Analisis Perencanaan Obat di RSUD Sultan Sulaiman Kabupaten Serdang Bedagai Tahun 2017

(1)

Lampiran 1

SURAT PERMOHONAN

BERSEDIA MENJADI INFORMAN PENELITIAN

Informan yang saya hormati,

Saya yang bertanda tangan di bawah ini: Nama : Nisya Dwi Amanda Pane NIM : 131000155

adalah mahasiswi Program Studi S1 Fakultas Kesehatan Masyarakat Universitas Sumatera Utara akan melakukan penelitian yang berjudul : “ANALISIS

PERENCANAAN OBAT DI RSUD SULTAN SULAIMAN KABUPATEN SERDANG BEDAGAI TAHUN 2017”.

Oleh karena itu, saya mohon kesediaan Bapak/Ibu untuk menjadi informan penelitian serta bersedia untuk saya wawancara. Identitas dan jawaban Bapak/Ibu akan saya jaga kerahasiaannya dan hanya digunakan untuk kepentingan penelitian.

Atas bantuan dan kerjasama yang telah diberikan, saya mengucapkan terima kasih.

Medan, ...2017 Peneliti,

(2)

Lampiran 2

SURAT PERNYATAAN

BERSEDIA MENJADI INFORMAN PENELITIAN

Saya yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama :

Umur :

Jabatan :

Pendidikan terakhir :

menyatakan bersedia berpartisipasi menjadi informan dalam penelitian yang dilakukan oleh saudari Nisya Dwi Amanda Pane mahasiswi Program Studi S1 Fakultas Kesehatan Masyarakat Universitas Sumatera Utara yang berjudul : “ANALISIS PERENCANAAN OBAT DI RSUD SULTAN SULAIMAN KABUPATEN SERDANG BEDAGAI TAHUN 2017”.

Saya menyadari bahwa penelitian ini bermanfaat untuk kepentingan ilmiah. Identitas informan akan dijaga kerahasiaannya dan hanya digunakan untuk kepentingan penelitian. Demikian pernyataan ini saya buat dengan sukarela dan penuh kesadaran tanpa ada paksaan dari pihak manapun.

Sei Rampah, ...2017

(3)

Lampiran 3

PEDOMAN WAWANCARA MENDALAM

ANALISIS PERENCANAAN OBAT DI RSUD SULTAN SULAIMAN KABUPATEN SERDANG BEDAGAI TAHUN 2017

I. Identitas Informan

Nama :

Umur : tahun

Jenis Kelamin : Laki-laki / Perempuan Pendidikan Terakhir :

Lama bekerja : Tanggal Wawancara :

II. Daftar Pertanyaan untuk Informan Direktur

1. Apakah Bapak ada membentuk tim perencana obat untuk melakukan perencanaan obat di rumah sakit?

2. Siapakah yang melakukan perencanaan obat di rumah sakit?

3. Apakah tugas dan tanggung jawab Bapak dalam melakukan perencanaan obat di rumah sakit?

(4)

Nama :

Umur : tahun

II. Daftar Pertanyaan untuk Informan Kepala Instalasi Farmasi

1. Apakah ada dibentuk panitia perencana obat untuk melakukan perencanaan obat di rumah sakit?

3. Apakah tugas dan tanggung jawab Ibu dalam melakukan perencanaan obat di rumah sakit?

4. Apakah Ibu ada mendapatkan pelatihan mengenai perencanaan obat? 5. Apakah ada prosedur tertulis mengenai perencanaan obat di rumah sakit? 6. Bagaimanakah alur tahapan perencanaan obat di rumah sakit ini?

7. Apakah perencanaan obat dilakukan untuk waktu satu tahun yang akan datang?

8. Menurut Ibu, metode apa yang digunakan untuk merencanakan kebutuhan obat?

9. Menurut Ibu, data apa saja yang dibutuhkan untuk menyusun rencana kebutuhan obat di rumah sakit ini?

10.Bagaimana cara memilih jenis obat yang dibutuhkan di rumah sakit? 11.Apakah di rumah sakit ini terdapat formularium rumah sakit?

(5)

13.Menurut Ibu, apakah ada kendala dalam melakukan perencanaan kebutuhan obat?

14.Apakah ada terjadi kekosongan obat di rumah sakit? Bagaimana cara mengatasinya?

(6)

Nama :

Umur : tahun

II. Daftar Pertanyaan untuk Informan Kepala Gudang

4. Apakah Bapak ada mendapatkan pelatihan mengenai perencanaan obat? 5. Apakah ada prosedur tertulis mengenai perencanaan obat di rumah sakit? 6. Bagaimanakah alur tahapan perencanaan obat di rumah sakit ini?

7. Apakah perencanaan obat dilakukan untuk waktu satu tahun yang akan datang? 8. Menurut Bapak, metode apa yang digunakan untuk merencanakan kebutuhan obat? 9. Menurut Bapak, data apa saja yang dibutuhkan untuk menyusun rencana kebutuhan

obat di rumah sakit ini?

10.Bagaimana cara memilih jenis obat yang dibutuhkan di rumah sakit? 11.Apakah di rumah sakit ini terdapat formularium rumah sakit?

12.Bagaimana cara melakukan perhitungan jumlah kebutuhan obat yang akan datang? 13.Menurut Bapak, apakah ada kendala dalam melakukan perencanaan kebutuhan obat? 14.Apakah ada terjadi kekosongan obat di rumah sakit? Bagaimana cara mengatasinya? 15.Apakah ada obat yang kadaluarsa? Apa yang dilakukan terhadap obat kadaluarsa

(7)

Nama :

Umur : tahun

II. Daftar Pertanyaan untuk Informan Kepala Bidang Pelayanan Medis dan Keperawatan

4. Apakah ada prosedur tertulis mengenai perencanaan obat di rumah sakit? 5. Bagaimanakah alur tahapan perencanaan obat di rumah sakit ini?

6. Apakah perencanaan obat dilakukan untuk waktu satu tahun yang akan datang? 7. Apakah di rumah sakit ini terdapat formularium rumah sakit?

(8)

Nama :

Umur : tahun

II. Daftar Pertanyaan untuk Informan Kepala Seksi Penyusunan Program dan Staf Perencanaan Bagian Obat

4. Apakah ada prosedur tertulis mengenai perencanaan obat di rumah sakit? 5. Bagaimanakah alur tahapan perencanaan obat di rumah sakit ini?

(9)

Lampiran 4

Matriks Wawancara

Tabel Matriks 1. Sumber Daya Manusia

Informan Pernyataan

Apakah ada dibentuk tim perencana obat untuk melakukan perencanaan obat di rumah sakit?

Informan 1 Ada tim perencanaan rumah sakit secara global, dalam hal ini bagian perencanaannya yaitu seksi penyusunan program kami.

Informan 2 Tidak ada tim.

Informan 3 Kita tidak ada pakai tim.

Informan 4 Kalau timnya saya kurang tahu.

Informan 5 Tim perencanaan ada, tapi perencanaan rumah sakit secara global, untuk pemesanan. Cuma kan saat ini kalau untuk pemesanan obat saya serahkan ke staf perencanaan obat langsung.

Informan 6 Ada tim perencanaan rumah sakit, saya adalah stafnya untuk bagian obat. Siapakah yang melakukan perencanaan obat di rumah sakit?

Informan 1 Untuk yang melakukan perencanaan obat ini ya itu saya berikan wewenang ke bagian farmasi untuk membuatnya, tapi koordinasi sama kepala bagian medik, ya kan. Lalu serahkan dan koordinasi juga ke perencanaan. Jadi nanti yang buat kesimpulan, bagian perencanaan. Nanti mereka menghadap sama direktur.

Informan 2 Yang buat perencanaannya itu kepala farmasi sama ada bantuan dari kepala gudang. SK juga tidak ada. Kita yang buat karena wewenangnya ada di bagian instalasi farmasi. Kami juga ada menerima usulan obat dari bagian yanmed ke kami.

Informan 3 Ya itu kalau yang melakukan perencanaan itu kami, saya dengan kepala farmasi, sifatnya mengusulkan ke bagian perencanaan rumah sakit untuk nanti mereka yang mengadakan. SK penunjukan ke kami itu tidak ada.

Informan 4 Yang buat perencanaan obat itu dari farmasi. Tapi saya ada juga mengajukan usulan yang diminta dokter itu ke farmasi.

Informan 5 Kalau perencanaan obat yang buat jumlah kebutuhannya dari farmasi. Informan 6 Yang buat jumlah kebutuhannya dari farmasi.

Apa tugas dan tanggung jawab Anda dalam melakukan perencanaan obat?

Informan 1 Ya yang bertanggung jawab semua ini. Termasuk masalah pengeluaran dana itu, itu semua tanggungjawab direktur.

Informan 2 Tugas ibu dalam perencanaan, ibu memantaulah pengeluaran obat dari depan dari apotik pelayanan ya kan mana yang kurang-kurang, itulah ibu rekap-rekap gitu, kan dipantau nanti kan kapan ada pengajuan lagi dimasukkan, gitu. Ya kalau di kami di farmasi ini cuma menentukan jumlah kebutuhan aja ya kan. Kami yaudah nanti mengusulkan, tapi tergantung orang atas juga menyetujuinya berapa gitu, kadang berapa yang diusulkan pun, gak semuanya ini kan tercapai. Orang itu yang mesan kan, kami tinggal menunggu, menerima barang, mendistribusikan itu aja..

(10)

tidak ke kami misalnya, dia itu minta pengadaan obat dan BHP nya melalui yanmed memang. Lalu yanmed mengajukan usulan ke kami. Kalau secara mendasar, dari itulah seperti dari farmasi baru diusulkan ke bagian perencanaan, finalnya nanti di perencanaan. Obat itu diadakan atau tidak itu di perencanaaan, gitu. Nanti tanya bagian perencanaan lah. Cuma kalo berapa jumlah yang bisa dipesan oleh perencanaan nanti dikoordinasikan ke kami lagi. Ya dikasitau misalnya dana kita kurang nih, gitu kan, atau misalnya, ya itulah, ada berbagai macam lah, alasannya gitu kan, nanti diberitahukan lagi, kira-kira itu yang bisa masih dipotong, yang jumlahnya, misalnya yang kita minta banyak, dananya mungkin yang cukup hanya untuk berapa gitu kan, nah mereka koordinasikan.

Informan 4 Kalo saya perannya mengajukan usulan yang diminta dokter itu, karna dokter-dokter kan ada juga yang ke kami komunikasi. Misalnya Pak kabid yanmed ini obat kami habis misalnya, untuk pesan lagi ke e-katalog, ya kita usulkan, gitu..

Informan 5 Untuk obat, sebenarnya saya tugasnya untuk pemesanan, udah sampai situ aja. Jadi jumlah pemesanan tergantung kami. Dari jumlah kebutuhan yang diajukan farmasi, selama itu anggaran, apa yaa, dana, kita cukup, ya kita pesan semuanya. Cuman kalau tidak cukup, biasanya kita sesuaikan dengan kebutuhan yang mana skala prioritas, seperti itu. Itukan kita kembalikan ke anggaran kita juga. Jadi jumlah pemesanan tergantung dari pihak kami, cuman kita koordinasikan dengan bagian farmasinya lagi.

Informan 6 Saya membantu untuk melakukan pemesanan. Apakah ada diberikan pelatihan kepada perencana obat?

Informan 1 Kalau pelatihan untuk farmasi ada, sudah pernah diberikan.

Informan 2 Kalau pelatihan ada, tapi ibu memang belum pernah ikut, karena ibu kan baru ini. Pelatihannya setau ibu ada mengenai evaluasi penggunaan obat, kepala farmasi sebelumnyalah yang pernah ikut.

Informan 3 Kalau pelatihan, sama kepala farmasi sebelumnya ada lah, karena dia kepalanya. Kalau dalam setahun kita gak bisa tentukan berapa kali, tergantung dana dari diklat ada apa nggak untuk itu, kadang bisa setahun itu nggak ada pelatihan untuk farmasi.

Tabel Matriks 2. Prosedur

Apakah ada prosedur tertulis mengenai perencanaan obat? Informan 1 Kalau tertulis nggak ada.

Informan 2 Prosedur perencanaan yaa kalo secara tertulis gak ada. Prosesnya kami lakukan sesuai sama yang dari dulu udah ada.

Informan 3 Gak ada prosedur untuk melakukan perencanaan secara tertulis. Kalau sebelum saya juga udah seperti itu gitu, jadi kami meneruskan saja.

Informan 4 Saya kurang tahu kalau itu. Informan 5 Kalau tertulisnya sih tidak ada.

Informan 6 Untuk secara tertulisnya nggak ada, memang udah dari dulu begitu. Bagaimana alur tahapan perencanaan obat di rumah sakit ini?

(11)

diajukanlah ke bagian perencanaan untuk dilakukan pemesanan. Tapi nanti sebelum itu mereka menghadap ke direktur dulu.

Informan 2 Dari form permintaan tiap user, trus kami rekap. Baru sesuaikan sama konsumsi yang lalu, penyakit terbanyak juga. Habis itu kami usulkan ke bagian perencanaan untuk diadakan.

Informan 3 Kita setiap awal tahun atau akhir tahun berjalan, kita membagikan form permintaan obat kepada seluruh user pengguna, disini maksudnya per poli, per ruangan, misalnya, poli penyakit dalam, poli saraf, poli mata seperti itu. Form tersebut nanti diisi dari setiap ruangan, apasih kebutuhan mereka, itu kepala ruangannya yang bertanggung jawab. Baru dari permintaannya pengguna itu akan dikumpulkan di gudang farmasi. Itulah tahapannya kan, lalu dari kita, kita lihat, kita rekap, analisis kebutuhannya seperti apa. Analisis kebutuhannya itu disesuaikan dengan 10 penyakit terbanyak, habis itu, ehm masuk dia kedalam e-katalog atau tidak. Baru kebutuhan-kebutuhan yang diberikan oleh pihak user. Sifatnya bidang farmasi itu hanya mengumpulkan. Lalu diusulkan kepada kepala instalasi farmasi. Baru kepala instalasi farmasi memverifikasi lagi, setelah itu instalasi farmasi melalui kepala farmasi mengajukan ke bidang, maaf ke bagian perencanaan rumah sakit untuk diadakan. Jadi, sifatnya farmasi hanya mengumpulkan, merekap permintaan obat, mengusulkan, menerima, menyimpan dan mendistribusikan. Jadi, obat itu datang darimana, pabrikannya apa, harganya bagaimana, pakai sistem e-katalog atau non e-katalog itu instalasi farmasi tidak tahu, itu dibagian perencanaan. Jadi, perencanaan rumah sakit dalam hal ini kan sekarang bagian perencanaan RS itu di kepala seksi penyusunan program, baru stafnya yang khusus bidang obat itu kepala farmasi yang dulu, seperti itu. Baru nanti ya kalau dari mereka itu kalau mau menanyakan bagimana sistem pengadaannya itu tanya ke mereka apakah mereka upload atau gimana-gimana itu mereka.

Informan 4 Awalnya dari permintaan dokter, user. Dari situ nanti farmasi merekap, lalu kasih ke bagian perencanaan untuk pemesanan obatnya.

Informan 5 Tahapan obat disini, eee kalau tahapannya itu alur pertamanya itu dari adanya beberapa permintaan dari user. Kita punya data dari situ. Setelah itu direkap pihak farmasi, setelah direkap baru dipesan. Cuman apa yang diminta dari user tetep di filter di perencanaan. Kita pake rekapan itu di katalog, kita cari semua. Kalau tidak ada, baru kita pesen mana yang obat e-katalog, mana yang obat non e-katalog. Dan nanti kita kaitkan dengan anggaran rumah sakit, cukup nggak, kalau cukup memang dibutuhkan dan sesuai dengan apa ya, proporsional dengan user, kita pesen langsung, ya seperti itu. Kalau dana kita tidak ada, gimana kita mau mengadakannya, kan gitu.

(12)

Apakah perencanaan obat dilakukan untuk waktu satu tahun yang akan datang? Informan 2 Ada. Itu rencana kebutuhan obat pertahun. Itu biasanya dibuat waktu ada

pemberitahuan orang Kemenkes, itu kan mintanya biasanya bulan-bulan enam. Ehmm untuk yang tahun 2017 sudah dikirim, berarti ini kami mau buat yang untuk tahun 2018 lah. Tapi belum ada pemberitahuan, biasanya kan diberitahukan orang itu dulu, dikirimkan lewat email. Tapi biasanya setiap bulan pun ibu rasa ini juga orang itu mmm setiap bulannya ada pertemuan dibahas lagi nanti dirombak lagi. Kadang ada keluhan obat yang ini gimana, atau dokter nanti gak sesuai dengan obat-obat yang diadakan di e-katalog kan meresepkan obat. Karena kan pemesanannya sekarang sistem e-katalog gitu. Ini kan bisa juga kadang sekali sebulan gak pertahun lagi. Informan 3 Dari farmasi sendiri ada di minta RKO kementrian kesehatan setiap

tahunnya, itu juga sebagai dasarlah, kebutuhan obat kita. Untuk di rumah sakit ini, per triwulan kita buat, ya seperti itu sih. Dan itu kan setiap bulan kita lihat juga ada obat yang kosong, itu bukan berarti tiga bulan sekali sih tidak, gitu kan, setiap bulan kan kita lihat stock opname obat yang kosong ya kalau memang obat itu memang obat yang lama atau memang kebutuhannya itu memang fast moving ya terus kita minta lagi.

Informan 4 Kalau apa sebenernya on demand, sesuai kebutuhan. Artinya kadang-kadang gini memang, kadang-kadang apanya. Kalo uang kita banyak, kita pesen di e-katalog semua, beli semua, artinya untuk stok tahan berapa lama.

Informan 5 Kita buat sih triwulan. Cuma kalau apabila ada yang mendesak, urgent, langsung kita pesan.

Informan 6 Per triwulan sih perencanaanya.

Tabel Matriks 3. Metode

Metode apa yang digunakan untuk merencanakan kebutuhan obat di rumah sakit? Informan 2 Kita pakai konsumsi yaa, melihat dari konsumsi obat yang terbanyak itu.

Tapi ada juga pake epidemiologi yaa, dilihat dari sepuluh penyakit terbsesar. Informan 3 Kalau metodenya itu, metode konsumsi terbanyak. Habis itu epidemiologinya sepuluh penyakit apa namanya itu kan, disini kan kita sudah bisa taulah itu bahwa obat-obat yang fast moving itu seperti apa item-itemnya apa-apa aja ya gitu otomatisnya kan obat yang fast moving yang memang setiap hari atau setiap bulannya itu pasti keluar kencang ya itu kita banyakkan permintaannya, seperti itu.

Tabel Matriks 4. Data

Data apa saja yang dibutuhkan untuk menyusun rencana kebutuhan obat?

(13)

Informan 3 Data-data yang kami pakai untuk menyusun perencanaan itu ada daftar obat, stok awal, penerimaan, pengeluaran, sisa stok, obat yang kadaluarsa, obat yang kosong, pemakaian rata-rata tahunan, perkembangan pola kunjungan, data jumlah penduduk yang dilayani, data jumlah kunjungan kasus penyakit, daftar obat esensial nasional. Ada juga melihat alokasi dana dan anggaran yang tersedia tapi itu bukan dari farmasi, dari perencanaan.

Informan 5 Kalau anggaran kita (bagian perencanaan rumah sakit) tahu berapa jumlahnya, farmasi tidak tahu menahu masalah anggaran.

Informan 6 Untuk anggaran, bagian perencanaan yang mengetahuinya. Darimana data-data untuk merencanakan obat tersebut diperoleh?

Informan 2 Data-data itu ada di gudang farmasi semuanya. Mulai dari stok awal, penerimaan, pengeluaran, sisa stok, obat yang kosong stoknya, obat yang kadaluarsa itu datanya ada di gudang farmasi, dari kartu stok. Untuk daftar obat apa aja yang dibutuhkan itu datanya kami dapat dari form permintaan dokter. Tapi untuk pemakaian rata-rata tahunan ini dihitung dari data yang ada di kartu stok juga. Kalo perkembangan pola kunjungan ini didapat dari apotik depan, data jumlah penduduk yang dilayani sama data jumlah kunjungan kasus penyakit dari rekam medis. Dan untuk alokasi dana dan anggaran yang tersedia itu farmasi tidak tahu menahu, itu dari perencanaan.. Informan 3 Untuk daftar obat yang dibutuhkan itu didapat dari form permintaan dokter

yang diberikan farmasi ke user. Kalau stok awal, penerimaan, pengeluaran, sisa stok, itu datanya ada di gudang farmasi, dari kartu stok. Kita kan punya kartu stock itu, dari situ kan kita kan bisa melihat stok-stok obat yang ada, kita tau juga peredaran cepat atau lambat nya keluarnya obat kan gitu, karna kan kalau cepat keluarnya obat berarti permintaan banyak. Dari kartu stok berbanding lurus dengan permintaan obat. Jadi jika jumlah pasien meningkat otomatis juga kan kebutuhan obat pasti meningkat. Kalo untuk alokasi dana dan anggaran yang tersedia itu dari perencanaan.

Tabel Matriks 5. Pemilihan Jenis Obat

Bagaimana cara memilih jenis obat yang digunakan di rumah sakit?

Informan 2 Obat yang ada di rumah sakit kita usahakan harus sesuai dulu sama e-katalog. Diutamakan obat-obat yang ada di e-katalog itulah, generik ya. Karna pemesanannya memang lewat itu sekarang, ya kan. Ada juga yang kadang nanti enggak, itu berdasarkan dari form permintaan dokter.

Informan 3 Obat yang digunakan di rumah sakit disesuaikan dengan e-katalog. Ada juga dari form permintaan obat yang diberikan kepada seluruh user, dokter. Apakah obat yang digunakan di rumah sakit sudah sesuai dengan e-katalog?

Informan 2 Seharusnya kan berdasarkan e katalog. Diutamakan obat-obat yang ada di e-katalog itulah, generik ya. Tapi nanti ada juga yang kadang nanti enggak. Informan 3 Belum sesuai semua, ada juga yang diluar e-katalog nanti dipake, kalau gak

(14)

Informan 4 Setelah adanya e-katalog itu memang obat harus sesuai itu, itulah kita memang gaboleh diluar itu.

Informan 5 Kita usahkan harus sesuai dulu sama e-katalog karna pemesanannya memang lewat itu sekarang. Tapi ada juga nanti yang diluar e-katalog. Informan 6 Ada juga obat yang digunakan di luar dari e-katalog, obat itu juga tetep kita

pesen juga.

Apakah di rumah sakit ini terdapat formularium rumah sakit?

Informan 1 Ada formularium di rumah sakit ini. Udah dibentuk, udah dibuat, cuman masih belum berjalan secara maksimal. Karena kita masi berkembang ini. Informan 2 Draftnya udah ada, udah dikasi ke bagian yanmed. Cuma sampai saat ini

belum ada tindak lanjutnya. Apakah itu sudah sah menjadi formularium atau gimana-gimananya belum ada konfirmasi.

Informan 3 Formularium rumah sakit itu sudah diajukan oleh itu namanya bagian KFT, diajukan tahun 2016, di bulan Juli kalau nggak salah saya. Tapi belum diadakan sampai saat ini. Realisasinya nanti coba ditanyakan ke bagian pelayanan medis. Kalau apanya format dan apa ya kita bilang ininyalah, ancang-ancangnya itu sudah siap kita sampaikan ke bagian manajemen, tapi realisasi dari manajemen belum ada sampai sekarang.

Informan 4 Sudah, sudah ada kita buat draft formularium rumah sakit, sebagai standard yang digunakan oleh rumah sakit kita. Artinya ini ya spesifik untuk rumah sakit kita, rumah sakit Sultan Sulaiman. Kalo lain rumah sakit ya saya nggak tau, bisa aja beda-beda.

Apa pedoman dalam pembuatan formularium rumah sakit?

Informan 1 Yang menyusun formularium itu orang farmasi. Jadi formularium itu berdasarkan, DPHO, karena kita rumah sakit pemerintah, jadi obat-obatnya itu obat yang ditanggung oleh BPJS. Jadi kita gabisa sembarangan membuatnya.

Informan 2 Formularium ini dibuat berdasarkan e-katalog yaa. Dari form permintaan dokter juga.

Informan 3 Dasar acuannya eee.. obat yang terus dipakai, abis itu formularium nasional, abis itu obat yang ada di e-katalog. Itulah dasarnya.

Informan 4 Memang formularium itukan dibuat atas ada komitenya, komite farmasi dan terapi. Jadi itu semua diundang dokter untuk pertemuan untuk membentuk itu. Yang mereka butuhkan di masing-masing SMF yaa. Ada penyakit dalam, ada anestesi, jadi mereka masukkan. Itulah yang kita pakai sebagai formularium rumah sakit, acuannya, dengan pertimbangan bahwasanya usulan dari dokter-dokter spesialis, gitu. Panduan pembuatan formularium RS itu juga berdasarkan e-katalog.

Tabel Matriks 6. Perhitungan Jumlah Obat

Bagaimana cara melakukan perhitungan jumlah kebutuhan obat yang akan datang? Informan 2 Oh, itu berdasarkan sebelumnya, kebutuhan sebelumnya ya kan disini.

(15)

kan dihitung baru nanti setiap bulan itu direkap baru dibagi 12. Kalau jumlah kebutuhan tahun 2017 inilah kan ada rumusnya pemakaian rata-rata perbulan dikali 18. Gak tau ibu kenapa 18, ini uda dari kemenkesnya sendiri formatnya. Kalau rencana kebutuhan tahun 2017 nya itu jumlah kebutuhan dikurang sisa stock. Untuk pengadaan tahun 2017nya Kira-kira ditambah sekitar 10 % dari yang rencana kebutuhan dari rumah sakit. Tergantung juga jenis obatnya. Obat ini kan ada lagi tiga macam. Ada yang vital yang sama sekali gak boleh gak ada gitu ya kan. Trus ada yang apa esensial, dia ini sekitar dua harilah eh tenggang waktunya dua hari aja dia kosong bisa ditolerir. Kalau RKO ini kan secara umum. Ada mungkin menghitung waktu tunggu tapi untuk lebih jelasnya tanya kepala gudang aja ya. Biasanya yang melakukan perhitungan ini, kepala farmasi. Ada jugalah bantuan dari kepala gudang.

Informan 3 Dari farmasi sih mengajukan perencanaan itu jenis jumlah. Untuk mengetahui jumlahnya misalnya 50, itu dari kecepatan penggunaannya itu kan kita kan melihat dari kartu stock, kita bisa lihat bahwa obat itu memang setiap hari keluar, otomatiskan yang kayak gini kan, inilah dasar nanti dimasukkan kedalam kartu stock untuk apa namanya itu bukti pengambilan obat dari gudang ini kan ke ruangan apotik maupun ke ruangan lainnya. Baru dari sinilah itu akan dituangkan ke kartu stock otomatiskan nanti di kartu stock itu muncul tuh jumlah akhir kita tuh berapa gitu ya kan ehm yang ada digudang. Ya dari rekapan itulah kita oh yang ini udah sedikit lagi, yang sedikit lagi itu langsung kita buat permintaan lagi seperti itu. Untuk menentukan angkanya itu kita melihat dari yang sebelumnya kita perkirakan bahwa apa namanya itu kan ada masukan tuh dari bagian apotik kan apa namanya itu, jumlah pasien kita meningkat biasanya kita lebihkan sekitar 10% dari yang jumlah sebelumnya. Sekitar seperti itu setiap per item obat. Ya itu tergantung juga apakah obat itu fast moving atau slow moving. Kalau fast moving ya seperti itu dilebihkannya, kalau yang slow moving kita bisa perkirakan, oh gak terlalu banyak kali gak terlalu signifikan permintaan dari depan, ya biasa aja kita mintanya paling sekitar 2 hingga 5% ajalah kita tingkatkan tapi gak terlalu besar peningkatannya. Kalau untuk perhitungan waktu tunggu obat, itu dibagian perencanaan. Kita lebih apa namanya, itu karna sifatnya farmasi ini yang minta nanti bagaimana dari distributor apa segala macamnya, itu nanti yang berhubungan sama distributor bagian perencanaan. Itu kan nanti berhubungan dengan ketersediaan obat di distributor. Jangka waktu distributor bisa menyediakan itu, itu nanti di perencanaan.

Tabel Matriks 7. Kendala

Apakah ada kendala dalam melakukan perencanaan kebutuhan obat?

Informan 2 Kendala ya. Kalau perencanaan ini mungkin gak ada kendalanya. Paling kalau data yang kita butuhkan ini gak lengkap. Berapa yang nyampe sama kita gak sesuai sama yang kita usulkan, itu aja kendalanya.

(16)

Tabel Matriks 8. Kekosongan Obat

Apakah ada terjadi kekosongan obat di rumah sakit?

Informan 1 Kalau kekosongan tidak terjadi. Biasanya itu kita pesan, di penyedia itu tidak ada bahannya, jadi tidak dikirim. Kita sampai saat ini usahakan obat tetap ada untuk pasien.

Informan 2 Ya sering la dek. Biasanya karena obatnya lama nyampe, kadang lama di pemesanan. Udah gitu berapa yang nyampe sama kita itu gak sesuai. Kadang berapa yang diusulkan, gak semuanya ini kan tercapai. Gak sesuai inilah, yang kita harapkan. Kalo ada kekosongan biasanya kami beritahu stok obat yang kosong ke dokter. Ada ini kan istilahnya, sama lah perjalanan pasien itu dari dokternya, biar jangan terjadi masalah nanti di farmasi.

Informan 3 Iya ada terjadi, ya kalau ada kekosongan langsung kita laporkan. ya mungkin karna keterlambatan obat yang masuklah. Keterlambatan biasanya bisa sekitar sebulan, dua bulan terlambat obat masuknya. Kadang ada obat yang kita minta bisa dipenuhi, ada juga yang tidak.

Informan 4 Iya ada kekosongan obat. Itu bisa karena pasien kan banyak. Bisa juga kadang-kadang stok kan habis, jadi artinya kita setting perencanaan untuk tiga bulan stok bertahan. Inikan tergantung penggunaan, tergantung pasien. Makin banyak pasien, makin banyak penggunaan obat itu. Jadi yang harusnya stoknya tiga bulan, jadi dua bulan.

Informan 5 Kalau di rumah sakit, gini loh artinya kalau kekosongan ini tidak terjadi. Seperti yang saya bilang tadi itu, kita pesan, di distributor itu tidak ada bahannya, makanya tidak dikirim, gitu. Dan kalo anggaran rumah sakit cukup, gak ada masalah, kita bisa pesen langsung. Kalau dana kita tidak ada, gimana kita mau mengadakannya, kan.

Informan 6 Iya, kalau itu ada terjadi. Kalau itu mungkin dari penyedia ya, kalau yang kita pesan gak bisa disediakan mereka. Kalo ada obat-obat yang diluar e-katalog. Kan utamanya itu e-e-katalog.

Bagaimana cara mengatasi kekosongan obat yang terjadi di rumah sakit?

Informan 2 Solusinya, biasanya kami kan yang pelayanan ini melapor lagi, konsultasi lagi sama dokternya, apakah bisa di gantikan dengan alternatif yang lain yang sama gitu kan indikasinya. Biasanya ada itu penggantinya. Misalnya kayak micardis itu sempat kosong rupanya ada candesartan digantikan sama itu. Atau misalnya gak perlu kali terapi ini, misalnya gak ada obatnya yauda gak usah diresepkan gitu aja. Berarti gak perlu kali mungkin pasiennya kan. Ya ini juga ada keluhan pasien karena obatnya nggak ada, cuma terakhir di resepkan juga gitu keluar kalau perlu kali misalnya. Ya mau gak mau pasienlah yang beli keluar.

(17)

gitu, sistemnya nanti di manajemen. Permintaan mereka nanti kita buat surat permintaan obat ke dirut, itu berdasarkan dari kebutuhan dari user dari pengguna ya ini daftar permintaannya ini yang bisa perharian gitu yang betul-betul kosong, dan sangat dibutuhkan sama pasien kita naikkan hari itu juga. Kan misalnya kan gini kan tadi kita udah minta nih per tiga bulan, tapi obat itu belum datang dan obat itu sudah kosong sementara dia hari ini obat itu butuh kita ajukan lagi permintaan dengan surat resmi seperti ini gitu. Informan 4 Ya kita usul lagi ini untuk pemesanan berikutnya.

Informan 5 Saat ini kalau obat yang dibutuhkan tidak ada di rumah sakit, biasanya kita pesan langsung beli ke apotek, hanya saja itu dibatasi, berapa butuhnya aja, tidak boleh lebih lebih, gitu. Langsung dibeli pada hari itu juga. Memang itu kan terjadi seperti itu kan tidak setiap hari, apabila terjadi kekosongan, betul betul kosong. Memang itu betul betul dibutuhkan, kita usahakan beli langsung, Cuma sesuai dengan kebutuhan, tidak menumpuk dalam artian, seperti itu. Sampai saat ini itu tetap terbeli diluar, kita tetapkan kebutuhan, tidak menumpuk. Kita beli, cuman tidak berlebih, sesuai berapa yang dibutuhkan.

Informan 6 Nanti kalo stok obatnya gak ada di rumah sakit kita akan usahakan dibeli diluar. Hanya dibatasi jumlahnya, tidak berlebihan.

Tabel Matriks 9. Obat kadaluarsa

Apakah ada obat yang kadaluarsa? Informan 2 Iya ada.

Informan 3 Kalau itu ada.

Apa yang dilakukan terhadap obat kadaluarsa tersebut?

Informan 2 Obat yang kadaluarsa itu bisa ada yang karna itu jenis obat slow moving, pola penyakit berubah jadinya obatnya numpuk, gak dipake. Untuk itu dipisahkan sudah pasti, ada tempat khususnya, dibuat sesuai dengan setiap tahunya kan gitu, tahun berapa tahun berapa dia expirednya. Mulai dari awal kita rumah sakit dibuka, sampai dengan saat ini, belum ada pemusnahannya. Seharusnya itu kan sudah bisa dimusnahkan, cuman kan memusnahkan itu tidak hanya segampang itu, gitu, ada prosesnya lagi. Jadi sampai saat ini obat kadaluarsa belum ada pemusnahannya, masih ada di farmasi.

(18)

Lampiran 5

LEMBAR OBSERVASI

No. Variabel Observasi Ya Tidak

1. Surat Keputusan panitia perencana obat  2. Struktur organisasi tim perencana obat 

3. Prosedur tertulis perencanaan obat 

4. Formularium rumah sakit 

5. Data perencanaan obat :

 Daftar obat-obat yang dibutuhkan 

 Stok awal 

 Penerimaan 

 Pengeluaran 

 Sisa stok 

 Obat hilang/rusak atau kadaluarsa 

 Kekosongan obat 

 Pemakaian rata-rata tahunan 

 Indeks musiman 

 Waktu tunggu 

 Stok pengaman 

 Perkembangan pola kunjungan 

 Data jumlah penduduk yang dilayani   Data jumlah kunjungan kasus penyakit 

(19)

(20)

Lampiran 7

Data kekosongan stok obat di RSUD Sultan Sulaiman

No. Nama Obat

1. Alprazolam tab 0,5 mg 2. Alprazolam tab 1 mg 3. Amitripilin tab 4. Atracurium inj

5. Clindamisin kapsul 150 mg 6. Clindamisin kapsul 300 mg 7. Dipenhidramin inj 14. Iliadin nasal spray 0,05% 15. Isoniazid (INH) 100 mg 16. Isoniazid (INH) 300 mg

(21)

Lampiran 8

Data obat kadaluarsa di RSUD Sultan Sulaiman

No Nama Obat Jumlah

1. Eritromisyn syrup 124

2. Kalsium Hidroksida pasta 8 3. Metilprednisolon 4 mg tablet 323 4. Rifampisin kapsul 600 mg 12 5. Tiamin tablet (Vit B1) 2

6. Tramadol kapsul 44

7. Paracetamol Drop 25

8. Parasetamol Drops 10

9. Piracetam injeksi 3 gr/ 15 ml 55 10. Cloramphenicol syrup 5

11. Myomergin inj 7

12. Aminofilin tab 200 mg 1

13. Garam Oralit 200

(22)

Lampiran 9

Gambar 1. Gudang Farmasi Rumah Sakit

(23)

Gambar 3. Kartu Stok Obat

(24)

Gambar 5. Draft Formularium Rumah Sakit

(25)

Gambar 7. Wawancara dengan Kepala Instalasi Farmasi (Informan 2)

(26)

Gambar 9. Wawancara dengan Kepala Bidang Pelayanan Medik dan Keperawatan (Informan 4)

(27)

(28)

(29)