BAB II
LANDASAN TEORI
2.1. Arsip
Arsip berasal dari bahasa asing, orang Yunani mengatakan “ Archivum” yang artinya tempat untuk penyimpanan. Sering pula kata tersebut ditulis “Archeon” yang berarti Balai Kota (tempat untuk menyimpan dokumen) tentang masalah pemerintah. Menurut bahasa belanda yang dikatakan dengan “Archief” mempunyai arti:
1. Tempat untuk menyimpan catatan-catatan dan bukti-bukti kegiatan yang lain. 2. Kumpulan catatan atau bukti kegioatan yang berjudul tulisan, gambar, grafik
dan sebagainya.
3. Bahan-bahan yang akan disimpan sebagai bahan pengingat. 2.1.1. Pembuatan Arsip
Arsip dibuat pada dasarnya untuk mempermudah para pemakai ketika membutuh kan data-data yang tersimpan, maka dari itu pembuatan arsip harus mematuhi kententuan-ketentuan yang berlaku.
1. Tujuan Kearsipan
Menurut Serdamayanti (2000 : 18), tujuan arsip secara umum adalah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggung jawaban nasional tentang rencana, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangssan serta untuk menyediakan bahan pertanggung jawaban tersebut bagi kegiatan pemerintah.
Adapun tujuan dari kerasipan adalah sebagai berikut:
a) Agar Mudah dan cepat ditemukan kembali jika dibutuhkan lagi. b) Terawat dengan baik.
c) Terjamin keselamatannya dengan sistem tertentu d) Tersimpan rapi
Sebenarnya ada istilah “Arsip” yang sudah merupakan istilah indonesia, yaitu: PERTINGGAL, yang berarti:
a) Berkas-berkas yang disimpan sebgai bahan pengingat.
b) Lembaran catatan atau wujud lain yang disimpan untuk keperluan pengingat apabila diperlukan.
Pertinggal itu sendiri dapat diartikan sebagai bahan tunggal atau jamak. Apabila orang menyebut “pertinggal” dimaksukan adalah: Lembaran atau berkas yang terdapat didalam simpanan. Jadi barang tersebut sudah disimpan menurut tata cara yang berlaku.
Arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara menurut aturan-aturan yang berlaku (yang telah ditentukan) dan apabila diperlukan sewaktu-sewaktu dapat diketemukan dengan mudah dan cepat. (Sularso Mulyono, dkk , 984:3)
Menurut Undang-Undang No. 7 tahun 1971 tentang ketentuan-ketentuan kearsipan (Lembaran Negara tahun 1971 Nomor 32, Tambahan Lembaran Negara Nomer 2964) arsip adalah:
a) Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-lembagadan Badan-badan Pemerintah dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal
b) Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan Swasta atau perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan. ( Zulkifli Amsyah, 1993:2).
2.1.2. Penyusutan dan Pemusnahan Arsip
1. Penyusutan Arsip
Menurut Atmosudirjo (2000:23) penyusutan arsip termasuk pemusnahan arsip dalam praktek pelaksanaannya didasarkan. Karena kegiatan penyusutan arsip menyangkut penilaian yang sifatnya subjektif dan berbeda-beda pada setiap organisasi (Lembaga Negara, Badan Pemerintahan) maka Peraturan Pemerintah tersebut dibuat untuk memberi ketentuan-ketentuan yang dapat menjadi dasar atau pegangan untuk melaksanakan penyusutan arsip melalui tahap-tahap yang telah ditentukan. Dengan demikian akan terjamin usaha untuk mendapatkan objektivitas dalam penilaian dan dapat menghindarkan kemungkinan musnahnya arsip yang bernilai ataupun yang mengandung nilai informasi tinggi.
Dalam Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip, yang dimaksud dengan penyusutan arsip adalah kegiatan pengamanan arsip dengan cara:
a) Memindahkan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan dalam lingkungan lembaga-lembaga negara atau badan-badan pemerintahan masing-masing.
b) Pemusnahan arsip sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku. c) Menyerahkan arsip-arsip statis oleh unit kearsipan kepada Arsip Nasional. d) Menurut Arsip Nasional Republik Indonesia, penyusutan dan penghapusan
arsip berarti pemindahan arsip-arsip dari file akt if ke file inaktif, atau pemindahan arsip-arsip dari unit pengolah ke Pusat Penyimpanan Arsip. Pengertian penyusutan dan penghapusan arsip juga mencakup kegiatan-kegiatan pemindahan arsip dari Pusat Penyimpanan Arsip suatu organisasi ke Arsip Nasional Republik Indonesia, termasuk pula kegiatan pemusnahan arsip yang tidak mempunyai nilai kegunaan.
Menurut R.S. Dipobharoto M.A. tujuan penyusutan arsip adalah:
a) Agar file aktif dapat dipergunakan dengan baik, lancar, tidak terkecoh oleh adanya records yang kurang diperlukan.
b) Agar file aktif bisa lebih mudah dikontrol secara efisien serta lancar dalam filling.
c) Agar tempat file aktif selalu longgar untuk menempatkan bertambahnya records baru yang deras datangnya, karena file aktif hanya berisikan records yang selalu diperlukan.
d) Menghemat tempat, biaya, alat, karena records yang kurang berguna ditempatkan dan dirawat ditempat, perabot, alat-alat yang lebih murah, dan tidak mengganggu ruang tempat bekerja.
e) Agar segera bisa ditentukan nasib records selanjutnya, disimpan sebagai arsip, diawetkan atau dikirimkan ke arsip nasional, atau bahkan dimusnahkan.
2. Pemusnahan Arsip
Pemusnahan arsip yang dilakukan oleh Lembaga-Lembaga Negara atau Badan-Badan Pemerintahan dilaksanakan dengan ketentuan-ketentuan sebagai berikut:
a) Lembaga-Lembaga Negara atau Badan Pemerintahan dapat melakukan pemusnahan arsip yang tidak mempunyai nilai kegunaan dalam jadwal retensi arsip masing-masing.
b) Pemusnahan arsip-arsip yang mempunyai waktu penyimpanan arsip 10 (sepuluh) tahun atau lebih, dilaksanakan dengan Ketetapan Pimpinan Lembaga Negara/Badan Pemerintahan masing-masing setelah memperhatikan pertimbangan dari Panitia Penilai Arsip serta Badan Pemeriksa Keuangan sepanjang menyangkut arsip keuangan dan atau Badan Administrasi Kepegawaian Negara sepanjang menyangkut arsip kepegawaian dan setelah mendapatkan persetujuan dari Arsip Nasional.
c) Pemusnahan arsip kepegawaian dari Badan Pemeritahan yang berbentuk Badan Usaha Negara atau Badan-Badan usaha lainnya yang tata kepegawaiannya diatur berdasarkan peraturan perundang-undangan tersendiri tidak memerlukan persetujuan Kepala Badan Administrasi Negara, tetapi tetap dengan memperhatikan pendapat dari Arsip Nasional.
d) Pemusnahan arsip adalah Tindakan atau kegiatan menghancurkan secara fisik arsip yang sudah berakhir fungsinya serta yang tidak memiliki nilai guna. Penghancuran tersebut harus dilaksanakan secara total, yaitu dengan cara
membakar habis, dicacah atau dengan cara lain sehingga tidak dapat lagi dikenal baik isi maupun bentuknya.
e) Pemusnahan arsip disaksikan oleh 2 (dua) pejabat dari bidang hukum/perundang-undangan dan atau bidang pengawasan dari Lembaga-Lembaga Negara atau Badan-Badan Pemerintahan yang bersangkutan.
f) Untuk pelaksanaan pemusnahan arsip dibuat Daftar Pertelaan Arsip dari arsip-arsip yang dimusnahkan dan Berita Acara Pemusnahan Arsip, contoh:
Gambar 2.1 Berita Acara Pemusnahan Arsip 2.1.3. Organisasi Arsip
1. Jenis Arsip
Dalam Undang-undang arsip dibedakan menurut fungsinya menjadi dua golongan, yaitu arsip dinamis dan arsip statis.
a) Arsip dinamis
Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan langsung dalam perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara. Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara. Jadi arsip dinamis adalah semua arsip yang masih berada diberbagai kantor, baik kantor pemerintah, swasta, atau organisasi kemasyarakatan, karena masih dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan dan kegiatan administrasi lain. Arsip dinamis dalam bahasa ingris disebut record.
b) Arsip Statis
Arsip statis adalah asip-arsip yang disimpan di Arsip Nasional (ARNAS) / swasta yang berasal dari arsip (dinamis) dari berbagai kantor. Arsip statis ini dalam bahasa ingris disebut archieve.
Gambar 2.2 Jenis Arsip
2. Pengorganisasian Arsip
Pekerjaan administrasi terdapat pada perencanaan, pelaksanaan sampai pada pengawasan. Hasil pekerjaan administrasi adalah arsip, karena pekerjaan administrasi berada pada setiap unit kerja perkantoran. Dan arsip juga merupakan alat bantu untuk menyelesaikan pekerjaan-pekerjaan administrasi.
Menurut Drs. Hadi Abubakar (1990 : 20) di dalam kegiatan pengorganisasian arsip sering disebut file aktif dan file inaktif yang mempunyai arti, yaitu sebagai berikut :
a.) File aktif yaitu file (tempat arsip) yang berisikan arsip-arsip yang masih aktif dan banyak dipergunakan di dalam pekerjaan sehari-hari.
b.) File inaktif yaitu file yang arsipnya sudah jarang dipergunakan dalam pekerjaan.
Untuk menentukan nilai suatu arsip dapat dipergunakan adalah ALFRED (Sutarto, 1997 : 2001) yang merupakan singkatan dari Administrative value (nilai administrasi), Legal value (nilai hukum), Financial value (nilai keuangan), Research value (nilai penelitian), Educational value (nilai pendidikan), dan Documentary value (nilai dokumentasi).
2.2 Analisa Perancangan Berbasis Objek
Teknologi objek menganalogikan system aplikasi seperti kehidupan nyata yang di dominasioleh objek . Orang adalah objek , mobil adalah objek ,computer adalah objek .Objek memiliki atribut orang memilki nama , memilki pekerjaan memilki rumah ; mobil memilki warna , memilki merek , memilki sejumlah roda , computer memilki kecepartan memilki kecepartan memilki system operasi. Objek dapat beraksi dan bereaksi , orang dapat berjalan , dapat berbicara , dapat berteman , mobil dapat berjalan dan dapat mengerem , computer dapat mengolah data dan dapat menampilkan gambar.
Keunggulan tekhnologi objek dengan demikian adalah bahwa model yang akan di buat akan mendekati dunia nyata yang masalahnya akan dipecahkan oleh system yang dibangun model objek yang ada di dunia nyata.
Sistem yang dibangun dengan tekhnologi objek memiliki fleksibilitas yang tinggi terhadap perubahan karena menggunakan konsep komponen yang bisa digunakan kembali .Didalam dunia perangkat lunak , penggunaan berulang merupakan konsep komponen yang bisa digunakan kembali .Didalam dunia perangkat lunak penggunaan berulang merupakan hal yang biasa Suatu objek bisa
diambil untuk dimodifikasi berupa penambahan atau pengurangan untuk memecahkan masalah yang baru.
Analisis dan disain yang berorientasi objek sangat perlu dilakukan dalam pengembangan system berorientasi objek . Sistem aplikasi yang dibangun akan menjadi lebih baik , bila langkah awalnya melakukan proses analisis dan disain berorientasi objek.
2.2.1. Pengertian Analisa Perancangan Berbasis Objek
Analisis dan disain berorientasi objek adalah cara baru dalam memikirkan suatu masalah dengan menggunakan model yang dibuat menurut konsep sekitar dunia nyata . Dasar pembuatan adalah objek , yang merupakan kombinasi antara struktur data dan perilaku dalam satu entitas.
Pengertian “ Berorientasi Objek “ berarti bahwa kita mengorganisasi perangkat lunak sebagai kumpulan dari objek tertentu yang memiliki struktur data dan perilakunya.
2.2.2. Pemodelan Pada Pengembangan Sistem Perangkat Lunak
Pemodelan merupakan cara yang efektif untuk menangani kompleksitas Dalam pengembangan dan pembuatan software . Pada tahap awal pengembangan sebuah system software , analisa persyaratan dan disain arsitektur dapat dituangkan dalam suatu model yang disepakati bersama antara customer,user dan developer Pemodelan memberikan gambaran dan arsitektur system secara keseluruhan
1. Pengenalan Unified Modelling Language (UML)
UML (Unified Modelling Language) adalah salah satu alat bantu yang saat ini sering digunakan di dunia pengembangan sistem yang berorientasi obyek (Munawar,2005). UML merupakan kesatuan dari bahasa pemodelan yang dikembangkan oleh Booch, Object Modelling Technique (OMT) dan Object Oriented Software Engineering (OOSE). Metode Booch sangat terkenal dengan nama metode Design Object Oriented
Keunggulan metode Booch adalah pada detil dan notasi dan elemennya. Pemodelan OMT yang dikembangkan oleh Rumbaugh didasarkan pada analisa terstruktur dan pemodelan entity-relationship. Metode OOSE dari jacobson lebih memberi penekanan pada usecase.
Abstraksi konsep dasar UML terdiri dari structural classification, dynamic behaviour dan model management. UML mendefinisikan diagram – diagram sebagai berikut :
a) Use case Diagram
Use case diagram menggambarkan fungsionalitas yang diharapkan dari sebuah sistem. Yang ditekankan adalah “apa” yang diperbuat sistem, dan bukan “bagaimana”. Sebuah use case merepresentasikan sebuah interaksi antara aktor dengan sistem.
Use case adalah deskripsi fungsi dari sebuah sistem dari perspektif pengguna. Use case bekerja dengan cara mendeskripsikan tipikal interaksi antara user (pengguna) sebuah sistem dengan sistemnya sendiri melalui sebuah cerita bagaimana sebuah sistem dipakai.
Dalam pembicaraan tentang use case, pengguna biasanya disebut dengan actor, actor adalah sebuah peran yang bisa dimainkan oleh pengguna dalam interaksinya dengan sistem.
Gambar 2.3 Contoh Use Case b) Class Diagram
Class adalah spesifikasi yang jika diinstansiasi akan menghasilkan sebuah objek dan merupakan inti dari pengembangan dan desain berorientasi objek (Munawar, 2005). Class menggambarkan keadaan (atribut/propert i) suatu sistem, sekaligus menawarkan layanan untuk memanipulasi keadaan tersebut (metoda/fungsi). Class diagram menggambarkan struktur dan deskripsi class, package dan objek beserta hubungan satu sama lain seperti containment, pewarisan, asosiasi, dan lain-lain.
Class memiliki tiga area pokok : (a) Nama (dan stereotype) (b) Atribut
(c) Metoda
Atribut dan metoda dapat memiliki salah satu sifat berikut :
(a) Private, tidak dapat dipanggil dari luar class yang bersangkutan
(b) Protected, hanya dapat dipanggil oleh class yang bersangkutan dan anak-anak yang mewarisinya
(c) Public, dapat dipanggil oleh siapa saja
Class dapat merupakan implementasi dari sebuah interface, yaitu class abstrak yang hanya memiliki metoda. Interface tidak dapat langsung
diinstansiasikan, tetapi harus diimplementasikan dahulu menjadi sebuah class. Dengan demikian interface mendukung resolusi metoda pada saat run-time.
Hubungan Antar Class :
(a) Asosiasi, yaitu hubungan statis antar class. Umumnya menggambarkan class yang memiliki atribut berupa class lain, atau class yang harus mengetahui eksistensi class lain. Panah navigability menunjukkan arah query antar class. (b) Agregasi, yaitu hubungan yang menyatakan bagian (“terdiri atas..”).
(c) Pewarisan, yaitu hubungan hirarkis antar class. Class dapat diturunkan dari class lain dan mewarisi semua atribut dan metoda class asalnya dan menambahkan fungsionalitas baru, sehingga ia disebut anak dari class yang diwarisinya. Kebalikan dari pewarisan adalah generalisasi.
(d) Hubungan dinamis, yaitu rangkaian pesan (message) yang di-passing dari satu class kepada class lain. Hubungan dinamis dapat digambarkan dengan menggunakan sequence diagram yang akan dijelaskan kemudian.
-id_customer -nm_customer -alamat Customer -kd_arsip -id_customer -nm_arsip -ket_arsip -tgl_simpan -Arsip -no_rack -id_arsip -ket_rack -status rack -1 * -1 * -1 * -0 *
Gambar 2.4 Contoh Class Diagram
c) Statechart Diagram
Statechart diagram menyediakan variasi simbol dan sejumlah ide untuk pemodelan. Tipe diagram ini mempunyai potensi untuk menjadi sangat kompleks dalam waktu yang singkat(Munawar, 2005).
Interaction diagram dan statechart menampilkan dua pandangan yang saling melengkapi tentang perilaku dinamis sebuah sistem. Sedangkan statechart diagram menelusuri individu-individu obyek melalui keseluruhan daur hidupnya,
diterima obyek tersebut, bersama-sama dengan tanggapan atas pesan-pesan tersebut.
Dalam UML, state digambarkan berbentuk segiempat dengan sudut membulat dan memiliki nama sesuai kondisinya saat itu. Transisi antar state umumnya memiliki kondisi guard yang merupakan syarat terjadinya transisi yang bersangkutan, dituliskan dalam kurung siku. Action yang dilakukan sebagai akibat dari event tertentu dituliskan dengan diawali garis miring. Titik awal dan akhir digambarkan berbentuk lingkaran berwarna penuh dan berwarna setengah.
Gambar 2.5 Contoh Statechart Diagram
d) Activity Diagram
Activity diagram adalah teknik untuk mendiskripsikan logika prosedural, proses bisnis dan aliran kerja dalam banyak kasus. Activity diagram mempunyai peran seperti halnya flowchart, akan tetapi perbedaannya dengan flowchart adalah activity diagram bisa mendukung perilaku paralel sedangkan flowchart tidak bisa (Munawar,2005).
Activity diagram juga dapat menggambarkan proses paralel yang mungkin terjadi pada beberapa eksekusi. Activity diagram merupakan state diagram khusus, dimana sebagian besar state adalah action dan sebagian besar transisi di-trigger
diagram tidak menggambarkan behaviour internal sebuah sistem (dan interaksi antar subsistem) secara eksak, tetapi lebih menggambarkan proses-proses dan
jalur-jalur aktivitas dari level atas secara
umum
Gambar 2.6 Contoh Activity Diagram e) Sequence Diagram
Sequence diagram digunakan untuk menggambarkan perilaku pada sebuah scenario. Diagram ini menunjukkan sejumlah contoh obyek dan message (pesan) yang diletakkan diantara obyek-obyek ini di dalam use case (Munawar, 2005).
Komponen utama sequence diagram terdiri atas obyek yang dituliskan dengan kotak segiempat bernama. Message diwakili oleh garis dengan tanda panah dan waktu yang ditunjukkan dengan progress vertikal.
Sequence diagram menggambarkan interaksi antar objek di dalam dan di sekitar sistem (termasuk pengguna, display, dan sebagainya) berupa message yang digambarkan terhadap waktu. Sequence diagram terdiri atar dimensi vertikal (waktu) dan dimensi horizontal (objek-objek yang terkait).
Gambar 2.7 Contoh Sequence Diagram
f) Collaboration Diagram
Collaboration diagram juga menggambarkan interaksi antar objek seperti sequence diagram, tetapi lebih menekankan pada peran masing-masing objek dan bukan pada waktu penyampaian message (Munawar, 2005). Setiap message memiliki sequence number, dimana message dari level tertinggi memiliki nomor satu. Messages dari level yang sama memiliki prefiks yang sama pula.
Collaboration diagram adalah bentuk lain sequence diagram. Bila sequence diagram diorganisir menurut waktu maka collaboration diagram diorganisir menurut ruang atau space.
Gambar 2.8 Contoh Colaboration Diagram
g) Component Diagram
Component diagram adalah implementasi sotware dari sebuah class. Class mewakili abstraksi dari serangkaian attribute dan operation. Hal terpenting yang perlu diingat tentang class dan component adalah sebuah component bisa jadi merupakan implementasi dari lebih dari sebuah class (Munawar, 2005).
Component bisa diakses melalui interfacenya yaitu koleksi operasi – operasi. Relasi antara component dan Interfacenya disebut realization. Suatu component bisa mengakses service-service yang ada di component lain dengan cara import interface. Sedangkan component yang menyediakan service menggunakan export interface.
Form Simpan Data Arsip
Isi Detail Arsip
Cek Detail Data Arsip
Simpan Dalam Database
Gambar 2.9 Contoh Component Diagram
h) Package Diagram
Package Diagram adalah sebuah bentuk pengelompokkan yang memungkinkan untuk mengambil sebuah bentuk di UML dan mengelompokkan elemen – elemennya dalam tingkatan unit yang lebih tinggi (Munawar, 2005). Kemampuan package yang paling umum adalah untuk mengelompokkan class.
2.2.3 Perangkat Lunak yang di gunakan
Visual Foxpro 9.0 merupakan perangkat lunak yang tidak hanya digunakan untuk membangun aplikasi berbasis windows, melainkan juga dipakai untuk berbagai keperluan seperti membuat label surat. Dalam visual foxpro 9.0 pemrograman dibuat dengan menggunakan project manager :
Gambar.2.11 (Visual Foxpro Project Manager) 1. Komponen-komponen pada visual foxpro 9.0
Adapun komponen-komponen yang terdapat pada visual foxpro adalah sebagai berikut:
a) Table.
Digunakan untuk menyimpan desain, informasi dan data-data yang di masukan, dengan kata lain tabel merupakan tempat untuk menyimpan data yang diperlukan dalam perancangan aplikasi pada visual foxpro
Digunakan untuk membantu dalam mencari, menyaring dan mengolah tabel data, dengan query dan view dapat mengurangi penggunaan tabel yang bersifat permanent.
c) Form.
Digunakan untuk menampilkan dan menyunting tabel data, merupakan fasilitas untuk meancang bangun user interface program.
d) Report
Digunakan untuk menampilkan tabel data dalam bentuk kelompok, ringkasan dan untuk mencetak tabel data.
e) Label
Digunakan untuk mengolah data dalam bentuk label surat. f) Class
g) Menu
Digunakan untuk membuat tampilan menu pada program yang akan dibuat. Visual foxpro adalah sebuah sistem manajemen database (database management system/DBMS) elektronik yang dapat membantu untuk mengumpulkan, mengambil dan menampilkan data, sedangkan visual foxpro sendiri adalah bahasa pemrograman visual yang berorientasi object dan juga sebagai sistem management database relasional (RDBMS).
Kelebihan-kelebihan dari bahasa pemrograman visual foxpro antara lain adalah: a) Visual foxpro mempunya tempat penyimpanan data lokal (local data storage)
b) Implementasi visual foxpro pada pemrograman berbasis obyek lebih lengkap dibandingkan dengan bahasa pemrograman lain.
c) Fasilitas deffered memo down yang unik, yang dapat membatasi jumlah data yang diakses pada jaringan dan mendownload data bertipe memo hanya pada saat diakses.
d) Visual Foxpro dikenal sebagai Software Developer Tool menyediakan pula fasilitas prototyping dan RAD untuk membangun aplikasi yang cepat
Adapun konfigurasi komputer atau perangkat keras yang digunakan dalam pembuatan program aplikasi kearsipan pada tugas akhir ini adalah sebagai berikut :
a. Laptop : Lenovo S 10
b. Processor : Intel® Atom(TM) CPU N270 c. Installed Memory (RAM) : 1.00 GB d. HDD : 160GB
e. Monitor : 10 inci
