LAMPIRAN. Disposition Officer Dendy H. Perdana. In-bound Division Head Nocky B. Prayitno. Inventory Division Head Langgeng

(1)

LAMPIRAN

Lampiran 1: Struktur Organisasi Material Handling Department

Material Handling Manager Fitria Anggraeni Disposition Officer Dendy H. Perdana In-bound Division Head Nocky B. Prayitno Inventory Division Head Langgeng Expedition Division Head Rijal Ilhami EXIM Coordinator Martanto Y. Anggoro Administrator Ratna Indriyani Axapta Users Operator Heri Cahyono Operators EXIM Staff Rony Sasmito EXIM Support Deti A. Y.

(2)

Lampiran 2: Struktur Organisasi HRD Department

HRD Manager

Yudi Darjanto

HRD Organization &

System Development

M. Nashihul A

HRD Admin and Industrial

Relation Officer

Elanda A. Hapsari

HRD People Development

(3)

Lampiran 3: Struktur Organisasi Facility Department

Facility Management Manager Samodra Assistant Manager Eri Fianawati

Tools and Spareparts Management Officer Khrisna K. R. Maintenance Administration Officer Sulis Riyati Technician, Cleaning

Service & Security Service Coordinator Sugiyanto Production Equipments Misnan Electricity, Utility Services & Electronic

Hoedson Goelita Buildings, Lightings, Ventilations & AC Agus Rianto Welding and Mechanical Workshop Sugiono Wood Working and Painting Workshop Sugiyanto Aerospace Zainul Ikhwan Test Room Equipments Irfan Pasuruan Plant Facility Maintenance Ariyanto Cleaning Services, Gardening Services, Security Services Drivers

(4)

Lampiran 4: Struktur Organisasi Production Department

Production Manager Nuryadi Assistant to Production Manager Muntako Socket 81 Alex A. S System Solution Nuryadi Test Room Head

Ni’matus S. 9510/4120 Muntako 1180 Abdul Rosyid 201 Alex A. S 1658 Nuryadi 1120 Abdul Rosyid Test Room Head

Endah Mariyati 1170 Irfan M. L. Socket 81 Alex A. S 1160 Muntako Test Room 1180 Siti Hajijah Test Room 4120 Leli Y. P. Test Room 201 Hafid F. Test Room 9510 Leli Y. P. Test Room 1160 Endah Mariyati Test Room 1170 Siti Suraidah Test Room 1658 Siti Hajijah Test Room 1120 Hafid F. Plastics Muntako

(5)

Lampiran 5: Struktur Organisasi Engineering Department

Engineering Manager Reimund Schmidt Enginering Head Johny Wijaya

Group Leader New Product and System

Solution Johny Wijaya

Failure Mode and Effect Analysis Hardi Abdiyantoro Engineering Support Nining Dwiningsih Product Design ( Mechanical ) Johny Wijaya / Hardi

Abdiyantoro

Product Design (Electrical) Andryo Lee / Yogi

Cahyadi / Rifky Cahyadi

Group Leader System Solution Andryo Lee

(6)

Lampiran 6: Struktur Organisasi Quality Management Department

Quality Management Manager Hardjono Santoso Complaint Handling Arief Shobari Quality Control

Tri Arie Yanti Quality Assurance Arief Shobari Certification and Standards Arief / Tri Strategic Quality Planning Hardjono Santoso Testroom Health Safety Environment Marissa Yessicha Change Management Hardjono Santoso

(7)

Lampiran 7: Struktur Organisasi Finance and Administration Department

Finance and Administration Manager Yulies W. Diyah Finance Lindri Pratiwi Non Affiliated Accounting and Taxation Indra Restika Affiliated Accounting and Internal Controlling Siti Rohmah Fixed Asset Accounting Yenny Kristianti Central Secretary Nining Dwiningsih

(8)

Lampiran 8: Struktur Organisasi Procurement Department

Procurement Manager Denny Alexander Subcontract Coordinator Wisnu Tambora Procurement Officer Henny Herlina Procurement Officer Prihatin Vitriana Purchasing Agent Bambang Saputra

(9)

Lampiran 9: Struktur Organisasi Process Optimization and IT Department

POIT Manager Samodra Head of Process Optimization Fatimatu Zahro Head of Information Technologu H. Widarmawan Electronic Data Processing Dewi Erliany ERP Administrator Faruq Bumantara Software Progammer Mushin A. Fahmi Hardware Technician H. Widarmarwan

(10)

Lampiran 10: Struktur Organisasi Sales and Marketing Department

Head of Customer Service Henry Tandiono Internal Order Handling Wike Dyana Puspita

External Customer Service Henry Tandiono

(11)

Lampiran 11: Struktur Organisasi PPC Department

PPC Manager Kurniawan W. Kartika PPC Administration Evy A. Nursanti BOM Master Kuniawan W. Kartika PPC Supervisor Andi R. Novianto

(12)

Lampiran 12: Key Performance Indicator Karyawan Lama

No Nama

Karyawan

Nama Jabatan

ACTIVITY PLAN (HardSkill)

Sasaran CUSTOMER SATISFACTION (50%)

Definisi Produktifit as Efektifitas Efisiensi Penyampaian hasil kerja hasil VS target akurasi sasaran kerja

Hasil maksimum VS Sumber

daya minimum sesuai jadwal

Unit Target

Pencapaian target 100%

100% akurat Sumber Daya Minimum Tepat waktu

Bobot 20% 10% 10% 10% 1 Realisasi Target Prestasi skor nilai

ACTIVITY PLAN (HardSkill)

INTERNAL PROCESS (30%)

Kehadiran kerja Bekerja sesuai prosedur Kompetensi Perbaikan berkelanjutan

tingkat kehadiran Kesesuaian kerja dengan

intruksi

Pemenuhan

Kompetensi Mengurangi produk gagal hadir kerja 100% bekerja sesuai dengan intruksi

kerja

Pencapaian Kompetensi

Bekerja dengan improvisasi dan berkelanjutan 5% 10% 10% 5%

(13)

SOFTSKILL

LEARNING & GROWTH (20%)

Waktu Kerja

Fleksibel Implementasi ISO

Kompetensi Baru (tidak termasuk yang disyaratkan) bekerja mengikuti waktu kerja fleksibel Fokus Pemenuhan Persyaratan ISO Kesediaan dan kemampuan untuk menambah kompetensi baru 10% 5% 5% _Item Score Will Power Learning Discipline Creative Focus on Customer

(14)

Lampiran 13: Key Performance Indicator Perusahaan

PERSPECTIVE OBJECTIVES MEASUREMENT /

KPI TARGET INITIATIVES

DEPARTMENT RESPONS IBLE SUPPORT FINANCE Mencapai omset 92 juta euro untuk E-T-A group dengan tingkat laba 6% sebelum pajak. Fokus pada aktivitas penjualan proyek CSY & TRA di Indonesia untuk

menghasilkan penjualan yang menguntungkan

Profit Margin 6% Mendefinisikan dan menerapkan model bisnis

yang efektif untuk SBF TRA SM FA, ENG

Sales Turnover 750K

Mempertahankan secara intensif kontrak

penjualan pada proyek SysSol/Telco & TRA SM ENG Membentuk Sales Project Team yang memiliki

respon cepat dan lebih agresif SM HRD,ENG Berkolaborasi dengan EAP Sales SM ENG

CUSTOMER Memperluas dan mengoptimalkan aktivitas pasar serta memperoleh pelanggan baru di seluruh dunia. Membangun Brand Awareness and menyelenggarakan Market Education Program % Products known 80%

Mengadakan pelatihan aplikasi produk SM, ENG Membentuk kelas pembelajaran untuk

mahasasiwa teknik ATMI-ITS-Telkom serta mendorong mereka agar dapat menjalankan proyek dengan menggunakan produk dari E-T-A.

SM Eng,

HRD,FA Berpartisipasi di ajang pameran kelistrikan SM FA Bergabung dengan Indonesia Electrical

Manufacrurers Association (APPI) dan berperan aktif melalui program - program yang ada.

SM HRD

Fokus pada penciptaan produk spesifik yang

(15)

DEPARTMENT

RESPONS IBLE

SUPPORT

Menjaga hubungan baik dengan menteri

perdagangan SM HR

Mempertahankan tingkat waktu pengiriman yang tepat waktu

Ontime delivery rate > 95%

Membentuk mekanisme konfirmasi pembelian

oleh pelanggan kepada departemen produksi. SM IT,PPC,MH

Mengajukan dan menerapkan standar kerja yang dibutuhkan oleh departemen terkait agar dapat memenuhi order tepat waktu.

SM

PPC,MH,PR OD,ENG, QM,FM, IT

Melanjutkan untuk membentuk sistem proses pemesanan ulang secara otomatis untuk semua barang yang telah dibeli dengan menggunakan pendekatan AX.

MH IT

Melakukan remcana produksi dengan pendekatan

AX Master planning PPC IT INTERNAL BUSINESS PROCESS Meningkatkan nilai tambah produk dan mengurangi limbah setiap hari nya.

Mengurangi jumlah klaim dari pelanggan dibandingkan dengan jumlah klaim di tahun 2013 % customer claim reduction 2.5%

Mengoptimalkan penanganan komplain pelanggan yang berada di E-T-A Altdorf untuk

meningkatkan kepuasan pelanggan.

QM SM

Meningkatkan kualitas produk internal

PQU 15000

Merencanakan dan melaksanakan 2 proyek otomasi untuk meningkatkan kualitas produk 1160 dan 1170.

(16)

DEPARTMENT RESPONS IBLE SUPPORT INTERNAL BUSINESS PROCESS Meningkatkan nilai tambah produk dan mengurangi limbah setiap hari nya. Meningkatkan proses produksi dan mengurangi limbah % Cost reduction > 5%

Memperoleh atau menemukan penyedia bahan baku produk yang ada di Indonesia khususnya di Surabaya.

PROC ENG,QM,Pr od Menghilangkan komponen plastik yang masih ada

pada saat proses produksi se segera mungkin. PROC

ENG,QM,PR OD Merencanakan dan melaksanakan 2 proyek

otomasi untuk meningkatkan kualitas produk 1160 dan 1170.

DIR QM,FM,EN G

Menghitung secara sistematik jumlah kecacatan di

PG 4120 serta berusaha mengurangi kecacatannya PROD

Eng, PPC,QM Memperbarui sistem informasi dan teknologi yang

ada IT PROC,FA

Productivities 90 % Merencanakan perencanaan produksi

Meningkatkan flexibilitas produksi Prod PPC OEE 68% Merencanakan peningkatan maintenance CILT SM

(17)

DEPARTMENT RESPONS IBLE SUPPORT LEARNING & GROWTH Melanjutkan penerapan Lean Organization dan memberikan contoh kepemimpinan yang konsekuen. Meningkatkan kompetensi dan performa karyawan untuk menghasilkan produk yang berkualitas tinggi.

% Job Position have

KPI, which align to corporate strategy

100%

Mengembangkan sistem KPI yang ada sebagai

alat untuk mengukur performa kerja karyawan. HR ALL Mengembangkan penilaian kinerja karyawan HR ALL Menciptakan dan mengembangkan sistem

penilaian kinerja dan kompetensi karyawan HR ALL Memberikan penghargaan kepada karyawan

sesuai degan kompetensi dan performa kerja karyawan yang bersangkutan.

HR ALL

% Job Posistion have

competency profile 100%

Menentukan dan menerapkan nilai - nilai

perusahaan. HR ALL

Menentukan standar dan level kompetensi teknis

(18)

Lampiran 14: Key Performance Indicator Departemen PPC

PERSPECTIVE OBJECTIVES MEASUREMENT /

KPI TARGET INITIATIVES

DEPARTMENT

RESPONSIBLE SUPPORT

FINANCE

1. Cost Reduction

1.1. Meningkatkan proses produksi dan mengurangi limbah

1.1.1. WIP

Materials accuracy

1.1. 2. materials

and data for production accuracy < 3 % 3 cases/month 1.1. Mempertahankan keakuratan material WIP

1.2. Melakukan pengecekan dan mempersiapkan material dan production order data untuk proses produksi. PPC Supervisor CUSTOMER 2. Customer satisfaction 2.1 Membantu SM mengenai konfirmasi pemesanan dari customer 2.1.1 On time confirmation order ( max 1 day ) 93% 1.1.1.1 Memastikan konfirmasi pemesanan dari departemen produksi

1.1.1.2 Memastikan revisi konfirmasi pemesanan dari deparemen produksi PPC Supervisor MH,Prod, IT 3.1 Pengiriman tepat waktu 3.1.1 Achieve and maintain on time delivery rate >=95% 2.1.1.1. Membuat rencana produksi setelah menerima Sales

Order dari OH

2.1.1.2. Memperbarui status produksi yang berhubungan dengan pengiriman setiap Selasa dan Kamis

(19)

PERSPECTIVE OBJECTIVES MEASUREMENT

/ KPI TARGET INITIATIVES

DEPARTMENT

RESPONSIBL E

SUPPOR T

INTERNAL BUSINESS PROCESS

3. Export Document 3.1 Menyediakan data kepada SM untuk membuat dokumen ekspor 3.1.1 Accuracy and on time update production status 93%

Memperbarui status produksi yang berhubungan dengan pengiriman setiap Kamis

PPC

Administration Prod

4. Delay order

4.1 Memberikan informasi mengenai

delay, potential delay dan problem

4.1.1 Accuracy

information of delay, potential delay & problem

100% communicated all of the delay, potential delay & problem 4.1.1.1 Menerima informasi mengenai delay, potential delay &

problem dari departemen yang

terkait

4.1.1.2 Memberikan informasi

mengenai delay, potential delay & problem ke SM

4.1.1.3. . Memperbarui status produksi yang berhubungan dengan pengiriman setiap Selasa dan Kamis PPC Administration MH, Prod< QM, Eng, FM

5 Systematic count and

reduction of reject rate

5.1 Mengurangi scrap value Accuracy and on time Information scrap value 93.0% 5.1.1.1 Melakukan kontrol terhadap penggunaan bahan baku 5.1.1.2 Melakukan perhitungan deviasi

BOM Master POIT, Prod

(20)

Lampiran 15: Key Performance Indicator Departemen Sales & Marketing

DEPARTMENT

RESPONSIBLE SUPPORT

FINANCE

1. Mencapai omset 92 juta euro untuk E-T-A group dengan tingkat laba 6% sebelum pajak. Fokus pada aktivitas penjualan proyek CSY & TRA di Indonesia untuk menghasilkan penjualan yang menguntungkan

Profit Margin 6% Menerapkan Effective

Business Model SM FA, ENG

Sales Turnover 750K

Mempertahankan secara intensif kontrak penjualan pada proyek SysSol/Telco & TRA

SM ENG

Membentuk Sales Project Team yang memiliki respon cepat dan lebih agresif

SM HRD,ENG

Berkolaborasi dengan EAP

Sales SM ENG

CUSTOMER

1. Memperluas dan mengoptimalkan aktivitas pasar serta memperoleh pelanggan baru di seluruh dunia 1.1. Membangun Brand Awareness dan menyelenggarak an Market Education Program 1.1.1. % products known 80%

Mengadakan pelatihan aplikasi

produk SM, ENG

Membentuk kelas pembelajaran untuk

mahasasiwa teknik ATMI-ITS-Telkom serta mendorong mereka agar dapat

menjalankan proyek dengan menggunakan produk dari E-T-A.

SM Eng., HRD,FA

Berpartisipasi di ajang

pameran kelistrikan SM FA

Bergabung dengan Indonesia Electrical Manufacrurers Association (APPI) dan berperan aktif melalui program - program yang ada.

SM HRD

Fokus pada penciptaan produk spesifik yang sesuai dengan kebutuhan pasar yang ada.

SM, ENG ALL Menjaga hubungan baik

(21)

DEPARTMENT RESPONSIBL E SUPPORT CUSTOMER 2. Survey kepuasan pelanggan 2.1. Kepuasan pelanggan 2.1.1 Number of

customer survey 1x / year

2.1.1.1 Mengumpulkan umpan balik dari pelanggan

2.1.1.2 Merekap data pelanggan

2.1.1.3 Melaporkan kepada manajemen

Order Handling CS Head

1. membentuk sistem konfrimasi pemesanan otomatis untuk pelanggan dengan produksi. 1.1 Mempercepat konfirmasi pemesanan 1.1.1 On time confirmation order ( max 1 day ) 93% 1.1.1.1 Mengirimkan data pemesanan dari master plan ke pelanggan Order Handling PPC, MH, IT 2. Mengajukan dan menerapkan standar kerja yang dibutuhkan oleh departemen terkait agar dapat

memenuhi order tepat waktu. 2.1 Pengiriman barang yang tepat waktu 2.1.1 on time delivery rate >=95% 2.1.1.1 Membentuk proses order handling dengan makigami diagram. 2.1.1.2 Membentuk sistem proses pemesanan ulang secara otomatis.

2.1.1.5 Menganalisa aktivitas pengiriman barang yang tidak perlu

2.1.1.7 Melaksanakan Makigami Action Plan 2.1.1.9 Melakukan pemantauan segala aktivitas pengiriman barang dan memastikan agar barang dikirim tepat waktu.

SM PPC,MH,PROD,ENG, QM,FM, POIT 5. Pemesanan dari pelanggan 5.1 Memenuhi kebutuhan pelanggan 5.1.1 Order confirmation <= 2 days 5.1.1.1 Input order 5.1.1.2 Mengirimkan konfirmasi pemesanan kepada pelanggan

(22)

DEPARTMENT

RESPONSIBL E

SUPPORT

6. Document export 6.1 Membuat dokumen ekspor 6.1.1 Time for document preparation oneday after receiving customs document 6.1.1.1 Melakukan pengecekan pesanan yang akan segera dikirim

6.1.1.2 Membuat invoice 6.1.1.3 Mengirimkan invoice kepada departemen yang terkait

Order Handling PPC, MH, POIT

7. Delay order 7.1 Memberikan informasi mengenai delay, potential delay & problem 7.1.1 Perfect information of delay, potential delay & problem 100% communicated all of the delay, potential delay & problem 7.1.1.1 Menerima informasi delay, potential delay & problem

7.1.1.2 memberikan informasi mengenai delay, potential delay & problem

Order Handling PPC, MH, Production,

POIT

8. Special request 8.1 Memenuhi permintaan

8.1.1 Request

confirmation <= 2 days

8.1.1.1 Meneruskan email yang diterima dari pelanggan ke departemen yang terkait 8.1.1.2 Menerima konfirmasi email dari departemen terkait 8.1.1.3 Menjawab email pelanggan

POIT

9. Complain handling 9.1. Penanganan komplain

9.1.1 Replacement

confirmation <= 2 days

9.1.1.1 Menganalisa alasan pelanggan untuk menukarkan barang

9.1.1.2 Memberikan informasi mengenai penukaran barang

(23)

Lampiran 16: Key Performance Indicator Departemen POIT

DEPARTMENT RESPONSIBLE SUPPORT CUSTOMER 1. membentuk sistem konfrimasi pemesanan otomatis untuk pelanggan dengan produksi. 1.1 Melakukan maintenance pada AX programme 1.1.1 Data loss / month 0

1.1.1.1 Melakukan Back up data harian, mingguan dan bulanan 1.1.1.2 Melakukan pengecekan lisensi program AX IT Head Software programmer, ERP 2. Implementasi tindakan yang dibutuhkan departemen terkait agar dapat melakukan pengiriman barang tepat waktu. 1.1 Melakukan maintenance pada AX programme 1.1.1 Data loss / month 0

1.1.1.1 Melakukan Back up data harian, mingguan dan bulanan 1.1.1.2 Melakukan pengecekan lisensi program AX IT Head Software programmer, ERP

1. Memperbarui sistem informasi dan teknologi yang ada 1.1 Memperbarui perangkat IT 1.1 Installed unit computer 10 units / month

1.1.1.1 Install computer ( software

& hardware )

1.1.1.2 Memastikan semua komputer berjalan dengan baik

IT Head software programmer, ERP 2. Melanjutkan untuk membentuk sistem proses pemesanan ulang secara otomatis untuk semua barang yang telah dibeli dengan menggunakan pendekatan AX. 1.1 Melakukan maintenance pada AX programme 1.1.1 Data loss / month 0

1.1.1.1 Melakukan Back up data harian, mingguan dan bulanan 1.1.1.2 Melakukan pengecekan lisensi program AX IT Head Software programmer, ERP

(24)

DEPARTMENT

3. Melakukan remcana produksi dengan pendekatan AX Master planning 1.1 Melakukan maintenance pada AX programme 1.1.1 Data loss / month 0

1.1.1.1 Melakukan Back up data harian, mingguan dan bulanan 1.1.1.2 Melakukan pengecekan lisensi program AX IT Head Software programmer, ERP 4. Networking 4.1 Menghindari terputusnya koneksi internet 4.1.1 Network loss / month ( internal caused ) 2 times / month 4.1.1.1 Melakukan pengecekan terhadap server 4.1.1.2 Melakukan pengecekan terhadap koneksi internet

4.1.1.3 Melakukan pengecekan dan maintenance server induk

IT Head Software programmer, ERP 5. Communication equipment 5.1 Memastikan jaringan email berjalan dengan benar

5.1.1 Email problem

/ month 4 times / month

5.1.1.1 Melakukan pengecekan

terhadap server email dan antivirus ERP

IT Head,

Software programmer

6. Web Softwares 6.1 Maintain

websoftwares 6.1.1 Data loss 0

6.1.1.1 Melakukan back up data tiap hari

Software

(25)

Lampiran 17: Key Performance Indicator Departemen Production

DEPARTMENT

1. Menghitung secara sistematik jumlah kecacatan di PG 4120 serta berusaha mengurangi kecacatannya 1.1 Mengurangi

jumlah scrap 1.1.1 % reduce

Reduce 20%

VS 2013

1.1.1.1 Menetapkan Quality

Control Level

1.1.1.2 Melakukan pengecekan kualitas bahan baku

1.1.1.3 Menjalankan visual management PG Head Operator Prod Admin QM, PPC, TR QM FM 2. standarisasi

Shadow board setiap

segmen

2.1 Mengurangi waktu yang terbuang

2.1.1 Productivity

per segment 85%

2.1.1.1 Melakukan input kapasitas data

2.1.1.2 Menjalankan program 5S 2.1.1.3 Melakukan perhitungan produktivitas tiap individu

Prod Admin PG Head PO Head Operator Operator, HRD FM 3. Implementasi tindakan yang dibutuhkan departemen terkait agar dapat melakukan pengiriman barang tepat waktu.

3.1 On time delivery 3.1.1 Delivery time

efficiency 85%

3.1.1.1 Implementasi flexible time

3.1.1.2 Support data from PPC PG Head

Operator QM PPC 4. Memperoleh atau menemukan penyedia bahan baku produk yang ada di Indonesia khususnya di Surabaya. 4.1 Trial / nullmontage 4.1.1 Lead time

based on schedule On time

4.1.1.1 Implementasi trial berdasarkan jadwal yang telah ditetapkan

4.1.1.2 Menerima jadwal trial dari PPC PG Head PPC Opr, Eng, QM Prod Manager

(26)

DEPARTMENT

5 Menghilangkan komponen plastik yang masih ada pada saat proses produksi se segera mungkin. 5.1 Menjalankan project menghilangkan komponen plastik 5.1.1 Start running

machine End of July

5.1.1.1 Membongkar dan melakukan instalasi mesin baru 5.1.1.2 Pelatihan menggunakan mesin baru

5.1.1.3 Melakukan uji coba produksi FM Prod AssMan Prod AssMan ATMI HR QM, Eng

6. Efficiency 6.1 Efisiensi mesin 6.1.1 OEE 68% 6.1.1.1 Merencanakan perbaikan

maintenance FM PG Head

7. Productivities 7.1 Company

productivity

7.1.1 Percentage

productivity 90%

7.1.1.1 Menerapkan flexible time 7.1.1.2 Menerapkan lean manufacturing Operator PG Head PG Head PS Coach

(27)

Lampiran 18: Key Performance Indicator Departemen Material Handling

DEPARTMENT

RESPONSIB LE

SUPPOR T

1. membentuk sistem konfrimasi pemesanan otomatis untuk pelanggan dengan produksi. 1.1 Ketersediaan bahan baku 1.1 Times of material

not available 4x / month

1.1.1 Membuat renacana PO

1.1.2 Memperoleh persetujuan PO Dispo

Procurement / MD 2.Implementasi tindakan yang dibutuhkan departemen terkait agar dapat melakukan pengiriman barang tepat waktu. 2.1 Pengiriman produk

jadi 2.1 Lead time

on time based on schedule

2.1.1 Membuat langkah kerja pengiriman

2.1.2 Melakukan packing 2.1.3 Membuat packing slip 2.1.4 Melaporkan dan meminta persetujuan bea cukai

MH support, expedition expedition EXIM Customs officer, forwarder, production, order handling, PPC 5. Melanjutkan untuk membentuk sistem proses pemesanan ulang secara otomatis untuk semua barang yang telah dibeli dengan menggunakan pendekatan AX. 5.1 Implementasi program AX 5.1.1 Percobaan akan

selesai pada Q3 on schedule

5.1.1 Melakukan konsultasi dengan ABM

5.1.2 Menentukan parameter untuk proses pemesanan ulang

5.1.3 melakukan uji coba program AX

Dispo ABM, PPC, POIT 6. EXIM service time 6.1 Import 6.1.1 Membuat dokumen import on schedule ( 2 days ) on schedlule ( 3 days )

6.1.1.1 Menerima PSL dan invoice untuk pengiriman melalui udara 6.1.1 Menerima PSL dan invoice untuk pengiriman melalui laut

Expedition Order handling

Customs, Transporter

6.2 Local sales 6.2.1 Membuat dokument BC 2.5

on schedule ( 14 days )

6.2.1.1 Membuat surat persetujuan bea cukai

6.2.1.2 Melakukan pembayaran pajak EXIM

Customs, Finance, Production

(28)

DEPARTMENT

RESPONSIB LE

SUPPOR T

6. EXIM service

time

6.3 Menerima barang dari bonded zone

6.3.1 Membuat dokumen BC 2.7 on schedule ( 1 day ) on schedule ( 2 days )

6.3.1.1 Menerima surat pengiriman dan invoice untuk bea cukai 2.7 6.3.1.2 Menerima surat pengiriman dan invoice untuk sub kontrak

EXIM Customs, supplier, inbound WH 6.4 Pengiriman barang ke bonded zone 6.4.1 Membuat dokumen BC 2.7 on schedule ( 1 day ) on schedule ( 7 days )

6.4.1.1 Membuat surat pengiriman dan invoice untuk bea cukai 2.7 6.4.1.2 Membuat surat pengiriman dan

invoice untuk sub kontrak

EXIM Customs, supplier, inbound WH 6.5 Pengiriman barang ke vendor 6.5.1 Membuat dokumen BC 2.6.1 on schedule ( 7 days )

6.5.1.1 Membuat surat persetujuan bea cukai dan melakukan cek fisik 6.5.1.2 Membuat perjanjuan kontrak, daftar barang dan PO

EXIM Customs, Dispo, Expedition, Procurement 6.6 Menerima barang dari vendor 6.6.1 Membuat dokumen BC 2.6.2 on schedule ( 3 days )

66.1.1 Melakukan cek fisik

6.6.1.2 Membuat surat pengiriman EXIM

Customs, Dispo, Inbound, Procurement 6. Expedition service 7.1 Packing untuk barang yang akan di ekspor 7.1.1 On time packaging on schedule ( 2 days ) on schedule ( 5 days ) on schedule ( 2 days ) on schedule ( 2 days )

7.1.1.1 Membuat rencana packing 7.1.1.2 Membuat palbox

7.1.1.3 Melakukan packing barang jadi

7.1.1.4 Membuat packing slip

Expedition MH support, Production, Inventory, PPC, Order Handling, EXIM

8. inventory 8.1 Persiapan picking

material 8.1.1 On time picking

on schedule ( H + 1 days ) on schedule ( H days ) on schedule ( 2 hours )

8.1.1.1 Picking regular preparation 8.1.1.2 Picking urgent, add pick

movement

8.1.1.3 Picking FDS

(29)

DEPARTMENT

RESPONSIB LE

SUPPOR T

8. inventory

8.2 Penyimpanan

barang 8.2.1 On time storage

on schedule ( H + 1 day ) on schedule (

direct )

8.2.1.1 Menyimpan barang di rak yang telah disediakan

8.2.1.2 Menerima produk jadi

Inventory QC, PPC, Production 8.3 Stock opname 8.3.1 Times 8.3.2 Inventory Accuration 3x 1 year > 97%

8.3.1.1 Membandingkan fisik dengan administrasi

8.3.1.2 Melakukan perhitungan perbedaan stok barang

Inventory Finance, Auditor

9. Inbound

9.1 Menerima material

import Lead time

on schedule ( 1 day ) on schedule ( 1 day ) on schedule ( 1 day )

9.1.1.1 Meminta persetujuan dari EXIM

9.1.1.2 Melakukan proses unloading 9.1.1.3 Melakukan pembagian material ke tiap segmen

Inbound EXIM, Dispo, Procurement , Finance, QC 9.2 Menerima material

lokal non EXIM Lead time

on schedule ( 1 day ) on schedule ( 1

day )

Inbound

Procurement , Finance,

User

9.3 Menerima material lokal dengan dokumen EXIM Lead time on schedule ( 1 day ) on schedule ( 1 day ) on schedule ( 1 day )

9.1.1.1 Meminta persetujuan dari EXIM

Inbound EXIM, Dispo, Procurement , Finance, QC, User

(30)

Lampiran 19: Key Performance Indicator Departemen Facility Management

DEPARTMENT

FINANCE

1. Profit magin 6 % 1.1 Mengurangi waktu

breakdown 1.1.1 OEE 68%

1.1.1.1 Membuat catatan untuk semua kerusakan yang terjadi beserta konsekuensinya

1.1.1.2 Mengurangi terjadinya kerusakan mesin dengan sistem preventive maintenance 1.1.1.3 Menganalisa penyebab terjadinya kerusakan mesin dan melakukan perbaikan terhadap kerusakan mesin yang terjadi. 1.1.1.4 Melakukan kontrol dan continuous improvement 1.1.1.1 Tool&Spare part 1.1.1.2 Team Maintenance 1.1.1.3 .Head Maintenance 1.1.1.4 Asst Manager FM Prod CUSTOMER 1. Mengajukan dan menerapkan standar kerja yang dibutuhkan oleh departemen terkait agar dapat memenuhi order tepat waktu. 1.1 Mengurangi waktu perbaikan mesin % breakdown time / month 2.75%

1.1.1.1 Spare part management 1.1.1.2 CILT improvement

1.1.1.3 Melakukan perhitungan untuk mengatur jadwal kerja mesin.

1.1.1.1 Tool & spare part 1.1.1.2 Team Maintenance 1.1.1.3 Asst Manager FM Prod, Proc

1. Merencanakan dan melaksanakan 2 proyek otomasi untuk meningkatkan kualitas produk 1.1 Mempersiapkan mesin yang baru

Start running automation project 1160 Start running automation project End of End of

1.1.1.1 Mempersiapkan tenaga kerja 1.1.1.2 Memberi pelatihan kepada karyawan baru untuk perawatan mesin 1.1.1.3 Memperisapkan CILT

Head

(31)

DEPARTMENT

2. Merencanakan perbaikan maintenance 2.1 Meningkatkan performa hasil maintenance mesin sesuai dengan jumlah pekerjaan yang dapat diselesaikan tepat waktu. Work order outstanding / month 4.60% 2.1.1.1 Melakukan indentifikasi pekerjaan

2.1.1.2 Melakukan perencanaan work order

2.1.1.3 Membentuk sistem penjadwalan work order

2.1.1.4 Melakukan kontrol dan

continuous improvement Asst Manager FM Manager FM 3. Breakdown time 3.1 Membentuk sistem untuk menganalisa pekerjaan yang ada

3.1 MTBF 3.2 MTTR

…% …%

3.1.1 Menganalisa work order yang ada 3.1.2 Validasi work order

3.1.3 Memberi persutujuan untuk work

order yang ada untuk membuat

perencanaan work order

Asst Manager FM Manager FM 4. Preventive maintenance improvement 4.1 Mengurangi atau mengeliminasi adanya kerusakaan mesin yang fatal 4.1.1 Lead time vs schedule for preventive maintenance 90% 4.1.1.1 Melakukan inspeksi 4.1.1.2 Melakukan perawatan mesin berkala 4.1.1.3 Melakukan preventive maintenance Head Maintenance Asst Manager FM

(32)

Lampiran 20: Key Performance Indicator Departemen Finance

DEPARTMENT RESPONSIBLE SUPPORT FINANCE 1. Menerapkan Effective Business Model Merekap data

rekening Aging Level < 30 days Merekap data rekening Secretary

Cash Management

Menyediakan dana untuk aktivitas sehar - hari

Cash flow projection

accuracy 80%

1. Melakukan kontrol terhadap aspek finansial perusahaan yang berhubungan dengan pembayaran terjadwal yang telah disetujui, penggajian dan pengeluaran bulanan

2. Melakukan kontrol pembayaran dari pelanggan

FA Manager CUSTOMER Customer satisfaction / finance services Menyelesaikan kegiatan yang bersifat sekretarial # complaint 2x / month

1. Membantu setiap kegiatan administratif perusahaan 2. Mengatur kegiatan traveling perusahaan

3. Menerjemahkan dokumen

Secretary

Financial Report Memberikan data finansial perusahaan yang akurat % Accuracy 100% Mempersiapkan dan

menyediakan laporan finansial perusahaan kepada manajemen yang telah di sahkan oleh kepala departemen FA

(33)

DEPARTMENT

Budgetting Financial source management (Budgeting, Realization review, controlling and analysis) Budget Variation (Budget vs actual) 20%

1. Membuat laporan keuangan tahunan

2.Merencanakan dan

menjadwalkan pengeluaran dan pemasukan untuk segala kegiatan operasional

3.Melaukan review dan analisa keuangan dan melaporkan kepada manajemen secara berkala

4. Melakukan kontrol keluar masuknya dana dengan AX PR

Finance FA Manager

Compliancy

Mematuhi segala regulasi keuangan dan pajak yang telah di tetapkan pemerintah % Financial Government Regulation Compliance 100% 1. Melakukan perhitungan pajak dan melakukan pembayaran pajak serta melaporkan pada kantor pajak 2. Melakukan kerja sama dengan konsultan pajak dan akuntan

Accounting &

Taxation

Asset Management Fixed asset management

% Discrepancy

Times of Asset Audit

<10% 2x / year

1. Melakukan kontrol terhadap fixed asset perusahaan 2. Registrasi Fixed asset Menghitung depresiasi, dan booking in AX system 3. Menyediakan dokumentasi untuk fixed asset perusahaan 4. Identifikasi fixed asset perusahaan dengan pemberian barcode

Fixed Asset

(34)

Lampiran 21: Key Performance Indicator Departemen Quality Management

DEPARTMENT RESPONSIBLE SUPPORT CUSTOMER 1.Mengoptimalkan penanganan komplain pelanggan yang berada di E-T-A Altdorf untuk meningkatkan kepuasan pelanggan. 1.1 Memberikan umpan balik terhadap komplain pelanggan 1.1.1 Lead time feedback < 4 weeks

1.1.1.1 Melakukan analisa terhadap akar penyebab masalah

1.1.1.2 Melakukan koordinasi dengan departemen yang terkait

1.1.1.3 Menjawab komplain pelanggan

Assistant QM department related

1. Implementasi tindakan yang dibutuhkan departemen terkait agar dapat melakukan pengiriman barang tepat waktu. 1.1 Pengecekan kualitas barang datang

1.1.1 Lead time 1 week 1.1.1 Melakukan penjadwalan pengecekan QC Incoming coordinator Incoming inspector 1.2 Pengecekan kualitas barang keluar

1.2.1 First time right

document preparation < 1 day

1.2.1 Mempersiapkan sertifikat barang keluar

1.2.2 Memberikan persetujuan barang keluar

QC coordinator QC inspector

2. Memperoleh atau menemukan penyedia bahan baku produk yang ada di Indonesia khususnya di Surabaya. 2.1 First article inspection ( FAI )

2.1.1 Lead time 1 week 2.1.1.1 Melakukan penjadwalan inspeksi QC Incoming coordinator Incoming inspector 2.2 Part

approval release 2.2.1 Lead time 4 weeks

2.2.1.1 Data FAI, nullmontage, material certificate, outgoing inspection from supplier, part approval release form, samples physics ( sub assembly / BG & Finished goods

2.2.1.2 Data distribution to HQ

(35)

DEPARTMENT

3. Menghilangkan komponen plastik yang masih ada pada saat proses produksi se segera mungkin.

3.1 First article

inspection ( FAI

)

3.1.1 Lead time 1 week 3.1.1.1 Melakukan penjadwalan inspeksi QC Incoming coordinator Incoming inspector 3.2 Persetujuan pergantian lokasi produksi

3.2.1 Lead time 4 weeks

3.2.1.1 Mempersiapkan Data FAI, nullmontage, sertifikat material, outgoing inspection from supplier, part approval release form, samples physics ( sub assembly / BG & Finished goods 3.2.1.2 Menyerahkan data ke HQ

QC coordinator QC inspector

3.3 Supplier

development 3.3.1 Lead time < 6 months

3.3.1.1 Transfer dokument ( test plan, training, coaching, evaluation, periodicly meeting ) QM Supplier, Procurement, Eng 4. Merencanakan dan melaksanakan 2 proyek otomasi untuk meningkatkan kualitas produk 1160 dan 1170. 4.1 Equipment approval 4.2 Nullmontage

4.1.1 Lead time 3 days

4.1.1.1 Memberikan persetujuan mesin ke departemen FM

4.2.1.1 Melakukan uji coba proyek otomasi QC coordinator QC inspector 5. Menghitung secara sistematik jumlah kecacatan di PG 4120 serta berusaha mengurangi kecacatannya 5.1 Data reject

dari testroom 5.1.1 Lead time < 5 days 5.1.1.1 Melaporkan data reject ke PPC Testing room PPC

6. Monthly

reporting

6.1

Pengumuplan dan proses data

6.1.1 Lead time 2 weeks 6.1.1.1 Mengirimkan data ke HQ dan

departemen terkait QM Manager

Assistant

QM

7. HSE 7.1 Accident 7.1.1 Number of

accident 0 Accident

7.1.1.1 Melakukan analisa terhadap penyebab terjadinya kecelakaan kerja 7.1.1.2 Melaporkan kecelakaan kerja yang terjadi ke departemen HRD untuk memperoleh tindak lanjut

(36)

Lampiran 22: Key Performance Indicator Departemen Engineering

DEPARTMENT RESPONSIBLE SUPPORT FINANCE 1. Membentuk Sales Project Team yang memiliki respon cepat dan lebih agresif

1.1 Membuat standar database secara spesifik sesuai dengan standar yang digunakan perusahaan telekomunikasi di

indonesia, untuk membantu mengembangkan proyek syssol 1.1.1 Project Completion (project no A) end of June (100%) 1.1.1.1 Desain produk 1.1.1.2 Evaluasi desain dan proses finalisasi

1.1.1.3 Pembentukan database tiap komponen yang ada

Product Designer

1.2 Konversi data baku tiap komponen menjadi sebuah software yang akan digunakan Procurement sebagai sumber untuk melakukan pembelian komponen serta pendataan harga komponen yang akan dibeli.

1.2.1 Software

completion

end of Dec

(100%)

1.2.1.1 Software development Product Designer Student Group CUSTOMER 1. Membentuk kelas pembelajaran untuk mahasasiwa teknik ATMI-ITS-Telkom serta mendorong mereka agar dapat menjalankan proyek dengan menggunakan produk dari E-T-A.

1.1 Membantu SM untuk memberikan penjelasan mengenai hal teknis pada saat memberikan pembelajaran pada mahasiswa. 1.1.1 Accomplishment of presenter during training session 100% 1.1.1.1 mempersiapkan materi penjelasan produk 1.1.1.2 Mempersiapkan materi mengenai Basic CBE dan CBE application

(37)

DEPARTMENT RESPONSIBLE SUPPORT CUSTOMER 2. Fokus pada penciptaan produk spesifik yang sesuai dengan kebutuhan pasar yang ada. 2.1 Pengembangan PDU

(Power Distribution Unit) Advance add-on: Voltage and Current Monitoring System for power supply

2.1.1 Project Completion (project B) end of June (100%) 2.1.1.1 Membuat dan menyampaikan product planning ke manajemen 2.1.1.2 Mengembangkan sistem permesinan, kelistrikan dan software

2.1.1.3 Pembuatan prototype 2.1.1.4 Melakukan uji coba : produksi, testing dan

melakukan persetujuan produk baru Syssol Team - 2.2 Pengembangan PDU untuk keperluan IT 2.2.1 Project Completion (project C) end of Dec (100%) 2.2.1.1 Mengumpulkan data pasar dan analisa peluang bisnis

2.2.1.2 Melaporkan hasil analisa pasar ke management 2.2.1.3 Membuat product planning

2.2.1.4 Desain dan membuat prototype produk baru 2.2.1.5 Trial series : Making , testing and approval 2.2.1.6 Melakukan persiapan produksi masal untuk produk baru

Syssol Team -

1.

Pengembangan proses produksi dan produk jadi

1.1 Menciptakan produk yang lebih efisien ( berhubungan dengan proses produksi produk tersebut )

1.1.1 2 Product

type, achieved by end of december.

100%

1.1.1.1 Menciptakan produk handal dengan menggunakan metode pengetesan UEL dan DL

product

(38)

DEPARTMENT

1.

Pengembangan proses produksi dan produk jadi

1.2 Menghilangkan proses yang tidak penting di dalam proses produksi. 1.2.1 2 processes, up to end of December 100% 1.2.1.1 Menemukan proses yang tidak perlu atau

mengganti proses lama dengan yang baru untuk

menghilangkan proses yang tidak perlu.

product

(39)

Lampiran 23: Key Performance Indicator Departemen Human Resource Development

DEPARTMENT RESPONSIBLE SUPPORT CUSTOMER 1. Personal Administration 1.1 Memepertahankan keakuratan data administrasi tiap karyawan

1.1.1 # of complaint 2 cases / month 1.1.1.1 Mencatat dan merekap

dokumen administrasi yang ada HR Admin

2. Sisitem penggajian / payroll

2.1 Mempertahankan keakuratan kegiatan penggajian karyawan

2.1.1 # of complaint 1 cases / month

2.1.1.1 Mengumpulkan data hadir dan lembur tiap karyawan

2.1.1.2 Melakukan perhitungan gaji karyawan

2.1.1.3 Mengirimkan daftar gaji karyawan ke BNI

2.1.1.4 Mencetak slip gaji

HR Admin FA

1. Membentuk Sales Project Team yang memiliki respon cepat dan lebih agresif

1.1 Memenuhi kebutuhan tenaga kerja perusahaan 1.1.1 Leadtime 5 days for operator 4 weeks for staff 1.1.1.1 Mencari dan

mengumpulkan data kandidat calon karyawan

1.1.1.2 Melakukan seleksi dan rekrut karyawan

People Dev HR Admin

2. Membentuk kelas pembelajaran untuk mahasasiwa teknik ATMI-ITS-Telkom serta mendorong mereka agar dapat menjalankan proyek dengan menggunakan produk dari E-T-A.

2.1 Menciptakan hubungan yang baik dengan universitas yang ada terutama di Surabaya

2.1.1 # Study

Excurse 2 times / year

2.1.1.1 Melakukan sosialisasi dengan universitas yang ada di Indonesia, khususnya wilayah jawa timur.

2.1.1.2 Membentuk program magang atau kerja praktek

People Dev

3. Merencanakan dan melaksanakan 2 proyek otomasi untuk meningkatkan kualitas produk 1160 3.1 Memenuhi kebutuhan tenaga kerja perusahaan 3.1.1 Leadtime 5 days for operator 4 weeks for staff 3.1.1.1 Mencari dan

mengumpulkan data kandidat calon karyawan

3.1.1.2 Melakukan seleksi dan rekrut karyawan

(40)

DEPARTMENT

4. Merencanakan peningkatan maintenance CILT 4.1 Melakukan training untuk meningkatkan kompetensi karyawan 4.1.1 % Trainee accomplish project assigment 65% 4.1.1.1 Membentuk program pelatihan 4.1.1.2 Melakukan implementasi program training dan evaluasi

People Dev HR Manager Production FM 5. Mengembangkan penilaian kinerja karyawan 5.1 Menjaga performa karyawan agar tetap stabil

5.1.1 % PA

Complete 100%

5.1.1.1 Mempersiapkan form penilaian karyawan

5.1.1.2 Melakukan sosialisasi penilaian kinerja karyawan 5.1.1.3 Mengumpulkan data penilaian kinerja karyawan 5.1.1.4 Melakukan analisa data penilaian kinerja karyawan 5.1.1.5 Menetapkan bonus untuk karyawan People Dev HR Manager All Department 6. Menciptakan dan mengembangkan sistem penilaian kinerja dan kompetensi karyawan 6.1 Meningkatkan HRIS 6.1.1 % Project Completion 100% 6.1.1.1 Merencanakan konsep sistem HRIS

6.1.1.2 Membentuk software HRIS 6.1.1.3 Melakukan uji coba sistem HRIS

People Dev POIT

7. Memberikan penghargaan kepada karyawan sesuai degan kompetensi dan performa kerja karyawan yang bersangkutan.

7.1 Menerapkan sistem job grading dan struktur gaji yang baru

7.1.1 % Project

Completion 100%

7.1.1.1 Membentuk tim job evaluation

7.1.1.2 Melakukan job evaluation 7.1.1.3 Menentukan sistem job grading yang baru

7.1.1.4 Membentuk struktur gaji karyawan yang baru

HR Manager HR Team JE Team FA 8. Menentukan dan menerapkan nilai - nilai perusahaan. 8.1 Menciptakan nilai - nilai perusahaan atau kompetensi inti perusahaan 8.1.1 % Project Completion 100%

8.1.1.1 Menentukan visi dan misi perusahaan

8.1.1.2 Menentukan nilai - nilai perusahaan

8.1.1.3 Melakukan sosialisasi visi, misi dan nilai - nilai perusahaan

HR Manager HR Team

(41)

DEPARTMENT

LEARNING & GROWTH

1. Mengembangkan sistem KPI yang ada sebagai alat untuk mengukur performa kerja karyawan.

1.1 Mengarahkan KPI Individu sehingga menjadi sesuai dengan KPI perusahaan 1.1.1 % Job have KPI 100% 1.1.1.1 Menentukan KPI perusahaan 1.1.1.2 Menajabarkan KPI perusahaan ke dalam KPI departemen yang ada di dalam perusahaan

1.1.1.3 Menjabarkan KPI

departemen ke dalam KPI individu

Org & Sys Development HR Manager All Department 2. Menentukan standar dan level kompetensi teknis dan non teknis 2.1 Meningkatkan kompetensi karyawan 2.1.1 % Project Completion 100% 2.1.1.1 Menentukan kompetensi yang dibutuhkan untuk tiap jabatan 2.1.1.2 Menganalisa dan mengukur kompetensi karyawan

2.1.1.3 Mengurangi gap kompetensi yang ada

2.1.1.4 Memberikan pelatihan untuk meningkatkan kompetensi karyawan

Org & Sys Development

People Dev. All Department