transformasi bisnis
dan manajemen risiko dalam suatu perusahaan.
b. Dapat meningkatkan pengetahuan dan kemempuan tetntang
manajemen perkantoran yang ada di perusahaan dan merupakan
alat/bahan untuk membandingkannya dengan teori-teori yang telah
dipelajari semasa kuliah.
3. Bagi Pihak Lain
a. Diharapkan penelitian ini menjadi ilmu pengetahuan, menambah
informasi dan wawasan bagi para pembaca.
b. Diharapkan penelitian ini dapat menjadi bahan pembanding bagi
pembaca yang akan melakukan penelitian mengenai manajemen
perkantoran pada bagian teknologi informasi/transformasi bisnis
dan manajemen risiko pada suatu perusahaan di masa yang akan
datang.
E. Jadwal Kegiatan
Penelitian ini dilakukan pada bagian teknologi informasi/transformasi
bisnis dan manajemen risiko di PT. Nusantara III (Persero). Penelitian ini
dilakukan mulai tanggal 10 Maret sampai dengan 25 April 2014.
Adapun jadwal survey/observasi sebagaimana terlihat dalam Tabel 1.1
7
Tabel 1.1
Jadwal Kegiatan
NO KEGIATAN MINGGU KE
1 2 3 4 5 6 7 8
1
Persiapan
2
Pengumpulan Data
3
Penulisan Laporan
Sumber : Penulis (2014)
F. Sistematika Penulisan
Adapun rencana isi dari penulisan ini adalah :
Bab I Pendahuluan
Menerangkan tentang alasan penulis memilih pelaksanaan manajemen
perkantoran pada bagian teknologi informasi/transformasi bisnis dan manajemen
risiko sebagai judul dalam penulisan Tugas Akhir ini. Menguraikan rumusan
masalah, tujuan dan manfaat penulisan, serta jadwal survey dan rencana isi
8
Bab II Profil Perusahaan
Menguraikan tentang sejarah singkat perusahaan/instansi, jenis
usaha/kegiatan, struktur organisasi, uraian tugas manajemen perkantoran, jaringan
kerja, kinerja organisasi, serta rencana kegiatan.
Bab III Pembahasan
Menguraikan pelaksanaan manajemen perkantoran pada bagian teknologi
informasi/transformasi bisnis dan manajemen risiko dan pengaruhnya terhadap
kinerja karyawan di PT. Nusantara III (Persero), serta melakukan penilaian
terhadap kegiatan manajemen perkantoran.
Bab IV Kesimpulan dan Saran
Bab ini berisi kesimpulan dan saran tentang pelaksanaan manajemen
perkantoran pada bagian teknologi informasi/transformasi bisnis dan manajemen
31
3. Malcolm Baldrige :
a. Pemantauan implementasi Malcolm Baldrige. b. Assesment internal Malcolm Baldrige.
32
BAB III
PEMBAHASAN
A. Tempat dan Waktu Penelitian
Tempat dan Waktu Penelitian dilaksanakan pada Bagian Teknologi
Informasi/Transformasi Bisnis dan Manajemen Risiko di PT. Perkebunan
Nusantara III (Persero) dan dilaksanakan mulai tanggal 10 Maret sampai dengan
25 April 2014.
B. Pengertian Manajemen
Manajemen secara pengertian, sebagaimana dikemukakan oleh Follet
(1997), seni dalam menyelesaikan sesuatu melalui orang lain. Sedangkan menurut
Robbins (2010 : 7), manajemen adalah aktivitas kerja yang melibatkan koordinasi
dan pengawasan terhadap pekerjaan orang lain, sehingga pekerjaan tersebut dapat
diselesaikan secara efisien dan efektif. Berdasarkan pengertian tersebut dapat
disimpulkan bahwa manajemen pada dasarnya merupakan seni atau disiplin ilmu
yang mengajarkan tentang proses dalam menyelesaikan sesuatu yang terkait
dengan pencapaian tujuan organisasi melalui upaya bersama melalui sejumlah
orang atau sumber milik organisasi.
Menurut Sedarmayanti (2001 : 17) fungsi manajemen yang perlu
diterapkan terhadap sumber daya yaitu :
1. Perencanaan
Perencanaan yaitu keseluruhan proses pemikiran dan penentuan cara yang
matang dari kegiatan-kegiatan yang akan dikerjakan dimasa yang akan datang,
dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditenyukan. Hal trsebuat adalah
untuk menentukan tujuan suatu organisasi dan untuk menentukan cara
manakah yang harus ditempuh untuk mengkoordinasikan berbagai macam
pelayanan pengolahan informasi dalam rangka mencapai tujuan (Sedarmayanti,
33
2. Pengorganisasian
Pengorganisasian adalah keseluruh proses pengelompokan orang, alat-alat,
tugas-tugas, tanggung jawab dan wewenang untuk menciptakan organisasi
yang dapat digerakkan sebagai suatu kesatuan dalam rangka pencapaian tujuan
yang telah ditentukan (Sedarmayanti, 2001 : 18).
3. Penggerakkan
Penggerakkan adalah keseluruhan proses memberikan motif bekerja
kepada para bawahan agar mereka mau bekerja dengan ikhlas demi tercapainya
tujuan organisasi. Fungsi pokok menggerakkan mengandung penciptaan dan
penerusan keinginan oleh setiap anggota kelompok pekerja untuk mencapai
tujuan sesuai dengan rencana.
4. Pengawasan
Pengawasan yaitu proses pengamatan dari pelaksanaan seluruh kegiatan
organisasi, guna menjamin agar pekerjaan yang sedang dilakukan berjalan
sesuai rencana ang telah ditentukan. Ada beberapa langkah pengawasan
seperti, penetapan tolak ukur dan metode pengukuran pekerjaan, mengukur
hasil kerja, membandingkan antara hasil yang diukur dan tolak ukur, dan
mengambil tindakan koreksi.Dalam kegiatan pengawasan perlu dilakukan
pemantauan, yaitu kegiatan untuk menentukan apakah unit tertentu atau
keseluruhan unit organisasi telah mendapatkan dan memanfaatkan
sumber-sumber yang dperlukan secara efisien, sehingga mencapai sasaran. Bila hal
tersebut tidak tercapai, maka perlu dilaksanakan tindakan koreksi. Dalam
proses evaluasi akan tercakup kegiatan pengukuran, perbandingan, dan koreksi
(Sedarmayanti, 2001 : 19).
5. Fungsi Manajemen Lainnya
Fungsi manajemn lainnya yang perlu diterapkan dalam proses manajemen
perkantoran adalah pemberian motivasi kepada pegawai-pegawai kantor
34
C. Pengertian Kantor dan Fungsi Kantor
Secara umum, kantor dapat diartikan sebagai tempat dimana dilakukan
berbagai macam kegiatan pelaksanaan organisasi dalam rangka mencapai
tujuannya (Sedarmayanti, 2001 : 2).
Akan tetapi perkembangan pesat dewasa ini, kantor mempunyai mekna
lebih dari hanya sebagai tempat, melainkan sebagai pusat kegiatan penyediaan
informasi, guna menunjang kelancaran pelaksanaan kegiatan disegala bidang.
Berdasarkan hal tersebut, maka lebih lanjut dapat dijelaskan bahwa
“kantor” adalah :
1. Tempat diselenggarakannya kegiatan menangani informasi.
2. Proses menangani informasi, mulai dari menerima, mengumpulkan,
mengelolah, menyimpan sampai menyalurkan atau mendistribusikan informasi.
Menurut Denyer dalam buku Office Administration, fungsi kantor menurut (Sedarmayanti, 2001 : 3) adalah untuk memberikan pelayanan komunikasi dan
warkat yang secara rinci adalah :
1. Untuk menerima keterangan misalnya, surat-surat, harga, kutipan dan
sebagainya.
2. Untuk mencatat keterangan misalnya, persediaan, harga, dan catatn-catatan
kepegawaian.
3. Untuk menyusun keterangan misalnya, dalam pembiayaan, pembukuan dan
sebagainya.
4. Untuk memberi keterangan misalnya, faktur-faktur penjualan,
perkiraan-perkiraan dan sebagainya.
5. Untuk menjamin aktiva-aktiva misalnya, pemeliharaan uang tunai, persediaan
dan sebagainya.
D. Pengertian Manajemen Perkantoran dan Tujuan Manajemen
Perkantoran
Menurut beberapa ahli, pengertian manajemen perkantoran (Sedarmayanti,
35
1. Menurut W.H Evans (1963), manajemen perkantoran adalah fungsi yang
menyangkut manajemen dan mengarahkan semua terhadap operasional
perusahaan, seperti: pengerahan perusahaan, komunikasi dan ingatan
organisasi.
2. Menurut Arthur Gradger (1958), manajemen perkantoran adalah fungsi tata
penyelenggaraan terhadap komunikasi dan pelayanan dari suatu organisasi.
3. Willian Leffing Well dan Edwin Robinson, dalam buku Textbook of Office
Management (1950), manajemen perkantoran adalah cabang manajemen yang berkenaan dengan pelaksanaan pekerjaan kantor secara efisien, kapan, dan
dimana pekerjaan itu harus dilakukan.
4. George Terry, dalam buku Office Management and Control (1996),
manajemen perkantoran adalah perencanaan, pengendalian, dan
penggorganisasian pekerjaan perkantoran untuk mencapai tujuan yang telah
ditetapkan.
5. Mills Geoffery (1990), manajemen perkantoran adalah seni membimbing
personil kantor dalam menggunakan sarana yang sesuai dengan
lingkungannya demi mencapai tujuan yang sudah ditetapkan.
6. Asosiasi Manajemen Perkantoran dan Kearsipan (2002), manajemen
perkantoran adalah salah satu cabang ilmu manajemen yang memfokuskan
pada layanan untuk mendapatkan, mencatat, dan menganalisis informasi
untuk mencapai tujuan organisasi.
Dari definisi diatas dapat disimpulakan bahwa manajemen perkantoran
adalah suatu fungsi tertentu. Fungsi adalah sekelompok tugas pekerjaan meliputi
sejumlah kegiatan yang tergolong pada jenis yang sama berdasarkan sifat,
pelaksanaan atau karena merupakan suatu urutan sehingga saling berkaitan atau
saling bergantung satu sama lain.
Dalam suatu organisasi fungsi dibebankan kepada seseorang atau satuan
tertentu sebagai tugas yang harus dilaksanakan. Sehingga pada prinsipnya
manajemen perkantoran merupakan rangkaian kegiatan merencanakan,
36
petunjuk), mengawasi dan mengendalikan (melakukan kontrol), sampai
menyelenggarakan pekerjaan secara tertib dan lancar.
Menurut (Sedarmayanti, 2001 : 11) Lingkup bidang kerja manajemen
perkantoran telah meluas meliputi banyak hal, maka berikut ini 9 (sembilan)
bidang kerja manajemen perkantoran yang telah disusun oleh Charles O. Libbey.
1. Office Space (Ruang Perkantoran). 2. Communication (Komunikasi).
3. Office Personal (Kepegawaian Kantor).
4. Furniture and Equipment (Perabotan dan Perlengkapan). 5. Appliances and Machines(Peralatan dan Mesin).
6. Supplies and Stationery (Perbekalan dan Keperluan Tulis). 7. Methods (Metode).
8. Records (Warkat).
9. Executive Controls (Kontrol Pejabat Pimpinan).
Adapun tujuan manajemen perkantoran menurut Sedarmayanti (2001:15)
antara lain adalah :
1. Untuk memberi keterangan yang lengkap bagi yang memerlukan guna
pelaksanaan tugas organisasi secara efisien.
2. Untuk memberi catatan dan laporan yang bermanfaat dan biaya yang
terjangkau.
3. Untuk membantu perusahaan memelihara dan memenuhi kebutuhannya.
4. Untuk memberikan pekerjaan tata usaha yang cermat dan memberi pelayanan
kepada para pelanggan atau mitra kerja.
5. Untuk membantu catatan yang lebih baik dengan biaya yang terjangkau.
E. Pelaksanaan Manajemen Perkantoran Pada Bagian Teknologi
Informasi/Transformasi Bisnis dan Manajemen Risiko
Fungsi manajemen perkantoran pada bagian Teknologi
Informasi/Transformasi Bisnis dan Manajemen Risiko (Board Manual Edisi III,
37
1. Perencanaan
a. Rencana sistem dan teknologi informasi dibuat dan diperbaharui
sejalan dengan rencana strategis perusahaan dibidang teknologi
informasi, serta dikembangkan dengan memperhatikan
perkembangan kondisi lingkungan perusahaan.
b. Perencanaan jangka panjang sistem dan teknologi informasi,
termasuk pengalokasian sumber daya, dilakukan secara konsisten,
berstruktur, dan dikembangkan secara terus menerus untuk
mendukung pencapaian tujuan perusahaan.
c. Perencanaan sistem dan teknologi informasi dikomunikasikan
kepada unit kerja dan pihak yang terkait.
2. Pengorganisasian
a. Direktur perencanaan dan pengembangan merumuskan dan
menetapkan rencana teknologi informasi perusahaan menjadi sistem
dan teknologi informasi yang terperinci, termasuk mengenai
pembentukan, pengembangan, pendokumentasian, pengendalian dan
pengamanannya.
b. Direksi menetapkan penanggung jawab pelaksanaan tata kelola
teknologi informasi pada bagian teknologi informasi/transformasi
bisnis dan manajemen risiko.
c. Kepada personil bagian teknologi informasi/transformasi bisnis dan
manajemen risiko dan pengguna teknologi diberikan pelatihan untuk
memelihara dan meningkatkan pengetahuan, keahlian, kemampuan,
dan kewaspadaan personil atas keamanan teknologi informasi,
dengan memperhatikan kesesuaiannya dengan rencana sistem dan
teknologi informasi.
3. Pelaksanaan
a. Direksi menetapkan panduan/pedoman dalam penggunaan teknologi
informasi termasuk service level agreement (tingkat pelayanan yang dijanjikan), yang mencakup kebijakan, SDM, perangkat lunak,
38
b. Dewan komisaris melakukan kajian dan memberikan masukan atas
teknologi informasi yang dipergunakan, serta risiko yang terkait
dengan teknologi informasi.
c. Bagian teknolgi informasi/transformasi bisnis dan manajemen risiko
menetapkan prosedur baku pengamanan pengelolaan teknologi
informasi yang meliputi pengamanan terhadap input, proses, dan
output informasi/data serta sistem penanganan darurat untuk mengantisipasiadanya kegagalan sistem, serta menghndari dampak
signifikan terhadap kinerja perusahaan.
d. Bagian teknologi informasi/transformasi bisns dan manajemen risiko
menetapkan kamus data, klasifikasi dan tingkat keamana data serta
didefinisikan, diimplementasikan, dipelihara dan diperbaharui secara
terus menerus.
e. Terhadap input dan output dari dari proses pengolahan data
dilakukan verifikasi secara tepat, lengkap, dan sah dari pihak yang
mendapat otorisasi.
f. Pemilihan perangkat dan sistem yang digunakan dalam teknologi
informasi dilakukan dengan memperhatikan kebutuhan, daya
adaptasi terhadap lingkungan, perkembangan teknologi, dan kondisi
keuangan perusahaan.
g. Bagian teknologi informasi/transformasi bisnis dan manajemen
risiko melakukan komunikasi secara rutin dengan pihak pengguna
(user) untuk membahas permasalahan yang dijumpai serta mengukur tingkat kepuasan dari pengguna sistem informasi.
h. Perubahan sistem dilakukan dilakukan dengan memperhatikan
keselarasan dengan strategi dan proses bisnis perusahaan serta risiko
kegagalan yang menghambat jalannya proses bisnis perusahaan.
4. Pengawasan dan Pelaporan
a. Bagian teknologi informasi/transformasi bisnis dan manajemen
39
memastikan bahwa sistem yang dijalankan telah sesuai dengan yang
direncanakan.
b. Bagian teknologi informasi/transformasi bisnis dan manajemn risiko
secara berkala menyampaikan laporan kinerja teknologi informasi
kepada Direktur Perencanaan dan Pengembangan, yang mencakup
laporan mengenai Service Level Agreement, permasalahan yang
timbul dalam sistem dan teknologi informasi, dan penanganan
permasalahan yang telah dilaksanakan.
c. Direksi menyampaikan laporan kinerja teknologi informasi kepada
Dewan Komisaris.
Sedangkan Ruang Lingkup Manajemen Perkantoran Pada bagian Teknologi
Informasi/Transformasi Bisnis dan Manajemen Risiko yaitu :
1. Ruang Kantor
Pada Bagian Teknologi Informasi/Transformasi Bisnis dan Manajemen
Risiko penataan ruang kantor sudah tertata dengan rapi dan baik, seperti
penjatahan ruangan sudah ditentukan sesuai dengan jumlah kapasitas
karyawannya. Pendingin, pemanasan dan peredaran udara di ruangan
membuat nyaman, sehingga karyawan betah berada diruangan kantor.
2. Komunikasi
Pada Bagian Teknologi Informasi/Transformasi Bisnis dan Manajemen
Risiko komunikasi dilakukan dengan cara seperti, pengiriman surat,
penerimaan surat, adanya telepon dan papan pengumuman.
3. Kepegawaian Perkantoran
Pada Bagian Teknologi Informasi/Transformasi Bisnis dan Manajemen
Risiko terdapat sistem kepegawaian yang disusun dan diterapkan secara
baik melalui pemilihan, perkenalan, latihan, kenaikan pangkat,
40
4. Perabotan dan Perlengkapan
Pada Bagian Teknologi Informasi/Transformasi Bisnis dan Manajemen
Risiko terdapatnya meja kerja, kursi, komputer, printer, jam, dan lain
sebagainya.
5. Peralatan dan Mesin
Pada Bagian Teknologi Informasi/Transformasi Bisnis dan Manajemen
Risiko terdapat mesin-mesin yang digunakan sebagai sarana dalam
menyelesaikan pekerjaan kantor, seperti mesin tik, mesin foto copy,
mesin pembukua n, mesin fax, mesin scan, dan mesin penghancur file.
6. Perbekalan dan Keperluan Tulis
Pada Bagian Teknologi Informasi/Transformasi Bisnis dan Manajemen
Risiko terdapatnya alat tulis kantor (ATK) yang lengkap seperti, kertas,
pulpen, pensil, sepidol, penggaris, penghapus, dan lain sebagianya.
7. Metode
Pada Bagian Teknologi Informasi/Transformasi Bisnis dan Manajemen
Risiko metode yang digunakan sesuai prosedur kantor yang baik, yaitu
pengukuran hasil kerja, penjadwalan prosedur rutin.
8. Warkat
Pada Bagian Teknologi Informasi/Transformasi Bisnis dan Manajemen
Risiko pengelolaan warkat sesuai prosedurnya, yaitu pelayanan surat
menyurat, peninjauan surat menyurat, penyingkiran warkat, pembuatan
film kecil, jadwal penyimpanan dan praktek kearsipan dan
penyimpanan.
9. Kontrol Pejabat Pimpinan
Pada Bagian Teknologi Informasi/Transformasi Bisnis dan Manajemen
Risiko kontrol pejabat pimpinan berjalan dengan baik, seperti
perencanaan organisasi, pemusatan atau pemencaran pelayanan,
perencanaan anggaran, penafsiran buku pedoman petunjuk kerja,
konfrensi, latihan pemindahan tugas, analisis tugas pekerjaan, dan
41
Dari uraian diatas terdapat beberapa bidang kerja manajemen perkantoran
pada Bagian Teknologi Informasi/Transformasi Bisnis dan Manajemen Risiko
yang tidak terlaksana dengan baik, yaitu :
1. Perlunya Penambahan Kursi
Diperlukan penambahan kursi pada Bagian Teknologi
Informasi/Transformasi Bisnis dan Manajemen Risiko, hal tersebut
dapat terlihat dari jika tamu yang datang lebih dari 2 (dua) orang
yang akan berurusan dengan staf bagian, sering terjadinya
peminjaman kursi karyawan yang sedang kosong.
2. Tidak Terdapatnya Ruang Tunggu
Pada Bagian Teknologi Informasi/Transformasi Bisnis dan
Manajemen Risiko diperlukan ruang atau tempat menunggunya tamu
yang datang.
3. Susunan Kabel
Pada Bagian Teknologi Informasi/Transformasi Bisnis dan
Manajemen Risiko terdapatnya susunan kabel yang tidak beraturan
yang dapat menggangu kenyamanan dan dapat membahayakan para
42
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
A. KESIMPULAN
Dari hasil pembahasan yang telah di kemukakan sebelumnya, maka
penulis dapat mengambil beberapa kesimpulan, yaitu :
1. Penerapan manajemen perkantoran pada bagian teknologi
informasi/transformasi bisnis dan manajemen risiko di PT. Nusantara III
(Persero) sudah berjalan dengan cukup baik, unsur-unsur yang terdapat
dalam manajemen perkantoran seperti pelaksanaan penyampaian informasi
dan hubungan dengan eksternal publik telah terlaksana sehingga sangat
mendukung dalam proses pencapaian tujuan perusahaan.
2. Adanya 4 (empat) fungsi manajemen pada bagian teknologi
informasi/transformasi bisnis dan manajemen risiko, yang telah terlaksana
dengan baik sesuai dengan prosedur kerja yang talah ditentukan oleh
perusahaan yaitu, perencanaa, pengorganisasian, pelaksanaan, pengawasan
dan pelaporan.
3. Terdapatnya 3 (tiga) ruang lingkup kerja manajemen pada bagian
teknologi informasi/transformasi bisnis dan manajemen risiko, yang
kurang terlaksana dengan baik, seperti kurangnya kursi, tidak terdapatnya
ruang tunggu tamu, dan susunan kabel yang tidak beraturan.
B. SARAN
1. Harus terus mempertahankan dan meningkatkan penerapan manajemen
perkantoran yang sudah berjalan dengan baik, agar dalam menyampaikan
informasi dan hubungan dengan pihak eksternal publik terus berjalan
dengan baik sehingga proses pencapaian tujuan dapat tercapai dan
43
2. Harus mempertahankan dan terus mengembangkan 4 (empat) fungsi
manajemen yang telah diterapkan dan dijalankan dengan baik tersebut,
agar hasil kerja lebih produktif.
3. Harus adanya penambahan kursi pada bagian teknologi
informasi/transformasi bisnis dan manajemen risiko, agar apabila datang
tamu yang lebih dari 2 (dua) orang tidak harus mengambil atau meminjam
kursi karyawan yang kosong. Harus menyediakan ruang tunggu tamu, agar
tamu yang menunggu merasa nyaman dan tidak harus menunggu dengan
berdiri. Harus lebih memperhatikan keselamatan kerja karyawan dengan
membenahi penyusunan kabel yang masih terdapat dilantai yang dapat
44
DAFTAR PUSTAKA
Siagian, P. Sondang. 2005. Fungsi-fungsi Manajemen. Jakarta. Penerbit Bumi
Aksara.
Wiludjeng, Sri. 2007. Pengantar Manajemen. Yogyakarta. Penerbit Graha Ilmu.
Richard L. Daft. 2008. Manajemen Perkantoran, Edisi Keenam. Jakarta. Penerbit Salemba Empat.
Sedarmayanti, 2001. Dasar-dasar Pengetahuan Tentang Manajemen
Perkantoran. Bandung. Penerbit Bandar Maju. Board Manual Edisi III.
Stephen P. Robbins, Mary Coutler. 2010. Manajemen. Jakarta. Penerbit
