ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI
DISTRIBUSI BARANG
Landasan Teori
Definisi Sistem Informasi
Sistem merupakan kumpulan elemen-elemen yang saling berinteraksi dan bekerja sama memproses masukan (input) sehingga menghasilkan keluaran (output) yang berguna bagi penerimanya.
Informasi merupakan hasil dari pengolahan data menjadi bentuk yang lebih berguna bagi penerima serta menggambarkan suatu kejadian-kejadian nyata dan dapat digunakan sebagai alat bantu untuk pengambilan suatu keputusan.
Konsep Dasar Sistem Informasi
Informasi adalah data yang diolah sehingga mempunyai nilai bagi pengguna dalam rangka pengambilan keputusan. Untuk mendukung lancarnya suatu system informasi dibutuhkan beberapa komponen sebagai berikut :
a. Input
Input disini adalah semua data yang dimasukan kedalam system informasi. Dalam hal ini yang termasuk dalam input adalah dokumen-dokumen, formulir, dan file. b. Proses
Proses merupakan prosedur yang akan memanipulasi input yang akan disimpan dalam bagian basis dan seterusnya akan diolah menjadi suatu output yang akan digunakan oleh sipenerima.
c. Ouput
Merupakan semua keluaran atau hasil dari model yang sudah diolah menjadi suatu informasi yang telah berguna dan dapat dipakai penerima.
d. Teknologi
Teknologi disini merupakan bagian yang berfungsi untuk memasukan input, mengolah input dan menghasilkan keluaran. Ada bagian dalam teknoogi ini yang meliputi perangkat keras, perangkat lunak, dan perangkat manusia.
e. Basis Data
Basis data merupakan kumpulan-kumpulan data-data yang saling berhubungan satu dengan yang lain, yang disimpan dalam perangkat keras computer dan akan diolah menggunakan perangkat lunak.
f. Kendali
Konsep Dasar Sistem Informasi Manajemen SIM atau Sistem Informasi Manajemen adalah :
1. Kumpulan dari interaksi system-sistem informasi
2. Menghasilkan informasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen.
Sistem Distribusi Barang
Difinisi Sistem Informasi Distribusi Barang suatu pengendalian manajemen yang dilakukan oleh perusahaan untuk mengetahui stok barang dan pekerjaan yang sedang berlangsung. Manajemen perusahaan yang efektif merupakan kunci keberhasilan. Manajeman berusaha mempertahankan kwantitas dan jenis persediaan yang cukup untuk memenuhi permintaan konsumen. Disisi lain, manajemen juga harus berusaha menjaga keseimbangan persediaan agar tidak terlalu tinggi juga tidak terlalu rendah. Untuk itu, maka diperlukan suatu system informasi distribusi untuk mengetahui jumlah persediaan setiap saat.
3. Analisis
Analisis sistem dapat didefinisikan sebagai penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh kedalam bagian–bagian komponennya dengan maksud mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan–permasalahan, kesempatan– kesempatan, hambatan–hambatan yang terjadi dan kebutuhan–kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan–perbaikan.
Identifikasi Masalah
Untuk membuat sistem yang tepat maka telah di lakukan analisa terhadap sistem lama dan di dapatkan bahwa masalah-masalah yang sering muncul dalam transaksi penjualan dan pemesanan marchendise adalah sebagai berikut:
1. Pembuatan nota penjualan sering terlambat 2. Pencarian data-data transaksi sangat lama 3. Pembuatan laporan-laporan sangat lama 4. Laporan tidak akurat
Analisis Kelemahan Sistem
Pengolahan data Penjualan dan pemesanan barang yang dilakukan secara manual akan berdampak pada perhitungan-perhitungan yang kurang akurat dan pembuatan laporan yang kurang efisien, itu merupakan kelemahan-kelemahan yang harus ditangani. Setelah mengetahui kelemahan dan permasalahan-permasalahan pada sistem lama dan adanya usulan sistem baru berupa pembuatan sistem informasi Penjualan dan pemesanan barang maka perlu adanya pendekatan untuk mengatasi masalah-masalah
1. Dari segi keandalan
Proses pencatatan data penjualan dan pemesanan barang pada UD.Menara Jaya Abadi oleh karyawan dilakukan kurang handal karena banyak kesalahankesalahan
meskipun langsung dibetulkan. Pekerjaan menjadi kurang efisien
karena ada proses pembetulan yang masih membutuhkan waktu untuk data yang sederhana atas kesalahan yang dibuat.
2. Dari segi teknologi
Teknologi yang digunakan di UD.Menara Jaya Abadi dalam pengolahan data penjualan dan pemesanan barang masih menggunakan kalkulator sebagai alat hitung untuk transaksi penjualan dan pemesanan.
3. Dari segi dokumen
Dokumen yang diperlukan seperti bukti transaksi, bukti kas masuk dan bukti kas keluar sangat diperlukan dalam proses transaksi penjualan dan pemesanan
barang. Tetapi dalam penyimpanan suatu berkas menimbulkan banyak tempat, sehingga sulit dan membutuhkan waktu relatif lama dalam proses pencarian.
4. Dari segi laporan
Laporan yang dihasilkan belum terformat atau tersusun dengan rapi, sehingga kurang bisa untuk digunakan sebagai sarana dalam pengambilan keputusan. Adapun alat ukur yang digunakan untuk menentukan proses penyelesaian
masalah yaitu dengan melakukan peningkatan-peningkatan pada 6 aspek yang dikenal dengan analisis PIECES.
Analisis PIECES
Keenam aspek dalam analisi PIECES meliputi :
a) Analisis Kinerja (Performance)
Analisis kinerja merupakan analisis terhadap kemampuan sistem dalam menyelesaikan tugas dengan baik. Kinerja sangat penting karena berkaitan dengan produktifitas dari hasil kerja yang dilakukan. Ukuran hasil kerja dapat dilihat dari jumlah pekerjaan yang akan dilakukan pada waktu tertentu dan adanya waktu yang tertunda dari satu pekerjaan ke pekerjaan yang lain.
“Masalah kinerja dapat terjadi ketika tugas-tugas operasional diselesaikan terlalu lambat untuk mencapai sasaran yang diinginkan. Performance dapat diukur dengan jumlah produksi (Throughput) dan waktu tanggap (Response Time) dari sistem.2”
Pada system lama kinerja memerlukan banyak waktu dan lambatnya proses yang dilakukan, misalnya dalam proses pencatatan data membutuhkan waktu 2 sampai 10 menit. Sedangkan dari segi waktu tanggap pemrosesan data
dilakukan secara manual, dalam pencarian data juga masih memerlukan waktu yang lama karena harus mencari data – data pada arsip yang masih berupa kertas – kertas.
Parameter 1. Kinerja
Keterlambatan memberikan informasi oleh manajer mengenai total barang yang ada pada gudang membuat admin harus melakukan perhitungan ulang dengan menambah jumlah barang yang ada dengan barang yang dibeli ketika transaksi pembelian dengan pemasok, dan mengurangi jumlah produksi barang dengan jumlah barang yang terjual ketika transaksi
penjualan dengan pelanggan. hal tersebut memperlambat kinerja proses. 2. Waktu tanggap
Adanya pengelompokan barang berdasarkan jenis barang membuat admin harus mengelompokan beberapa jenis barang tertentu. Ketika terjadi transaksi penjualan atau pemesanan, maka admin harus selalu
menyesuaikan dengan jenis barang, tipe dan brand dari barang interior, sehingga akan semakin memperlambat waktu tanggap.
b) Analisis Informasi (Information)
Sebuah informasi dapat dikatakan akurat jika informasi tersebut tidak menyesatkan, bebas dari kesalahan – kesalahan dan harus jelas dengan
maksud yang akan dituju. Ketidakakuratan informasi dapat disebabkan karena sumber informasi (data) mengalami gangguan atau kesengajaan sehingga merusak atau merubah data – data yang asli.
Parameter 1. Akurat
• Informasi yang dihasilkan atau dibutuhkan belum memiliki kebenaran, terkadang ada kesalahan ketika membeli barang, kode barang yang diinputkan salah, sehingga harus menyesuaikan kembali dengan transaksi nota pembelian.
• Informasi yang dihasilkan atau dibutuhkan belum memiliki keamanan hak akses untuk admin maupun kasir. Apabila ada pegawai/orang
lain yang menyalahgunakan laporan keuangan maka bisa berakibat fatal bagi perusahaan UD.Menara Jaya Abadi.
2. Ketepatan waktu
• Informasi yang diterima belum bisa dihasilkan tepat pada waktunya, admin tidak dapat melakukan laporan penjualan dan pemesanan secara cepat apabila sewaktu – waktu manajer membutuhkan
bagi pengguna tertentu, sehingga bila digunakan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan akan berakibat fatal.
c) Analisis Ekonomi (Economy)
Ekonomi merupakan motivasi paling umum bagi suatu lembaga. Pijakan dasar bagi kebanyakan manajer adalah biaya yang murah atau efisien. Parameter
1. Biaya
Dalam sistem lama pembuatan laporan masih menggunakan alat tulis menulis untuk menyimpan dokumen. Sehingga bila terjadi suatu kesalahan harus diperbaiki ataupun harus diulang lagi, hal ini akan sangat
memperbesar biaya operasional. Dalam system yang baru sebelum laporan dicetak bias dilakukan preview dulu sehingga kesalahan dapat diketahui terlebih dulu, hal ini sangat mengefisienkan perlengkapan toko.
d) Analisis Pengendalian (Control)
Sistem yang digunakan harus dapat mengamankan data dari kerusakan, misalnya dengan membuat back up data. Selain itu, sistem yang digunakan harus dapat digunakan untuk mengamankan data dari akses yang tidak diizinkan.
Parameter 1. Keamanan
Dari hasil pengamatan di lapangan di dapatkan bahwa sistem UD.Menara Jaya Abadi yang sedang berjalan sangat tidak aman karena laporan-laporan dan dokumen-dokumen yang ada masih diletakkan secara terbuka dan sembarangan di kantor sehingga orang lain dengan mudah dapat mengakses informasi yang ada.
e) Analisis Efisiensi (Efficiency)
Efesien berhubungan dengan bagaimana sumber daya yang digunakan seminimal mungkin guna menhindari pemborosan. Tingkat ketelitian dan kemampuan manusia cukup terbatas sedangkan pengolahan data dan laporan masih mengandalkan kemampuan manusia, hal ini dapat mengakibatkan kesalahan.
Parameter
1. Pembuatan laporan
lebih.
g. Analisis Pelayanan (Service)
Peningkatan jumlah pelanggan dan pendapatan tidak terlepas dari kulaitas dan pelayanan yang siberikan oleh perusahaan.
Parameter 1. Pelayanan
Pelayanan yang diberikan oleh sistem lama cukup baik, hanya saja masih terdapat sedikit kekurangan dikarenakan masih menggunakan sistem manual. Dengan adanya sistem yang baru diharapkan dapat
meningkatkan kepuasan terhadap konsumen dan karyawan karena proses yang dilakukan lebih cepat.
Analisis Kebutuhan Sistem
Supaya keadaan yang diiginkan dapat berubah sesuai dengan perkembangan
waktu di masa yang akan datang, UD.Menara Jaya Abadi di bagian pencatatan data barang membutuhkan peralatan dan sistem yang lebih modern yaitu menggunakan komputer sebagai sarana pemanfaatan teknologi yang mampu membantu kegiatan kerja dalam penjualan dan pemesanan barang.
Kebutuhan Fungsional
1. Sistem harus bisa membatasi hak akses user sesuai dengan status di perusahaan. Hak akses yang diberikan antara lain sebagai berikut :
Pimpinan/Pemilik Perusahaan
• Menampilkan dan mencetak laporan-laporan yang ada.
Admin
• Mengolah data barang/item, pelanggan dan pemasok • Melakukan input data transaksi pembelian
• Menampilkan dan membuat laporan-laporan yang ada Kasir
• Melakukan input data transaksi penjualan dan pemesanan. Sistem bisa melakukan entri data pihak-pihak yang terkait. a. Data Supplier
e. Transaksi Penjualan Kredit f. Hutang
g. Piutang
Laporan yang dihasilkan oleh sistem ini adalah: a. Laporan Pelanggan
b. Laporan Pemasok/Supplier c. Laporan Seluruh Penjualan
d. Laporan Penjualan perbarang Per-Periode e. Laporan Seluruh Penjualan Per-Periode f. Laporan Seluruh Penjualan Kredit g. Laporan Seluruh Pembelian h. Laporan Pembelian Per-Periode i. Laporan Retur Pembelian
j. Laporan Retur Penjualan k. Laporan Hutang
l. Laporan Piutang
Kebutuhan Non Fungsional
1. Kebutuhan Perangkat Keras (Hardware)
Perangkat keras yang dimaksud adalah alat yang digunakan untuk
pengolahan data dan penyajian laporan. Perangkat keras yang diperlukan adalah komputer, printer dan perangkat pendukung lainnya.
2. Kebutuhan Perangkat Lunak (Software)
Maksud dari perangkat lunak adalah program yang digunakan untuk
mengendalikan kegiatan sistem komputer. Perangkat lunak yang digunakan untuk sistem ini adalah Sistem Operasi Windows XP sebagai sistem operasi dan Microsoft Visual Basic 6.0 sebagai aplikasi serta Microsoft SQL Server 2000 sebagai database.
3. Teknologi Teknisi (Brainware)
Dalam pembuatan sistem ini dibutuhkan orang-orang yang mengerti cara kerja sistem, pengoperasian sistem dan pemeliharaan sistem.
Analisis Biaya dan Manfaat
Proses pengembangan sistem ini agar menjadi sistem yang lebih baik harus ditunjang dengan perangkat-perangkat teknologi yang memadai seperti :
a. Perangkat Keras Komputer
c. c. Perangkat Manusia (brainware)
d. Perangkat manusia memegang peranan penting dalam pengembangan suatu sistem, e. perangkat inilah yang nantinya akan mengoperasikan sistem tersebut. Dari penelitian f. dilapangan dan berdasarkan kebutuhan untuk mengembangkan sistem lama menjadi g. sistem baru, maka dapat dijelaskan rincian biaya dan manfaat proyek sistem
h. informasi pengolahan data pemesanan dan penjualn barang
Metode Biaya dan Manfaat
Adapun metode-metode untuk melakukan analisis biaya dan manfaat adalah sebagai berikut :
a. Metode Periode Pengembalian Investasi (Payback Period)
Metode ini menilai proyek investasi dengan dasar lamanya investasi tersebut dapat tertutup dengan aliran-aliran kas masuk. Metode ini tidak memasukkan faktor bunga
