BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Bangsa Indonesia sejak memplokamirkan kemerdekaannya mendorong untuk melaksanakan pembangunan disegala bidang. Sebab itu bidang kearsipan sebagai sumber ingatan, sumber informasi dan sumber sejarah untuk membantu dalam melancarkan proses pembangunan di Indonesia.
Seperti yang diterangkan dalam Undang-Undang Nomor 7 tahun 1971 tentang ketentuan-ketentuan pokok kearsipan pada bab 1 ayat a dan b menjelaskan bahwa arsip adalah: ayat a “naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara dan badan-badan pemerintahan dalam corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan. Ayat b “naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan swasta atau perorangan dalam bentuk corak apapun dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
Arsip merupakan pusat kegiatan dan alat pengawasan yang diperlukan dalam rangka melaksanaan segala kegiatan perkantoran. Oleh sebab itu tanpa adanya arsip, tidak mungkin seseorang dapat mengingat segala dokumen dan catatan yang begitu kompleks, terutama dalam pengelolaan administrasi perkantoran. Istilah ‘arsip’ akan timbul bayangan citra buruk tentang tumpukan kertas yang kumal, penuh debu, ruangan yang kotor, serta banyak kertas yang berserakan. Hal tersebut tidak hanya merugikan kedudukan petugas arsip tetapi juga mengakibatkan citra terhadap pelaksanaan, pengelolaan arsip seolah-olah menjadi kurang baik dan tidak berguna.
Dimana penataan arsip tersebut ditata menurut prosedur kearsipan yang sesuai dengan ruang lingkup perusahaan atau menurut kebijakan perusahaan itu sendiri. Keberhasilan dan kelancaran kerja yang dilakukan oleh bagian kearsipan sangat ditentukan oleh sistem pengelolaan arsip yang diterapkan pada suatu kantor atau organisasi, karena usaha kearsipan itu sendiri baik dalam hal mencatat dan penyimpanan warkat-warkat serta menemukan kembali sewaktu-waktu diperlukan atau dibutuhkan.
ditata dengan baik maka suatu organisasi atau kantor dapat memberikan data atau arsip sebagai informasi yang baik, lengkap dan akurat kepada orang-orang yang membutuhkan informasi tersebut.
Untuk menunjang keberhasilan penerapan sistem kearsipan yang baik dan benar maka perlu adanya pembinaan seluruh karyawan, terutama karyawan yang bertugas dibidang arsip mengenai masalah kearsipan. Disamping melalui jalur pendidikan akademis, dapat pula dengan cara membaca buku tentang kearsipan, dapat pula mengadakan penataran, lokakarya, dan lain-lain yang bertujuan menata dan memperbaiki kembali bidang kearsipan. Dengan hal tersebut diharapkan agar karyawan dapat mengetahui, mempelajari serta memahami kearsipan dan penerapannya mulai dari sistem penyimpanan kearsipan yang digunakan dalam perusahaan atau instansi itu sendiri, baik itu dalam hal prosedur penyimpanan sampai dengan penggunaan peralatan dan perlengkapan sehingga tertib administrasi dan kegiatan arsip mengarsip akan terwujud.
B. Perumusan Masalah
Berdasarkan uraian yang telah penulis kemukakan diatas maka permasalahan yang penulis angkat pada tugas akhir ini adalah “Bagaimana Prosedur Kearsipan dalam mengumpulkan dokumen di Kementerian Agama Kantor Wilayah Provinsi Sumatera Utara?”.
C. Tujuan Penelitian
Adapun tujuan dari penulisan laporan tugas akhir ini adalah Untuk mengetahui prosedur kearsipan pada Kementerian Agama Kantor Wilayah Provinsi Sumatera Utara.
D. Manfaat Penelitian
Dalam penulisan laporan tugas akhir ini dikemukakan beberapa manfaat yaitu:
1. Untuk mengaplikasikan ilmu yang telah diperoleh selama menempuh pendidikan di Diploma III Kesekretariatan dengan membuat laporan penelitian secara ilmiah dan sistematis.
2. Dapat mengidentifikasikan kebutuhan-kebutuhan informasi yang diperlukan untuk meningkatkan ilmu di Diploma III Kesekretariatan.
4. Untuk memperluas wawasan dan pandangan mahasiswa/i terhadap prospek kemajuan teknologi dan perkembangan informasi.
E. Jadwal Kegiatan
Penelitian ini dilakukan di Kantor Wilayah Kementerian Agama Provinsi Sumatera Utara. Untuk lebih jelasnya, jadwal kegiatan penelitian dapat dilihat pada tabel 1.1 berikut.
Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan
No Bulan
Kegiatan
Persiapan Pengumpulan Data
Penulisan Laporan 1 April 2015
2 Mei 2015 3 Mei 2015
Sumber : Penulis (2015)
Dalam kegiatan pengumpulan data, dilakukan penelitian selama 2 bulan pada April dan Mei 2015 di Kantor Wilayah Kementerian Agama Provinsi Sumatera Utara.
F. Sistematika Penelitian
Tugas Akhir ini dibagi atas 4 (empat) bab, dimana setiap babnya dibagi atas beberapa sub bab antara lain :
Dalam bab ini dijelaskan latar belakang penelitian, perumusan masalah, tujuan dan manfaat penelitian.
Bab II : PROFIL INSTANSI
Dalam bab ini dijelaskan secara ringkas Kantor Wilayah Kementerian Agama Provinsi Sumatera Utara, struktur organisasi dan job description, jenis kegiatan, kinerja usaha terkini dan rencana kegiatan.
Bab III : PEMBAHASAN
Dalam bab ini, dijelaskan tentang metode dan prosedur penyimpanan arsip, metode dan prosedur pemeliharaan arsip, metode dan prosedur penyusutan dan pemusnahan arsip.
Bab IV : KESIMPULAN DAN SARAN
