Pengolahan data terkomputerisasi atau dikenal dengan istilah Electronic
transaction processing system merupakan sistem pengolahan data akuntansi secara
Deta Mustara : Peranan Sistem Jaringan Komputer Dalam Pengolahan Data Persediaan Pada PT. Artha Sepakat Persada Perkasa, 2009.
USU Repository © 2009
Pada saat ini, semakin banyak sistem akuntansi yang terkomputerisasi menggantikan sistem akuntansi yang manual. Hal ini juga banyak dilakukan di perusahaan-perusahaan yang kecil.
Banyak aspek dari pemrosesan data secara komputerisasi yang cenderung meningkatkan eksposur organisasi terhadap peristiwa-peristiwa yang tidak diinginkan. Sebagian aspek dari pemrosesan komputer meningkatkan risiko atau potensi kerugian dalam organisasi, tidak peduli apakah pemrosesan komputer digunakan di perusahaan ataupun tidak.
Pemrosesan data secara mekanis, penyimpanan data secara mekanis dan kompleksitas pemrosesan merupakan aspek pemrosesan komputer yang dapat meningkatkan risiko atau potensi kerugian akibat eksposur yang dihadapi organisasi, tidak peduli apakah pemrosesan komputer digunakan di perusahaan atau tidak.
Menurut Warouw dan Idawati (2001:297), dalam sistem pengolahan data akuntansi secara komputerisasi (electronic transaction processing system) terdiri dari 3 tahapan optimalisasi pemrosesan data yaitu:
1. Input data
2. Proses akuntansi 3. Output (laporan)
Input mencerminkan data yang diperoleh dari sumber dokumen seperti faktur
penjualan, slip deposito bank, dan dokumen yang didapat secara elektronik seperti dari mesin faksimile dan alat telekomunikasi yang lain. Input biasanya akan dikelompokkan sesuai dengan jenisnya, misalnya perusahaan akan memasukkan transaksi penjualan tunai terpisah dari transaksi penjualan kredit maupun pembelian. Proses akuntansi merupakan proses pengubahan data akuntansi menjadi informasi
Deta Mustara : Peranan Sistem Jaringan Komputer Dalam Pengolahan Data Persediaan Pada PT. Artha Sepakat Persada Perkasa, 2009.
USU Repository © 2009
akuntansi. Output merupakan laporan yang dipergunakan untuk mengambil keputusan termasuk di dalamnya laporan keuangan (laporan laba rugi, neraca dan lainnya).
Menurut Hall (2002:172), electronic data interchange/EDI merupakan “pertukaran antar perusahaan dari informasi bisnis yang dapat diperoleh oleh komputer dalam bentuk standar.” Definisi di atas mengungkapkan beberapa fitur penting dari EDI yaitu:
1. EDI adalah suatu usaha antar organisasi.
2. Transaksi diproses secara otomatis oleh sistem informasi dari mitra dagang. 3. Transaksi informasi dikirimkan dalam suatu bentuk standar.
Menurut Hall (2002:174), manfaat adanya EDI dalam penghematan biaya adalah:
1. Penyesuaian data, dimana EDI mengurangi atau bahkan menghilangkan
kebutuhan untuk pemasukan data.
2. Pengurangan kesalahan, dimana perusahaan menggunakan EDI melihat
pengurangan dalam kesalahan penyesuaian data, penafsiran manusia dan kesalahan pengklasifikasian dan kesalahan pengarsipan (kehilangan dokumen). 3. Pengurangan dari kertas, dimana penggunaan amplop dan dokumen elektronik
mengurangi secara drasatis bentuk kertas dalam sistem tersebut.
4. Perangko, dimana dokumen yang dikirim dengan pos diganti dengan pengiriman data yang lebih murah.
5. Prosedur otomatis, dimana aktivitas manual otomatis EDI berhubungan dengan pembelian, pemrosesan pesanan penjualan, pengeluaran dana kas dan penerimaan kas.
6. Pengurangan persediaan, dengan memesan secara langsung seperti yang dibutuhkan dari penjual, EDI mengurangi waktu tertinggal yang meningkatkan akumulasi persediaan.
Adapun beberapa alasan mengapa pengendalian dalam sistem pengolahan data terkomput erisasi dianggap lebih penting daripada pengendalian intern pada sistem manual yaitu sistem pengolahan data terkomputerisasi dapat memproses data dalam jumlah yang lebih besar sehingga setiap kesalahan yang terjadi akan
Deta Mustara : Peranan Sistem Jaringan Komputer Dalam Pengolahan Data Persediaan Pada PT. Artha Sepakat Persada Perkasa, 2009.
USU Repository © 2009
menimbulkan dampak yang lebih besar dibandingkan dengan kesalahan pada sistem manual. Sistem pengolahan data terkomputerisasi pada umumnya menghimpun, memproses, dan menyimpan data dalam bentuk atau format yang tidak terbaca manusia. Oleh sebab itu, tidak seperti pada sistem manual, pengawasan kelayakan dan kecermatan data dalam sistem pengolahan data terkomput erisasi lebih sulit dilakukan. Sistem pengolahan data terkomputerisasi cenderung mengaburkan jejak audit (audit trail), sehingga akuntan lebih sulit untuk melacak jejak tersebut. Akibatnya, peluang untuk menyalahgunakan kecanggihan sistem pengolahan data terkomputerisasi untuk penyelewengan akan lebih besar.
Menurut Wijayanto (2001:234), pengendalian intern memiliki dua fungsi utama yaitu :
1. Mengamankan sumber daya organisasi dari penyalahgunaan dan menjaga
kecermatan data akuntansi.
2. Mendorong efisiensi operasi organisasi sehingga kebijaksanaan ataupun tujuan manajemen yang telah digariskan dapat tercapai.
Lingkup pengendalian intern yang mencakup fungsi pertama, yaitu mengamankan sumber daya organisasi dari penyalahgunaan dan menjaga kecermatan data akuntansi, merupakan lingkup pengendalian akuntansi (accounting control). Sedangkan lingkup yang kedua, yaitu mendorong efisiensi operasi dan mengupayakan agar kebijakan ataupun tujuan manajemen dapat tercapai, merupakan lingkup pengendalian administratif (administrative control). Pengendalian preventif atau umpan maju adalah pengendalian dengan jalan menangkal sebelum permasalahan terjadi dan untuk mencegah terjadinya ketidakefisienan. Pengendalian
Deta Mustara : Peranan Sistem Jaringan Komputer Dalam Pengolahan Data Persediaan Pada PT. Artha Sepakat Persada Perkasa, 2009.
USU Repository © 2009
yang diarahkan kepada pengamanan aktiva dari penyalahgunaan, dengan jalan menangkal sebelum permasalahan itu sendiri terjadi, seringkali disebut pengendalian preventif (preventive control) atau kadang kala disebut pula sebagai pengendalian sebelum fakta. Pengendalian ini ditetapkan dengan tujuan untuk mencegah terjadinya ketidakefisienan.
Pengendalian preventif disebut juga pengendalian umpan maju (feed forward
control). Contohnya antara lain adalah penggunaan biaya standar dalam subsistem
produksi. Maksud dari penetapan biaya standar ini, yang biasanya dikelompokkan ke dalam biaya bahan baku, upah langsung dan biaya produksi tidak langsung adalah sebagai informasi bagi jajaran produksi mengenai berapa tingkat biaya yang seharusnya terjadi pada suatu tingkat kegiatan tertentu, sebelum biaya itu sendiri terjadi. Perekrutan karyawan yang berkemampunan tinggi, pemisahan fungsi yang ditetapkan dengan baik, serta pengawasan yang ketat terhadap keluar masuk orang dari dan ke fasilitas serta informasi perusahaan, merupakan contoh pengendalian preventif.
Karena tidak semua permasalahan pengendalian dapat ditanggal, maka diperlukan bentuk pengendalian lain yang disebut pengendalian detektif (detective
control) yang dapat mengungkap permasalahan dalam suatu aktivitas segera setelah
aktivitas itu terjadi. Pengendalian detektif, dalam beberapa hal, disebut juga pengendalian umpan balik (feedback control). Contoh pengendalian detektif adalah pengecekan ulang terhadap perhitungan-perhitungan, penyusunan rekonsiliasi bank ataupun penyusunan neraca saldo untuk menguji keseimbangan pencatatan transaksi dalam suatu periode tertentu. Di samping itu pengendalian detektif tentunya
Deta Mustara : Peranan Sistem Jaringan Komputer Dalam Pengolahan Data Persediaan Pada PT. Artha Sepakat Persada Perkasa, 2009.
USU Repository © 2009
diperlukan pengendalian korektif (corrective control) untuk mengoreksi kesalahan yang ditemukan oleh pengendalian detektif. Pengendalian korektif meliputi beberapa prosedur yang diambil untuk menentukan sebab permasalahan, memperbaiki kesalahan yang disebabkan oleh permasahan tersebut dan memodifikasi sistem demikian rupa sehingga permasalahan serupa dapat dihindari atau diminimalkan di masa depan.
Pengendalian korektif adalah pengendalian yang berfungsi mengoreksi kesalahan yang ditemukan oleh pengendalian detektif. Contoh pengendalian korektif adalah pembuatan file-file backup untuk file transaksi dan master file yang penting atau perbaikan pemasukan data input dengan mengikuti prosedur. Pengendalian umum (general control) adalah pengendalian yang dirancang untuk menjaga lingkungan pengendalian organisasi menjadi stabil dan terkelola dengan baik sehingga dapat mendukung efektivitas pengendalian aplikasi. Pengendalian aplikasi (application control) digunakan untuk mencegah, mendeteksi, dan memperbaiki kesalahan serta penyimpangan (irregularities) dalam transaksi pada saat diproses.
G. Penerapan Sistem Jaringan Komputer Dalam Pengolahan Data