1
RANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGGAJIAN AKADEMI
KEPOLISIAN SEMARANG BAGIAN SUBER DAYA MANUSIA
Adi Suryo Sasongko A12.2008.03258
Fakultas Ilmu Komputer Dian Nuswantoro Semarang
Adi.vespa.biru@gmail.com Abstrak
Penggajian merupakan sistem tata cara pemberian gaji atau upah kepada setiap pegawai dalam instansi pemerintah maupun swasta. Penggajian sangatlah penting mengingat fungsinya sebagai sarana untuk menjaga keseimbangan antara besarnya gaji pekerja dan gaji untuk pekerjaan atau jabatan tertentu. Fungsi lain penggajian sebagai alat pengatur tata cara kenaikan gaji dan potongan untuk semua pegawai di instansi atau perusahaan tertentu. Khususnya di Akademi Kepolisisan Semarang, sistem penggajian dan laporan penggajian personil yang digunakan selama ini masih menggunakan aplikasi sederhana yakni menggunakan aplikasi excel didalam penghitungan penggajian. Hal ini dinilai kurang begitu efektif dan efisien dalam menunjukkan produktifitas kerja bagian penggajian. Ditambah adanya mekanisme persetujuan belanja pegawai ke atasan masih menggunakan laporan yang harus diketik dan mencari data didalam rak-rak data seperti slip gaji, data gaji terakhir, tunjangan-tunjangan yang telah disediakan sehingga sangat memakan waktu yang tidak sedikit mengingat jumlah personil didalam Instansi cukup banyak. Dari permasalahan tersebut muncul gagasan membuat aplikasi penggajian berbasis web yang didalamnya dapat melakukan pengolahan data pegawai, gaji pegawai, tunjangan pegawai dan potongan. Metodologi yang digunakan dalam pembuatan aplikasi ini adalah metode prototyping. Bahasa pemrograman menggunakan PHP. Untuk tampilan menggunakan CSS. Data base menggunakan MSQL. Tool dan editor yang digunakan ialah MSQL yog dan Notepad++. Didukung dengan tersedianya jaringan internet lokal didalam perusahaan. Aplikasi ini nantinya saling terhubung antara bagian penggajian dan bagian pencairan gaji atau keuangan. User sendiri dibagi 4 level yaitu administrator, personalia, bagian gaji, keuangan. Dengan adanya aplikasi penggajian web ini diharapkan bisa mempermudah penghitungan gaji bersih , laporan seluruh penggajian dan pembuatan surat permintaan pembayaran (SPM) yang akan di serahkan kepada atasan (Gubernur Akademi kepolisian).
Kata Kunci: Penggajian, sistem penggajian, prototyping, aplikasi web, administrator
Abstract
2
payment request (SPM) which will be submitted to the supervisor (Governor of Police Academy).
1. PENDAHULUAN
Perkembangan teknologi yang pesat saat ini banyak menarik perhatian masyarakat luas. Perkembangan komputer yang dinamis diiringi perkembangan zaman dapat menghasilkan informasi yang cepat dan akurat dan tidak memerlukan waktu yang lama dalam menggali informasi yang dibutuhkan. Mulai dari sebuah perkantoran yang menggunakan komputer untuk sebuah sistem informasi yang berguna untuk perusahaan atau instansi tersebut dalam menyelesaikan semua pekerjaan yang ada, seperti menyimpan semua berkas-berkas penting sampai pembuatan laporan.
Salah satu masalah yang sangat penting adalah penggajian pegawai. Gaji merupakan sejumlah uang yang diberikan kepada seorang pegawai sebagai imbalan jasa atas usaha atau kerja yang telah dilakukannya terhadap perusahaan atau pun instansi kepemerintahan. Dalam memberikan gaji setiap perusahaan atau instansi memiliki sistem yang berbeda-beda. Dimana gaji yang diberikan kepada para tenaga kerja juga berbeda sesuai dengan jabatan dan tingkat golongannya. Sehingga bukanlah suatu hal yang
mengherankan apabila suatu perusahaan mengalami kesulitan dalam melakukan perhitungan gaji tenaga kerja tersebut. Hal ini umumnya disebabkan karena adanya jumlah tenaga kerja yang sangat banyak dan waktu yang digunakan untuk menghitung gaji sangatlah singkat yang biasanya dilakukan di akhir bulan. Demikian halnya pada Lembaga pendidikan Akpol bagian Sumber Daya Manusia yang dituntut kecepatan dan ketelitian dalam hal pemrosesan data, salah satu dari data tersebut adalah data penggajian Personil yang sangat dibutuhkan, suatu sistem penggajian yang dapat menghasilkan data dengan cepat, tepat dan akurat. Akan tetapi saat ini, pengolahan data penggajian Personil pada Lembaga pendidikan Akpol bagian Sumber Daya Manusia masih bersifat semi komputerisasi sehingga kebutuhan akan data tersebut pun tidak dapat terpenuhi secara optimal. Jika dilihat dari kinerjanya terkait dengan efisiensi waktu, kecepatan proses serta keefektifan kerja, maka akan memberikan hasil yang lebih memuaskan dibandingkan dengan penyelesaian secara semi komputerisasi. 2. TUJUAN
penggajian personil di Lembaga pendidikan Akpol bagian Sumber Daya Manusia.
3.LANDASAN TEORI 3.1 TUJUAN SISTEM
PENGGAJIAN
Menuirut Bodnar, George H. (2000):” Tujuan utama dari human resource management cycle adalah untuk memfasilitasi pertukaran kas dengan pegawai untuk jasa yang telah diberikan.Tujuan ini mempunyai sasaran khusus,seperti[10]:
1. Untuk memastikan status,tariff pembayaran gaji,dan membayar pengurangan dari gaji pegawai yang diotorisasi.
2. Untuk membayar jasa actual yang dilakukan.
3. Untuk mencatat,mengklasifikasi, mendistribusikan, dan membuat laporan biaya yang berhubungan dengan pegawai secara tepat dan akurat.
3.2 PENGERTIAN SISTEM
Menurut O’Brien, James. A. (2005). sistem adalah penentuan proses dan data yang diperlukan oleh sistem baru, jika sistem itu berbasis komputer, perancangan dapat dinyatakan spesifikasi peralatan yang digunakan[12].
menjelaskan bahwa pengembangan sistem idealnya dilaksanakan dalam suatu kerangka rancangan induk sistem yang mengkoordinasikan proyek pengembangan sistem kedalam rancangan strategis perusahaan.
Dapat disimpulkan bahwa perencanaan sistem adalah proses penerjemahan kebutuhan pemakai informasi yang diperlukan oleh sistem yang ada serta untuk menunjang pengembangan sistem yang baru[6].
3.3 PENGERTIAN PROTOTYPENG Menurut O’Brien, James. A. (2005). Prototyping adalah pengembangan yang cepat dan pengujian terhadap model kerja (prototipe) dari aplikasi baru melalui proses interaksi dan berulang-ulang yang biasa digunakan ahli sistem informasi dan ahli bisnis. Prototyping disebut juga desain aplikasi cepat (rapid application design/RAD) karena menyederhanakan dan mempercepat desain sistem[12].
4.1 PERANCANGAN SISTEM
4.2 DIAGRAM KONTEKS -Data skep gaji personil -Data mutasi personil -Data tunjangan kinerja
-Data gaji pokok personil -Data tunjangan jabatan -Data tunjangn lauk pauk -Data tunjang beras -Data tunjangan istri -Data tunjangan anak -Data NPWP -Data potongan gaji -Slip gaji -Data kenaikan gaji
-- SPM -SP2D -Daftar personil
-Surat mutasi pegawai -Surat pengantar Spm KPPN
-Daftar gaji bruto pegawai -Daftar gaji bersih pegawai -Daftar tunjangan pegawai -Daftar gaji belum terbayar -Daftar kenaikan gaji berdasarkan pangkat Daftar kenaikna gaji berkala
Dokumentasi belanja pegawai
Gambar 4.1 : Diagram konteks
Diagram konteks penggajian di atas menjelaskan alur data secara umum
Gambar 4.2 : Diagram Use Case Sistem penggajian
Diagram use case Sistem informasi penggajian menggabarkan interteraksi secara keseluruhan antara semua user dengan sistem.
4.4 SEKENARIO DIAGRAM
1. Skenario login
admin pada sistem
Skenario ini merupakan proses masuk admin ke dalam sistem penggajian username
Dan password admin, dengan demikian admin bisa memantau sistem tersebut.
2. Skenario mengolah
data personalia Skenario ini
merupakan proses
edit,tambah,cetak dan hapus data personil.
3. Skenario mengolah
data penggajian
Skenario ini merupakan proses perhitungan gaji
4. Skenario
mengolahdata pencairan gaji Skenario Pengolah surat SPM SQUENCE DIAGRAM
personalia
personalia Form data karyawan Control data pegawai Data base ** form login **
masukkan user dan password
** ** data berhasil di update menampilkan data personil
delete pesonil
memproses delete data personil koresi
menampilkan data personil
meminta konfirmasi yakin ingin menghapus data konfirmasi perintah
hapus data personil validasi data berhasil di hapus
+NRP : char +Nama : char -id_pangkat : char -id_jabatan : byte -tanggal lahir : Date -alamat : char +jenis pegawai : Boolean
pangkat
Gambar 4.4 class diagram
Untuk kebutuhan penyimpanan data, sistem membutuhkan suatu media
penyimpanan berupa basis data
(database) yang berisi tabel-tabel
pendukung guna menampung data yang
diperlukan oleh sistem. Pada
perancangan berorientasi objek, tabel
direpresentasikan sebagai class yang
fungsinya sama seperti tabel dalam
basis data. Perancangan class diagram
pada sistem ini dapat diilustrasikan
sebagai berikut.
5. Hasil
5.1 Tampilan login
Gambar 5.1
Halaman ini merupakan halaman login
admin untuk masuk ke admin website.
Disini terdapat form yang harus diisi
seperti username dan password. Untuk
masuk klik tombol login.
5.2Tampilan user gaji
Gambar 5.2 tampilan penggajian Halaman gaji ini hak akses user gaji yang akan melakukan perhitungan total gaji keseluruhan dan menghasilkan slip gaji,data tunjangan,data seluruh penggajian personil
6. KESIMPULAN DAN SARAN 6.1 Kesimpulan
Setelah melakukan pembuatan program Sistem penggajian Sebagai sarana mempermudah pekerjaan pada bagian SUMDA Akademi kepolisian Semarang,maka penulis mengambil kesimpulan dan saran ssual dengan sistem yang telah dibuat. Kesimpulan Kesimpulan yang dapat diambil dari penelitian ini adalah :
1. Sistem informasi sangat dibutuhkan untuk mempermudah pekerjaan
2. Aplikasi penggajian
perhitungan gaji dan pembuatan laporan
6.2 Saran
Pengembangan nantinya bisa mencakup seluruh bagian menggunakan satu sistem yang saling terhubung,dengan sistem yang saling terhubung bisa mempermudah pengolahan data dan laporan.
Demikianlah kesimpulan dan saran yang dapat penulis sampaikan, semoga dapat menjadi pertimbangan dan membantu sebagai sarana penelitian lebih lanjut.
DAFTAR PUSTAKA
[10] Bodnar, George H. (2000) Sistem Informasi Akuntansi. Jakarta: Salemba
[12]O’Brien, James. A. (2005).
