KOMUNIKASI INTERPERSONAL

KOMUNIKASI INTERPERSONAL

Kokom Komala

Disampaikan pada Kegiatan Latihan Kepemimpinan Mahasiswa Kopertis Wilayah III Jakarta

BIODATA

• Kokom Komala,

• Widyaiswara

Griya Pamulang Estate

e-mail:

komalakosera@yahoo.com

HP. 081320719326

TUJUAN

• Setelah mengikuti kegiatan

ini peserta diharapkan

dapat berkomunikasi

dengan baik sebagai bagian

dari kemampuan penting

untuk berkinerja dalam

organisasi.

4

“Knowing is not enough,

We must apply

Willing is not enough,

we must do”

(Gothe)

Mengetahui saja tidak cukup - Kita harus mengaplikasikannya

Menginginkan saja tidak cukup - Kita harus melakukannya

KOMPONEN KOMUNIKASI PROSES KOMUNIKASI JENIS KOMUNIKASI HAMBATAN KOMUNIKASI KOMUNIKASI INTERPERSONAL & PUBLIK KOMUNIKASI EFEKTIF (REACH) ETIKA KOMUNIKASI MENDENGAR AKTIF KOMUNIKASI

PENGERTIAN KOMUNIKASI

6

7

Komunikasi

---Communicatus

(Latin) ;

Berbagi atau milik bersama

Komunikasi adalah suatu upaya yang bertujuan untuk mencapai

kebersamaan

Proses penyampaian informasi dari komunikator kepada komunikan dengan menggunakan media dan cara penyampaian informasi yang dipahami oleh kedua belah pihak, serta saling memiliki

kesamaan arti lewat transmisi pesan secara simbolik

8

KOMUNIKASI

Proses penyampaian pesan/informasi dari seseorang (pengirim) kepada yang lain

(penerima) dengan

menggunakan cara atau teknik/sarana penyampaian pesan/informasi tertentu. EFEKTIF jika pesan/informasi yang disampaikan telah diterima dan dipahami sesuai dengan yang diinginkan pengirim pesan/informasi.

9

KOMUNIKASI

Proses penyampaian informasi dari komunikator kepada

komunikan dengan menggunakan media dan cara penyampaian

informasi yang dipahami oleh kedua belah pihak, serta saling memiliki kesamaan arti lewat

10

KOMUNIKASI

Proses penyampaian informasi, ide & emosi melalui simbol, kata, gambar,

angka, grafik dan diaktualisasikan dalam bentuk proses interaksi dua arah dari

komunikator kepada komunikan dengan menggunakan media dan cara

penyampaian maupun kesamaan arti yang dipahami oleh kedua pihak.

»Proses pertukaran

informasi yang dipahami

oleh dua orang atau lebih,

biasanya dengan maksud

untuk memotivasi atau

mempengaruhi perilaku.

12

KOMPONEN KOMUNIKASI

• Komunitor • Komunikan • Pesan • Interaksi • Media • Mutual Understanding

13

AGAR KOMUNIKASI

EFEKTIF :

1. Analisis Isi Pesan

2. Analisis penerima pesan

3. Etika komunikasi

14

ANALISIS ISI PESAN

• 5 W 1 H: ringkas, tepat, menarik dan tetap fokus pada topik pembicaraan

• Sampaikan pesan dengan makna tunggal – hindari kesalahan persepsi

• Perluas wawasan

• Perhatikan lingkungan sekitar. Perhatikan

cerita-cerita menarik, joke, angka-angka dan situasi penting. Jika perlu siapkan data

pendukung, jujur.

• Jangan bicara jika tidak tahu apa-apa tentang topik yang dibicarakan atau tidak dikuasai.

15

ANALISIS PENERIMA PESAN

• Identifikasi lawan bicara

• Dengan berapa orang Anda berbicara

• Informasi demografis tentang lawan bicara • Bagaimana hubungan Anda dengan lawan

bicara

• Mengertilah gaya komunikasi lawan bicara, bicaralah dengan bahasa

mereka---sederhana tapi jelas.

16

Lanjutan

ANALISIS PENERIMA PESAN

• Berusaha mengerti dunia & masalah lawan bicara

• Apa saja yang sudah diketahui penerima pesan mengenai apa yang ingin Anda

bicarakan

• Kepribadian unik apa yang mungkin Anda hadapi

• Sesuaikan dengan tempat, situasi dan nuansa percakapan.

• Pastikan mereka menerima pesan Anda dan menginterpretasikan dengan benar

17

ETIKA KOMUNIKASI

• Ramah

• Jadilah yang pertama menyapa

:”Assalammu’alaikum” atau “Halo “

• Tertariklah pada orang lain dengan tulus. Bersikap tidak pandang bulu. Menerima lawan bicara sebagaimana adanya.

• Mau mendengarkan pembicaraan orang lain (terbuka) dan tidak melulu membicarakan diri sendiri. Jadikan dialog atau komunikasi dua arah

18

• Jangan mengucapkan kata-kata sulit atau, kasar dan slank, istilah yang tidak

dimengerti lawan bicara, porno,

menyinggung sara, dan kontroversial. • Perhatikan norma sosial

• Tidak boleh melupakan nama lawan bicara. • Jangan membicarakan kekurangan diri

• Jangan membuat malu lawan bicara, menjelekkan orang lain di depan umum • Pertimbangkan tingkat kerahasiaan

KOMUNIKASI

Publik

umpan balik

Pesan

MEDIA

Persepsi

Pengalaman masa lalu

MEMORI BARU TUJUAN TINDAKAN INDERA Skill Komunikasi

Saluran

ide noise

20

Sender

Self-concept Family Culture Skills Feelings Attitudes Values

Receiver

Self-concept Family Culture Skills Feelings Attitudes Values Message Feedback Channel Television, telephone, Speaking, writing, computer Interference Context (Environment, status, time, etc)

Source: Dwyer, Judith. The Business Communication Handbook, Prentice Hall Sydney, 1999.

Proses komunikasi menurut :

12 November 2014 21

INF _INF

Membuat PENGIRIM SIMBOL PENERIMA Kode membaca

•Berbicara •Menulis •Bertindak •Menggam barkan •Kata-kata •Tindakan •Gambar •Angka •Mendengarkan •Membaca •Mengamati

1. Model : Edwin B. Flippo

12 November 2014 22

2. Model : Stephen P. Robbin

Sumber Salur_an Pemba-caan Kode Penerima Pengko-dean

Pesan Pesan Pesan Pesan

12 November 2014 23

3. Model Herbert J. Chruden dan Arthur W. Sherman

Ideasi Pembuat an Kode Penyam paian Peneri maan Pembaca Kode Tindak an

Rintangan-rintangan yang mungkin

Umpan balik

12 November 2014 24

4. Model : Shannon dan Weaver

Sumber Encoder Saluran Decoder Penerima

pesan pesan

12 November 2014 25

5. Dosen dengan Mahasiswa

Sumber Encoding Decoding

Penyam

paian Penerima

Gangguan

Pesan Pesan

26 Sumber

(Sender)

Pesan Pesan Pesan Pesan

Umpan Balik Pengkode an (Encode) Saluran (Chanel) Pengkode an (Decode ) Penerima (Receiver)

12 November 2014 27 Menyusun Pesan Menyampaikan Pesan Penerima Menerima Pesan Menafsirkan Pesan Pengirim

Proses dan unsur-unsur

komunikasi

12 November 2014 28

A

A

A1

A2

B

PENGAJAR/ DOSEN PESERTA/ MAHASISWA PROSES KOMUNIKASI YANG GAGAL

12 November 2014 29

A

A

A

A

A

A

PENGAJAR/ DOSEN PESERTA/ MAHASISWA PROSES KOMUNIKASI YANG BERHASIL

TAHAPAN DALAM KOMUNIKASI

30 Tahap public areas (menghindari

konflik, evaluasi diri)

Tahap exploratory exchange (mengarah pada saling kenal

Tahap effective interaction (persahabatan akrab)

Stable exchange stage (memiliki tahap emosi yang efektif thd lawan bicara)

12 November 2014 31

JENIS DAN KLASIFIKASI KOMUNIKASI

☺menurut sifatnya Pribadi; Umum

☺menurut jumlah yang

berkomukikasi Perseorangan; Kelompok

☺menurut cara penyampaian Lisan (lsg, tidak lsg); tulisan

(gbr, surat, blanko, naskah)

☺menurut maksud komunikasi

Memberi perintah, ceramah, nasihat, saran, pidato,

wawancara

☺menurut kelangsungan Langsung; tidak langsung

☺perilaku Formal; informal

12 November 2014 32

JENIS DAN KLASIFIKASI KOMUNIKASI

☺dari segi formal Formal, non formal, informal

☺dari segi jarak Langsung, tidak langsung

☺dari segi

sarana/saluran/media yang digunakan

Surat,radio, televisi, internet, sms

☺dari segi tujuan

Seminar, diskusi panel,rapat kerja, kampanye, dll

☺dari segi kedinasan Sesama rekan, atasan dan

bawahan

☺dari segi lawan bicara Satu orang, banyak orang

12 November 2014 33

Manfaat komunikasi

• Mengangkat harkat dan martabat seseorang

• Membina hubungan baik di tempat kerja

• Menjalin komunikasi perasaan

• Menentukan keberhasilan dalam kegiatan

Inti interaksi sosial =

34 HAMBATAN KOMUNIKASI

Faktor pengetahuan

Faktor pengalaman

Faktor kecerdasan

Faktor psikologis

Faktor

biologis/fisiologis

35 FUNGSI KOMUNIKA SI INFORMA SI EKSPRESI SOSIAL EKONOMI DA”WAH

KAIDAH KOMUNIKASI YANG

EFEKTIF

• Respect

• Emphaty

• Audible

• Clear

• Humble

36

REACH

37

INTERPERSONAL COMMUNICATION

• Jenis : langsung/tatap muka, tidak

langsung; telepon, surat, email. Dll

• Komunikasi tatap muka : verbal dan

non-verbal.

• 3 V dalam komunikasi : visual, vocal,

verbal

• Komunikasi non-verbal: body language

dan bahasa isyarat.

38

VOCAL

• Komponen suara :

- Artikulasi/kata-kata diucapkan

dengan tepat dan mudah dimengerti

- Lapal atau ucapan

- Vocal/suara yang baik

- Intonasi, tekanan, ketinggian nada

- Pengulangan/repetition

39

VOCAL/ SUARA YANG BAIK

• Pernafasan yang baik

• Aksen daerah yang tidak terlalu

menonjol

• Ekspresif

• Lembut

40

VERBAL

• Pilihan kata yang tepat/efektif, mencakup apa yang Anda maksud, sesuai dengan daya tangkap lawan bicara-berpikir dulu baru

berbicara

• Tidak bertele-tele, ringkas, to the point, jelas/spesifik, akurat. Hindari kata

“segera”, “gampang diatur”, “bereslah”.

Hindari bergumam atau mengucapkan kata-kata yang tidak jelas.

41

• Hangat dan bersahabat, tidak menyerang, menggurui, merendahkan,

menyalahkan,menakut-nakuti, menyinggung. • Tetaplah konsisten

• Perhatikan tata bahasa dan penggunaan istilah

• Jangan berbicara sambil membayangkan atau memikirkan hal lain

• Gunakan selalu 3 magic word; maaf, terima kasih, mohon/tolong

42

NON-VERBAL

• Kontak mata • Ekspresi wajah

• Senyum – yang tulus – mengeluarkan endorphin • Gerakan kepala, tangan, dan badan

• Posisi tubuh

• Penampilan fisik (pakaian, perhiasan/aksesori • Jabat tangan

• Maksimalkan komunikasi non verbal: smile genuinly, gunakan sentuhan secara hati-hati, tepuk tangan jika perlu.

43

SO CLEAR

(crystal clear communication “Kris Cole”)

• Sit/stand

• Open

• Centre

• Lean (60 – 70 derajat)

• Eye Contact

• Apropriate

44

Jarak Individu Dlm Komunikasi (Allan Pease, 1981)

 The Intimate Zone (Jarak Komunikasi 6-18 inc/15-45cm) Bicara dengan teman dekat

 The Personal Zone (Jarak Komunikasi 18-48 inc/45-120cm) Bicara keg. Sosial dengan Teman yg kita kenal baik

 The Sosial Zone (Jarak Komunikasi 4-12 feet/1,5-3,5m) Bicara dengan orang asing

 The Public Zone (Jarak Komunikasi >12 feet/diatas 3,5m)  Bicara dengan pendengar Kelompok.

45

Persentase bahasa tubuh

55% BahasaTubuh 7% Kata- kata 38% Nada suara (Albert Mehrabian )

12 November 2014 sukri rauf 46

MAKNA BAHASA TUBUH

No. Bahasa Tubuh Makna

1. Berdiri tegap dan lurus Eksptrovert, memandang diri sehat

2 Berdiri seperti kecapekan dengan

kepala menunduk

Intropert, tidak merasa nyaman dengan situasi

3 Menggunakan gerakan badan secara

bebas

Terbuka, berpandangan maju dan luas, percaya kepada diri sendiri

4 Menggunakan gerakan badan secara

terbatas

Malu, tidak mampu memiliki kepastian dan sifat terttutup

5 Tetap menyendiri dan menjaga jarak Cenderung menyendiri, mungkin karena

malu atau tertekan

6 Condong ke arah posisi yang dapat

didekati, sedikit maju

Ingin meninggalkan tempatnya dan sikap diikutsertakan dalam percakapan

7 Duduk gelisah atau sering melihat

ke arah jam

Ingin mengakhiri percakapan, ada suara yang mendesak harus dilakukan, rasa 8

Menunduk sambil menjawab

pertanyaan, tidak melakukan kontak mata

Kesal, atau malu, bisa juga karena tidak berani

KOMUNIKASI DALAM DUNIA KERJA

• DOWNWARD/TOP-DOWN COMMUNICATION • UPWARD/BOTTOM- UP COMMUNICATION • HORIZONTAL COMMUNICATION • INTERNAL-EXTERNAL COMMUNICATION 47

48

• Implementasi tujuan &

strategi

• Instruksi pekerjaan & dasar

rasional

* Prosedur dan praktik * Umpan balik kinerja * Indoktrinasi * * Masalah dan pengecualian * Saran perbaikan * Laporan kinerja

* Keluhan dan perselisihan * Informasi Finansial dan akuntansi

KOMUNIKASI HORIZONTAL

Penyelesaian masalah intradepartemental Koordinasi interdepartemental

49

PENYEBAB KEGAGALAN KOMUNIKASI

 Perbedaan latar belakang budaya

 Pendidikan

50



KOMUNIKASI

Komunikasi Verbal

51 • Oral/ Spoken • Word Structure • Something WRITTEN

• Body Language

• Eyes Contact

• Vocal Expression

• Intonation

• Face Expression

MAKNA GERAKAN PENDENGAR

• Rejection gesture : tangan dan kaki bersilang,

menggosok hidung/mata/telinga, bersandar ke

meja

• Cooperative gesture

• Interruption gesture

• Confidence gesture (berada di pihak pembicara)

• Frustration gesture

• Nervous gesture

• Boredom gesture (menyangga kepala)

53

MENDENGAR AKTIF

Upaya sungguh-sungguh dan tulus untuk dapat

memahami informasi yang diperlukan

• Mendengar aktif adalah menyimak  anda memusatkan perhatian memaknai dengan benar

pesan/informasi yang disampaikan

• Mendengar aktif diperlukan dalam komunikasi

antarpribadi dalam tugas sehari-hari.

Hambatan mendengar aktif

• Hambatan dari diri

sendiri

• Persepsi kita terhadap

seseorang

• Pesan yang terlalu

panjang atau terlalu

singkat

55 MANFAAT MENDENGAR AKTIF Mengurangi salah paham Pendalaman hubungan Meningkatkan pengetahuan Meningkatkan pencapaian tujuan

56

MENJADI PENDENGAR

AKTIF

Memberikan perhatian dan minat Mendengar dan

menyimak dengan benar

Memahami

Cara spesifik yang dipraktekkan mendengar aktif :

- Berhenti berbicara

- Jangan tergesa-gesa menilai isi pembicaraan - Hindari pemberian “bumbu-bumbu” pada isi

pembicanaan yang lain

- Beri kesempatan orang lain untuk berbicara - Jangan menghindar dari pembicaraan

- Hindari adanya kecurigaan terhadap apa yang

akan dibicarakan orang lain.

Cara spesifik yang dipraktekkan mendengar aktif :

- Jangan terlalu memperhatikan sikap dan penampilan pembicara

- Cobalah mengerti dasar yang digunakan orang untuk berbicara

- Berjanjilah untuk memikirkan gagasan kawan bicara dan pelajari gagasan itu dengan seksama

- Saringlah butir-butir yang paling penting - Berterima kasihlah kepada kawan bicara - Berhenti berbicara

12 November 2014 58

59

Remember the three "Rs":

- Respect yourself - Respect others