PERENCANAAN DAN PENGENDALIAN PERSEDIAAN SPARE PART MESIN
DI UNIT PRODUKSI I PT. PETROKIMIA GRESIK MENGGUNAKAN KEBIJAKAN CAN-ORDER
Skripsi
Sebagai Persyaratan untuk Memperoleh Gelar Sarjana Teknik
ALFAN ZALDIANSYAH NIM. I 0308030
JURUSAN TEKNIK INDUSTRI FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS SEBELAS MARET
SURAKARTA
2012
` ABSTRAK
Alfan Zaldiansyah, NIM : I0308030, PERENCANAAN DAN PENGENDALIAN PERSEDIAAN SPARE PART MESIN DI UNIT PRODUKSI 1 PT. PETROKIMIA GRESIK MENGGUNAKAN KEBIJAKAN CAN-ORDER. Skripsi. Surakarta : Jurusan Teknik Industri Fakultas Teknik, Universitas Sebelas Maret, September 2012
PT. Petrokimia Gresik merupakan salah satu industri yang bergerak di bidang produksi pupuk, bahan kimia, dan jasa lainnya. Penelitian ini akan difokuskan pada pengendalian persediaan spare part mesin di Unit Produksi 1 PT.
Petrokimia Gresik. Permasalahan yang terjadi berkaitan dengan pengendalian spare part mesin yaitu pemesanan spare part mesin yang dilakukan secara terpisah, sehingga menyebabkan biaya persediaan dan frekuensi pemesanan menjadi cukup tinggi. Pada penelitian ini akan dilakukan perbaikan sistem pengendalian persediaan pada spare part mesin item kelas RO di Unit Produksi 1 PT. Petrokimia Gresik menggunakan sistem koordinasi pemesanan dengan model kebijakan can-order. Kebijakan can-order merupakan model pengendalian persediaan yang mengakomodasi keterkaitan antar item dalam sistem pemesanannya.
Tahapan penelitian dilakukan dalam 4 tahap. Tahap pertama, dilakukan pemilihan item spare part kelas RO yang dipesan pada satu supplier. Tahap kedua, dilakukan pengumpulan data terkait item spare part terpilih untuk dijadikan input perhitungan parameter kebijakan can-order. Selanjutnya, dilakukan perhitungan parameter kebijakan can-order menggunakan algoritma kebijakan can-order. Tahap terakhir, dilakukan perhitungan biaya total persediaan berdasarkan parameter can-order yang akan dibandingkan dengan sistem eksisting perusahaan menggunakan simulasi Monte Carlo.
Penelitian yang dilakukan pada 7 item spare part mesin kelas RO yang dipesan dalam PT. Petrokopindo Cipta Selaras ini menghasilkan tingkat persediaan optimal dengan menggunakan perhitungan kebijakan can-order. Hasil perbandingan menunjukkan bahwa model kebijakan can-order lebih efisien dalam mengendalikan persediaan spare part mesin dengan memberikan penghematan sebesar 52% dari total biaya persediaan jika dibandingkan dengan sistem yang digunakan oleh perusahaan saat ini.
Kata kunci: kebijakan can-order, simulasi Monte Carlo, sistem koordinasi pemesanan, spare part mesin, total biaya persediaan.
xix + 61 halaman; 10 gambar; 25 tabel; 1 lampiran
Daftar pustaka : 9 (1974-2011)
` ABSTRACT
Alfan Zaldiansyah, NIM : I0308030, PLANNING AND CONTROLLING INVENTORY OF MACHINE SPARE PARTS IN PRODUCTION UNIT 1 PT. PETROKIMIA GRESIK USING CAN-ORDER POLICY. Thesis.
Surakarta: Industrial Engineering, Faculty of Engineering, Sebelas Maret University, September 2011.
PT. Petrokimia Gresik is one of the industry engaged in the production of fertilizers, chemicals, and other services. This study focuses on controlling machine spare parts at Production Unit 1 PT. Petrokimia Gresik. The company usually control the spare parts individually which consequence the results in higher inventory cost, especially ordering cost. This research proposes a can-order policy to jointly manage the spare parts inventory level. Can-order policy is one of the inventory policy that accommodate the interconnection of the multi items system.
Stages of this research carried out in four stages. The first stage is selecting the spare parts which is ordered from a single supplier. The second stage is collecting the spare parts data to be used in calculating the inventory leven in can-order policy. Subsequently, can-order’s parameters are calculated using can- order algorithm. The last stage is calculate the total cost of inventory based on can-order parameters and compare existing company system with proposed system.
This research conducted on 7 RO class item of machine spare parts which ordered from PT. Petrokopindo Cipta Selaras and generates optimal inventory levels using the can-order policy calculation. The result from the research indicated that the proposed system resulted in a lower total cost (52% saving) compared to the existing system.
Keywords: can-order policy, Monte Carlo simulation, joint replenishment, machine spare parts, total cost.
xix + 61 pages; 10 figures; 25 tables; 1 appendixes
Bibliography : 9 (1974-2011)
v
KATA PENGANTAR
Dengan mengucap syukur Alhamdulillah kehadirat Allah SWT yang telah melimpahkan rahmat dan karunia-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan laporan skripsi ini. Penyusunan laporan skripsi ini tentu tidak terlepas dari peran banyak pihak, baik dalam hal materi maupun dorongan semangat. Oleh karena itu, penulis mengucapkan terimakasih kepada:
1. Allah Subhanahu wa Ta’ala atas segala kemudahan dan kekuatan yang besar sehingga penulis berhasil menyelesaikan laporan Tugas Akhir ini.
2. Kedua orang tua, Papa dan Mama. Terima kasih atas motivasi, do’a dan kasih sayang yang tak henti-hentinya diberikan.
3. Arsyad dan Fidah. Terima kasih telah menjadi saudara yang terus memberikan dorongan dan semangat.
4. Bapak Dr. Cucuk Nur Rosyidi, ST, MT selaku Ketua Jurusan Teknik Industri Universitas Sebelas Maret.
5. Bapak Wakhid Ahmad Jauhari, ST, MT selaku dosen pembimbing I atas masukan, saran, serta waktu bimbingan yang diberikan. Terima kasih telah memberikan semangat yang luar biasa dalam menyelesaikan laporan skripsi ini.
6. Ibu Azizah Aisyati, ST, MT selaku dosen pembimbing II atas kesabaran dan waktu yang diberikan selama masa pengerjaan laporan skripsi. Terima kasih atas segala bentuk motivasi yang diberikan kepada penulis.
7. Bapak Dr. Cucuk Nur Rosyidi, ST, MT dan Bapak Taufiq Rochman, STP, MT selaku dosen penguji I dan dosen penguji II yang telah memberikan kritik dan saran yang membangun demi terwujudnya hasil skripsi yang lebih baik.
8. Ibu Rahmaniyah Dwi Astuti, ST, MT selaku Pembimbing Akademis atas bantuan dan dorongan yang diberikan sejak mengikuti masa perkuliahan hingga penyelesaian skripsi.
9. Bapak Andreas dan seluruh karyawan PT. Petrokimia Gresik atas kesempatan, kemudahan, dan kenyamanan yang diberikan selama menjalani penelitian skripsi di perusahaan.
10. Seluruh dosen Teknik Industri yang telah memberikan ilmu-ilmu teknik
industri yang bermanfaat, baik dalam konsep maupun praktek.
vi
11. Mbak Yayuk, mbak Rina, mbak Tutik dan karyawan Teknik Industri Universitas Sebelas Maret atas kerjasama, dukungan dan bantuannya selama menjalani masa-masa kuliah.
12. Sahabat-sahabat seperjuangan, Raga, Ayu, Kinanti, Sonny, Rio, Dhonny yang senantiasa menemani dalam segala bentuk keceriaan dan suntikan semangatnya. Semoga kita semua jadi orang-orang sukses kedepannya.
13. Teman-teman kost, Nova, Hery, Arif, Topik, terima kasih atas segala canda tawa dan dorongan semangat selama menjadi mahasiswa.
14. Teman-teman angkatan 2008 Teknik Industri, Mira, Dikun, Nandi, Pungky, dan seluruh teman-teman yang lain atas dukungan dan kebersamaan selama ini. Semoga kita bertemu kembali sebagai orang-orang yang sukses kedepannya.
15. Adik tingkat Teknik Industri angkatan 2010 yang telah memberikan warna berbeda semasa masa kuliah. Terima kasih atas segala bentuk keceriaan dan kebebasan berekspresi selama ini.
16. Semua pihak yang belum tertulis di atas, yang telah membantu dalam proses pengerjaan tugas akhir ini.
Semoga skripsi ini dapat bermanfaat dan dapat digunakan sebagaimana mestinya bagi siapa saja yang membutuhkan. Penulis menyadari bahwa skripsi ini masih jauh dari kata sempurna. Oleh karena itu, penulis menerima segala saran dan kritik demi kesempurnaan skripsi ini.
Surakarta, 24 September 2012
Penulis
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL ... ... i
LEMBAR PENGESAHAN ... ... ii
SURAT PERNYATAAN ORISINALITAS KARYA ILMIAH ... ... iii
SURAT PERNYATAAN PUBLIKASI KARYA ILMIAH... ... iv
KATA PENGANTAR ... ... v
ABSTRAK ... ... vii
ABSTRACT ... ... viii
DAFTAR ISI ... ... ix
DAFTAR GAMBAR... ... xiii
DAFTAR TABEL ... …. xiv
DAFTAR LAMPIRAN ... ... xv
DAFTAR PERSAMAAN... xiv BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang... I-1 1.2 Rumusan Masalah ... I-4 1.3 Tujuan Penelitian ... I-4 1.4 Manfaat Penelitian ... I-4 1.5 Batasan Masalah ... I-5 1.6 Asumsi ... I-5 1.7 Sistematika Penulisan... I-5 BAB II TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Profil PT. Petrokimia Gresik...II-1
2.1.1 Sejarah Singkat PT. Petrokimia Gresik ...II-1
2.1.2 Visi dan Misi PT. Petrokimia Gresik ...II-2
2.1.3 Struktur Organisasi PT. Petrokimia Gresik ...II-2
2.1.4 Produk dan Jasa PT. Petrokimia Gresik ...II-3
2.1.5 Ruang Lingkup Kegiatan PT. Petrokimia Gresik...II-3 2.1.5 Departemen PGM PT. Petrokimia Gresik ...II-3 2.2 Manajemen Persediaan ...II-5 2.2.1 Definisi Persediaan ...II-5 2.2.2 Biaya Persediaan ...II-6 2.2.3 Manajemen Persediaan Spare Part Mesin...II-7 2.3 Manajemen Persediaan Spare Part Mesin PT Petrokimia Gresik II-9 2.4 Kebijakan Can-order ... II-10 2.5 Simulasi Monte Carlo ... II-16 2.6 Penelitian Sebelumnya ... II-17 BAB III METODOLOGI PENELITIAN
3.1 Diagram Alir Metodologi Penelitian ... III-1 3.2 Penjelasan Diagram Alir Metodologi Penelitian ... III-2 3.2.1 Tahap Identifikasi Masalah ... III-2 3.2.2 Tahap Pengumpulan Data ... III-4 3.2.2.1 Pemilihan Item Spare Part Mesin ... III-4 3.2.2.2 Pengumpulan Data Item Spare Part Mesin ... III-5 3.2.3 Tahap Pengolahan Data ... III-5 3.2.3.1 Pengujian Distribusi Data Permintaan Spare Part Mesin
Terpilih ... III-5 3.2.3.2 Penentuan Parameter (S,c,s) dan Total Biaya Persediaan
Berdasarkan Kebijakan Can-order ... III-6 3.2.3.3 Penentuan Total Biaya Persediaan Berdasarkan
Kebijakan Perusahaan ... III-8 3.2.3.4 Perbandingan Hasil Kebijakan Can-order dengan Hasil
Simulasi Monte Carlo...III-10
3.2.4 Tahap Analisis dan Interpretasi Hasil ...III-10
3.2.5 Tahap Penarikan Kesimpulan dan Saran ...III-10 BAB IV PENGUMPULAN DAN PENGOLAHAN DATA
4.1 Pengumpulan Data ... IV-1 4.1.1 Pemilihan Item Spare Part Mesin ... IV-1 4.1.2 Data Permintaan Spare Part Mesin ... IV-2 4.1.3 Data Harga Spare Part Mesin ... IV-2 4.1.4 Data Lead Time Spare Part Mesin... IV-3 4.1.5 Data Biaya Spare Part Mesin ... IV-3 4.1.5.1 Biaya Pemesanan ... IV-3 4.1.5.2 Biaya Penyimpanan ... IV-4 4.2 Pengolahan Data ... IV-4 4.2.1 Pengujian Distribusi Data Permintaan Spare Part Mesin .. IV-4 4.2.2 Penentuan Parameter dan Total Biaya Persediaan dengan
Menggunakan Kebijakan Can-order... IV-5 4.2.2.1 Perhitungan Parameter Kebijakan Can-order ... IV-5 4.2.2.2 Perhitungan Total Biaya Persediaan ... IV-10 4.2.3 Penentuan Total Biaya Persediaan Menggunakan Kebijakan
Perusahaan (Simulasi Monte Carlo) ... IV-11 4.2.4 Perbandingan Total Biaya Persediaan Menggunakan Kebijakan
Can-order dan Kebijakan Perusahaan... IV-16 BAB V ANALISIS DAN INTERPRETASI HASIL
5.1 Analisis Kebijakan Can-order Terhadap Kebijakan Perusahaan . V-1
5.1.1 Perbandingan Parameter Kebijakan ... V-1
5.1.2 Perbandingan Biaya Persediaan Spare Part Mesin ... V-2
5.2 Analisis Sensitivitas ... V-4
5.2.1 Analisis Perubahan Rata-Rata Permintaan ... V-4
5.2.2 Analisis Perubahan Biaya Pesan ... V-7
BAB VI KESIMPULAN DAN SARAN
6.1 Kesimpulan... VI-1
6.2 Saran ... VI-1
DAFTAR PUSTAKA ... xvii
LAMPIRAN... xviii
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1 Struktur Organisasi PT. Petrokimia Gresik... II-2 Gambar 2.2 Proses Bisnis Departemen PGM PT. Petrokimia Gresik... ... II-5 Gambar 2.3 Pengendalian Persediaan Spare Part Mesin... ... II-8 Gambar 2.4 Kebijakan Can-order ... ... II-12 Gambar 3.1 Metodologi Penelitian ... .... III-1 Gambar 3.2 Algoritma Penentuan Parameter Kebijakan Can-order ... .... III-7 Gambar 5.1 Diagram Prosentase Penghematan Total Biaya Masing-masing Spare
Part Mesin ... ... V-4 Gambar 5.2 Grafik Perubahan Total Biaya Persediaan Akibat Perubahan Rata-rata Permintaan ... ... V-5 Gambar 5.3 Grafik Perubahan Parameter Kebijakan... ... V-7 Gambar 5.4 Grafik Perubahan Total Biaya Persediaan Akibat Perubahan Biaya
Pemesanan ... ... V-8
DAFTAR TABEL
Tabel 2.1 Notasi Dasar Model Kebijakan Can-order... II-13 Tabel 2.2 Parameter Kontrol untuk L=0 dan L>0... II-15 Tabel 4.1 Daftar Spare Part Mesin Terpilih ... ... IV-2 Tabel 4.2 Data Permintaan Spare Part Mesin Terpilih ... ... IV-2 Tabel 4.3 Data Harga Spare Part Mesin Terpilih ... ... IV-2 Tabel 4.4 Data Lead Time Spare Part Mesin... ... IV-3 Tabel 4.5 Data Biaya Minor Spare Part Mesin ... ... IV-4 Tabel 4.6 Hasil Pengujian Distribusi Data Permintaan... IV-5 Tabel 4.7 Input Perhitungan Parameter Kebijakan Can-order... IV-5 Tabel 4.8 Hasil Perhitungan Nilai S
(i)dan NT
(i)pada Iterasi 1…… ... ... IV-6 Tabel 4.9 Hasil Perhitungan Nilai µ
(i)dan ρ
(i)pada Iterasi 1 ... ... IV-7 Tabel 4.10 Hasil Perhitungan Nilai EC
1Spare Part Mesin 50523.7 ... IV-8 Tabel 4.11 Hasil Perhitungan Nilai c
(i)pada iterasi 1 ... IV-8 Tabel 4.12 Hasil Perhitungan Nilai S
(i)pada iterasi 1………... IV-9 Tabel 4.13 Hasil Iterasi Spare Part 50523.7 ... ... IV-9 Tabel 4.14 Hasil Perhitungan Parameter Kebijakan Can-order (S,c,s)…... IV-10 Tabel 4.15 Total Biaya Persediaan Perhitungan Kebijakan Can-order... IV-10 Tabel 4.16 Probabilitas Kumulatif Spare Part Mesin 50523.7... IV-12 Tabel 4.17 Penentuan Bilangan Random Spare Part Mesin 50523.7... IV-12 Tabel 4.18 Hasil Simulasi Spare Part Mesin 50523.7………...……... IV-15 Tabel 4.19 Rekapitulasi Total Biaya Persediaan Simulasi Monte Carlo... IV-15 Tabel 4.20 Perbandingan Total Biaya Persediaan... IV-16 Tabel 5.1 Perbandingan Parameter Kebijakan Can-order dengan Kebijakan
Perusahaan ... ... V-1 Tabel 5.2 Penghematan Total Biaya Persediaan Kebijakan Usulan dengan
Perusahaan ... ... V-3 Tabel 5.3 Total Biaya Persediaan Berdasarkan Peningkatan dan Penurunan
Jumlah Permintaan Spare Part Mesin ... ... V-6 Tabel 5.4 Total Biaya Persediaan Berdasarkan Peningkatan dan Penurunan Biaya
Pesan Spare Part Mesin ... ... V-8
DAFTAR LAMPIRAN
L.1 Data Permintaan Bulanan Spare Part Mesin 50523.7 ... L-1
L.2 Data Permintaan Bulanan Spare Part Mesin 49427.6 ... L-1
L.3 Data Permintaan Bulanan Spare Part Mesin 49423.9 ... ... L-1
L.4 Data Permintaan Bulanan Spare Part Mesin 49421.5 ... ... L-2
L.5 Data Permintaan Bulanan Spare Part Mesin 49416.1 ... …. L-2
L.6 Data Permintaan Bulanan Spare Part Mesin 45208.7 ... ... L-2
L.7 Data Permintaan Bulanan Spare Part Mesin 10370.6 ... ... L-3
L.8 Data Permintaan Harian Spare Part Mesin 50523.7 ... ... L-3
L.9 Data Permintaan Harian Spare Part Mesin 49427.6 ... ... L-4
L.10 Data Permintaan Harian Spare Part Mesin 49423.9 ... ... L-4
L.11 Data Permintaan Harian Spare Part Mesin 49421.5 ... ... L-5
L.12 Data Permintaan Harian Spare Part Mesin 49416.1 ... ... L-5
L.13 Data Permintaan Harian Spare Part Mesin 45208.7 ... ... L-6
L.14 Data Permintaan Harian Spare Part Mesin 10370.6 ... ... L-6
L.15 Input Parameter Iterasi 2 Perhitungan Kebijakan Can-order ...…………. L-6
L.16 Hasil Perhitungan Nilai ECi Spare Part Mesin 50523.7 Iterasi 2... L-6
L.17 Hasil Perhitungan Nilai ECi Spare Part Mesin 49427.6 Iterasi 2... L-7
L.18 Hasil Perhitungan Nilai ECi Spare Part Mesin 49423.9 Iterasi 2... L-7
L.19 Hasil Perhitungan Nilai ECi Spare Part Mesin 49421.5 Iterasi 2…...…... L-8
L.20 Hasil Perhitungan Nilai ECi Spare Part Mesin 49416.1 Iterasi 2... L-8
L.21 Hasil Perhitungan Nilai ECi Spare Part Mesin 45208.7 Iterasi 2... L-9
L.22 Hasil Perhitungan Nilai ECi Spare Part Mesin 10370.6 Iterasi 2 ... ... L-9
L.23 Input Parameter Iterasi 3 Perhitungan Kebijakan Can-order... ... L-9
L.24 Hasil Perhitungan Nilai ECi Spare Part Mesin 50523.7 Iterasi 3 ... ... L-9
L.25 Hasil Perhitungan Nilai ECi Spare Part Mesin 49427.6 Iterasi 3 ... ... L-9
L.26 Hasil Perhitungan Nilai ECi Spare Part Mesin 49423.9 Iterasi 3... L-10
L.27 Hasil Perhitungan Nilai ECi Spare Part Mesin 49421.5 Iterasi 3... L-10
L.28 Hasil Perhitungan Nilai ECi Spare Part Mesin 49416.1 Iterasi 3 ... ... L-10
L.29 Hasil Perhitungan Nilai ECi Spare Part Mesin 45208.7 Iterasi 3 ... ... L-10
L.30 Hasil Perhitungan Nilai ECi Spare Part Mesin 10370.6 Iterasi 3 ... ... L-11
L.31 Input Parameter Iterasi 4 Perhitungan Kebijakan Can-order... ... L-11 L.32 Hasil Perhitungan Nilai ECi Spare Part Mesin 50523.7 Iterasi 4 ... ... L-11 L.33 Hasil Perhitungan Nilai ECi Spare Part Mesin 49427.6 Iterasi 4 ... ... L-11 L.34 Hasil Perhitungan Nilai ECi Spare Part Mesin 49423.9 Iterasi 4 ... ... L-12 L.35 Hasil Perhitungan Nilai ECi Spare Part Mesin 49421.5 Iterasi 4 ... ... L-12 L.36 Hasil Perhitungan Nilai ECi Spare Part Mesin 49416.1 Iterasi 4 ... ... L-12 L.37 Hasil Perhitungan Nilai ECi Spare Part Mesin 45208.7 Iterasi 4 ... ... L-12 L.38 Hasil Perhitungan Nilai ECi Spare Part Mesin 10370.6 Iterasi 4 ... ... L-13 L.39 Input Parameter Iterasi 5 Perhitungan Kebijakan Can-order ... ... L-13 L.40 Hasil Perhitungan Nilai ECi Spare Part Mesin 50523.7 Iterasi 5 …... L-13 L.41 Hasil Perhitungan Nilai ECi Spare Part Mesin 49427.6 Iterasi 5... L-13 L.42 Hasil Perhitungan Nilai ECi Spare Part Mesin 49423.9 Iterasi 5... L-13 L.43 Hasil Perhitungan Nilai ECi Spare Part Mesin 49421.5 Iterasi 5 ... ... L-14 L.44 Hasil Perhitungan Nilai ECi Spare Part Mesin 49416.1 Iterasi 5 ... ... L-14 L.45 Hasil Perhitungan Nilai ECi Spare Part Mesin 45208.7 Iterasi 5 ... ... L-14 L.46 Hasil Perhitungan Nilai ECi Spare Part Mesin 10370.6 Iterasi 5 ... ... L-14 L.47 Rekapitulasi Hasil Perhitungan Parameter Kebijakan Can-order ... ... L-15 L.48 Rekapitulasi Hasil Perhitungan Nilai s Kebijakan Can-order ... ... L-16 L.49 Probabilitas Kumulatif Spare Part Mesin 50523.7 ... ... L-16 L.50 Probabilitas Kumulatif Spare Part Mesin 49427.6 ... ... L-16 L.51 Probabilitas Kumulatif Spare Part Mesin 49423.9... L-17 L.52 Probabilitas Kumulatif Spare Part Mesin 49421.5... L-17 L.53 Probabilitas Kumulatif Spare Part Mesin 49416.1 ... ... L-17 L.54 Probabilitas Kumulatif Spare Part Mesin 45208.7 ... ... L-17 L.55 Probabilitas Kumulatif Spare Part Mesin 10370.6 ... ... L-17 L.56 Hasil Simulasi Monte Carlo Spare Part Mesin 50523.7... ... L-18 L.57 Hasil Simulasi Monte Carlo Spare Part Mesin 49427.6... ... L-22 L.58 Perubahan Parameter (S,c,s) Berdasarkan Peningkatan Jumlah Permintaan
Spare Part Mesin ... ... L-26 L.59 Perubahan Parameter (S,c,s) Berdasarkan Penurunan Jumlah Permintaan
Spare Part Mesin ... ... L-26
DAFTAR PERSAMAAN
Persamaan 2.1 Rumus perhitungan total biaya persediaan EOQ multi-item ... II-11
Persamaan 2.2 Rumus jumlah optimal pemesanan... II-12
Persamaan 2.3 Rumus frekuensi pemesanan untuk unit ke-i ... ... II-12
Persamaan 2.4 Rumus total biaya persediaan kebijakan can-order ... ... II-14
Persamaan 2.5 Rumus perhitungan nilai ρ
(i)... ... II-14
Persamaan 2.6 Rumus jumlah pemesanan yang dipicu item i pertahun ... ... II-14
Persamaan 2.7 Rumus perhitungan nilai Ŝ
(c)... ... II-14
Persamaan 2.8 Rumus perhitungan nilai S... II-14
Persamaan 2.9 Rumus perhitungan total biaya persediaan L>0 ... ... II-15
Persamaan 2.10 Rumus perhitungan nilai ECi ... ... II-15
Persamaan 2.11 Rumus rata-rata persediaan item i L>0... II-17
Persamaan 2.12 Rumus perhitungan ECi untuk L>0... II-17
Persamaan 2.13 Rumus perhitungan tingkat ketersediaan persediaan .…... II-17
Persamaan 2.14 Rumus probabilitas tidak terjadi shortage ... ... II-17
Persamaan 2.15 Rumus probabilitas tidak terjadi shortage dengan s terkecil.. II-18
Persamaan 2.16 Rumus perhitungan fraksi demand ... II-18
Persamaan 2.17 Rumus perhitungan fraksi demand dengan s terkecil ... II-18
Persamaan 3.1 Penentuan jumlah posisi persediaan ………... III-9
Persamaan 3.2 Penentuan banyaknya shortage …...………... III-9
Persamaan 3.1 Penentuan total biaya persediaan …….………... III-10
I-1 BAB I PENDAHULUAN
Bab pendahuluan ini berisi tentang hal-hal yang mendasari dilakukannya penelitian serta identifikasi masalah penelitian. Komponen-komponen yang terdapat dalam bab pendahuluan ini meliputi latar belakang masalah, perumusan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian, batasan masalah, asumsi, dan sistematika penulisan.
1.1 LATAR BELAKANG
Pengelolaan persediaan (inventory management) merupakan salah satu kegiatan yang sangat penting dalam suatu perusahaan. Persediaan tersebut menjadi sangat penting untuk dikelola agar tujuan efektifitas dan efisiensi perusahaan dapat tercapai. Dalam manajemen persediaan, jika pengelolaannya kurang baik maka akan menimbulkan kondisi yang menyebabkan peningkatan biaya dalam suatu perusahaan (Bahagia, 2006). Pengelolaan persediaan yang kurang baik diindikasikan dengan adanya tingkat persediaan yang terlalu banyak atau terlalu sedikit. Jika persediaan terlalu banyak, perusahaan akan mengalami kerugian karena harus menanggung biaya kerusakan dan penyimpanan, biaya dari bunga yang tertanam dalam persediaan, biaya gudang, biaya perawatan, administrasi, asuransi, dan lain-lain. Jika persediaan terlalu sedikit, perusahaan akan mengalami kerugian dikarenakan jumlah persediaan yang tidak bisa memenuhi kapasitas sehingga proses produksi dapat berhenti.
PT. Petrokimia Gresik merupakan salah satu industri yang bergerak di
bidang produksi pupuk, bahan kimia, dan jasa lainnya. Pupuk merupakan produk
utama yang diproduksi oleh PT. Petrokimia Gresik. Jenis pupuk yang diproduksi
oleh PT. Petrokimia Gresik antara lain adalah Zwavelzuur Amonium (ZA), Super
Phospate (SP), Phonska dan Urea.
I-2
Untuk menjaga kelancaran jalannya proses produksi, PT. Petrokimia Gresik selalu berupaya dalam memperhatikan keandalan mesin produksi. Dalam mempertahankan keandalan mesin, penentuan kegiatan perawatan yang tepat merupakan suatu hal yang sangat penting dalam mendukung terciptanya produktivitas perusahaan. Dalam melakukan kegiatan perawatan diperlukan adanya spare part mesin yang merupakan komponen pendukung dari mesin utama. Setiap kali mesin tersebut mengalami kerusakan, maka ketersediaan spare part mesin menjadi hal yang penting.
PT. Petrokimia Gresik membagi spare part mesin produksi pupuk menjadi 5 kelas item. 5 kelas item spare part mesin tersebut yaitu item kelas re-order level (RO), item kelas surplus (E), item kelas non stock item (H), item kelas intransit (I), dan item kelas insurance (Z). Item kelas re-order level (RO) merupakan spare part mesin yang mempunyai pemakaian rutin dan harus tersedia di gudang untuk menjamin kelancaran proses produksi. Item kelas surplus (E) merupakan spare part mesin yang tidak dapat digunakan lagi dan disimpan di gudang. Item kelas non stock item (H) merupakan jenis spare part mesin yang tidak disimpan di gudang. Item kelas intransit (I) merupakan jenis spare part mesin yang akan dipesan sesuai permintaan user. Item kelas insurance (Z) merupakan spare part mesin yang mempunyai peranan penting dan harus tersedia di gudang walaupun belum tentu pengambilannya karena jika tidak tersedia akan membuat mesin produksi di pabrik tidak bisa beroperasi.
Jenis item spare part mesin Unit Produksi 1 PT. Petrokimia Gresik yang
terdapat pada gudang adalah sejumlah 9199 jenis, dengan pembagian 70 jenis item
kelas RO (re-order level), 1334 jenis item kelas E (surplus), 1262 jenis item kelas
H (non stock item), 6122 jenis item kelas I (intransit), dan 411 jenis item kelas Z
(insurance). Dari kelima kelas item tersebut, kelas RO (re-order level) akan
menjadi objek penelitian karena menjadi fokus utama perusahaan pada saat ini.
I-3
Spare part mesin kelas RO memiliki frekuensi permintaan yang cukup tinggi dan harus selalu tersedia di gudang untuk menjamin jalannya operasional mesin selama berproduksi sehingga perlu perhatian khusus dalam hal pengendalian persediaannya. Dari hasil penelitian awal di perusahaan, penggunaan item spare part mesin kelas RO memiliki tingkat permintaan yang lebih tinggi dari item kelas yang lain. Permasalahan yang terjadi di PT. Petrokimia Gresik berkaitan dengan pengendalian spare part mesin yaitu pemesanan spare part mesin yang dilakukan secara terpisah. Pemesanan akan dilakukan apabila persediaan spare part mesin untuk masing-masing item sudah mencapai atau melewati batas reorder level, sehingga frekuensi pemesanan spare part mesin menjadi cukup tinggi. Hal tersebut menyebabkan biaya pemesanan dan biaya pengendalian persediaan yang cukup besar karena biaya pesan yang relatif tinggi.
Dengan adanya permasalahan yang dialami oleh perusahaan, perlu adanya
pengendalian persediaan yang baik dan bertujuan untuk menghemat biaya serta
menyederhanakan pengendalian persediaan tersebut. Salah satu sistem
pengendalian yang dapat digunakan untuk memperkecil frekuensi pemesanan,
mempermudah manajemen persediaan, dan menghemat biaya pesan adalah sistem
koordinasi pemesanan. Sistem koordinasi pemesanan dapat memperkecil
frekuensi pemesanan dan menghemat biaya pemesanan karena pemesanan
dilakukan secara bersama-sama (joint replenishment). Model koordinasi
pemesanan terdiri dari dua, yaitu model deterministik dan model stokastik. Model
deterministik didasarkan pada permintaan yang bersifat relatif tetap, sedangkan
model stokastik didasarkan pada permintaan yang bersifat random. Model
stokastik terbagi menjadi 2 metode, yaitu metode periodic review dan continuous
review. Salah satu model continuous review yang dapat digunakan dalam sistem
koordinasi pemesanan adalah model kebijakan can-order. Kebijakan can-order
merupakan salah satu kebijakan dalam pengendalian pemesanan yang
I-4
mengakomodasi keterkaitan antar item (Balintfy, 1964). Secara spesifik kebijakan can-order bertujuan untuk menghasilkan penghematan biaya tetap dengan mengurangi frekuensi pemesanan yang cukup tinggi. Pengendalian yang dilakukan dalam sistem ini didasarkan pada suatu joint parameters yang dikenal dengan sistem (S,c,s). s merupakan titik must order, yaitu titik dimana harus dilakukan pemesanan kembali terhadap item. c merupakan titik can-order, yaitu titik dimana item dapat diikutsertakan dalam pemesanan yang dilakukan.
Sedangkan S merupakan titik order up to level, yaitu titik maksimum persediaan pada setiap periode peninjauan persediaan.
1.2 PERUMUSAN MASALAH
Berdasarkan latar belakang diatas, permasalahan yang dapat dirumuskan adalah bagaimana menentukan tingkat persediaan spare part mesin di Unit Produksi 1 PT. Petrokimia Gresik dengan menggunakan kebijakan can-order.
1.3 TUJUAN PENELITIAN
Tujuan yang ingin dicapai dalam penelitian ini adalah:
1. Menghasilkan parameter tingkat persediaan (S,c,s) yang optimal dengan menggunakan kebijakan can-order.
2. Melakukan perbandingan antara sistem persediaan kebijakan can-order dengan model single item yang digunakan PT. Petrokimia Gresik.
1.4 MANFAAT PENELITIAN
Manfaat yang dapat diambil dari penelitian ini adalah:
1. Meminimalkan total biaya persediaan spare part mesin Unit Produksi 1 PT.
Petrokimia Gresik.
2. Menjamin ketersediaan spare part mesin Unit Produksi 1 PT. Petrokimia
Gresik.
I-5 1.5 BATASAN MASALAH
Batasan yang digunakan dalam penelitian ini adalah:
1. Penelitian hanya dilakukan terhadap spare part mesin yang tergolong kelas RO dan dipesan dari supplier PT. Petrokopindo Cipta Selaras.
2. Data yang digunakan adalah data selama 4 tahun, yaitu Januari 2008 sampai Desember 2011.
1.6 ASUMSI
Asumsi yang digunakan dalam penelitian ini adalah:
1. Lead time pengiriman spare part mesin bersifat tetap.
2. Harga spare part mesin yang digunakan dalam penelitian merupakan harga pada tahun 2011.
1.7 SISTEMATIKA PENULISAN
Sistematika penulisan yang digunakan dalam pembuatan laporan Penelitian Tugas Akhir ini adalah sebagai berikut:
BAB I PENDAHULUAN
Bab ini menguraikan latar belakang mengenai permasalahan yang akan dibahas, perumusan masalah yang akan diselesaikan, tujuan yang ingin dicapai, manfaat yang ingin diperoleh dari penelitian, batasan masalah dan asumsi yang digunakan, serta sistematika penulisan yang menjabarkan kerangka penulisan dari penelitian ini.
BAB II TINJAUAN PUSTAKA
Berisikan landasan teori yang merupakan penjelasan secara terperinci
mengenai teori-teori yang digunakan, sebagai landasan pemecahan
masalah, serta memberikan penjelasan secara garis besar metode yang
digunakan oleh Penulis sebagai kerangka pemecahan masalah. Tinjauan
pustaka ini diambil dari berbagai sumber.
I-6 BAB III METODOLOGI PENELITIAN
Bab ini merupakan gambaran terstruktur tahap demi tahap proses pelaksanaan penelitian yang digambarkan dalam bentuk flowchart dan tiap tahapnya diberi penjelasan.
BAB IV PENGUMPULAN DAN PENGOLAHAN DATA
Bab ini menguraikan data-data yang diperlukan untuk penyelesaian masalah dan cara pengolahan data yang dilakukan untuk mencapai tujuan penelitian.
BAB V ANALISIS DAN INTERPRETASI HASIL
Bab ini berisi analisis dan interpretasi hasil pengolahan data sesuai permasalahan yang dirumuskan.
BAB VI KESIMPULAN DAN SARAN
Bab ini berisi penarikan kesimpulan dari pengolahan data dan analisis
yang telah dilakukan dan pengusulan saran kepada perusahaan serta
untuk kemajuan penelitian selanjutnya.
II-1 BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
Pada bab ini akan dijelaskan profil perusahaan dan dasar teori yang akan digunakan sebagai acuan dalam penelitian tugas akhir ini. Tinjuan pustaka yang dilakukan pada penelitian tugas akhir ini meliputi manajemen persediaan spare part mesin dan metode pengendalian persediaan spare part mesin menggunakan model single item dan koordinasi pemesanan.
2.1 PROFIL PT. PETROKIMIA GRESIK 2.1.1 Sejarah Singkat PT. Petrokimia Gresik
PT. Petrokimia Gresik didirikan tanggal 10 Juli 1972. Sebelumnya, pada tahun 1963 disebut proyek Petrokimia Surabaya yang merupakan proyek dalam Pola Pembangunan Proyek Semesta Berencana Tahap I (1956-1960), melalui TAP MPRS No. II/MPRS/1960 dan Surat Keputusan Presiden RI No. 260 Tahun 1960.
Percobaan pertama penggunaan pabrik dilakukan pada Maret 1970 dan peresmian penggunaan dilakukan pada 10 Juli 1972 yang kemudian diabadikan sebagai hari jadi PT. Petrokimia Gresik.
Nama Petrokimia diambil dari bahan baku dasar produk perusahaan yakni minyak bumi (Petrochemical). Produk utama dari PT. Petrokimia Gresik adalah urea, ZA, SP-36, PHONSKA. Logo PT. Petrokimia Gresik adalah kerbau karena kerbau adalah sahabat petani yang paling jujur. Oleh karena itu PT. Petrokimia Gresik mempunyai motto “Sahabat Petani”. Warna kerbau adalah emas (warna kejayaan) yang melambangkan penghormatan terhadap area yang ditempati pabrik (area Kebomas). Sedangkan warna hijau (warna kesuburan) berarti bahwa PT.
Petrokimia Gresik mengharapkan bahwa pelanggan pabrik adalah petani yang
selalu mengalami kesuburan dan kejayaan.
II-2 2.1.2 Visi dan Misi PT. Petrokimia Gresik 1. Visi PT. Petrokimia Gresik
Menjadi produsen pupuk dan produk kimia lainnya yang berdaya saing tinggi dan produknya paling diminati konsumen.
2. Misi PT. Petrokimia Gresik
a. Mendukung penyediaan pupuk nasional untuk tercapainya program swasembada pangan.
b. Meningkatkan hasil usaha untuk menunjang kelancaran kegiatan operasional dan pengembangan usaha perusahaan.
c. Mengembangkan potensi usaha untuk mendukung industri kimia nasional dan berperan aktif dalam community development.
2.1.3 Struktur Organisasi PT. Petrokimia Gresik
Struktur organisasi bertujuan untuk menciptakan efisiensi dan efektifitas dari tiap karyawan, unit kerja melalui program kerja dan kegiatan operasional yang terperinci, serta jelas agar dapat sukses dalam mencapai tujuan organisasi. Berikut ini merupakan struktur organisasi di PT. Petrokimia Gresik :
Gambar 2.1 Struktur organisasi PT. Petrokimia Gresik
Sumber: Data Perusahaan, 2012
DIREKTUR UTAMA
DIRPROD DIRTEK&BANG DIRSAR DIRKEU DIR SDM
& UMUM
KAKOMP.
PROD I
KAKOMP.
PROD Ii
KAKOMP.
ENGRING
KAKOMP.
PROD III
KAKOMP.
BANG
KAKOMP.
DAAN
KAKOMP.
SAR
KAKOMP.
PW I
KAKOMP.
PW II
STAF UTAMA
KAKOMP RENDAL USAHA
KAKOMP.
ADM KEU
KAKOMP.
SDM
SESPER
SPI
STRUKTUR ORGANISASI PT. PETROKIMIA GRESIK
II-3 2.1.4 Produk dan Jasa PT. Petrokimia Gresik
Produk pupuk yang dihasilkan oleh PT. Petrokimia Gresik antara lain Phonska, Superphos, Urea, ZA, Petroganik, TSP, SP-36, DAP, NPK Kebomas, ZK, KCI, Rock Phosphate, Ammonium Phosphate, Petrobio, Petro Kalimas.
Untuk produk non pupuk yang diproduksi PT. Petrokimia Gresik adalah Amoniak, Asam Fosfat, Asam Sulfat, Alumunium Flourida, Gypsum, Cement Retarder, CO
2Cair, Dry Ice, Asam Klorida, Kapur Pertanian, Gypsum, Petroseed.
Sedangkan jasa yang dihasilkan oleh PT. Petrokimia Gresik adalah rancang bangun dan perekayasaan, fabrikasi dan konstruksi, machining spare part and equipment, pengoprasian pabrik, pemeliharaan pabrik, analisa uji kimia, analisa uji mekanik dan elektronik, komputerisasi, pendidikan dan latihan, pemeriksaan teknik dan korosi.
2.1.5 Ruang Lingkup Kegiatan PT. Petrokimia Gresik
PT. Petrokimia Gresik bergerak dalam bidang industri pupuk dan bahan kimia. Dalam menjalankan proses produksinya, perusahaan membagi unit produksinya menjadi 3 yakni Unit Produksi I, Unit Produksi II dan Unit Produksi III.
1. Unit Produksi I, memproduksi Ammonia, CO2 cair, O2, N2 cair, ZA I, ZA III, Urea.
2. Unit Produksi II, memproduksi SP-36, PHONSKA, NPK Kebomas, TSP, DAP, ZK, HCl.
3. Unit Produksi III, memproduksi H2SO4, H3PO4, CR, AlF3, ZA II.
2.1.6 Departemen Perencanaan dan Gudang Material (PGM) PT. Petrokimia Gresik
1. Fungsi Pokok Departemen PGM
Bertanggung jawab atas terselenggaranya fungsi perencanaan dan
pengendalian pengadaan serta pengelolaan gudang material untuk
II-4
memastikan kesesuaian spesifikasi yang telah ditetapkan dan tersedianya bahan, barang, dan kebutuhan operasional lainnya dengan tingkat persediaan yang minimal.
2. Tugas dan Tanggung Jawab Departemen PGM Departemen PGM bertanggung jawab atas:
a. Pelaksanaan tugas yang diberikan oleh atasan langsung di bidang perencanaan dan pengendalian pengadaan serta penyimpanan bahan, barang, dan kebutuhan operasional lainnya untuk memastikan kesesuaian spesifikasi dan tercapainya optimasi persediaan.
b. Penyusunan dan implementasi program kerja dan anggaran untuk kegiatan operasional di bidang perencanaan dan pengendalian pengadaan serta pengelolaan gudang material untuk mencapai target yang telah ditetapkan dalam sasaran performance Departemen PGM.
c. Implementasi prosedur dan ketentuan/peraturan perusahaan di bidang perencanaan dan pengendalian pengadaan/persediaan barang, antara lain meliputi :
· penentuan jumlah kebutuhan/permintaan
· pengecekan spesifikasi
· pemantauan persediaan
· penentuan delivery time
d. Pengelolaan sarana gudang material yang meliputi kegiatan penerimaan, penyimpanan, pemeliharaan, serta pengeluaran barang/material sesuai dengan ketentuan yang berlaku dan melaksanakan evaluasi terhadap hambatan-hambatan yang timbul.
e. Pengelolaan administrasi penyimpanan barang/material agar terdapat
kesesuaian antara jumlah persediaan pada catatan akuntansi dengan
jumlah fisik barang/material yang tersimpan di gudang.
II-5 3. Proses Bisnis Departemen PGM
Departemen PGM yang bertanggung jawab atas terselenggaranya fungsi perencanaan dan pengendalian pengadaan serta pengelolaan gudang material memiliki proses bisnis yang tergambar pada gambar berikut ini.
Keterangan : Lingkup Departemen PGM Lingkup Departemen Pengadaan
Gambar 2.2 Proses Bisnis Departemen PGM PT. Petrokimia Gresik Sumber: Data Perusahaan, 2012
2.2 MANAJEMEN PERSEDIAAN 2.6.1 Definisi Persediaan
Persediaan adalah bahan atau barang yang disimpan dan akan digunakan untuk memenuhi tujuan tertentu, misalnya untuk proses produksi atau perakitan, untuk dijual kembali, serta untuk suku cadang dan suatu peralatan atau mesin (Herjanto, 1999). Sedangkan menurut Pujawan (2005), jumlah uang yang tertanam dalam bentuk persediaan biasanya sangat besar sehingga persediaan merupakan aset terpenting dalam supply chain. Banyak perusahaan yang memiliki nilai persediaan melebihi 25% dari nilai keseluruhan aset yang dimiliki. Dari beberapa definisi tersebut dapat ditarik kesimpulan bahwa persediaan merupakan sumber daya atau bahan material yang menganggur, baik berupa material, bahan setengah jadi, dan produk jadi, yang disimpan di tempat tertentu dan dalam jangka waktu tertentu untuk diproses lebih lanjut. Sementara inventory control atau pengendalian persediaan adalah semua aktivitas yang digunakan untuk mengendalikan jumlah item yang distok.
Identifikasi
&Pembuatan P/N
Pembuatan PR berdasar MMR
Permintaan Penawaran Harga
Penawaran Harga (Quot.)
Evaluasi Penawaran
Penyimpanan barang&distribu
Penerimaan Barang(Receiv.&
Pengiriman Barang (Deliv.)
Purchase Order(PO)
Klarifikasi
/Negosiasi
II-6 2.6.2 Biaya Persediaan
Komponen biaya utama dalam pengelolaan persediaan adalah ordering cost, carrying cost, dan shortage cost.
1. Biaya pembelian (purchasing cost)
Biaya pembelian merupakan harga pembelian per unit item bila item tersebut diperoleh dari sumber eksternal atau biaya produksi per unit bila item tersebut diproduksi secara internal.
2. Biaya pengadaan
Biaya pengadaan dibedakan menjadi 2 jenis, yaitu :
a. Biaya pemesanan (ordering cost) yaitu semua pengeluaran yang timbul untuk mendatangkan barang dari luar. Biaya yang terkandung di dalamnya seperti biaya telepon, biaya internet, biaya print, biaya ekspedisi, biaya pengiriman ke gudang, dll.
b. Biaya pembuatan (setup cost) yaitu semua pengeluaran yang timbul dalam mempersiapkan produksi suatu barang. Biaya yang terkandung di dalamnya antara lain seperti biaya penyiapan tenaga kerja langsung, biaya schedulling, dll.
3. Biaya penyimpanan (holding cost)
Biaya penyimpanan adalah semua pengeluaran yang timbul untuk menyimpan suatu barang. Biaya yang tercakup di dalamnya antara lain meliputi biaya fasilitas penyimpanan, biaya modal, biaya keusangan, biaya kerusakan dan penyusutan barang, biaya kadaluarsa, biaya asuransi dan biaya administrasi dan pemindahan.
4. Biaya kekurangan persediaan (shortage cost)
Biaya kekurangan persediaan yaitu biaya atas kerugian karena terganggunya
proses produksi dan kehilangan kesempatan untuk mendapatkan keuntungan
akibat tidak adanya persediaan. Biaya ini dapat diukur dari:
II-7
a. Kuantitas yang tidak dapat dipenuhi, diukur dari keuntungan yang hilang karena tidak dapat memenuhi permintaan atau kerugian akibat terhentinya proses produksi.
b. Waktu pemenuhan diukur berdasarkan waktu yang diperlukan untuk memenuhi gudang dengan satuan waktu.
c. Biaya pengadaan darurat, yaitu biaya yang ditimbulkan akibat dilakukannya pengadaan darurat yang biasanya menimbulkan biaya yang lebih besar dari pengadaan normal.
2.6.3 Manajemen Persediaan Spare Part Mesin
Spare part mesin adalah bagian dari suatu sistem yang memiliki fungsi dan karakteristik tertentu yang mempengaruhi suatu performansi dari sistem yang ditempati. Spare part mesin merupakan komponen pendukung dari suatu mesin.
Menurut bisa tidaknya diperbaiki, spare part mesin dibedakan menjadi 3, yaitu : 1. Non repairable item
Adalah suatu item yang tidak dapat diperbaiki setelah mengalami satu kali kerusakan.
2. Partially repairable item
Dalam suatu item terdapat part yang diperbaiki atau harus diganti apabila terjadi kerusakan untuk mengembalikan ke performansi semula.
3. Fully repairable item
Ketika suatu item mengalami kerusakan maka item tersebut dapat diperbaiki sampai kriteria tertentu.
Pengendalian persediaan spare part mesin merupakan tugas manajemen
logistik dalam suatu perusahaan untuk memberi dukungan dalam hal pengadaan
barang bagi seluruh keperluan pemeliharaan peralatan yang digunakan dalam
proses produksi. Pengendalian spare part mesin sangat penting dalam hal-hal
seperti penentuan keputusan suatu barang diperlukan, termasuk perlu atau
II-8
tidaknya melakukan penyimpanan, kepada siapa pembelian dilakukan, kapan dilakukan pemesanan, apa dan berapa yang dipesan, tingkat dan jaminan mutu spare part mesin yang diperlukan, anggaran spare part mesin, dan sebagainya.
Hal yang perlu diperhatikan dalam pengelolaan spare part mesin adalah penyimpanan stok tidak melebihi batas maksimum maupun minimum dari kebutuhan. Jumlah maksimum dan minimum penyimpanan spare part mesin harus ditentukan secermat mungkin. Batas tersebut dapat ditentukan berdasarkan pengalaman dan kebutuhan nyata. Model pengendalian persediaan dapat dilihat pada gambar 2.3.
Gambar 2.3 Pengendalian persediaan spare part mesin Faktor-faktor penting yang mendasari pengontrolan spare part mesin, yaitu:
a. Stok maksimum persediaan.
Menunjukkan batas tertinggi penyimpanan spare part mesin dengan jumlah yang menguntungkan secara ekonomi.
b. Stok minimum persediaan.
Menunjukkan batas terendah penyimpanan spare part mesin dengan batas yang aman untuk mengatasi kebutuhan spare part mesin di atas batas normal.
c. Standart pemesanan.
Menunjukkan jumlah barang atau spare part mesin yang dibeli pada setiap
pemesanan.
II-9 d. Batas pemesanan kembali.
Menunjukkan jumlah barang yang dapat dipakai selama waktu pengadaannya kembali.
2.3 MANAJEMEN PERSEDIAAN SPARE PART MESIN DI PT.
PETROKIMIA GRESIK
Persediaan spare part mesin yang ada di PT. Petrokimia Gresik dibagi menjadi 5 item kelas, yakni :
1. RO (Rutin)
Spare part mesin yang mempunyai pemakaian rutin dan harus tersedia di gudang untuk menjamin kelancaran proses produksi. Spare part mesin jenis ini merupakan beberapa item usulan dari user.
2. Z (Insurance)
Spare part mesin yang mempunyai peranan penting/vital terhadap operasional pabrik. Spare part mesin tersebut apabila tidak ada dapat mematikan pabrik cukup lama dan pengadaannya pun cukup lama dan susah karena harus import/pembuatan terlebih dahulu.
3. I (In Transit)
Spare part mesin yang dibeli atas dasar permintaan user yang untuk sementara berada di gudang, menunggu pengambilan (pemakaian) oleh user sesuai dengan program kerjanya. User melakukan pemesanan terlebih dahulu terhadap jenis spare part mesin yang diinginkan.
4. E (Surplus)
Spare part mesin di gudang yang tidak dapat dipakai dan dimanfaatkan lagi dikarenakan beberapa hal seperti :
a. Unit/Equipment/Plant-nya sudah tidak beroperasi lagi.
b. Fisiknya rusak karena lamanya penyimpanan (expired).
II-10 5. H (Non stocked item)
Spare part mesin yang tidak disimpan di gudang.
Untuk pembelian pengadaan spare part mesin, PT Petrokimia Gresik mempunyai beberapa alternatif yakni :
1. Menggunakan sarana e-procurement dan e-auction.
2. Pembelian Luar Negeri (FOB, CNF, CIF).
3. Struktur Organisasi didasarkan pada komodciti barang (Commodity base).
4. Pembelian Dalam Negeri (Franco).
Manajemen persediaan spare part mesin yang ada di PT. Petrokimia Gresik menggunakan metode minimum maksimum level, dimana apabila jumlah persediaan sudah mencapai batas reorder level (ROL), maka akan dilakukan pemesanan kembali terhadap spare part mesin tersebut. Pemesanan spare part mesin tersebut dilakukan secara terpisah, dimana jika terdapat 1 item yang telah berada pada titik ROL, makan akan dilakukan pemesanan terhadap item spare part mesin tersebut.
2.4 KOORDINASI PEMESANAN
Kebijakan ini berkaitan dengan sistem persediaan dimana terdapat beberapa macam item yang berbeda dan hanya terdapat satu supplier. Untuk persediaan yang demikian maka suatu koordinaasi perlu dilakukan agar lebih efisien dalam hal biaya. Biaya pemesanan nantinya terdiri dari suatu biaya pemesanan major dan biaya minor masing-masing item yang diikutsertakan dalam pemesanan.
Dalam berbagai literatur inventory permasalahan ini dikenal dengan The Joint Replenishment Problem (JRP).
2.4.1 EOQ (ECONOMIC ORDER QUANTITY) MULTI-ITEM
Dalam dunia nyata, sangat sedikit perusahaan yang memiliki hanya satu
macam item saja dalam persediaannya. Model statis EOQ multi-item merupakan
II-11
model EOQ untuk pemesanan secara bersama (joint replenishment) terhadap beberapa jenis item, dengan asumsi:
1. Tingkat permintaan untuk setiap item bersifat konstan dan diketahui dengan pasti, lead time juga diketahui dengan pasti.
2. Lead time untuk semua item adalah sama.
3. Holding cost, harga per-unit (unit cost) dan ordering cost untuk setiap item diketahui. Tidak ada perubahan dalam biaya per-unit (seperti quantity discount), ordering cost dan holding cost.
Model EOQ multi-item merupakan pengembang lanjutan dari model model EOQ single-item. Asumsi yang dipergunakan tidak berbeda dengan model EOQ single-item akan tetapi ada dua buah asumsi tambahan yaitu :
1. Biaya pesan untuk masing-masing jenis persediaan adalah sama.
2. Biaya penyimpanan yang dinyatakan dalam persen (%) dari nilai rata-rata persediaan adalah sama.
Beberapa notasi dasar yang digunakan dalam perhitungan menggunakan EOQ Multi-item adalah sebagai berikut :
Di : Permintaan barang ke-i Ci : Harga barang ke-i per unit Qi : Jumlah barang ke-i (optimal)
H : Biaya penyimpanan dalam % dari nilai rata-rata persediaan S : Biaya setiap kali pemesanan
Dengan rumus perhitungan total biaya persediaan :
\O. = ∑
) %))+ ∑
) ). )………...(2-1) dimana :
Biaya pemesanan : ∑
) %))= ∑
) %))Biaya penyimpanan : ∑
) ). )= ∑
) ). )II-12
Dari formulasi TIC (total biaya persediaan) dapat diturunkan untuk memperoleh jumlah optimal yang dipesan yaitu :
e (jted) =
.%).).………...(2-2)
Ni atau frekuensi pesanan untuk unit ke i adalah : e=
%))=
%). ..
e=
%). ).……….(2-3)
2.4.2 KEBIJAKAN CAN-ORDER
Kebijakan can-order merupakan salah satu kebijakan yang terdapat dalam sistem koordinasi pemesanan (joint replenishment problem). Kebijakan can-order adalah kebijakan untuk bisa melakukan pemesanan apabila suatu item i sudah berada atau dibawah tingkat c (tingkat untuk bisa melakukan pemesanan).
Kebijakan can-order pertama kali diperkenalkan oleh Balintfy (1964), kebijakan tersebut bisa ditinjau dengan peninjauan persediaan kontinu atau dengan peninjauan persediaan periodik. Kebijakan can-order yang akan ditinjau disini adalah kebijakan can-order dengan peninjauan persediaan periodik dimana proses melakukan order ketika item i sudah mencapai atau dibawah titik s, dan item lain yang berada pada tingkat can-order (c) juga diikutsertakan dalam pemesanan dilakukan setiap periode peninjauan setiap periode peninjauan persediaan hingga persediaan mencapai titik S. Hal ini dapat dilihat pada gambar 2.4.
Gambar 2.4 Kebijakan can-order.
Silver (1974) memperkenalkan model kebijakan can-order dengan
mengasumsikan permintaan dengan distribusi poisson serta lead time pemesanan
II-13
konstan. Distribusi poisson dipakai karena merupakan sebuah pendekatan pada keadaan nyata, dimana cocok untuk digunakan untuk kasus small customers (Tsai, 2009). Notasi dasar yang akan digunakan dalam penelitian ini adalah sebagai berikut:
Tabel 2.1 Notasi dasar model kebijakan can-order
Notasi Keterangan
A
kBiaya major (fixed cost) untuk setiap pemesanan pada supplier k (rupiah) a
iBiaya minor (line cost) per komponen yang diikutkan dalam pemesanan
(rupiah)
L Lead time pengiriman komponen (tahun) r Fraksi biaya penyimpanan
EC
iExpected relevant cost per unit waktu untuk item i (rupiah/tahun) S
iTitik kuantitas maksimal (order up to level) item i
c
iTitik pengikutsertaan pemesanan (can order) item i s
iTitik kuantitas minimum (must order) item i v
iHarga per unit item i (rupiah)
λ
iRata-rata permintaan (demand) item i (unit/tahun) NT
iJumlah pemesanan yang dipicu oleh item i
P
iProbabilitas tidak ada shortage per siklus pemesanan untuk item i
P
po(x
o|λL) Probabilitas variabel poisson dengan parameter λL (sama dengan nilai x
o) P
po≤ (x
o|λL) Probabilitas variabel poisson dengan parameter λL (dengan nilai kurang
dari sama dengan nilai x
o)
Dalam problem koordinasi pemesanan, akan dibahas terlebih dahulu mengenai single item yang solusinya akan menjadi kunci dari algoritma untuk menentukan parameter kebijakan can-order dalam permasalahan lead time=0.
Dengan mempertimbangkan single item, i, di dalam kelompok item akan
dikoordinasikan dengan item lain tanpa mempertimbangkan lead time pengiriman
(lead time=0). Dengan asumsi tersebut, maka s
i= 0 karena tidak ada titik
pemesanan sampai level persediaanya mencapai posisi 0.
II-14
Item i pada waktu ke waktu berikutnya akan mendapatkan kesempatan joint replenishment sehingga dapat mengurangi biaya pemesanan (dipicu dari pemesanan item lain). Item tersebut akan memicu pemesanan ketika persediaannya mencapai level 0. Dengan demikian, akan diketahui nilai S
(i)dan c
(i)yang akan meminimalkan expected relevant cost per unit waktu dari item tersebut melalui persamaan:
....(2-4) dimana :
)
= ……….(2-5)
Jumlah pemesanan yang dipicu oleh item i per tahun dihitung melalui persamaan sebagai berikut:
\e= /[ − + ] ………..(2-6)
Friend (1961) memberikan urutan langkah untuk menghitung nilai S
(i)dan c
(i)untuk meminimalkan nilai EC
ipada persamaan (2-4) dengan prosedur sebagai berikut:
Langkah 1 :
Ŝ() = − + ()
/………...(2-7)
dimana :
= ( + −
)(1 −
))(1 +
))/ 1 −
)²…………. (2-8)
Hasil persamaan diatas dapat bernilai negatif, sehingga nilai Ŝ(c) akan sama dengan nilai c. Hal ini memperlihatkan bahwa titik can-order sama dengan titik order up to level yang berarti item tersebut akan selalu diikutsertakan dalam pemesanan yang dipicu oleh item lain.
Langkah 2 :
.e = { − + 1 − }− 1{ − + + 1 Ǵ
2 + − 1 −
1 − Ǵ
1 − + + ō}
II-15
Melakukan subtitusi persamaan (2-7) ke persamaan (2-4), sehingga menghasilkan nilai:
.e =
)Ǵ [Ŝ + ] ……….(2-9)
Jika berlaku nilai Ŝ(c)=c, maka dilakukan subtitusi persamaan
ȆĈe = { 1 − /(1 − )} { + + ō} …………(2-10)
Langkah 3
Mencari nilai c yang merupakan nilai diantara 0 dan EOQi.
Tabel 2.2 Parameter kontrol untuk L=0 dan L>0
L = 0 L > 0
Independent control Order up to level Must-order point Coordinated control
Order-up-to-level Can-order point Must-order point
EOQ 0
S c 0
s + EOQ s
s + S s + c
s
Untuk lead time = 0 (L=0) Notasi :
)( )= menunjukkan nilai c dari edr i di iterasi k
)( )= menunjukkan nilai S dari edr i di iterasi k
)
= menunjukkan nilai dari µ yang digunakan untuk mengevaluasi
)( )dan
)( )dan
)=
Urutan langkah yang dilakukan adalah sebagai berikut:
Langkah 1 (Inisialisasi)
S
(i)dan c
(i)merupakan hasi perhitungan dari S dan c pada item i. Nilai c
(i)awal
adalah:
II-16
())( )= 0 e = 1,2, … , t
Dan inisiasi nilai S
iadalah subtitusi pada persamaan (2-8). Sedangkan subtitusi persamaan tersebut dengan nilai c=1 adalah nilai EOQ
i(Economic Order Quantity) pada item i, dengan rumus perhitungan:
())=
())= √( ) e = 1, 2, … , t Lalu lanjutkan k=2
Langkah 2
( )
= \e
)
NT
1dan EC
1dievaluasi dengan menggunakan persamaan (2-6) dan (2-4)
( )
= \e
)
Sehingga untuk item n, maka
( )
= \e
)
NT
ndan EC
ndievaluasi dengan menggunakan persamaan (2-6) dan (2-4) Langkah 3
Melakukan evaluasi dengan melihat apakah nilai
)( )sama dengan nilai
)( )untuk semua i dan apakah nilai
)( )sama dengan
nilai
)( )untuk semua item i. Jika nilai tersebut sama, maka nilai
)( )dan nilai
)( )terakhir yang akan digunakan. Akan tetapi jika nilai tersebut tidak sama,
maka akan dibandingkan nilai EC yang terakhir dengan nilai sebelumnya pada
iterasi terakhir. Jika penurunan nilai EC lebih kecil dari x% (dimana nilai x
ditetapkan oleh user), maka perhitungan berakhir. Tetapi jika tidak, maka k=k+1
dan kembali ke langkah 2.
II-17 Untuk lead time > 0 (L>0)
Pada tabel 2.1, titik must-order untuk item i yang mempunyai lead time>0 adalah s
i, sedangkan nilai can-order nya adalah s
i+ c
i, dan nilai order-up-to-level nya adalah s
i+ S
i, dimana nilai c
idan S
imerupakan output perhitungan algoritma untuk kasus L=0.
Selanjutnya, dalam penentuan parameter kebijakan can-order adalah menentukan nilai s
idengan mengikuti langkah-langkah berikut ini:
1. Nilai NT
i’s dan N
i’s untuk L>0 akan sama dengan nilai pada saat L=0. Oleh karena itu, expected replenishment cost per unit akan tetap sama.
2. Item i akan dipesan ketika persediaannya pada titik s
ilebih besar nilainya pada kasus L>0 daripada L=0. Akan tetapi, kuantitas λ
iL akan dihabiskan terlebih dahulu sebelum pemesanan tiba. Sehingga
Ǵōdō − Ǵōdō 6rǴ rueōōt edr e jtdj 8 > 0 =
Ǵōdō − Ǵōdō 6rǴ rueōōt 8 = 0 + (
)−
)8)
)Ǵ ………(2-11) 3. Dari pernyataan pada langkah 1 dan 2 diatas, didapatkan nilai ECi untuk kasus
L>0 yaitu
.
)jtdj 8 > 0 = .
)jtdj 8 = 0 + (
)−
)8)
)Ǵ ………(2-12) Dengan nilai ECi (untuk L=0) pada persamaan (2-9)
Tingkat ketersediaan persediaan (w) ketika item dipesan dimana nilai w adalah variabel random dengan distribusi geometrik, yaitu:
6
)( ) = 1 −
) ) ) )= + 1, + 2, … , +
) )
