Peranan Sistem Jaringan Komputer Dalam Pengolahan Data Persediaan Pada PT. Artha Sepakat Persada Perkasa

(1)

Deta Mustara : Peranan Sistem Jaringan Komputer Dalam Pengolahan Data Persediaan Pada PT. Artha Sepakat Persada Perkasa, 2009.

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI

PROGRAM S1 REGULER MEDAN

SKRIPSI

PERANAN SISTEM JARINGAN KOMPUTER DALAM

PENGOLAHAN DATA PERSEDIAAN PADA

PT. ARTHA SEPAKAT PERSADA PERKASA

Oleh :

Nama : Deta Mustara

NIM : 030503143

Departemen : Akuntansi

Guna Memenuhi Salah Satu Syarat Untuk

Memperoleh Gelar Sarjana Ekonomi

(2)

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI

PROGRAM S1 REGULER MEDAN

PENANGGUNG JAWAB SKRIPSI

NAMA : DETA MUSTARA

N.I.M : 030503143

DEPARTEMEN : AKUNTANSI

Judul Skripsi : PERANAN SISTEM JARINGAN KOMPUTER

DALAM PENGOLAHAN DATA PERSEDIAAN

PADA PT. ARTHA SEPAKAT PERSADA PERKASA

Medan, Januari 2009

Menyetujui

Pembimbing

(3)

PERSETUJUAN ADMINISTRASI AKADEMIK

NAMA : DETA MUSTARA

N.I.M : 030503143

DEPARTEMEN : AKUNTANSI

Judul Skripsi : PERANAN SISTEM JARINGAN KOMPUTER

DALAM PENGOLAHAN DATA PERSEDIAAN

PADA PT. ARTHA SEPAKAT PERSADA PERKASA

Tanggal ………. Ketua Departemen Akuntansi

(Drs. Arifin Akhmad, M.Si,Ak.)

Tanggal ………. Dekan

(4)

Telah diuji pada

Tanggal

PANITIA PENGUJI SKRIPSI

Ketua : Drs. Arifin Akhmad, M.Si,Ak. Pembimbing : Fahmi Natigor NST, SE,M.Acc,Ak. Anggota : 1. Drs. Rustam, MSi, Ak.

(5)

PERNYATAAN

Dengan ini saya menyatakan skripsi yang berjudul “Peranan Sistem Jaringan

Komputer Dalam Pengolahan Data Persediaan pada PT. Artha Sepakat Persada Perkasa.”

Skripsi ini adalah benar hasil karya sendiri dari judul yang dimaksud belum pernah dimuat, dipublikasikan atau diteliti oleh mahasiswa lain dalam konteks penulisan skripsi level Program S-1 Reguler Departemen Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Medan.

Semua sumber data dan informasi yang diperoleh telah dinyatakan dengan jelas dan benar apa adanya. Apabila di kemudian hari pernyataan ini tidak benar, saya bersedia menerima sanksi yang ditetapkan oleh Departemen Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Medan.

Medan, 21 Januari 2009 Yang Membuat Pernyataan

(6)

KATA PENGANTAR

Syukur Alhamdulilah penulis ucapkan kehadirat Allah SWT yang telah

memberikan rahmat dan karunia-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan

skripsi yang berjudul “Peranan Sistem Jaringan Komputer Dalam Pengolahan

Data Persediaan pada PT. Artha Sepakat Persada Perkasa” ini dengan baik,

guna memenuhi salah satu syarat untuk menyelesaikan Pendidikan Program

S1-Reguler Akuntansi di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Medan. Tidak

lupa penulis ucapkan salawat dan salam kepada Nabi Besar Muhammad SAW

yang telah membawa dinamika kehidupan manusia ke dalam cakrawala

pemikiran yang cendikia.

Penulis menyadari sepenuhnya bahwa skripsi ini masih jauh dari

sempurna. Untuk itu, dengan hati yang tulis dan iklas penulis menerima kritik dan

saran yang bersifat membangun guna penyempurnaan skripsi ini.

Dalam penulisan skripsi ini, penulis banyak memperoleh bantuan dan

petunjuk dari berbagai pihak. Untuk itu, dengan segala kerendahan hati penulis

mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada:

1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec., selaku Dekan Fakultas Ekonomi

Universitas Sumatera Medan.

2. Bapak Drs. Arifin Hamzah, Ak., selaku Pembantu Dekan I dan Pejabat Ketua

Departemen Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Medan.

3. Bapak Fahmi Natigor Nasution, SE,M.Acc,Ak., selaku Dosen Pembimbing

dan Sekretaris Departemen Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas

(7)

untuk membimbing dan mengarahkan penulis sehingga dapat menyelesaikan

skripsi ini.

4. Bapak Drs. Rustam, MSi, Ak. dan Bapak Drs Hasan Sakti Siregar, MSi, Ak.,

selaku Penguji I dan Penguji II yang telah mengkritisi dan memberikan saran

kepada penulis dalam penyusunan skripsi ini.

5. Bapak-bapak dan Ibu-ibu Dosen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera

Medan yang telah memberikan pengajaran yang berharga selama perkuliahan.

6. Pimpinan serta seluruh karyawan PT. Artha Sepakat Persada Perkasa, yang

telah memberikan izin kepada penulis untuk mengambil data yang diperlukan

dalam penyusunan skripsi ini.

7. Kepada kedua orang tua dan saudara-saudara yang telah banyak berkorban

baik moral maupun material serta doa dan dorongan kepada penulis selama

kuliah hingga dapat diselesaikannya penulisan skripsi ini.

Akhirnya penulis mengharapkan kiranya skripsi ini bermanfaat bagi semua

pihak dan semoga yang kita lakukan mendapat rahmat dan ridho Allah SWT.

Medan, 21 Januari 2009

Penulis,

Deta Mustara

(8)

ABSTRAK

Penelitian ini bertujuan untuk meneliti peranan system jaringan komputer dalam pengolahan data persediaan pada PT. Artha Sepakat Persada Perkasa..

Dalam Penulisan ini, penelitian yang dilakukan adalah penelitian studi kasus. Lokasi penelitian di jalan Sutomo No. 23 Medan dan jadwal penelitian mulai dilakukan pada bulan Oktober 2008. Sumber dan Jenis data yang digunakan adalah data primer dan data sekunder. Teknik pengumpulan data yang digunakan adalah teknik wawancara dan teknik dokumentasi. Adapun metode analisis data yang digunakan adalah metode deskriptif.

Pada sistem jaringan komputer dalam pengolahan data persediaan mempunyai bentuk tampilan dan fasilitas yaitu tampilan menu aplikasi, tampilan form input, dan tampilan report. Hasil penelitian menunjukkan bahwa peranan sistem jaringan komputer sangat penting bagi perusahaan namun belum dapat mengolah data retur pembelian dan retur penjualan sehingga mengakibatkan terjadinya ketidakakuratan stok barang.

(9)

ABSTRACT

This research aim to to check the role of system of computer network in data processing of supply at PT. Artha Sepakat Persada Perkasa.

In this writing, research taken case study research. Research location road street of Sutomo No. 23 Medan and research schedule start at October 2008. Source and data type used is data of primary and data sekunder. Technique of data collecting used by technique interview and documentation technique. As for method analyse the data used by descriptive method.

System of computer network in data processing of supply have the form of appearance and facility that is appearance of application menu, appearance of form of input and appearance report. Result of research indicate that the role of system of computer network of vital importance at company, but not yet earned the process of data of retur of purchasing and retur sale, so that result the happening of not accurate stok goods.

(10)

DAFTAR ISI

PERNYATAAN ... i

KATA PENGANTAR ... ii

ABSTRAK ... iv

ABSTRACT ... v

DAFTAR ISI ... vi

DAFTAR TABEL ... viii

DAFTAR GAMBAR ... ix

BAB I: PENDAHULUAN ... 1

A. Latar Belakang Masalah ... 1

B. Batasan Masalah ... 3

C. Perumusan Masalah ... 3

D. Tujuan dan Manfaat Penelitian ... 4

1. Tujuan Penelitian ... 4

2. Manfaat Penelitian ... 4

E. Kerangka Konseptual ... 4

BAB II: TINJAUAN PUSTAKA ... 7

A. Pengertian dan Ruang Lingkup Sistem ... 7

B. Sistem Jaringan Komputer ... 9

C. Pembelian ... 13

D. Penjualan... 16

(11)

F. Pengolahan Data Terkomputerisasi ... 23

G. Penerapan Sistem Jaringan Komputer Dalam Pengolahan Data Persediaan ... 28

BAB III: METODE PENELITIAN ... 30

A. Jenis, Tempat dan Waktu Penelitian ... 30

B. Sumber dan Jenis Data ... 31

C. Teknik Pengumpulan Data ... 31

D. Metode Analisis Data ... 31

BAB IV: ANALISIS HASIL PENELITIAN ... 32

A. Data Penelitian ... 32

1. Gambaran Umum Perusahaan ... 32

a. Sejarah Singkat Perusahaan ... 32

b. Struktur Organisasi Perusahaan ... 33

2. Pengolahan Data Persediaan ... 38

B. Analisis Hasil Penelitian ... 39

1. Penerapan Sistem Jaringan Komputer Dalam Pengolahan Data Persediaan ... 39

2. Pembahasan Hasil Analisis ... 49

BAB V: KESIMPULAN DAN SARAN ... 52

A. Kesimpulan ... 52

B. Saran ... 52

(12)

DAFTAR TABEL

Tabel Judul Halaman

(13)

DAFTAR GAMBAR

Gambar Judul Halaman

Gambar 1.1 Kerangka Konseptual ... 5

Gambar 4.1 Struktur Organisasi PT. Artha Sepakat Persada Perkasa 34 Gambar 4.2 Tampilan Menu Data ... 39

Gambar 4.3 Tampilan Menu Transaksi ... 40

Gambar 4.4 Tampilan Menu Laporan ... 41

Gambar 4.5 Tampilan Form Input Data Barang ... 42

Gambar 4.6 Tampilan Form Input Data Supplier ... 43

Gambar 4.7 Tampilan Form Input Data Customer ... 44

Gambar 4.8 Tampilan Form Input Data Pembelian ... 45

Gambar 4.9 Tampilan Form Input Data Penjualan ... 46

Gambar 4.10 Tampilan Form Input Data Login Aplikasi ... 47

Gambar 4.11 Tampilan Laporan Pembelian ... 48

Gambar 4.12 Tampilan Laporan Penjualan ... 48

(14)

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Jaringan komputer merupakan hubungan dua atau lebih komputer untuk

melakukan pertukaran data dan informasi, dimana informasi berpindah dari satu

komputer ke komputer lainnya dengan tujuan agar pertukaran informasi menjadi

lebih mudah dan cepat. Pada saat ini, sistem jaringan komputer banyak diterapkan

perusahaan dalam mempercepat pengolahan data dan penyajian informasi. Penerapan

sistem jaringan komputer sering digunakan perusahaan dalam pengolahan data

akuntansi perusahaan seperti persediaan. Dalam pengolahan data persediaan

memerlukan data pembelian dan penjualan. Kebutuhan yang diperlukan dalam

pengolahan data persediaan di dalam sistem jaringan komputer adalah perlunya

perangkat lunak komputer yang dapat mendukung teknologi sistem jaringan

komputer. Manfaat adanya pengolahan data persediaan dalam sistem jaringan

komputer adalah data pembelian, penjualan dan persediaan dapat diolah/diakses

secara bersamaan oleh masing-masing bagian perusahaan, seperti bagian pembelian,

bagian penjualan dan bagian gudang.

PT. Artha Sepakat Persada Perkasa merupakan perusahaan yang bergerak di

bidang penjualan oli mesin merek ESSO seperti Esso Univolt, Esso Ultron, Esso

Nuto H, Esso Spartan, Esso Unirex Dan Esso Hydraulic. Perusahaan mensuplai

barang dari Jakarta dan dijual ke Medan. Dalam pengolahan data persediaan,

perusahaan memanfaatkan sistem jaringan komputer. Perusahaan menggunakan

(15)

tersebut dirancang oleh bagian EDP (Electronic Data Processing). Bagian EDP

merupakan salah satu bagian/departemen yang terdapat dalam perusahaan yang

bertugas untuk merancang perangkat lunak, memelihara sistem jaringan komputer

dan lainnya. Tujuan perusahaan memanfaatkan sistem jaringan komputer ini adalah

untuk memenuhi kebutuhan pengaksesan data dan informasi yang cepat sehingga

bagian pembelian, bagian penjualan, dan bagian persediaan dapat mengolah data dan

mengakses informasi secara bersamaan. Manajer operasional juga dapat mudah

memantau transaksi pembelian dan penjualan perusahaan. Akan tetapi terdapat

kelemahan/kekurangan pada sistem jaringan komputer ini dalam pengolahan data

persediaan, yang menjadi masalah yang dihadapi perusahaan saat ini, yaitu dalam hal

keakuratan stok barang. Hal ini terjadi karena sistem komputerisasi yang diterapkan

perusahaan belum mendukung pengolahan data transaksi retur pembelian dan retur

penjualan. Selama ini pengolahan data transaksi retur pembelian dan retur penjualan

masih dilakukan secara manual. Hal ini menyebabkan sering terjadi ketidaksesuaian

antara jumlah stok barang yang diinformasikan sistem dengan yang terdapat dalam

gudang. Ketidakakuratan stok barang akan menyebabkan kerugian pada perusahaan,

misalnya bagian pembelian sulit memesan barang yang sesuai dengan kebutuhan,

bagian penjualan sulit memberikan informasi yang akurat kepada pelanggan dan

lainnya. Selain itu, manajer operasional yang bertanggungjawab atas kegiatan

transaksi perusahaan seperti pembelian, penjualan dan persediaan sulit mengetahui

secara cepat jumlah barang yang diretur. Manajer operasional mengharapkan adanya

informasi persediaan yang cepat, akurat dan tepat waktu agar dapat

(16)

Berdasarkan uraian tersebut di atas, penulis tertarik untuk mengadakan

penelitian mengenai masalah ini pada PT. Artha Sepakat Persada Perkasa dan

menuliskannya dalam sebuah skripsi yang berjudul “Peranan Sistem Jaringan

Komputer Dalam Pengolahan Data Persediaan pada PT. Artha Sepakat Persada Perkasa.”

B. Batasan Masalah

Batasan masalah dalam penelitian ini adalah penelitian ini ditujukan untuk

mengetahui peranan sistem jaringan komputer dalam pengolahan data persediaan

yang meliputi data pembelian dan penjualan.

C. Perumusan Masalah

Untuk dapat mengarahkan dan memudahkan dalam penelitian yang terfokus

dan sistematis, penulis mencoba merumuskan masalah yang akan dibahas dalam

penulisan skripsi ini, sebagai berikut: “Apakah sistem jaringan komputer mempunyai

peranan dalam pengolahan data persediaan perusahaan ?”

(17)

Tujuan dilakukan penelitian ini adalah untuk meneliti peranan sistem jaringan

komputer dalam pengolahan data persediaan pada PT. Artha Sepakat Persada

Perkasa.

2. Manfaat Penelitian

Manfaat dilakukan penelitian ini adalah :

a. Bagi penulis, yaitu untuk lebih memahami peranan sistem jaringan komputer

dalam pengolahan data persediaan pada perusahaan.

b. Bagi perusahaan, yaitu sebagai bahan masukan atas kekurangan yang terdapat

pada pemanfaatan sistem jaringan komputer dalam pengolahan data persediaan.

c. Bagi pendidikan, yakni sebagai bahan referensi bagi calon peneliti berikutnya

yang berminat melakukan penelitian menyangkut masalah ini.

E. Kerangka Konseptual

Bagan proses peranan sistem jaringan komputer dalam pengolahan data

(18)

Data Persediaan Perusahaan

Pengolahan Data Persediaan

Gambar 1.1. Pembelian

Input

Keakuratan Informasi Persediaan PERUSAHAAN

Penjualan

Proses Output Peranan Sistem Jaringan

Komputer

(19)

Kerangka Konseptual

Sumber : Penulis, 2009

Penjelasan dari kerangka konseptual di atas yaitu:

1. Peranan sistem jaringan komputer difokuskan pada pengolahan data persediaan.

2. Data persediaan perusahaan meliputi data pembelian dan penjualan.

3. Pengolahan data pembelian dan penjualan dalam sistem jaringan komputer

meliputi input, proses dan output. Input merupakan masukan data, seperti data

barang, data pembelian dan data penjualan. Proses merupakan pengolahan data

pembelian dan penjualan untuk menghasilkan informasi persediaan. Output

merupakan informasi/laporan yang dihasilkan dari proses sistem, seperti laporan

pembelian, laporan penjualan dan laporan persediaan.

4. Hasil pengolahan data persediaan akan menghasilkan akurat/tidaknya informasi

persediaan. Akurat/tidaknya informasi persediaan tergantung pada input dan

proses yang dilakukan. Jika dilihat dari permasalahan yang dihadapi perusahaan

saat ini, maka peranan sistem jaringan komputer dalam pengolahan data

persediaan tidak menghasilkan keakuratan stok barang.

5. Setelah dilakukan penelitian pada perusahaan, maka akan dibuat kesimpulan

(20)

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

A. Pengertian dan Ruang Lingkup Sistem

Menurut Sutabri (2004:17) mendefinisikan sistem adalah “bagian dari sistem

lain yang lebih besar. “

Menurut O’Brien (2005:29) mendefinisikan sistem adalah “sekumpulan

komponen yang saling berhubungan, bekerja sama untuk mencapai suatu tujuan

dengan menerima input serta menghasilkan output dalam proses transformasi yang

teratur.”

Berdasarkan definisi di atas, dapat disimpulkan bahwa sistem adalah suatu

kumpulan komponen yang saling berhubungan dalam suatu organisasi untuk

mencapai suatu tujuan bersama.

O’Brien (2005:29) menambahkan sistem memiliki 3 komponen atau fungsi

dasar yang berinteraksi, yaitu:

(21)

Melibatkan penangkapan dan perakitan berbagai elemen yang memasuki sistem untuk diproses.

2. Pemrosesan

Melibatkan proses transformasi yang mengubah input menjadi output. 3. Output

Melibatkan perpindahan elemen yang telah diproduksi oleh proses transformasi ke tujuan akhirnya.

Menurut Whitten, Bentley dan Dittman (2004:10), ruang lingkup sistem

meliputi:

1. TPS (Transaction Processing System), disebut juga dengan sistem pemrosesan transaksi yaitu sebuah sistem yang meng-capture dan memproses data transaksi bisnis.

2. MIS (Management Information System), disebut juga dengan sistem manajemen yaitu sebuah sistem yang menyediakan pelaporan berorientasi manajemen berdasarkan pemrosesan transaksi dan operasi organisasi.

3. DSS (Decision Support Systems), disebut juga dengan sistem pendukung keputusan yaitu sebuah sistem yang membantu mengidentifikasi kesempatan pembuatan keputusan atau menyediakan informasi untuk membantu pembuatan keputusan.

4. EIS (Executive Information Systems), disebut juga dengan sistem eksekutif yaitu sebuah sistem yang mendukung perencanaan dan penilaian kebutuhan manajer eksekutif.

5. ES (Expert System), disebut juga dengan sistem ahli/pakar yaitu sebuah sistem yang meng-capture keahlian pekerja dan mensimulasikan keahlian tersebut pada keuntungan mereka yang tidak ahli.

Pengguna sistem merupakan mayoritas pekerja informasi. Tidak seperti

pemilik sistem, pengguna sistem cenderung tidak mengacuhkan biaya dan

keuntungan sistem, mereka cenderung memperhatikan fungsionalitas sistem yang

disediakan untuk pekerjaan mereka dan kemudahan pembelajaran serta penggunaan

sistem.

Pengguna sistem terdiri dari pengguna sistem internal dan pengguna sistem

eksternal. Para pengguna internal adalah mayoritas pengguna sistem dalam

(22)

profesional dan supervisor. Pengguna sistem eksternal adalah mayoritas pengguna

sistem, seperti pelanggan, pemasok, rekan kerja dan karyawan.

Agar sistem dapat dijalankan dengan baik, diperlukan proses pengendalian

manajemen yang merupakan suatu sistem yang berisi langkah-langkah yang teratur

dan terkoordinasi. Beberapa tindakan manajemen bersifat tidak sistematis. Para

manajer pada umumnya menghadapi situasi di mana aturan tidak terdefinisikan

dengan baik sehingga harus menggunakan penilaian terbaik mereka dalam

memutuskan tindakan apa yang akan diambil.

B. Sistem Jaringan Komputer

Jaringan komputer merupakan “suatu sistem yang terdiri dari

komputer-komputer dan perangkat-perangkat jaringan lainnya yang terhubung satu sama lain,

bekerja sama untuk mencapai suatu tujuan.“

tanggal akses 3 Oktober 2008)

Perangkat jaringan sangat penting untuk berlangsungnya hubungan atau

komunikasi antar komputer. Informasi berpindah dari komputer ke komputer lainnya

dengan menggunakan jaringan daripada melalui perantara manusia, sehingga

membuat pertukaran informasi menjadi lebih mudah dan cepat. Kebanyakan jaringan

dasar memiliki dua buah komputer yang berkomunikasi satu sama lain dengan

medium kabel ataupun medium lainnya. Ketika komputer terhubung ke komputer

(23)

Secara umum, klasifikasi sistem jaringan komputer meliputi intranet dan

extranet. Intranet adalah “sebua

menggunaka

perusahaan atau operasi dalam perusahaan tersebut kepada karyawannya.”

(http://id.wikipedia.org/wiki/Intranet

TCP/IP (Transmission Control Protocol/Internet Protocol) merupakan

“protokol jaringan komputer terbuka dan bisa terhubung dengan berbagai jenis

perangkat keras dan lunak.”

, tanggal akses 3 Oktober 2008).

tanggal akses 3 Oktober 2008).

TCP singkatan dari transfer control protocol dan IP singkatan dari internet

protocol. TCP/IP menjadi satu nama karena fungsinya selalu bergandengan satu sama

lain dalam komunikasi data. TCP/IP saat ini dipergunakan dalam banyak sistem

jaringan komputer pada perusahaan, karena merupakan protokol standar yang

terbuka, gratis dan dikembangkan terpisah dari perangkat keras komputer tertentu.

Protokol merupakan karakter hukum formal. Dalam hubungan internasional, protokol

mengurangi masalah yang disebabkan oleh adanya perbedaan kultur pada saat

berbagai bangsa bekerja sama. Pada saat dilakukan persetujuan atas hukum-hukum

ini, semua pihak mengetahui dan hukum itu dibuat tidak atas dasar kepentingan

sebuah bangsa saja. Protokol diplomatik mengurangi terjadinya kasus

kesalahpahaman, setiap orang mengetahui bagaimana melakukannya dan bagaimana

menerjemahkan protokol itu untuk berinteraksi dengan bangsa lain.

Protokol ini banyak didukung oleh vendor perangkat keras, sehingga TCP/IP

(24)

sebagai pemersatu berbagai perangkat lunak yang beragam merek, sehingga

walaupun memakai perangkat keras dan perangkat lunak komputer yang berlainan

dengan sistem jaringan komputer berbeda, maka dapat berkomunikasi data melalui

internet.

Intranet hanya digunakan dalam internal perusahaan, kantor, bahkan warung

internet (WARNET) pun dapat dikategorikan intranet. Sistem jaringan komputer pada

PT. Artha Sepakat Persada Perkasa dapat dikategorikan sebagai intranet karena

digunakan secara internal di dalam perusahaan. Antar intranet dapat saling

berkomunikasi satu dengan yang lainnya, melalui sambungan internet yang

memberikan tulang punggung komunikasi jarak jauh. Pada praktiknya sebuah intranet

tidak perlu sambungan luar ke internet untuk berfungsi secara benar.

Dalam sistem jaringan komputer, dikenal dengan istilah topologi jaringan.

Topologi jaringan adalah ”bagian yang menjelaskan hubungan antar komputer yang

dibangun berdasarkan kegunaan, keterbatasan resource dan keterbatasan biaya, yang

berarti topologi-topologi jaringan yang ada bisa disesuaikan dengan keadaan di

lapangan.” , tanggal akses 3 Oktober 2008)

Topologi pada sistem jaringan komputer dapat dibedakan atas:

1. Topologi Bus

Topologi ini adalah topologi yang awal di gunakan untuk menghubungkan komputer. Dalam topologi ini masing masing komputer akan terhubung ke satu kabel panjang dengan beberapa terminal, dan pada akhir dari kabel harus di akhiri dengan satu terminator. Topologi ini sudah sangat jarang digunakan di dalam membangun jaringan komputer biasa, karena memiliki beberapa kekurangan, diantaranya kemungkinan terjadinya tabrakan aliran data. Jika salah satu perangkat putus atau terjadi kerusakan pada satu bagian komputer, maka jaringan langsung tidak akan berfungsi sebelum kerusakan tersebut diatasi.

(25)

Topologi bintang atau yang lebih sering disebut dengan topologi star. Pada topologi ini, kita sudah menggunakan bantuan alat lain untuk mengkoneksikan jaringan komputer. Contoh alat yang digunakan adalah hub, switch dan lainnya.

3. Topologi Cincin

Topologi cincin atau yang sering disebut dengan ring topologi adalah topologi jaringan, dimana setiap komputer yang terhubung membuat lingkaran. Dengan arti setiap komputer yang terhubung kedalam satu jaringan saling terkoneksi ke dua komputer lainnya, sehingga membentuk satu jaringan yang sama dengan bentuk cincin.

4. Topologi Pohon

Topologi pohon atau disebut juga topologi hirarki dan bisa juga disebut topologi bertingkat, merupakan topologi yang bisa digunakan pada jaringan di dalam ruangan kantor yang bertingkat.

5. Topologi Token Ring

Topologi ini hampir sama dengan topologi ring akan tetapi pembuatannya lebih di sempurnakan.

1. Sharing resources (pengaksesan sumber secara bersamaan)

tanggal akses 3 Oktober 2008)

Umumnya perusahaan menggunakan topologi bintang/star karena topologi ini

lebih mudah dikoneksikan dengan bantuan alat pengkoneksian jaringan komputer

seperti hub.

Pemanfaatan sistem jaringan komputer bertujuan untuk:

Kita dapat membagi sumber yang ada dalam arti dapat digunakan secara bersama-sama seperti program, peralatan atau peripheral lainnya sehingga dapat dimanfaatkan setiap orang yang ada pada jaringan komputer tanpa harus terpengaruh oleh lokasi.

2. Media komunikasi

Dapat memungkinkan terjadinya komunikasi antar pengguna jaringan, baik itu untuk teleconference, instant messaging, chatting, mengirim surat elektronik

(e-mail) maupun mengirim informasi penting lainnya.

3. Integrasi data

Dapat mencegah ketergantungan pada komputer pusat dimana setiap proses data tidak harus dilakukan pada satu komputer saja, melainkan dapat didistribusikan ke tempat lainnya atau dengan kata lain, dapat dikerjakan oleh komputer-komputer lain yang ada dalam jaringan.

4. Keamanan data

(26)

5. Untuk mengakses informasi yang ada pada jaringan, contohnya web browsing.

Browser web memungkinkan kita untuk melihat informasi yang ada di dalam

sebuah web server di suatu tempat di dalam internet.

Pengembangan dan pemeliharaan menjadi mudah dan menghemat biaya. Misalnya pada suatu perusahaan dapat menghemat peralatan yang harus digunakan.

C. Pembelian

Menurut Baridwan (2001:173), pembelian merupakan “suatu kebutuhan

atas suatu barang atau jasa sampai barang atau jasa yang dibeli diterima.“

Tujuan dari pembelian adalah untuk memenuhi kebutuhan perusahaan

dengan cara memesan dari pihak lain.

Menurut Mulyadi (2001:302), terdapat fungsi-fungsi yang terkait dalam

pembelian yaitu:

1. Fungsi gudang 2. Fungsi pembelian 3. Fungsi penerimaan 4. Fungsi akuntansi

Dalam pembelian, fungsi gudang bertanggungjawab untuk mengajukan

permintaan pembelian sesuai dengan posisi persediaan yang ada di gudang

untuk menyimpan barang yang telah diterima oleh fungsi penerimaan. Fungsi

pembelian bertanggungjawab untuk memperoleh informasi mengenai harga

barang, menentukan pemasok yang dipilih dalam pengadaan barang dan

mengeluarkan order pembelian kepada pemasok yang dipilih. Fungsi

penerimaan bertanggungjawab untuk melakukan pemeriksaan terhadap jenis,

(27)

atau tidaknya barang tersebut diterima oleh perusahaan dan fungsi akuntansi

bertanggungjawab untuk mencatat persediaan barang.

Menurut Baridwan (2001:174), terdapat prinsip-prinsip internal control

dalam pembelian yaitu:

1. Diadakan pemisahan fungsi yang jelas untuk pihak-pihak yang : a. Meminta pembelian

b. Melakukan pembelian c. Menerima barang d. Memeriksa barang

e. Menyimpan barang

f. Mencatat terjadinya pembelian dan timbulnya hutang g. Mengeluarkan uang untuk membayar pembelian (hutang)

2. Setiap pembelian harus didasarkan pada permintaan pembelian dan dengan harga yang bersaing serta kuantitas yang optimal.

3. Bagian pembelian harus mengikuti pengiriman barang-barang dari penjual untuk memastikan ketepatan waktunya.

4. Barang-barang hanya akan diterima apabila sesuai dengan spesifikasi dalam

order pembelian. Jika tidak, maka harus dilakukan pencatatan barang yang

akan dikembalikan.

5. Faktur pembelian diperiksa kebenarannya sebelum disetujui untuk dibayar. 6. Distribusi debit dari barang-barang atau jasa yang dibeli harus dilakukan

dengan benar sehingga laporan-laporan untuk pimpinan datanya dapat dipercaya.

Menurut Baridwan (2001:175), terdapat beberapa macam laporan yang

dibuat oleh bagian pembelian untuk pimpinan perusahaan yaitu

1. Laporan tentang order pembelian yang belum diterima barangnya.

2. Laporan tentang harga-harga barang (bahan) yang penting bagi perusahaan. 3. Laporan mengenai waktu penerimaan barang dibandingkan dengan waktu

yang diminta dalam order pembelian.

4. Laporan analisa kualitas barang-barang yang dibeli 5. Laporan tentang kontrak-kontrak pembelian.

Sistem pembelian yang terkomputerisasi dapat diartikan sebagai

penggunaan perangkat lunak komputer dalam mengolah data akuntansi

pembelian yang meliputi pencatatan data transaksi pembelian, pembuatan

(28)

Menurut Mulyadi (2001:337), retur pembelian merupakan “kegiatan

pengembalian barang kepada pemasok karena ketidaksesuaian pesanan barang

dengan barang yang diterima.”

Menurut Mulyadi (2001:337), fungsi-fungsi yang terkait dalam retur

pembelian adalah:

1. Fungsi pembelian. 2. Fungsi gudang. 3. Fungsi pengiriman. 4. Fungsi akuntansi.

Fungsi pembelian bertanggung jawab untuk mengeluarkan memo debit untuk

retur pembelian. Fungsi gudang bertanggung jawab untuk mengeluarkan barang

kepada fungsi pengiriman seperti yang tercantum dalam tembusan memo debit yang

diterima dari fungsi pembelian. Fungsi pengiriman bertanggung jawab untuk

mengirimkan kembali barang kepada pemasok sesuai dengan perintah retur

pembelian dalam memo debit yang diterima dari fungsi pembelian. Fungsi akuntansi

bertanggung jawab untuk mencatat transaksi retur pembelian dalam jurnal retur

pembelian atau jurnal umum.

Menurut Mulyadi (2001:337), dokumen yang terkait dalam retur pembelian

adalah:

1. Memo debit

2. Laporan pengiriman barang

Memo debit merupakan formulir yang diisi oleh fungsi pembelian yang

memberikan otorisasi bagi fungsi pengiriman untuk mengirimkan barang yang telah

dibeli oleh perusahaan dan bagi fungsi akuntansi untuk mendebit rekening hutang

(29)

pengiriman untuk melaporkan jenis dan kuantitas barang yang dikirimkan kembali

kepada pemasok sesuai dengan perintah retur pembelian dalam memo debit dari

fungsi pembelian.

Pada sistem pembelian terkomputerisasi yang baik, perlu adanya pengolahan

data retur pembelian. Hal ini disebabkan jumlah/nominal barang yang dibeli dapat

diretur dengan suatu alasan, misalnya rusak, tidak sesuai pesanan dan lainnya. Jika

dalam sistem pembelian terkomputerisasi tidak terdapat pengolahan data retur

pembelian, maka akan terjadi jumlah realitas pembelian tidak sesuai dengan

informasi pembelian yang ditampilkan sistem sehingga dapat menyebabkan

ketidakakuratan stok barang.

D. Penjualan

Menurut Baridwan (2001:109), penjualan merupakan “kegiatan sejak

diterimanya pesanan dari pembeli, pengiriman barang, pembuatan faktur

(tagihan) dan pencatatan penjualan.“

Menurut Mulyadi (2001:215), informasi yang diperlukan oleh

manajemen dalam penjualan adalah:

1. Jumlah pendapatan penjualan menurut jenis produk atau kelompok produk selama jangka waktu tertentu.

2. Jumlah piutang kepada setiap debitur dari transaksi penjualan kredit. 3. Jumlah harga pokok produk yang dijual selama jngka waktu tertentu. 4. Nama dan alamat pembeli.

5. Kuantitas produk yang dijual

6. Nama wiraniaga yang melakukan penjualan. 7. Otorisasi pejabat yang berwenang.

Menurut Mulyadi (2001:216), dokumen yang digunakan dalam

(30)

1. Surat order pengiriman dan tembusannya. 2. Faktur dan tembusannya.

3. Rekapitulasi harga pokok penjualan. 4. Bukti memorial.

Menurut Mulyadi (2001:221), catatan akuntansi yang digunakan dalam

penjualan yaitu:

1. Jurnal penjualan berfungsi untuk mencatat transaksi penjualan, baik secara tunai maupun secara kredit.

2. Kartu piutang merupakan buku yang berisi rincian mutasi piutang

perusahaan kepada tiap-tiap debiturnya.

3. Kartu persediaan merupakan buku pembantu yang berisi rincian mutasi setiap jenis persediaan.

4. Kartu gudang berfungsi untuk mencatat mutasi dan persediaan fisik barang yang disimpan di gudang.

5. Jurnal umum berfungsi untuk mencatat harga pokok produk yang dijual selama periode akuntansi tertentu.

Menurut Mulyadi (2001:221), agar terdapat internal control yang baik

dalam penjualan, maka prosedur penjualan perlu melibatkan beberapa bagian

dalam perusahaan dengan maksud agar penjualan yang terjadi dapat di atasi

dengan baik. Fungsi dan bagian-bagian yang terkait dalam prosedur penjualan

yaitu:

1. Bagian pesanan penjualan

Dalam perusahaan kecil, fungsi pesanan penjualan dapat dipegang oleh seorang karyawan dalam bagian penjualan. Tetapi dalam perusahaan besar bagian pesanan penjualan merupakan suatu bagian yang berdiri sendiri di bawah bagian penjualan.

2. Bagian kredit

Dalam prosedur penjualan, setiap pengiriman barang untuk memenuhi pesanan pembeli yang syaratnya kredit, harus mendapatkan persetujuan dari bagian kredit. Agar dapat memberikan persetujuan, bagian kredit menggunakan catatan yang dibuat oleh bagian piutang untuk tiap-tiap langganan mengenai sejarah kreditnya, jumlah maksimum dan ketepatan waktu pembayarannya. Persetujuan dari bagian kredit biasanya ditunjukkan dalam formulir surat perintah pengiriman yang diterima dari bagian pesanan penjualan.

(31)

Dalam hubungannya dengan penjualan, bagian gudang bertugas untuk menyiapkan barang seperti yang tercantum dalam surat perintah pengiriman. Barang-barang ini diserahkan ke bagian pengiriman untuk dikirimkan ke pembeli. 4. Bagian pengiriman

Bagian pengiriman bertugas untuk mengirimkan barang-barang pada pembeli. Pengiriman ini hanya boleh dilakukan apabila ada surat perintah pengiriman yang sah. Selain itu bagian pengiriman juga bertugas mengirimkan kembali barang-barang kepada penjual yang keadaannya tidak sesuai dengan yang dipesan. Pengembalian barang ini dilakukan apabila ada debit memo untuk retur pembelian.

5. Bagian billing

Bagian billing (pembuatan faktur/penagihan) mempunyai tugas:

a. Membuat (menerbitkan) faktur penjualan dan tembusan-tembusannya. b. Menghitung biaya kirim penjualan dan Pajak Pertambahan Nilai. c. Memeriksa kebenaran penulisan dan perhitungan dalam faktur.

Sistem penjualan yang terkomputerisasi dapat diartikan sebagai

penggunaan perangkat lunak komputer dalam mengolah data akuntansi

penjualan yang meliputi pencatatan data transaksi penjualan, pembuatan faktur

penjualan, pembuatan laporan dan penyajian laporan.

Menurut Mulyadi (2001:233), retur penjualan merupakan ”kegiatan yang

terjadi jika perusahaan menerima pengembalian barang dari pelanggan.” Menurut

Mulyadi (2001:233), fungsi-fungsi yang terkait dalam retur penjualan adalah:

1. Fungsi penjualan 2. Fungsi gudang 3. Fungsi penerimaan 4. Fungsi akuntansi

Fungsi penjualan bertanggung jawab atas penerimaan pemberitahuan

mengenai pengembalian barang yang telah dibeli oleh pembeli. Fungsi gudang

bertanggung jawab atas penyimpanan kembali barang yang diterima dari retur

penjualan setelah barang tersebut diperiksa oleh fungsi penerimaan. Fungsi

penerimaan bertanggung jawab atas penerimaan barang berdasarkan otorisasi yang

(32)

bertanggung jawab atas pencatatan transaksi retur penjualan ke dalam jurnal umum

(atau jurnal retur penjualan) dan pencatatan berkurangnya piutang dan bertambahnya

persediaan akibat retur penjualan dalam kartu piutang dan kartu persediaan.

Menurut Mulyadi (2001:233), dokumen yang terkait dalam retur penjualan

adalah:

1. Memo kredit

2. Laporan penerimaan barang

Memo kredit merupakan dokumen sumber sebagai dasar pencatatan transaksi

tersebut dalam kartu piutang dan jurnal umum atau jurnal retur penjualan. Laporan

penerimaan barang merupakan dokumen pendukung yang melampiri memo kredit.

Selain sistem pembelian terkomputerisasi, sistem penjualan terkomputerisasi

juga perlu adanya pengolahan data retur penjualan. Hal ini disebabkan

jumlah/nominal barang yang dijual kepada pelanggan dapat diretur dengan alasan

misalnya rusak, tidak sesuai pesanan dan lainnya. Jika dalam sistem penjualan

terkomputerisasi tidak terdapat pengolahan data retur penjualan, maka akan terjadi

jumlah realitas penjualan tidak sesuai dengan informasi penjualan yang ditampilkan

sistem sehingga dapat menyebabkan ketidakakuratan stok barang.

E. Persediaan

Menurut Astuti dan Purwantini (2001:58), persediaan merupakan “semua

barang yang dimiliki perusahaan pada saat tertentu dengan tujuan untuk dijual atau

(33)

Persediaan dapat disimpulkan sebagai suatu aktiva yang dibeli perusahaan

dengan maksud untuk dijual untuk memperoleh laba atau persediaan barang–barang

yang masih dalam pengerjaan/proses produksi, ataupun persediaan bahan baku yang

menunggu pengunaaannya dalam suatu proses produksi. Jadi persediaan merupakan

bahan–bahan, parts yang disediakan dan bahan–bahan dalam proses yang terdapat

dalam perusahaan untuk proses produksi, serta barang–barang jadi atau produk yang

disediakan untuk memenuhi permintaan dari konsumen atau langganan setiap waktu.

Tujuan mengadakan persediaan antara lain memenuhi kebutuhan normal,

memenuhi kebutuhan mendadak dan memungkinkan pembelian atas dasar jumlah

ekonomis. Persediaan memungkinkan produk–produk dihasilkan pada tempat yang

jauh dari pelanggan atau sumber bahan mentah. Dengan adanya persediaan, produksi

tidak perlu dilakukan khusus buat konsumsi atau sebaliknya tidak perlu konsumsi

didesak supaya sesuai dengan kepentingan produksi.

Menurut Indrajit dan Djokopranoto (2003:8), barang persediaan dapat dibagi

atas beberapa jenis/klasifikasi yaitu:

1. Bahan baku (raw materials)

Bahan mentah yang belum diolah, yang akan diolah menjadi barang jadi sebagai hasil utama dari perusahaan yang bersangkutan.

2. Bahan setengah jadi (semi finished products)

Hasil olahan bahan mentah sebelum menjadi barang jadi, yang sebagian akan diolah lebih lanjut menjadi barang jadi dan sebagian kadang-kadang dijual seperti apa adanya untuk menjadi bahan baku perusahaan lain.

3. Barang jadi (finished products)

Barang yang sudah selesai diproduksi atau diolah yang merupakan hasil utama perusahaan yang bersangkutan dan siap untuk dipasarkan/dijual.

4. Barang umum dan suku cadang (general materials and spareparts)

Segala jenis barang atau suku cadang yang digunakan untuk operasi menjalankan perusahaan/pabrik dan untuk memelihara peralatan yang digunakan. Sering kali persediaan jenis ini disebut juga barang pemeliharaan, perbaikan dan operasi atau MRO materials (maintenance, repair and operation).

5. Barang untuk proyek (work in progress)

(34)

6. Barang dagangan (commodities)

Barang yang dibeli sudah merupakan barang jadi dan disimpan di gudang menunggu penjualan kembali dengan keuntungan tertentu.

Menurut Indrajit dan Djokopranoto (2003:12) dalam persediaan,

barang-barang dapat dibagi menurut beberapa sudut pandang/pendekatan antara lain:

1. Menurut jenis

a. Barang umum (general materials)

Barang jenis ini biasanya macamnya cukup banyak, pemakaiannya tidak tergantung dari peralatan, harganya relatif lebih kecil dan penentuan kebutuhannya relatif lebih gampang.

b. Suku cadang (spareparts)

Barang jenis ini macamnya sangat banyak, pemakaiannya tergantung dari peralatan, harganya biasanya lebih mahal dan penentuan kebutuhannya lebih sulit.

2. Menurut harga

a. Barang berharga tinggi (high value items)

Barang ini biasanya berjumlah sekitar hanya 10% dari jumlah item persediaan, namun jumlah nilainya mewakili sekitar 70% dari seluruh nilai persediaan, dan oleh sebab itu memerlukan tingkat pengawasan yang sangat tinggi.

b. Barang berharga menengah (medium value items)

Barang ini biasanya berjumlah kira-kira 20% dari jumlah item persediaan, dan jumlah nilainya juga sekitar 20% dari jumlah nilai persediaan, sehingga memerlukan tingkat pengawasan yang cukup saja.

c. Barang berharga rendah (low value items)

Berlawanan dengan barang berharga tinggi, jenis barang ini biasanya berjumlah kira-kira 70% dari seluruh pos persediaan, namun nilai harganya hanya mewakili 10% saja dari seluruh nilai barang persediaan, sehingga hanya memerlukan tingkat pengawasan rendah.

3. Menurut frekuensi penggunaan

a. Barang yang cepat pemakaiannya atau pergerakannya (fast moving items) Barang yang frekuensi penggunaannya dalam 1 tahun kurang dari sekian bulan tertentu, misalnya di bawah 4 bulan, sehingga barang jenis ini memerlukan frekuensi perhitungan pemesanan kembali yang tidak sering. b. Barang lambat pemakaiannya atau pergerakannya (slow moving items)

Barang ini frekuensi penggunaannya dalam 1 tahun lebih dari sekian bulan tertentu, misalnya lebih dari 4 bulan, sehingga barang jenis ini memerlukan frekuensi perhitungan pemesanan kembali yang lebih sering.

4. Menurut tujuan penggunaan

a. Barang pemeliharaan, perbaikan, dan operasi (MRO materials)

Barang ini sifatnya habis pakai, digunakan untuk keperluan pemeliharaan, perbaikan, atau reparasi dan operasi, dan kalau pada suatu saat persediaan habis, operasi masih dapat berjalan sementara.

(35)

Barang ini sifatnya juga habis pakai, jumlah kebutuhannya sesuai dengan tingkat produksi/kegiatan perusahaan yang bersangkutan dan kalau pada suatu saat persediaan habis, kegiatan perusahaan akan langsung berhenti. 5. Menurut jenis anggaran

a. Barang operasi

Barang yang digunakan untuk keperluan operasi biasa, yang dianggarkan dalam anggaran operasi, dan apabila digunakan akan dibukukan sebagai biaya, dan proses persetujuan anggaran biasanya lebih cepat dan sederhana. b. Barang investasi (capital materials)

Barang yang biasanya berbentuk peralatan dan digunakan untuk penambahan, perluasan, atau pembangunan proyek, atau sebagai aset perusahaan, dianggarkan dalam anggaran investasi, bukan dalam anggaran produksi, dan dibukukan dalam akun aset perusahaan, sedangkan biayanya dihitung dengan metode penyusutan sesuai dengan metode perhitungan yang telah ditentukan, dan proses persetujuan anggaran biasanya lebih sulit dan lama.

6. Menurut cara pembukuan perusahaan a. Barang persediaan (stock items)

Jenis barang dimana setibanya barang dibukukan dalam akun “persediaan barang perusahaan” dan barangnya sendiri disimpan di gudang persediaan. Setelah barang tersebut digunakan oleh suatu bagian, baru dibebankan pada akun bagian yang bersangkutan. Penggunaan barang ini berulang-ulang, sehingga memang perlu disediakan di gudang.

b. Barang dibebankan langsung (direct charged materials)

Jenis barang yang setelah dibeli langsung dikirimkan dan dibebankan ke bagian yang akan menggunakannya. Barang jenis ini memang biasanya tidak disediakan dalam persediaan, karena jarang sekali digunakan.

7. Menurut hubungannya dengan produksi a. Barang langsung (direct marterials)

Jenis barang yang langsung digunakan dalam produksi, yang akan menjadi bagian dari produk akhir. Jadi, bahan mentah, bahan penolong, bahan setengah jadi, barang jadi dan barang komoditas termasuk dalam kategori ini. b. Barang tidak langsung (indirect marterials)

Jenis barang yang tidak ada hubungannya dengan proses produksi, namun diperlukan untuk memelihara mesin dan fasilitas yang digunakan untuk proses produksi. Yang masuk dalam kategori ini adalah barang MRO (suku cadang dan barang umum) dan barang proyek.

F. Pengolahan Data Terkomputerisasi

Pengolahan data terkomputerisasi atau dikenal dengan istilah Electronic

transaction processing system merupakan sistem pengolahan data akuntansi secara

(36)

Pada saat ini, semakin banyak sistem akuntansi yang terkomputerisasi

menggantikan sistem akuntansi yang manual. Hal ini juga banyak dilakukan di

perusahaan-perusahaan yang kecil.

Banyak aspek dari pemrosesan data secara komputerisasi yang cenderung

meningkatkan eksposur organisasi terhadap peristiwa-peristiwa yang tidak

diinginkan. Sebagian aspek dari pemrosesan komputer meningkatkan risiko atau

potensi kerugian dalam organisasi, tidak peduli apakah pemrosesan komputer

digunakan di perusahaan ataupun tidak.

Pemrosesan data secara mekanis, penyimpanan data secara mekanis dan

kompleksitas pemrosesan merupakan aspek pemrosesan komputer yang dapat

meningkatkan risiko atau potensi kerugian akibat eksposur yang dihadapi organisasi,

tidak peduli apakah pemrosesan komputer digunakan di perusahaan atau tidak.

Menurut Warouw dan Idawati (2001:297), dalam sistem pengolahan data

akuntansi secara komputerisasi (electronic transaction processing system) terdiri dari

3 tahapan optimalisasi pemrosesan data yaitu:

1. Input data

2. Proses akuntansi

3. Output (laporan)

Input mencerminkan data yang diperoleh dari sumber dokumen seperti faktur

penjualan, slip deposito bank, dan dokumen yang didapat secara elektronik seperti

dari mesin faksimile dan alat telekomunikasi yang lain. Input biasanya akan

dikelompokkan sesuai dengan jenisnya, misalnya perusahaan akan memasukkan

transaksi penjualan tunai terpisah dari transaksi penjualan kredit maupun pembelian.

(37)

akuntansi. Output merupakan laporan yang dipergunakan untuk mengambil

keputusan termasuk di dalamnya laporan keuangan (laporan laba rugi, neraca dan

lainnya).

Menurut Hall (2002:172), electronic data interchange/EDI merupakan

“pertukaran antar perusahaan dari informasi bisnis yang dapat diperoleh oleh

komputer dalam bentuk standar.” Definisi di atas mengungkapkan beberapa fitur

penting dari EDI yaitu:

1. EDI adalah suatu usaha antar organisasi.

2. Transaksi diproses secara otomatis oleh sistem informasi dari mitra dagang.

3. Transaksi informasi dikirimkan dalam suatu bentuk standar.

Menurut Hall (2002:174), manfaat adanya EDI dalam penghematan biaya

adalah:

1. Penyesuaian data, dimana EDI mengurangi atau bahkan menghilangkan

kebutuhan untuk pemasukan data.

2. Pengurangan kesalahan, dimana perusahaan menggunakan EDI melihat

pengurangan dalam kesalahan penyesuaian data, penafsiran manusia dan kesalahan pengklasifikasian dan kesalahan pengarsipan (kehilangan dokumen). 3. Pengurangan dari kertas, dimana penggunaan amplop dan dokumen elektronik

mengurangi secara drasatis bentuk kertas dalam sistem tersebut.

4. Perangko, dimana dokumen yang dikirim dengan pos diganti dengan pengiriman data yang lebih murah.

5. Prosedur otomatis, dimana aktivitas manual otomatis EDI berhubungan dengan pembelian, pemrosesan pesanan penjualan, pengeluaran dana kas dan penerimaan kas.

6. Pengurangan persediaan, dengan memesan secara langsung seperti yang dibutuhkan dari penjual, EDI mengurangi waktu tertinggal yang meningkatkan akumulasi persediaan.

Adapun beberapa alasan mengapa pengendalian dalam sistem pengolahan

data terkomput erisasi dianggap lebih penting daripada pengendalian intern pada

sistem manual yaitu sistem pengolahan data terkomputerisasi dapat memproses data

(38)

menimbulkan dampak yang lebih besar dibandingkan dengan kesalahan pada sistem

manual. Sistem pengolahan data terkomputerisasi pada umumnya menghimpun,

memproses, dan menyimpan data dalam bentuk atau format yang tidak terbaca

manusia. Oleh sebab itu, tidak seperti pada sistem manual, pengawasan kelayakan

dan kecermatan data dalam sistem pengolahan data terkomput erisasi lebih sulit

dilakukan. Sistem pengolahan data terkomputerisasi cenderung mengaburkan jejak

audit (audit trail), sehingga akuntan lebih sulit untuk melacak jejak tersebut.

Akibatnya, peluang untuk menyalahgunakan kecanggihan sistem pengolahan data

terkomputerisasi untuk penyelewengan akan lebih besar.

Menurut Wijayanto (2001:234), pengendalian intern memiliki dua fungsi

utama yaitu :

1. Mengamankan sumber daya organisasi dari penyalahgunaan dan menjaga

kecermatan data akuntansi.

2. Mendorong efisiensi operasi organisasi sehingga kebijaksanaan ataupun tujuan manajemen yang telah digariskan dapat tercapai.

Lingkup pengendalian intern yang mencakup fungsi pertama, yaitu

mengamankan sumber daya organisasi dari penyalahgunaan dan menjaga kecermatan

data akuntansi, merupakan lingkup pengendalian akuntansi (accounting control).

Sedangkan lingkup yang kedua, yaitu mendorong efisiensi operasi dan

mengupayakan agar kebijakan ataupun tujuan manajemen dapat tercapai, merupakan

lingkup pengendalian administratif (administrative control). Pengendalian preventif

atau umpan maju adalah pengendalian dengan jalan menangkal sebelum

(39)

yang diarahkan kepada pengamanan aktiva dari penyalahgunaan, dengan jalan

menangkal sebelum permasalahan itu sendiri terjadi, seringkali disebut pengendalian

preventif (preventive control) atau kadang kala disebut pula sebagai pengendalian

sebelum fakta. Pengendalian ini ditetapkan dengan tujuan untuk mencegah terjadinya

ketidakefisienan.

Pengendalian preventif disebut juga pengendalian umpan maju (feed forward

control). Contohnya antara lain adalah penggunaan biaya standar dalam subsistem

produksi. Maksud dari penetapan biaya standar ini, yang biasanya dikelompokkan ke

dalam biaya bahan baku, upah langsung dan biaya produksi tidak langsung adalah

sebagai informasi bagi jajaran produksi mengenai berapa tingkat biaya yang

seharusnya terjadi pada suatu tingkat kegiatan tertentu, sebelum biaya itu sendiri

terjadi. Perekrutan karyawan yang berkemampunan tinggi, pemisahan fungsi yang

ditetapkan dengan baik, serta pengawasan yang ketat terhadap keluar masuk orang

dari dan ke fasilitas serta informasi perusahaan, merupakan contoh pengendalian

preventif.

Karena tidak semua permasalahan pengendalian dapat ditanggal, maka

diperlukan bentuk pengendalian lain yang disebut pengendalian detektif (detective

control) yang dapat mengungkap permasalahan dalam suatu aktivitas segera setelah

aktivitas itu terjadi. Pengendalian detektif, dalam beberapa hal, disebut juga

pengendalian umpan balik (feedback control). Contoh pengendalian detektif adalah

pengecekan ulang terhadap perhitungan-perhitungan, penyusunan rekonsiliasi bank

ataupun penyusunan neraca saldo untuk menguji keseimbangan pencatatan transaksi

(40)

diperlukan pengendalian korektif (corrective control) untuk mengoreksi kesalahan

yang ditemukan oleh pengendalian detektif. Pengendalian korektif meliputi beberapa

prosedur yang diambil untuk menentukan sebab permasalahan, memperbaiki

kesalahan yang disebabkan oleh permasahan tersebut dan memodifikasi sistem

demikian rupa sehingga permasalahan serupa dapat dihindari atau diminimalkan di

masa depan.

Pengendalian korektif adalah pengendalian yang berfungsi mengoreksi

kesalahan yang ditemukan oleh pengendalian detektif. Contoh pengendalian korektif

adalah pembuatan file-file backup untuk file transaksi dan master file yang penting

atau perbaikan pemasukan data input dengan mengikuti prosedur. Pengendalian

umum (general control) adalah pengendalian yang dirancang untuk menjaga

lingkungan pengendalian organisasi menjadi stabil dan terkelola dengan baik

sehingga dapat mendukung efektivitas pengendalian aplikasi. Pengendalian aplikasi

(application control) digunakan untuk mencegah, mendeteksi, dan memperbaiki

kesalahan serta penyimpangan (irregularities) dalam transaksi pada saat diproses.

G. Penerapan Sistem Jaringan Komputer Dalam Pengolahan Data Persediaan

Salah satu pengolahan data akuntansi secara komputerisasi yaitu sistem

persediaan yang terkomputerisasi. Seperti yang diterapkan PT. Artha Sepakat Persada

Perkasa dimana perusahaan telah memanfaatkan sistem jaringan komputer yang

terkomputerisasi dalam mengolah data persediaan. Akan tetapi terdapat

kelemahan/kekurangan pada sistem jaringan komputer ini dalam pengolahan data

(41)

komputerisasi yang diterapkan perusahaan belum mendukung pengolahan data

transaksi retur pembelian dan retur penjualan.

Adapun alasan belum adanya pengolahan data retur pembelian dan retur

penjualan pada sistem tersebut adalah lebih jarangnya transaksi retur pembelian dan

retur penjualan. Perusahaan saat ini ingin mengetahui sejauh mana manfaat sistem

jaringan komputer dalam pengolahan data persediaan. Hal ini sebagai pertimbangan

bagi perusahaan karena mengingat penggunaan sistem ini menyebabkan pengeluaran

tambahan biaya seperti pembelian komputer yang memadai, pelatihan dan lainnya.

Menurut Wijayanto (2001:236), penerapan sistem jaringan komputer dalam

pengolahan data memerlukan pengendalian intern yang meliputi:

1. Pengendalian input

2. Pengendalian proses

3. Pengendalian output

Pengendalian input merupakan pengendalian yang dirancang untuk menjaga

agar data yang dimasukkan ke dalam sistem adalah data yang akurat, sahih (valid)

dan resmi (authorized). Sebagai contoh, komputer dapat diprogram untuk menolak

penginputan data penjualan oleh bagian gudang dalam sistem jaringan komputer.

Pengendalian proses merupakan pengendalian yang dirancang untuk menjaga agar

semua transaksi diproses secara cermat (accurate) dan lengkap (complete) sehingga

semua file dan record dapat dimutakhirkan dengan baik. Contohnya adalah

pemrosesan data pembelian dan penjualan untuk menghasilkan informasi persediaan

yang akurat dan lengkap. Pengendalian output adalah bentuk pengendalian yang

(42)

contoh adalah bentuk pengendalian untuk mencegah agar bagian gudang tidak dapat

menampilkan informasi penjualan.

BAB III

METODE PENELITIAN

(43)

Penelitian ini termasuk jenis penelitian studi kasus, yaitu dengan pendekatan

deskriptif berdasarkan teori yang mendukung tentang topik yang dibahas.

Lokasi penelitian berada di jalan Sutomo No. 23 Medan dan jadwal penelitian

mulai dilakukan pada bulan Oktober 2008. Adapun jadwal penelitian ini digambarkan

pada Tabel 3.1. di bawah ini:

Tabel 3.1. Jadwal Penelitian

Sumber : Penulis, 2009

B. Sumber dan Jenis Data

Sumber dan jenis data yang digunakan yaitu:

No Kegiatan _Okt’08 _Nop’08 _Des’08 _Jan’09 _Feb’09 _Mar’09

1 Kunjungan Ke Perusahaan

2 Pengesahan Judul

3 Pra riset

4 Penyusunan proposal

5 Seminar proposal

6 Perbaikan proposal

7 Pengumpulan data

8 Penyusunan skripsi

(44)

1. Data primer, yaitu data yang diproses dari hasil wawancara tentang objek

penelitian dan data tersebut merupakan data yang belum diolah.

2. Data sekunder, yaitu data yang diperoleh dari perusahaan dan data tersebut sudah

diolah seperti sejarah singkat perusahaan, struktur organisasi, data pembelian, data

penjualan dan data persediaan.

C. Teknik Pengumpulan Data

Dalam proses penelitian dan penulisan skripsi, penulis menggunakan dua

metode pendekatan dalam pengumpulan data dan keterangan yang berkaitan dengan

judu l skripsi, yaitu:

1. Teknik wawancara, yaitu dengan melakukan tanya jawab langsung dengan pihak

yang kompeten dalam hal ini karyawan yang berwenang, yaitu bagian pembelian,

bagian penjualan dan bagian gudang.

2. Teknik dokumentasi, yaitu mengadakan pengamatan langsung pada laporan

pembelian, laporan penjualan dan laporan persediaan.

D. Metode Analisis Data

Metode analisis data yang digunakan adalah metode deskriptif dengan cara

mengumpulkan semua data untuk mendukung tulisan ini untuk diinterpretasikan,

sehingga dapat memberikan gambaran yang objektif tentang objek dan masalah yang

(45)

BAB IV

ANALISIS HASIL PENELITIAN

A. Data Penelitian

Data penelitian yang dilakukan meliputi gambaran umum perusahaan yang

meliputi sejarah singkat perusahaan, struktur organisasi perusahaan dan sistem

pembelian dan penjualan perusahaan.

1. Gambaran Umum Perusahaan a. Sejarah Singkat Perusahaan

PT. Artha Sepakat Persada Perkasa merupakan perusahaan yang bergerak di

bidang penjualan oli mesin merek ESSO seperti Esso Univolt, Esso Ultron, Esso

Nuto H, Esso Spartan, Esso Unirex Dan Esso Hydraulic. Perusahaan berada di jalan

Sutomo No. 23 Medan dan didirikan pada tahun 1999. Perusahaan bekerja sama

dengan perusahaan yang ada di Jakarta untuk mensuplai barang dan dijual di Wilayah

Sumatera Utara, khususnya Medan.

Kondisi ekonomi makro pada tahun 2005 yang masih belum kondusif dengan

pertumbuhan ekonomi yang rendah, ambruknya daya beli masyarakat akibat kenaikan

harga bahan bakar minyak (BBM) yang menyebabkan rendahnya investasi langsung,

baik asing maupun lokal membuat persaingan semakin meningkat sesama pelaku

industri.

Pada tahun 2005 jelas bukan tahun yang mudah, begitu juga pada PT. Artha

Sepakat Persada Perkasa. Berbagai langkah telah dilakukan pimpinan tidak hanya

(46)

strategis guna meningkatkan sistem informasi dan pengawasan, perubahan struktur

manajemen serta lebih fokus untuk meningkatkan kemampuan dan keterampilan

sumber daya manusia. Hasilnya pada tahun 2006, perusahaan mulai pulih kembali

dimana mulai memperoleh laba dari banyaknya transaksi pembelian dari pelanggan.

b. Struktur Organisasi Perusahaan

Struktur organisasi perusahaan merupakan pola formal yang akan

mempengaruhi sistem kerja dari perusahaan tersebut. Struktur organisasi yang baik

harus dapat memisahkan antara fungsi, kedudukan, batas wewenang, tanggung jawab,

serta kewajiban dari masing-masing karyawan, agar para karyawan mengetahui apa

saja yang menjadi tugas dan tanggung jawab mereka.

PT. Artha Sepakat Persada Perkasa membagi tugas masing-masing

karyawannya dengan teratur agar tujuan perusahaan dapat terlaksana dengan baik.

PT. Artha Sepakat Persada Perkasa menggunakan struktur organisasi lini/komando.

Bentuk struktur organisasi PT. Artha Sepakat Persada Perkasa seperti pada

(47)

Gambar 4.1.

Struktur Organisasi PT. Artha Sepakat Persada Perkasa

Sumber : PT. Artha Sepakat Persada Perkasa

Adapun pembagian kerja dan uraian tugas dalam struktur organisasi tersebut

dapat dijabarkan sebagai berikut :

1. Pimpinan, bertugas:

a. Memimpin dan menjalankan perusahaan sesuai dengan tujuan perusahaan.

b. Membuat rencana anggaran perusahaan.

c. Menyusun rencana kerja.

d. Menerima laporan hasil kerja karyawan

(48)

2. Manajer Operasional, bertugas:

a. Mengatur proses kerja bagian keuangan, bagian pembelian, bagian penjualan,

bagian akuntansi dan bagian gudang.

b. Memeriksa kembali laporan yang diberikan bawahannya sebelum disajikan

kepada pimpinan perusahaan.

c. Menganalisis batas keamanan volume penjualan barang.

3. Bagian EDP (Electronic Data Processing), bertugas:

a. Merancang aplikasi untuk mengolah data transaksi perusahaan.

b. Memperbaiki perangkat keras komputer dan aplikasi yang rusak.

c. Memberikan pelatihan (training) dalam menggunakan aplikasi yang

dirancang.

4. Bagian Keuangan, bertugas:

a. Mencatat data penerimaan kas dan pengeluaran kas.

b. Bertanggung jawab atas penerimaan dan pengeluaran kas perusahaan.

c. Membuat laporan kas harian.

d. Memeriksa rekening di bank.

e. Membuat laporan keuangan.

5. Bagian Pembelian, bertugas:

a. Memilih supplier yang sesuai dengan perusahaan.

b. Melakukan pemesanan barang

c. Melakukan transaksi pembelian dengan supplier.

d. Melakukan retur pembelian jika barang yang dibeli rusak.

e. Membuat laporan pembelian dan laporan retur pembelian.