BAB I PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang Praktek Kerja Lapangan
Kaum, Plaza Parahyangan.Lt.3Bandung, Jawa barat. Dengan kerja praktik inilah yang akan membekali mahasiswa dalam menghadapi dunia kerja nantinya.
1.2 Tempat dan Tujuan Kerja Praktek
Kerja praktek dimulai pada tanggal 01 Agustus – 25 Agustus 2010 dilaksanakan di CHILLIGHT dan BIOROCK JL. Dalam Kaum, Plaza Parahyangan.Lt.3 Bandung, Jawa Barat.
Dan jadwal penelitian disusun dengan menggunakan bar chart seperti berikut
1.2. Identifikasi dan Rumusan Masalah
a. Identifikasi Masalah
Chillight adalah sebuah perusahaan yang bergerak di bidang pakaian. Untuk melaksanakan salah satu strategi perusahaan di Sistem informasi Standar Operasional Prosedur, adalah bagaimana produk-produk terbaru bisa lebih informatif di mata masyarakat.
Dan untuk melaksanakan strategi di bidang Sistem informasi Standar Operasional Prosedur pada perusahaan tersebut dapat di Identifikasi sebagai berikut :
1. Petugas operator hanya melakukan mengolah dan menyimpan data saja. 2. Laporan yang sudah disimpan belum sepenuhnya terperinci dengan sistem.
b. Rumusan Masalah
teknologi seperti cafture gambar,maintenance server dan Data entry dan Mutasi barang sehingga layanan Website pun di maksimalkan. Sehingga pangsa pasar perusahaan sebagian besar tidak hanya berkutat di wiliayah Bandung dan sekitarnya saja. Berdasarkan perumusan masalah sehingga saya selaku Mahasiswa Universitas Komputer Indonesia (UNIKOM), merencanakan Sistem informasi Standar Operasional Prosedur untuk perusahaan Chillight.
1.3. Maksud dan Tujuan
Maksud dilakasanakan Praktek Kerja Lapangan adalah untuk mengimplementasikan pengetahuan yang didapat di bangku perkuliahan dengan kenyataan yang sesungguhnya dilapangan sehingga besar harapan akan dapat membekali mahasiswa dalam menghadapi dunia kerja nantinya, sedangkan tujuan dilaksanakannya kerja praktek adalah untuk :
1. Memberikan praktek kerja secara langsung dan menggali berbagai masalah yang timbul di lapangan serta membandingkannya dengan teori yang diperoleh di bangku kuliah Untuk membuat perancangan system informasi Stanadar Operasional Prosedur untuk perusahaan Chillight.
2. Meningkatkan keterampilan dan wawasan dalam dunia kerja pada suatu perusahaan.
1.4. Batasan masalah
Ruang lingkup dari laporan kerja praktek ini dibatasi khusus untuk mempelajari Pembangunan Sistem Infomasi dan merancang sistem informasi berbasis Web perusahaan Chillight dibidang Marketing , yaitu :
a. Mempromosikan produk-produk Chillight kepada seluruh konsumen masyarakat di Indonesia.
b. Sebagai media promosi, yaitu memberikan informasi dan mengenalkan perusahaan kepada konsumen.
c. Sebagai sarana bagi perusahaan dan konsumen untuk mempermudah transaksi, terutama bagi konsumen yang berada di luar kota dan luar pulau jawa.
1.5. Metode Pengembangan Sistem Sistem yang coba dibangun adalah :
Sitem yang coba dibangun adalah system informasi Stanadar Operasional perusahan
Chillight. Dengan tujuan untuk supaya bisa lebih efektif dan efisien.
1.6. Lokasi dan Waktu Praktek Kerja Lapangan
Lokasi kerja Praktek yaitu pada perusahaan Chillight dan berorientasi pada Distro : Chillight dan Biorock
Jl. Dalam Kaum, Plaza Parahyangan. Lt.3 Bandung, Jawa Barat.
Tabel 1.1.
Jadwal Kegiatan Kerja Praktek
Aktivitas Waktu Tempat
Pengarahan dari pebimbing PKL
Minggu,01/08/2010 Kantor pusat dan lapangan
Perkenalan SOP untuk cafture gambar
Senin, ,02/08/2010 Kantor Pusat
Cafure gambar produk dan
Dokumentasi hasil cafture ke servser
Sabtu,07/08/2010 Kantor Pusat
Dokumentasi hasil cafture ke servser
Minggu,08/08/2010 Kantor Pusat
Cafure gambar produk dan edit cannel
Senin,09/08/2010 Kantor Pusat Dokumentasi hasil cafture ke
servser
Entry data & Mutasi Sabtu,14/08/2010 Kantor Pusat Entry data & Mutasi Minggu,15/08/2010 Kantor Pusat Perkenalan SOP Sistem
Operational Hardware
Senin,16/08/2010 Kantor Pusat
Libur Selasa,17/08/2010 Kantor Pusat
Training Sistem Informasi SOP
Rabu,18/08/2010 Kantor Pusat
BAB II
LANDASAN TEORI
2.1. Pengertian Sistem
Istilah sistem merupakan istilah dari bahasa yunani “system” yang artinya adalah himpunan bagian atau unsur yang saling berhubungan secara teratur untuk mencapai tujuan bersama.
Pengertian sistem menurut sejumlah para ahli : 1. L. James Havery
Menurutnya sistem adalah prosedur logis dan rasional untuk merancang suatu rangkaian komponen yang berhubungan satu dengan yang lainnya dengan maksud untuk berfungsi sebagai suatu kesatuan dalam usaha mencapai suatu tujuan yang telah ditentukan.
2. John Mc Manama
Menurutnya sistem adalah sebuah struktur konseptual yang tersusun dari fungsi-fungsi yang saling berhubungan yang bekerja sebagai suatu kesatuan organik untuk mencapai suatu hasil yang diinginkan secara efektif dan efesien.
3. C.W. Churchman.
Menurutnya sistem adalah seperangkat bagian-bagian yang dikoordinasikan untuk melaksanakan seperangkat tujuan.
4. J.C. Hinggins
Menurutnya sistem adalah suatu seri atau rangkaian bagian-bagian yang saling berhubungan dan bergantung sedemikian rupa sehingga interaksi dan saling pengaruh dari satu bagian akan mempengaruhi keseluruhan.
2.1.1. Elemen Sistem
Sistem informasi terdiri dari elemen-elemen yang terdiri dari orang, prosedur, perangkat keras, perangkat lunak, basis data, jaringan komputer dan komunikasi data. Semua elemen ini merupakan komponen fisik
1. Orang
Orang atau personil yang di maksudkan yaitu operator komputer, analis sistem, programmer, personil data entry, dan manajer sistem informasi/EDP
2. Prosedur
Prosedur merupakan elemen fisik. Hal ini di sebabkan karena prosedur disediakan dalam bentuk fisik seperti buku panduan dan instruksi. Ada 3 jenis prosedur yang dibutuhkan, yaitu instruksi untuk pemakai, instruksi untuk penyiapan masukan, instruksi pengoperasian untuk karyawan pusat komputer.
3. Perangkat keras
Perangkat keras bagi suatu sistem informasi terdiri atas komputer (pusat pengolah, unit masukan/keluaran), peralatan penyiapan data, dan terminal masukan/keluaran.
4. Perangkat lunak
Perangkat lunak dapat dibagi dalam 3 jenis utama :
b. Aplikasi perangkat lunak umum, seperti model analisis dan keputusan.
c. Aplikasi pernagkat lunak yang terdiri atas program yang secara spesifik dibuat untuk setiap aplikasi.
5. Basis data
File yang berisi program dan data dibuktikan dengan adanya media penyimpanan secara fisik seperti diskette, hard disk, magnetic tape, dan sebagainya. File juga meliputi keluaran tercetak dan catatan lain diatas kertas, mikro film, an lain sebagainya.
6. Jaringan komputer
Jaringan komputer adalah sebuah kumpulan komputer, printer dan peralatan lainnya yang terhubung dalam satu kesatuan. Informasi dan data bergerak melalui kabel-kabel atau tanpa kabel sehingga memungkinkan pengguna jaringan komputer dapat saling bertukar dokumen dan data.
7. Komunikasi data
Komunikasi data adalah merupakan bagian dari telekomunikasi yang secara khusus berkenaan dengan transmisi atau pemindahan data dan informasi diantara komputerkomputer dan pirant-piranti yang lain dalam bentuk digital yang dikirimkan melalui media komunikasi data. Data berarti informasi yang disajikan oleh isyarat digital. Komunikasi data merupakan bagian vital dari suatu sistem informasi karena sistem ini menyediakan infrastruktur yang memungkinkan komputer-komputer dapat berkomunikasi satu sama lain.
2.1.2. Karakterisitik Sistem
Terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, dan bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen dapat terdiri dari beberapa subsistem atau sub bagian, dimana setiap subsistem tersebut memiliki fungsi khusus dan akan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan.
b. Batas sistem (boundary)
Merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan. Batas suatu sistem menunjukkan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut.
c. Lingkungan luar sistem (environments)
Adalah apapun diluar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar dapat bersifat menguntungkan dan merugikan.
Lingkungan yang menguntungkan harus tetap dijaga dan dipelihara,
sebaliknya lingkungan yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan, kalau tidak ingin terganggu kelangsungan hidup sistem.
d. Penghubung (interface)
Merupakan media penghubung antar subsistem, yang memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem lainnya. Keluaran (output) dari satu subsistem akan menjadi masukan (input) untuk subsistem lainnya melalui penghubung disamping sebagai penghubung untuk mengintegrasikan subsistem-subsistem menjadi satu kesatuan.
e. Masukan (input)
sedangkan masukan sinyal adalah energi yang diproses untuk mendapatkan keluaran. Sebagai contoh di dalam sistem komputer, program adalah maintenance input yang digunakan untuk mengoperasikan komputer dan data adalah signal input untuk diolah menjadi informasi.
f. Keluaran (output)
Adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat merupakan masukan untuk subsistem yang lain. Misalnya untuk sistem komputer, panas yang dihasilkan adalah keluaran yang tidak berguna dan merupakan hasil sisa pembuangan, sedangkan informasi adalah keluaran yang dibutuhkan.
g. Pengolah (process)
Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran. Suatu sistem produksi akan mengolah masukan berupa bahan baku dan bahan-bahan lain menjadi keluaran berupa barang jadi. Sistem akuntansi akan mengolah data-data transaksi menjadi laporan-laporan keuangan dan laporan-laporan lain yang dibutuhkan oleh manajemen.
h. Sasaran (objectives) atau tujuan (goal)
Suatu sistem pasti mempunyai tujuan (goal) atau sasaran (objective).
2.1.3. Klasifikasi Sistem
Sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandang, diantaranya adalah sebagai berikut :
a. Sistem abstrak (abstract system) adalah sistem yang berup pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik. Sedangkan sistem fisik (physical system) merupakan sistem yang ada secara fisik
b. Sistem alamiah (natural system) adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat manusia. Sedangkan sistem buatan manusia (human made system) melibatkan interaksi antara manusia dengan mesin
c. Sistem tertentu (deterministic system) beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi. Sedangkan sistem tak tentu (probabilistic system) adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probalilitas.
d. Sistem tertutup (closed system) merupakan sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh dengan lingkungan luar. Sedangkan sistem terbuka (open system) adalah sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luar
2.2. Pengertian Informasi
Ada beberapa pengertian informasi menurut para ahli diantaranya:
b. Gordon B. Davis dalam bukunya yang berjudul Kerangka Dasar Sistem Informasi Manajemen memberikan pengertian informasi sebagai berikut:
”Informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berguna dan nyata atau berupa nilai yang dapat dipahami dalam keputusan sekarang maupun yang akan datang.”
Informasi yang berkualitas ditentukan oleh beberapa faktor, yaitu : a. Akurat (Accurate)
Informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan, jelas maksudnya karena pada saat penyampaian dari pengirim ke penerima kemungkinan terjadi banyak gangguan (noise) dapat mengubah atau merusak informasi.
b. Tepat waktu (Timeliness)
Informasi datang ke penerima tidak boleh terlambat. c. Relevan (Relevance)
Informasi yang diterima harus bermanfaat. d. Lengkap
Informasi yang dibutuhkan semuanya tersedia dan tidak ada sedikitpun informasi yang tertinggal.
e. Mengurangi ketidakpastian
Informasi yang diterima bisa memberikan kepastian dari beberapa kemungkinan yang ada.
2.3. Pengertian Sistem Informasi
personal manajemen. Sistem Informasi Penjualan adalah suatu sistem informasi yang mengorganisasikan serangkaian prosedur dan metode yang dirancang untuk menghasilkan, menganalisa, menyebarkan dan memperoleh informasi guna mendukung pengambilan keputusan mengenai penjualan.
Definisi lainnya :
a. Sistem Informasi adalah sekumpulan komponen dari informasi yang saling terintegrasi untuk mencapai tujuan yang spesifik. Komponen yang dimaksud adalah komponen input, model, output, teknologi, basis data (data base), kontrol atau komponen pengendali.
b. Sistem Informasi adalah sekumpulan hardware, software, brainware, prosedur dan atau aturan yang diorganisasikan secara integral untuk mengolah data menjadi informasi yang bermanfaat guna memecahkan masalah dan pengambilan keputusan. c. Sistem Informasi adalah satu Kesatuan data olahan yang terintegrasi dan saling
melengkapi yang menghasilkan output baik dalam bentuk gambar, suara maupun tulisan.
d. Sistem Informasi adalah Proses yang menjalankan fungsi mengumpulkan, memproses, menyimpan, menganalisis, dan menyebarkan informasi untuk kepentingan tertentu; kebanyakan SI dikomputerisasi.
f. Sistem informasi adalah kumpulan antara sub-sub sistem yang salaing berhubungan yang membentuk suatu komponen yang didalamnya mencakup input-proses-output yang berhubungan dengan pengolaan informasi (data yang telah dioleh sehingga lebih berguna bagi user)
g. Sistem informasi adalah sistem yang saling berhubungan dan terintegrasi satu dengan yang lain dan bekerja sesuai dengan fungsinya untuk mengatur masalah yang ada.
h. Suatu sistem informasi (SI) atau information system (IS) merupakan aransemen dari orang, data, proses-proses, dan antar-muka yang berinteraksi mendukung dan memperbaiki beberapa operasi sehari-hari dalam suatu bisnis termasuk mendukung memecahkan soal dan kebutuhan pembuat-keputusan manejemen dan para pengguna yang berpengalaman di bidangnya.
2.4. Metode Pendekatan dan Pengembangan Sistem 2.4.1. Metode Pendekatan Sistem
Dalam pengembangan suatu sistem yang komplek secara sistematis dan dengan model analisis harus dapat mencapai sasaran utama, untuk menggambarkan apa yang dibutuhkan oleh perusahaan dan membatasi serangkaian persyaratan yang dapat divalidasi kedalam sistem informasi Standar Operasional Prosedur.
2.4.2. Metode Pengembangan Sistem
Metode Pengembangan sistem yang digunakan adalah dengan menggunakan model prototype yang berfungsi sebagai sebuah mekanisme untuk mengidentifikasi kebutuhan perusahaan. Prototype bisa menjadi paradigma yang efektif bagi rekayasa kebutuhan perusahaan. Penjelasan dari level-level yang dilalui pada model pengembangan sistem prototype paradigma adalah sebagai berikut:
a. Pengumpulan kebutuhan perusahaan Chillight, yaitu membantu mempromposikan dan memberikan informasi mengenai perusahaan kepada staf karyawan Chillight. b. Perancangan kilat, perancangan kilat berfokus pada penyajian aspek sistem
informasi Standar Operasional Prosedur yang akan tampak bagi petugas opertor maupun perusahaan
Contoh Model Pengembangan Sistem :
a. Model spiral (spiral model) adalah model pengembangan software dimana proses digambarkan sebagai spiral, seperti gambar berikut :
1. Setiap loop akan mewakili satu fase dari software process. 2. Loop paling dalam berfokus pada kelayakan dari sistem.
3. Loop selanjutnya tentang definisi dari kebutuhan, loop berikutnya berkaitan dengan desain sistem dan seterusnya
b. Model Waterfall. Biasa juga disebut siklus hidup perangkat lunak. Mengambil kegiatan dasar seperti spesifikasi, pengembangan, validasi, dan evolusi dan merepresentasikannya sebagai fase-fase proses yang berbeda seperti spesifikasi persyaratan, perancangan perangkat lunak, implementasi, pengujian dan seterusnya
Sumber : http://sasmoyo.blogstudent.mb.ipb.ac.id/files/2010/07/M2.jpg, 2010 Gambar. 2.2 Model Waterfall
sistem dipahami dengan baik, proses RAD memungkinkan developer menciptakan sistem fungsional yang utuh dalam periode waktu yang sangat pendek (± 60 sampai 90 hari). Karena dipakai terutama pada aplikasi sistem konstruksi
2.4.3. Alat Bantu Analisis 1. Flow Map
Flowmap adalah campuran peta dan flow chart, yang menunjukkan pergerakan benda dari satu lokasi ke lokasi lain, seperti jumlah orang dalam migrasi, jumlah barang yang diperdagangkan, atau jumlah paket dalam jaringan. Flowmapmenolong analis dan programmer untuk memecahkan masalah kedalam segmen-segmen yang lebih kecil dan menolong dalam menganalisis alternatif-alternatif lain dalam pengoperasian.
2. Diagram Konteks
Salah satu dari peralatan dalam merancang dan mengembangkan manajemen dan perangkatinformasi adalah berbagai model. Model biasanya merupakan representasi (seringkali visual) dari suatu wilayah realitas atau aspek analitis tertentu. Model biasanya digunakan sebagai bahasa bersama membahas suatu hal antara beberapa pihak. Ada beberapa model dasar yang relevan dengan merancang dan menganalisa manajemen informasi, salah satu yang relevan di sini adalah model diagram konteks.
Model ini kemudian menjadi peta tentang alur informasi di seputar organisasi tersebut. Karena pihak-pihak yang digambarkan adalah fihak luar organisasi maka pada tahap pertama yang dihasilkan adalah analisis eksternal. Namun demikian kemudian dari yang eksternal dapat dibangun
model yang sama untuk versi internal. Bagi Ornop yang terbiasa dengan alat bernama stakeholder analysis, maka pihak pihak eksternal ini dapat dipungut dari hasil stakeholder analysis kalau memang sudah ada. Diagram konteks dapat dibuat berjenjang mulai dari yang paling umum sampai yang paling terperinci. Salah satu bentuk turunan diagram lebih terperinci dari diagram konteks, adalah Diagram Aliran Data atau (Data Flow Diagram/DFD).
Sumber :
http://www.satudunia.net/system/files/ZPM206%20Diagram%20Konteks%20bag%20 1.pdf, 2010
Gambar 2.3. Contoh Diagram Konteks 3. Data Flow Diagram
Kita dapat menggunakan DFD untuk dua hal utama, yaitu untuk membuat dokumentasi dari sistem informasi yang ada, atau untuk menyusun dokumentasi untuk sistem informasi yang baru.
DFD merupakan salah satu komponen dalam serangkaian pembuatan perancangan sebuah sistem komputerisasi. DFD menggambarkan aliran data dari sumber pemberi data (input) ke penerima data (output). Aliran data itu perlu diketahui agar si pembuat sistem tahu persis kapan sebuah data harus disimpan, kapan harus ditanggapi (proses), dan kapan harus didistribusikan ke bagian lain.
Levelisasi DFD
4. Kamus Data
Kamus data adalah suatu daftar data elemen yang terorganisir dengan definisi yang tetap dan sesuai dengan sistem, sehingga user dan analis sistem mempunyai pengertian yang sama tentang input, output dan komponen data store. Pembentukan kamus data didasarkan pada alur data yang terdapat pada DFD Alur data pada DFD bersifat global (hanya menunjukkan nama alur datanya tanpa menunjukkan struktur dari alur data).
Kamus data (data dictionary) adalah suatu penjelasan tertulis mengenai data yang berada di dalam database. Kamus data pertama berbasis dokumen - kamus data itu tersimpan dalam bentuk hard copy dengan mencatat semua penjelasan data dalam bentuk tercetak. Walau sejumlah kamus berbasis dokumen masih ada, praktek yang umum sekarang adalah menggunakan kamus data berbasis komputer. Pada kamus data berbasis komputer penjelasan data dimasukkan ke dalam komputer dengan menggunakan data description language (DDL) dari sistem manajemen database,sistem kamus, atau peralatan CASE. Dengan menggunakan KD analis
5. Perancangan Basis Data a. Normalisasi
Normalisasi adalah suatu file yang terdiri dari beberapa group elemen yang berulang-ulang yang perlu diorganisasikan kembali. Pada dasarnya normalisasi adalah suatu teknik menstruktur data dalam cara-cara tertentu untuk membantu mengurangi atau mencegah timbulnya masalah yang berhubungan dengan pengolahan data dalam database.
Berikut adalah tahapan Normalisasi: 1. Bentuk Tidak Normal
Bentuk ini merupakan kumpulan data yang akan direkam, tidak ada keharusan mengikuti suatu format tertentu, dapat saja data tidak lengkap atu terduplikasi.
2. Bentuk Normal Kesatu
Cirinya yaitu setiap data dibentuk dalam file, data dibentuk dalam satu ecord demi satu record dan nilai dari field yang hanya satu pengertian. 3. Bentuk Normal Kedua
Cirinya yaitu bentuk data telah memenuhi kriteria bentuk normal kesatu. Atribut bukan kunci haruslah bergantung secara fungsi pada kunci utama atau primary key.
4. Bentuk Normal Ketiga
b. Tabel Relasi
Merupakan hubungan yang terjadi pada suatu tabel dengan tabel yang lainnya, yang berfungsi untuk mengatur operasi suatu database. Hubungan yang dapat dibentuk dapat mencakupi 3 (tiga) macam hubungan yaitu ;
a.One-To-One (1 – 1)
Mempunyai pengertian “Setiap baris data pada tabel pertama dihubungkan hanya ke satu baris data pada tabel ke dua”.
b. One-To-Many (1 – )
Mempunyai pengertian “Setiap baris data dari tabel pertama dapat dihubungkan ke satu baris atau lebih data pada tabel ke dua “.
BAB. III
PROFIL PERUSAHAAN
1.1. Tinjauan Umum Perusahaan
Profil Perusahaan
Chillight adalah salah satu perusahaan distro didirikan pada tahun 1998 yang bergerak
dibidang industri pakaian kaos dan aksesoris, pada mulanya perusahaan ini dikelola
dalam skala kecil, yang bertempat di konter-konter ukuran 2x3 m, namun sejak tahun
2000 mulai melakukan pengembangan usahanya, setelah Chillight mempunyai konsep
baru yaitu BioRock, artinya Bio itu Hidup , Rock itu lebih bergaya jadi pola desain
Lebih Bergaya Hidup. Pada tahun 2004, Chillight sudah menghasilan 1500 desain hasil
rancangan sendiri dan sejajar dengan Factory Outlet yang bonafit seperti Summit dan
lainnya dan menguasai pangsa pasar di wilayah bandung tengah.
Dengan berlatar belakang manajemen praktis dengan strategi pasar yang jitu di tahun
2010, ChilLight sudah mempunyai 4 Toko di bandung tengah dan 1 Toko di Bandung
Utara, dan Juga Toko2 yang beredar di luar Kota Bandung., dan rata-rata pertumbuhan
laba setiap tahunnya 30% lebih. Segmentasi pasar, perusahaan ChilLight lebih berfokus
pada kalangan Remaja dan Dewasa sesuai dengan konsepnya yang lebih familiar dan
tendy dimata masyarakat pada umumnya.
Didalam pengembangan salah satu usahanya, ChilLight melakukan penerapan Sistem
Purnal Jual yang lebih Efektif dan didukung oleh Teknologi Komputer, yaitu semua
produk-produk yang baru bisa dilihat di situ dengan alamat website :
www.chillight.com. Dengan harapan masyarakat luas bisa mengetahui pilihan
Visi : “Menjadikan ChilLight yang Maju, Mandiri dan Profesional didalam
menjalankan usahanya di bidang Industri Pakaian dan menjadi product image untuk
kalangan remaja dan dewasa.
Misi :
1. Selalu berperan aktif dalam Peningkatan Pasar Konsumen.
2. Sebagai Usaha yang Mandiri dalam menghadapi persaingan Global.
3. Membuat rancangan desain yang unik, artinya mempunyai ciri / karakter dengan pola
desain yang lebih Modis dan memperhatikan batas-batas norma agama.
4. Rancangan desain lebih bersifat hidup, sesuai dengan brand yang di keluarkan,
seperti Biorock, artinya Bio Itu Hidup , Rock itu lebih bergaya. Jadi Pola Desain
Bergaya Hidup.
Tujuan : ”Memajukan dan Mensejahterakan Perajin Industri Kaos pada khususnya dan
masyarakat pada umumnya, serta ikut membangun tatanan perekonomian Nasional
dalam rangka mewujudkan masyarakat yang maju, adil dan makmur”.
1.2. Struktur Organisasi
a. Pengertian Arti Definisai Struktur Organisasi
Struktur Organisasi adalah suatu susunan dan hubungan antara tiap bagian serta
posisi yang ada pada suatu organisasi atau perusahaan dalam menjalankan kegiatan
operasional untuk mencapai tujuan. Struktur Organisasi menggambarkan dengan
jelas pemisahan kegiatan pekerjaan antara yang satu dengan yang lain dan
bagaimana hubungan aktivitas dan fungsi dibatasi. Dalam struktur organisasi yang
baik harus menjelaskan hubungan wewenang siapa melapor kepada siapa.
b. 4 Elemen Struktur Organisasi
1. Adanya spesialisasi kegiatan kerja
2. Adanya standardisasi kegiatan kerja
3. Adanya koordinasi kegiatan kerja
4. Besaran seluruh organisasi.
Berikut ini adalah struktur organisasi yang ada pada perusahaan Chillight :
Sumber : Perusahaan Chillight, 2010
Gambar 3.1. Struktur Organisasi Perusahaan Chillight
Sebuah perusahaan untuk melaksakan salah satu strategi perusahaan di bidang
marketing adalah bagaimana produk-produk terbaru bisa lebih informatif di mata
masyarakat, konsumen pada umumnya mendatangi langsung ke tempat distributor, dan
itu hal yang biasa terjadi, artinya konsumen bisa langsung memilih produk-produk yang
diinginkan sesuai dengan selera, Namun seiring dengan perkembangan teknologi yang
sangat pesat dibidang penyedia jasa layanan internet memunculkan banyak persaingan
dalam dunia pemasaran di perusahaan. Salah satunya yaitu, mendirikan ISP (Internet
Service Provider). Pada divisi atau bagian ini saya berada pada posisi sebagai EDP.
karena informasi Standar Operasional Prosedur yang dibuat ini akan lebih membuat
tersebut adalah suatu pemecahan masalah bagi perusahaan unutuk meningkatkan
profitnya, karena dengan fasilitas ini kita dapat menghasilkan sebuah informasi Standar
Operasional Prosedur yang berfungsi sebagai media alat ukur untuk pengolahan dan
penyimpanan data.
1.3. Deskripsi Kerja
Deskripsi pekerjaan adalah suatu pernyataan tertulis tentang apa yang dilakukan oleh
pemegang jabatan, bagaimana melakukannya, dan dalam kondisi seperti apa jabatan
tersebut dilaksanakan. Informasi ini pada gilirannya akan digunakan untuk menulis
spesifikasi jabatan, yaitu daftar pengetahuan, kemampuan, dan keahlian yang
dibutuhkan untuk melaksanakan jabatan secara memuaskan.
Berikut ini adalah keterangan dari semua divisi atau bagian yang bertugas dan
bertanggung jawab terhadap semua yang ada pada perusahaan Chillight.
a. Direktur Utama adalah pemilik dan yang mendirikan perusahaan.
b. Branch Manager adalah pimpinan perusahaan yang bertugas mengatur dan
bertanggung jawab terhadap perusahaan.
c. Kepala Bagian Keuangan adalah kepala bagian yang mengurus semua keuangan
perusahaan.
d. Entry Data Purchase adalah seseorang yang bertugas pada bagian operator dan
bertugas untuk memasukan data-data perusahaan.
e. Sekretaris adalah adalah seseorang yang membantu seorang pemimpin atau badan
pimpinan atau perusahaan, terutama untuk penyelenggaraan kegiatan administratif
yang akan menunjang kegiatan manajerial seorang pemimpin atau kegiatan
f. Kepala Produksi adalah kepala bagian yang mengatur dan bertanggung jawab
terhadap semua kegiatan produksi, mengawasi proses produksi dan mengatur semua
pengadaan produk di perusahaan.
g. Karyawan Produksi adalah seseorang yang bertugas dan bertanggung jawab pada
bagian produksi dan membuat semua produk perusahaan.
h. Kepala Toko adalah kepala bagian yang mengatur toko dan bertanggung jawab dan
membuat strategi penjualan terhadap kegiatan marketing toko, supaya semua
produksi dapat terjual dan menjadi profit bagi perusahaan.
i. Kasir adalah seseorang yang bertanggung jawab untuk memasukan semua data-data
penjualan produk perusahaan.
j. Sales Promotion Girl adalah seseorang yang bertugas untuk mempromosikan suatu
produk dan melayani semua konsumen perusahaan.
k. Stocker adalah seseorang yang bertugas dan bertanggung jawab untuk mengatur
semua pengadaan barang pada gudang perusahaan.
l. Management Information System adalah Kepala bagian yang bertanggung jawab
mengumpulkan dan mengolah data untuk menghasilkan informasi yang berguna
untuk semua tingkatan management di dalam kegiatan perencanaan dan
pengendalian Perusahaan, yang menyediakan dan mengatur informasi untuk semua
sistem informasi manajemen.
m. Client Server adalah seseorang yang bertugas dan bertanggung jawab untuk
membuat semua sistem informasi perusahaan sehingga semua data perusahaan
dibuat kedalam sebuah aplikasi program yang berbasis data base client server.
n. Web Design adalah seseorang yang bertugas dan bertanggung jawab untuk
berbentuk website sehingga berfungsi sebagai media komunikasi antar konsumen
dan perusahaan.
BAB IV
ANALISIS PRAKTEK KERJA LAPANGAN
4.1. Analisis Sistem Yang Berjalan
Analisis Sistem yang berjalan pada perusahaan Chillight adalah masih berupa standar
karena pengolahan data yang dilakukan adalah antara petugas operator hanya biasa
saja dan belum terperinci. Dan informasi Standar Operasional Prosedur belum
merambah hingga pemanfaatan teknologi internet seperti website dengan
memanfaatkan Internet Service Provider.
4.1.1. Analisis Dokumen
Analisis Dokumen merupakan penjelasan mengenai dokumen-dokumen yang
digunakan dalam sistem informasi perusahaan Chillight.
Dalam analisis dokumen akan menjelaskan hal-hal berikut:
a. Nama Dokumen: Untuk menjelaskan nama dokumen tersebut.
b. Fungsi: Untuk menjelaskan kegunaan informasi yang digunakan.
c. Sumber: Asal dokumen.
d. Distribusi: Menjelaskan ke proses apa atau kebagian mana informaasi itu
mengalir. Serta Rangkap: Jumlah salinan dokumen
e. Bentuk: Dokumen yang digunakan dalam bentuk apa.
4.1.2. Analisis Prosedur yang sedang Berjalan
Analisis prosedur yang sedang berjalan pada perushaan Chillight adalah Sistem saat
ini yang sedang berjalan antara lain adalah perusahaan Chillight pada bagian
konsumen, yaitu petugas operator hanya berhubungan langsung dengan Kepala toko.
Pada divisi/bagian EDP, dan Kepala Toko, dimana para pegawai perusahaan
Chillight yang berperan mempunyai tugas dan hak di dalam sistem penjualan, yaitu:
Kategori
2. Mengolah data barang
3. Menyimpamn data barang
Menambah,
mengubah dan
menghapus
Kepala Toko
1. Menerima catatan persediaan
barang
2. Menerima laporan transaksi
penjualan obat/alkes
EDP Kepala Toko
Sumber : Perusahaan Chillight, 2010
Gambar 4.1. Flow Map pada perusahaan Chillight
Keterangan
1. Mulai
2. Petugas EDP memeriksa persediaan barang
3. Petugas EDP mengolah data barang
4. Petugas EDP emnyimpan dat barang
5. Kepala kantor menerima data persediaan barang
6. Kepala toko merima laporan data barang
4.1.2.2. Diagram Konteks
Berikut ini adalah diagram kontek yang ada pada perusahaan Chillight :
1. Cafture Gambar
Proses pengambilan gambar
Proses penyusunan gambar dan pemberian barcode
2. Maintenance Server
Proses backup data otomatis
Copy data ke hardisk
3. Data Entry dan Mutasi Barang
Proses entri data yang di barcode menggunkan program aplikasi
Data yang sudah di rekam di link ke dalam record data barang
Sumber : Perusahaan Chillight, 2010
Gambar 4.2. Diagram Konteks pada perusahaan Chillight
Keterangan :
Beberapa kemungkinan (data) yang diberikan pembeli kepada kasir adalah :
1. Cafture gambar : Petugas EDP mengolag SOP capture gambar dan langsung
diberikan ke Web Design
EDP Cafture
Gambar
Web Design
EDP Server
2. Maintenance Server : Petugas EDP membackup data secara otomatis dan di
copy ke dalam hardisk.
3. Data Entry dan Mutasi Barang : Petugas EDP memberikan kode barang dengan
menggunakan program aplikasi kemudian di link kedalam record data barang.
4.1.2.3. Data Flow Diagram
Berikut ini adalah Data flow Diagram yang ada pada perusahaan Chillight :
Gambar 4.3. DFD pada perusahaan Chillight
Keterangan :
Modul App :
Internal Sales Order (I/SO) ; Purchase Requesition (P/R) ; Purchase Order (P/O) ;
Order Confirmation (C/O) Sales ; Purchase ; Accounr Receivable (A/R) ;
Account Payable (A/P) ; Cash & Bank ; General Ledger (G/L)
Retur & Discount Faktur Jual (Rtr/Ds F/JL) ; Retur & Discount Faktur Beli (Rtr/Ds
F/BL) ; Pay Roll ; Fixed Asset Kontra Bon
Kode Bagan :
Stc=Stock; SJ/C=Surat Jalan Ke Customer; SJ/V=Surat Jalan dari Vendor ; NB
KB=Nomor Bukti Keluar Barang
Ppn K = Ppn Keluaran dari Faktur Jual ; Ppn M = Ppn Masukan dari Vendor ; Lap
Rek = Laporan Rekonsiliasi. Lap.Ppn = Laporan Ppn; Hpp = Harga Pokok
Penjualan; Cust = Customer; Dist=Distributor;F Mak=Full Maklun
F Prod = Full Produksi ; S Mak = Semi Maklun ; Gdng = Gudang ; F/O Factory
Outlet= Alur Sistem ;= OutPut ;= Jurnal Entry ;= Korelasi ;= Konektor
Hitung Selisih Pajak artinya Pph yang Kurang Dibayar Pph Ps 29 atau Pph yang
4.1.3. Evaluasi Sistem yang berjalan
Evaluasi Sistem yang berjalan pada perusahaan Chillight terutama mengenai strategi
Sistem informasi Standar Operasional Prosedur adalah masih banayak kekurangan,
karena masih bersifat pada umumnya, yaitu transaksi yang dilakukan adalah antara
Petugas operator hanya berhubungan langsung dengan Kepala toko. Dan sistem SOP,
promosi dan informasi perusahaan Chillight belum merambah hingga pemanfaatan
teknologi internet seperti website dengan memanfaatkan Internet Service Provider.
4.2. Usulan Perancangan Sistem
Pada era teknologi seperti ini sebetulnya kita dapat memanfaatkan media teknologi
seperti internet untuk membantu memasarkan produk yang kita jual agar dapat
langsung sampai kepada konsumen. Karena dengan memanfaatkan media elektonik
dan internet kita dapat lebih praktis memanfaatkan waktu secara lebih efisien serta
lebih menghemat biaya dibandingkan harus terjun secara langsung mencari konsumen
atau pun dengan mengunakan media cetak.
Dari permasalahan diatas maka penulis menganggap perlu merancang suatu Sistem
Informasi yang berbasis SOP sehingga bisa menangani permasalahan- permasalahan
tersebut. Terutama berhubungan dengan pengolahan data suatu produk agar dapat
sampai kepada konsumen dengan media internet. Karena pada umumnya sebuah
perusahaan untuk melaksakan salah satu strategi perusahaan di bidang Sistem
informasi standar operasional prosedur, adalah bagaimana produk-produk terbaru bisa
lebih informatif di mata masyarakat, konsumen pada umumnya mendatangi langsung
ke tempat distributor, dan itu hal yang biasa terjadi, artinya konsumen bisa langsung
memilih produk-produk yang diinginkan sesuai dengan selera, Namun seiring dengan
memunculkan banyak persaingan dalam dunia pemasaran di perusahaan. Salah
satunya yaitu, mendirikan ISP (Internet Service Provider). Dengan fasilitas ini kita
dapat menghasilkan sebuah Sistem informasi standar operasional prosedur yang
berhubungan langsung denga Sistem Informasi berbasis Web yang berfungsi sebagai
media komunikasi antar Konsumen dan Perusahaan.
4.2.1. Tujuan Perancangan Sistem
Tujuan perancangan Sistem yaitu
1. Dapat memaksimalkan penggunaan komputer di perusahaan dalam semua
kegiatan khususnya kegiatan transaksi standar operasional prosedur.
2. Dapat memanfaatkan Sistem informasi standar operasional prosedur yang di
hubungkan langsung dengan teknologi internet yang saat ini sedang berkembang
yaitu Internet Service Provider.
3. Dapat membantu meningkatkan profit bagi perusahaan dan lebih mempersingkat
memperluas tentang produk perushaan Chillight yaitu dari segi kualitas barang,
sehingga proses transaksi penjualan lebih efisien dan efektif.
4.2.2. Perancangan Prosedur yang Diusulkan
Perancangan Prosedur yang diusulkan dapat menghasilkan sebuah Sistem Informasi
berbasis Web yang berfungsi sebagai :
1. Cafture gambar adalah Setiap produk baru akan dibuatkankode baranngnya untuk
di input kedalam database master barang,prosedurnya adalah :
a) kode barangdengan menempelkan sticker yang berisi cetakan barcode
b) Barang yang sudah disusun menurut kelompoknya sperti grop fashion dan
aksesoris satu per satu di berikan barang yang tealh diberikan barcode
tersebut di foto satu per satudengan menggunakn kamera digital atau
istilahnya cafture gambardimana data-data hasil cafture ini akan di jadikan
sebagai data pelengkap yang selanjutnya di input file image hasil foto di
rekam kedalam folder image yang ada pada komputer server.
c) b) barang yang telah di cafture di ufload ke website untuk di masukan
kedalam catalog produk di website yang telah online,tugas ini biasa di
lakukan oleh operator website,peralatan yang digunakan untuk
melkasanakan tugas ini adalah satu kamera digital dan piranty lunak Adobe
photoshope,dimana piranty luank ini untuk mengedit gambar dan
mengkompres file image hasil edit ke dalam ukuran lebih kecil.
2. Maintenance Server adalah Data-data transaksi perusahaan yang direkam ke
dalam database server harus selalu di backup secara otomatis oleh
system,sedangkan backup databasenya secar keseluruhan dilakukan secara manual
satu minggu sekali kemudian file backup ini disalin atau di copy ke media terpisah
kedalam eksternal hardisk.- Daftar Pertanyaan (questionaire )
3. Data Entry Master dan Mutasi barang Seperti biasanya barang-barang baru maka
akan dilakukan prosedur sebagai berikut :
a) meng entry barang-barang satu persatu yang tealh di baecode
4.2.2.1. Flow Map
Berikut ini adalah perancangan prosedur Flow Map yang diusulkan pada perusahaan
Chillight dan menjadi acuan pada perancangan Sistem Informasi berbasis Web
perusahaan Chillight :
EDP Design web Kepala toko
Keterangan :
1. Mulai.
2. Petugas EDP memeriksa persediaan barang yang akan di cafture.
3. Petugas EDP melakukan cafture gambar.
4. Petugas EDP mengolah data SOP.
5. Petugas EDP menyimpandata hasil SOP.
6. Petugas Web design menerima hasil SOP.
7. Keapal Toko mengkonfirmasi hasil SOP.
8. Kepala Toko menerima laporan hasil SOP.
9. Selesai
4.2.2.2. Diagram Konteks
Berikut ini adalah perancangan Diagram Konteks yang diusulkan pada perusahaan
Chillight dan menjadi acuan pada perancangan Sistem Informasi marketing berbasis
Web pada perusahaan Chillight :
Gambar 4. 6. Diagram Konteks yang disarankan pada perusahaan Chillight.
Keterangan :
1. Petugas EDP.
2. Barang yang akan yang akan diolah EDP.
3. EDP melekukan SOP cafture gambar
4. Petugas EDP memberikan kode barang yang sudah di SOP.
5. Bagian Web Design menerima cafture gambar.
6. Bagian Web Design meng ufload ke cafture gambar ke internet.
7. Pihak Perusahan menerima laporan hasil
4.2.2.3. Data Flow Diagram
Berikut ini adalah perancangan Data Flow Diagram level Nol atau Zero yang
diusulkan pada perusahaan Chillight dan menjadi acuan pada perancangan Sistem
Informasi berbasis Web pada perusahaan Chillight :
Keterangan
1. Petugas EDP akan mengecek keberadaan barang (stock) yang akan di cafture .
2. Petugas EDP mengerjakan tugas SOP nya.
3. Petugas EDP Menyimpan data SOP nya
4. Kemudain data di berikan ke Web Design
5. Pihak Perusahaan meberima laporan.
4.2.3. Evaluasi terhadap sistem yang di Usulkan atau dirancang
Sebetulnya kita dapat memanfaatkan media teknologi seperti internet untuk
membantu memasarkan produk yang kita jual agar dapat langsung sampai kepada
konsumen. Karena dengan memanfaatkan media internet kita dapat lebih praktis
memanfaatkan waktu secara lebih efisien serta lebih menghemat biaya dibandingkan
harus terjun secara langsung mencari konsumen atau pun dengan mengunakan media
cetak. Dari permasalahan diatas maka penulis menganggap perlu merancang suatu
Sistem Informasi yang berbasis Sistem Informasi berbasis SOP sehingga bisa
menangani permasalahan- permasalahan tersebut. Terutama berhubungan dengan
pemasaran suatu produk agar dapat sampai kepada konsumen dengan media internet.
Karena pada umumnya sebuah perusahaan untuk melaksakan salah satu strategi
perusahaan di bidang marketing, adalah bagaimana produk-produk terbaru bisa lebih
informatif di mata masyarakat, konsumen pada umumnya mendatangi langsung ke
tempat distributor, dan itu hal yang biasa terjadi, artinya konsumen bisa langsung
memilih produk-produk yang diinginkan sesuai dengan selera, Konsumen yang
tempat tinggalnya jauh dari distro-distri Chillight dan Biorock, terutama dari luar
pulau Jawa akan mengalami kesulitan untuk mendapatkan produk-produk tersebut,
karena hingga saat ini distro tersebut hanya berada di wilayah kota Bandung saja.
jasa layanan internet memunculkan banyak persaingan dalam dunia pemasaran di
perusahaan. Salah satunya yaitu, mendirikan ISP (Internet Service Provider). Dengan
fasilitas ini kita dapat menghasilkan sebuah Sistem Informasi Standar Opersaional
Prosedur dengan dihubunngkan lansung dengan Website yang berfungsi sebagai
Sistem Informasi Standar Operasional Prosedur Perusahaan Chillight
Laporan Praktek Kerja Lapangan
Diajukan untuk memenuhi syarat matakuliah Praktek Kerja Lapangan Program strata satu Jurusan Manajemen Informatika
Oleh :
Muhamad Bagus Safi’i NIM. 10507903
JURUSAN MANAJEMEN INFORMATIKA
FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER
UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA
BANDUNG
i
Daftar Isi
LEMBAR JUDUL
LEMBAR PENGESAHAN
KATA PENGANTAR i
DAFTAR ISI ii
DAFTAR TABEL DAFTAR GAMBAR DAFTAR TABEL DAFTAR SIMBOL DAFTAR LAMPIRAN
BAB I PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang Praktek Kerja Lapangan 1
1.2. Identifikasi dan Rumusan Masalah 2
1.3. Maksud dan Tujuan Praktek Kerja Lapangan 4
1.4. Metode Pengembangan Sistem 4
1.5. Batasan masalah 5
1.6. Lokasi dan Waktu Praktek Kerja Lapangan 5
BAB II LANDASAN TEORI
2.1.Pengertian Sistem 7
2.1.1.Elemen Sistem 8
ii
2.1.3.Klasifikasi Sistem 14
2.2. Pengertian Informasi 15
2.3. Pengertian Sistem Informasi 16
2.4. Metode Pendekatan dan Pengembangan Sistem 17
2.4.1. Metode Pendekatan Sistem 17
2.4.2. Metode Pengembangan Sistem 18
2.4.3. Metode Alat Bantu Analisis 21
1) Flow Map 21
3.1. Tinjauan Umum Perusahaan 28
3.2. Struktur Organisasi Perusahaan 30
3.3. Deskripsi Kerja 32
BAB IV ANALISIS PRAKTEK KERJA LAPANGAN
4.1. Analisis Sistem Yang Berjalan 35
4.1.1. Analisis Dokumen 35
4.1.2. Analisis Prosedur yang sedang Berjalan 36
4.1.2.1. Flow Map 37
4.1.2.2. Diagram Konteks 38
iii
4.1.3. Evaluasi Sistem yang berjalan 42
4.2. Usulan Perancangan Sistem 42
4.2.1. Tujuan Perancangan Sistem 43
4.2.2. Perancangan Prosedur yang Diusulkan 44
4.2.2.1. Flow Map 46
4.2.2.2. Diagram Konteks 48
4.2.2.3. Data Flow Diagram 49
4.2.3.Evaluasi terhadap sistem yang di Usulkan/dirancang 50
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN 52
Gambar 3.1.1 Sturktur Organisasi Perusahaan Chillight 31
iv
Chililght 48
Gambar 4.2.2.3 DFD Level Nol/Zero Yang Disrankan Pada Perusahaan
KATA PENGANTAR
Bismillah hirrohmanirrohiim
Alhamdulillah dengan memanjatkan puji syukur kehadirat Allah SWT, penyusun dapat
menyelesaikan laporan praktek kerja lapangan ini. Laporan praktek kerja lapangan ini
disusun dan diajukan untuk memenuhi persyaratan kelulusan pada mata kuliah praktek kerja
lapangan semester enam di jurusan Manajemen Informatika Universitas Komputer Indonesia,
Bandung. Penyusun menyadari bahwa dalam menyusun laporan praktek kerja lapangan ini
adalah berkat bimbingan berbagai pihak. Dengan ini penyusun ingin menyampaikan rasa
terima kasih yang sebesar-besarnya kepada :
1. Orang tua yang telah memberi semangat dan dukungan serta doa restu hingga
terselesaikannya penulisan laporan ini.
2. Bapak Dadang Munandar, S.E., M.Si. selaku Ketua Jurusan Teknik Informatika.
3. Ibu Novrini Hasti, S.Si., M.T selaku Koordinator Kerja Praktek.
4. Bapak Wahyu Nurwijaya WK, selaku dosen pembimbing.
5. Bapak Sutrisna selaku pembimbing kami dari Perusahaan Chillight
6. Sahabat-sahabat Jurusan Manajemen Informatika angkatan 2007 khususnya keluarga
besar MI-17/K.
7. Serta semua pihak yang telah membantu.
Penyusun berharap semoga buku ini dapat bermanfaat bagi penyusun pada khususnya dan
bagi pihak-pihak yang memerlukan pada umumnya.
Bandung, 9 Oktober 2010
