vii Universitas Kristen Maranatha
ABSTRACT
Along with the era of globalization, the more rapidly evolving business environment as well as the level of competition is getting tougher. Therefore, companies are required to conduct its operations effectively and efficiently to maintain its existence, so that knowledge is very important force to assist managers in decision making. Knowledge possessed by the company can produce the right business decisions tailored to the information systems that apply to each company. Thus, the information system is something very important for company. The preparation of this study, authors use this type of research with descriptive method of analysis, the method depicts, describes and illustrates the object. The purpose this study is to analyze inventory accounting information system to improve the effectiveness of inventory control spare parts companies that have run and made a new system design. From the analysis has been done, the author makes an accounting information systems by adding new inventory in every part of the documentation involved double, and authorization to prevent loss of inventory and also fraud in the income and expenditure items in the accounting inventory system.
viii Universitas Kristen Maranatha
ABSTRAK
ix Universitas Kristen Maranatha
DAFTAR ISI
Halaman
HALAMAN JUDUL ... i
HALAMAN PENGESAHAN ... ii
SURAT PERNYATAAN KEASLIAN SKRIPSI ... iii
KATA PENGANTAR ... iv
ABSTRACT ... vii
ABSTRAK ... viii
DAFTAR ISI ... ix
DAFTAR GAMBAR ... xii
DAFTAR LAMPIRAN ... xiv
BAB I PENDAHULUAN ... 1
1.1 Latar Belakang ... 1
1.2 Identifikasi Masalah ... 6
1.3 Tujuan Penelitian ... 6
1.4 Manfaat Penelitian ... 7
BAB II LANDASAN TEORI ... 8
2.1 Kajian Pustaka ... 8
2.2.1 Sistem dan Informasi ... 8
2.1.2 Pengertian Akuntansi ... 10
2.1.3 Pengertian Sistem Informasi Akuntansi ... 12
x Universitas Kristen Maranatha
2.1.4.1 Tujuan Sistem Informasi Akuntansi ... 15
2.1.4.2 Komponen Sistem Informasi Akuntansi ... 16
2.1.4.3 Prinsip-Prinsip Sistem Informasi Akuntansi ... 17
2.1.4.4 Prinsip-prinsip Sistem Informasi Akuntansi ... 19
2.1.5 Persediaan ... 20
2.1.5.1 Sistem Informasi Akuntansi Persediaan ... 22
2.1.5.2 Unsur-Unsur Sistem Informasi Akuntansi Persediaan .... 22
2.1.5.3 Sistem Pencatatan dan Penerimaan Persediaan ... 24
2.1.5.4 Fungsi yang Terkait dalam Sistem Persediaan ... 25
2.1.5.5 Jaringan dan Prosedur yang Bersangkutan dengan Sistem Akuntansi Persediaan... 26
2.1.5.6 Praktik yang Sehat dalam Sistem Akuntansi Persediaan ... 27
2.1.6 Pengendalian Internal ... 29
2.1.6.1 Pengertian Pengendalian Internal ... 30
2.1.6.2 Tujuan Pengendalian Internal ... 32
2.1.6.3 Unsur-Unsur Pengendalian Internal ... 34
2.1.6.4 Unsur-Unsur Struktur Pengendalian Intern ... 35
xi Universitas Kristen Maranatha 2.1.9.2 Peranan Formulir Dokumen dalam Sistem Informasi
Akuntansi ... 42
2.2 Rerangka Pemikiran ... 43
BAB III METODE PENELITIAN... 47
3.1 Metode Penelitian ... 47
3.1.1 Teknik Pengumpulan Data ... 47
3.2 Objek Penelitian ... 48
3.2.1 Profil Perusahaan ... 49
3.2.2 Struktur Organisasi dan Uraian Tugas ... 50
3.2.3 Waktu Kerja ... 50
3.2.4 Struktur Organisasi ... 51
BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN ... 56
4.1 Sistem Informasi Akuntansi Persediaan spare part yang Diterapkan Perusahaan Pada PT. X ... 56
4.1.1 Dokumen yang digunakan Pada PT. X ... 56
4.1.2 Catatan yang Digunakan Pada PT. X ... 57
4.1.3 Kebijakan Perusahaan Mengenai Persediaan spare part ... 57
4.1.4 Prosedur Pengelolaan Persediaan spare part Pada PT. X ... 57
4.1.5 Bagian yang Terlibat dalam Alur Persediaan Pada PT. X ... 60
4.1.6 Sistem Pengendalian Intern yang Terlibat ... 61
4.1.7 Flowchart Persediaan yang diterapkan Pada PT. X ... 62
xii Universitas Kristen Maranatha 4.2 Sistem Informasi Akuntansi Persediaan spare part dalam Meningkatkan
Efektifitas Pengendalian Intern Persediaan Pada PT. X ... 66
4.2.1 Analisis Kelemahan Sistem Informasi Akuntansi Persediaan ... 66
4.2.2 Sistem Informasi Akuntansi Persediaan dalam Meningkatkan Efektifitas Pengendalian Persediaan spare part Pada PT. X ... 67
4.2.2.1 Praktek yang Sehat dalam Persediaan ... 67
4.2.2.2 Dokumen yang Digunakan ... 69
4.2.2.3 Catatan yang Digunakan ... 70
4.2.2.4 Fungsi yang Terkait ... 71
4.2.2.5 Prosedur yang Membentuk Sistem ... 72
4.2.3 Rekomendasi Flowchart Persediaan Pada PT. X ... 74
4.2.3.1 Penjelasan Flowchart Rekomendasi ... 77
BAB V SIMPULAN DAN SARAN ... 81
5.1 Simpulan ... 81
5.2 Saran ... 82
DAFTAR PUSTAKA ... 83
LAMPIRAN ... 84
xiii Universitas Kristen Maranatha
DAFTAR GAMBAR
xiv Universitas Kristen Maranatha
DAFTAR LAMPIRAN
1 Universitas Kristen Maranatha
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Seiring dengan era globalisasi, lingkungan bisnis berkembang semakin pesat begitu juga dengan tingkat persaingannya yang semakin ketat. Oleh karena itu perusahaan dituntut untuk melakukan kegiatan operasionalnya secara efektif dan efisien untuk mempertahankan eksistensinya, sehingga pengetahuan merupakan kekuatan yang sangat penting untuk membantu manajer dalam pengambilan keputusan Wilkinson (2000:3). Pengetahuan yang dimiliki oleh perusahaan dapat menghasilkan keputusan bisnis yang tepat yang disesuaikan dengan sistem informasi yang diterapkan pada masing-masing perusahaan. Dengan demikian, sistem informasi merupakan sesuatu yang sangat penting bagi perusahaan.
Organisasi menggantungkan diri pada sistem informasi untuk mempertahankan kemampuan berkompetisi. Informasi pada dasarnya adalah sumberdaya seperti halnya pabrik dan peralatan. Produktivitas, sebagai suatu hal yang penting agar tetap kompetitif, dapat ditingkatkan melalui sistem informasi yang lebih baik. Akuntansi, sebagai suatu sistem informasi, mengidentifikasikan, mengumpulkan, dan mengkomunikasikan informasi ekonomik mengenai suatu badan usaha kepada berbagai pihak (Bodnar dan Hopwood 2000:1).
BAB I PENDAHULUAN 2
Universitas Kristen Maranatha persediaan yang terdiri dari sistem dan prosedur persediaan adalah untuk dapat menangani hal-hal sebagai berikut :
1. Sebagian besar kekayaan perusahaan terutama, perusahaan dagang dan industri pada umumnya tertanam dalam persediaan, oleh karena nya perlu disusun sistem dan prosedurnya agar persediaan selain dapat ditingkatkan efisiensinya juga dapat ditingkatkan efektivitasnya.
2. Persediaan bagi perusahaan dagang dan industri harus diamankan dari kemungkinan pencurian, terbakar, kerusakan dan lain-lain demi mempertahankan kontinuitas perusahaan.
3. Persediaan harus ditangani dengan baik, selain penyimpanan dan pengeluarannya juga pemasukannya ke perusahaan, kesalahan dalam pemasukan yang disebabkan, harga dan kualitas akan mempengaruhi baik terhadap hasil produksi, juga terhadap harga pokok penjualannya. Midjan (2001:150).
Salah satu penyebab terjadi kekacauan dalam sistem informasi akuntansi persediaan adalah lemahnya pengendalian intern pada sistem dan prosedur yang mengatur suatu transaksi. Sistem pengendalian internal terdiri dari kebijakan dan prosedur yang dirancang untuk memberikan manajemen jaminan yang wajar bahwa perusahaan mencapai tujuan dan sasarannya(Arens 2006:396). Sumber daya manusia merupakan faktor dominan dalam pencapaian suatu tujuan perusahaan.
BAB I PENDAHULUAN 3
Universitas Kristen Maranatha 2006). Untuk itu diperlukan suatu sistem yang mendukung kebutuhan manajemen dan pimpinan perusahaan dalam mengelola perusahaan agar dapat berjalan dengan baik.
Aspek terpenting dalam sistem informasi akuntansi adalah bahwa sistem itu berjalan dalam struktur pengendalian intern perusahaan. Struktur pengendalian intern menyarankan tindakan-tindakan yang harus diambil dalam perusahaan untuk mengatur dan mengarahkan aktivitas-aktivtas perusahaan.(Bodnar dan Hopwood, 1995).
Sistem Pengendalian Intern yang efektif merupakan komponen penting dalam manajemen perusahaan dan menjadi dasar bagi kegiatan operasional perusahaan yang sehat dan aman. Sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen (Mulyadi, 2008:163).
BAB I PENDAHULUAN 4
Universitas Kristen Maranatha yang cukup besar bagi perusahaan, sementara perusahaan yang sudah cukup besar dalam mensiasati keadaan perekonomian yang serba sulit ini diharapkan dapat tetap produktif dengan cara perusahaan harus menyadari perlunya manajemen yang baik dengan menerapkan sistem pengendalian internal yang memadai agar tercapai pengelolaan yang lebih efektif. Pengendalian intern yang memadai tidak menjamin bahwa semua penyimpangan atas tindakan yang merugikan perusahaan dapat dihindarkan sama sekali, tetapi kemungkinan-kemungkinan tersebut diusahakan dapat seminimal mungkin (Mulyadi, 2008).
Pengendalian menjamin bahwa kebijakan dan pengarahan-pengarahan manajemen benar-benar dipatuhi. Dalam organisasi yang besar, manajemen cukup jauh dari operasi, dan supervisi karyawan secara pribadi menjadi tidak mungkin. Sebagai penggantinya manajemen harus bergantung pada sejumlah teknik pengendalian untuk menimplementasikan keputusan dan tujuan-tujuan nya dan untuk mengatur kegiatan-kegiatan yang menjadi tanggungjawabnya. Pengendalian dapat mencakup lingkup kegiatan yang luas, seperti memelihara kuantitas persediaan, pemakaian dalam barang produksi dan administrasi. Pengendalian intern yang baik merupakan faktor kunci bagi manajemen organisasi yang efektif. (Bodnar dan Hopwood : 2003, 10).
BAB I PENDAHULUAN 5
Universitas Kristen Maranatha sistem aplikasi persediaan menciptakan akuntabilitas barang yang ada digudang. Perhitungan fisik persediaan yang dilakukan secara periodik dapat berguna untuk menyingkapkan kemungkinan adanya kehabisan persediaan atau kesalahan dalam catatan persediaan (Bodnar dan Hopwood, 2006:11). Oleh karena itu, dibutuhkan pemisahan tugas untuk memastikan bahwa tidak ada individu atau departemen yang mengelola pencatatan akuntansi dengan operasi aktivitas mereka.
PT. X merupakan dealer mobil khususnya yang bergerak dibidang penjualan unit motor serta memiliki bengkel penjualan spare part dan melayani service yang tumbuh dan berkembang pada saat ini. PT. X memiliki misi yaitu memberikan pelayanan terbaik kepada pelanggan, maka oleh karena itu PT. X juga harus didukung oleh suatu sistem yang baik pula. PT. X terdiri dari dua bagian yaitu bagian unit penjualan dan bagian bengkel penjualan spare part dan service.
Sistem Persediaan Spare part pada PT. X merupakan salah satu divisi atau bagian yang sangat berperan penting terhadap suatu perusahaan yang bergerak di bidang jasa transportasi khususnya bengkel penjualan spare part dan service, pada bagian gudang berperan sebagai pengadaan spare part yang dibutuhkan oleh bengkel untuk menggantikan spare part motor yang rusak, selain itu bagian gudang juga melakukan pengolahan spare part, diantaranya mencatat setiap barang baik yang masuk maupun yang keluar. Pengecekan data yang tidak akurat dan sering kehilangan spare parts karena tidak adanya informasi tentang persediaan yang tidak akurat.
BAB I PENDAHULUAN 6
Universitas Kristen Maranatha Penulis bermaksud untuk menganalisa sistem informasi akuntansi persediaan untuk meningkatkan efektifitas pengendalian persediaan spare part perusahaan yang telah berjalan dan membuat suatu rancangan sistem yang baru untuk membantu memberikan informasi mengenai sistem informasi akuntansi persediaan yang baik guna meningkatkan pelayanan jasa bengkel service dan penjualan spare part sepeda motor yang dilakukan.
Berdasarkan hal tersebut maka penulis tertarik untuk meneliti PT. X yang di tuangkan dalam skripsi dengan judul ANALISIS PENERAPAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PERSEDIAAN DALAM MENINGKATKAN
EFEKTIFITAS PENGENDALIAN INTERN TERHADAP PERSEDIAAN
SPARE PART MOBIL PADA PT. X.
1.2 Identifikasi Masalah
Penulis mengidentifikasi masalah dalam skripsi ini adalah :
1. Bagaimana sistem infromasi akuntansi persediaan spare part yang diterapkan perusahaan pada PT.X
2. Bagaimana sistem infromasi akuntansi persediaan spare part dalam meningkatkan efektifitas pengendalian intern persediaan pada PT.X
1.3 Tujuan Penelitian
Tujuan penelitian dalam skripsi adalah :
BAB I PENDAHULUAN 7
Universitas Kristen Maranatha 2. Untuk memberikan informasi akuntansi persediaan yang memadai melalui
pembuatan rancangan sistem yang baru sehingga persediaan spare part mobil dapat dikendalikan.
1.4 Manfaat Penelitian
Setelah melakukan penelitian, penulis mengharapkan agar hasil dari penelitian yang penulis lakukan dapat berguna bagi :
a. Penulis
Untuk mendalami teori yang sudah diperoleh dan melihat bagaimana kemungkinan penerapannya di dalam suatu usaha, juga menambah pengetahuan dan pemahaman tentang Sistem Informasi Akuntansi khususnya tentang persediaan dalam meningkatkan pengendalian persediaan yang efektif.
b. Perusahaan
Hasil penelitian ini diharapkan dapat memberikan informasi mengenai kondisi sistem informasi akuntansi persediaan yang sedang diterapkan oleh perusahaan, mengidentifikasi kelemahan-kelemahan yang sudah terjadi maupun yang berpotensial, dan berusaha untuk memberikan informasi untuk mengantisipasi kelemahan-kelemahan tersebut.
c. Bagi masyarakat terutama rekan-rekan mahasiswa
81 Universitas Kristen Maranatha
BAB V
SIMPULAN DAN SARAN
5.1 Simpulan
Berdasarkan hasil analisis penulis yang telah dipaparkan di bab sebelumnya mengenai pelaksanaan analisis sistem informasi akuntansi persediaan dalam meningkatakan efektifitas pengendalian intern terhadap persediaan spare part sepeda motor pada PT.X , maka dapat ditarik simpulan sebagai berikut:
1. Sistem informasi akuntansi persediaan yang diterapkan oleh perusahaan belum memadai akan kelengkapan dokumentasi serta otorisasi. Dokumentasi yang bersangkutan ialah :
a. Kurangnya perangkapan dokumentasi work order.
b. Serta kurangnya otorisasi yang dilakukan di bagian kepala mekanik.
BAB V SIMPULAN DAN SARAN 82
Universitas Kristen Maranatha
5.2 Saran
Berdasarkan simpulan diatas maka penulis memberikan saran : 1. Bagi Perusahaan
Untuk dapat meningkatkan efektifitas perusahaan yaitu berupa tercapainya tingkat pengendalian persediaan barang jadi, maka disarankan bahwa sistem informasi akuntansi persediaan yang baik :
a. Tidak adanya perangkapan tugas.
b. Kelengkapan dokumentasi yang terkait di setiap bagian harus jelas dan dapat dicek kebenarannya.
c. Setiap dokumen yang dibuat harus jelas otorisasinya, baik otorisasi dari bagian kepala mekanik sampai di bagian gudang.
2. Bagi Peneliti Selanjutnya
83 Universitas Kristen Maranatha
DAFTAR PUSTAKA
Anthony, Robert N. and Vijay Govindarajan. (2004). Management Control System. 11th Edition. The Mc Graw-Hill, Inc., New York.
Arens, Alvin A. (2006). Auditing dan Pelayanan Verifikasi, Jakarta. PT. Indeks, kelompok Gramedia.
Bodnar, George H., dan William S. Hopwood. (2000). Sistem Informasi Akuntansi, Jakarta: Salemba Empat.
Chusing, Barry E dan Marshall B. Romney. (2003). Accounting Information System
and Business Organization, Mass USA, Addition Wesley Publishing
Company Inc.
Hall, James A. (2001). Sistem Informasi Akuntansi, Jakarta: Salemba Empat.
Ikatan Akuntansi Indonesia. (2001). Standar profesional Akuntan Publik, Jakarta Salemba Empat.
IAI. (2004). Standar Akuntansi Keuangan. Jakarta: Salemba Empat.
La Midjan, Azhar Susanto. (2001). Sistem Informasi Akuntansi I : Pendekatan
Manual Praktika Penyusunan Metode dan Prosedur, edisi ke-9, Bandung,
Penerbit Lembaga Informatika Akuntansi.
Mulyadi. (2001). Sistem Akuntansi, edisi ke-3, Jakarta. Penerbit Salemba Empat. Murtanto. (2005). Sistem Pengendalian Internal untuk bisnis, Jakarta. PT Hecca
Mitra Utama.
McLeod,Raymond and George Schell. (2008). Sistem Informasi Manajemen, 10th Edition, Salemba empat Jakarta.
Nugroho Widjajanto. (2001). Sistem Informasi Akuntasi, Penerbit Erlangga Jakarta. Romney, Marshall, B., dan P.J., Steinbart. (2003). Accounting Information System,
Ninth Edition, Prentice-Hall, Inc. Englewood Cliffs, New Jersey.
Wilkinson, Joseph W. dan Michael J. (2003). Accounting and Information System
