BAB 1
PENDAHULUAN
Ketika pertama kali mendengar Manajemen proyek dalam salah satu mata kuliah yang saya dapat, terlintas dalam pikiran saya bagaimana memanage atau mengelola suatu proyek. Tapi pada kenyataannya memanage suatu proyek tidak sesimple itu. Menjadi Project Manager hampir tak jauh beda dengan memanage resource orang/ SDM/ anggota tim proyek.
Project manager adalah orang yang ditunjuk untuk menggerakkan organisasi proyek dan memimpinnya dalam mencapai objective proyek. Project Manager adalah posisi puncak yang luar biasa dalam proyek. Tertumpu beban tanggung jawab yang besar atas kesuksesan proyek. Pada proyek besar dan sangat kompleks, project manager bahkan harus memiliki kesempurnaan kompetensi.
Tanggung jawab project manager adalah untuk memenuhi kebutuhan yang berupa kebutuhan tugas, kebutuhan team, dan kebutuhan individual. Project manager menjadi penghubung antara strategi dan tim. Peran project manager dalam perkembangan bisnis dan keberlangsungan hidup perusahaan menjadi semakin lebih strategis.
Tidaklah cukup jika hanya aplikasi knowledge, tools and techniques yang telah dikenal sebagai good practice pada pengelolaan proyek yang efektif. Menurut PMBOK, diperlukan keahlian khusus dan keahlian manajemen secara umum untuk proyek pada semua area / bidang, manajemen proyek yang efektif mensyaratkan project manager memiliki kompetensi-kompetensi:
Knowledge – Terkait pengetahuan project manager akan project management
Performance – Terkait dengan apa yang project manager mampu untuk aplikasi pengetahuan project management yang dimiliki.
Personal - Terkait dengan bagaimana perilaku project manager dalam melaksanakan proyek atau aktifitas terkait. Efektifitas personal mencakup attitude, karakter inti personal, dan kepemimpinan, yang menyediakan kemampuan untuk membimbing team proyek ketika mencapai objective proyek dan menyeimbangkan project constraints.
BAB II
MANAJEMEN PROYEK
Disini saya akan mengulas sedikit mengenai sejarah Manajemen Proyek, latar belakang atau sejarah dari manajemen proyek sampai sekarang tidak ditemukan sumber yang pasti mengenai bagaimana asal usul manajemen proyek yang sebenarnya. Namun, bukti terhadap diimplementasikannya ilmu manajemen proyek sudah ada sejak ribuan tahun yang lalu. Hal ini dapat dibuktikan dengan adanya piramid raksasa di kota Mesir.
Piramida yang secara umum merupakan sebuah bangunan yang berfungsi sebagai makam raja-raja dan juga sebagai sarana tempat peribadahan, merupakan bukti bisu yang paling menakjubkan dari penerapan ilmu manajemen proyek di masa lalu. Pembangunan piramid yang tidak dilakukan sembarangan membuktikan bahwa desain dari setiap sudut bangunan diperhitungkan dengan sangat teliti. Hampir setiap piramid dibangun dengan memperhitungkan jarak piramid dengan matahari, karena matahari merupakan elemen terpenting bagi kehidupan masyarakat kuno. Pembangunan piramid ini tidak mungkin dapat terlaksana jika tidak ada orang yang melakukan perencanaan, pengorganisasian dan menggerakkan para pekerja serta melakukan pengontrolan dalam pembangunannya.
Dua tokoh yang dikenal sebagai nenek moyang dalam perkembangan ilmu manajemen proyek adalah Henry Gantt, yang memperkenalkan penggunaan Gantt Chart dalam melakukan perencanaan dan pengontrolan aktifitas proyek, serta Henry Fayol dengan teori “5 fungsi manajemen” yang merupakan pengetahuan dasar terkait manajemen proyek ataupun manajemen program. Karya kedua tokoh tersebut disebut-sebut sebagai cikal bakal tools yang digunakan dalam manajemen proyek modern.
Pengertian Proyek
Proyek merupakan sebuah kegiatan pekerjaan yang dilaksanakan atas dasar permintaan dari seorang owner atau pemilik pekerjaan yang ingin mencapai suatu tujuan tertentu dan dilaksanakan oleh pelaksana pekerjaan sesuai dengan keinginan daripada owner atau pemilik proyek dan spesifikasi yang ada. Dalam pelaksanaan proyek pemilik proyek dan pelaksana proyek mempunyai hak yang diterima dan kewajiban yang harus dilaksanakan sesuai dengan jangka waktu yang telah disetujui bersama antar pemilik proyek dan pelaksana proyek. Proyek dapat berukuran besar dan kecil sehingga waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu proyek bisa singkat atau lama.
Menurut DI Cleland dan Wr. King (1987), proyek merupakan gabungan dari berbagai sumber daya yang dihimpun dalam organisasi sementara untuk mencapai suatu tujuan tertentu.
Selain itu proyek juga bertujuan menghasilkan produk atau kerja akhir tertentu. Dalam proses mewujudkan produk tsb di atas, ditentukan jumlah biaya, jadwal, serta kriteria mutu. Bersifat sementara, dalam arti umurnya dibatasi oleh selesainya tugas. Titik awal dan titik akhir ditentukan dengan jelas. Nonrutin, tidak berulang-ulang. Macam dan intensitas kegiatan berubah sepanjang berlangsungnya proyek.
b. Permintaan pasar. misalnya terjadi kenaikan permintaan suatu produk dalam jumlah besar, maka perlu dibangun sarana produksi baru.
c. Dari dalam perusahaan yang bersangkutan. misalnya suatu perusahaan akan memperbarui (modernisasi) perangkat, sistem kerja, atau sistem informasi yang lama agar lebih mampu bersaing.
d. Dari kegiatan penelitian dan pengembangan. dari kegiatan penelitian dan pengembangan diperkirakan dapat dihasilkan produk baru yang banyak manfaat dan peminatnya, sehingga dibangun fasilitas produksinya.
Macam-Macam Proyek :
Menurut R.D Achibalt (1976), macam-macam proyek adalah sebagai berikut :
a. Proyek Kapital (Modal). Meliputi : pembebasan tanah, pembelian material dan peralatan, desain mesin, dan kostruksi guna pembangunan instalasi pabrik baru.
b. Proyek pengembangan produk baru adalah kegiatan untuk menciptakan produk baru yang biasanya merupakan gabungan antara proyek kapital dan proyek riset dan pengembangan. Contoh : penemuan alat elektronik karaoke.
c. Proyek penelitian dan pengembangan berupa kegiatan untuk melakukan penelitian dengan sasaran yang ditentukan.
d. Proyek sistem informasi adalah kegiatan yang sifatnya spesifik dengan mempergunakan alat-alat pemrosesan data (data processing personal dan alat-alat lainnya).
e. Proyek yang berkaitan dengan manajemen : perusahaan merancang reorganisasi, perusahaan merancang program efisiensi, dan penghematan merancang diversifikasi.
Manajemen Proyek
Manajemen proyek adalah penerapan dari pengetahuan, ketrampilan, tools and techniques pada aktivitas-aktivitas proyek supaya persyaratan dan kebutuhan dari proyek terpenuhi. Proses-proses dari manajemen proyek dapat dikelompokkan dalam lima kelompok yaitu : initiating process, planning process, executing process, controlling process dan closing process.
Manajemen Proyek menurut sumber lain:
Secara tradisional pengertian manajemen adalah meliputi kegiatan perencanaan, pengorganisasian, penempatan orang, pengendalian dan pengarahan.
Manajemen Proyek adalah kegiatan merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan dan mengendalikan sumberdaya organisasi untuk mencapai tujuan tertentu dalam waktu tertentu dengan sumberdaya tertentu.
Manajemen Proyek mempergunakan personil untuk ditempatkan pada tugas tertentu dalam proyek.
Dimana beberapa kendala yang bisa saja dihadapi oleh seorang Project Manager adalah sbb : Proyek yang over schedule, alias molor.
Membengkaknya cost dari budget yang sudah dialokasikan. Adanya SDM yang kurang perform
Adanya keterlambatan material dari supplier Adanya perubahan permintaan dari klien
Tidak tersedianya SDM yang kita perlukan/ kompetensi yang dibutuhkan tidak ditemukan pada SDM yang sudah ada
Kualitas dari hasil pekerjaan project yang tidak sesuai yang diharapkan Dsb.
Untuk menanggulangi permasalahan yang ada tersebut, tentu diperlukan fungsi leadership dari seorang Project Manager. Lalu apa saja yang diperlukan untuk menjadi Project Manager yang benar?
Untuk menjadi Project Manager tidak hanya mengandalkan sisi keahlian hardskill, tapi lebih banyak membutuhkan hal-hal yang bersifat softskill. Softskill itu skill yang lebih cenderung ke attitude, tidak kasat mata, lebih mengutamakan peranan otak kanan.
Contohnya :
- ketrampilan memimpin/ leadership - ketrampilan berkomunikasi efektif
- ketrampilan problem solving dan pengambilan keputusan - semangat berprestasi
- kerjasama, beradaptasi - dsb
Sedangkan hardskill itu skill yang cenderung ke teknikal, lebih mengutamakan peranan otak kiri.
Berikut beberapa poin terkait menjadi Project Manager, diantaranya :
Mengutamakan faktor profesionalitas.
Siapapun clientnya, siapapun anggota tim proyeknya, profesionalitas tetap harus dijunjung tinggi. Jika memang waktunya deadline, harus commit dan konsisten dengan deadline yang sudah disepakati, karena jika tidak salah satu akan “berkorban/menjadi korban”.
Bisa dari sisi pelaksana project, atau pun user projectnya seperti terkena penalti atau biaya operasional yang membengkak. Dari sisi user, bisa saja kehilangan timing untuk waktu launch yang pas/ keduluan oleh kompetitor, yang menyebabkan kerugian, dsb.
Pendekatan secara baik dengan seluruh anggota tim project.
menggerakkan timnya bekerja menyelesaikan proyek, juga bagaimana ia memotivasi tim agar semua berusaha mencapai yang terbaik, sekaligus sebagai penengah dan problem solver dari masalah yang terjadi di lapangan.
Pembagian tugas yg jelas
Agar tim bisa bekerja sesuai rencana, tiap-tiap anggota tim harus memiliki kejelasan tugas, sehingga masing-masing bisa menyelesaikan porsi tugasnya agar proyek terselesaikan dengan baik. Apa jadinya jika pembagian tugas tidak jelas?
Bisa saja beberapa tim ternyata mengerjakan hal yang sama (double), atau pun ada pekerjaan yang terlewat/tidak terselesaikan, yang akhirnya membuat proyek tidak selesai tepat waktu ataupun tidak sesuai yang diharapkan, dll.
Jalur pelaporan yang jelas
Ini masih sinergi dengan diatas, yaitu pembagian tugas yang jelas. Dengan adanya jalur pelaporan yang jelas, siapa melapor ke siapa, dan jika ada hal yang terjadi, diskusinya sama siapa, dll. Dengan demikian, jika ada hal-hal yang tidak diharapkan, bisa segera diketahui dan ditindaklanjuti untuk kemudian diselesaikan secepatnya, agar tidak mengganggu jalannya penyelesaian proyek.
Kekompakan tim
BAB III
PENUTUP
Seorang project manager sering di hadapkan dalam mengambil keputusan yang sulit, setiap keputusan yang di ambil dapat membahayakan suatu proyek. Maka diperlukan sebuah tim yang solid serta kemampuan diri dalam menguasai teknologi informasi untuk membantu menyelesaikan masalahnya dengan efektif.
Dalam situasi apapun, project manager haruslah bersikap optimis, tenang dan berfikiran positif atas segala kejadian, semangat pantang menyerah, dan memiliki keyakinan tinggi dalam menjalankan proyek serta terkadang harus menciptakan humor untuk meredakan tekanan tim. Sikap-sikap tersebut sangat akan sangat mempengaruhi lingkungan dan stakeholder terutama tim proyek.
Keahlian lain seperti kemampuan memprediksi kejadian dan dampak, ketajaman analisis, serta kreatifitas tinggi dan high-multitasking juga diperlukan dalam membuat keputusan penting dan atau menciptakan ide dan strategi baru yang brilian dalam menyelesaikan segala permasalahan proyek yang seringkali terjadi secara bersamaan.
DAFTAR PUSTAKA
http://manajemenproyekindonesia.com
http://ndreekiliaan.blogspot.com
http://mugi.or.id/blogs/oke/archive/2008/09/02/manajamen-proyek-sebagai-suatu-pengantar.aspx
