BAB III
ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM
3.1 Kajian Organisasi
Dalam sub bab ini akan dijelaskan mengenai profil perusahaan dimana penulis melakukan analisa dan perancangan sistem untuk Tugas Akhir ini.
3.1.1 Profil PT Visionet Internasional
PT Visionet Internasional ( VisioNet ) adalah anak perusahaan dari PT Multipolar Technology dan bagian dari Grup Lippo yang didirikan pada tahun 2007. Pada tahun 2009, VisioNet telah menjadi perusahaan Total IT Outsourcing pertama di Indonesia.
VisioNet memberikan layanan oursourcing service yang terintegrasi dengan cakupan 125 service point yang tersebar dari Banda Aceh hingga Jayapura.VisioNet juga telah memiliki sertifikasi ISO 9001:2011 dalam tiga bidang utama (Electronic Draft Tangkap Operasional dan Pemeliharaan , Desktop Server Network Operation dan Maintenance Services , Teknologi Informasi Operasi dan Pemeliharaan ) .
Visi PT Visionet Internasional adalah mendukung pelanggan untuk memaksimalkan teknologi dalam rangka meningkatkan daya saing di pangsa pasar mereka. Sedangkan misi PT Visionet Internasional adalah mengembangkan portofolio bisnis yang bernilai tinggi melalui ekspansi yang berkesinambungan dalam bisnis outsourcing dengan memberikan kualitas layanan yang konsisten, memberikan tingkat pengembalian yang optimal atas biaya yang dikeluarkan dan pendayagunaan teknologi yang fleksibel.
PT Visionet Internasional menyediakan produk-produk IT dengan harga yang kompetitif, dan dapat membantu pelanggan dimana saja karena memiliki cakupan pelayanan nasional dan didukung oleh contact center yang siap melayani 24 jam. Dengan pengetahuan mendalam tentang pasar Indonesia dan dukungan infrastruktur teknologi informasi, VisioNet sekarang telah menawarkan layanan end-to-end outsourcing.
3.1.2 Struktur Organisasi Perusahaan
Struktur Organisasi PT Visionet Internasional adalah suatu susunan dan hubungan antara tiap bagian serta posisi yang ada dalam menjalankan kegiatan operasional untuk mencapai tujuan yang diharapkan dan diinginkan. Penulis hanya menggambarkan struktur organisasi sesuai dengan lembar keputusan yang ditandatangani oleh Presiden Direktur PT Visionet Internasional yang efektif diguakan pada Januari 2015 yaitu sebagai berikut :
Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT Visionet Internasional
3.1.3 Proses Bisnis Expense Claim
Pada sistem yang berjalan untuk uraian prosedur dalam proses claim adalah sebagai berikut :
1) Pengisian formulir expense
Pengisian formulir expense dilakukan oleh karyawan. Karyawan mengisi data
expense pada formulir yang tersedia, kemudian mencetak formulir tersebut.
Ada 2 macam tipe yaitu reimbure dan advance. Jika tipe form reimburse maka karyawan harus melampirkan bukti transaksi.
2) Persetujuan formulir expense
Formulir expense yang telah dibuat oleh karyawan kemudian diberikan kepada pihak yang bersangkutan untuk dilakukan persetujuan. Pihak yang melakukan persetujuan adalah manager, accounting dan finance. Setiap manager memiliki batas otoritas biaya sesuai dengan kedudukannya. Jika total expense melebihi batas kewenangan manager, maka approval akan dilanjutkan ke manager di atasnya lagi. accounting akan melakukan pengecekan terakhir kemudian diberikan ke finance untuk dilakukan pembayaran.
3) Pengisian formulir settlement
Pengisian formulir settlement dilakukan oleh karyawan. Karyawan mengisi data settlement pada formulir yang tersedia, kemudian mencetak formulir tersebut dan melampirkan form advance dan bukti transaksi yang dilakukan. 4) Persetujuan formulir settlement
Formulir settlement yang telah dibuat oleh karyawan kemudian diberikan kepada pihak yang bersangkutan untuk dilakukan persetujuan. Pihak yang melakukan persetujuan adalah manager, accounting dan finance. Setiap manager memiliki batas otoritas biaya sesuai dengan kedudukannya. Jika total
expense melebihi batas kewenangan manager, maka approval akan dilanjutkan
ke manager di atasnya lagi. accounting akan melakukan pengecekan terakhir. Jika total advance lebih banyak dari dana yang digunakan di form settlement, maka karyawan harus mengembalikan dananya ke perusahaan. Jika dana
advance kurang dari total di form settlement, maka finance akan membayar
kekurangannya. Jika dana di form settlement sama dengan di form advance, maka proses selesai.
Karyawan mencetak form klaim kemudian mengisi data diri dan
detail klaim yang diajukan
Dokumen yang telah diisi kemudian diberikan kepada
atasan untuk meminta persetujuan
Jika karyawan berada di kantor cabang, maka karyawan perlu mengirimkan form yang telah dia
isi ke kantor pusat
Setelah sampai di kantor pusat, form tersebut akan diperiksa oleh
accounting
Jika form telah disetujui accounting, maka akan diteruskan ke bagian finance untuk diproses pembayarannya
Gambar 3.2 Rich Picture Sistem Berjalan
3.1.3.1 Activity Diagram Sistem Berjalan
Untuk saat ini activity diagram pada system berjalan pada PT. Visionet Internasional adalah sebagai berikut.
Persetujuan formulir klaim dan advance
Karyawan Manager Accounting Finance
Isi formulir klaim dan melampirkan bukti transaksi
Submit formulir klaim beserta lampiran ke
Manager
Verifikasi formulir klaim dan lampiran
[Valid]
Tanda tangan formulir
Mengembalikan formulir ke karyawan [Tidak Valid] Perbaiki formulir klaim
Submit formulir klaim beserta lampiran ke
Accounting
Melakukan pengecekan tagihan sesuai anggaran
[Tidak Valid]
[Valid] Tanda tangan formulir
Menyerahkan formulir ke finance
Melakukan transfer ke rekening karyawan sesuai
nominal klaim
Menginformasikan kepada karyawan bahwa dana
sudah ditransfer
b) Activity Diagram Persetujuan Form Settlement Request
Persetujuan formulir settlement
Karyawan Manager Accounting Finance
Isi formulir settlement dan melampirkan formulir
advance
Submit formulir settlement beserta lampiran ke
Manager
Verifikasi formulir settlement dan lampiran
[Valid] Tanda tangan formulir
Mengembalikan formulir ke requestor [Tidak Valid]
Perbaiki formulir settlement
Submit formulir klaim beserta lampiran ke
Accounting tagihan sesuai anggaranMelakukan pengecekan
[Tidak Valid]
[Valid]
Tanda tangan formulir
Melakukan transfer ke karyawan sesuai kekurangan
dana
[kelebihan advance] Melakukan transfer ke
finance sesuai kelebihan dana advance
[advance kurang]
Menyerahkan bukti transfer pengembalian dana ke
finance
Cek pengembalian dana dari karyawan [dana diterima]
[dana belum diterima]
[advance = settlement]
Menginformasikan kepada requestor bahwa dana
sudah ditransfer
Gambar 3.4 Activity Diagram Persetujuan Form Settlement pada Sistem Berjalan
3.2 Use Case Diagram
Jika pada sistem berjalan seluruh dokumen permintaan akan dikirim dari kantor cabang ke kantor pusat, maka pada sistem usulan masing-masing user pemohon akan dapat langsung melakukan input form permintaan serta kelengkapan informasi yang dibutuhkan dengan bantuan validasi pada sistem usulan. Use Case diagram di bawah ini menampilkan tentang notasi UML yang dilihat dari sudut pandang pengguna sistem informasi expense
Karyawan Accounting Menerima laporan terhutang karyawan Menerima laporan terhutang perusahaan
Laporan Expense by Category
Laporan Expense by Project
Mengajukan Permintaan Expense
Mengajukan Settlement
Melakukan Approval
Memasukan Data Karyawan
Memasukan Data Category
Memasukan Data Department
Memasukan Data Project
Admin Manager
Finance Melakukan Konfirmasi Transfer
Melakukan Konfirmasi Penerimaan Dana
Gambar 3.5 Use Case Diagram
3.2.1 Deskripsi Use Case
Use Case : Memasukan Data Karyawan Actor : Accounting
Deskripsi : Accounting mencatat setiap karyawan yang terdaftar di data HRD. Tujuannya agar setiap setiap pengeluaran atas karyawan tersebut bisa dilacak.
Use Case : Memasukan Data Category Actor : Accounting
Deskripsi : Accounting mengkategorikan setiap pengeluaran perusahaan.
Use Case : Memasukan Data Department Actor : Accounting
Deskripsi : Accounting mencatat setiap department yang ada di perusahaan. Data department ini berguna untuk mengelompokan pengeluaran berdasarkan
department. Data department akan berubah jika ada perubahan struktur organisasi
Use Case : Memasukan Data Project Actor : Accounting
Deskripsi : Accounting mencatat setiap project yang dikerjakan perusahaan. Tujuannya agar bisa melacak pengeluaran dari setiap project. Data project akan ditambahkan setiap ada project baru yang diterima perusahaan.
Use Case : Mengajukan Permintaan Expense Actor : Karyawan
Deskripsi : Karyawan mengisi form expense claim dengan memilih tipe reimburse atau advance. Karyawan juga bisa memilih project mana yang dia gunakan. Karyawan juga harus mendetailkan setiap item pengeluaran yang dilakukan beserta kategorinya.
Use Case : Mengajukan Settlement Actor : Karyawan
Deskripsi : Karyawan mengisi form settlement dengan nomor advance yang sebelumnya pernah diajukan. Karyawan juga bisa memilih project mana yang dia gunakan. Karyawan juga harus mendetailkan setiap item pengeluaran yang dilakukan beserta kategorinya.
Use Case : Melakukan Approval Actor : Manager, Accounting
Deskripsi : Manager, Accounting membuka form approval expense dan melakukan pengecekan terhadap isi form dan kesesuaiannya dengan lampiran yang diberikan..
Use Case : Melakukan Konfirmasi Transfer Actor : Karyawan, Finance
Deskripsi : Finance mendapatkan form yang sudah disetujui oleh Accounting kemudian melakukan transfer dana kepada karyawan yang mengajukan klaim. Karyawan melakukan konfirmasi transfer jika memiliki kelebihan advance.
Use Case : Melakukan Konfirmasi Penerimaan Dana Actor :,Finance
Deskripsi : Setelah mendapatkan informasi dari karyawan atas pengembalian dana kelebihan advance, finance akan mengecek rekening perusahaan dan mengkonfirmasi apakah dana sudah diterima atau belum.
Use Case : Menerima Laporan Terhutang Karyawan Actor : Karyawan,Accounting
Deskripsi : Karyawan membuka laporan terhutang karyawan dan sistem akan menampilkan dana yang harus dikembalikan ke perusahaan. Accounting juga dapat melihat laporan ini dengan memilih member dan klik submit untuk generate laporan.
Use Case : Menerima Laporan Terhutang Perusahaan Actor : Accounting
Deskripsi : Accounting membuka laporan terhutang perusahaan dan laporan langsung ter-generate.
Use Case : Menerima Laporan Expense by Project Actor : Accounting
Deskripsi : Accounting membuka laporan expense by project , kemudian memilih parameter project dan range tanggal.setelah itu klik submit untuk menampilkan laporan.
Use Case : Menerima Laporan Expense by Category Actor : Manager, Accounting, Finance, Karwayan
Deskripsi : Accounting membuka laporan expense by category, kemudian memilih parameter category dan range tanggal.setelah itu klik submit untuk menampilkan laporan.
3.3 Rancangan Activity Diagram
Berdasarkan analisa dan use case di atas, maka berikut adalah activity diagram pada sistem usulan.
3.3.1 Acticity Diagram Pengisian Form Expense
Activity Diagram ini menjelaskan alur kerja dari proses pengisian formulir pengajuan klaim dan advance yang melibatkan karyawan yang mengajukan dan sistem.
Pengisian formulir klaim dan advance
Karyawan Sistem Mengajukan permintaan Expense Menampilkan form Expense Mengisi form
Expense Melakukan validasi
[tidak valid}
[valid] Simpan data dan
melanjutkan ke proses approval
3.3.2 Acitivy Diagram Pengisian Form Settlement
Activity Diagram ini menjelaskan alur kerja dari proses pengisian formulir pengajuan settlement yang melibatkan karyawan yang mengajukan dan sistem.
Pengisian formulir settlement
Karyawan Sistem
Mengajukan permintaan Settlement
Menampilkan form Settlement dan data
Advance
Mengisi form
Settlement Melakukan validasi
[tidak valid}
[valid] Simpan data dan
melanjutkan ke proses approval
manager
Gambar 3.7 Activity Diagram Pengisian Form Settlement
3.3.3 Activity Diagram Proses Persetujuan Manager
Activity Diagram ini menjelaskan alur kerja dari proses persetujuan klaim maupun settlement yang melibatkan manager dan sistem.
Proses Approval Manager
Manager Sistem
Melakukan Approval Menampilkan form Approval
Melakukan pengecekan isi form
Update status permintaan ditolak [ditolak] Melanjutkan ke proses approval manager selanjutnya Melanjutkan ke proses approval accounting [disetujui] [otorisasi biaya cukup] [otorisasi biaya tidak cukup]
3.3.4 Acitvity Diagram Proses Persetujuan Accounting
Activity Diagram ini menjelaskan alur kerja dari proses persetujuan klaim maupun settlement yang melibatkan bagian accounting dan sistem.
Proses approval Accounting
Accounting Sistem
Melakukan Approval Menampilkan form
Approval
Melakukan pengecekan isi form
Update status permintaan ditolak [ditolak] [disetujui] Melanjutkan ke proses pembayaran finance [expense] [settlement] [settlement = advance] Melanjutkan ke proses pembayaran Karyawan [kelebihan advance] Melanjutkan ke proses pembayaran Finance [kelebihan advance] Update status permintaan selesai disetujui
Gambar 3.9 Acitivy Diagram Persetujuan Accounting
3.3.5 Activity Diagram Proses Pembayaran oleh Finance
Activity Diagram ini menjelaskan alur kerja dari proses konfirmasi pembayaran klaim maupun kekurangan settlement yang melibatkan bagian finance dan sistem.
Proses pembayaran Finance
Finance Sistem Melakukan konfimasi transfer Update status permintaan selesai disetujui Melakukan transfer ke rekening karyawan
3.3.6 Activity Diagram Proses Pembayaran oleh Karyawan
Activity Diagram ini menjelaskan alur kerja dari proses konfirmasi pengembalian dana kelebihan advance yang melibatkan karyawan yang mengajukan dan sistem.
Proses pembayaran Karyawan
Manager Sistem Melakukan konfimasi transfer Melanjutkan ke proses konfirmasi penerimaan oleh finance Melakukan transfer ke rekening perusahaan
Gambar 3.11 Activity Diagram pembayaran oleh Karyawan
3.3.7 Activity Diagram Konfirmasi Penerimaan Dana
Activity Diagram ini menjelaskan alur kerja dari proses konfirmasi penerimaan dana pengembalian kelebihan advance yang melibatkan bagian finance dan sistem.
Proses konfirmasi penerimaan dana oleh Finance
Manager Sistem [sudah diterima] Melakukan konfimasi penerimaan dana Menampilkan form konfirmasi Melakukan pengecekan ke rekening perusahaan [belum diterima] Kembali ke proses pembayaran karyawan Update status permintaan selesai disetujui
3.4 Rancangan Sequence Diagram
Diagram yang menjelaskan interaksi antar obyek yang disusun berdasarkan urutan waktu serta menampilkan pesan yang disampaikan antar obyek tersebut
3.4.1 Sequence Diagram Data Department
Admin melakukan pendaftaran data department. Untuk itu admin akan melakukan input dari list department yang ada di perusahaan dengan memasukan kode department, nama serta level department.
Admin form Department :Department
6: Insert()
7: Insert()
11: Update()
12: Update()
form List Department
1: Open () 2:GetListDepartment() 3:List Department 4:Create() 5: Redirect() 8:Back() 9:Redirect() 10:Redirect() 10:Edit()
3.4.2 Sequence Diagram Data Karyawan
Admin melakukan pendaftaran data karyawan. Untuk itu admin akan melakukan input dari list karyawan yang didapat dari HRD dengan memasukan beberapa informasi yang terkait dengan pengajuan klaim seperti NIP, nama, normor rekening, dll.
Admin form Karyawan :Karyawan
10: Insert()
11: Insert()
16: Update()
17: Update() form List Karyawan
1: Open () 2:GetListKaryawan() 3:ListKaryawan 4:Create() 5: Redirect() 12:Back() 13:Redirect() 15:Redirect() 14:Edit() 6:GetListManager() 7:ListManager :Department 8:GetListDepartment() 9:ListDepartment
3.4.3 Sequence Diagram Data Project
Admin melakukan pendaftaran data project. Untuk itu admin akan melakukan input dari list department yang ada di perusahaan dengan memasukan kode project, nama projek, nama customer.
Admin form Project :Project
6: Insert()
7: Insert()
11: Update()
12: Update()
form List Project
1: Open () 2:GetListProject() 3:ListProject 4:Create() 5: Redirect() 8:Back() 9:Redirect() 10:Redirect() 10:Edit()
3.4.4 Sequence Diagram Data Category
Admin melakukan pendaftaran data kategory. Untuk itu admin akan melakukan input dari list kategory yang ada di perusahaan dengan memasukan COA, deskripsi dari karegori tersebut.
Admin form Category :Category
6: Insert()
7: Insert()
11: Update()
12: Update()
form List Category
1: Open () 2:GetListCategory() 3:List Category 4:Create() 5: Redirect() 8:Back() 9:Redirect() 10:Redirect() 10:Edit()
3.4.5 Sequence Diagram Form Expense
Dalam proses ini karyawan melakukan proses pengajuan form expense. Saat membuka form, beberapa kolom akan otomatis terisi dengan informasi berdasarkan user yang login. Selain itu form juga akan mengambil data project dan category yang harus dipilih user. Setelah user mengisi dan menekan tombol submit, data yang diisi user akan tersimpan ke dalam tabel expense, expense item dan approval log.
Karyawan form Expense :Expense :Expense Item :Karyawan :Project :Category
1: Open() 3: GetKaryawan() 5: GetListProject() 4: DataKaryawan 6: ListProject 7: GetListCategory() 8: ListCategory 2: OpenForm() 9: Submit() 10: Insert() 11: ExpenseID 12: Insert() :Aproval Log 13: Insert()
3.4.6 Sequence Diagram Form Settlement
Dalam proses ini karyawan melakukan proses pengajuan form expense. Saat membuka form, beberapa kolom akan otomatis terisi dengan informasi berdasarkan user yang login. Form juga akan mengambil data dari tabel expense untuk menampilkan nomor advance yang pernah diajukan user. Selain itu form juga akan mengambil data project dan category yang harus dipilih user. Setelah user mengisi dan menekan tombol submit, data yang diisi user akan tersimpan ke dalam tabel expense, expense item dan approval log.
Karyawan form Settlement :Expense :Expense Item :Karyawan :Project :Category
1: Open() 5: GetKaryawan() 7: GetListProject() 6: DataKaryawan) 8: ListProject 9: GetListCategory() 10: ListCategory 2: OpenForm() 11: Submit() 12: Insert() 13: ExpenseID 14: Insert() 3: GetListAdvance() 4: ListAdvance :Aproval Log 15: Insert()
3.4.7 Sequence Diagram Form Approval
Pada saat membuka form ini form akan mengambil data dari tabel expense dan expense item berdasarkan nomor expense yang akan di-approve oleh karyawan.Dan setelah form disubmit form akan mengupdate dan menambahkan data pada tabel approval log.
Karyawan form Approval :Expense :Expense Item
1: Open() 2: OpenForm() 9: Submit() 3:GetExpense() 5: GetExpenseItem() 4:ExpenseData 6: ExpenseItemData :Approval Log 7: GetApprovalLog() 8: ApprovalLog() 11: Update(),Insert() 10: Submit()
3.4.8 Sequence Diagram Laporan Terhutang Karyawan
Saat user membuka form ini, data akan otomatis muncul berdasarkan data advance yang belum diselesaikan oleh user. Data advance tersebut diambil dari tabel Expense.
Karyawan form Terhutang Karyawan
1: Open()
2: OpenForm()
:Expense
GetTerhutangKaryawan()
ExpenseData
3.4.9 Sequence Diagram Laporan Terhutang Perusahaan
Pada saat user membuka form ini, data akan otomatis muncul. Data tersebut diambil dari tabel expense dan menampilkan data expense yang berstatus sedang menunggu pembayaran oleh finance.
:Accounting form Terhutang Perusahaan 1: Open() 2: OpenForm() :Expense GetTerhutangPerusahaan() ExpenseData
3.4.10 Sequence Diagram Laporan Expense by Project
Pada saat membuka form ini, form akan mengambil data list project dari tabel project yang kemudian harus dipilih oleh user. Pada saat men-generate data, form akan mengambil data dari tabel expense berdasarkan project yang dipilih oleh user.
Accounting form Exp Project
1: Open() 2: OpenForm() :Expense 6: GetExpenseByProject() ExpenseData :Project 3: GetListProject() 4. ProjectList 5: ViewData()
3.4.11 Sequence Diagram Laporan Expense by Category
Pada saat membuka form ini, form akan mengambil data list category dari tabel category yang kemudian harus dipilih oleh user. Pada saat men-generate data, form akan mengambil data dari tabel expense berdasarkan category yang dipilih oleh user.
Accounting form Exp Category
1: Open() 2: OpenForm() :Expense GetExpensebyCategory() ExpenseData :Category 3: GetListCategory() 4. CategoryList 5: ViewData() :Expense Item GetExpensebyCategory() ExpenseItemData
3.5 Rancangan Class Diagram
Department Karyawan EmpNo FullName AccountNo GetListKaryawan() Insert() DeptCode DeptName DeptType GetListDepartment() Insert() Telephone UserName Password ManagerEmpNo EmpLevel DeptCode Project ProjectCode ProjectName Customer GetListProject() Insert() Status Category COA Description GetListCategory() Insert() Expense ExpenseCode Type Date GetExpense() GetTerhutangKaryawan() Purpose DueDate Total Status EmpNo ProjectCode AdvanceCode AdvanceExcess Expense Item ExpenseItemID Description Amount GetExpenseItem() Insert() ExpenseCode COA ApprovalLog LogID Action Date GetApprovalLog() Insert() Comment EmpNo ExpenseCode 1 1..* 1 1..* 1 1..* 1 1..* 1 1..* 1 1..* 1..* 1 Update() Update() Update() Update() Update() GetListAdvance() Insert() GetTerhutangPerusahaan() GetExpenseByProject() GetExpenseByCategory() GetExpenseByCategory() GetListManager() GetKaryawan()Gambar 3.24 Class Diagram
3.6 Rancangan Basis Data
3.6.1 Perancangan Struktur Tabel
Data yang digunakan untuk menampilkan infomasi yang sesuai kebutuhan disimpan dalam sebuah basis data yang terdiri dari beberapa tabel yang saling berelasi. Berikut adalah gambaran struktur tabel pada pengembangan aplikasi ini :
Expense ExpenseCode Type Date Purpose DueDate Total Status EmpNo ProjectCode AdvanceCode AdvanceExcess ExpenseItem ExpenseItemID Description Amount ExpenseCode COA Category COA Description Department DeptCode DeptName DeptType Project ProjectCode ProjectName Customer Status Employee EmpNo FullName AccountNo Telephone UserName Password ManagerEmpNo EmpLevel DeptCode ApprovalLog ExpenseCode EmpNo Action Date Comment
Gambar 3.25 Rancangan Struktur Tabel
3.6.2 Spesifikasi Basis Data
Berikut ini merupakan uraian rinci spesifikasi dari tiap-tiap tabel yang jumlah record masing-masing tabel merupakan perkiraan perhitungan dari umur sistem selama tiga tahun. Terdiri dari tujuh tabel yang digunakan yaitu tabel Department, Karyawan, Project, Category, Expense, ExpenseItem, ApprovalLog.
Nama Tabel : Department
Media : Hardisk
Isi : Daftar Department Organisasi : Index Sequential Primary Key : DeptCode Panjang Record : 163 Karakter Jumlah Record : 300 Record
Tabel 3.1 Struktur Tabel Department
No Nama Field Jenis Lebar Keterangan
1 DeptCode Nvarchar 12 Berisi kode department 2 DeptName Nvarchar 150 Berisi nama deparment
3 DeptType Int 1 1 : Directorate
2 : Division 3 : Group 4 : Department 5 : Section 6 : Unit
Nama Tabel : Karyawan
Media : Hardisk
Isi : Daftar Karyawan Organisasi : Index Sequential Primary Key : EmpNo
Panjang Record : 264 Karakter Jumlah Record : 2500 Record
Tabel 3.2 Struktur Tabel Karyawan
No Nama Field Jenis Lebar Keterangan
1 EmpNo Nvarchar 10 Berisi NIP karyawan
2 FullName Nvarchar 150 Berisi nama lengkap karyawan 3 AccountNo Nvarchar 15 Nomor rekening karyawan 4 Telephone Nvarchar 15 Berisi nomor telepon karyawan 5 UserName Nvarchar 25 Berisi user id karyawan
6 Password Nvarchar 25 Berisi password login karyawan 7 ManagerEmpNo Nvarchar 10 Berisi NIP atasan karyawan
8 EmpLevel Int 2 10 : Presiden Direktur
20 : Director 30 : Division Head 32 : Deputy DivHead 40 : Group Head 50 : Department Head 55 : Deputy DeptHead 60 : Section Head 70 : Service Point Leader 80 : Staff
9 DeptCode Nvarchar 12 Berisi kode department karyawan
Nama Tabel : Project
Media : Hardisk
Isi : Daftar Project Organisasi : Index Sequential Primary Key : ProjectCode Panjang Record : 316 Karakter Jumlah Record : 300 Record
Tabel 3.3 Struktur Tabel Project
No Nama Field Jenis Lebar Keterangan
1 ProjectCode Nvarchar 15 Berisi kode project 2 ProjectName Nvarchar 150 Berisi nama deparment 3 Customer Nvarchar 150 Berisi nama customer project
4 Status Int 1 1 : Aktif
2 : Inactive
Nama Tabel : Category
Media : Hardisk
Isi : Daftar Kategory Organisasi : Index Sequential
Primary Key : COA
Panjang Record : 160 Karakter Jumlah Record : 25 Record
Tabel 3.4 Struktur Tabel Category
No Nama Field Jenis Lebar Keterangan
1 COA Nvarchar 10 Berisi kode COA
2 Description Nvarchar 150 Berisi deskripsi COA
Nama Tabel : Expense
Media : Hardisk
Isi : Daftar Department Organisasi : Index Sequential Primary Key : ExpenseCode Panjang Record : 298 Karakter Jumlah Record : 7.200 Record
Tabel 3.5 Struktur Tabel Expense
No Nama Field Jenis Lebar Keterangan
1 ExpenseCode Nvarchar 12 Berisi kode expense
2 Type Int 1 1 : PB/reimburse
2 : PA/advance 3 : ST/settlement
3 Date Date 8 Berisi tanggal expense dibuat
4 Purpose Nvarchar 200 Berisi keterangan aktifitas karyawan
5 DueDate Date 8 Berisi tanggal kapan dana ingin diberikan
6 Total Decimal 18,2 Berisi total expense
7 Status Int 1 1 : menunggu approval manager
2 : menunggu approval accounting
3 : menunggu approval finance 4 : selesai
8 EmpNo Nvarchar 10 Berisi nip karyawan yang
membuat expense
9 ProjectCode Nvarchar 15 Berisi kode project yang digunakan
10 AdvanceCode Nvarchar 12 Berisi kode expense advance, terisi jika tipe settlement
11 AdvanceExcess Decimal 18,2 Berisi selisih total advance dengan settlement, terisi jika tipe settlement
Nama Tabel : ExpenseItem
Media : Hardisk
Isi : Daftar Department Organisasi : Index Sequential Primary Key : ExpenseItemID
Panjang Record : 192 Karakter Jumlah Record : 36.000 Record
Tabel 3.6 Struktur Tabel ExpenseItem
No Nama Field Jenis Lebar Keterangan
1 ExpenseItemID Int - Autonumber
2 Description Nvarchar 150 Berisi keterangan item expense 3 Amount Decimal 18,2 Berisi total uang masing-masing
item
4 ExpenseCode Nvarchar 12 Berisi nomor expense
5 COA Nvarchar 10 Berisi kode kategory yang dipilih
Nama Tabel : ApprovalLog
Media : Hardisk
Isi : Daftar Department Organisasi : Index Sequential Primary Key : LogID
Panjang Record : 190 Karakter Jumlah Record : 50.400 Record
Tabel 3.7 Struktur Tabel ApprovalLog
No Nama Field Jenis Lebar Keterangan
1 LogID Int - Autonumber
2 Action Nvarchar 10 Berisi status approval expense 3 Date Datetime 8 Berisi tanggal expense di-review 4 Comment Nvarchar 150 Berisi komentar approval
5 EmpNo Nvarchar 10 Berisi nip karyawan yang
melakukan approval
6 ExpenseCode Nvarchar 12 Berisi nomor expense yang di-review
3.7 Rancangan Dialog Layar
Berisi rancangan tampilan yang dibutuhkan oleh sistem informasi management, terdiri dari struktur tampilan dan rancangan layar
3.7.1 Struktur Tampilan
Halaman Login
Halaman Utama
MASTER TRANSAKSI APPROVAL LAPORAN
Data Karyawan Task List
Data Department Data Project Data Category Expense Settlement Terhutang Karyawan Terhutang Perusahaan
Expense per Category Expense per Period
Gambar 3.26 Struktur Tampilan
3.7.2 Rancangan Layar
Berisi semua rancangan layar yang dibuat beserta format datanya.
Gambar 3.28 Rancangan Layar Halaman Utama
Gambar 3.29 Rancangan Layar Form Karyawan
Gambar 3.31 Rancangan Layar Form Project
Gambar 3.32 Rancangan Layar Form Category
Gambar 3.34 Rancangan Layar Form Expense
Gambar 3.36 Rancangan Layar Form Settlement
Gambar 3.37 Rancangan Layar Menu Laporan Terhutang Member
Gambar 3.39 Rancangan Layar Menu Laporan Expense by Project
3.8 Rancangan Arsitektur Diagram
Server Database Server Web Accounting Finance Manager Karyawan Internet Jaringan InternalGambar 3.41 Arsitektur Diagram pada Sistem Usulan
Pada sistem usulan, form akan dirubah menjadi bentuk digital. Data akan disimpan pada server database, dan aplikasi akan di-deploy pada server web. Kedua server ini harus selalu terhubung agar aplikasi sistem informasi Expense Claim dapat berjalan dengan baik. Aplikasi ini juga bisa diakses melalui internet, sehingga karyawan yang berada di daerah juga bisa mengakses aplikasi ini. Selain itu aplikasi ini juga bisa diakses melalui jaringan internal kantor pusat tanpa melalui internet. Dengan begitu proses pengajuan dan persetujuan klaim bisa dilakukan tanpa menunggu pengiriman dokumen.
