1
Design System of Controlling Admission of New Students
STIKOM Surabaya Study case : Campus Expo 2012
1)
Gema Pertiwi Aisyah Metawati 2)Januar Wibowo 3)Waldy Permana Agastya
S1 / Sistem Informasi. Sekolah Tinggi Manajemen Informatika & Teknik Komputer Surabaya
Email : 1)s070364@si.stikom.edu 2)januar@stikom.edu 3)waldyp@yahoo.com
Abstract:
An admission is a part of structural management at STIKOM Surabaya that has main function as marketing and sales. At the time of carrying out activities, Penmaru’s often have difficulties. Difficulty that frequently happened is lack of coordination between coordinator and Person In Charge (PIC) on activities preparation. Besides that, another difficulty is there is no up to date data that can describes completion of each activities, so that on activities implementation frequently not performing well. Workflow is a Information Technology (IT) that using electronic system to organizing and monitoring business process. Web-Based Application with workflow application used as monitoring and controlling Penmaru’s activities. Based on blackbox testing and evaluation result against application user respondents, found that this activities controlling system can monitoring and controlling perform of each activities. Even application or system have been made to and capable to monitoring and controlling with activities warning by e-mail and SMS. So every activity both in terms of planning, controling and implementation can be coordinated well.
Keywords : Activity ,workflow, warning
Penerimaan Mahasiswa Baru (Penmaru) merupakan salah satu bagian dari struktural perguruan tinggi STIKOM Surabaya yang memiliki fungsi utama pemasaran (marketing dan sales). Penmaru menarik minat lulusan SMA/MA/SMK dan sederajat yang akan melanjutkan sekolah ke perguruan tinggi. STIKOM Surabaya perlu melakukan promosi supaya banyak calon mahasiswa yang tertarik untuk mendaftarkan diri masuk ke STIKOM Surabaya.
Melaksanakan atau mengikuti sebuah kegiatan dapat meningkatkan media promosi. Contohnya dapat berkomunikasi langsung dengan target pemasaran, lebih dekat dengan calon mahasiswa, menambah jumlah calon mahasiswa baru, memperkenalkan keunggulan STIKOM
Surabaya dan lain sebagainya. Secara umum kegiatan dapat didefinisikan sebagai kumpulan suatu rangkaian kegiatan (aktifitas), yang mempunyai saat permulaan dan yang harus dilaksanakan serta diselesaikan untuk mendapatkan tujuan tertentu (Rachman, 2011). Sementara tujuan kegiatan Penmaru STIKOM Surabaya adalah dapat meningkatkan pemasaran (marketing dan
sales) melalui media promosi.
2 Dalam melaksanakan sebuah
kegiatan, Penmaru STIKOM Surabaya seringkali mengalami kendala-kendala, seperti persiapan kegiatan khususnya dalam hal pengaturan waktu persiapan sebelum kegiatan tersebut dimulai atau pasca kegiatan. Diantaranya dalam pendayagunaan waktu dan pengendalian kegiatan manajerial yang disebabkan karena kurangnya koordinasi yang baik. Selain hal tersebut waktu persiapan atau pelaksanaan kegiatan yang sering melebihi batas jam kerja karyawan, hal ini menyebabkan tidak adanya data up to date yang mampu menggambarkan penyelesaian masing-masing pekerjaan dari kegiatan keseluruhan secara berkala. Serta tidak adanya peringatan yang jelas tentang deadline dari sebuah kegiatan.
Salah satu metode yang dapat mengendalikan perencanaan waktu adalah Workflow. Teknologi Workflow adalah suatu teknologi IT yang menggunakan sistem elektronik untuk mengatur dan memonitor proses bisnis. Hal tersebut memungkinkan adanya aliran pekerjaan antara individu dengan departemen yang bisa digambarkan dan terlacak. Metode workflow bisa melakukan pelacakan dari semua elemen dan laporan pada setiap langkah, sehingga bisa menghemat waktu daripada melakukannya secara manual (Rachmanto, 2002).
Berdasarkan permasalahan di atas, maka dibuat aplikasi berbasis web dengan penerapan workflow yang digunakan sebagai sarana memantau atau mengendalikan kegiatan dalam hal ini adalah kegiatan di Penmaru. Sehingga Penmaru dapat mendayagunakan waktu dan melihat laporan kegiatan yang diperlukan bisa terlacak proses kegiatannya dengan menggunakan media e-mail dan SMS dalam hal peringatan kegiatan. Jika setiap kegiatan mendekati batas waktu, dan belum ada laporan kegiatan dari masing-masing Person In Charge (PIC), maka sistem akan memberikan peringatan via e-mail dan SMS. Setelah laporan proses kegiatan telah terpenuhi maka kepala bagian penmaru mengecek laporan kegiatan sebagai tindak lanjut kegiatan. Selain hal tersebut kepala bagian penmaru akan mendapat laporan prosentase proses berupa grafik tiap kegiatan Penmaru. Hal ini dapat membantu kepala bagian penmaru dalam mengendalikan tindakan pengguna dalam setiap proses kegiatan.
3 pengendalian kegiatan dapat di kelola
dengan baik pada setiap detail kegiatannya.
Pengendalian Kegiatan
Pengendalian Kegiatan adalah salah satu fungsi manajemen yang merupakan pengukuran dan koreksi semua kegiatan dalam rangka memastikan bahwa tujuan-tujuan dan rencana-rencana organisasi dapat terlaksana dengan baik. Pengendalian dapat pula diartikan sebagai kemampuan untuk mengatur kebijakan finansial dan operasional dari suatu perusahaan untuk mendapatkan manfaat dari kegiatan perusahaan tersebut. (Syamrilaode, 2010).
Workflow
Workflow adalah suatu teknologi IT yang menggunakan sistem elektronik untuk mengatur dan memonitor proses bisnis. Aplikasi workflow digunakan untuk mengotomasi proses workflow itu sendiri, yang mungkin saja merupakan berawal dari proses manual yang sudah ada. Kita bisa mendesain sebuah aplikasi workflow yang bisa melakukan pelacakan dari semua element dan laporan pada setiap langkah, sehingga bisa menghemat waktu daripada melakukannya secara manual (Rachmanto, 2002).
Keuntungan yang bisa didapat jika kita mengotomasi workflow :
1. Bisa melacak setiap langkah (proses) dalam sebuah workflow.
2. Terjaganya keamanan dalam setiap proses yang terjadi.
3. Terkontrolnya apa aja tindakan user dalam suatu proses workflow.
SMS Gateway
Sms gateway merupakan komunikasi dua arah, mengirim dan menerima, digunakan untuk SMS keyword, polling, ataupun informasi lainnya. SMS ini biasanya digunakan dengan kartu GSM, dan tarifnya pun disesuaikan dengan kartu tersebut (Saputra, 2011). Maksud dari dua arah ini sistem akan membalas ataupun mengirim secara otomatis setiap pesan yang masuk.
Layanan SMS lebih diminati masyarakat karena beberapa keunggulan, di antaranya (Saputra, 2011) :
1. Biaya relatif murah, pengiriman terjamin sampai ke nomor tujuan dengan catatan nomor dalam keadaan aktif.
2. Dengan layanan ini juga pengguna dapat mengirimkan pesan secara fleksibel, dalam artian pengguna dapat mengirim pesan kapanpun dan dimana saja.
4 latar belakang IT (Information
Technology) pun dapat memahami cara penggunaannya.
Dengan kelebihan yang dimiliki SMS gateway dapat diterapkan pada peringatan sistem kegiatan. Sehingga jika waktu kegiatan sudah mendekati deadline waktu yang telah ditentukan, maka pengguna mendapat SMS berupa peringatan yang berisi tentang informasi proses kegiatan belum selesai.
Salah satu aplikasi dari internet yang sangat populer adalah electronic mail (e-mail). Dengan adanya aplikasi internet yang satu ini, fungsi yang paling berarti adalah anda dapat berkomunikasi dengan orang lain tanpa adanya lintas batas ruang dan waktu (Suryatmoko, 2003).
Electronic mail adalah salah satu sarana komunikasi yang cukup handal, perbandingannya dengan mail adalah waktu pengirimannya yang sangat cepat. Electronic mail atau disingkat e-mail bukanlah pelayanan "end to end", karena mesin pengirim dan penerima tidak perlu berkomunikasi secara langsung. Proses penyampaian electronic mail dapat dianalogikan dengan penyampaian surat oleh Kantor Pos dan Giro.Proses ini disebut "store and forward”. Alamat yang dituju harus ditentukan dan kemudian surat
tadi diletakkan di kotak pos, kemudian mobil pos akan mengambil surat tersebut untuk dibawa ke kantor pos terdekat, dari kantor pos asal kemudian surat tadi dikirim ke kantor pos terdekat dengan alamat tujuan dan akhirnya dari kantor pos tadi surat tersebut dikirim ke kotak pos tujuan. Mail akan dikirim dengan menggunakan protocol-protocol tertentu. Ini dilakukan oleh Message Transfer Agent (MTA). Sedangkan Untuk membaca e-mail, user menggunakan User Agent yang juga lazim disebut mail reader seperti : pine, elm, PC-EUDORA., MS Outlook.
Setelah pesan dikirimkan ke provider anda, maka pesan itu akan berjalan melalui lusinan Komputer sebelum sampai ke tujuan. Di setiap tempat, pesan tersebut ditahan sebentar, sementara komputer merakit sejumlah pesan untuk dikirim ke tempat berikutnya. Berkat penundaan sesaat, lalu lintas di Internet justru menjadi lebih efisien.
Alur Sistem
5 pengendalian kegiatan. Setelah proses
penyimpanan data pengguna dan data group, proposal diserahkan pada bagian pembina yang telah dipilih oleh kabag sebelumnya. Selanjutnya bagian pembina akan menginputkan data kegiatan level parent yang merupakan kegiatan inti dari kumpulan beberapa sub kegiatan didalamnya dan level anak yang merupakan bagian dari kegiatan inti. Setelah semuanya selesai maka dokumen informasi kegiatan diserahkan pada Person In Charge masing-masing kegiatan untuk segera melakukan persiapan kegiatan, dilihat pada Gambar 1.
Gambar 1. System Flow Memelihara Master
System flow peringatan kegiatan diawali oleh bagian Person In Charge melakukan penginputkan data kegiatan level anak dan mengambil data pengguna sebagai index untuk mendapatkan data kegiatan yang harus diinputkan. Setelah proses input data sistem melakukan pengecekan data kegiatan apakah
6
Gambar 2. System Flow Peringatan
Kegiatan
System flow pengendalian dan pelaporan diawali oleh bagian Person In Charge menginputkan laporan kegiatan level anak, kemudian sistem menyimpan ke dalam database anggaran, detail anggaran, kegiatan, dan realisasi anggaran, realisasi detail anggaran, dokumen, foto, dan pembukuan. Untuk melihat kegiatan mana yang harus di tampilkan, sistem membutuhkan database pengguna sebagai index yang bertanggung jawab atas laporan suatu kegiatan. Setelah laporan kegiatan dinyatakan selesai, Person In Charge mengubah status kegiatan level anak menjadi selesai. Bagian Kabag menerima pemberitahuan dan selanjutnya dikoreksi untuk segera disetujui, setelah laporan anggaran, kegiatan, dan realisasi kegiatan sudah berada dalam status disetujui maka proses Sistem Pengendalian Kegiatan telah selesai. Bentuk desain umum system flow
pengendalian dan pelaporan dapat dilihat pada Gambar 3.
Gambar 3. System Flow Pengendalian dan
Pelaporan Kegiatan
Context Diagram Pengendalian Kegiatan Penmaru
Context Diagram ini kemudian didekomposisi ke level yang lebih rendah. Context Diagram sistem pengendalian kegiatan penmaru akan dijelaskan pada Gambar 4.
Gambar 4. Context Diagram
Penjelasan lebih lengkap mengenai DFD Level 0 sistem pengendalian kegiatan penmaru dapat dilihat pada Gambar 5.
nformasi Status Kegiatan
Kebijakan ACC Proposal Peringatan
Notifikasi Laporan Kegiatan Informasi Anggaran
Informasi Prosentase Kegiatan
Kebijakan ACC Kegiatan Kebijakan ACC Anggaran
Data Anggaran dan Realisasi Anggara
Data Kegiatan
Peringatan Notifikasi Informasi Kegiatan
Data Status Kegiatan Data Anggaran dan Realisasi Anggaran
Data Kegiatan Peringatan
Informasi Status Kegiatan Notifikasi Informasi Proposal Kegiatan
Proposal Kegiatan 0
Sistem Pengendalian Kegiatan PENMARU +
Sekolah Koordinator
Kepala Bagian
1. M [Informasi Status
Laporan Kegiatan] [Informasi Angg
[Informasi Pro [Peringatan] [Notifikasi]
[Kebijakan A [Data Kegia [Informasi Keg
PIC
Kepala Bagia
1
Gambar
Mengkaji Pr ini digunak Kabag Memelihara digunakan master, sep master baru dan mengha Pengendalia digunakan pengendalian pencatatan d sampai pada SMS dan e-m
Pelaporan digunakan laporan ke kepala bagia
s Kegiatan]
Data Detail Anggaran Data Kategori Anggaran
Data Anggaran Data Ke
garan] osentase Kegiatan] ACC Kegiatan]
[Kebijakan ACC Anggaran]
Reg Detail An
Reg Pengendali Reg Anggaran Data Pengguna
atan]
[Peringata [Notif giatan]
Reg Peng [Informasi Proposal Keg [Proposal Kegiatan] Sekolah
n
1 Pengguna
2Kategori_Kegi atan 4 Anggaran
5Kategori_Ang garan
6 Detail_Anggaran 1 Pengguna
5. DFD Leve
roposal Keg kan untuk
Master.
untuk mem perti mama u, mengedit apus data ma an Kegiatan untuk n kegiatan, data kegiata a peringatan mail.
Kegiatan. untuk bagian koo an.
Reg
Reg Rea
Reg Rea
Data Kegiatan Data Kategori Kegiatan Data Pengguna
Data Pem Data Foto Data Dokumen
egiatan
Reg Pembukuan Reg Pemberitahuan Reg Foto Reg Dokumen nggaran
an Kegiatan
[Data [I Data Data Kategori Kegiatan an]
fikasi]Data Master Reg Kegiatan
Reg Kategori Kegiatan gguna
Data Proposal Kegiatan [Kebijakan ACC P giatan]
3 7 Dokumen
8 Foto 9 Pemberitah 1
Mengkaji Proposal Kegiatan
2
Memelihara Master
+
3
Pengendalian Kegiatan
+
4
Pelaporan Kegiatan 2Kategori_Kegiatan
3
el 0
giatan. Prose persetujua
Proses in melihara dat
asukkan dat data maste aster.
n. Proses in prose , mulai da an level anak n kegiatan vi
Proses in menampilka ordinator da
Data Realisasi K Data Realisasi Detail A Data Realisasi Anggaran Realisasi Kategori Anggaran
alisasi Detail Anggaran
alisasi Anggaran
Data Pembukuan mberitahuan n
[Data Status Anggaran dan Realisasi Anggaran]
[Peringatan] Informasi Status Kegiatan]
[Notifikasi] [Data Kegia
Kegiatan Proposal]
Koordin
Kegiatan huan
10Pembukuan Kepala Bagian
Kegiatan
11Realisasi_Ang garan 12Realisasi_Detail_
Anggaran 13Realisa
_An
Kategori Anggar Anggaran
KOD E_KATEGOR I_
K
Pada PD nmaru ini m bel. seperti pa
Gambar 6. Ph
asil dan Pem
Halaman rtama ka tikamembuk nmaru. User ta kunci pad asuk dalam s
nmaru STIK gin dapat dili
Gamb
Setelah u filter berda ah ada. mak
KOD E_KEGIATAN = KOD E_ KEGIATAN KOD E_KEGIAT AN = KEG_KOD E_KEGIATAN
KOD
KOD E_PEN G KOD E_PEN GGU N A = KOD E_PEN GGU
KOD E_KAT EGOR I_KEGIAT AN = KOD E_ KATEGOR I_ KEGIATAN KOD E_PEMBU KU AN = KOD E_PEMBU KU AN
KEGIAT AN = KAT _KOD E_ KATEGOR I_KEGIATAN
KODE
ORI_KE GIATAN integer ATEGORI _KEGIATANinteger EGORI_KEGIATAN integer ORI_KE GIATAN varchar(64)
KEGIA KODE_KEGIATAN KODE_KATEGORI_KE GI KODE_PENGGUNA PEN_KODE_PENGGUNA KEG_KODE_KEGIATA N KODE_PEMBERITAHUAN KODE_ANGGARAN KODE_KATEGORI_ANGG KODE_REALISASI_ANGG PENANGGUNG_JAWA B PARENT_KEGIATAN PEMBUAT NAMA KETERANGAN_KEGIA TA KENDALA PERSI APAN_AWAL PERSI APAN_AKHIR PELAKSANAAN_AWAL PELAKSANAAN_AKHIR PERI NGATAN PROSENTASE
MENinteger TANinteger MENvarchar(64)
PEMBUKUAN KODE_PEMBUKUAN int eger WAKTU_PEMBUKUAN t ime KETERANGAN_PEMBUKUANvarchar(256)
DM pengen memiliki 13
ada Gambar
hysical Data dari ERD.
mbahasan
n login adala ali akan ka sistem
r harus men da halaman sistem penge
KOM Sura ihat pada Ga
bar 7 Halama
user berhasil asarkan sess ka akan tam
KOD E_KEGIAT AN = KOD E_ KEGIATAN KOD E_R EAL ISASI_AN GGAR AN = KOD E_ R EALISASI_AN GGAR AN
KOD E_KAT EGOR I_AN GGAR AN = KOD E_KATEGOR I_
KOD E_KEGIAT AN = KOD E_ KEGIATAN
KOD E_AN GGAR AN = KOD E_AN GGAR AN KOD E_KEGIAT AN = KOD E_ KEGIATAN KOD E_PEMBER ITAH U AN = KOD E_PEMBER ITAH U AN
KOD E_KEGIAT AN = KOD E_ KEGIATAN D E_PEN GGU N A = PEN _KOD E_PEN GGU N A
E_PENGGUNAvarchar(64) E_PEMBUKUANinteger A_KUNCI varchar(64) MPOK varchar(64) A_PENGGUNAvarchar(64) S_KELAMIN varchar(64) L varchar(64) SEL varchar(64)
ATAN integer ATANinteger varchar(64) varchar(64) integer N integer integer GARANinteger GARANinteger varchar(64) integer varchar(64) varchar(64) AN varchar(64) varchar(1024) ARAN varchar(32)
KOD NAM REA PAR
FOTO KODE_FOTO integer KODE_KEGIATAN integer NAMA_FOTO varchar(64)
PEMBERITAHUAN KODE_PEMBERITAHUANinteger KODE_PENGGUNA varcha PEN_KODE_PENGGUNAvarcha KODE_KEGIATAN integer PENGIRI M varcha PENERIMA varcha PESAN varcha MEDIA varcha TIPE varcha TERKIRIM integer
ndalian keg tabel (tiga b r 6.
Model (PDM
ah halaman ditamp pengend ginputkan K
login agar endalian keg abaya. Hala ambar 7.
an log in
l login dan sion login mpil menu u
_ AN GGAR AN
KOD E_R EAL ISASI__KATEG OR I_ AN GGAR AN = KOD E_R EALISASI__ KATEGOR I_
KOD E_R EAL ISA KOD E_KAT EGOR I_AN GGAR AN = KOD E_KATEGOR I_ AN GGAR AN
GGARAN RAN integer AN integer varchar(64) varchar(64) JENISvarchar(64) date DE_KATEGORI_ANGGARAN int eger MA_KATEGORI_ANGGARAN varchar(64) ALISASI_KATEGORI_ANGGARANvarchar(64) RENT_KATEGORI_ANGGARAN int eger DE
KODE_DETAI L_A KODE_KATEGO NAMA_DETAI L_A HARGA_SATUAN JUMLAH_DETAIL HARGA_DETAI L WAKTU_DETAIL
REALISASI_ANGGARAN KODE_REALISASI_ANGGARAN integer KODE_REALISASI__KATEGORI_ANGGARAN integer KODE_KEGIATAN integer NOMOR_REALISASI_ANGGARAN varchar(64) JENIS_REALISASI_ANGGARAN varchar(64) KETERANGAN_JENIS_REALISASI_ANGGARANvarchar(64) TANGGAL_REALI SASI_ANGGARAN date DI KETAHUI_REALISASI_ANGGARAN varchar(64) DI PERIKSA_REALISASI_ANGGARAN varchar(64) DI AJUKAN_REALI SASI_ANGGARAN varchar(64) DI SETUJUI_REALISASI_ANGGARAN varchar(64) UBAH integer
KODE__RE giatan belas)
M)
yang ilkan dalian Kode, bisa giatan aman
akan yang utama
_ AN GGAR AN
ASI__KATEG OR I_ AN GGAR AN = KOD E_R EALISASI__ KATEGOR I_ AN GGAR AN
ETAIL_ANGGARAN ANGGARAN integer ORI_ANGGARANinteger ANGGARAN varchar(64) N integer L_ANGGARAN float L_ANGGARAN float L_ANGGARAN float
REALISASI_KATEGORI_ANGGARAN KODE_REALISASI__KATEGORI_ANGGARAN int eger NAMA_REALISASI__KATEGORI_ANGGARAN varchar(64) PARENT_REALISASI__KATEGORI_ANGGARAN int eger
yang
memiliki fu n penmaru tan, peng ukuan dan ar 8.
ambar 8 Men
Peringatan ngsi untuk
inator, atau l kegiatan umnya. Jika suki tangg al peringata al persiapan irim peringa ahan jadwa irim pesan g seperti pad gatan ini mel
SMS, medi
bar 9 Peringa
ungsi – fun dapat meng gguna, pe
n logout.s
nu utama adm
via SMS memperin upun Kaba n yang t a tanggal se gal peringa an 2 (dua)
akhir), mak atan pertama
l kegiatan peringatan da Gambar laui 3 (tiga) a e-mail dan
atan Melalui
ngsi kegiatan gakses men emberitahuan
eperti pad
ministrator
dan e-ma ngatkan PIC
ag mengen telah diatu ekarang tela atan (standa
minggu da ka sistem aka a. Jika terjad
system aka ke PIC da 9 sampai 1
media yaitu n web.
i Media SMS n,
Gambar 10 Pe
Gambar 11 P
esimpulan
Kesimpu mbuatan r ngendalian TIKOM Sura XPO 2012) a
Sistem Penmaru t kegiatan P secara up program t kegiatan k kegiatan seperti v presentasi hasil uji implement
2.84 denga
eringatan M mail
Peringatan K Media Web
ulan yang da rancang b
kegiatan abaya (studi adalah sebag pengendal telah mampu Penmaru ST
p to date
telah diuji c kampus exp penmaru visitasi, pa
dan lain-la coba angke tasi sistem an predikat b
elalui Media
Kedua Melal b
apat diambil bangun si pada penm kasus : Cam gai berikut:
lian keg u mengenda IKOM Sura e. Impleme oba dengan po 2012, be
yang lain ameran, sa ain. Berdasa et yang me didapatkan baik.
giatan likan abaya entasi
9 2. Dengan adanya sistem pengendalian
kegiatan Penmaru STIKOM Surabaya dapat menampilkan peringatan kegiatan melalui media web, e-mail dan SMS. Hal ini bisa mengantisipasi terjadinya kesalahan dalam hal perencanaan waktu kegiatan.
Saran
Saran yang didapat selama pembuatan sistem pengendalian kegiatan Penmaru STIKOM Surabaya ini, diantaranya yaitu:
1. Source code program dibuat lebih standart agar dapat berjalan di semua web browser.
2. Program dikembangkan lagi dengan memperluas informasi yang belum ada dalam program ini yaitu : perhitungan akuntansi anggaran kegiatan.
Daftar Pustaka
Rachman, L. S. (2011, January 4). Sistem Informasi Pengendalian Proyek di Dinas Cipta Karya dan Tata Ruang Pemerintah Kota Surabaya. Dipetik July 7, 2011, dari STIKOM
DIGITAL LIBRARY: http://digilib.stikom.edu/ Rachmanto, T. (2002). Otomasi
Perkantoran. Surabaya: STIKOM SURABAYA.
Saputra, A. (2011). Membangun Aplikasi SMS dengan PHP dan MySQL. Jakarta: PT.Gramedia.
Suryatmoko, S. (2003). Membangun server email web. Jakarta: PT.Gramedia. Syamrilaode. (2010, Oktober 10). Konsep
Pengendalian. Dipetik November 5, 2011, dari
http://id.shvoong.com/writing-and- speaking/presenting/2061541-konsep-pengendalian/
