STANDART OPERATION PROCEDURE (SOP)

(1)

STANDART OPERATION PROCEDURE (SOP)

BIRO ADMINISTRASI PERENCANAAN DAN SISTEM INFORMASI

UNIVERSITAS JEMBER

diterbitkan Oleh:

BIRO ADMINISTRASI PERENCANAAN DAN SISTEM INFORMASI

UNIVERSITAS JEMBER

(2)

DAFTAR ISI

Hal

DAFTAR ISI ...

i

I. PENDAHULUAN ...

1 1.1. Latar Belakang

1 1.2. Tujuan...

2 II. DESKRIPSI DAN RUANG LINGKU...

3 III. KEBIJAKAN LAYANAN DAN ORGANISASI...

4 3.1. Visi, Misi, dan Motto BAPSI...

4 3.2. Kebijakan Layanan...

4 3.3. Budaya Kerja...

4 3.4. Pelayanan/Produk...

5 3.5. Struktur Organisasi BAPSI...

6

(3)

SOP SISTEM INFORMASI UNEJ 1

I. PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Universitas Jember (UNEJ) sebagai salah satu penyelenggara pendidikan

tinggi, dituntut untuk berperan dalam pengembangan pendidikan tinggi serta

memposisikan perguruan tinggi sebagai tempat pembelajaran dan sebagai sumber

daya pengetahuan. Sejalan tujuan yang hendak dicapai Universitas Jember sesuai

dengan visi dan misi dengan RENSTRA UNEJ 2011 – 2015 : (1) Pengembangan

kelembagaan dan kapasitas penyelenggaraan pendidikan; (2) Peningkatan kualitas

penyelenggaraan pendidikan; (3) Pengembangan sistem manajemen universitas

yang akuntabel, dancita-cita UNEJ menjadi

World Class University dimana UNEJ

dituntut untuk menghasilkan lulusan yang berdaya saing tinggi dan siap berkompetisi

di era global maka UNEJ memerlukan peningkatan daya saing dan daya mitra. Untuk

mewujudkan itu semuamutlak harus ada peningkatan mutu universitas utamanya

bidang pengelolaan administrasi perencanaan dan sistim informasi.

Dalam perjalanan proses dan dinamika pendidikan tinggi, akan menghadapi

banyak perubahan yang sangat dinamis dan tidak terprediksi sebelumnya, baik

perubahan pandangankehidupandari masyarakatlokalkemasyarakat global, darisistem

government kegovernance,perubahantuntutanpasarkerja, dan perubahan regulasi di

tataran pendidikan tinggi mau tidak mau memaksa kita untuk melakukan

transformasi di bidang layanan perencanaan dan sistim informasi. Institusi dalam hal

ini BAPSIakan membangun standarisasi sistem layanan berbasis elektronik yang

dapat meningkatkan efisiensi dan efektifitas kinerja layanan di BAPSI serta mampu

memberikan berbagai informasi yang dibutuhkan oleh berbagai pihak untuk

kepentingan proses pengambilan keputusan.

Untuk menuju kepada standarisasi layanan berbasis elektronik perlu

diciptakan terlebih dahulu sistem manual yang telah terstandarisasi berupa Standar

Operasional Prosedur (SOP) untuk seluruh layanan yang ada sehingga dapat

dipahami oleh semua pihak yang terlibat di dalamnya.

Hal ini dinilai pentingkarena OP merupakan pedoman atau acuan untuk

melaksanakan tugas pekerjaan sesuai dengan fungsi sekaligus merupakan alat

penilaian kinerja berdasarkan indikator–indicator teknis,administrasif dan procedural

sesuai dengan tatakerja, prosedur dan system kerja pada unit kerja yang

bersangkutan, dalam hal ini adalah Biro Administrasi Perencanaan dan Sistem

Informasi Universitas Jember.

Standar Operasional Prosedur (SOP) sebagai suatu prosedur operasional yang

jelas dan standar bagi semua pihak yang terlibat dalam mewujudkan birokrasi

perencanaan dan sistim informasi yang profesional, efektif dan efisien yang

(4)

SOP SISTEM INFORMASI

UNEJ

2

terintegrasi kedalam sebuah sistem terpadu berbasis elektronik (E-Office) yang

diterapkan pada seluruh proses penyelenggaraan administrasi perencanaan dan

sistim informasi. Prosedur layanan perencanaan dan sistim informasi yang telah

berlangsung di BAPSI UNEJ selama ini perlu distandarisasi dan didokumentasikan

sebagai prosedur yang dibakukan agar menjadi acuan bagi manajemen universitas

dalam menjalankankan tugas dan fungsinya serta menjamin keberlangsungan

implementasi layanan

E-Office tersebut, walaupun terjadi transisi kepemimpinan

manajerial di Universitas Jember.

Dengan adanya SOP Biro Administrasi Perencanan dan Sistem Informasi yang

terintegrasi berbasis elektronik, penyelenggaraan administrasi bidang perencanaan

dan sistim informasi diharapkan dapat berjalan dengan pasti. Berbagai bentuk

penyimpangan dapat dihindari, sekalipun terjadi penyimpangan atau kesalahan, hal

tersebut dapat segera ditemukan penyebabnya dan bias diselesaikan dengan cara

yang tepat. Apabila semua kegiatan sudah dilaksanakan sesuai dengan yang

ditetapkan dalam SOP, maka secara bertahap kualitas layanan perencanaan dan

sistim informasi akan lebih profesional, cepat, dan mudah.

1.2 Tujuan

SOP BAPSI adalah pedoman atau acuan yang berisi prosedur-prosedur

operasional standar untuk melaksanakan tugas pekerjaan di bidang layanan

perencanaan dan sistim informasi sesuai dengan fungsi dan alat penilaian kinerja

BAPSI UNEJ berdasarkan indikator indikator teknis, administratif, dan prosedural

yang sesuai dengan tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja di BAPSI.

Implementasi SOP bertujuan untuk :

1. Menciptakan komitmen di BAPSI untuk mewujudkan pelayanan prima dan

mengutamakan kualitas (quality first) kepada stakeholder baik internal (sivitas

akademik UNEJ) maupun eksternal (masyarakat umum pengguna jasa);

2. Memastikan bahwa semua layananperencanaan dan sistim informasi yang

dilakukan di BAPSIberjalan secara efisien dan efektif, konsisten, standar, dan

sistematis dalam upaya mewujudkan efektivitas dan efisiensi kerja sebagai jalan

menuju good governance BAPSI Universitas Jember.

(5)

UNEJ

3

II. DESKRIPSI DAN RUANG LINGKUP

Biro Administrasi Perencanaan dan Sistim Informasi UNEJ terbagi menjadi dua

bagian yaitu Bagian Perencanaan dan Sistim Informasi. Dalam rangka meningkatkan

kuantitas dan kualitas Biro Administrasi Perencanaan dan Sistem Informasi

Universitas Jember dan sejalan dengan Rencana Universitas Jember menuju

otonomi kampus yang diwujudkan dalam kerangka BLU. Untuk mencapai tujuan

tersebut di atas Biro Administrasi Perencanaan dan Sistem Informasi yang

mempunyai peranan strategis sehingga berupaya terus meningkatkan kinerja agar

dapat eksis menjalankan tugas dan fungsinya dalam mendukung kegiatan universitas.

Biro Administrasi Perencanaan dan Sistem Informasi sebagai unit kerja yang menjadi

jembatan untuk mengakses berbagai informasi dan memberikan layanan yang

dapat memenuhi kebutuhan

stakeholders, untuk data Perencanaan dan informasi

serta diharapkan dapat dipergunakan sebagai data pendukung peningkatan mutu

lulusan Universitas Jember.Layanan di BAPSI terkonsentrasi ke dalam dua bagian

yaitu :

I. Bagian Perencanaan, terdiri dari :

1. Sub BagianPerencanaan Fisik

2. Sub BagianPerencanaan Akademik

II. Bagian Sistim Informasi, terdiri dari :

1. Sub BagianData

2. Sub BagianLayanan Informasi

Biro Administrasi Perencanaan dan Sistem Informasi Universitas Jember

mempunyai tugas pokok memberikan dan melaksanakan layanan administrasi

dibidang Perencanaan dan sistem informasi. Sejalan dengan Arah Pengembangan

Universitas Jember dan Rencana Strategis Universitas Jember 2011-2015, bahwa

pengelolaan dan pelayanan administrasi Universitas Jember dapat memberikan

pelayanan secara on line dan berbasis jaringan informasi (WEB). Data pendukung

yang diperlukan adalah informasi yang berasal dari data unit kerja dilingkungan

Universitas Jember baik berupa data dasar maupun data yang telah diolah dan

dianalisis sebagai bahan informasi.

BAPSI Universitas Jember akan mengembangkan standarisasi layanan

administrasi perencanaan dan sistim informasidalam bentuk

e-Office yang

diharapkan mampu mewujudkan konsep layanan prima dan mengedepankan kualitas

(quality first)

(6)

UNEJ

4

III. KEBIJAKAN LAYANAN DAN ORGANISASI

3.1 Visi, Misi, dan Motto BAPSI

Visi

: Terwujudnya dokumen perencanaan dan sistem informasi

yang handal dan informasi yang akurat.

Misi

: 1. Meningkatkan kualitas sumber daya manusia dan sarana

pendukung;

2. Mewujudkan dokumen perencanaan yang handal terbuka

dan jujur sesuai kebutuhan dan skala perioritas

Universitas Jember;

3. Menyajikan informasi data yang akurat dan akuntabel

berbasis teknologi jaringan informasi, serta melaksanakan

pemutahiran data.

Motto : 5 AS : Kerja kerAS

Kerja cerdAS

Kerja tuntAS

Kerja IkhlAS

Kerja berkualitAS

3.2 Kebijakan Layanan

BAPSI UNEJ menerapkan kebijakan layanan sebagai berikut :

a. Setiap staf bertanggungjawab secara profesional terhadap bidang layanan

(tupoksi) masing-masing;

b. Memberikan pelayanan dengan keramahan dan kesantunan;

c. Pelayanan yang berkualitas, efektif dan efisien;

d. Mengembangkan

collegial work saling membantu dan mengembangkan diri

dalam membangun profesionalitas kerja unit.

3.3 Budaya Kerja

Budaya kerja yang tersurat dalam Keputusan Menpan Nomor

25/KEP/M.PAN/04/2002, disebutkan bahwa budayakerja adalah carakerja sehari-hari

yang bermutu dan selalu mendasari nilai-nilai yang penuh makna, sehingga menjadi

motivasi, memberinspirasi, untuk senantiasa bekerja lebih baik, dan memuaskan bagi

masyarakat yang dilayani. Hal ini dapat disimpulkan bahwa budaya kerja adalah cara

pandang yang menumbuhkan keyakinan atas dasar nilai-nilai yang diyakini untuk

mewujudkan prestasi kerja terbaik.

Perguruan tinggi merupakan wadah pembinaan intelektualitas dan moralitas

yang mendasari kemampuan penguasaan IPTEK dimana dalam penerapannya tidak

lepas daridinamika perubahan dan pembaharuan sesuai tuntutan zaman menuju

(7)

UNEJ

5

kondisi ideal dunia pendidikan.Dalam penerapannya seyogyanya berlandaskan pada

budaya akademik (academic culture) yang dipahami sebagai totalitas berkarya yang

digerakkan oleh komitmen, rasa tanggung-jawab, dan nilai budaya yang tinggi.

BAPSI Universitas Jember menitik beratkan budaya kerja pada

Plan,Do,

Monitoring, Checkdan Evaluation (PDMCE)

1. Plan

: Direncanakan dengan tepat, dan matang dalam setiap aktifitas

layanan perencanaan dan sistem informasi

2. Do

Dilaksanakan secara optimal, maksimal danberkesinambungan,

meliputi :



Ikhlas dan mendasari kerja sebagai ibadah



Memperhatikan tiap detail kinerja staf (kecermatan, analisis,

terinci)



Membangun kepercayaan dan keterbukaan antar staf



Mengembangkan budaya

team work(berorientasi pada tim

dan bukan individu untuk mendukung kerjasama)



Mewujudkan komunikasi kekeluargaan

3. Monitoring

: Memantau semua kegiatan sesuai dengan perencanaan

4. Check

: Upaya secara kooperatif, sinergi dan sinkronisasi antara tujuan

yang diinginkan dengan implementasi yang dilakukan

5. Evaluation

: Mengevaluasi semua hasil kegiatan yang sudah dilaksanakan

3.4 Pelayanan/Produk

Produk atau layanan yang diberikan oleh BAPSI meliputi :

A. Bagian Sistem Informasi

1. SOP Pengembangan Sistem Informasi

2. SOP Layanan Sistem Informasi

3. SOP Pembuatan Buku Kenangan Wisudawan

4. SOP Pembuatan Buku Direktori Guru Besar dan Doktor

5. SOP Pembuatan Buku Data Dan Informasi

6. SOP Permintaan Data dan Informasi Dari Mahasiswa Universitas Jember

7. SOP Pemutakhiran Data Dan Informasi Struktur Organisasi Di Lingkungan

Universitas Jember

8. SOP Permintaan Data dan Informasi Dari Unit Kerja Di Lingkungan

Universitas Jember

9. SOP Permintaan Data dan Informasi Dari Luar Instansi

10. SOP Penyusunan Buku Laporan Tahunan Rektor

(8)

UNEJ

6

B. Bagian Perencanaan

1. Penyusunan Rencana Kerja Tahunan (Rkt) T+1

2. Penyusunan Rencana Kerja Dan Draft Rka-K/L

3. Revisi Rka-K/L Universitas Jember

4. Penyusunan Usulan Belanja Modal Dan Pemeliharaan/Rehab Sarana

Prasarana Pendidikan

5. Penyusunan Dokumen Data Dukung Usulan Anggaran Fisik

6. Pemetaan Rencana Kegiatan Fisik Universitas Jember Tahun T+1

7. Pembuatan Perubahan Masterplan Universitas Jember Tahun 2012-2025

8. Pembuatan Buku LAKIP Universitas Jember

9. Identifikasi Data Fisik Universitas Jember

10. Identifikasi Data Pengembangan Potensi Bisnis

11. Usulan Skala Prioritas APBN

12. Penyusunan TrPNBP Universitas Jember

13. Monitoring dan Evaluasi Hasil Pengadaan Barang/Jasa

3.5 Struktur Organisasi BAPSI

STAF KEPALA BIRO

PERENCANAAN DAN SISITIM INFORMASI

KEPALABAGIAN

PERENCANAAN SISTIM INFORMASI KEPALABAGIAN

KASUBBAG. DATA KASUBBAG. LAYANAN INFORMASI STAF STAF KASUBBAG. PERENCANAAN AKADEMIK KASUBBAG. PERENCANAAN FISIK STAF

(9)

UNEJ

7

LAMPIRAN 1

PRODUK ATAU LAYANAN

BAGIAN SISTEM INFORMASI

(10)

SOP SISTEM INFORMASI UNEJ 8 BAPSI UNEJ PROSEDUR KERJA

PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI

Kode Dokumen Revisi : 0 Tanggal Revisi : -

BAPSI-SI-01 Tanggal Terbit : 18Nov 2013 Halaman : 1 dari 2 1. Tujuan : Mengembangkan sistem informasi terpadu UNEJ guna memenuhi

kebutuhan user dalam hal ini adalah unit kerja dan mahasiswa sebagai stakeholder.

2. Ruang Lingkup : Prosedur ini berlaku untuk seluruh tahapan pengembangan sistem

informasi dari seluruh pengembangan sistem informasi yang dilakukanoleh Bagian Sistem Informasi UNEJ.

3. Definisi : 3.1. Sistem Informasi adalah suatu sistem yang terdiri dari

manusia dan alat bantu (terutama computer), yang memiliki tujuan untuk menghasilkan informasi guna proses pembuatan keputusan.

3.2. Analisis Sistem adalah suatu teknik pemecahan masalah yang membagi suatu sistem ke dalam bagian-bagian komponen untuk tujuan mempelajari bagaimana bagian-bagian komponen tersebut bekerja dan berinteraksi untuk mencapai tujuan

3.3. Perancangan Sistem adalah prosedur untuk mengkonversi spesifikasikasi logis ke dalam sebuah perancangan yang dapat diimplementasikan pada system computer organisasi.

4. Penanggung Jawab : Kepala BAPSI

5. Acuan : Renstra Universitas Jember

6. Didistribusikan Kepada : Kasubag. Data dan Kasubag. Pelayanan Informasi

7. Tata Cara : 7.1. Kabag. Sistem Informasi membuat Rencana Pengembangan

Sistem Informasi.

7.2. Kabag. Sistem Informasi menentukan system informasi yang akan dikembangkan, selanjutnya menunjuk penanggung jawab pengembangan untuk membuat Kerangka Acuan Kerja (KAK).

7.3. Penanggung Jawab Pengembangan membuat Kerangka Acuan Kerja (KAK) melalui aplikasi Sistem Informasi berdasarkan rambu-rambu yang berlaku.

7.4. Kabag. Sistem Informasi melakukan evaluasi terhadap Kerangka Acuan Kerja (KAK) yang telah dibuat oleh penanggung jawab pengembangan.

7.5. Kabag. Sistem Informasi memberitahukan hasil evaluasi kepada penanggung jawab pengembangan.

7.6. Penanggung jawab kegiatan membuat rencana kegiatan pelaksanaan pengembangan sistem informasi dan menunjuk Analis Sistem untuk melakukan analissis dan perancangan sistem informasi.

7.7. Analisis Sistem melakukan analisis dan perancangan sistem informasi berdasarkan Kerangka Acuan Kerja (KAK) yang telah disetujui. Hasil dari analisis dan perancangan sistem informasi diserahkan kepada Programmer (UPT TI).

(11)

UNEJ

9

7.8. Programmer akan membuat dan menginstalasi sistem informasi yang diinginkan sesuai dengan hasil analisis dan perancangan sistem. Selanjutnya programmer (UPT TI) memberitahukan kepada penanggung jawab pengembangan bahwa sistem informasi tersebut telah selesai dibuat dan diinstalasi.

7.9. Penanggung Jawab Pengembangan memberitahukan ke Kabag. Sistem Informasi bahwa sistem informasi telah selesai dibuat dan diinstalasi. Selanjutnya Penanggung Jawab Pengembangan membuat laporan.

8. Dokumen Terkait : 8.1

Proses Nama/Jabatan Tanda tangan Tanggal

Disusun oleh : Kasubag. Data dan Kasubag. Pelayanan

Informasi

Diperiksa oleh : Kabag Sistem Informasi Disetujui oleh : Kepala Biro III

(12)

UNEJ

10

Judul : Pengembangan Sistem Informasi Kode Dokumen : BAPSI-SI-01

No. Kegiatan Kabag. SI Penanggung Jawab

Pengembangan Analis Sistem Programmer (UPT TI) Persyaratan/

Perlengkapan Waktu Output 1. Kabag. Sistem Informasi membuat

Rencana Pengembangan Sistem Informasi.

2. Kabag. Sistem Informasi menentukan system informasi yang akan dikembangkan, selanjutnya menunjuk penanggung jawab pengembangan untuk membuat Kerangka Acuan Kerja (KAK). 3. Penanggung Jawab Pengembangan

membuat Kerangka Acuan Kerja (KAK) melalui aplikasi Sistem Informasi berdasarkan rambu-rambu yang berlaku. 4. Kabag. Sistem Informasi melakukan

evaluasi terhadap Kerangka Acuan Kerja (KAK) yang telah dibuat oleh penanggung jawab pengembangan.

5. Kabag. Sistem Informasi memberitahukan hasil evaluasi kepada penanggung jawab pengembangan.

6. Penanggung jawab kegiatan membuat rencana kegiatan pelaksanaan pengembangan sistem informasi dan menunjuk Analis Sistem untuk melakukan analissis dan perancangan sistem informasi.

7. Analisis Sistem melakukan analisis dan perancangan sistem informasi berdasarkan Kerangka Acuan Kerja (KAK)

(13)

UNEJ

11

No. Kegiatan Kabag. SI Penanggung Jawab

Pengembangan Analis Sistem Programmer (UPT TI) Persyaratan/

Perlengkapan Waktu Output yang telah disetujui. Hasil dari analisis

dan perancangan sistem informasi diserahkan kepada Programmer (UPT TI). 8. Programmer akan membuat dan menginstalasi sistem informasi yang diinginkan sesuai dengan hasil analisis dan perancangan sistem. Selanjutnya programmer (UPT TI) memberitahukan kepada penanggung jawab pengembangan bahwa sistem informasi tersebut telah selesai dibuat dan diinstalasi.

9. Penanggung Jawab Pengembangan memberitahukan ke Kabag. Sistem Informasi bahwa sistem informasi telah selesai dibuat dan diinstalasi Selanjutnya Penanggung Jawab Pengembangan membuat laporan.

(14)

SOP SISTEM INFORMASI UNEJ 12 BAPSI UNEJ PROSEDUR KERJA LAYANAN SISTEM INFORMASI

BAPSI-SI-02 Tanggal Terbit : 16 Nov 2013 Halaman : 1 dari 2 1. Tujuan : Prosedur ini bertujuan untuk menjelaskan dan menetapkan

kegiatan-kegiatan yang harus dilakukan para pelaksana dalam pekerjaan layanan sistem informasi

2. Ruang Lingkup : Prosedur ini berlaku untuk proses layanan sistem informasi baik

permintaan dari unit kerja, mahasiswa maupun dari luar unit kerjanya yang memerlukan layanan informasi dari Universitas Jember

3. Definisi : Layanan adalah setiap tindakan atau unjuk kerja yang ditawarkan

oleh salah satu pihak (pemberi layanan) ke pihak lain (penerima layanan) yang secara prinsip intengible dan tidak menyebabkan perpindahan kepemilikan apapun berupa data dan informasi

4. Penanggung Jawab : Kabag. Sistem Informasi

5. Acuan : Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi

Birokrasi Nasional tahun 2010

6. Didistribusikan Kepada : Kasubag. Data dan Kasubag. Pelayanan Informasi 7. Tata Cara : Layanan lewat e-mail

 Pengguna mengajukan permintaan layanan sistem informasi kepada Kepala BAPSI up. Kabag. Sistem informasi lewat alamat e-mail bapsi@unej.ac.id

 Kabag. Sistem informasi akan menentukan apakah permintaan informasi itu bisa dipenuhi apa tidak

 Kabag. Sistem Informasi memberi persetujuan/ penolakan atas permintaan informasi kepada Kasubbag. Layanan Informasi

 Kasubbag. Layanan Informasi mencatat data permintaan dan memberikan data dan informasi yang diperlukan oleh pemohon Layanan lewat telephon

 Pengguna mengajukan permintan layanan sistem informasi kepada Kabag. Sistem informasi melelui telpon (0331) 330224 pst. 321 atau ip phone 0318

 Kabag. Sistem Informasi mencatat permohonan data dan informasi yang diperlukan dan mengirimkan data dan informasi melalui e-mail atau hardcopy/softcopy

 Kabag. Sistem Informasi memerintahkan Kasubbag. Layanan Informasi untuk menindaklanjuti permintaan data dan informasi.

Layanan secara langsung

 Pengguna datang secara langsung dan mengajukan permintaan layanan sistem informasi kepada Kabag. Sistem Informasi tentang keperluan dan penggunaan data dan informasi

 Kabag. Sistem Informasi memerintahkan Kasubbag. Layanan Informasi untuk mencatat pemohon dan data informasi yang diperlukan

(15)

UNEJ

13

Informasi

(16)

UNEJ

14

Judul : Layanan Sistem Informasi Kode Dokumen :BAPSI-SI-02

No. Kegiatan Pengguna/

Pemohon Ka.BAPSI Up. Kabag. Sistem Informasi Kasubbag Layanan Informasi

Persyaratan/Perlengkapan Waktu Output 1. Pengguna mengajukan permintaan

layanan sistem informasi kepada Kepala BAPSI up. Kabag. Sistem informasi lewat alamat e-mail bapsi@unej.ac.id

2. Kabag. Sistem informasi akan menentukan apakah permintaan informasi itu bisa dipenuhi apa tidak 3. Kabag. Sistem Informasi memberi

persetujuan/penolakan atas permintaan informasi kepada Kasubbag. Layanan Informasi

4. Kasubbag. Layanan Informasi mencatat data permintaan dan memberikan data dan informasi yang diperlukan oleh pemohon

Mul

ai

(17)

PEMBUATAN BUKU KENANGAN WISUDAWAN

BAPSI-SI-03 Tanggal Terbit : 16 Nov 2013 Halaman : 1 dari 2 1. Tujuan : Memberikan panduan bagi penyusunan Buku Kenangan

Wisudawan supaya informasi yang disajikan akurat dan akuntabel

2. RuangLingkup : Bagian Sistem Informasi

3. Definisi : Buku Kenangan Wisudawan Universitas Jember diterbitkan oleh

Biro Administrasi Perencanaan dan Sistem informasi dan disusun oleh Bagian Sistem Informasi. yang menyajikanberbagai informasi tentang kegiatan wisudaantara lain jumlah wisudawan, biodata wisudawan sesuai Fakultas/ Program Studi setara Fakultas dilingkungan Universitas Jember.

4. PenanggungJawab : Kabag. Sistem Informasi 5. Acuan : Buku Pedoman Akademik

6. DidistribusikanKepada : Kasubag. Data dan Kasubag. Pelayanan Informasi

7. Tata Cara : 7.1. Mahasiswa yang telah memenuhi syarat mengikuti wisuda

pada periode berjalan mendaftar wisuda melalui program SITALUS.

7.2. Meminta data wisudawan kepada UPT TI setelah berakhirnya waktu pendaftaran wisuda.

7.3. Data wisudawan disusun berdasarkan Fakultas, NIM dan tanggal kelulusan.

7.4. Dibuat sambutan Rektor dan sambutan Ketua Alumni. 7.5. Draft Buku kenangan wisudawan disampaikan kepada

Pembantu Rektor I untuk direview.

7.6. Buku kenangan wisudawan dicetak sejumlah wisudawan ditambah jumlah pimpinan Fakultas dan pimpinan Universitas Jember.

7.7. Buku kenangan wisudawan disampaikan pada saat selesai acara wisuda melalui Fakultas/Program Studi setara Fakultas masing-masing.

8. DokumenTerkait : SITALUS dari UPT TI.

Proses Nama/Jabatan Tandatangan Tanggal

Disusunoleh : Kasubag. Data dan Kasubag. Pelayanan

Informasi

Diperiksaoleh : Kabag Sistem Informasi Disetujuioleh : Kepala Biro III

(18)

UNEJ

16

Judul : Pembuatan Buku Kenangan Wisudawan Kode Dokumen : BAPSI-SI-03

No. Kegiatan Mahasiswa UPT. TI Pembantu _{Rektor I} Fakultas/

Program Studi

Persyaratan/

Perlengkapan Waktu Output 1. Mahasiswa yang telah memenuhi syarat

mengikuti wisuda pada periode berjalan mendaftar wisuda melalui program SITALUS 2. Meminta data wisudawan kepada UPT TI

setelah berakhirnya waktu pendaftaran wisuda.

3. Data wisudawan disusun berdasarkan Fakultas, NIM dan tanggal kelulusan. 4. Dibuat sambutan Rektor dan sambutan

Ketua Alumni.

5. Draft Buku kenangan wisudawan disampaikan kepada Pembantu Rektor I untuk direview.

6. Buku kenangan wisudawan dicetak sejumlah wisudawan ditambah jumlah pimpinan Fakultas dan pimpinan Universitas Jember 7. Buku kenangan wisudawan disampaikan

pada saat selesai acara wisuda melalui Fakultas/Program Studi setara Fakultas masing-masing

.

Mul

ai

(19)

SOP SISTEM INFORMASI UNEJ 17 BAPSI UNEJ PROSEDUR KERJA

PEMBUATAN BUKU DIREKTORI GURU BESAR DAN DOKTOR

Kode Dokumen Revisi : 0 Tanggal Revisi : -

BAPSI-SI-04 Tanggal Terbit : 16 Nov 2013 Halaman : 1 dari 2 1. Tujuan : Memberikan panduan bagi penyusunan Buku Direktori Guru Besar Dan Doktor supaya informasi yang

disajikan akurat

2. Ruang Lingkup : Bagian Sistem Informasi

3. Definisi : Buku Direktori Guru Besar dan Doktor Universitas Jember diterbitkan oleh Biro Administrasi Perencanaan dan Sistem informasi dan disusun oleh Bagian Sistem Informasi. Yang menyajikan berbagai informasi tentang tenaga dosen dengan jabatan fungsional Guru Besar dan dosen berpendidikan S3(Doktor) di lingkungan Universitas Jember antara lain latar belakang pendidikan, bidang ilmu, karya ilmiah, dll.

4. Penanggung Jawab : Kabag. Sistem Informasi

5. Acuan : Renstra Universitas Jember

6. Didistribusikan Kepada : Kasubag. Data dan Kasubag. Pelayanan Informasi

7. Tata Cara : Alur Penyusunan Buku Direktori Guru Besar dan Doktor

7.1. Pembuatan suratpembantu Rektor I kepada Pimpinan Fakultas/ Program Studi setara Fakultas. 7.2. Menyusun format blangko isian.

7.3. Mengirim blangko isian ke seluruh dosen dilingkungan Universitas Jember melalui Unit Keja

BAPSI: Surat PR I

Tujuan: Fakultas/Program

Studi Dosen BAPSI

Draft BukuDirektori Dosen Review Pimpinan Persetujuan PR IUntuk Pencetakan Buku Direktori Dosen

(20)

UNEJ

18

(Fakultas/Program Studi.

7.4. Menyusun Draf Buku Direktori Dosen dari blangko isian yang sudah di isi oleh Dosen 7.5. Disampaikan kepada Pembantu Rektor I untuk di Review

7.6. Buku Direktori Dosen dicetak dan digandakan

7.7. Buku Direktori Dosen dikirim ke semua Unit Kerja dilingkungan Universitas Jember

8. Dokumen Terkait : 8.1 Buku Data Pegawai Negeri Sipil Universitas Jember 8.2 Buku Direktori Dosen Tahun Sebelumnya

8.3 Format isian data dari Dosen

Disusun oleh : Kasubag. Data dan Kasubag. Pelayanan Informasi

(21)

UNEJ

(22)

UNEJ

20

Judul : Pembuatan Buku Direktori Guru Besar dan Doktor Kode Dokumen : BAPSI-SI-04

No. Kegiatan BAPSI Fakultas/

Program Studi Dosen

Pembantu Rektor I

Persyaratan/

Perlengkapan Waktu Output 1. Pembuatan surat pembantu Rektor I

kepada Pimpinan Fakultas/ Program Studi setara Fakultas.

2. Menyusun format blangko isian.

3. Mengirim blangko isian ke seluruh dosen dilingkungan Universitas Jember melalui Unit Kerja (Fakultas/Program Studi).

4. Menyusun Draf Buku Direktori Dosen dari blangko isian yang sudah di isi oleh Dosen

5. Disampaikan kepada Pembantu Rektor I untuk di Review

6. Buku Direktori Dosen dicetak dan digandakan

7. Buku Direktori Dosen dikirim ke semua Unit Kerja dilingkungan Universitas Jember

Mul

ai

(23)

PEMBUATAN BUKU DATA DAN INFORMASI UNIVERSITAS JEMBER Kode Dokumen Revisi : 0 Tanggal Revisi : -

BAPSI-SI-05 Tanggal Terbit : 16 Nov 2013 Halaman : 1 dari 2 1. Tujuan : Memberikan panduan bagi penyusunan Buku Data dan Informasi

Universitas Jember supaya informasi yang disajikan akurat dan akuntabel

2. Ruang Lingkup : Bagian Sistem Informasi

3. Definisi : Buku Data dan Informasi Universitas Jember diterbitkan oleh Biro

Administrasi Perencanaan dan Sistem informasi dan disusun oleh Bagian Sistem Informasi. Yang menyajikan berbagai informasi antara lain jumlah mahasiswa, tenaga akademik, tenaga administrasi, sarana prasarana, dll.

4. Penanggung Jawab : Kabag. Sistem Informasi 5. Acuan : Renstra Universitas Jember

6. Didistribusikan Kepada : Kasubag. Data dan Kasubag. Pelayanan Informasi 7. Tata Cara : Alur Penyusunan Laporan Tahunan Rektor

7.1. BAPSI

BAPSI membuat Surat yang ditandatangani Pembantu Rektor I kepada Pimpinan Fakultas, lembaga, UPT serta Bagian di lingkungan Universitas Jember untuk mengisi format blangko isian tentang Buku Data dan Informasi.

7.2. Unit Kerja

Unit kerja mengisi format isian Data dan Informasi sesuai data dan kegiatan yang dilakukan pada tahun berjalan. 7.3. BAPSI

a. Balngko yang sudah diisi unit kerja disampaikan ke BAPSI. b. BAPSI mengkompilasi data dan menganalisis serta

disusun menjadi draf Buku Data dan Informasi. 7.4. Pembantu Rektor I, II, III

Draft Buku Data dan Informasidireview oleh Pembantu Rektor I, II, III

7.5. BAPSI

Buku Data dan Informasidiperbaiki sesuai dengan hasil review Pembantu Rektor I, II, IIIdan kemudian dicetak serta didistribusikan ke seluruh unit kerja di lingkungan Universitas Jember

BAPSI _{Fak/PS, Lembaga,}Tujuan:

UPT, Bagian BAPSI

PR I, PR II, PR III BAPSI

(24)

UNEJ

22

8. Dokumen Terkait : 8.1 Buku Data Pegawai Negeri Sipil Universitas Jember

8.2 Buku Laporan Tahunan Rektor

8.2 Susunan Organisasi Universitas Jember

Informasi

(25)

UNEJ

23

Judul : Pembuatan Buku Data dan Informasi Universitas Jember Kode Dokumen : BAPSI-SI-05

No. Kegiatan BAPSI Unit

Kerja

Pembantu Rektor I, II, III

Persyaratan/

Perlengkapan Waktu Output 1. BAPSI membuat Surat yang

ditandatangani Pembantu Rektor I kepada Pimpinan Fakultas, lembaga, UPT serta Bagian di lingkungan Universitas Jember untuk mengisi format blangko isian tentang Buku Data dan Informasi.

2. Unit kerja mengisi format isian Data dan Informasi sesuai data dan kegiatan yang dilakukan pada tahun berjalan.

3. a. Blangko yang sudah diisi unit kerja disampaikan ke BAPSI.

b. BAPSI mengkompilasi data dan menganalisis serta disusun menjadi draf Buku Data dan Informasi.

4. Draft Buku Data dan Informasidireview oleh Pembantu Rektor I, II, III

5. Buku Data dan Informasidiperbaiki sesuai dengan hasil review Pembantu Rektor I, II, IIIdan kemudian dicetak serta didistribusikan ke seluruh unit kerja di lingkungan Universitas Jember

Mul

ai

(26)

PERMINTAAN DATA DAN INFORMASI DARI MAHASISWA UNEJ Kode Dokumen Revisi : 0 Tanggal Revisi : -

BAPSI-SI-06 Tanggal Terbit : 16 Nov 2013 Halaman : 1 dari 2 1. Tujuan : Memberikanpanduan untuk memberikan layanan permintaan data

dan informasi dari mahasiswa UNEJ supaya informasi yang disajikan akurat dan akuntabel

3. Definisi : Permintaan data dan informasi yang berasal mahasiswa

Universitas Jember yang akan menjadi bahan atau sumber data dan informasi bagi mahasiswa tersebut bahan untuk pembuatan tugas kuliah, penyusunan skripsi dan lain-lain.

4. PenanggungJawab : Kabag. Sistem Informasi 5. Acuan : Renstra Universitas Jember

7. Tata Cara : Alur Permintaan Data Dan Informasi Dari Mahasiswa UNEJ

7.1. Mahasiswa:

a. Mahasiswa UNEJ yang membutuhkan data dan informasi dapat mengirimkan surat permohonan permintaaan data dan informasi tentang Universitas Jember yang ditandatangan oleh pimpinan Fakultas/Program Studi mahasiswa tersebut berasal dan ditujukan kepada Kepala BAPSI

b. Surat permohonan permintaaan data dan informasi yang dikirimkan harus jelas jenis/macam data dan informasi yang dibutuhkan dan tujuan penggunaan data dan informasi tersebut.

c. Surat permohonan permintaaan data dan informasi dikirimkan langsung dan dapat juga dikirimkan melalui e-mail resmi BAPSI.

7.2. BAPSI:

a. Kepala BAPSI menerima surat permohonan permintaaan data dan informasi tentang Universitas Jember dan diproses apakan layak untuk dipenuhi.

b. Apabila dianggap layak untuk dipenuhi, maka Kepala BAPSI mendesposisikan surat tersebut untuk diolah di Bagian Sistem Informasi.

MAHASISWA DEKANAT BAPSI

BAGIAN SISTEM INFORMASI MAHASISWA

(27)

UNEJ

25

7.3. Bagian Sistem Informasi

a. Permintaaan data dan informasi tentang Universitas Jember yang telah disposisi dari Kepala BAPSI diproses di Bagian Sistem Informasi.

b. Sub Bagian Pelayanan Informasi kemudian memproses permintaan data dan informasi tersebut berkoordinasi dengan Sub Bagian Data atau bagian lain lingkungan UNEJ.

c. Data dan informasi yang akan diberikan kepada mahaswa dapat berupa salinan data/dokumen.

d. Data dan informasi dan dapat diberikan langsung kepada mahasiswa bersangkutan, dikirimkan ke asal Fakultas/ Program Studi mahasiswa tersebut dengan surat pengantar yang ditandatangani oleh kepala BAPSI dan dapat juga melalui e-mail.

8. DokumenTerkait : 8.1. Surat permintaan permintaan data dan informasi dari

mahasiswa dengan pengantar Fakultas/Program Studi maupun e-mail.

8.2. Disposisi pimpinan.

Informasi

(28)

UNEJ

26

Judul : Permintaan Data dan Informasi Dari mahasiswa Universitas Jember Kode Dokumen : BAPSI-SI-06

No. Kegiatan Mahasiswa Dekanat BAPSI BAG.

SI

Persyaratan/

Perlengkapan Waktu Output 1. a. Mahasiswa UNEJ yang membutuhkan

data dan informasi dapat mengirimkan surat permohonan permintaaan data dan informasi tentang Universitas Jember yang ditandatangan oleh pimpinan Fakultas/Program Studi mahasiswa tersebut berasal dan ditujukan kepada Kepala BAPSI

b. Surat permohonan permintaaan data dan informasi yang dikirimkan harus jelas jenis/macam data dan informasi yang dibutuhkan dan tujuan penggunaan data dan informasi tersebut.

c. Surat permohonan permintaaan data dan informasi dikirimkan langsung dan dapat juga dikirimkan melalui e-mail resmi BAPSI.

2. a. Kepala BAPSI menerima surat permohonan permintaaan data dan informasi tentang Universitas Jember dan diproses apakan layak untuk dipenuhi. b. Apabila dianggap layak untuk dipenuhi, maka Kepala BAPSI mendesposisikan surat tersebut untuk diolah di Bagian Sistem Informasi.

(29)

UNEJ

27

No. Kegiatan Mahasiswa Dekanat BAPSI BAG.

SI

Persyaratan/

Perlengkapan Waktu Output 3. a. Permintaaan data dan informasi

tentang Universitas Jember yang telah disposisi dari Kepala BAPSI diproses di Bagian Sistem Informasi.

c. Data dan informasi yang akan diberikan kepada mahaswa dapat berupa salinan data/dokumen.

d. Data dan informasi dan dapat diberikan langsung kepada mahasiswa bersangkutan, dikirimkan ke asal Fakultas/ Program Studi mahasiswa tersebut dengan surat pengantar yang ditandatangani oleh kepala BAPSI dan dapat juga melalui e-mail.

(30)

UNEJ

28

1. Tujuan : Memberikanpanduan untuk pemutakhiran data dan informasi

struktur organisasi di lingkungan Universitas Jember supaya informasi yang disajikan akurat dan akuntabel

3. Definisi : Personil maupun susunan struktur organisasi di lingkungan

Universitas dapat berubah atas dasar kebutuhan maupun penyegaran secara periodik maupun tidak.

7. Tata Cara : Alur Pemutakhiran Data dan Informasi Struktur Organisasi di

Lingkungan UNEJ

7.1. Bagian Kepegawaian:

a. Secara periodik maupun tidak, susunan organisasi di lingkungan Universitas Jember mengalami perubahan. Bagian Kepegawaian yang berwenang menangani hal tersebut, diantaranya dengan penerbitan surat keputusan atas pengangkatan maupun pemberhentian personal dari susunan struktuk organisasi tersebut.

b. Setelah proses pelantikan dilaksanakan, surat keputusan atas pengangkatan maupun pemberhentian personal dari susunan struktuktur organisasi tersebut dikirimkan ke bebrapa unit kerja sebagai pemberihuan, diantaranya dikirimkan ke BAPSI.

7.2. BAPSI/Bagian Sistem Informasi:

a. Setelah menerima surat tebusan dari Bagian Kepegawaian yang berisi surat keputusan atas pengangkatan maupun pemberhentian personal struktuktur organisasi yang diperbaharui, maka surat tersebut didisposisikan oleh Kepala BAPSI ke Bagian Sistem Informasi untuk diproses. b. Bagian Sistem Informasi kemudian memproses surat

tersebut sesuai disposisi dengan mengubah data base yang dimiliki oleh Bagian Sistem Informasi.

8. DokumenTerkait : 8.1. Surat keputusan tentang pengangkatan maupun pemberhentian personal struktuktur organisasi di lingkuran

BAPSI UNEJ

PROSEDUR KERJA

PEMUTAKHIRAN DATA DAN INFORMASI STRUKTUR ORGANISASI DI LINGKUNGAN UNEJ

BAPSI-SI-07 Tanggal Terbit : 16 Nov 2013 Halaman : 1 dari 2

BAGIAN

KEPEGAWAIAN BAPSI

BAGIAN SISTEM INFORMASI

(31)

SOP SISTEM INFORMASI UNEJ 29 Universitas Jember. 8.2. Disposisi pimpinan.

Informasi

(32)

UNEJ

30

Judul : Pemutakhiran Data dan Informasi Struktur Organisasi di Lingkungan Universitas Jember Kode Dokumen : BAPSI-SI-07

No. Kegiatan BAG.

KEPEGAWAIAN BAPSI BAG.SI

Persyaratan/

Perlengkapan Waktu Output 1. Bagian Kepegawaian:

a. Secara periodik maupun tidak, susunan organisasi di lingkungan Universitas Jember mengalami perubahan. Bagian Kepegawaian yang berwenang menangani hal tersebut, diantaranya dengan penerbitan surat keputusan atas pengangkatan maupun pemberhentian personal dari susunan struktuk organisasi tersebut.

b. Setelah proses pelantikan dilaksanakan, surat keputusan atas pengangkatan maupun pemberhentian personal dari susunan struktuktur organisasi tersebut dikirimkan ke beberapa unit kerja sebagai pemberihuan, diantaranya dikirimkan ke BAPSI.

2. BAPSI/Bagian Sistem Informasi:

a. Setelah menerima surat tebusan dari Bagian Kepegawaian yang berisi surat keputusan atas pengangkatan maupun pemberhentian personal struktuktur organisasi yang diperbaharui, maka surat tersebut didisposisikan oleh Kepala BAPSI ke Bagian Sistem Informasi untuk diproses.

b. Bagian Sistem Informasi kemudian memproses surat tersebut sesuai disposisi dengan mengubah data base yang dimiliki oleh Bagian Sistem Informasi.

Mulai

(33)

UNEJ

31

1. Tujuan : Memberikanpanduan untuk memberikan layanan permintaan data

dan informasi dari unit kerja di lingkungan Universitas Jember supaya informasi yang disajikan akurat dan akuntabel

3. Definisi : Permintaan data dan informasi yang berasal unit kerja di

lingkungan Universitas Jember yang akan menjadi bahan atau sumber data dan informasi bagi unit kerja tersebut untuk penyusunan laporan, akreditasi dan lain-lain.

BAPSI UNEJ

PROSEDUR KERJA

PERMINTAAN DATA DAN INFORMASI DARI UNIT KERJA DI LINGKUNGAN UNEJ

(34)

UNEJ

32

7. Tata Cara : Alur Permintaan Data Dan Informasi Dari Unit Kerja di Lingkungan

UNEJ

7.1. Unit Kerja di lingkungan UNEJ:

a. Secara formal unit kerja di lingkungan Universitas Jember yang membutuhkan data dan informasi dapat mengirimkan surat permohonan permintaaan data dan informasi tentang Universitas Jember yang ditandatangan oleh pimpinan Fakultas/Program Studi/Lembaga/UPT dan ditujukan kepada Rektorat atau Kepala BAPSI

b. Secara non formal unit kerja di lingkungan Universitas Jember yang membutuhkan data dan informasi dapat secara langsung menghubungi BAPSI baik datang langsung ke BAPSI, melalui telepon maupun e-mail, namun dengan alasan yang jelas jenis/macam data dan informasi yang dibutuhkan dan tujuan penggunaan data dan informasi tersebut.

7.2. Rektorat/BAPSI:

a. Rektorat/BAPSI menerima surat permohonan permintaaan data dan informasi tentang Universitas Jember dan diproses apakan layak untuk dipenuhi

b. Apabila surat permintaan data dan informasi ditujukan kepada Rektorat dapat diproses

c. Jika surat permintaan data dan informasi ditujukan kepada Kepala BAPSI permintaan tersebut dapat diproses oleh Bagian Sistem Informasi setelah menerima disposisi untuk ditindaklanjuti

d. Apabila dianggap layak untuk dipenuhi, maka Kepala BAPSI mendesposisikan surat tersebut untuk diolah di Bagian Sistem Informasi.

7.3. Bagian Sistem Informasi

a. Permintaaan data dan informasi tentang Universitas Jember yang telah mendapat disposisi disposisi dari Kepala BAPSI diproses di Bagian Sistem Informasi.

b. Sub Bagian Pelayanan Informasi kemudian memproses permintaan data dan informasi tersebut berkoordinasi

UNIT KERJA DI LINGKUNGAN UNEJ REKTORAT/ BAPSI BAPSI BAGIAN SISTEM INFORMASI UNIT KERJA DI LINGKUNGAN UNEJ

(35)

UNEJ

33

dengan Sub Bagian Data atau bagian lain lingkungan UNEJ.

c. Data dan informasi yang akan diberikan kepada unit kerja di lingungan Universitas Jember dapat berupa salinan data/dokumen.

d. Data dan informasi dikirimkan ke asal unit kerja tersebut dengan surat pengantar yang ditandatangani oleh kepala BAPSI, dapat diberikan dapat secara langsung, dan dapat juga melalui e-mail.

8. DokumenTerkait : 8.3. Surat permintaan permintaan data dan informasi dari

mahasiswa dengan pengantar Fakultas/Program Studi maupun e-mail.

8.4. Disposisi pimpinan.

Informasi

(36)

UNEJ

34

Judul : Permintaan Data dan informasi Dari Unit Kerja di Lingkungan Unej Kode Dokumen : BAPSI-SI-08

No. Kegiatan Unit

Kerja

Rektorat/

BAPSI BAPSI BAG.SI

Persyaratan/

Perlengkapan Waktu Output 1. Unit Kerja di Lingkungan Unej :

a. Secara formal unit kerja di lingkungan Universitas Jember yang membutuhkan data dan informasi dapat mengirimkan surat permohonan permintaaan data dan informasi tentang Universitas Jember yang ditandatangan oleh pimpinan Fakultas/Program Studi/Lembaga/UPT dan ditujukan kepada Rektorat atau Kepala BAPSI

b. Secara non formal unit kerja di lingkungan Universitas Jember yang membutuhkan data dan informasi dapat secara langsung menghubungi BAPSI baik datang langsung ke BAPSI, melalui telepon maupun e-mail, namun dengan alasan yang jelas jenis/macam data dan informasi yang dibutuhkan dan tujuan penggunaan data dan informasi tersebut.

(37)

UNEJ

35

Kerja

Rektorat/

Persyaratan/

Perlengkapan Waktu Output 2. Rektorat/BAPSI:

a. Rektorat/BAPSI menerima surat permohonan permintaaan data dan informasi tentang Universitas Jember dan diproses apakah layak untuk dipenuhi

b. Apabila surat permintaan data dan informasi ditujukan kepada Rektorat dapat diproses c. Jika surat permintaan data dan informasi ditujukan kepada Kepala BAPSI permintaan tersebut dapat diproses oleh Bagian Sistem Informasi setelah menerima disposisi untuk ditindaklanjuti

d. Apabila dianggap layak untuk dipenuhi, maka Kepala BAPSI mendesposisikan surat tersebut untuk diolah di Bagian Sistem Informasi.

3. Bagian Sistem Informasi :

a. Permintaaan data dan informasi tentang Universitas Jember yang telah mendapat disposisi disposisi dari Kepala BAPSI diproses di Bagian Sistem Informasi.

c. Data dan informasi yang akan diberikan kepada unit kerja di lingungan Universitas Jember dapat berupa salinan data/dokumen. d. Data dan informasi dikirimkan ke asal unit kerja tersebut dengan surat pengantar yang

(38)

UNEJ

36

Kerja

Rektorat/

Persyaratan/

Perlengkapan Waktu Output ditandatangani oleh kepala BAPSI, dapat

diberikan dapat secara langsung, dan dapat juga melalui e-mail.

(39)

UNEJ

37

1. Tujuan : Memberikanpanduan untuk memberikan layanan permintaan data

dan informasi dari luar instasi supaya informasi yang disajikan akurat dan akuntabel

3. Definisi : Permintaan data dan informasi dapat berasal dari luar lingkungan

Universitas Jember yang akan menjadi bahan atau sumber data dan informasi bagi instansi tersebut berbagai keperluan.

6. DidistribusikanKepada : Kasubag. Data dan Kasubag. Pelayanan Informasi 7. Tata Cara : Alur Permintaan Data Dan Informasi Dari Luar Instasi

7.1. Instansi Luar:

a. Instansi luar yang membutuhkan data dan informasi dapat mengirimkan surat permohonan permintaaan data dan informasi tentang Universitas Jember dan ditujukan kepada rektorat (Rektor atau Pembantu Rektor).

b. Surat permohonan permintaaan data dan informasi dikirimkan lewat pos dapat juga dikirimkan melalui e-mail resmi BAPSI sebagai tembusan.

7.2. Rektorat:

a. Rektorat menerima surat permohonan permintaaan data dan informasi tentang Universitas Jember dan diproses apakan layak untuk dipenuhi.

b. Apabila dianggap layak untuk dipenuhi, maka rektorat mendesposisikan surat tersebut untuk diolah di BAPSI.

7.3. BAPSI

a. Permintaaan data dan informasi tentang Universitas Jember yang telah disposisi dari rektorat ditujukan ke BAPSI dan diproses di Bagian Sistem Informasi.

b. Sub Bagian Pelayanan Informasi kemudian memproses permintaan data dan informasi tersebut berkoordinasi

BAPSI UNEJ

PROSEDUR KERJA

PERMINTAAN DATA DAN INFORMASI DARI LUAR INSTANSI Kode Dokumen Revisi : 0 Tanggal Revisi : -

BAPSI-SI-09 Tanggal Terbit : 16 Nov 2013 Halaman : 1 dari 2

INSTANSI LUAR REKTORAT BAPSI

BAGIAN SISTEM INFORMASI REKTORAT

(40)

UNEJ

38

dengan Sub Bagian Data atau bagian lain lingkungan UNEJ.

c. Data dan informasi yang akan dikirimkan harus mendapatkan persetujuan dari pimpinan (Rektor, Pembantu Rektor atau kepala BAPSI) dan ditandatangani surat pengantarnya.

d. Surat balasan yang berisi jawaban atas permintaan data dan informasi tersebut dapat dikimkan lewat pos maupun e-mail.

8. DokumenTerkait : 8.1 Surat permintaan permintaan data dan informasi dari pihak

instansi luar maupun e-mail. 8.2 Disposisi pimpinan.

Informasi

(41)

UNEJ

(42)

UNEJ

40

Judul : Permintaan Data dan informasi Dari Luar Instansi Kode Dokumen : BAPSI-SI-09

No. Kegiatan Instansi

Luar Rektorat BAPSI

BAG. SI

Persyaratan/

Perlengkapan Waktu Output 1. Instansi Luar:

a. Instansi luar yang membutuhkan data dan informasi dapat mengirimkan surat permohonan permintaaan data dan informasi tentang Universitas Jember dan ditujukan kepada rektorat (Rektor atau Pembantu Rektor). b. Surat permohonan permintaaan data dan informasi dikirimkan lewat pos dapat juga dikirimkan melalui e-mail resmi BAPSI sebagai tembusan.

2. Rektorat:

a.Rektorat menerima surat permohonan permintaaan data dan informasi tentang Universitas Jember dan diproses apakan layak untuk dipenuhi.

b. Apabila dianggap layak untuk dipenuhi, maka rektorat mendesposisikan surat tersebut untuk diolah di BAPSI.

3. BAPSI:

a. Permintaaan data dan informasi tentang Universitas Jember yang telah disposisi dari rektorat ditujukan ke BAPSI dan diproses di Bagian Sistem Informasi.

(43)

UNEJ

41

No. Kegiatan Instansi

Luar Rektorat BAPSI

BAG. SI

Persyaratan/

Perlengkapan Waktu Output c. Data dan informasi yang akan dikirimkan

harus mendapatkan persetujuan dari pimpinan (Rektor, Pembantu Rektor atau kepala BAPSI) dan ditandatangani surat pengantarnya.

d. Surat balasan yang berisi jawaban atas permintaan data dan informasi tersebut dapat dikimkan lewat pos maupun e-mail.

(44)

PENYUSUNAN BUKU LAPORAN TAHUNAN REKTOR

BAPSI-SI-10 Tanggal Terbit : 16 Nov 2013 Halaman : 1 dari 2 1. Tujuan : Memberikanpanduanbagipenyusunan Buku Laporan Tahunan

Rektorsupaya informasi yang disajikan akurat dan akuntabel

3. Definisi : Buku Laporan Tahunan RektorUniversitas Jember diterbitkan oleh

Biro Administrasi Perencanaan dan Sistem informasi dan disusun oleh Bagian Sistem Informasi. Yang menyajikanberbagai informasi tentang pelaksanaan kegiatan akademik (Tri Dharma Perguruan Tinggi), kegiatan pisik(pembangunan), kegiatan kemahasiswaandi lingkungan Universitas Jember selama satu tahun, dll.

6. DidistribusikanKepada : Kasubag. Data dan Kasubag. Pelayanan Informasi 7. Tata Cara : Alur Penyusunan Laporan Tahunan Rektor

7.1. BAPSI:

c. Membuat Surat Pembantu Rektor I yang berisi permohonan pengisian Format IKU dan IKK, serta menarasikan kegiatan/pelaksanaan program tahun berjalan sampai dengan bulan September.

d. Surat dikirim ke fakultas/program studi, lembaga, UPT serta Bagian di lingkungan Universitas Jember

7.2. Unit Kerja:

e. Mengisi IKU dan IKK berdasarkan data program dan kegiatan yang telah dilakukan pada tahun berjalan sampai dengan bulan September

f. Menarasikan pelaksanaan program dan kegiatan g. Menganalisis pelaksanaan program dan kegiatan

h. Data dikirimkan kepada BAPSI berupa hard copy & soft copy melalui email: bapsi@unej.ac.id

7.3. BAPSI

a. Format IKU dan IKK dari unit kerja dikompilasi berdasarkan program dan kegiatan sesuai Renstra UNEJ

BAPSI: Surat PR I Format IKU & IKK

Tujuan: Fak/PS, Lembaga,

UPT, Bagian BAPSI

Kompilasi IKU & IKK sesuai Restra 2011-2015 Draft Laporan Tahunan Rektor Review PR I Persetujuan PR II Untuk Pencetakan Dies Natalis UNEJ

(45)

UNEJ

43

2011 - 2015.

b. IKU dan IKK dianalisis, dinarasikan dan dievaluasi program dan kegiatan yang berhasil dan yang gagal/belum tercapai Renstra UNEJ 2011 - 2015.

7.4. Draft Laporan Tahunan Rektor

a. Disusun Draft Laporan Tahunan Rektor sesuai dengan outline yang telah ditentukan.

b. Draft dicetak dan dalam bentuk softcopy

7.5. Pembantu Rektor I.

a. Draft Laporan Tahunan Rektor disampaiakan kepada Pembantu Rektor I untuk direview

b. Berdasarkan hasil review Pembantu Rektor I draft diperbaiki

c. Pembantu Rektor I menyetujui draft Laporan Tahunan Rektor

7.6. Pembantu Rektor II

a. Membuat surat permohonan pengajuan anggaran untuk biaya cetak buku Laporan Tahunan Rektor kepada Pembantu Rektor II

b. Persetujuan biaya cetak Laporan Tahunan Rektor

7.7. Dies Natalis UNEJ

Buku Laporan Tahunan Rektor dicetak dan dibagikan pada saat Rapat Terbuka Senat Universitas Jember dalam rangka acara Dies Natalis Universitas Jember bulan November.

8. DokumenTerkait : 8.1 Renstra Universitas Jember 2011 – 2015.

8.2 IKU dan IKK dari unit kerja.

8.3 Buku Data Pegawai Negeri Sipil Universitas Jember

Informasi

(46)

UNEJ

(47)

UNEJ

45

Judul : Pembuatan Buku Laporan Tahunan Rektor Kode Dokumen : BAPSI-SI-10

Kerja Pemb. Rektor I Pemb. Rektor II Persyaratan/

Perlengkapan Waktu Output 1. BAPSI:

a. Membuat Surat Pembantu Rektor I yang berisi permohonan pengisian Format IKU dan IKK, serta menarasikan kegiatan/pelaksanaan program tahun berjalan sampai dengan bulan September.

b. Surat dikirim ke fakultas/program studi, lembaga, UPT serta Bagian di lingkungan Universitas Jember

2. Unit Kerja:

a. Mengisi IKU dan IKK berdasarkan data program dan kegiatan yang telah dilakukan pada tahun berjalan sampai dengan bulan September

b. Menarasikan pelaksanaan program dan kegiatan

c. Menganalisis pelaksanaan program dan kegiatan

d. Data dikirimkan kepada BAPSI berupa hard copy & soft copy melalui email: bapsi@unej.ac.id

3. BAPSI

a. Format IKU dan IKK dari unit kerja dikompilasi berdasarkan program dan kegiatan sesuai Renstra UNEJ 2011 - 2015.

b. IKU dan IKK dianalisis, dinarasikan dan dievaluasi program dan kegiatan yang berhasil

(48)

UNEJ

46

Kerja Pemb. Rektor I Pemb. Rektor II Persyaratan/

Perlengkapan Waktu Output dan yang gagal/belum tercapai Renstra UNEJ

2011 - 2015.

4. Draft Laporan Tahunan Rektor

a.Disusun Draft Laporan Tahunan Rektor sesuai dengan outline yang telah ditentukan.

b. Draft dicetak dan dalam bentuk softcopy

5. Pembantu Rektor I.

a. Draft Laporan Tahunan Rektor disampaiakan kepada Pembantu Rektor I untuk direview b. Berdasarkan hasil review Pembantu Rektor I draft diperbaiki

c. Pembantu Rektor I menyetujui draft Laporan Tahunan Rektor

6. Pembantu Rektor II

a.Membuat surat permohonan pengajuan anggaran untuk biaya cetak buku Laporan b. Tahunan Rektor kepada Pembantu Rektor II Persetujuan biaya cetak Laporan Tahunan Rektor

7. Dies Natalis UNEJ

Buku Laporan Tahunan Rektor dicetak dan dibagikan pada saat Rapat Terbuka Senat Universitas Jember dalam rangka acara Dies Natalis Universitas Jember bulan November.

(49)

PEMBUATAN BUKU LAKIP UNIVERSITAS JEMBER

BAPSI-SI-11 Tanggal Terbit : 16 Nov 2013 Halaman : 1 dari 2 1. Tujuan : Memberikan panduan bagi penyusunan Buku Laporan

Akuntabilitas dan Kinerja Instansi Pemerintah Universitas Jember selama satu tahun anggaran

3. Definisi : Buku Laporan Akuntabilitas dan Kinerja Instansi Pemerintah

Universitas Jember diterbitkan oleh Biro Administrasi Perencanaan dan Sistem informasi dan disusun oleh Bagian Sistem Informasi. Yang menyajikanberbagai informasi tentang pelaksanaan kegiatan di lingkungan Universitas Jember selama satu tahun anggaran, dll.

6. DidistribusikanKepada : Kasubag. Data dan Kasubag. Pelayanan Informasi 7. Tata Cara : Alur Penyusunan Laporan Tahunan Rektor

7.1. BAPSI

Pembuatan surat Pembantu Rektor II kepada pimpinan Fakultas/PS, Lambaga, UPT, Bagian di lingkungan UNEJ.

7.2. Fakultas/Program Studi, Lembaga, UPT, Bagian

a. Mengisi format Lakip berdasarkan program dan kegiatan yang telah dilakukan serta anggaran dana yang telah digunakan untuk menunjang program dan kegiatan sampai dengan 31 Desember yang telah berjalan

b. Mengirim kembali kepada BAPSI format LAKIP yang telah diisi

7.3. BAPSI

a. Lakip dari Unit Kerja yang telah diisi dikompilasi dan dianalisis berdasarkan pagu anggaran yang tersedia dalam program SIMANGGA serta menetapkan kinerja tahun berjalan.

b. Lakip dari Unit Kerja setelah dikompilasi menjadi LAKIP Universitas Jember

BAPSI Fak/PS, Lembaga, Tujuan:

UPT, Bagian BAPSI

Review PR II Kemendikbud

(50)

UNEJ

48

7.4. Pembantu Rektor II

a. Draft LAKIP Universitas Jember disampaikan kepada Pembantu Rektor II

b. LAKIP yang telah direview diperbaiki dan disempurnakan c. Memo untuk mengirimkan LAKIP kepada Kemendikbut

Jakarta

7.5. LAKIP Universitas Jember dikirimkan kepada Kemendikbud

Jakarta dengan memperhatikan batas waktusesuai ketentuan

8. DokumenTerkait : 8.1 RKAKL

8.2 DIPA Universitas Jember

8.3 Renstra Universitas Jember Tahun 2011 – 2015.

Informasi

(51)

UNEJ

(52)

UNEJ

50

Judul : Pembuatan Buku Lakip Universitas Jember Kode Dokumen : BAPSI-SI-11

Kerja

Pemb. Rektor

II

Kemendikbud Persyaratan/

Perlengkapan Waktu Output 1. BAPSI :

Pembuatan surat Pembantu Rektor II kepada pimpinan Fakultas/PS, Lambaga, UPT, Bagian di lingkungan UNEJ.

2. Fakultas/Program Studi, Lembaga, UPT, Bagian :

a. Mengisi format Lakip berdasarkan program dan kegiatan yang telah dilakukan serta anggaran dana yang telah digunakan untuk menunjang program dan kegiatan sampai dengan 31 Desember yang telah berjalan b. Mengirim kembali kepada BAPSI format LAKIP yang telah diisi

3. BAPSI :

a. Lakip dari Unit Kerja yang telah diisi dikompilasi dan dianalisis berdasarkan pagu anggaran yang tersedia dalam program SIMANGGA serta menetapkan kinerja tahun berjalan.

b. Lakip dari Unit Kerja setelah dikompilasi menjadi LAKIP Universitas Jember

4. Pembantu Rektor II

a. Draft LAKIP Universitas Jember disampaikan kepada Pembantu Rektor II

b. LAKIP yang telah direview diperbaiki dan disempurnakan

c. Memo untuk mengirimkan LAKIP kepada Kemendikbud Jakarta