PROPOSAL
SISTEM INFORMASI PENGGAJIAN KARYAWAN DI
TOKO MERAH GEJAYAN DENGAN
VISUAL BASIC 6.0 DAN MS ACCESS
DiajukanOleh :
121051077/Nur Sa’idah
121051088/Annisaa Utami
1. Abstrak
Di tengah maraknya penerapan Teknologi Informasi di berbagai bidang kehidupan manusia, masyarakat umum dan bahkan kalangan informatikawan banyak sekali dikejutkan dengan teknologi baru ini.Toko Merah Gejayan yang bergerak dibidang alat tulis berbagai macam barang memiliki karyawan yang tidak sedikit, karyawan mendapat imbalan berupa gaji yang berbentuk uang dan dibayarkan setiap bulan, seiring dengan maraknya penerapan teknologi informasi maka penulis merancang suatu sistem yang dapat menanggulangi kesulitan-kesulitan yang dialami pada proses pengolahan data gaji pegawai yang dilakukan secara kurang efesien dengan microsoft excel dan menulis laporan dari microsoft word . Kegiatan Toko Merah meliputi proses penambahan, pengeditan, penghapusan data pegawai dan perhitungan gaji, dengan pengolahan data menggunakan sistem terbaru maka proses updating dapat dilakukan dengan mudah sehingga data tiap hari menjadi data yang up to date.
2. Latar Belakang
Sejalan dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi, dewasa ini semakin banyak perusahaan atau instansi yang dibuat. Pada saat ini, suatu perusahaan harus bekerja cepat adil dan tepat dengan tingkat ketelitian untuk berjalan dan bertahan dalam persaingan bersaing. Sistem informasi yang diperlukan harus akurat, tepat waktu dan fleksibel. Ini akan mendukung kelancaran kegiatan di perusahaan atau instansi dalam kegiatan sehari-hari.
menggunakan microsoft word menyebabkan informasi yang diperoleh kurang lengkap dan membutuhkan waktu yang lama dalam mencari informasi.
Oleh karena itu,kami membuat sistem yang dapat memberikan produk desain sistem informasi karyawan gaji dan membantu merancang sistem perhitungan gaji karyawan adalah akurat.
3. Analisa Kondisi Existing
Toko Merah melakukan perhitungan dan pengelolaan gaji karyawan masih menggunakan bantuan microsoft excel. Pencatatan data absensi karyawan masih manual. Pembuatan laporan masih menggunakan microsoft word.Penggunaan
Microsoft Excel dan Microsoft Word untuk melakukan pengelolaan data gaji pegawai dan laporan itu kurang efisien.Perlu dilakukan pembenahan yang kompleks dan teratur didalam manajemen yang lebih baik lagi.Salah satu alat yang dapat digunakan untuk memperbaiki aktivitas penggajian tersebut adalah dengan menciptakan suatu pengolahan data gaji pegawai yang benar-benar efisien dan cepat.Karena hal ini sangat penting untuk menghindari kesalahan sistem pengolahan data gaji karyawan yang diinginkan.Oleh karena itu, penulis sangat tertarik untuk membuat suatu program pengolahan data gaji pegawai .
4. Maksud dan Tujuan
Tujuan proposal ini adalah untuk membuat sistem informasi penggajian karyawan yang dapat memudahkan kegiatan proses penggajian karyawan yang diharapkan dapat membantu Toko Merah Gejayan dalam proses perhitungan gaji dan pembuatan laporan. Proyek perangkat lunak “Sistem Informasi Penggajian Karyawan ” ini dimaksudkan :
b. Memudahkan pekerjaan bagian keuangan karena bisa mendapatkan informasi data penggajian secara cepat dan akurat.
c. Memudahkan pekerjaan update data karena ada penambahan data baru dan pengurangan data akibat rusak maupun hilang.
5. Sasaran
Dengan adanya sistem ini diharapkan dapat membantu pengelolan pengelolaan data gaji karyawan sehingga segala proses yang berkaitan dengan gaji karyawan dapat dilakukan dengan efektif, cepat, terstruktur, dan terperinci. Sistem Informasi Penggajian di Toko Merah Gejayan diharapkan dapat berguna bagi karyawan ,personalia,supervisor,bagian keuangan dan seluruh orang yang bekerja di Toko Merah Gejayan.
6. Analisis Kinerja
Aplikasi ini yang kami kembangkan, yaitu sistem informasi penggajian karyawan terbagi dalam menu pilihan, yaitu:
a. Data karyawan
b. Data jabatan karyawan c. Data golongan karyawan d. Data Penggajian
e. Data Login
f. Data absensi karyawan
1) Daftar Hadir karyawan (Absensi Uang Makan) 2) Daftar Absensi harian karyawan
g. Laporan
1). Laporan data karyawan
Penjelasan dari menu-menu tersebut adalah sebagai berikut:
a. Data karyawan
Dalam menu ini diharuskan memasukan data karyawan yang dimaksutkan untuk menyimpan database pada menu karyawan.
Keuntungan dengan adanya data karyawan:
Maka kita dapat mengetahui siapa saja yang bekerja di Toko Merah Gejayan dan mempunyai data pribadi karyawan tersebut.
b. Data jabatan karyawan
Dalam menu ini diharuskan memasukan data jabatan karyawan yang dimaksukan untuk menyimpan database pada data jabatan karyawan. Keuntungan dengan adanya data jabatan karyawan:
Maka kita dapat mengetahui jabatan karyawan yang bekerja pada Toko Merah. c. Data golongan karyawan
Dalam menu ini diharuskan memasukan data golongan karyawan yang dimaksudkan untuk menyimpan database pada menu golongan karyawan. Keuntungan dengan adanya data golongan karyawan:
Maka kita dapat mengetahui golongan karyawan yang bekerja pada Toko Merah.
d. Data absensi karyawan
Dalam menu data absensi karyawan memasukkan data absensi berupa Daftar Hadir karyawan (Absensi Uang Makan) dan Daftar Absensi harian karyawan Keuntungan dengan adanya data absensi karyawan:
Maka kita dapat mengetahui absensi yang bekerja pada Toko Merah. e. Data penggajian
Dalam menu Login merupakan pengguna dari aplikasi yang memiliki hak akses penuh dalam mengolah data, menambah, mengedit dan menghapus data. g. Laporan-laporan
Menu ini mencetak hasil data yang telah diinputkan ,yang yang selanjutnya ditujukan kepada Personalia. Personalia mencek laporan gaji tersebut yang meliputi:
1) Laporan data karyawan
2) Laporan Slip Gaji yang berupa gaji bersih dan potongannya Keuntungan dengan adanya data jabatan karyawan:
Maka kita dapat mengetahui laporan dalam Toko Merah Gejayan yang berupa laporan data karyawan dan laporan slip gaji yang berupa gaji bersih dan potongan nya .
7. Persyaratan dan Kondisi yang diisyaratkan
Persyaratan dan kondisi yang disyaratkan bagi Toko Merah adalah:
a. Sistem ini membutuhkan seperangkat komputer yang mampu menjalankan sistem operasi Windows.
b. Sistem ini menggunakan Visual Basic 6.0 dan data sistem ini disimpan dalam Microsoft Acces 2010 untuk pengolahan datanya,
c. Sistem ini menggunakan perangkat keras (hardware) yang dibutuhkan untuk menjalankan program ini adalah sebagai berikut :Mainboard + processor Intel Pentium dual 1,60Ghz, Memory 1 Gb, Hardisk 80Gb,VGA Card 32 Mb,Monitor 15”, Keyboard + mouse dan Printer
d. Secara teknis sistem ini mudah untuk dikembangkan dan dimodifikasi apabila ada hal-hal yang berubah di kemudian hari.
8. Uraian Ringkas Sistem Informasi Penggajian Karyawan dan Konsep Rencana Sistem Informasi Penggajian Karyawan secara keseluruhan
dari penginputan data karyawan,data golongan ,data jabatan karyawan dan data absensi karyawan yang kemudian data tersebut diolah untuk sampai dengan didapatkannya laporan yang dibutuhkan. Penggajian karyawan di Toko Merah itu berdasarkan data absensi ,data golongan dan data jabatan .
9. Keunggulan yang dimiliki
Proses manual yang selama ini diterapkan di Toko Merah Gejayan memiliki berbagai kelemahan. Dengan diterapkannya system ini, maka diharapkan beberapa kelemahan yang ada dapat diminimalisir, contoh :
Data karyawan yang tidak terstruktur.
Kesulitan yang dirasakan karyawan pada saat pendaftaran penginputan data karyawan .
Kesulitan yang dirasakan pada saat pengolahan data karena masih menggunakan sistem manual Microsoft Excel.
Kesulitan dalam hal laporan data karyawan dan data slip gaji karyawan karena masih menggunakan Microsoft Word.
Proses pengelolaan penggajian karyawan yang berlangsung dengan lambat
10. Tahapan Pekerjaan
Tahap 1 :
Persiapan dilakukan oleh tim pembuat system informasi dengan menyiapkan proposal dan kelengkapannya. Kemudian dilanjutkan dengan tahap koordinasi dan konsultasi kepada pihak perusahaan yang terkait, selanjutnya analisa kebutuhan/ analisa system baik insfrastruktur maupun financial.
Tahap 1 dilaksanakan oleh tim awal yang terdiri dari :
3. Dean Ayu Lestari, S.Kom.,M.Kom.
Tahap 2 :
Normalisasi dan migrasi basis data, pembuatan software, testing software dan uji coba yang dilakukan oleh tim sistem informasi, yang terdiri dari :
1. Annisaa Utami, S.T., M.Kom. 2. Nur Sa’idah, S.Kom.,M.Kom. 3. Dean Ayu Lestari, S.Kom.,M.Kom.
Tahap 3 :
Evaluasi dan perbaikan sistem, dokumentasi dan pelatihan, dilaksanakan oleh :
11. RencanaAnggaran
Rencana anggaran biaya / daftar harga yang ditawarkan (dalam mata uang rupiah) termasuk pajak, per tahapan yang dibagi dalam satuan kegiatan.
No Kegiatan Harga Sub Total
1. Persiapan :
a. Proposal 1 eks (termasuk jilid) b. Materi Presentasi proposal c. Fie tim awal :
2. Koordinasi dan konsultasi
a. Rapat pertemuan b. Koordinasi tim 3 kali c. Analisa kebutuhan/sistem
3. Normalisasi dan migrasi basis data :
1 orang analis sistem
2 orang programer
Rp. 400.000,00
Rp. 150.000,00
Rp. 400.000,00
Rp. 300.000,00
1 orang analis sistem
2 orang programer
Rp. 400.000,00
Rp. 150.000,00
Rp. 400.000,00
Rp. 300.000,00
5. Evaluasi dan perbaikan software :
2 orang analis
3 orang programer
Dokumentasi dan pelatihan :
1 orang ketua tim
5 instruktur
6. Pembuatan laporan awal,antara & akhir
1 orang penanggung jawab
3 orang administrasi
7 Pajak dan pengeluaran tak terduga :
Pajak 10% dari Rp 6.905.000
Tak terduga 5% dari Rp 6.905.000
12. AnalisisHarga
Analisis harga satuan modul-modulu tama atas rencana anggaran yang diusulkan
No Kegiatan Sub Total
1 Persiapan Rp 230.000,00
2 Koordinasi dan konsultasi Rp 725.000,00
3 Normalisasi dan migrasi basis data
Rp 700.000,00
4 Testing sofware Rp 700.000,00
5 Evaluasi dan perbaikan sofware
Dokumentasi dan pelatihan
Rp 1.250.000,00
Rp 1.550.000,00
6 Pembuatan laporan awal,antara,akhir
Rp 1.750.000,00
7 Pajak dan pengeluaran tak terduga
Biaya pemeliharaan sistem
Rp 1.357.000,00
Rp 1.500.000,00
13. RencanaWaktu
Untuk merealisasikan kegiatan dalam pembuatan perangkat lunak “sistem penggajian” kurang lebih memerlukan waktu 8 minggu dengan pengaturan waktu berikut ini :
n
o Aplikasi
Minggu
1 2 3 4 5 6 7 8
1 Persiapan
2 Koordinasi dan konsultasi
3 Analisis kebutuhan sistem
4
Normalisasi dan migrasi basis data
8 ujicoba program software
9 Laporan antara
1 0
evaluasi dan perbaikan database
1 1
serah terima program database
1
2 Dokumentasi
1
1
4 laporan akhir
14. Desain Integritas Antar Komponen
8 7
1 5 2 6
3
4
Legend :
- : Arusfisik - : Arus Data
Keterangan :
Alur kegiatan pengelolaan data absens dan penggajian karyawan yang sedang berjalan adalah sebagai berikut :
1. Karyawan akan menerima Daftar Hadir karyawan (Absensi Uang Makan) dan Daftar Absensi harian karyawan oleh bagian personalia.
karyawan Supervisor
personalia Keuangan
Sistem Informasi Penggajian
2. Kemudian di cek ulang oleh supervisor pada Daftar Absensi Uang Makan tersebut yang telah ditandatangani oleh karyawan, fungsinya untuk menbantu Bagian keuangan agar lebih mudah dalam memberikan potongan uang makan kepada karyawan yang tidak hadir pada gaji bulanan karyawan tersebut.
3. Dan setelah itu karyawan menandatangani Daftar Absensi Harian. Setelahitu Daftar Absensi Harian karyawan yang telah ditandatangani,
4.Lalu, di cek oleh supervisor, fungsinya untuk kedisiplinan karyawan tersebut.
5. Laporan Daftar Absensi Harian tersebut diserahkan kebagian personalia buat disahkan.
6.. Bagian Keuangan menerima Daftar Absensi Uang Makan yang sudah di cek ulang oleh supervisor,
7. membuat Daftar Gaji serta Laporan Slip Gaji yang berupa gaji bersih dan potongannya, yang selanjutnya ditujukan kepada Personalia. Personalia mencek laporan gaji tersebut, 8. kemudian slip gaji ditujukan kepada Karyawan dalam sistem informasi penggajian
15. Penutup
Dengan menganalisa gejala-gejala permasalahan tersebut, kami dapat menarik kesimpulan mengenai suatu peluang pengembangan sebuah aplikasi penggajian karyawan yang diterapkan pada toko ini Sistem yang diusulkan dapat memberikan layanan sebagai berikut: 1. Mampu menjamin untuk memberikan pelayanan informasi yang berkualitas kepada karyawan.
2. Mampu menyediakan berbagai data karyawan serta pelayanan administrasi yang diinginkan karyawan.
3. Dapat diterapkan pada karyawan yang belum mengenal komputer atau sistem ini dirancang oleh penulis agar mudah digunakan oleh orang yang belum mengenal komputer (user friendly).
