KOMUNIKASI INTERPERSONAL
Kokom Komala
Disampaikan pada Kegiatan Latihan Kepemimpinan Mahasiswa Kopertis Wilayah III Jakarta
BIODATA
• Kokom Komala,
• Widyaiswara
Griya Pamulang Estate
e-mail:
komalakosera@yahoo.com
HP. 081320719326
TUJUAN
• Setelah mengikuti kegiatan
ini peserta diharapkan
dapat berkomunikasi
dengan baik sebagai bagian
dari kemampuan penting
untuk berkinerja dalam
organisasi.
4
“Knowing is not enough,
We must apply
Willing is not enough,
we must do”
(Gothe)
Mengetahui saja tidak cukup - Kita harus mengaplikasikannya
Menginginkan saja tidak cukup - Kita harus melakukannya
KOMPONEN KOMUNIKASI PROSES KOMUNIKASI JENIS KOMUNIKASI HAMBATAN KOMUNIKASI KOMUNIKASI INTERPERSONAL & PUBLIK KOMUNIKASI EFEKTIF (REACH) ETIKA KOMUNIKASI MENDENGAR AKTIF KOMUNIKASI
PENGERTIAN KOMUNIKASI
6
7
Komunikasi
---Communicatus
(Latin) ;
Berbagi atau milik bersama
Komunikasi adalah suatu upaya yang bertujuan untuk mencapai
kebersamaan
Proses penyampaian informasi dari komunikator kepada komunikan dengan menggunakan media dan cara penyampaian informasi yang dipahami oleh kedua belah pihak, serta saling memiliki
kesamaan arti lewat transmisi pesan secara simbolik
8
KOMUNIKASI
Proses penyampaian pesan/informasi dari seseorang (pengirim) kepada yang lain
(penerima) dengan
menggunakan cara atau teknik/sarana penyampaian pesan/informasi tertentu. EFEKTIF jika pesan/informasi yang disampaikan telah diterima dan dipahami sesuai dengan yang diinginkan pengirim pesan/informasi.
9
KOMUNIKASI
Proses penyampaian informasi dari komunikator kepada
komunikan dengan menggunakan media dan cara penyampaian
informasi yang dipahami oleh kedua belah pihak, serta saling memiliki kesamaan arti lewat
10
KOMUNIKASI
Proses penyampaian informasi, ide & emosi melalui simbol, kata, gambar,
angka, grafik dan diaktualisasikan dalam bentuk proses interaksi dua arah dari
komunikator kepada komunikan dengan menggunakan media dan cara
penyampaian maupun kesamaan arti yang dipahami oleh kedua pihak.
»Proses pertukaran
informasi yang dipahami
oleh dua orang atau lebih,
biasanya dengan maksud
untuk memotivasi atau
mempengaruhi perilaku.
12
KOMPONEN KOMUNIKASI
• Komunitor • Komunikan • Pesan • Interaksi • Media • Mutual Understanding13
AGAR KOMUNIKASI
EFEKTIF :
1. Analisis Isi Pesan
2. Analisis penerima pesan
3. Etika komunikasi
14
ANALISIS ISI PESAN
• 5 W 1 H: ringkas, tepat, menarik dan tetap fokus pada topik pembicaraan
• Sampaikan pesan dengan makna tunggal – hindari kesalahan persepsi
• Perluas wawasan
• Perhatikan lingkungan sekitar. Perhatikan
cerita-cerita menarik, joke, angka-angka dan situasi penting. Jika perlu siapkan data
pendukung, jujur.
• Jangan bicara jika tidak tahu apa-apa tentang topik yang dibicarakan atau tidak dikuasai.
15
ANALISIS PENERIMA PESAN
• Identifikasi lawan bicara
• Dengan berapa orang Anda berbicara
• Informasi demografis tentang lawan bicara • Bagaimana hubungan Anda dengan lawan
bicara
• Mengertilah gaya komunikasi lawan bicara, bicaralah dengan bahasa
mereka---sederhana tapi jelas.
16
Lanjutan
ANALISIS PENERIMA PESAN
• Berusaha mengerti dunia & masalah lawan bicara
• Apa saja yang sudah diketahui penerima pesan mengenai apa yang ingin Anda
bicarakan
• Kepribadian unik apa yang mungkin Anda hadapi
• Sesuaikan dengan tempat, situasi dan nuansa percakapan.
• Pastikan mereka menerima pesan Anda dan menginterpretasikan dengan benar
17
ETIKA KOMUNIKASI
• Ramah
• Jadilah yang pertama menyapa
:”Assalammu’alaikum” atau “Halo “
• Tertariklah pada orang lain dengan tulus. Bersikap tidak pandang bulu. Menerima lawan bicara sebagaimana adanya.
• Mau mendengarkan pembicaraan orang lain (terbuka) dan tidak melulu membicarakan diri sendiri. Jadikan dialog atau komunikasi dua arah
18
• Jangan mengucapkan kata-kata sulit atau, kasar dan slank, istilah yang tidak
dimengerti lawan bicara, porno,
menyinggung sara, dan kontroversial. • Perhatikan norma sosial
• Tidak boleh melupakan nama lawan bicara. • Jangan membicarakan kekurangan diri
• Jangan membuat malu lawan bicara, menjelekkan orang lain di depan umum • Pertimbangkan tingkat kerahasiaan
KOMUNIKASI
Publik
umpan balikPesan
MEDIAPersepsi
Pengalaman masa lalu
MEMORI BARU TUJUAN TINDAKAN INDERA Skill Komunikasi
Saluran
ide noise20
Sender
Self-concept Family Culture Skills Feelings Attitudes ValuesReceiver
Self-concept Family Culture Skills Feelings Attitudes Values Message Feedback Channel Television, telephone, Speaking, writing, computer Interference Context (Environment, status, time, etc)Source: Dwyer, Judith. The Business Communication Handbook, Prentice Hall Sydney, 1999.
Proses komunikasi menurut :
12 November 2014 21
INF INF
Membuat PENGIRIM SIMBOL PENERIMA Kode membaca
•Berbicara •Menulis •Bertindak •Menggam barkan •Kata-kata •Tindakan •Gambar •Angka •Mendengarkan •Membaca •Mengamati
1. Model : Edwin B. Flippo
12 November 2014 22
2. Model : Stephen P. Robbin
Sumber Saluran Pemba-caan Kode Penerima Pengko-dean
Pesan Pesan Pesan Pesan
12 November 2014 23
3. Model Herbert J. Chruden dan Arthur W. Sherman
Ideasi Pembuat an Kode Penyam paian Peneri maan Pembaca Kode Tindak an
Rintangan-rintangan yang mungkin
Umpan balik
12 November 2014 24
4. Model : Shannon dan Weaver
Sumber Encoder Saluran Decoder Penerima
pesan pesan
12 November 2014 25
5. Dosen dengan Mahasiswa
Sumber Encoding Decoding
Penyam
paian Penerima
Gangguan
Pesan Pesan
26 Sumber
(Sender)
Pesan Pesan Pesan Pesan
Umpan Balik Pengkode an (Encode) Saluran (Chanel) Pengkode an (Decode ) Penerima (Receiver)
12 November 2014 27 Menyusun Pesan Menyampaikan Pesan Penerima Menerima Pesan Menafsirkan Pesan Pengirim
Proses dan unsur-unsur
komunikasi
12 November 2014 28
A
A
A1
A2
B
PENGAJAR/ DOSEN PESERTA/ MAHASISWA PROSES KOMUNIKASI YANG GAGAL12 November 2014 29
A
A
A
A
A
A
PENGAJAR/ DOSEN PESERTA/ MAHASISWA PROSES KOMUNIKASI YANG BERHASILTAHAPAN DALAM KOMUNIKASI
30 Tahap public areas (menghindari
konflik, evaluasi diri)
Tahap exploratory exchange (mengarah pada saling kenal
Tahap effective interaction (persahabatan akrab)
Stable exchange stage (memiliki tahap emosi yang efektif thd lawan bicara)
12 November 2014 31
JENIS DAN KLASIFIKASI KOMUNIKASI
☺menurut sifatnya Pribadi; Umum
☺menurut jumlah yang
berkomukikasi Perseorangan; Kelompok
☺menurut cara penyampaian Lisan (lsg, tidak lsg); tulisan
(gbr, surat, blanko, naskah)
☺menurut maksud komunikasi
Memberi perintah, ceramah, nasihat, saran, pidato,
wawancara
☺menurut kelangsungan Langsung; tidak langsung
☺perilaku Formal; informal
12 November 2014 32
JENIS DAN KLASIFIKASI KOMUNIKASI
☺dari segi formal Formal, non formal, informal
☺dari segi jarak Langsung, tidak langsung
☺dari segi
sarana/saluran/media yang digunakan
Surat,radio, televisi, internet, sms
☺dari segi tujuan
Seminar, diskusi panel,rapat kerja, kampanye, dll
☺dari segi kedinasan Sesama rekan, atasan dan
bawahan
☺dari segi lawan bicara Satu orang, banyak orang
12 November 2014 33
Manfaat komunikasi
• Mengangkat harkat dan martabat seseorang
• Membina hubungan baik di tempat kerja
• Menjalin komunikasi perasaan
• Menentukan keberhasilan dalam kegiatan
Inti interaksi sosial =
34 HAMBATAN KOMUNIKASI
Faktor pengetahuan
Faktor pengalaman
Faktor kecerdasan
Faktor psikologis
Faktor
biologis/fisiologis
35 FUNGSI KOMUNIKA SI INFORMA SI EKSPRESI SOSIAL EKONOMI DA”WAH
KAIDAH KOMUNIKASI YANG
EFEKTIF
• Respect
• Emphaty
• Audible
• Clear
• Humble
36REACH
37
INTERPERSONAL COMMUNICATION
• Jenis : langsung/tatap muka, tidak
langsung; telepon, surat, email. Dll
• Komunikasi tatap muka : verbal dan
non-verbal.
• 3 V dalam komunikasi : visual, vocal,
verbal
• Komunikasi non-verbal: body language
dan bahasa isyarat.
38
VOCAL
• Komponen suara :
- Artikulasi/kata-kata diucapkan
dengan tepat dan mudah dimengerti
- Lapal atau ucapan
- Vocal/suara yang baik
- Intonasi, tekanan, ketinggian nada
- Pengulangan/repetition
39
VOCAL/ SUARA YANG BAIK
• Pernafasan yang baik
• Aksen daerah yang tidak terlalu
menonjol
• Ekspresif
• Lembut
40
VERBAL
• Pilihan kata yang tepat/efektif, mencakup apa yang Anda maksud, sesuai dengan daya tangkap lawan bicara-berpikir dulu baru
berbicara
• Tidak bertele-tele, ringkas, to the point, jelas/spesifik, akurat. Hindari kata
“segera”, “gampang diatur”, “bereslah”.
Hindari bergumam atau mengucapkan kata-kata yang tidak jelas.
41
• Hangat dan bersahabat, tidak menyerang, menggurui, merendahkan,
menyalahkan,menakut-nakuti, menyinggung. • Tetaplah konsisten
• Perhatikan tata bahasa dan penggunaan istilah
• Jangan berbicara sambil membayangkan atau memikirkan hal lain
• Gunakan selalu 3 magic word; maaf, terima kasih, mohon/tolong
42
NON-VERBAL
• Kontak mata • Ekspresi wajah
• Senyum – yang tulus – mengeluarkan endorphin • Gerakan kepala, tangan, dan badan
• Posisi tubuh
• Penampilan fisik (pakaian, perhiasan/aksesori • Jabat tangan
• Maksimalkan komunikasi non verbal: smile genuinly, gunakan sentuhan secara hati-hati, tepuk tangan jika perlu.
43
SO CLEAR
(crystal clear communication “Kris Cole”)
• Sit/stand
• Open
• Centre
• Lean (60 – 70 derajat)
• Eye Contact
• Apropriate
44
Jarak Individu Dlm Komunikasi (Allan Pease, 1981)
The Intimate Zone (Jarak Komunikasi 6-18 inc/15-45cm) Bicara dengan teman dekat
The Personal Zone (Jarak Komunikasi 18-48 inc/45-120cm) Bicara keg. Sosial dengan Teman yg kita kenal baik
The Sosial Zone (Jarak Komunikasi 4-12 feet/1,5-3,5m) Bicara dengan orang asing
The Public Zone (Jarak Komunikasi >12 feet/diatas 3,5m) Bicara dengan pendengar Kelompok.
45
Persentase bahasa tubuh
55% BahasaTubuh 7% Kata- kata 38% Nada suara (Albert Mehrabian )
12 November 2014 sukri rauf 46
MAKNA BAHASA TUBUH
No. Bahasa Tubuh Makna
1. Berdiri tegap dan lurus Eksptrovert, memandang diri sehat
2 Berdiri seperti kecapekan dengan
kepala menunduk
Intropert, tidak merasa nyaman dengan situasi
3 Menggunakan gerakan badan secara
bebas
Terbuka, berpandangan maju dan luas, percaya kepada diri sendiri
4 Menggunakan gerakan badan secara
terbatas
Malu, tidak mampu memiliki kepastian dan sifat terttutup
5 Tetap menyendiri dan menjaga jarak Cenderung menyendiri, mungkin karena
malu atau tertekan
6 Condong ke arah posisi yang dapat
didekati, sedikit maju
Ingin meninggalkan tempatnya dan sikap diikutsertakan dalam percakapan
7 Duduk gelisah atau sering melihat
ke arah jam
Ingin mengakhiri percakapan, ada suara yang mendesak harus dilakukan, rasa 8
Menunduk sambil menjawab
pertanyaan, tidak melakukan kontak mata
Kesal, atau malu, bisa juga karena tidak berani
KOMUNIKASI DALAM DUNIA KERJA
• DOWNWARD/TOP-DOWN COMMUNICATION • UPWARD/BOTTOM- UP COMMUNICATION • HORIZONTAL COMMUNICATION • INTERNAL-EXTERNAL COMMUNICATION 4748
• Implementasi tujuan &
strategi
• Instruksi pekerjaan & dasar
rasional
* Prosedur dan praktik * Umpan balik kinerja * Indoktrinasi * * Masalah dan pengecualian * Saran perbaikan * Laporan kinerja
* Keluhan dan perselisihan * Informasi Finansial dan akuntansi
KOMUNIKASI HORIZONTAL
Penyelesaian masalah intradepartemental Koordinasi interdepartemental
49
PENYEBAB KEGAGALAN KOMUNIKASI
Perbedaan latar belakang budaya
Pendidikan
50
KOMUNIKASI
Komunikasi Verbal
51 • Oral/ Spoken • Word Structure • Something WRITTEN
• Body Language
• Eyes Contact
• Vocal Expression
• Intonation
• Face Expression
MAKNA GERAKAN PENDENGAR
• Rejection gesture : tangan dan kaki bersilang,
menggosok hidung/mata/telinga, bersandar ke
meja
• Cooperative gesture
• Interruption gesture
• Confidence gesture (berada di pihak pembicara)
• Frustration gesture
• Nervous gesture
• Boredom gesture (menyangga kepala)
53
MENDENGAR AKTIF
Upaya sungguh-sungguh dan tulus untuk dapat
memahami informasi yang diperlukan
• Mendengar aktif adalah menyimak anda memusatkan perhatian memaknai dengan benar
pesan/informasi yang disampaikan
• Mendengar aktif diperlukan dalam komunikasi
antarpribadi dalam tugas sehari-hari.
Hambatan mendengar aktif
• Hambatan dari diri
sendiri
• Persepsi kita terhadap
seseorang
• Pesan yang terlalu
panjang atau terlalu
singkat
55 MANFAAT MENDENGAR AKTIF Mengurangi salah paham Pendalaman hubungan Meningkatkan pengetahuan Meningkatkan pencapaian tujuan
56
MENJADI PENDENGAR
AKTIF
Memberikan perhatian dan minat Mendengar danmenyimak dengan benar
Memahami
Cara spesifik yang dipraktekkan mendengar aktif :
- Berhenti berbicara
- Jangan tergesa-gesa menilai isi pembicaraan - Hindari pemberian “bumbu-bumbu” pada isi
pembicanaan yang lain
- Beri kesempatan orang lain untuk berbicara - Jangan menghindar dari pembicaraan
- Hindari adanya kecurigaan terhadap apa yang
akan dibicarakan orang lain.
Cara spesifik yang dipraktekkan mendengar aktif :
- Jangan terlalu memperhatikan sikap dan penampilan pembicara
- Cobalah mengerti dasar yang digunakan orang untuk berbicara
- Berjanjilah untuk memikirkan gagasan kawan bicara dan pelajari gagasan itu dengan seksama
- Saringlah butir-butir yang paling penting - Berterima kasihlah kepada kawan bicara - Berhenti berbicara
12 November 2014 58
59
Remember the three "Rs":
- Respect yourself - Respect others