TA : Rancang Bangun Aplikasi Manajemen Surat Berbasis Web pada Perusahaan Daerah Pasar Surya.

(1)

PASAR SURYA

Oleh :

Nama : Rahmat Iwan Setiawan NIM : 09.41010.0121

Program : S1 (Strata Satu) Jurusan : Sistem Informasi

SEKOLAH TINGGI

MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER SURABAYA

(2)

vii ABSTRAK

Perusahaan Daerah Pasar Surya (PDPS) merupakan perusahaan yang bergerak dibidang pelayanan masyarakat dalam rangka pemenuhan tempat, sarana, dan prasarana pasar tradisional di Kota Surabaya. Adapun tugas dan tanggung jawab bagian tata usaha berdasarkan peraturan SOP/TTU/01. Berdasarkan tiga fungsi dari SOP/TTU/01, didalamnya terdapat proses-proses yang saat ini mengalami kesulitan dalam menjalankannya. Hal ini disebabkan karena tidak adanya sistem (aplikasi) yang dapat membantu kinerja petugas bagian tata usaha. Kesulitan tersebut terletak pada proses penyimpanan, pencarian, penyusutan, distribusi, dan pemberian kode nomor.

Rancang bangun aplikasi manajemen surat berbasis web pada PDPS merupakan aplikasi yang dibutuhkan bagian tata usaha dalam melakukan pengelolaan surat. Dengan adanya aplikasi manajemen surat berbasis web dapat membantu pekerjaan sub bagian tata usaha dari penerimaan surat masuk sampai mengirimkan surat keluar.

(3)

(4)

(5)

(6)

(7)

(8)

(9)

(10)

(11)

(12)

(13)

(14)

(15)

(16)

(17)

7 BAB II

LANDASAN TEORI

2.1 Aplikasi

“Aplikasi adalah kumpulan perintah program yang dibuat untuk

melakukan pekerjaan-pekerjaan tertentu” (Herayudi, 2009 : 143).

“Aplikasi adalah satu unit perangkat lunak yang dibuat untuk melayani

kebutuhan akan beberapa aktivitas seperti sistem perniagaan, permainan, pelayanan masyarakat, periklanan, atau semua proses yang hampir manusia

lakukan” (Pramana, 2005 : 19).

2.2 Tata Usaha

Menurut Haryadi (2009:99) tata usaha adalah suatu aturan atau peraturan yang terdapat pada proses penyelenggaran kerja. Sedangkan menurut Gie (2000:16) tata usaha yaitu segenap rangkaian aktivitas menghimpun, mencatat, mengolah, mengganda, mengirim dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam setiap organisasi. Berikut penjelasan dari pola tersebut diantaranya:

a. Menghimpun adalah kegiatan-kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan dimana-mana sehingga siap untuk digunakan bilamana diperlukan.

(18)

c. Mengolah adalah kegiatan mengerjakan keterangan-keterangan dengan maksud menyajikannya dalam bentuk yang lebih berguna.

d. Mengganda adalah kegiatan memperbanyak dengan sebagai cara dan alat sebanyak jumlah yang diperlukan.

e. Mengirim adalah kegiatan menyampaikan dengan berbagai cara dan alat dari satu pihak kepada pihak lain.

f. Menyimpan adalah kegiatan menaruh dengan berbagai cara dan alat di tempat tertentu yang aman

2.3 Kegiatan Tata Usaha

Menurut aturan yang ada pada standar operation prosedur (SOP/TTU/01) kegiatan sub bagian tata usaha memiliki tujuan bahwa proses administrasi surat-menyurat meliputi penerimaan surat masuk dari internal dan eksternal, mendata, mendistribusikan, sampai dengan mengarsipkan dan mengirim surat keluar.

Mengenai pelaksanaan kerja tata usaha yang bersifat dasar dan merupakan rincian tata usaha dapat dibagi menjadi 8 operasi. Adapun kedelapan rincian operasi tersebut dikemukakan oleh Geogffrey Mills dan Oliver Standingford (Gie, 2000:17-18) sebagai berikut:

a. Menulis (membuat warkat asli) / membaca

b. Menyalin (termasuk menempel, memperbanyak, dan melubangi kartu) c. Menghitung (manambah, mengurangi, mengalikan, membagi)

d. Membandingkan

e. Memilah (menggolongkan atau menyatukan) f. Menyimpan dan menyusun indeks

(19)

2.4 Peranan Tata Usaha

Menurut Gie (2000:20) berpendapat bahwa tata usaha memiliki peranan pokok diantaranya:

a. Melayani pelaksanaan sesuatu pekerjaan operatif dengan menyediakan berbagai keterangan yang diperlukan, keterangan-keterangan itu memudahkan tercapainya tujuan yang diinginkan atau memungkinkan penyelesaian pekerjaan operatif yang bersangkutan secara lebih baik.

b. Menyediakan keterangan-keterangan bagi pucuk pimpinan organisasi untuk membuat keputusan atau melakukan tindakan yang tepat. Dalam hal ini dilakukan pengumpulan, penyediaan, penyajian keterangan-keterangan (data dan informasi) bagi pimpinan guna mengambil keputusan. Dan tugas-tugas penyediaan data dan informasi tersebut terletak pada ketatausahaan.

c. Melancarkan kehidupan dan perkembangan sesuatu organisasi sebagai suatu keseluruhan. Kelancaran pelaksanaan tugas organisasi dan perkembangannya tidak semata-mata tergantung pada kemampuan manajemen, tetapi sangat dipengaruhi oleh kegiatan di bidang lain seperti kegiatan ketatausahaan karena fungsinya yang sebagai pusat ingatan dan sumber dokumen.

2.5 Tata Naskah

(20)

administrasi umum meliputi tata naskah dinas, penamaan lembaga, singkatan dan akronim, kearsipan, serta tata ruang perkantoran.

Tata naskah dinas sebagai salah satu unsur administrasi umum meliputi, antara lain, pengaturan tentang jenis dan penyusunan naskah dinas, penggunaan lambang negara, logo dan cap dinas, penggunaan bahasa Indonesia yang baik dan benar, pengurusan naskah dinas korespondensi, kewenangan, perubahan, pencabutan, pembatalan produk hukum, dan ralat.

2.6 Maksud dan Tujuan

Adapun maksud dan tujuan dari adanya tata naskah didalam perusahaan sebagai berikut:

a. Maksud

Pedoman Tata Naskah Dinas Instansi Pemerintah dimaksudkan sebagai acuan penyelenggaraan tata naskah dinas pada instansi pemerintah.

b. Tujuan

Pedoman Tata Naskah Dinas Instansi Pemerintah bertujuan menciptakan kelancaran komunikasi tulis yang efektif dan efisien dalam penyelenggaraan pemerintahan.

2.7 Asas

(21)

1. Efektif dan Efisien

Penyelenggaraan tata naskah perlu dilakukan secara efektif dan efisien dalam penulisan, penggunaan ruang atau lembar naskah dinas, spesifikasi informasi, serta dalam penggunaan bahasa indonesia yang baik, benar, dan lugas.

2. Pembakuan

Naskah dinas diproses dan disusun menurut tata cara dan bentuk yang telah dibakukan.

3. Pertanggung jawaban

Penyelenggaraan tata naskah dinas dapat dipertanggung jawabkan dari segi isi, format, prosedur, kewenangan, dan keabsahan.

4. Keterkaitan

Kegiatan penyelenggaraan tata naskah dinas dilakukan dalam satu kesatuan sistem administrasi umum.

5. Kecepatan dan Ketepatan

Naskah dinas harus dapat diselesaikan secara cepat, tepat waktu, dan tepat sasaran dalam redaksional, prosedural, dan distribusi.

6. Keamanan

Tata naskah dinas harus aman dalam penyusunan, klasifikasi, penyampaian kepada yang berhak, pemberkasan, kearsipan, dan distribusi.

(22)

1. Asas perencanaan

Merencanakan berarti menggambarkan dimuka mengenai tindakan yang akan dilakukan dalam rangka mencapai sesuatu tujuan.

2. Asas penyederhanaan

Menyederhanakan berarti membuat suatu sistem yang sulit menjadi lebih mudah dan ringan.

3. Asas penghematan

Menghemat berarti mencegah pemakaian benda-benda secara berlebihan sehingga biaya pekerjaan yang bersangkutan.

4. Asas penghapusan

Menghapuskan berarti meniadakan langkah-langkah atau kegiatan dalam pelaksanaan suatu pekerjaan yang dianggap kurang perlu atau tidak berhubungan dengan hasil kerja yang ingin dicapai.

5. Asas penggabungan

Menggabungkan berarti mempersatukan pekerjaan-pekerjaan yang memiliki persamaan atau benda-benda yang mungkin dikerjakan sekaligus dalam satu langkah.

(23)

2.8 Jenis naskah perusahaan

Berdasarkan pada Peraturan Direksi PDPS Nomor 15 Tahun 2013 Tentang Pedoman Tata Naskah PDPS memiliki jenis naskah yang dibedakan menjadi 3 yaitu naskah perusahaan eksternal, naskah internal, dan naskah perusahaan umum. 1. Naskah Perusahaan Eksternal adalah naskah Perusahaan yang dikeluarkan perusahaan yang ditujukan untuk pihak luar PDPS. Naskah Perusahaan Ekternal antara lain :

a. Surat Umum

Surat yang dikeluarkan perusahaan kepada pihak luar perusahaan dan

stakeholder yang isinya adalah komunikasi, informasi, atau permintaan

atas suatu hal tertentu seperti : surat pemberitahuan, surat somasi, surat ucapan, surat udangan, surat pengantar, dan lain-lain.

b. Surat Perikatan

Surat yang berisi pengikatan Perusahaan dengan Pihak Luar isinya menyatakan persetujuan akan hal tertentu. Contohnya : Surat Perjanjian,

Memorandum of Understanding (MoU), Berita Acara Kesepakatan.

c. Surat kuasa

(24)

d. Surat keterangan

Merupakan surat perusahaan yang isinya menerangkan tentang sesuatu hal secara umum yang berkaitan dengan status kepegawaian atau kegiatan di dalam perusahaan.

e. Surat referensi

Salah satu bentuk surat perusahaan yang isinya memberikan keterangan yang sifatnya khusus atas pegawai/orang/badan usaha yang berisi penilaian mengenai bonafiditas, perilaku, kualifikasi kepada pihak luar PDPS. Dalam pemberian referensi ini, perusahaan tidak turut bertanggung jawab jika dibelakang hari timbul persoalan antara Pihak Luar denngan Pihak yang diberikan referensi.

2. Naskah Perusahaan Internal adalah naskah Perusahaan yang dikeluarkan oleh Pejabat bagian tertentu dalam PDPS yang ditujukan untuk pihak internal PDPS, naskah internal antara lain:

a. Surat Perintah Perjalanan Dinas adalah surat yang memuat perintah melakukan perjalanan dinas, yang ditujukan kepada seseorang pejabat/pegawai untuk melakukan tugas tertentu.

b. Surat Keterangan Perjalanan Dinas adalah surat yang memuat keterangan tentang perjalanan dinas Direktur Utama.

(25)

d. Surat Tugas adalah Surat yang dikeluarkan oleh Direksi PDPS, berisi penugasan dari terhadap pegawai dan memuat petunjuk apa yang harus dilakukan dalam penugasannya.

e. Lembar Disposisi adalah perintah tertulis dari Direksi PDPS kepada pejabat/pegawai atau perintah tertulis dari atasan kepada bawahan yang berada dalam satu unit kerjanya.

f. Memo Internal adalah komunikasi tertulis antar pejabat PDPS atau tingkat dibawahnya yang berkaitan dengan keperluan perusahaan.

g. Nota Dinas adalah komunikasi tertulis yang dikeluarkan dalam lingkungan PDPS, oleh pejabat kepada pejabat yang lebih tinggi yang membawahi unit kerjanya atau kepada direksi.

h. Berita Acara Serah Terima Jabatan (BASJ) adalah Surat yang berisi penyerahan tugas dan kewenangan dari pejabat lama kepada pejabat baru yang meneruskan tugas dan kewenangan yang baru.

i. Formulir adalah surat yang mempunyai bentuk dan format khusus yang menyertai suatu proses kegiatan/progam yang berjalan dalam PDPS. Pengaturan dan format formulr diatur secara khusus oleh unit kerja masing-masing.

3. Naskah Perusahaan Umum

(26)

a. Peraturan Direksi

Surat yang dibuat oleh direksi PDPS yang sifatnya mengatur segala kegiatan dan kepentingan perusahaan dan diperuntukan bagi pegawai/pemakai tempat usaha/pihak-pihak yang berkaitan dengan kegiatan perusahaan.

b. Surat Pengumuman

Surat yang dibuat oleh direksi/pejabat PDPS yang mempunyai kewenangan, yang bertujuan mengumumkan hal-hal tertentu kepada pegawai/pemakai tempat usaha/khalayak lainnya.

c. Surat Pengantar

Surat perusahaan yang intinya adalah mengantarkan sesuatu (dokumen, barang/lainnya) dari pihak Perusahaan PDPS ke internal/eksternal.

d. Notulen Rapat

Notulen Rapat adalah laporan mengenai jalannya sesuatu pertemuan baik antar internal maupun pihak internal dengan pihak eksternal yang disusun secara teratur sehingga mengikat sebagai dokumen resmi dari kejadian/peristiwa yang disebut di dalamnya.

2.9 Penandatangan Naskah Perusahaan

Adapun aturan penandatangan naskah yang terdapat pada PD. Pasar Surya sebagai berikut:

1. Penandatangan naskah adalah Direksi/Pejabat dalam PDPS yang mempunyai kewenangan untuk menandatangani suatu naskah perusahaan.

(27)

rendah dalam unit kerjanya, untuk mewakili menandatangani surat-surat yang dianggap penting dan mendesak, dan sudah

diupayakan dengan masimal direksi/pejabat yang berwenang tidak dapat menandatanganinya saat itu juga.

a. Pemakaian Atas Nama (a.n) hanya digunakan untuk surat umum (Naskah Perusahaan Ekternal).

b. Pemakaian Atas Nama (a.n) harus seijin direksi/pejabat PDPS yang berwenang.

c. Contoh Penulisan Atas Nama (a.n) sebagai berikut:

Gambar 2.1 Contoh Penandatanganan Surat

2.10 Penomoran Kode Surat

Berikut aturan penomoran kode surat pada PD. Pasar Surya yaitu :

1. Penandatangan naskah perusahaan adalah pengidentifikasian naskah perusahaan dengan metoda tertentu yang digunakan untuk mempermudah proses pengarsipan. Mengenai penomoran tiap-tiap naskah perusahaan diatur dalam lampiran 03.

2. Contoh penomoran sebagai berikut:

Gambar 2.2 Contoh Penomoran

PERUSAHAAN DAERAH PASAR SURYA a.n. Direktur Utama

(28)

3.Kode penandatanganan surat :

Tabel 2.1 Kode Penandatangan 01 : Direktur Utama dan

Direktur Bidang. 02 : Sekretaris Perusahaan. 03: Kasat SPI

04: Kasat Litbang. 05: Kabid Pengadaan.

06: Kabag Bangwat. 07: Kabag Pemasaran. 08: Kabag Bendahara. 09: Kasubag Hukum. 10: Kasubag TU.

11: Kasubag UP. 12: Kacab Selatan. 13: Kacab Timur. 14: Kacab Utara. 15: Kepala Unit Pasar

4. Kode jenis surat :

a. KEP : Keputusan f. KET : Surat Keterangan

b. SU : Surat Umum g. SPD : Surat Perjalanan Dinas c. SP : Surat Perikatan h. ND : Nota Dinas

d. SK : Surat Kuasa i. MI : Memo Internal e. PER : Peraturan

Untuk surat yang tidak diatur pengkodeannya maka dimasukkan kelompok kode SU ( surat umum), kecuali surat yang diatur.

2.11 Definisi Surat 2.11.1 Surat

(29)

pemberitahuan, keputusan, pertanyaan, pernyataan, permohonan, yang ditujukan kepada pihak lain.

Berikut macam-macam surat :

1. Surat terbuka adalah surat yang dapat dibuka oleh unit kearsipan.

2. Surat tertutup/rahasia adalah surat yang tidak dibenarkan untuk dibuka oleh petugas unit kearsipan dan harus disampaikan kepada alamat yang dituju dalam keadaan tertutup.

3. Surat penting adalah surat yang isinya bersifat mengikat serta memerlukan tindak lanjut yang berkenaan dengan kebijakan pimpinan. Jika surat ini terlambat atau hilang maka akan merugikan instansi.

4. Surat biasa adalah surat yang isinya tidak mengikat serta tidak memerlukan tindak lanjut.

2.11.2 Fungsi Surat

Kegiatan surat-menyurat masih diperlukan karena perusahaan akan memerlukan dokumen bagi setiap kegiatan bisnis dan dinas yang dilakukan. Catatan tertulis tidak akan pernah tergantikan oleh komunikasi lisan. Menurut Chrisyanti (2010:2) kegiatan surat-menyurat ini memiliki fungsi diantaranya: 1. Alat pengingat paling akurat, sebab dapat diartikan dan dapat dibaca kembali 2. Bukti hitam diatas putih, terutama surat perjanjian

3. Dokumen

4. Wakil atau duta dari penulisnya untuk pembaca 5. Pedoman kerja

(30)

Dari uraian fungsi diatas ada beberapa pendapat lain tentang fungsi surat. Pendapat ini dikemukakan oleh (Purwanto, 2007:3) diantaranya:

1. Menyampaikan pemberitahuan, permintaan, dan permohonan 2. Alat bukti atau dokumen tertulis

3. Alat pengingat 4. Bukti Sejarah 5. Pedoman Kerja 6. Media Promosi

Dengan demikian surat-menyurat dalam hal ini dianggap efektif bila pembaca surat itu dapat memahami sepenuhnya isi surat yang disampaikan dan memberikan respon sesuai yang dimaksudkan oleh penulis surat.

2.11.3 Konsep Manajemen Surat

Konsep manajemen surat merupakan kegiatan pengelolaan surat dari pencatatan dokumen surat hingga pengiriman dokumen surat. Adapun fungsi dari manajemen surat ini digunakan untuk menelusuri arsip dan tujuan arsip dapat ditemukan dengan cepat dan tepat (Nuraida,2008:73). Dengan pengelolaan dokumen yang terdiri dari surat, memo, maupun laporan dengan baik akan mempengaruhi proses koordinasi kinerja. Koordinasi kerja yang baik akan terjalin dari antar rekan kerja dibagian/divisi yang sama, atau antar bagian pada level organisasi yang berbeda.

(31)

pendataan (pencatatan dan pemberian baju surat), pendistribusian surat berupa pendisposisian maupun otorisasi, pengarsipan, dan penyusutan surat.

Termasuk administrasi konsep naskah dinas meliputi proses pengiriman konsep naskah dinas, penerimaan konsep naskah, pendataan (pencatatan kedalam buku konsep naskah dinas), pendistribusian konsep naskah, memonitor (mendorong percepatan otorisasi), pengarsipan, dan penyusutan konsep naskah dinas.

Fungsi administrasi surat keluar internal dan eksternal merupakan fungsi yang berguna untuk pengelolaan surat keluar. Adapun proses yang ada pada fungsi ini meliputi menerima surat jadi, pemberian kode nomor, memperbanyak surat, membubuhkan stempel dan alamat, serta mengarsip surat.

Fungsi pengiriman surat keluar merupakan fungsi pada tahap akhir. Fungsi ini bertujuan menyampaikan surat kepada penerima. Adapun proses yang terdapat pada fungsi ini meliputi menerima surat keluar, memasukkan surat dalam amplop surat, mencatat buku ekspedisi, menyusun daftar prioritas tujuan pengiriman, mengirimkan surat, membuat laporan, dan memeriksa kondisi kendaraan dinas.

Dari manajemen surat yang telah berlaku pada PDPS, terdapat beberapa teori konsep manajemen surat menurut Nuraida, (2008:74) proses-proses manajemen surat dapat dijelaskan sebagai berikut:

A. Prosedur Pengurusan Surat Masuk

(32)

berasal dari pihak ekstern maupun pihak intern perusahaan. Berikut kegiatan penanganan surat masuk menurut (Nuraida,2008:74) sebagai berikut:

A.1 Pengurusan Surat Di Unit Pengarsipan 1. Penerimaan Surat

a. Surat masuk yang diterima disortir terlebih dahulu kemudian dicatat dalam buku agenda surat masuk.

b. Bila menerima surat dari pos atau caraka maka harus memeriksa kebenaran alamat surat dan mengembalikan surat bila alamat yang tercantum salah.

c. Menggolongkan surat berdasarkan alamat yang dituju. d. Mengelompokkan surat terbuka dan tertutup

e. Membuka surat terbuka dan memeriksa kelengkapan surat.

f. Membubuhkan stempel tanggal dan waktu surat diterima dibelakang surat, ini berlaku untuk surat rahasia.

2. Pengarahan Surat

a. Mengarahkan surat kepada pimpinan perusahaan, bila berkaitan dengan kebijakan.

b. Mengarahkan surat langsung kepada unit pengolah, bila berkaitan dengan pekerjaan teknis operasional.

3. Penilaian Surat

Menentukan surat penting, surat rahasia, dan surat biasa. 4. Pencatatan Surat

(33)

lembar disposisi atau pengganti naskah dimasukkan ke dalam takah yang berkaitan dengan isi surat tersebut. Lembar pertama yang telah diajukan diambil dari lembar disposisi atau pengganti naskah dan disertakan pula surat masuk. Sebelum didistribusikan, surat yang dicatat pada peredaran naskah, atau dicatat pada sebuah surat yang terdiri dari kolom-kolom yang berisi no urut, no agenda, no takah, kepada pihak mana surat ditujukan, kepada pihak mana surat tersebut diteruskan dan waktu surat tersebut dikembalikan.

b. Mencatat surat penting pada kartu kendali yang dibuat dalam tiga rangkap warna yang berbeda, misalnya : putih (I), hijau (II), dan merah (III) atau disesuaikan dengan kebutuhan.

c. Mencatat surat biasa pada lembar pengantar yang dibuat dalam dua rangkap.

d. Mencatat surat rahasia pada lembar pengantar yang dibuat dalam dua rangkap.

5. Penyimpanan Surat

a. Surat masuk yang telah didistribusikan dan mendapatkan tanggapan dari pengolah, dikembalikan ke sekretaris dan dimasukkan ke dalam takah sesuai dengan kode klasifikasi arsip.

(34)

c. Setelah naskah atau surat tersebut ditanggapi kemudian dimasukkan kedalam takah sesuai kode klasifikasi arsip dan bila surat diperlukan suatu saat maka pencarian kembali surat yang beredar dapat dilihat dalam buku agenda masuk.

6. Penyampaian Surat a. Surat penting

1. Menahan kartu kendali pertama sebagai pangganti buku agenda.

2. Menyampaikan surat beserta kartu kendali kedua dan ketiga kepada tata usaha/unit pengolah.

3. Menerima kartu kendali kedua setelah diparaf sebagai tanda terima. b. Surat biasa

1. Menyampaikan surat beserta dua lembar pengantar kepada tata usaha. 2. Menerima lembar pengarahan kedua setelah diparaf sebagai tada

terima. c. Surat rahasia

1. Menyampaikan surat dalam keadaan tertutup beserta dua lembar pengantar kepada tata usaha.

2. Menerima lembar pengantar kedua setelah diparaf sebagai tanda terima.

A.2 Pengurusan Surat Di Unit Pengolah 1. Penerimaan Surat

a. Tata usaha menerima surat penting, surat biasa, dan surat rahasia.

(35)

c. Tata usaha menyimpan kartu kendali ketiga dan lembar pengantar pertama pada tempat masing-masing.

2. Penyampaian surat kepada pimpinan

a. Tata usaha melampirkan lembar disposisi untuk surat penting, surat biasa, dan surat rahasia masing-masing dibuat dalam dua rangkap.

b. Tata usaha menyampaikan surat-surat tersebut beserta lembar disposisi kepada pimpinan.

3. Penyampaian surat kepada pelaksana

a. Tata usaha menyampaikan surat yang telah didisposisi oleh pimpinan dalam dua rangkap kepada pelaksana.

b. Tata usaha mengambil lembar disposisi kedua setelah diaparaf pelaksana dan menyimpannya dalam tickler file menurut tanggal penyelesaian.

B. Prosedur Manajemen Pengurusan Surat Keluar

Surat keluar adalah surat yang dikirim oleh suatu perusahaan atau antar bagian dalam perusahaan tersebut, ditujukan kepada perusahaan lain atau ke bagian lain dalam perusahaan yang sama. Kegiatan penanganan surat keluar meliputi:

B.1 Pengurusan di tata usaha unit pengolah 1. Penyiapan konsep

(36)

2. Pengelompokan

Mengelompokkan surat-surat yang akan dikirim berdasarkan jenis surat yaitu surat penting, surat biasa, surat rahasia.

3. Pencatatan

a. Surat keluar dicatat dalam buku agenda surat keluar yang terdiri dari kolom-kolom: nomor agenda, tanggal surat, nomor surat, perihal, keterangan, dan tujuan surat tersebut.

b. Pemberian nomor dan tanggal dilakukan setelah pengetikan surat dilaksanakan dan setelah dibubuhi tanda tangan oleh pihak yang berwewenang dan surat tersebut siap untuk dikirim.

c. Pemberian nomor dan kode dilaksanakan menurut pola klasifikasi yang telah ditetapkan.

d. Mencatat surat penting pada kartu kendali (tiga rangkap).

e. Mencatat surat biasa dan surat rahasia pada lembar pengantar (dua rangkap).

4. Penyampaian / pengiriman

Pengiriman surat keluar dilaksanakan oleh bagian kurir atau ekspedisi. a. Penyampaian surat penting

1. Menyampaikan surat asli, pertinggal serta kartu kendali pertama dan kedua kepada unit pengarsipan.

2. Menerima dan menyampaikan pertinggal surat keluar setelah distempel tanggal dan jam pengiriman oleh unit kearsipan.

(37)

c. Menyampaikan surat biasa, pertinggal, dan lembar pengantar pertama dan kedua kepada unit kearsipan.

1. Menerima dan menyimpan pertinggal surat keluar setelah distempel tanggal dan jam pengirimannya oleh unit kearsipan.

2. Menyimpan lembar pengantar pertama. d. Penyampaian surat rahasia

1. Menyampaikan surat rahasia dalam keadaan tertutup dan menyampaikan lembar pengantar dan kedua kepada unit kearsipan. 2. Menyimpan lembar pengantar pertama.

3. Menyimpan kartu kendali pertama, kedua, dan lembar pengantar kedua.

B.2 Pengurusan surat keluar di unit keasrsipan 1. Penerimaan

a. Menerima dan memeriksa surat keluar, pertanggal, dan kelengkapan surat tersebut dari tata usaha pengolah.

b. Mengembalikan pertanggal surat setelah distempel dan mengembalikan lembar pengantar pertama kepada unit pengolah.

c. Menyimpan kartu kendali pertama (P), kedua (H), dan lembar pengantar kedua.

2. Pengiriman

(38)

b. Mengelompokkan surat-surat yang akan dikirim berdasarkan prioritas pengiriman (kilat khusus atau kliat biasa).

2.12 Pengarsipan

Pelaksanaan tata usaha pada perusahaan cukup membutuhkan penggunaan kertas dan peralatan tulis / kantor yang beraneka ragam. Kegiatan tata usaha merupakan kegiatan tulis menulis untuk mencatat berbagai informasi pada lembaran kertas, maka akan tercipta warkat / catatan tertulis. Jika pola isi tata usaha dilakukan lebih lanjut, maka tata usaha harus membuat arsip. Dasar hukum dari kegiatan pengarsipan ini telah diatur dalam Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971, Undang-Undang Republik Indonesia Nomer 43 Tahun 2009, dan didukung oleh Peraturan Direksi Perusahaan Daerah Pasar Surya Nomor 15 Tahun 2013.

Menurut Barthos (2003:1) mengemukakan bahwa arsip adalah setiap catatan tertulis baik dalam bentuk gambar ataupun bagan yang memuat keterangan-keterangan mengenai suatu subyek (pokok persoalan) ataupun peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya ingatan orang itu pula. Kemudian Gie (2000:118) menyimpulkan pengertian arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali.

(39)

pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara .(UU No.43 Tahun 2009 tentang Kearsipan).

2.13 Fungsi Arsip

Atas dasar pengertian arsip diatas maka arsip juga dapat dibedakan jenisnya. Berikut macam-macam fungsi arsip yang telah didefinisikan dalam Peraturan Direksi Perusahaan Daerah Pasar Surya nomer 15 Tahun 2013 tentang pengarsipan yaitu :

a. Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.

b. Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.

c. Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan / atau terus-menerus.

d. Arsip inaktif adalah arsip yang penggunaannya telah menurun.

e. Arsip statis adalah arsip yang tidak lagi dipergunakan di dalam fungsi-fungsi manajemen organisasi pencipta, tetapi dapat dimanfaatkan untuk kepentingan pendidikan dan penelitian atau sebagai bukti sejarah.

f. Arsip terjaga adalah arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan, dan keselamatannya.

(40)

h. Penyusutan Arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip inaktif dari unit kerja ke unit pengolah kearsipan dilingkungan PDPS.

2.14 Tata Cara Pengarsipan

“Tata cara pengarsipan dapat juga disebut dengan filling yang berarti

proses pengaturan dan penyimpanan bahan-bahan secara sistematis, sehingga bahan-bahan tersebut dengan mudah dan cepat dapat ditemukan kembali setiap

kali diperlukan” (Sutarto, 2003:43). Sistem filling diantaranya:

a. Sistem nomor, merupakan sistem filling yang tidak langsung, karena sebelum menentukan nomor-nomor yang diperlukan maka juru arsip harus membuat daftar kelompok masalah-masalah.

b. Sistem Kronologis, sistem ini digunakan filling surat-surat yang disusun menurut urutan tanggal dari datangnya surat tersebut.

2.15 Manajemen Arsip Elektronis

Komputerisasi dokumen dibangun berpacu pada suatu kertas yaitu data discan / dicopy disimpan dalam harddrive, indeks elektronik dapat memberikan informasi tentang dokumen seperti penulis, nomor, tanggal pembuatan. Data dapat ditampilkan, dicetak, dibagi, dan disimpan secara terkomputerisasi. Terdapat 4 komponen dasar dalam pemilihan sistem. (Munir, 2007:116-121).

1. Memindahkan dokumen

a. Scanning, memindai atau men-scan dokumen yang menghasilkan data

(41)

b. Conversion, merupakan proses mengubah dokumen word processing atau

spreadsheet menjadi data gambar permanen untuk disimpan kedalam

komputer. Tampilan ini disimpan sebagai kualitas arsip .tiff (Tagged

Image File Format) atau .pdf (Portable Document Format).

c. Importing, metode ini juga memindahkan data secara elektronik, seperti

dokumen, grafik, audio atau video kedalam komputer. 2. Menyimpan dokumen

Data yang telah dipindahkan kedalam sistem, sistem penyimpanan ini harus mendukung perubahan teknologi, peningkatan jumlah dokumen, serta mampu bertahan dalam waktu yang lama.

3. Mengindeks dokumen

Dokumen yang telah disimpan dalam kantor, agar dapat bermanfaat dokumen tersebut diberikan pelabelan, sortir, indeks, ditempat pada folder, dan dimasukkan dalam filling cabinet. Terdapat 3 metode dalam pengindeksan arsip elektronis.

a. Index field, metode ini harus memungkinkan dilakukannya perubahan oleh

pengguna untuk memodifikasi indek, misalnya tanggal dibuat, nomor surat, dan karakter lainnya.

b. Folder / file struktur, metode ini menyediakan visual dalam pencarian dokumen. File dapat ditemukan dengan mencari pada folder atau filling.

4. Mengontrol Akses

(42)

user interface) akan memungkinkan pen-scan-an, pengindeksan, maupun penemuan kembali suatu arsip.

b. Keamanan

Hal ini memungkinkan administrator sistem mengontrol folder dan dokumen apa yang bisa diakses, dilihat, dan dicopy bahkan diedit atau dihapus oleh seorang pengguna.

2.16 Rekayasa Web

Menurut Proboyekti (2008:1), rekayasa web adalah proses yang digunakan untuk menciptakan aplikasi yang berkualitas tinggi. Rekayasa web ini merupakan gabungan antara web publishing dan aktifitas perangkat lunak, karena desain sebuah aplikasi web menekankan pada desain grafis, desain informasi, teori

hypertext, desain sistem dan pemrograman.

2.17 Definisi dan Ciri Web

Menurut Simarmata(2010:110), aplikasi perangakat lunak web merupakan suatu aplikasi yang menggunakan infrastruktur web secara pelaksanaannya. Untuk dapat membangun aplikasi dengan basis web terdapat beberapa perangkat yang mendukung diantarnya:

a. Client, browser (user agent) yang dikontrol oleh pengguna untuk

mengoperasikan web.

b. Firewall, potongan perangkat lunak yang mengatur komunikasi jaringan tidak

aman seperti jaringan internet.

(43)

d. Web Server, potongan perangkat lunak yang mendukung berbagai protocol web seperti HTTP, HTTPS, dll.

e. Database Server, server ini digunakan untuk meyuplai data dalam bentuk

terstruktur seperti tabel.

Adapun ciri dari aplikasi perangkat lunak berbasis web dapat dijelaskan sebagai berikut:

a. Immediacy, Diperlukan segera untuk memenuhi ditayangkan, dipasarkan

dalam waktu singkat.

b. Security, Untuk melindungi isi yang sensitif dan menyediakan pengiriman

data yang aman, keamanan suatu WebApp harus diterapkan pada seluruh infrastruktur yang mendukung WebApp dan termasuk dalam WebApp sendiri.

c. Aesthetics, Daya tarik utama WebApp adalah tampilan dan keindahan. Jika

WebApp digunakan untuk memasarkan suatu produk maka sisi astetika harus

(44)

34 BAB III

ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM

Pada bab ini membahas tentang identifikasi permasalahan, analisis permasalahan, solusi permasalahan dan perancangan sistem dalam membangun aplikasi manajemen surat berbasis web pada Perusahaan Daerah Pasar Surya. Adapun teknik dalam pengumpulan data yaitu dengan cara wawancara dan observasi yang dilakukan di kantor pusat PD. Pasar Surya yang dapat dilihat pada lampiran 1. Dari proses pengumpulan data ini akan didapatkan proses identifikasi dan analisis permasalahan.

3.1 Identifikasi dan Analisis Permasalahan

Identifikasi permasalahan dilakukan setelah proses wawancara dan observasi. Dari proses mengumpulkan data tersebut maka didapatkan suatu titik temu dari permasalahan yang ada. Proses identifikasi dilakukan dengan cara menganalisis setiap proses bisnis dari sub bagian tata usaha dan mengacu pada standar operasional prosedur yang telah ada.

(45)

Dari proses pengumpulan data juga didapatkan beberapa dokumen mengenai aturan (rule) dan kebijakan (policy) stakeholder yang bersangkutan dengan sistem yang sudah ada saat ini. Adapun stakeholder yang bersangkutan yaitu pihak eksternal, internal (meliputi direksi, sekretaris, unit pasar, cabang, dan lain-lain), serta bagian tata usaha. Berikut merupakan aturan yang sudah ditetapkan didalam Peraturan Direksi PDPS Nomor 15 Tahun 2013 tentang tata naskah dapat dilihat pada Tabel 3.1.

Tabel 3.1 Aturan (Rule) Tata Naskah

Naskah Perusahaan Pihak Yang Bertanda Tangan A. Eksternal

1. Surat Umum Direktur Utama : Surat-surat keluar perusahaan yang berada dalam lingkup kerjanya

Paraf direktur bidang, sekper.

Direktur Bidang : Surat-surat keluar perusahaan yang berada dalam lingkup kerjanya, paraf sekprer. Sekretaris Perusahaan : Surat-surat keluar perusahaan yang berada dalam lingkup di bawah kewenangan direksi, paraf kasubag.

Kepala Cabang : Surat ke pedagang yang berada di lingkup kerjanya.

Kepala Unit : Surat ke pedagang yang berada di lingkup kerjanya.

2. Surat Perikatan Direktur Utama : semua perikatan yang menjadi kewenangannya.

Direktur Pembinaan Pedagang : kewenangannya. (*) perikatan karena proses pengadaan diatur sendiri dalam Peraturan Direksi tentang Pedoman Pengadaan Barang/jasa dan penghapusan.

3. Surat Kuasa Direktur Utama , paraf direktur bidang, sekper , kasubag hukum.

Direktur Bidang , paraf direktur bidang, sekper , Kasubag bidang (untuk kuasa yang berkaitan dengan wilayah kerja bidang), kasubag hukum.

(46)

Naskah Perusahaan Pihak Yang Bertanda Tangan Sekper, kasubag kepegawaian.

5. Surat referensi Direktur Utama, paraf direktur bidang, sekper. B. Internal

1. Keputusan Direksi Direktur Utama, paraf direktur bidang, sekper 2. Surat Tugas Direktur Utama paraf direktur bidang, sekper.

Direktur bidang paraf sekper. 3. Disposisi Direksi/pejabat minimal kasubag. 4. Memo Internal Pejabat bidang minimal kasubag 5. Surat Perintah

Perjalanan Dinas

Direktur Utama paraf direktur bidang, sekper.

6. Surat Keterangan Perjalanan Dinas

Direktur bidang, sekper.

7. Nota Dinas Pejabat bidang minimal kasubag C. Umum

1. Peraturan Direksi Direktur Utama paraf direktur bidang, sekper, kasubag hukum.

2. Pengumuman Direktur Utama paraf direktur bidang, sekper, kasubag hukum.

Direktur bidang paraf, sekper, kasubag hukum. 3. Surat Pengantar Pejabat bidang minimal kasubag

4. Notulen Rapat Paraf :Pihak yang Hadir dalam Rapat

3.1.1. Adminitrasi Surat Masuk Internal dan Eksternal

(47)

37

ADMINISTRASI SURAT MASUK DARI ITERNAL DAN EKTERNAL

INTERNAL / EKTERNAL BAG ADM MASUK KEPALA TATA USAHA SEKPER DIREKSI

Start

S. Perm dana keu S. lap hasil rapat S. perm non keu

S. lap pendp S. lainnya mencatat di

agenda internal

mencatat di agenda ekternal

Agenda internal Agenda

eksternal

Memberikan baju surat keterangan

tujuan surat

B Surat masuk +

baju surat C

Mengecek tujuan surat

Memberikan kepada SEKPER Surat masuk + baju

surat + paraf

D kepada UNIT

KERJA bersangkutan

tidak

2. Surat masuk + baju surat + paraf 1

Memeriksa dan memparaf surat

Surat masuk + baju surat + paraf

C

D

E

F Surat masuk + baju

surat + paraf

G

(48)

Gambar 3.1 merupakan gambar aliran sistem pada fungsi adminitrasi surat masuk internal dan eksternal secara keseluruhan. Adapun penjelasan mengenai aliran sistem diatas dapat dilihat pada Tabel 3.2.

Tabel 3.2 Penjelasan Aliran Sistem No

Kegiatan Output

1. A S.permohonan keuangan S. Lap Hasil Rapat

S.Permohonan Non Keuangan S.Laporan Pendapatan S. Lainnya

Pencatatan surat

Menerima dan

mencatat surat masuk dalam agenda surat masuk internal dan agenda surat masuk eksternal

dan baju surat

Pemberian tujuan surat

Memberi baju surat dan melengkapi keterangan pada baju surat

terotorisasi dan baju surat

Otorisasi kepada kepala bagian tata usaha

Menyerahkan surat kepada atasan untuk diperiksa dan diparaf

Surat acc kepala tata usaha + baju surat 2. D Surat acc

Kepala tata usaha + baju surat

Otorisasi sekper

Meneruskan surat yang telah diparaf atasan kepada sekper untuk diperiksa dam diparaf

Surat acc kepala tata usaha + sekper + baju surat E Surat acc

kepala tata usaha + sekper + baju surat

Mengecek tujuan surat

Mengambil surat yang telah diparaf untuk diteruskan sesuai tujuan surat (Sekper/Direksi/ Dirut)

Surat acc kepala tata usaha + sekper + baju surat 3. F Surat acc

kepala tata

Otorisasi surat oleh

Mengambil surat yang telah diparaf

(49)

No

usaha + sekper + baju surat

direksi dari sekper / direksi tata usaha + sekper + direksi + baju surat G Surat acc

kepala tata usaha + sekper + direksi + baju surat

Penyampai an surat ke unit kerja

Menyampaikan surat kepada unit kerja sesuai dengan disposisi yang ada

Surat acc kepala tata usaha + sekper + Direksi 4

.

H Surat acc kepala tata usaha + sekper + direksi + baju surat (salinan / tembusan)

Mengarsip kan surat

Petugas TU mengarsip surat masuk dengan metode yaitu Surat masuk diarsip dalam 3 folder diantaranya 1. Folder surat

masuk dari eksternal 2. Folder surat

masuk dari cabang 3. Folder surat

masuk dari unit pasar

Dalam tiap folder diarsip urut sesuai bulan dan tanggal surat

Surat acc kepala tata usaha + sekper

(50)

40

ADMINISTRASI SURAT KONSEP DARI INTERNAL DAN EKTERNAL

INTERNAL / EKTERNAL BAG ADM MASUK KEPALA TATA USAHA SEKPER DIREKSI / DIRUT

Start

Menerima dan mencatat naskah

konsep

B

Surat konsep

Surat konsep + paraf

C

Surat konsep + paraf D

E

F

G

UNIT KERJ

Surat konsep masuk

B

Memberikan ke adm surat

masuk

Buku naskah konsep

C

Meneruskan otorisasi surat

ke SEKPER

D

E

Meneruskan otorisasi surat

ke Direksi

F

Memantau surat dan mengecek target waktu

surat

Melebihi??

Melapor Meminta

otorisasi ke pembuat konsep

Meneruskan naskah konsep yang telah jadi/

diperbaiki unit kerja Surat konsep +

paraf > batas

Y

Menyerahkan naskah konsep ke bag adm

keluar

Bag adm keluar

Surat konsep acc L

L

Surat konsep + paraf > batas

H

Surat konsep

Membuat surat balasan

Surat balasan

Mengembalikan ke bag tata

usaha

Surat konsep

J J

(51)

Adapun penjelasan mengenai aliran sistem administrasi konsep naskah dinas pada Gambar 3.2 dapat dilihat pada Tabel 3.3.

Tabel 3.3 Penjelasan aliran sistem No

phase

Simbol Input Nama

Proses

1. A S.eksternal mencatat konsep naskah dinas yang masuk dalam buku konsep naskah dinas

Menyerahkan surat kepada atasan (kepala tata usaha) untuk diperiksa dan diparaf

Surat konsep

Meneruskan surat yang telah diparaf atasan kepada sekper

Memeriksa dan memparaf surat naskah konsep

Surat acc

Meneruskan surat naskah konsep kepada direksi

Surat acc

Memeriksa dan memparaf surat naskah konsep yang telah diotorisasi sekper

Surat acc dari direksi

Memantau surat dan mengecek target waktu surat.

(52)

No phase

Proses

4

Menerima surat naskah konsep yang telah surat balasan untuk unit kerja

bersangkutan

Membuat dan Menyerahkan surat balasan kepada unit kerja sebagai informasi bahwa surat naskah konsep tidak disetujui oleh sekper/direksi K Surat balasan Menyerahkan

surat balasan

Bag TU

menyerahkan surat balasan dari surat yang ditolak.

Surat memperbaiki surat yang bersangkutan

Surat acc kepala TU+ sekper + direksi + unit kerja I Surat acc

Meneruskan surat naskah konsep kepada bagian administrasi keluar

Surat acc kepala TU+ sekper + direksi + unit kerja

3.1.2 Administrasi Surat Keluar Internal dan Eksternal

Setelah melakukan pengelolaan dari surat masuk internal maupun eksternal dan mengelola konsep naskah dinas. Surat yang telah disetujui oleh stakeholder

(53)

Tujuan dari administrasi surat keluar ini untuk mencatat dan menyimpan surat yang telah siap didistribusikan atau dikirim kepada penerima. Aliran sistem dari administrasi surat keluar internal dan eksternal dapat dilihat pada Gambar 3.3.

ADMINISTRASI SURAT KELUAR DARI BAG ADM SURAT MASUK

BAG ADM MASUK BAG ADM KELUAR

Bag adm masuk

Surat konsep acc Start

Menyerahkan kepada bagian surat keluar

Surat konsep acc

A

Surat konsep acc

A

Memberi nomor dan tanggal surat

Surat konsep acc

Mencatat kedalam agenda keluar eksternal

Surat konsep acc + Nomer & tgl

Agenda Keluar Internal

Mengecek termasuk dalam agenda keluar internal / eksternal

Agenda Keluar Eksternal

Internal?

Mencatat kedalam agenda

keluar Internal

Memperbanyak surat sesuai tembusan kearah tujuan surat

Memberi stempel, alamat surat, dan kode

surat

Bag TTU

(54)

Gambar 3.3 merupakan lanjutan dari proses pengelolaan administrasi surat masuk dan konsep naskah dinas yang dilakukan oleh bagian surat masuk. Adapun penjelasan mengenai aliran sistem pada Gambar 3.3 dapat dilihat pada Tabel 3.4.

phase

Proses

1. Kotak unit kerja

Pemberian

Menerima surat, memberi nomor, tanggal & catat dalam buku agenda keluar internal atau buku agenda surat keluar eksternal.

Contoh kode penomoran :

XX / YY / Bulan / Tahun

Keterangan :

XX : No urut surat unit kerja

Pemberian tujuan surat, stempel, dan kode surat

Membubuhkan

stempel, menulis alamat tujuan surat pada amplop dan kode nomor surat

Salinan surat konsep acc

Memperbanyak surat sesuai tembusan dan menunjuk kearah mana surat ditujukan

(55)

No phase

Proses

sekper + direksi + unit kerja

direksi + unit unit kerja

Pengarsipan Petugas TU mengarsip surat keluar dengan metode sbb:

- Surat keluar diarsip sesuai kode surat (4 folder surat) - Dalam tiap

folder diarsip sesuai bulan dan ni urut surat

Salinan Surat konsep acc surat kepada petugas pengiriman

Menyerahkan surat internal kantor surat kepada petugas TU pengirim surat

Surat Konsep acc kepala TU+ sekper+ direksi + unit kerja

3.1.3 Pengiriman Surat Keluar

Surat keluar yang telah diberi kode nomor, dicatat dalam buku agenda keluar internal maupun eksternal, dan diperbanyak salinannya untuk diarsipkan maka kegiatan selanjutnya yaitu melakukan pengiriman surat. Proses pengiriman ini dilakukan oleh kurir yang terdiri dari empat orang. Adapun pembagian tugasnya yaitu dua orang bertugas mendistribusikan surat internal dan dua orang bertugas mendistribusikan surat keluar eksternal.

(56)

untuk mencatat surat yang telah dikirim. Dari data-data tersebut akan digunakan untuk membuat laporan kepada atasan mengenai hasil pengiriman khusus surat penting. Untuk lebih jelasnya aliran sistem pengiriman surat keluar dapat dilihat pada Gambar 3.4.

PENGIRIMAN SURAT

BAG ADM KELUAR BAG ADM KELUAR & PENGIRIM SURAT

Bag adm keluar

Start

Menyerahkan kepada bagian pengiriman

A

Memasukkan surat dalam amplop

Mencatat dalam buku expedisi

Buku expedisi Surat konsep acc +

Nomer & tgl

Menyusun daftar prioritas tujuan surat

Mengantar surat ke tujuan

Tujuan surat

Memastikan surat terkirim dengan benar

Melaporkan hasil pengiriman kepada atasan khusu surat

penting

A.1

Melakukan cek ulang kepada penerima

Laporan pengiriman srt penting

Kepala tata usaha

A.2

Laporan pengiriman srt penting

A.2

end

(57)

Gambar 3.4 merupakan gambar aliran sistem pada fungsi pengiriman surat keluar. Adapun penjelasan mengenai aliran sistem pengiriman surat keluar dapat dilihat pada Tabel 3.5.

phase

Proses

1. Kotak unit kerja

Menerima surat

Menerima surat, memeriksa kesesuaian alamat surat dengan amplop surat

Surat

konsep acc kepala TU+ sekper+ direksi + unit kerja Identifikasi

surat

Memasukkan surat dalam amplop surat

Salinan unit kerja Mencatat

pokkan surat berdasarkan tujuan surat

Menyusun daftar prioritas tujuan pengiriman surat

Surat

Mengantar dan menyampaikan surat kepada alamat yang dituju sesuai prioritas surat

Memastikan surat terkirim dengan benar sesuai alamat

-

(58)

No phase

Proses

3. Kotak Kuning

Surat Konsep acc dalam amplop

Pengecekan jenis surat

melakukan cek ulang kepada penerima apakah surat tersebut penting apa tidak dan melaporkan hasil pengiriman khusus surat penting kepada bag pengelola

Laporan pengiriman surat penting

Penyerahan laporan

Menyerahkan laporan pengiriman kepada kepada atasan

Laporan pengiriman surat penting

Dari aliran sistem yang berjalan saat ini dapat diketahui kebutuhan dari masing-masing fungsi yang dijalankan. Disamping mengetahui kebutuhan pada sistem, hasil dari analisis juga dapat mengetahui proses-proses yang dieliminasi, proses yang diintegrasikan menjadi satu fungsi, dan proses yang membutuhkan otomasi.

3.2 Permasalahan

(59)

3.2.1 Analisa Pada Fungsi Administrasi Surat Masuk dan Konsep Naskah Dinas Internal dan Eksternal

Proses analisa ini bertujuan untuk mengetahui proses-proses mana saja yang seharusnya diperbaiki atau proses yang membutuhkan adanya sistem baru. Jika dilihat pada document flow diatas, sebagian besar proses yang ada membutuhkan penanganan sistem baru mulai dari surat masuk, pendataan, penyimpanan, pendistribusian, dan pengiriman.

Dari beberapa analisa proses diatas, maka dapat ditarik suatu kesimpulan maka dalam melakukan pengelolaan surat masuk dari internal dan eksternal dibutuhkan suatu sistem terkomputerisasi yang dapat membantu bagian tata usaha dalam administrasi surat menyurat.

3.2.2 Analisis Fungsi Admininitrasi Surat Keluar Internal dan Eksternal

Proses administrasi surat keluar untuk internal dan eksternal rata-rata perhari mencapai 150 surat keluar yang harus dikirim. Hasil analisa proses ini menyimpulkan bahwa pada proses pemberian kode penomoran surat masih sulit dilakukan, mengingat terdapat lima kombinasi kode penomoran surat. Petugas juga harus memperbanyak surat sesuai dengan tembusan untuk diarsipkan, sehingga akan membutuhkan hardcopy surat yang cukup banyak untuk disimpan.

(60)

sehingga surat yang akan disimpan dalam bentuk softcopy dan tidak membutuhkan tempat penyimpanan surat (gudang).

3.2.4 Analisis Pada Fungsi Pengiriman Surat Keluar

Proses pencatatan pada buku ekspedisi dan proses pelaporan yang dilakukan masih bersifat manual. Untuk pembuatan laporan pengiriman surat penting kepada atasan, petugas harus memilah terlebih dahulu dan menggolongkan surat berdasar jenis surat penting. Hasil analisa proses diatas didapatkan suatu solusi dengan cara membuat proses pencatatan dan pembuatan laporan dapat dilakukan pada teknologi komputerisasi. Sehingga proses pencatatan akan langsung tersimpan didalam database, begitu pula untuk proses pembuatan laporan secara otomasi akan mudah dilakukan berdasarkan dari data-data surat yang telah tercatat dalam database.

3.3 Solusi Permasalahan

Setelah melakukan pengumpulan data dengan cara wawancara dan observasi, pengolahan data, dan analisa permasalahan maka didapatkan suatu solusi untuk mengatasi permsalahan yang terjadi pada sub bagian tata usaha PDPS. Sesuai dengan permasalahan yang ada, solusi yang tepat untuk menangani masalah tersebut yaitu dengan mambangun aplikasi manajemen surat berbasis web.

(61)

3.3.1 Kebutuhan Perangkat Lunak (Software Requirement)

Agar aplikasi yang dibangun sesuai dengan kebutuhan pengguna, maka identifikasi kebutuhan perangkat lunak merupakan tahap awal dalam membangun suatu aplikasi. Untuk dapat mengidentifikasi kebutuhan perangkat lunak terdapat tahapan yaitu:

A. Elitasi Kebutuhan (requirement elicitation)

Proses elitasi kebutuhan merupakan suatu rancangan proses awal sistem yang akan dibangun, proses ini berupa pendefinisian dan penyeleksian macam-macam kebutuhan data yang dapat mendukung sistem. Mengenai kegiatan yang dilakukan yaitu dengan cara mengumpulkan informasi kepada stakeholder yang bersangkutan dengan cara wawancara dan observasi.

Adapun proses pengumpulan data berupa wawancara ditujukan kepada

stakeholder yang memiliki pengaruh dalam alur proses bisnis yang dilakukan. Dalam

kasus ini responden yang diacu sebagai narasumber utama yaitu kepala sub bagian tata usaha. Alasannya, karena kepala sub bagian tata usaha merupakan stakeholder yang mengetahui secara keseluruhan proses bisnis surat menyurat yang telah dijalankan. Pengumpulan data dengan cara observasi yaitu melakukan pengamatan secara langsung dan ikut terlibat dalam proses bisnis yang dijalankan.

(62)

a. Data Standar Operasional Prosedur (SOP) Administrasi Surat Menyurat

Data SOP Administrasi Surat Menyurat merupakan data yang memiliki peranan penting dalam membangun sistem ini. Hal ini disebabkan karena proses sistem yang akan digunakan mengacu dari proses yang telah terdapat pada SOP. Dengan mengetahui SOP administrasi surat menyurat dapat dijelaskan proses yang dijalankan mulai penerimaan surat masuk dari internal maupun ekternal, mendata, mendistribusikan, sampai dengan mengarsipkan dan mengirimkan surat keluar. b. Data Peraturan Direksi PDPS Nomor 15 Tahun 2013 Tentang Tata Naskah

Perusahaan

Data peraturan direksi tentang tata naskah ini merupakan petunjuk atau pedoman yang digunakan dalam melakukan tata naskah perusahaan. Berikut petunjuk tersebut mulai dari definisi istilah, jenis-jenis surat, otoritas penandatangan surat, aturan pengkodean nomor surat, aturan naskah, dan bentuk format lampiran naskah.

c. Data Peraturan Direksi PDPS Nomor 15 Tahun 2013 Tentang Pengarsipan

Data Peraturan Direksi tentang pengarsipan merupakan data yang digunakan sebagai acuan dan pedoman untuk penyelamatan arsip dan penyusutan arsip. Adapun yang dibahas dalam peraturan ini mengenai definisi istilah arsip, tata cara arsip, aturan-aturan dalam pengarsipan/penyusutan, dan format tata cara lalu lintas pengarsipan.

(63)

dituliskan dalam buku agenda, maka hal ini akan dapat digunakan sebagai acuan pencatatan surat didalam sistem.

e. Data Buku Ekspedisi

Data buku ekspedisi ini digunakan untuk mencatat surat yang telah jadi dan siap dikirimkan ke tujuan surat. Format data yang ada pada buku ekspedisi akan menjadi acuan bentuk yang ada pada sistem.

B. Analisa Kebutuhan (Requirement Analysis)

Proses analisa kebutuhan merupakan lanjutan dari proses elisitasi kebutuhan yaitu pengidentifikasian terhadap kebutuhan apa saja yang menjadi menjadi masalah dan apa saja yang seharusnya dibutuhkan untuk menghadapi masalah tersebut. Setelah menentukan elisitasi data yang dibutuhkan, maka tahap ini merupakan tahap pengidentifikasian kebutuhan sistem secara terhubung dengan stakeholder lainnya seperti pihak internal (meliputi: direksi, sekretaris, kepala bagian), dan pihak eksternal. Berikut analisa kebutuhan dari kedua pihak tersebut :

B.1 Analisis Kebutuhan Internal

(64)

manajemen surat dilakukan berdasarkan pada aturan SOP/TTU/01, berikut penjelasan proses dari masing-masing stakeholder:

a. Pada bagian tata usaha sistem dapat membantu mulai dari proses penerimaan surat masuk dari internal maupun eksternal, mendata, mendistribusikan sampai dengan mengarsipkan dan mengirim surat keluar. Selain itu juga dapat membantu dalam proses pencarian surat maupun proses penyusutan surat.

b. Pada stakeholder internal sistem dapat melakukan otorisasi terhadap persetujuan surat secara komputerisasi, menuliskan surat untuk dikirimkan ke bagian tata usaha, pemberian disposisi, dan dapat melihat surat yang telah masuk maupun surat yang telah diotorisasi berdasarkan hak akses masing-masing. Namun untuk user internal kepala bagian TU terdapat penambahan fasilitas untuk dapat melihat laporan surat berdasarkan kategori tertentu.

c. Proses pendistribusian yang seharusnya dilakukan oleh kurir dengan cara membagikan secara langsung (datang ke stakeholder). Dengan sistem ini akan dibantu dengan pendistribusian surat secara melalui jaringan komputer (web).

Pemanfaatan teknologi informasi diatas diharapkan dapat membantu menjalankan proses administrasi manajemen surat dengan tetap mengacu pada SOP yang telah ada, sehingga permasalahan dari proses-proses yang cukup sulit dapat teratasi.

B.2 Analisis Kebutuhan Pihak Eksternal

(65)

berada diluar PDPS (diluar kendali PDPS). Dengan analisis kebutuhan pada pihak eksternal, maka didapatkan bahwa pihak eksternal membutuhkan tools yang berguna sebagai wadah atau tempat pengiriman surat. Pemanfaatan teknologi informasi berbasis web akan membantu pihak eksternal dalam mengirimkan surat. Jadi, pihak eksternal dapat mengirimkan surat dengan cara mengakses web yang telah disediakan PDPS tanpa datang langsung ke kantor PDPS.

B.3 Analisis Konsep Yang Digunakan

Dari data-data yang didapat dan beberapa tahapan dari proses wawancara, studi literatur, identifikasi permasalahan maupun analisa kebutuhan yang telah dilakukan. Maka, untuk dapat menghadapi permasalahan yang ada yaitu dengan pemanfaatan teknologi informasi berbasis web menggunakan konsep manajemen surat dan tetap mengacu pada proses-proses yang ada pada SOP/TTU/01.

C. Spesifikasi Kebutuhan Perangkat Lunak

Dalam membangun aplikasi dibutuhkan suatu spesifikasi perangkat lunak. Tujuan dari spesifikasi kebutuhan perangkat lunak agar perangkat lunak yang akan dikembangkan memiliki deskripsi fungsi yang sesuai dengan kebutuhan masing-masing pengguna. Kebutuhan fungsi tersebut meliputi kebutuhan fungsional dan non-fungsional. Berikut deskripsi dari kebutuhan tersebut.

C.1 Kebutuhan Fungsional

(66)

berdasarkan SOP/TTU/01 yang telah digunakan oleh sub bagian tata usaha. Adapun kebutuhan fungsional tersebut adalah :

C.1.1 Administrasi Surat Masuk dan Konsep Naskah Dinas Internal maupun Eksternal

Kebutuhan fungsional pada adminitrasi surat masuk internal dan eksternal dapat dilihat pada Tabel 3.6.

Tabel 3.6 Kebutuhan Fungsional Adm Surat Masuk Nama

Fungsi

Administrasi surat masuk dan konsep naskah dinas dari internal maupun ekternal

Stakeholder Bagian Tata Usaha, Kepala Tata Usaha User Internal, User Eksternal

Deskripsi Fungsi administrasi surat masuk dari internal maupun eksternal ini merupakan fungsi yang mengatur dari awal surat itu masuk hingga surat dapat distribusikan dan disimpan.

Kondisi Awal

Masing-masing stakeholder telah masuk kedalam web sesuai dengan hak akses masing-masing

Alur Normal Pengirim/Tulis Surat ‘User Internal dan Eksternal’ No Aksi Pengguna Respon Sistem

1 Membuka halaman URL web

Sistem akan menampilkan halaman form otentifkasi

2 Memasukkan

username dan

password

Mengecek akses user login

a. jika internal maka menu

‘download’ dan unggah akan

tersedia,

b. jika eksternal hanya menu unggah

3 Pengirim surat internal maupun ekternal memilih menu unggah

Sistem membuka halaman unggah beserta form

4 Unggah file atau surat Mengecek tipe file.

a. jika sesuai maka file akan disimpan.

(67)

Nama Fungsi

5 Pengirim memilih menu tulis surat

Menampilkan daftar template surat yang telah dipilih

6 Pengirim menekan tombol kirim

Mengirim surat ke bagian admin

Pendataan ‘User Bag TU’ No Aksi Pengguna Respon Sistem

1 Bagian tata usaha membuka halaman utama

Sistem akan menampilkan informasi pemberitahuan surat masuk berdasarkan jenis surat, daftar acara, daftar tugas, pesan, dan laporan. 2 Bag TU memilih

pemberitahuan surat masuk

Sistem akan menampilkan informasi surat yang masuk berdasarkan asal pengirim internal dan eksternal. Daftar surat yang ditampilkan akan ditandai dengan warna sesuai dengan kategori surat (penting, rahasia, umum, biasa).

3 Bag TU memilih opsi ‘lihat’ pada tabel daftar surat masuk

Sistem akan halaman menampilkan informasi mengenai isi surat yang telah dipilih beberapa form yang harus diisi untuk dapat dibagikan kepada tujuan surat

4 Memilih disposisi dan otorisasi

Menyimpan surat, pendisposisian, otorisasi, dan buku agenda atau buku konsep naskah dinas

5 Mengisi baju surat Menyimpan disposisi atau otorisasi dari baju surat

6 Bag TU memilih daftar acara, daftar tugas,pesan, dan laporan

Maka sistem akan membawa kedalam proses fitur tambahan

7 Bag TU memilih daftar acara

8 Bag TU memilih laporan

Menampilkan form laporan surat masuk

9 Menentukan laporan

10 Memilih cetak Mencetak laporan surat masuk Pendistribusian ‘User Bag TU’

No Aksi Pengguna Respon Sistem 1 Bag TU memilih

sub menu

(68)

Nama Fungsi

pendistribusian konten. Adapun menu samping kiri berupa : surat jadi, surat ditolak, surat tunggu, surat penting, surat deadline, monitoring surat dan beberapa pendisposisian.

Layout konten berisikan informasi

dari surat yang telah dikirim oleh Bag TU dan mendapatkan otorisasi oleh

stakeholder yang bersangkutan.

Tampilan pemberitahuan surat ini berdasarkan asal surat dan jenis surat. 2 Bag TU memilih

icon jenis

pemberitahuan dari salah satu jenis surat yang berada pada layout konten

Sistem akan menampilkan status daftar informasi surat yang telah diotorisasi, dan membutuhkan otorisasi ke stakeholder lainnya. Selain itu terdapat opsi untuk

Sistem menampilkan isi surat, disposisi, dan otorisasi

4 Memilih menu surat jadi pada

layout kiri

Sistem akan menampilkan daftar surat yang telah jadi. Surat yang telah jadi ini akan tampil arsipkan dan mendapatkan kode nomor secara otomatis

5 Memilih menu surat ditolak pada

layout kiri

Sistem akan menampilkan halaman surat ditolak. Tampilan informasi yang ditampilkan berupa list data surat-surat yang tidak mendapatkan otorisasi dari stakeholder yang bersangkutan dan tampil tombol kirim pesan / unduh surat balasan. 6 Pada tabel surat

ditolak memilih pesan

Menampilkan form pesan yang ditujukan ke pengirim surat

7 Mengisi form pesan balasan

Menyimpan surat pesan balasan dan mengirim ke stakeholder

8 Memilih menu surat tunggu

(69)

Nama Fungsi

persertujuan kepada pihak

stakeholder yang bersangkutan. Serta

tampil menu kirim surat kepada pihak yang mengotorisasi

9 Memilih surat penting

Surat penting merupakan surat yang diprioritaskan, adapun halaman yang akan di tampilkan sama halnya dengan menu surat tunggu. Namun tampilan ini lebih dispesifikasikan untuk surat-surat yang dikategorikan dalam surat pentng atau rahasia. 10 Memilih menu

deadline surat

Deadline surat bertujuan untuk

menginformasikan kepada Bag TU mengenai surat-surat yang memasuki masa deadline. Pada halaman ini informasi yang disajikan berupa daftar surat yang mendekati deadline

dua hari sebelum surat dikirim 11 Memilih menu

pendisposisian

Sistem akan menampilkan halaman lembar disposisi

12 Memilih jenis surat pada layout konten

Menampilkan data surat otorisasi belum lengkap sesuai jenis yang dipilih

13 Memilih data surat Menampilkan isi surat dan otorisasi. Pengarsipan ‘User Bag TU’

No Aksi Pengguna Respon Sistem 1 Bag TU memilih

sub menu arsip / penyimpanan

Sistem akan menampilkan dua layout

yaitu layout sebelah kiri berupa jenis-jenis surat dan layout konten berupa informasi mengenai isi surat yang telah dikategorikan berdasarkan folder-folder. Serta tab menu yang dapat melihat semua surat dan tambah folder.

2 Bag TU mengklik salah satu jenis surat maupun daftar surat yang telah dikategorikan.

Sistem akan menginformasikan data-data surat kedalam tabel list. Field

Aksi memiliki lihat.

3 klik opsi lihat pada tabel list surat

(70)

Nama Fungsi

terdapat download dan cetak surat 4 Memilih cetak a. Menampilkan surat cetak

b. Mencetak surat 5 Memilih unduh

surat

Menugunduh / download surat 6 Bag TU memilih

menu pencarian

Sistem akan menampilkan beberapa

textbox untuk menyaring surat yang

akan dicari diantaranya: asal surat, jenis surat, macam surat, periode surat, dan kategori surat.

Penyusutan ‘User Bag TU’

link penyusutan otomatis dan penyusutan manual. Sedangkan

layout konten berisikan home

penyusutan dengan informasi ketentuan/aturan penyusutan.

2 Bag TU memilih

menu link

penyusutan

otomatis pada

layout sebelah kiri

Ada dua tab yang ditampilkan yaitu daftar penyusutan yang berisi list data-data surat yang siap dihapus dari proses setting sebelumnya dan tab setting yang berguna untuk mengatur surat-surat yang nantinya secara otomatis akan masuk kedalam daftar list tabel penyusutan.

3 Memilih setting Menampilkan form untuk

men-setting waktu dan jenis penyusutan

surat 4 Mengisi form

setting

Menyimpan daftar jadwal setting

surat

5 Memilih tab daftar Menampilkan daftar data-data surat yang telah disetting sebelumnya. 6 Memilih tombol

hapus

Menghapus surat 7 Bag TU memilih

menu link

penyusutan manual pada layout sebelah kiri

Pada tampilan layout konten akan menampilkan semua data-data surat dan diatasnya terdapat beberapa field