i
MANAJEMEN PERSEDIAAN DAN PENATAAN GUDANG
SPARE PART BUS DI PO. SAFARI EKA KAPTI
Skripsi
Sebagai Persyaratan Untuk Memperoleh Gelar Sarjana Teknik
RANDI ANTAKA ARIYADI
I 1305039
JURUSAN TEKNIK INDUSTRI FAKULTAS TEKNIK
UNIVERSITAS SEBELAS MARET
ii
LEMBAR PENGESAHAN
Judul Skripsi :
MANAJEMEN PERSEDIAAN DAN PENATAAN GUDANG
SPARE PART BUS DI PO. SAFARI EKA KAPTI
Ditulis oleh:
RANDI ANTAKA ARIYADI I 1305039
Mengetahui,
Dosen Pembimbing I Dosen Pembimbing II
Wakhid Ahmad Jauhari, ST, MT Ilham Priadythama, ST, MT NIP 19791005 200312 1 003 NIP 19801124 200812 1 002
Ketua Program S-1 Non Reguler Jurusan Teknik Industri
Fakultas Teknik UNS
Taufiq Rochman, STP, MT NIP. 19701030 199802 1 001
Pembantu Dekan I Ketua Jurusan
Fakultas Teknik Teknik Industri UNS
iii
LEMBAR VALIDASI
Judul Skripsi :
MANAJEMEN PERSEDIAAN DAN PENATAAN GUDANG
SPARE PART BUS DI PO. SAFARI EKA KAPTI
Ditulis oleh:
RANDI ANTAKA ARIYADI I 1305039
Telah disidangkan pada hari Rabu tanggal 21 April 2010
Di Jurusan Teknik Industri Fakultas Teknik Universitas Sebelas Maret Surakarta, dengan
Dosen Penguji
1. Rahmaniyah Dwi Astuti, ST, MT NIP. 19760122 199903 2 001
2. Fakhrina Fahma, STP, MT NIP. 19741008 200003 2 001
Dosen Pembimbing
1. Wakhid Ahmad Jauhari, ST, MT NIP. 19791005 200312 1 003
iv
SURAT PERNYATAAN
ORISINALITAS KARYA ILMIAH
Saya mahasiswa Jurusan Teknik Industri UNS yang bertanda tangan di bawah ini, Nama : Randi Antaka Ariyadi
Nim : I 1305039
Judul tugas akhir : Manajemen Persediaan Dan Penataan Gudang Spare part Bus Di PO. Safari Eka Kapti
Menyatakan bahwa Tugas Akhir (TA) atau Skripsi yang saya susun tidak mencontoh atau melakukan plagiat dari karya tulis orang lain. Jika terbukti bahwa Tugas Akhir yang saya susun mencontoh atau melakukan plagiat dapat dinyatakan batal atau gelar Sarjana yang saya peroleh dengan sendirinya dibatalkan atau dicabut.
Demikian surat pernyataan ini saya buat dengan sebenar-benarnya dan apabila dikemudian hari terbukti melakukan kebohongan maka saya sanggup menanggung segala konsekuensinya.
Surakarta, 03 Mei 2010
v
SURAT PERNYATAAN
PUBLIKASI KARYA ILMIAH
Saya mahasiswa Jurusan Teknik Industri UNS yang bertanda tangan di bawah ini, Nama : Randi Antaka Ariyadi
Nim : I 1305039
Judul tugas akhir : Manajemen Persediaan Dan Penataan Gudang Spare part Bus Di PO. Safari Eka Kapti
Menyatakan bahwa Tugas Akhir (TA) atau Skripsi yang saya susun sebagai syarat lulus Sarjana S1 disusun secara bersama-sama dengan Pembimbing 1 dan Pembimbing 2. Bersamaan dengan syarat pernyataan ini bahwa hasil penelitian dari Tugas Akhir (TA) atau Skripsi yang saya susun bersedia digunakan untuk publikasi dari proceeding, jurnal, atau media penerbit lainnya baik di tingkat nasional maupun internasional sebagaimana mestinya yang merupakan bagian dari publikasi karya ilmiah
Demikian surat pernyataan ini saya buat dengan sebenar-benarnya.
Surakarta, 03 Mei 2010
vi
KATA PENGANTAR
Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT atas limpahan rahmat dan hidayah-Nya sehingga Tugas Akhir dengan judul “Manajemen Persediaan Dan Penataan Gudang Spare part Bus Di PO. Safari Eka Kapti“ dapat diselesaikan untuk memenuhi syarat kelulusan tingkat sarjana di Fakultas Teknik Jurusan Teknik Industri Universitas Sebelas Maret Surakarta. Dengan penelitian ini, penulis berharap dapat memberi masukan secara umum bagi PO. Safari Eka Kapti Semarang dan khususnya bagian gudang spare part PO. Safari Eka Kapti tanpa terhalang oleh tempat dan waktu.
Tidak lupa pada kesempatan kali ini, penulis ingin menyampaikan ucapan terima kasih yang sebesar- besarnya atas pihak- pihak yang turut membantu dalam penyelesaian tugas akhir ini, yaitu :
1. Bapak Ir. Lobes Herdiman, MT selaku Ketua Jurusan Teknik Industri fakultas teknik UNS.
2. Bapak Wakhid Ahmad Jauhari, ST, MT selaku pembimbing I, atas segala bimbingan, arahan, motivasi, pengertian dan doa.
3. Bapak Ilham Priadythama, ST, MT selaku pembimbing II, atas segala bimbingan, arahan, motivasi, pengertian dan doa.
4. Ibu Rahmaniyah Dwi Astuti, ST, MT selaku penguji, atas kesediaannya memberikan masukan, gagasan dan saran atas perbaikan tugas akhir ini. 5. Ibu Fakhrina Fahma, ST, MT selaku penguji, atas kerelaan dalam
membimbing, mengarahkan dan memberikan ide maupun gagasan dalam tugas akir ini.
6. Bapak Sujimin Ariyadi dan Ibu Umi Suprihatin selaku orang tua saya, selalu memberi dukungan dan doa yang tak pernah putus sehingga dapat menyelesaikan laporan ini. Saya bangga menjadi anak dari bapak dan ibu. 7. Ibu Iin selaku Kepala Manajemen PO.Safari Eka Kapti, dan Pak Win
selaku Kepala Gudang Spare part PO. Safari Eka Kapti, terima kasih atas bimbingannya selama penelitian di PO. Safari Eka Kapti.
vii
9. Mas Harso selaku montir Mandiri Karya, terima kasih atas bimbingannya selama ini.
10. Mbak Yayuk, Mbak Rina, Mbak Tuti, Pak Agus , dan semua tim TU, terima kasih atas segala urusan administrasi selama kuliah di Teknik Industri ini.
11. Alex, Afiq, Rangga, Bang Narso, Pitcil, Hanafi, Danur, Edi, Haryono, Zulmi, Sudadi, Panca, Dzakiyah, Hari, Lutfie, Erdi, Agwin, Dodot, Agus, Dedi, Deny, Ajheng, Afla, Ahmad, Sa’diyah, Pitndut, Ita, Intan, Tri, Ayu. Penulis akan merindukan kebersamaan kita selama ini, terima kasih buat semua persahabatan pengertian, waktu, dukungan, semangat, hati tulus, semuanya yang aku tidak mampu lagi untuk menyebutkannya, 4,5 tahun ini menjadi waktu yang berharga bagiku.
12. Teman-teman Teknik Industri angkatan 2005, yang selalu mendukung dan membantuku, kalian semua teman-teman terbaikku, tetep jaga persahabatan kita we are the best forever
13. Teman-teman kos Akendaruna (Mas Dedi, Mbak Anik, Mas Sampek, Mas Brama, Mas Danang, Sidiq, Kewer, Geonk, Jajang, Tian) dan kos Pondok Mulya (Mas Aji, Bayu, Hari, Fery, Danang, Wawan) terima kasih telah memberikan saya tempat berteduh dari hujan dan panasnya mentari, tetap jaga persahabatan kita.
14. Dan semua pihak yang tidak dapat disebutkan satu per satu yang telah membantu penulis dalam menyelesaikan laporan ini.
Penulis menyadari bahwa laporan ini masih belum sempurna, oleh karena itu penulis mengharapkan kritik dan saran membangun yang dapat membantu penulis di masa yang akan datang. Semoga apa yang penulis sampaikan dalam laporan ini dapat berguna bagi penulis, rekan-rekan mahasiswa maupun semua pihak yang membutuhkan.
Surakarta, Mei 2010
viii
ABSTRAK
Randi Antaka Ariyadi, NIM : I 1305039, MANAJEMEN PERSEDIAAN DAN PENATAAN GUDANG SPARE PART BUS DI PO. SAFARI EKA KAPTI, Skripsi. Surakarta : Jurusan Teknik Industri Fakultas Teknik, Universitas Sebelas Maret, April 2010.
PO. Safari Eka Kapti merupakan suatu perusahaan jasa transportasi bus. Perusahaan ini masih memiliki permasalahan overstock dan kehabisan stock dalam pengelolaan stock item spare part yang jumlahnya lebih dari 7000 dan terbagi dalam 80 jenis. Permasalahan tersebut juga terkait dengan penataan gudang yang belum teratur. Oleh karena itu, penelitian ini membahas tentang perbaikan manajemen persediaan sekaligus penataan fisik gudang.
Untuk masalah manajemen persediaan spare part akan digunakan pendekatan model persediaan single item dengan mengakomodasi adanya backorder policy sehingga mampu meminimalkan biaya total persediaan spare part. Sedangkan untuk masalah penataan gudang akan digunakan pendekatan standar 5S (Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke) yang sekaligus dapat memberikan standarisasi terhadap sistem penerimaan atau pengambilan spare part. Terkait dengan diterapkannya seiketsu, program ini juga merancang program aplikasi yang mendukung manajemen persediaan.
Output dari penelitian ini adalah perbaikan terhadap manajemen persediaan spare part berupa penetapan jumlah pemesanan optimum (Q) dan reorder point (ROP). Sehingga didapat peningkatan yang didukung oleh program aplikasi manajemen persediaan yang dapat memeberikan penghematan biaya total persediaan 41,27%. Sedangkan dalam penataan gudang spare part didapatkan hasil penataan terhadap tata letak spare part yang mampu meminimalkan searching time, pembuatan prosedur kebersihan gudang, dan standarisasi sistem di gudang dengan pembuatan SOP yang baru.
Kata kunci : persediaan, spare part, metode 5S, biaya total persediaan
ix
ABSTRACT
Randi Antaka Ariyadi, NIM : I 1305039, INVENTORY MANAGEMENT AND BUS SPARE PART WAREHAOUSE ARRANGEMENT OF PO. SAFARI EKA KAPTI, Thesis. Surakarta : Industrial Engineering, Faculty of Engineering, Sebelas Maret University, April 2010.
PO. Safari Eka Kapti is a bus transportation service company. The company had problems in overstock and the lack of stock in the management of spare part item stock which is more than 7000 and devided into 80 types. Those problems are also related to the warehouse arrangement. For the reason, the research discusses the improvement of the management both of inventory and of warehouse physical composing.
This research uses item inventory model which is applied to the problem of spare part inventory management by accommodating backorder policy to minimize the total cost of spare part inventory. For the meantime, 5S standard approach (Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke) is employed to the warehouse arrangement problem which provide standardization toward acceptance system or spare part removal. Related to the seiketsu implementation a monitoring application program is designed to support inventory management system.
The output of the research is the improvements toward spare part inventory management by determining optimum ordering (Q) and reorder point (ROP). The improvement is supported by the inventory monitoring application program which can bring total cost saving of inventory by 41,27%. Meanwhile, the result for the spare part warehouse management are the composing of the spare part layout which is able to minimize the searching time, the composing of warehouse cleanliness procedure and system standardization of the warehouse by composing the new SOP
Kata kunci : inventory, spare part, 5S method, total cost of inventory
x
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL………
LEMBAR PENGESAHAN...
LEMBAR VALIDASI...
SURAT PERNYATAAN ORISINALITAS KARYA ILMIAH……….
SURAT PERNYATAAN PUBLIKASI KARYA ILMIAH………
KATA PENGANTAR... 1.1 Latar Belakang………... 1.2 Perumusan Masalah... 1.3 Tujuan Penelitian... 1.4 Manfaat Penelitian... 1.5 Batasan Masalah... 1.6 Asumsi Penelitian... 1.7 Sistematika Penulisan...
BAB II TINJAUAN PUSTAKA……….
2.1 Persediaan………... 2.1.1 Pengertian Persediaan... 2.1.2 Sistem Persediaan... 2.1.3 Biaya Dalam Sistem Persediaan... 2.1.4 Spare Part... 2.2 Manajemen Spare Part Saat Ini... 2.3 Metode-Metode Dalam Manajemen Persediaan... 2.3.1 Metode Continous Review... 2.3.2 Metode Periodic Review... 2.4 Peramalan (Forecasting)...
xi
2.4.1 Pengertian Peramalan... 2.4.2 Manfaat Peramalan Permintaan... 2.4.3 Prinsip-Prinsip Peramalan... 2.4.4 Langkah-Langkah Peramalan... 2.4.5 Metode-Metode Peramalan... 2.4.6 Metode Peramalan Kuantitaif Time Series... 2.4.7 Pengukuran Kesalahan Peramalan... 2.4.8 Validasi Model Peramalan... 2.4.9 Peramalan Dengan Metode Croston... 2.5 Klasifikasi ABC ... 2.6 Simulasi Montecarlo... 2.7 Konsep 5S (Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke)...
2.7.1 S1-Ringkas (Seiri)... 2.7.2 S2-Kerapian (Seiton)... 2.7.3 S3-Kebersihan (Seiso)... 2.7.4 S4-Standarisasi (Seiketsu)... 2.7.5 S5-Rajin-Disiplin (Shitsuke)... 2.8 Penelitian Sebelumnya……….
BAB III METODOLOGI PENELITIAN... 3.1 Metodologi Penelitian……... 3.2 Penjelasan Diagram Alir………...……... 3.2.1 Tahap Pendahuluan………... 3.2.2 Tahap Pengumpulan dan Pengolahan Data... 3.2.3 Tahap Analisis dan Kesimpulan ……...
BAB IV PENGUMPULAN DAN PENGOLAHAN DATA………
4.1 Pengumpulan Data... 4.1.1 Data Historis Permintaan dan Pengadaan Spare part
Tahun 2008...
4.1.2 Data Lead Time Pemesanan Tiap Spare part...
4.1.3 Komponen Holding Cost, Ordering Cost Dan Shortage Cost…………... 4.1.4 Data Jenis Spare Part Yang Berada Pada Gudang...
xii
4.1.5 Data Barang Inventaris Gudang ... 4.1.6 Tata Letak Awal Spare part di Gudang
4.2 Pengolahan Data... 4.2.1 Uji Distribusi Kenormalan Data Permintaan Spare part... 4.2.2 Perhitungan Holding Cost, Ordering Cost Dan Shortage
Cost………
4.2.3 Pengelompokan Spare Part Berdasarkan Metode ABC…
4.2.4 Peramalan Jumlah Permintaan………...
4.2.5 Penentuan Jumlah Permintaan (Q) dan Reorder Point
(ROP)……….
4.2.6 Penentuan Total Biaya Persediaan Spare Part Berdasarkan
Kebijakan Usulan……….……… 4.2.7 Penentuan Total Biaya Persediaan Spare Part Berdasarkan
Kebijakan Perusahaan... 4.2.8 Penataan Ulang Tata Letak Spare Part Pada Gudang…….
4.2.9 Pembuatan Aplikasi Software Pemantauan Posisi
Persediaan Spare Part………..
BAB V ANALISIS... 5.1 Analisis Hasil Pengelompokan Spare Part Berdasarkan Metode
ABC……...
5.2 Analisis Perbandingan Biaya Total Persediaan Berdasarkan Kebijakan Usulan Dengan Biaya Total Persediaan Berdasarkan Kebijakan Perusahaan………...……... 5.3 Analisis penataan gudang spare part……...
xiii
DAFTAR TABEL
Tabel 4.1 Tabel harga spare part... IV - 2 Tabel 4.2 Tabel shortage cost... IV - 3 Tabel 4.3 Daftar barang inventaris gudang... IV - 4 Tabel 4.4
Tabel 4.5 Tabel 4.6
Tata letak awal spare part di gudang
Uji distribusi kenormalan data permintaan spare part Tabel holding cost setiap item spare part……….
IV - 5 IV - 6 IV- 8 Tabel 4.7 Tabel persentase pemakaian setiap item spare part…….. IV-12 Tabel 4.8 Tabel pengelompokan spare part dengan metode ABC… IV-14 Tabel 4.9 Tabel peramalan jumlah permintaan tiap item spare part. IV-17 Tabel 4.10 Tabel demand tahunan tiap spare part……….. IV-18 Tabel 4.11 Tabel standard deviasi tahunan tiap spare part…………. IV-19 Tabel 4.12 Tabel nilai safety factor (k) dan lot pemesanan (q) tiap
spare part………... IV-23
Tabel 4.13 Tabel nilai ROP tiap spare part………. IV-24 Tabel 4.14 Tabel probabilitas kumulatif spare part packing timing
tipis 911/917/OH……… IV-26
Tabel biaya total persediaan tiap spare part (usulan)…... Tabel biaya total persediaan tiap spare part (perusahaan).. Tabel letak spare part yang berada di bawah meja 1 dan 2……….... Prosedur kebersihan………... Contoh 5S audition checklist……… Tabel pendataan spare part………... Tabel pendataan montir…….……… Tabel pendataan armada……… Tabel pendataan spare part masuk gudang……… Tabel pendataan spare part keluar gudang……… Besarnya biaya total persediaan usulan dan perusahaan…. Letak spare part sebelum dan sesudah dilakukan penataan.
xiv
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1 Gambar 2.2
Reorder Point (ROP)……… Pola data time series……….
II - 6 II -19 Gambar 3.1
Gambar 3.1
Metodologi penelitian……… Flowchart pembuatan program aplikasi manajemen persediaan………..
III - 1 III-15 Gambar 4.1 Diagram tulang ikan penyebab searching time yang
lama………. IV-32
Gambar 4.2 Layout gudang spare part……… IV-35
Gambar 4.3 Rak besar A……….. IV-37
Gambar 4.4 Penamaan bagian rak besar A……….. IV-37
Gambar 4.5 Rak besar B……….. IV-39
Gambar 4.6 Penamaan bagian rak besar B……….. IV-40
Gambar 4.7 Rak kecil C……….. IV-41
Gambar 4.8 Penamaan bagian rak kecil C……….. IV-42
Gambar 4.9 Meja 1……….. IV-43
Gambar 4.10 Penamaan bagian meja 1………. IV-43
Gambar 4.11 Meja 2……….. IV-45
Gambar 4.12 Penamaan bagian meja 2………. IV-45
Gambar 4.13 Meja 3……….. IV-47
Gambar 4.14 Penamaan bagian meja 3………. IV-47 Gambar 4.15 Kotak kayu kecil……….. IV-49 Gambar 4.16 Penamaan bagian kotak kayu kecil……….. IV-50 Gambar 4.17 Ember... IV-50 Gambar 4.18 Penamaan bagian ember……… IV-51 Gambar 4.19 Gantungan besi dan penamaan bagiannya………. IV-52 Gambar 4.20 Gantungan tembok dan penamaan bagiannya…………... IV-52 Gambar 4.21
Gambar 4.22
Flowchart penerimaan dan pengambilan spare part……. Flowchart perbaikan penerimaan spare part………
xv Gambar 4.25
Gambar 4.26 Gambar 4.27
Alur logika pembuatan form penadataan jenis spare part. Form pendataan spare part……… Alur logika pembuatan form penadataan montir………...
IV-66 IV-67 IV-69 Gambar 4.28 Form pendataan montir………. IV-70 Gambar 4.29 Alur logika pembuatan form pencarian spare part .……. IV-71 Gambar 4.30 Form pencarian spare part……… IV-72 Gambar 4.31 Alur logika pembuatan form pendataan spare part masuk
gudang……… IV-74
Gambar 4.32 Form pendataan spare part masuk gudang …..………... IV-75 Gambar 4.33
Gambar 4.34 Gambar 4.35 Gambar 4.36
Alur logika pembuatan form pendataan spare part keluar gudang……… Form pendataan spare part keluar gudang……… Peringatan stock spare part kurang………..……. Tampilan cek stock………
xvi
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1 Lampiran 2
Data Awal……… Jenis Spare part di Gudang………..
L- 1 L- 5 Lampiran 3.1 Peramalan waktu antar permintaan... L-10 Lampiran 3.2 Peramalan jumlah permintaan... L-14 Lampiran 4 Perhitungan Q dan ROP dengan MATLAB... L-18 Lampiran 5.1 Jumlah permintaan harian spare part... L-23 Lampiran 5.2 Perhitungan probabilitas kumulatif spare part... L-34 Lampiran 6.1 Simulasi montecarlo spare part (usulan)... L-36 Lampiran 6.2 Simulasi montecarlo spare part (perusahaan)... L-47 Lampiran 7.1 Spare part yang terletak di rak besar A... L-58 Lampiran 7.2 Spare part yang terletak di rak besar B………... L-61 Lampiran 7.3 Spare part yang terletak di rak kecil C………. L-63 Lampiran 7.4 Spare part yang terletak di meja1……….. L-65 Lampiran 7.5 Spare part yang terletak di meja 2……….. L-67 Lampiran 7.6 Spare part yang terletak di meja 3……….. L-69 Lampiran 7.7
Lampiran 8
Spare part yang terletak di kotak kayu kecil, ember, dan gantungan……….. Buku Cacatan Harian Penelitian (BCHP)
1
BAB I
PENDAHULUAN
Pada bab ini dijelaskan mengenai latar belakang dan perumusan masalah yang akan diangkat, tujuan, dan manfaat dari penelitian. Selanjutnya diuraikan mengenai batasan masalah, asumsi yang digunakan dalam membahas permasalahan dan sistematika penulisan untuk menyelesaikan penelitian ini.
1.1 LATAR BELAKANG
Manajemen persediaan berpengaruh terhadap besarnya biaya operasi, sehingga kesalahan dalam mengelola persediaan akan mengurangi keuntungan. Perusahaan sering kali mengalami masalah persediaan. Persediaan yang terlalu banyak menimbulkan modal yang tertanam untuk pengadaan terlalu besar. Sebaliknya jika terjadi kekurangan persediaan proses operasional akan terganggu dan produktivitas perusahaan akan menurun. Kedua kondisi tersebut memiliki konsekuensi biaya yang besar. Oleh karena itu diperlukan manajemen persediaan yang tepat untuk mengkondisikan tingkat persediaan yang optimum.
2
Eka Kapti, jumlah spare part yang dipesan ditentukan oleh montir berdasarkan pengalamannya, baik spare part yang langsung digunakan maupun yang akan disimpan di gudang. Hal ini bisa menyebabkan jumlah stock di gudang menjadi tidak seimbang dalam pemesanan persedian spare part. Dengan kata lain, ada potensi yang besar terjadi kelebihan dan kekurangan stock. Selain itu, jumlah stock yang keluar dari gudang tidak dimonitor dengan baik sehingga pemesanan bisa dilakukan pada spare part yang masih banyak tersedia. Kekurangan dan kelebihan stock terjadi pada beberapa jenis spare part. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada lampiran 1.
Berdasarkan observasi lebih lanjut selain masalah manajemen persediaan spare part, fisik gudang spare part di PO. Safari Eka Kapti juga mengalami masalah. Jika hal ini tidak diperhatikan, perbaikan sistem manajemen persediaan tidak akan optimum. Sebab kondisi gudang yang buruk juga akan berpengaruh terhadap tingkat persediaan spare part. Masalah seperti kondisi gudang yang kotor telah menyebabkan spare part yang disimpan berkurang keandalannya, bahkan ada yang rusak. Jarang dibersihkannya gudang menyebabkan banyaknya kotoran, seperti: serbuk besi, tetesan oli dan vaselin, dan debu. Sebagai contoh serbuk besi yang menempel pada spare part jenis bearing dan bouring menyebabkan spare part tersebut mudah aus dan berkurang umur pakainya.
Selain masalah kebersihan, jumlah dan kondisi spare part yang disimpan di gudang belum dimonitor dan didata dengan baik. Spare part yang diterima tidak di periksa, baik kuantitas maupun kualitasnya. Tidak adanya pengecekan kuantitas dan kualitas spare part yang di pesan menyebabkan pihak gudang tidak mengetahui berapa jumlah spare part yang diterima dan siap digunakan atau disimpan dalam kondisi baik. Selain kurangnya pengawasan, pendataan semua spare part yang masuk atau keluar gudang masih dilakukan secara manual dengan pencatatan dalam buku kendali stock. Cara pendataan spare part ini menyulitkan pihak gudang dalam mengetahui posisi persediaan. Karena pencarian informasi posisi persediaan spare part memakan waktu lama.
3
part yang tertumpuk dan tercampur oleh spare part yang lain. Dampak dari hal tersebut pihak gudang sering kali memesan spare part yang sebenarnya masih ada di dalam gudang, sehingga terjadi overstock. Dampak lain dari penataan gudang yang buruk adalah lamanya waktu pencarian (searching time) jenis spare part tertentu oleh pihak gudang. Sebagai ilustrasi, biasanya pegawai gudang dalam pencarian spare part yang diminta oleh montir memerlukan waktu lebih dari 5 menit. Padahal jika spare part langsung ditemukan, waktu yang dibutuhkan bisa kurang dari 3 menit saja.
Berdasarkan penjelasan di atas, penelitian ini berusaha untuk menyelesaikan masalah tentang manajemen persediaan dan penataan gudang spare part di PO. Safari Eka Kapti. Untuk masalah manajemen persediaan spare part akan digunakan pendekatan model persediaan single item dengan mengakomodasi adanya backorder policy sehingga mampu meminimalkan biaya total persediaan spare part. Sedangkan untuk masalah penataan gudang akan digunakan pendekatan standar 5S (Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke). Metode ini telah dipakai sebagai standard penataan gudang di beberapa perusahaan otomotif grup Astra. Metode 5S tidak hanya menata tata letak spare part saja, tetapi juga bisa memberikan standarisasi terhadap sistem-sistem yang ada pada gudang dengan perbaikan terhadap sistem yang ada di gudang, baik sistem penerimaan atau pengambilan spare part.
1.2PERUMUSAN MASALAH
Berdasarkan latar belakang masalah di atas, maka perumusan masalah pada penelitian ini adalah:
1. Bagaimana melakukan perbaikan manajemen persediaan spare part pada bus PO. Safari Eka Kapti yang mampu meminimalkan biaya total persediaan 2. Bagaimana malakukan penataan fisik gudang spare part PO. Safari Eka
Kapti.
1.3TUJUAN PENELITIAN
4 - Jumlah pemesanan optimum - Titik pemesanan ulang (ROP)
- Pembuatan alat bantu program aplikasi manajemen persediaan 2. Memperbaiki sistem fisik gudang yang meliputi:
- Penataan ulang tata letak spare part - Pembuatan prosedur kebersihan gudang
- Pembuatan standarisasi terhadap sistem yang ada di gudang spare part
1.4MANFAAT PENELITIAN
Agar memenuhi suatu unsur manfaat maka perlu ditentukan terlebih dahulu manfaat yang akan didapatkan dari suatu penelitian. Manfaat yang diharapkan dari penelitian ini adalah :
1. Meminimalkan biaya total persediaan spare part . 2. Menjamin ketersediaan spare part saat dibutuhkan.
1.5BATASAN MASALAH
Agar penelitan ini memiliki lingkup pembahasan yang jelas, maka diperlukan mempertimbangkan prioritisasi masalah dan kapasitas penelitian. Batasan masalah penelitian ini sebagai berikut :
1. Spare part yang dihitung adalah spare part Marcedez-benz (OF/OH) dan Mitsubishi fuso (FM/FR).
2. Spare part yang diteliti jenis stocked item sebanyak 30 item yang didasarkan pada tingginya frekuensi permintaan sehingga spare part perlu distock.
3. Data pengadaan dan permintaan spare part yang digunakan adalah data pada bulan Januari hingga Desember 2008.
4. Harga spare part yang dipakai adalah harga spare part bulan Desember 2008 . 5. Lead time pemesanan sebesar 2 hari.
6. Perancangan tata ulang spare part ini tidak mengubah tata letak tempat penyimpanan spare part di gudang.
5
Asumsi-asumsi masalah yang digunakan dalam penelitian ini adalah sebagai berikut:
1. Spare part yang dipesan dalam keadaan baik sehingga bisa diasumsikan tidak terjadi retur.
2. Permintaan spare part diasumsikan mengikuti distribusi normal
I.6 SISTEMATIKA PENULISAN
Penulisan penelitian dalam laporan tugas akhir ini mengikuti uraian yang diberikan pada setiap bab yang berurutan untuk mempermudah pembahasannya. Dari pokok-pokok permasalahan dapat dibagi menjadi enam bab seperti dijelaskan, di bawah ini.
BAB I : PENDAHULUAN
Bab ini meliputi latar belakang masalah yang terdapat di PO. Safari Eka Kapti, perumusan masalah manajemen persediaan spare part bus di PO. Safari Eka Kapti dan penataan gudang, tujuan dan manfaat penelitian untuk memperbaiki manajemen persediaan spare part di PO. Safari Eka Kapti dan penataan gudang, batasan masalah, asumsi dan sistematika penulisan.
BAB II : STUDI PUSTAKA
Bab ini berisi teori-teori yang berhubungan dengan materi penulisan yang diambil dari beberapa referensi baik buku, jurnal maupun internet. Materi penulisan adalah pengertian persediaan, model persediaan, peramalan (forecasting), reorder point (ROP), order quantity (Q), dan biaya total persediaan dan metode 5S.
BAB III : METODOLOGI PENELITIAN
6
BAB IV : PENGUMPULAN DAN PENGOLAHAN DATA
Bab ini berisi tentang pengumpulan data berupa data pemesanan spare part kepada supplier meliputi jenis spare part, jumlah, waktu, harga, dan data jumlah serta waktu permintaan spare part dari montir kepada gudang, data spare part di gudang, kemudian dilakukan pengolahan data sesuai dengan perumusan masalah. Tahap-tahap pengolahan data dilakukan berdasarkan metodologi penelitian.
BAB V : ANALISIS DAN INTERPRETASI HASIL
Analisis berisi penjelasan dari output yang didapatkan pada tahapan pengumpulan dan pengolahan data, interpretasi hasil merupakan ringkasan singkat dari hasil penelitian.
BAB VI : PENUTUP
7
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
Bab ini membahas mengenai konsep dan teori yang digunakan dalam penelitian, sebagai landasan dan dasar pemikiran untuk membahas serta menganalisa permasalahan yang ada.
2. 1 Persediaan
2.1.1 Pengertian Persediaan
Persediaan adalah bahan atau barang yang disimpan yang akan digunakan untuk memenuhi tujuan tertentu, misalnya untuk proses produksi atau perakitan, untuk dijual kembali, dan untuk suku cadang dan suatu peralatan atau mesin (Herjanto, 1999). Persediaan dapat berupa bahan mentah, bahan pembantu, barang dalam proses, barang jadi, ataupun suku cadang.
Persediaan merupakan suatu hal yang tak terhindarkan. Penyebab timbulnya persediaan sebagai berikut:
1. Mekanisme pemenuhan atas permintaan. Permintaan terhadap suatu barang tidak dapat terpenuhi seketika bila barang tersebut tidak tersedia sebelumnya. Untuk menyiapkan barang tersebut, diperlukan waktu untuk pembuatan dan pengiriman, maka adanya persediaan merupakan hal yang sulit dihindarkan.
2. Keinginan untuk meredam ketidakpastian. Ketidakpastian terjadi akibat permintaan yang bervariasi dan tidak pasti dalam jumlah maupun kedatangan, waktu pembuatan yang tidak cenderung konstan antara satu produk dengan produk berikutnya, waktu tenggang (lead time) yang cenderung tidak pasti karena banyak faktor yang tidak dapat dikendalikan. Ketidakpastian ini dapat diredam dengan mengadakan persediaan.
8
2.1.2 Sistem Persediaan
Sistem pengendalian persediaan adalah mekanisme mengenai bagaimana mengelola masukan yang berhubungan dengan persediaan menjadi output, sehingga diperlukan umpan balik agar output memenuhi standar tertentu. Mekanisme ini adalah pembuatan serangkaian kebijakan yang memonitor tingkat persediaan, menentukan persediaan yang harus dijaga, kapan reorder point harus dilakukan, dan berapa besar order quantity. Sistem ini bertujuan menetapkan dan menjamin tersedianya produk jadi, barang dalam proses, komponen, dan bahan baku secara optimal, dalam kuantitas dan pada waktu yang optimal. Kriteria optimal adalah minimasi biaya total yang terkait dengan persediaan, yaitu biaya penyimpanan, biaya pemesanan, dan biaya kekurangan persediaan.
Variabel keputusan dalam pengendalian sistem persediaan sebagai berikut: 1. Berapa banyak jumlah barang yang akan dipesan atau dibuat.
2. Bagan pemesanan atau pembuatan harus dilakukan. 3. Berapa jumlah persediaan pengaman.
4. Bagaimana mengendalikan persediaan.
Klasifikasi model persediaan berdasarkan karakteristik demand (Elsayed, 1994) sebagai berikut:
1. Static deterministic inventory model: pada model ini, permintaan bersifat deterministic (jumlah total persediaan yang terjadi pada periode waktu yang tetap, nilainya diketahui dan konstan) dan tingkat permintaan sama setiap periode.
2. Dynamic deterministic inventory model: permintaan setiap periode diketahui dan konstan, tetapi tingkat permintaan bervariasi setiap periodenya. 3. Static probabilistic inventory model: permintaan merupakan variabel random,
memiliki distribusi probabilitas yang bergantung pada panjangnya periode. Distribusi probabilitas permintaan adalah sama setiap periode.
9
2.1.3 Biaya Dalam Sistem Persediaan
Unsur biaya yang terdapat dalam persediaan dapat digolongkan menjadi tiga, yaitu biaya pemesanan, biaya penyimpanan, dan biaya kekurangan persediaan.
1. Biaya pemesanan
Biaya pemesanan (ordering costs, set up cost, procurement costs) adalah biaya yang dikeluarkan sehubungan dengan kegiatan pemesanan part, sejak dari penempatan pemesanan sampai tersedianya barang di gudang. Biaya pemesanan ini meliputi semua biaya yang dikeluarkan dalam rangka mengadakan pemesanan barang tersebut, yang dapat mencakup biaya administrasi dan penempatan order, biaya pemilihan vendor atau pemasok, biaya pengangkutan dan bongkar muat, biaya penerimaan dan biaya pemeriksaan barang. Biaya pemesanan tidak tergantung dari jumlah yang dipesan, tetapi tergantung dari berapa kali pesanan dilakukan.
2. Biaya penyimpanan
Biaya penyimpanan (carrying costs, holding costs) adalah biaya yang dikeluarkan berkenaan dengan diadakannya persediaan barang. Yang termasuk biaya ini, antara lain biaya sewa gudang, biaya administrasi pergudangan, gaji pegawai gudang, biaya listrik, biaya modal yang tertanam dalam persediaan, biaya asuransi, ataupun biaya kerusakan, kehilangan atau penyusutan barang selama dalam penyimpanan. Biaya modal merupakan komponen biaya penyimpanan yang terbesar, baik itu berupa biaya bunga kalau modalnya berasal dan pinjaman maupun biaya oportunitas apabila modalnya milik sendiri. Biaya penyimpanan dapat dinyatakan dalam dua bentuk, yaitu sebagai persentase dari nilai rata-rata persediaan per-tahun dan dalam bentuk rupiah per-tahun per-unit barang.
3. Biaya kekurangan persediaan
10
proses produksi sebagai akibat tidak adanya bahan yang diproses, biaya administrasi tambahan, biaya tertundanya penerimaan keuntungan, bahkan biaya kehilangan pelanggan.
2.1.4 Spare part
Spare part atau suku cadang adalah alat-alat (dalam peralatan teknik) yang merupakan bagian dari mesin (Kamus Besar bahasa Indonesia, 1990).
Spare part dapat dikategorikan menjadi : a. Consumable
Spare part yang pemakaiannya rutin, baik untuk di area produksi, utilitas dll. Contoh: sarung tangan, bolt, nut, elektroda las, bearing, oli, grease, filter dll. b. OEM (Original Equipment Manufacturing)
Spare part – spare part yang hanya dapat diorder atau dibeli dari produsen mesin tersebut.
Contoh: - piston pada mesin homogenizer
Piston ini hanya bisa didapat dari produsen mesin homogenizer itu sendiri. Mesin homogenizer terdapat pada area produksi.
- Spare part IGNITION pada burner boiler
Spare part ini hanya bisa didapat dari produsen Boiler itu sendiri, yaitu OMNICAL yang direpresentativekan ke PT. Grasso Indonesia.
c. Spesific
Spare part yang hanya bisa digunakan pada mesin-mesin tertentu dan tidak termasuk pada point 1 dan 2 di atas (dapat dipesan tidak hanya pada 1 agen atau pabrik dan jarang digunakan).
Contoh: angular bearing, grease dan oli yang food grade
2. 2 Manajemen Persediaan Spare part Saat Ini
11
oleh montir. kelebihan jumlah tersebut akan disimpan di gudang dan digunakan lagi jika ada permintaan spare part oleh montir. Tetapi kenyataannya, pihak gudang sering mengalami kekurangan stock spare part. Hal ini disebabkan karena terkadang montir meminta spare part dengan jumlah yang lebih banyak dibanding dengan jumlah stock yang ada. Sehingga banyak bus yang rusak tidak bisa segera diperbaiki.
Lamanya waktu tunggu pengiriman spare part (lead time) juga menyebabkan bus yang rusak tidak bisa segera diperbaiki. Sehingga pihak perusahaan mengalami kerugian operasional yang cukup besar. Perusahaan memesan spare part dari supplier dari Jakarta, Semarang, Kudus, Surabaya, dan Malang. Untuk pengiriman spare part biasanya menggunakan jasa pengiriman (travel) dan juga dititipkan kepada armada bus milik PO. Safari Eka Kapti. Perusahaan membayar biaya pembelian spare part tersebut dengan system kredit, yaitu menyicilnya selama tiga bulan sekali.
2. 3 Metode-Metode Dalam Manajemen Persediaan
Pada sub bab ini akan dijelaskan tentang metode persediaan Continous Review dan Periodic Review. Continous Review merupakan metode persediaan dimana tingkat persediaan dimonitor secara terus-menerus, sehingga bila tingkat persediaan telah mencapai titik ROP (reorder point) pemesanan harus segera dilakukan. Sedangkan metode Periodic Review merupakan metode persediaan dimana tingkat persediaan dimonitor pada interval waktu yang tetap dan teratur.
2.3.1 Metode Continous Review
12
Pada dasarnya metode ROP merupakan suatu teknik pengisian kembali inventori apabila total stock on-hand plus on-order jatuh atau berada di bawah titik pemesanan kembali. ROP merupakan metode inventori yang menempatkan suatu pesanan untuk lot tertentu apabila kuantitas on-hand berkurang sampai tingkat yang ditentukan terlebih dahulu yang dikenal sebagai titik pemesanan kembali (ROP).
Gambar 2.1 Reorder point (ROP)
Sumber : Yamit, 1999
Asumsi yang digunakan dalam metode continous review
a. Harga setiap unit tetap dan tidak dipengaruhi oleh ukuran pemesanan.
b. Reorder point (ROP) didasarkan pada persediaan bersih dan besarnya harus positif.
c. Biaya backorder independen terhadap lamanya waktu backorder.
d. Tidak pernah dilakukan pemesanan labih dari satu kali selama pemesanan sebelumnya diterima.
e. Biaya sekali pesan adalah tetap dan independen terhadap ukuran pemesanan. f. Permintaan item adalah satu demi satu sehingga reorder point tidak pernah
terlampaui.
g. Sekali pengiriman dalam satu paket. h. Supplier tidak membatasi ukuran pesanan.
i. Warehouse space, ketersdiaan modal, dan kapasitas supplier mencukupi kebutuhan.
Unit persediaan
ROP
13
1. Pengembangan Model Persediaan Continous Review Dengan
Mempertimbangkan Terjadinya Backorder
Biaya persediaan pada umumnya terdiri dari biaya pemesanan, biaya penyimpanan dan biaya backorder. Adapun notasi yang dipakai sebagai berikut:
D = Permintaan tahunan
s = Standar deviasi permintaan
A = Biaya pemesanan
SS = Safety stock
X = Permintaan selama lead time b
TC = Biaya total persediaan
1
Besarnya biaya pemesanan dalam kurun waktu tertentu merupakan perkalian antara ekspektasi frekuensi pemesanan ÷÷
ø
14
Besarnya biaya backorder dapat dicari dengan mengalikan biaya per unit backorder (p) dengan ekspetasi jumlah backoreder selam kurun waktu tertentu. Misalkan variabel random kontinyu x berdistribusi normal dengan rata-rata m dan standar deviasi s >0, maka probability density function dari variabel tersebut dapat dirumuskan ( Chopra dan Meindl, 2001) :
(
)
Jika permintaan selama periode L dirumuskan sebagai DLdengan standar deviasi s L, reorder point dapat dirumuskan sebagai ROP=DL+SS. Shortage terjadi ketika permintaan selama kurun waktu L lebih besar dari persediaan (x>ROP)sehingga ekspetasi terjadinya shortage per siklus dapat dirumuskan:
15
w= pada persamaan 2.6, maka akan diperoleh:
( )
Sehingga biaya backorder selama kurun waktu tertentu dapat dirumuskan: )
Adapun total biaya persediaan dapat dirumuskan (Jauhari, 2006) sebagai berikut: total
TC = Biaya pemesanan + Biaya penyimpanan + Biaya backorder
3
2. Pencariaan Solusi Model
a. Variabel Keputusan q
Variabel keputusan q dapat dicari dengan melakukan turunan parsial pertama persamaan 2.9 terhadap q sama dengan nol. Sehingga nilai q optimal akan diperoleh seperti persamaan berikut (Silver & Peterson, 1998):
16
Dimana (Chopra dan Meindl, 2001):
[
]
{
( ) 1 ( )}
)
(k = fs k -k -Fs k
y ; fsberdistribusi normal,
-b. Variabel Keputusan k
Variabel keputusan k dapat dicari dengan melakukan turunan parsial pertama persamaa 2.11 terhadap k sama dengan nol. Dari Silver dan Paterson optimal akan diperoleh seperti berikut:
0
c. Algoritma Penyelesaian Model
Pencarian solusi terhadap nilai q* dan k* yang dapat meminimumkan total biaya persediaan dapat dilakukan dengan menggunakan suatu algoritma. Algoritma tersebut dikembangkan oleh Hariga (2004) menjadi algoritma baru untuk menyelesaikan model penelitian ini. Adapun algoritma tersebut selengkapnya dapat dilihat sebagai berikut:
1. Langkah 1:Mulai dengan q=
3. Langkah 3:Hitung qdengan persamaan 2.10.
17 5. Langkah 5:Tetapkan bahwa q*=qdan k*=k
2.3.2 Metode Periodic Review
Metode periodic review adalah salah satu metode untuk menentukan kebijakan perusahaan. Dengan metode periodic review, status persediaan digudang ditentukan pada interval yang teratur atau tetap, dan memesan order quantity yang dibutuhkan sampai mencapai level persediaan maksimum. Persediaan pengaman (safety stock) yang disediakan di gudang harus lebih besar daripada metode continuous review karena dalam system periodic review persediaan pengaman harus mencakup variasi permintaan selama periode review dan selama waktu tunggu (lead time).
Metode periodic review merupakan system pemesanan kembali secara periodik, dimana interval waktu diantara pesanan-pesanan adalah tetap (misalnya: mingguan, bulanan, atau triwulan), tetapi ukuran pemesanan bervariasi sesuai dengan pemakaian pada saat review terkhir. Adopsi metode periodic review disarankan untuk diterapkan dalam kondisi-kondis berikut (Gasperz, 2001):
1. Produk-produk inventory berada dalam situasi independent demand. 2. Kelompok produk dibeli dari supplier yang sama.
3. Produk-produk yang memiliki daya tahan terbatas adalah ideal dengan menggunakan metode periodic review.
4. Pertimbangan economic advantage dalam membangun full truckload shipment atau penggunaan secara penuh kapasitas yang tersedia.
Pengendalian persediaan menggunakan metode periodic review yang sering digunakan adalah dengan menggunakan model persediaan periodic review order-up-to-level (R,S). Dalam model persediaan periodic review order-up-to-level (R,S), pemesanan dilakukan pada tiap R unit waktu (Silver et al, 1998). Nilai dari R telah ditetapkan sebelumnya untuk menghitung S yang optimal. Dua komponen penting dalam model persediaan periodic review order-up-to-level (R,S) adalah:
18
Dalam pengendalian persediaan sistem (R,S), pemenuhan order dilakukan pada tiap R unit waktu. Nilai dari R telah ditetapkan sebelumnya untuk menghitung S yang optimal.
b. Order-up-to-level (S)
Order-up-to-level adalah maksimum persediaan yang diijinkan. Dalam sistem (R,S), order-up-to-level S harus dapat memenuhi permintaan selama periode R + L. kekeurangan dapat terjadi bila total permintaan dalam interval R + L melebihi order-up-to-level S.
Model persediaan periodic review order-up-to-level (R,S) menggunakan asumsi-asumsi sebagai berikut (Silver et al, 1998):
1. Walaupun permintaan bersifat probabilistik, tetapi perubahan laju permintaan terhadap waktu sangat kecil.
2. Pemesanan dilakukan pada setiap periode pemeriksaan.
3. Bila ada 2 atau lebih order untuk produk yang sama belum terpenuhi, maka produk tersebut harus diterima bersamaan dengan produk yang lain yang diorder bersama. Untuk dapat memenuhi asumsi ini maka lead time L harus
1. Notasi Yang Digunakan
Adapun notasi yang digunakan dalam sistem (R,S) (Silver & Peterson, 1998) sebagai berikut:
D = Laju permintaan (unit/tahun) )
Suatu fungsi khusus dari unit variabel normal (mean 0, standar deviasi 1) k = Safety factor
L = Lead time (tahun) )
(k
19 r = Biaya persediaan (Rp/tahun) R = Interval review (tahun) S = order-up-to-level (unit) SS = Safety stock (unit) v = biaya variabel (Rp/unit)
L R
x + = Peramalan permintaan selama periode pemeriksaan dan lead time (unit) L
R+
s = standard deviasi dari kesalahan peramalan (unit)
2. Turunan Dasar
Karena adanya asumsi bahwa pemesanan dilakukan pada tiap periode pemeriksaan, maka:
Jumlah pemeriksaan per tahun =
R
1
Dan
Jumlah pemesanan yang dilakukan per tahun =
R
1
Kekurangan (stockout) terjadi apabila total permintaan selama interval waktu R + L melebihi order-up-to-level S. Bila permintaan (x) selama R + L mempunyai sebuah fungsi probabilitas density yang didefinisikan sebagai:
( )
x0 d0fx = Probabilitas {total persediaan selama R+L antara x0 dan x0 +dx0}, maka akan menghasilkan (Silver & Peterson, 1998):
a. Safety stock = E (net stock sebelum pemesanan berikutnya tiba) =
ò
(
) ( )
b. Probabilitas (stockout selama siklus pemesanan)= Prob {x³S}
20
E (persediaan yang dimiliki menjelang waktu pemesanan),
»safety stock (SS)
= S-xR+L………..…...(2.14) Karena pemesanan dilakukan tiap R unit waktu, maka ukuran rata-rata tiap pemesanan DR. oleh karena itu,
E (persediaan yang dimiliki saat pesanan tiba) » S-xR+L +DR
Bila kesalahan peramalan berdistribusi normal, maka
Probabilitas (kekurangan selama siklus pemesanan) = Pu ³(k) Dan
ESPRC = sR+L´Gu(k)………...(2.16)
3. Sistem Keputusan Untuk Specified Fraction (P2) Of Demand Satisfied
Directly From Shelf
Langkah-langkah yang dilakukan (Silver & Peterson, 1998) adalah sebagai berikut:
· Memilih safety factor (k) yang memenuhi persyaratan
)
Dimana D adalah permintaan per tahun (unit/tahun). · Menghitung reorder point (s)
21
2. 4 Peramalan (Forecasting) 2.4.1 Pengertian Peramalan
Berdasarkan Gasperz (2001), peramalan adalah suatu kegiatan yang menggunakan data masa lalu sebagai dasar untuk meramalkan kejadian yang akan terjadi pada masa datang. hasil dari peramalan hanya merupakan suatu yang tidak pasti atau hanya merupakan suatu perkiraan yang bersifat ilmiah. Peramalan digunakan saat pengambilan keputusan. Peramalan dibutuhkan oleh perusahaan untuk memberikan informasi kepada pimpinan dalam membuat keputusan berbagai kegiatan, antara lain perencanaan produksi, perencanaan persediaan dan anggaran keuangan.
Perusahaan perlu mengetahui tingkat perkembangan kebutuhan masyarakat, baik terhadap jenis kebutuhannya maupun tingkat permintaan produk di masa yang akan datang. Analisis mengenai perkembangan pasar suatu produk ini diwujudkan dalam bentuk peramalan permintaan.
Dalam sistem peramalan, penggunaan model peramalan akan memberikan nilai peramalan yang berbeda dan derajat galat ramalan (forecast error) yang berbeda pula. Salah satu hal yang terpenting dalam peramalan adalah memilih model peramalan yang sesuai dan mampu mendentifikasi serta menanggapi pola aktivitas historis dari data.
Tujuan utama dari peramalan permintaan adalah untuk meramalkan permintaan dari produk-produk independent demand (misalnya produk akhir) di masa yang akan datang. Pemilihan produk-produk independent demand yang akan diramalkan tergantung pada situasi dan kondisi aktual dari masing-masing industri manufaktur.
22
lain tetap), hasil ramalan akan semakin kurang akurat. Dengan demikian, semakin panjang horizon waktu peramalan, hasi ramalan akan semakin kurang akurat.
2.4.2 Manfaat Peramalan Permintaan
Peramalan permintaan sangat bermanfaat bagi perusahaan karena berhubungan dengan pengambilan keputusan. Manfaat dari peramalan permintaan adalah sebagai berikut:
1. Untuk menentukan kebijakan dalam persoalan penyusunan anggaran untuk segala aktivitas yang dilaksanakan, seperti anggaran penjualan dan sebagainya.
2. Pedoman untuk pengendalian persediaan, karena bila persediaan terlalu besar maka akan menimbulkan biaya penyimpanan yang tinggi dan sebaliknya bila persediaan terlalu kecil maka akan berpengaruh pada tingkat pelayanan terhadap konsumen. Oleh karena itu, peramalan dapat digunakan sebagai pedoman untuk mengendalikan persediaan.
3. Merupakan langkah evaluasi yang baik untuk mengatur tingkat pelayanan (kemampuan memenuhi permintaan) terhadap konsumen.
2.4.3 Prinsip-Prinsip Peramalan
Peramalan mempunyai prinsip-prinsip yang perlu dipertimbangkan, diantaranya:
1. Secara umum, teknik peramalan berasumsi bahwa sesuatu yang berlandaskan pada sebab yang sama yang terjadi dimasa lalu akan berlanjut dimasa yang akan datang.
2. Tidak ada peramalan yang sempurna, peramalan hanya tidak mengurangi ketidakpastian dari dari suatu kondisi yang akan terjadi dimasa yang akan dating. Dengan demikian hasil peramalan mengandung nilai kesalahan. 3. Peramalan untuk family item cenderung lebih akurat dari pada peramalan
untuk produk individu.
23
2.4.4 Langkah-Langkah Peramalan
Langkah-langkah yang harus diperhatikan untuk menjamin efektivitas dan efisiensi dari system peramalan dalam manajemen permintaan, yaitu:
1. Menetukan tujuan dari peramalan
Tujuan utama dari peramalan permintaan adalah untuk menentukan permintaan dari produk-produk independent demand dimasa yang akan datang.
2. Memilih produk independent demand yang akan diramalkan
Pemilihan produk independent demand tergantung pada situasi dan kondisi actual dari masing-masing industry manufaktur dan tujuan peramalan itu sendiri.
3. Menetukan horizon waktu peramalan semakin jauh periode dimasa datang yang diramalkan (dengan asumsi faktor lain tetap) maka hasil ramalan akan semakin kurang akurat.
4. Mengumpulakan data yang diperlukan untuk melakukan peramalan
Data yang diperlukan untuk melakukan peramalan adalah data permintaan, lead time, persediaan dan lain sebagainya. Jangka waktu untuk proses peramalan secara normal minimal 1 tahun.
5. Memilih model-model peramalan
Pemilihan model peramalan bergantung pada pola data dan horizon waktu peramalan. Pola data dibedakan menjadi 4, yaitu:
· Pola horizontal (H), terjadi bilamana nilai data berfluktuasi di sekitar rata-rata yang konstan. Deret seperti ini stasioner terhadap nilai rata-rata-rata-rata. · Pola musiman (S), terjadi bilamana suatu deret dipengaruhi oleh factor
musiman, misalnya tahun, minggu, atau hari tertentu.
· Pola siklis (C), merupakan pola musiman dengan periode waktu jangka panjang, biasanya berhubungan dengan siklus bisnis.
· Pola tern (T), terjadi bilamana ada kenaikan atau penurunan jangka panjang dalam data.
24 6. Penentuan model peramalan
Model peramalan yang baik adalah model peramalan yang dapat memberikan hasil ramalan yang tidak jauh berbeda dengan kenyataan yang terjadi. Dengan kata lain model peramalan yang baik adalah yang dapat memberikan simpangan terkecil antara hasil peramalan dengan nilai kenyataanya.
7. Validasi model peramalan
Validasi model peramalan dapat dilakukan dengan menggunakan tracking signal. Tracking signal adalah suatu ukuran bagaimana baiknya suatu ramalan memperkirakan nialai-nilai actual.
8. Membuat peramalan
2.4.5 Metode-metode Peramalan
Secara garis besar ada 2 macam metode peramalan yang dapat digunakan: 1. Peramalan dengan menggunakan metode kualitatif
Peramalan dengan metode kualitatif dilakukan dengan beberapa alasan sebagai berikut:
· Data masa lalu belum pernah ada atau susah diperoleh.
· Trend data masa lalu diperkirakan berbeda dengan trend masa yang akan datang.
2. Peramalan dengan menggunakan metode kuantitatif.
Peramalan dengan kuantitatif dapat dilakukan dengan beberapa persyaratan sebagai berikut:
· Data masa lalu bisa diperoleh dan dapat dikuantifikasi.
· Data masa lalu diperkirakan memiliki trend yang sama dengan data yang akan datang.
Metode peramalan kuantitatif dapat digolongkan pada dua bagian, yaitu: a. Teknik deret berkala (time series), yaitu memperlakukan proses untuk
25
Pola Data Horizontal Pola Data Horizontal
Pola Data Horizontal Pola Data Musiman
Pola Data Horizontal Pola Data Trend
Pola Data Horizontal
Pola Data Siklus
Gambar 2.2 Pola data time series
Sumber: Vincent Gaspersz, 2001
Keterangan gambar:
- Pola data stationer (horizontal):
Suatu data runtut waktu yang bersifat stationer atau horizontal, dimana serial data nilai rata-ratanya tidak berubah sepanjang waktu (data berfluktuasi konstan pada nilai tertentu).
- Pola data musiman:
Suatu data runtut waktu yang bersifat musiman, dimana data mempunyai perubahan yang berulang (sekumpulan data dipengaruhi faktor musiman).
- Pola data siklis:
Suatu data yang dipengaruhi fluktuasi ekonomi jangka panjang. - Pola data trend:
Suatu data runtut waktu yang bersifat trend. Suatu data runtut waktu dikatakan mempunyai trend jika nilai harapannya berubah sepanjang waktu sehingga data tersebut diharapkan akan meningkat atau menurun selama periode dimana peramalan diinginkan.
26
2.4.6 Metode-Metode Peramalan Kuantitatif Time Series
Berikut ini adalah beberapa metode peramalan yang digolongkan model kuantitatif untuk model deret berkala (time series) yaitu: rata-rata bergerak (moving averages model), pemulusan exponential (exponential smoothing), dan adaptive exponential smoothing.
1. Model Rata-rata Bergerak (Moving Averages Model)
Berdasarkan Gaspersz (2001), model rata-rata bergerak menggunakan sejumlah data aktual permintaan yang baru untuk membangkitkan nilai ramalan untuk permintaan di masa yang akan datang. Metode rata-rata bergerak akan efektif bila kita dapat mengasumsikan bahwa permintaan pasar terhadap produk akan tetap stabil sepanjang waktu.
Teknik ini akan bekerja secara sempurna bila pola data yang digunakan stasioner atau relative steady, tidak ada lonjakan atau penurunan terlalu tajam. Teknik ini atau metode ini tidak dapat digunakan untuk menangani data yang memiliki komponen trend dan musiman. Model rata-rata bergerak diperoleh dengan menghitung rata-rata suatu nilai runtut waktu dan kemudian menggunakannya untuk meramal periode selanjutnya. Persamaan metode ini dapat dilihat dibawah ini:
Mt=Yt + 1=(Yt + Yt-1 + Yt-2 + ….. + Yt-n + 1):n………...(2.19)
2. Model Pemulusan Eksponensial (Exponential Smoothing)
Berdasarkan Gasperz (2001), model peramalan pemulusan eksponensial bekerja hampir sama dengan alat thermostat, dimana bila galat ramalan (forecast error) adalah positif, yang berarti nilai actual permintaan lebih tinggi dari pada nilai ramalan (A-F>0). Sebaliknya apabila galat ramalan adalah negatif, berarti nilai actual permintaan lebih rendah daripada nilai ramalan (A-F<0), maka model pemulusan eksponensial akan secara otomatis menurunkan nilai ramalan. Proses penyesuaian ini berlangsung terus-menerus, kecuali galat ramalan telah mencapai nol. Model peramalan biasa digunakan apabila pola data historis dari data actual permintaan bergejolak atau tidak stabil dari waktu ke waktu.
a. Metode Single Exponensial Smoothing
27
smoothing) nilai masa lalu dari suatu runtut data dengan exponential. Persamaan yang dipakai dalam metode ini adalah:
t t
t X F
F+1=a +(1-a) ……….…………...(2.20) Dimana:
1
+ t
F = Peramalan untuk periode t +1
a = konstanta pemulusan, nilainya berkisar antara 0<a <1 t
X = data aktual periode t t
F = peramalan untuk periode t jika t=1
Pada metode ini nilai yang lebih baru diberikan bobot yang relatif besar dari yang lama. Metode ini cocok untuk data stasioner. Kelebihan dari metode ini adalah tidak memerlukan data yang terlalu banyak dan dapat mengurangi masalah penyimpangan data.
b. Metode Double Exponential Smoothing
Pada metode double exponential secara teoritis akan sesuai jika serial data memiliki pola horizontal (tidak memiliki trend). Jika data tersebut dipakai untuk serial data yang memiliki trend yang konsisten, ramalan yang dibuat akan berada dibelakan trend itu. Metode double exponential smoothing ini menghindari masalah tersebut dengan cara explisit mengenali dan mempertimbangkan adanya trend. Metode ini menggunakan dua konstanta pemulusan. Konstanta tersebut adalah a dan b.
S’t = aXt + (1-a) S’t-1 ………....…...(2.21) S’’t = b*S’t+(1-b) S’t-1……….….…...(2.22)
c. Adaptive Exponential Smoothing
Metode ini dimulai dengan menetapkan nilai a, pads setiap periode, pengecekan terhadap, nilai a dengan 3 nilai, a -0.05, a, a+0.05, akan diperoleh nilai F(t) dengan error absolut terkecil. Formula untuk metode ini adalah
F(0 )= A(1 )
F(t) =a A (t) + (I - a )F(t –1)………...(2.23)
Dimana:
28 A (t) = actual data dalam periode t I = seasonal index untuk periode t
2.4.7 Pengukuran Kesalahan Peramalan
Peramalan yang baik mempunyai berbagai kriteria yang penting antara lain akurasi, biaya dan kemudahan. Akurasi dari suatu hasil peramalan diukur dengan bias dan konsistensi peramalan. Hasil peramalan dikatakan bias bila peramalan tersebut terlalu tinggi atau terlalu rendah dibandingkan dengan kenyataan yang sebenarnya terjadi. Hasil peramalan dikatakan konsisten jika besar kesalahan peramalan relatif kecil. Ukuran akurasi hasil peramalan merupakan tingkat perbedaan antara hasil peramalan dengan permintaan yang sebenarnya terjadi. Ukuran akurasi peramalan yang biasa digunakan yaitu:
1. Mean Error : ME =
nilainya didapat dari selisih antara nilai aktual dengan nilai ramalan periode i. Secara matematis ei dinyatakan sebagai berikut
29 Xi : data aktual pada periode i
Fi: hasil forecasting pada periode ke-i
2.4.8 Validasi Model Peramalan
Tracking signal adalah suatu ukuran bagaimana baiknya suatu ramalan memperkirakan nilai-nilai aktual. Suatu ramalan diperbaharui setiap minggu, bulan, atau triwulan, sehingga data permintaan yang baru dibandingkan terhadap nilai-nilai ramalan. Tracking signal dihitung sebagai running sum of the forecast error (RFSE) dibagi dengan mean absolute deviation (MAD). Persamaan untuk menentukan tracking signal adalah:
Tracking signal =
RFSE : Running sum of the forecast error
t
Y : Nilai actual pada periode t Ù
Y : Nilai peramalan pada periode t
Tracking signal yang positif menunjukkan bahwa nilai aktual permintaan lebih besar daripada ramalan, sedangkan tracking signal yang negatif berarti nilai aktual permintaan lebih kecil daripada ramalan. Suatu tracking signal disebut baik apabila memiliki RFSE yang rendah, dan mempunyai positif error yang sama banyak atau seimbang dengan negative error, sehingga pusat dari tracking signal mendekati nol. Apabila tracking signal telah dihitung, pets kontrol tracking signal dapat dibangun dengan nilai tracking signal maksimum ± 4, sebagai batas-batas pengendalian untuk tracking signal, yang memiliki batas kontrol atas dan batas kontrol bawah.
2.4.9 Peramalan dengan Metode Croston
Metode croston pada dasarnya memisahkan permintaan suatu item yang intermitten menjadi 2 bagian, yaitu ukuran permintaan dan waktu antar
kedatangan permintaan. Misalkan suatu proses Dz* dapat dirumuskan dengan: *
z
D = a+ez dimana E(ez) = 0, Var (ez) =
2
30
Intermittent demand adalah permintaan yang terjadi dalam waktu yang terputus-putus, misalnya spare part. intermittent demand mempunyai sifat:
1. Permintaan mungkin terjadi secara terus-menerus, tetapi terdapat beberapa periode dengan sedikit atau tanpa permintaan yang diikuti dengan periode yang mempunyai permintaan tinggi.
2. Waktu terjadinya permintaan tidak dapat diprediksikan seperti regular demand atau bisa dikatakan mempunyai tingkat ketidakpastian tinggi.
3. Standar deviasi dari permintaan atau hasil peramalan mempunyai nilai yang lebih tinggi daripada rata-rata permintaan.
Jika permintaan posistif pada periode t terjadi dengan probabilitas p, maka (Strijbosch et al, 1998), maka akan didapatkan:
*
= forecast ukuran permintaan untuk periode z *
z
D = ukuran permintaan periode ke z-1 *
z A
^
= forecast ukuran waktu antar permintaan untuk periode z *
z
A = ukuran waktu antar permintaan periode ke z-1 a = parameter ukuran permintaan (0.1-0.9)
b = parameter ukuran waktu antar kedatangan permintaan (0.1-0.9) *
-1 ^
z
31 *
-1 ^
z
A = forecast waktu antar kedatangan permintaan sebelum A*z
Parameter smoothing pada umumnya memenuhi 0<a <0,3 dan 0<b<0,3. Nilai estimasi dari standar deviasi forecast error dari Dz* diperoleh dengan melakukan smoothing terhadap rata-rata deviasi absolute dari forecast error (dan dikalikan 1,25):
Sehingga hasil forecast permintaan pada suatu periode dapat dihitung dengan menggunakan rumus:
D =forecast jumlah permintaan untuk satu periode (hari)
2. 5 Klasifikasi ABC
Metode klasifikasi ABC didasarkan pada hubungan distribusi pendapatan yang dikemukakan oleh Pareto bahwa distribusi sebagian pendapatan (80%) terpusat pada sebagian kecil individu (20%) dari total populasi. Hubungan serupa juga terjadi dalam persediaan. Sebagian kecil item persediaan menyebabkan sebagian besar ongkos persediaan keseluruhan. Pengendalian ketat atas part-part dengan biaya yang tinggi akan membawa kepada pengendalian yang efektif atas seluruh biaya persediaan. Ongkos administrasi pada saat yang sama jugs akan dapat ditekan.
Metode pengendalian persediaan untuk menangani hal ini dikenal sebagai metode ABC, menurut klasifikasi persediaan. Persediaan yang bemilai tinggi digolongkan ke dalam kelas A, persediaan yang bemilai sedang digolongkan ke dalam kelas B, dan persediaan bemilai rendah digolongkan ke dalam kelas C.
32
agak berlebihan dan dengan pengendalian longgar untuk mengurangi resiko kehabisan persediaan.
Penggunaan klasifikasi ABC (Gaspersz, 2001) adalah untuk menetapkan: 1. .Frekuensi penghitungan inventori (cycle counting), dimana
material-material Kelas A harus diuji lebih sering dalam hal akurasi catatan inventori dibandingkan material-material kelas B atau C.
2. Prioritas rekayasa (engineering), di mana material-material kelas A dan B memberikan petunjuk pada bagian rekayasa dalam peningkatan program reduksi biaya ketika mencari material-material tertentu yang perlu difokuskan.
3. Prioritas pembelian (perolehan), dimana aktifitas pembelian seharusnya difokuskan pada bahan-bahan baku bernilai tinggi (high cost) dan penggunaan dalam jumlah tinggi (high usage). Fokus pada material-material kelas A untuk pemasokan (sourcing) dan negoisasi.
4. Keamanan: meskipun nilai biaya per unit merupakan merupakan indikator yang lebih baik dibandingkan nilai penggunaan (usage value), namun analisis ABC boleh digunalan sebagai indikator dari material-material mana (kelas A dan B) yang seharusnya lebih aman disimpan dalam ruangan terkunci untuk mencegah kehilangan, kerusakan atau pencurian.
5. Sistem pengisian kembali (replenishment system), dimana klasifikasi ABC akan membantu mengidentifikasikan metode pengendalian yang digunakan. Akan lebih ekonomis apabila mengendalikan material-material kelas C dengan simple two-bin system of replenisment (bin reserve system or visual review system) dan metode-metode yang lain untuk material-matarial kelas A dan B.
33
2. 6 Simulasi Montecarlo
Simulasi montecarlo (Tersine, 1994) adalah tipe simulasi probabilistic yang memberikan solusi masalah menggunakan sampling dari suatu proses random. Hal ini dilakukan dengan terlebih dahulu menentukan distribusi probabilitas dari variabel dan kemudian diambil sampling secara random dari distribusi untuk mengumpulkan data. Rangkaian bilangan random digunakan untuk menjelaskan bahwa setiap variabel adalah random dari waktu ke waktu.
Simulasi montecarlo mengembangkan model stokasitik dari situasi nyata dan kemudian menampilakan percobaan sampling pada model. Langkah utama dalam simulasi montecarlo adalah.
1. Mendefinisikan distribusi probabilitas dari variabel kunci tertentu. Data dapat berdistribusi standar, seperti Poisson, Normal atau Eksponensial atau dapat berdistribusi empiris dari data masa lalu. Distribusi dapat dihasilkan dari data masa lampau atau dari percobaan.
2. Sampel random digunakan untuk menentukan nilai variabel yang spesifik dalam simulasi. Cara mengambil sampel antara lain dengan tabel bilangan random. Urutan bilangan random akan mengikuti pola dari variasi yang diharapkan.
3. Mensimulasikan prosesn dan menganalisa observasi dalam jumlah yang banyak. Jumlah yang tepat dari replikasi ditentukan dengan cara yang sama dengan ukuran yang sesuai dari sampel dalam eksperimen yang aktual.
