RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI SURAT
ELEKTRONIK E-LETTER
DI DINAS PENDIDIKAN KABUPATEN INDRAMAYU
BERBASIS WEB
DRAFT PROPOSAL KERJA PRAKTEK
Oleh :
KIKI FIDI ASTRIDA H1L011032
KEMENTERIAN PENDIDIKAN NASIONAL UNIVERSITAS JENDERAL SOEDIRMAN
FAKULTAS SAINS DAN TEKNIK JURUSAN TEKNIK
PROGRAM STUDI TEKNIK INFORMATIKA PURBALINGGA
RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI SURAT
ELEKTRONIK E-LETTER
DI DINAS PENDIDIKAN KABUPATEN INDRAMAYU
BERBASIS WEB
DRAFT PROPOSAL KERJA PRAKTEK
Oleh :
KIKI FIDI ASTRIDA H1L011032
Untuk Memenuhi Salah Satu Persyaratan Melaksanakan Tugas Akhir Strata Satu Program Studi Teknik Informatika
Jurusan Teknik
Universitas Jenderal Soedirman
KEMENTERIAN PENDIDIKAN NASIONAL UNIVERSITAS JENDERAL SOEDIRMAN
FAKULTAS SAINS DAN TEKNIK JURUSAN TEKNIK
PROGRAM STUDI TEKNIK INFORMATIKA PURBALINGGA
PROPOSAL KERJA PRAKTEK
RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI SURAT
ELEKTRONIK E-LETTER
DI DINAS PENDIDIKAN KABUPATEN INDRAMAYU
BERBASIS WEB
Oleh
KIKI FIDI ASTRIDA
H1L011032
Diterima dan disetujui pada tanggal...
Dosen Pembimbing Kerja Praktek
A. PENDAHULUAN
Informasi adalah sesuatu yang sangat penting pada saat ini. Semua bidang kerja membutuhkan informasi dalam menjalankan pekerjaannya. Salah satu bentuk dari penyampaian informasi adalah pesan atau surat.
Seiring dengan perkembangan teknologi informasi, diperlukan suatu sistem informasi untuk mempermudah kegiatan surat menyurat dan pendataannya. Dalam instansi pemerintahan, peran sistem informasi tersebut sangatlah penting dikarenakan banyak kegiatan surat menyurat didalamnya. Selain itu surat yang digunakan pada saat ini tidak hanya surat fisik tetapi juga surat elektronik atau yang sering disebut e-mail. Pada pengelolaan surat-surat tersebut secara manual jelas sudah tidak efisien karena terkadang terjadi kekeliruan dan keterlambatan dalam penyampaiannya serta pendataannya sehingga menjadi penghambat dalam penyampaian informasi. Selain itu back up data surat menyurat secara manual sulit dicari bahkan terkadang terjadi kehilangan. Kemajuan teknologi internet dapat dijadikan salah satu solusi untuk pengembangan sistem informasi surat menyurat tersebut.
Kerja Praktek (KP) merupakan mata kuliah wajib dengan jumlah 3 SKS (Sistem Kredit Semester) yang harus diambil oleh mahasiswa program studi Teknik Informatika Universitas Jenderal Soedirman. Adanya mata kuliah KP ini dimaksudkan agar mahasiswa dapat menerapkan ilmu dan kemampuan yang telah dipelajari selama perkuliahan didunia kerja yang nyata. Dalam pelaksanaan KP, tidak lepas dari beberapa pihak yang terkait, diantaranya pihak universitas, instansi/lembaga, dan pihak-pihak lain yang terlibat dalam pelaksanaan KP. Keberadaan pihak-pihak diatas akan sangat membantu mahasiswa dalam proses pelaksanaan KP untuk mewujudkan tujuan utama dari adanya KP.
lebih baik untuk mengelola kegiatan surat menyurat seiring dengan kemajuan teknologi saat ini.
Berdasarkan uraian tersebut, dalam penulisan proposal kerja praktek ini penulis tertarik untuk mengambil judul “Pengembangan Sistem Informasi Surat Menyurat di Dinas Pendidikan Kabupaten Indramayu.”
B. PERUMUSAN MASALAH
Masalah yang dihadapi pada sistem informasi surat menyurat ini antara lain :
1. Bagaimana Dinas Pendidikan Kabupaten Indramayu mengelola kegiatan surat menyurat yang ada?
C. MAKSUD DAN TUJUAN
Maksud dari kerja praktek di Dinas Pendidikan Kabupaten Indramayu yaitu :
1. Mengetahui data-data yang diperlukan dalam pembuatan sistem informasi surat menyurat.
2. Mengetahui pengembangan dan pengeloalaan sistem informasi surat menyurat.
D. KEGUNAAN
Kegunaan yang dapat diperoleh dari adanya kegiatan kerja praktek ini antara lain :
1. Bagi instansi/dinas
a. Mengetahui kompetensi mahasiswa Teknik Informatika Unsoed dalam pengembangan Sistem Informasi Surat Menyurat di Dinas Pendidikan Kabupaten Indramayu
b. Mendapatkan solusi dari masalah yang selama ini terjadi.
c. Terjalin hubungan yang baik antara pihak Universitas Jenderal Soedirman dengan Dinas Pendidikan Kabupaten Indramayu sehingga memungkinkan bisa terjadi kerjasama dalam bidang yang lainnya dilain kesempatan.
d. Mendapatkan umpan balik untuk meningkatkan kualitas pendidikan di Universitas Jenderal Soedirman Purwokerto.
2. Bagi Mahasiswa
b. Sebagai bentuk penerapan ilmu dan kemampuan yang telah dipelajari selama perkuliahan sebagai bekal dalam dunia kerja nantinya.
c. Sebagai pembanding antara ilmu dan kemampuan yang telah dipelajari dalam perkuliahan dan penerapannya pada kerja praktek. d. Melatih kesiapan mental dalam menghadapi dunia kerja yang
sesungguhnya.
E. TEMPAT PELAKSANAAN KERJA PRAKTEK
Kegiatan kerja praktek ini akan dilaksanakan di : Nama Instansi : Dinas Pendidikan Kabupaten Indramayu
Alamat : Jl. Letjen M.T. Haryono No.56 Sindang Indramayu No Telp : 0234-274190
F. WAKTU PELAKSANAAN KERJA PRAKTEK
Kerja praktek di Dinas Pendidikan Kabupaten Indramayu akan dilaksanakan mulai tanggal 27 Januari 2014 sampai tanggal 21 Februari 2014.
G. TINJAUAN PUSTAKA
1. Profil Tempat Kerja Praktek
Kerja praktek ini dilakukan di Dinas Pendidikan Kabupaten Indramayu, yang berlamat di Jalan Letjen M.T. Haryono No.56, Sindang Indramayu.
Dinas Pendidikan Kabupaten Indramayu merupakan sebuah instansi pemerintah yang melayani masalah pendidikan di Kabupaten Indramayu, mempunyai misi yaitu menciptakan lingkungan pendidikan yang agamis, nyaman , dan lestari; Menciptakan kualitas dan relevansi layanan pendidikan; Meningkatkan ketersediaan dan keterjangkauan layanan pendidikan; Meningkatkan kesejahteraan dan keterjaminan memperoleh layanan pendidikan; Mewujudkan pendidikan budaya dan karakter bangsa.
2. Sistem dan Informasi
Sistem adalah kumpulan komponen yang saling berhubungan untuk mencapai suatu tujuan. Ada dua kelompok pendekatan sistem, yaitu sistemyang lebih menekankan pada elemennya dan prosedur.
Pendekatan elemen
Sistem sebagai bagian-bagian yang saling berkaitan yang beroperasi bersama untuk mencapai beberapa sasaran atau maksud, (Davis:1985).
Sistem sebagai suatu komponen atau variabel yang terorganisir, saling berinteraksi, saling bergantung, satu sama lain dan terpadu. Sebuah sistem mempunyai tujuan atau sasaran, (Lucas :1989).
Sistem sebagai seperangkat elemen-elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan bersama, (G. Murdick: 1993).
Sistem adalah sekelompok elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan, (McLeod: 2001).
Pendekatan Prosedur
Sistem yaitu suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukansuatu kegiatan atau menyelesaikan suatu sasaran tertentu (Gerald.J.:1991).
Prosedur adalah suatu urut-urutan yang tepat dari tahapan-tahapan instruksi yang menerangkan apa (what) yang harus dikerjakan, siapa (who) yang mengerjakan, kapan (when) dikerjakan dan bagaimana (how) mengerjakannya (Gerald. J.: 1991).
b. Informasi
Informasi adalah data yang sudah diproses atau diolah sehingga mempunyai nilai bagi penerimanya dan dapat digunakan untuk dasar pengambilan keputusan yang disampaikan melalui media kertas(hardcopy), tampilan (display), atau suara (audio).
Sistem informasi adalah kumpulan komponen (perangkat keras, perangkat lunak, perangkat komunikasi, prosedur, basis data, dan SDM) yang saling berinteraksi dalam upaya menghasilkan informasi yang dibutuhkan organisasi, untuk mendukung proses pengambilan keputusan dalam pencapaian tujuan, melalui kegiatan mengumpulkan, memproses, menyimpan, dan menyebarkn informasi.
3. Basis Data
Basis data ( database) adalah kumpulan informasi yang disimpan di dalam komputer secara sistematik sehingga dapat diperiksa menggunakan suatu program komputer untuk memperoleh informasi dari basis data tersebut. Perangkat lunak yang digunakan untuk mengelola dan memanggil kueri (query) basis data disebut sistem manajemen basis data (database management system, DBMS). Sistem basis data dipelajari dalam ilmu informasi.
Konsep dasar dari basis data adalah kumpulan dari catatan-catatan, atau potongan dari pengetahuan. Sebuah basis data memiliki penjelasan terstruktur dari jenis fakta yang tersimpan di dalamnya penjelasan ini disebut skema. Skema menggambarkan obyek yang diwakili suatu basis data, dan hubungan di antara obyek tersebut. Ada banyak cara untuk mengorganisasi skema, atau memodelkan struktur basis data. ini dikenal sebagai model basis data atau model data. Model yang umum digunakan sekarang adalah model relasional. Dalam model ini, hubungan antar tabel diwakili dengan menggunakan nilai yang sama antar tabel. Model yang lain seperti model hierarkis dan model jaringan menggunakan cara yang lebih eksplisit untuk mewakili hubungan antar tabel.
Istilah basis data mengacu pada koleksi dari data-data yang saling berhubungan, dan perangkat lunaknya seharusnya mengacu sebagai sistem manajemen basis data. Jika konteksnya sudah jelas, banyak administrator dan programer menggunakan istilah basis data untuk kedua arti tersebut.
HTML (HyperText Markup Language) adalah sebuah bahasa
markup yang digunakan untuk membuat sebuah halaman web, menampilkan berbagai informasi di dalam sebuah browser web dan
formating hypertext sederhana yang ditulis kedalam berkas format ASCII agar dapat menghasilkan tampilan yang terintegerasi. Dengan kata lain, berkas yang dibuat dalam perangkat lunak pengolah kata dan disimpan kedalam format ASCII normal sehingga menjadi home page
dengan perintah-perintah HTML.
HTML bermula dari sebuah bahasa yang sebelumnya banyak digunakan di dunia penerbitan dan percetakan yang disebut dengan SGML (Standard Generalized Markup Language), HTML merupakan sebuah standar yang digunakan secara luas untuk menampilkan halaman
web. HTML saat ini merupakan standar Internet yang didefinisikan dan dikendalikan penggunaannya oleh World Wide Web Consortium (W3C). HTML dibuat oleh kolaborasi Caillau TIM dengan Berners-lee robert ketika mereka bekerja di CERN pada tahun 1989 (CERN adalah lembaga penelitian fisika energi tinggi di Jenewa).
5. PHP (Hypertext Preprocessor)
Hypertext Preprocessor merupakan bahasa pemrograman web dinamis yang digunakan secara luas untuk penanganan pembuatan dan pengembangan sebuah situs web dan biasanya digunakan bersamaan dengan HTML.
6. SQL
SQL (Structured Query Language) adalah sebuah bahasa yang dipergunakan untuk mengakses data dalam basis data relasional. SQL merupakan bahasa tingkat tinggi. Pemakai hanya menyebutkan hasil yang diinginkan dan optimasi pelaksanaan query dilakukan oleh DBMS. Saat ini hampir semua server basis data yang ada mendukung bahasa ini untuk melakukan manajemen datanya.
Terdapat tiga jenis perintah SQL, yaitu : a. Data Definition Language (DDL)
CREATE manipulasi atau pengolahan data atau record dalam table. Perintah SQL yang termasuk dalam DML antara lain :
SELECT
INSERT
UPDATE
DELETE
c. DCL atau Data Control Language
DCL merupakan perintah SQL yang berhubungan dengan manipulasi user dan hak akses (priviledges). Perintah SQL yang termasuk dalam DCL antara lain :
GRANT
REVOKE
7. MySQL
MySQL merupakan software yang tergolong database server dan bersifat Open Source. Open Source menyatakan bahwa software ini dilengkapi dengan source code (kode yang dipakai untuk membuat MySQL), selain tentu saja bentuk executable-nya atau kode yang dapat dijalankan secara langsung dalam sistem operasi , dan bisa diperoleh dengan cara mengunduh di Internet secara gratis. MySQL memiliki beberapa keistimewaan, antara lain :
a. Portabilitas. MySQL dapat berjalan stabil pada berbagai sistem operasi seperti Windows, Linux, FreeBSD, Mac Os X Server, Solaris, Amiga, dan masih banyak lagi.
b. Perangkat lunak open source. MySQL didistribusikan sebagai perangkat lunak sumber terbuka dengan lisensi GPL, sehingga dapat digunakan secara gratis.
d. Performance tuning, MySQL memiliki kecepatan yang menakjubkan dalam menangani query sederhana, dengan kata lain dapat memproses lebih banyak SQL per satuan waktu.
e. Ragam tipe data. MySQL memiliki ragam tipe data yang sangat kaya, seperti signed / unsigned integer, float, double, char, text,
date, timestamp, dan lain-lain.
f. Perintah dan Fungsi. MySQL memiliki operator dan fungsi secara penuh yang mendukung perintah Select dan Where dalam perintah (query).
g. Keamanan. MySQL memiliki beberapa lapisan keamanan seperti level subnetmask, nama host, dan izin akses user dengan sistem perizinan yang mendetail serta sandi terenkripsi.
h. Skalabilitas dan Pembatasan. MySQL mampu menangani basis data dalam skala besar, dengan jumlah rekaman (records) lebih dari 50 juta dan 60 ribu tabel serta 5 milyar baris. Selain itu batas indeks yang dapat ditampung mencapai 32 indeks pada tiap tabelnya. i. Konektivitas. MySQL dapat melakukan koneksi dengan klien
menggunakan protokol TCP/IP, Unix soket ( pada UNIX), atau Named Pipes ( pada NT).
j. Lokalisasi. MySQL dapat mendeteksi pesan kesalahan pada klien dengan menggunakan lebih dari dua puluh bahasa. Meskipun demikian, bahasa Indonesia belum termasuk di dalamnya.
k. Antar Muka. MySQL memiliki antar muka (interface) terhadap berbagai aplikasi dan bahasa pemrograman dengan menggunakan fungsi API (Application Programming Interface).
l. Klien dan Peralatan. MySQL dilengkapi dengan berbagai peralatan (tool) yang dapat digunakan untuk administrasi basis data, dan pada setiap peralatan yang ada disertakan petunjuk online.
m. Struktur tabel. MySQL memiliki struktur tabel yang lebih fleksibel dalam menangani Alter Table, dibandingkan basis data lainnya semacam PostgreSQL ataupun Oracle.
8. CodeIgniter
yang telah mendukung Pemrograman Berorientasi Objek (PBO). CodeIgniter memiliki library yang cukup untuk mengembangkan sebuah sistem yang cukup rumit. Library yang disediakan juga tidak terlalu berlebihan, sehingga tidak membuat aplikasi menjadi lambat. Sama seperti PHP, CodeIgniter juga cukup mudah dipelajati dan juga dikembangkan. Hal tersebut karena CodeIgniter merupakan framework
dengan dokumentasi yang sangat lengkap dan juga terdapat banyak forum yang mendukung CodeIgniter.
Selain petunjuk penggunaan yang dapat diakses pada web browser,
CodeIgniter juga menyertakan dokumentasi pada kode sumbernya. Hal tersebut sanga berguna bagi pengembang yang tidak cukup puas dengan fitur yang telah disediakan.
9. JQuery
JQuery adalah kumpulan kode atau fungsi Javascript siap pakai, sehingga mempermudah dan mempercepat dalam membuat kode Javascript, termasuk dalam membuat kode Ajax. JQuery pertama kali dirilis oleh John Resig di BarCamp, NYC, pada Januari 2006. JQuery dirilis dengan lisensi ganda MIT dan GPL. JQuery yang disediakan di
website resminya (http://www.jquery.com) menyediakan 2 jenis library,
yaitu : JQuery yang minimalis dan JQuery yang disediakan untuk dikembangkan. JQuery sangat cocok digunakan bagi pengembang yang memiliki sedikit waktu untuk mengembangkan aplikasi berbasis web.
Dengan motonya “Write Less Do More”, JQuery telah memudahkan penggunanya dengan fungsi-fungsi yang telah disediakan. Dengan menggunakan JQuery, pengembang dapat menghemat waktunya dalam membuat antarmuka yang lebih dinamis.
10.Cascading Style Sheet (CSS)
Cascading Style Sheet merupakan salah satu bahasa pemrograman web yang digunakan untuk mengendalikan beberapa komponen dalam sebuah web agar lebih terstruktur dan seragam. Sama halnya styles
images dan style lainnya untuk dapat digunakan bersama-sama dalam beberapa berkas (file).
Pada umumnya CSS dipakai untuk memformat tampilan halaman
web yang dibuat dengan bahasa HTML dan XHTML. CSS dapat mengendalikan ukuran gambar, warna bagian tubuh pada teks, warna tabel, ukuran border, warna border, warna hyperlink, warna mouse over, spasi antar paragraf, spasi antar teks, margin kiri, kanan, atas, bawah, dan parameter lainnya. CSS adalah bahasa style sheet yang digunakan untuk mengatur tampilan dokumen. Dengan adanya CSS memungkinkan untuk menampilkan halaman yang sama dengan format yang berbeda.
H. METODE KERJA PRAKTEK
Metode kerja praktek yang akan digunakan dalam pengembangan sistem informasi surat menyurat ini adalah :
1. Studi kasus
Merupakan suatu pemeriksaan mendalam dengan cara-cara sistematis untuk melakukan pengamatan, pengumpulan data, analisis informasi dan pelaporan hasilnya.
Dalam kasus perancangan sistem informasi surat menyurat ini, informasi yang dianalisis mencakup seluruh kegiatan surat menyurat yang ada di Dinas Pendidikan Kabupaten Indramayu.
2. Pengumpulan data
Proses pengumpulan data adalah proses dimana semua data yang berkaitan dengan penelitian dan juga perancangan suatu sistem yang diperlukan. Data-data diambil dari sumber-sumber terpercaya untuk lebih memudahkan dalam pembuatan rancang sistem informasi surat menyurat ini.
3. Wawancara
langsung dengan kegiatan surat menyurat di Dinas Pendidikan Kabupaten Indramayu.
4. Metode perancangan sistem
Metode waterfall digunakan dalam perancangan sistem informasi surat menyurat ini dikarenakan model ini melakukan pendekatan secara sistematis dan urut mulai dari level kebutuhan sistem lalu menuju ke tahap analisis, desain, coding, testing / verification, dan maintenance serta tahap demi tahap yang dilalui harus menunggu selesainya tahap sebelumnya dan berjalan berurutan.
Gambar Metode Waterfall
Penjelasan dari gambar diatas adalah sebagai berikut : a. Analisa Kebutuhan
Analisa kebutuhan merupakan tahap pertama yang menjadi dasar proses pembuatan aplikasi. Kelancaran proses pembuatan aplikasi secara keseluruhan dan kelengkapan fitur yang dihasilkan sangat tergantung pada hasil analisa kebutuhan ini.
b. Desain Sistem
Desain sistem merupakan tahap penyusunan proses, data, aliran proses dan hubungan antar data yang paling optimal untuk menjalankan proses dan memenuhi kebutuhan user , sesuai dengan hasil analisa kebutuhan.
c. Implementasi dan Pengujian
mahasiswa dengan bimbingan pembimbing teknis. Sedangkan pengujian sistem informasi ini dilakukan secara interen oleh mahasiswa yang bersangkutan.
d. Pengujian Sistem
Pengujian sistem dilakukan dalam tiga tahap yang saling independen, yaitu: pengujian oleh internal tim pengembang, pengujian di depan seluruh jajaran pegawai Dinas Pendidikan Kabupaten Indramayu.
e. Pengoperasian dan Penerapan
Penerapan program merupakan tahap dimana tim pengembang menerapkan sistem informasi yang telah selesai dibuat dan diuji ke dalam lingkungan Dinas Pendidikan Kabupaten Indramayu. Agar dapat memperoleh hasil yang memuaskan, maka diadakan pelatihan kepada petugas pegawai di instansi tersebut untuk menjadi administrator dari sistem informasi surat menyurat yang telah selesai dibuat.
I. SUMBER DATA
Sumber data yang dibutuhkan untuk mengembangkan sistem informasi surat menyurat yaitu berupa arsip-arsip surat menyurat yang diambil dari Dinas Pendidikan Kabupaten Indramayu itu sendiri.
J. RENCANA KERJA PRAKTEK
Tahapan-tahapan rencana kegiatan kerja praktek dan waktu pelaksanaannya adalah sebagai berikut :
No
. Kegiatan Kerja Praktek
Minggu
I II III IV
1. Persiapan
2. Pengambilan data
3. Pembuatan sistem informasi 4. Penyusunan laporan
Demikian proposal ini disusun sebagai bahan acuan dalam pelaksanaan kerja praktek yang akan dilaksanakan di Dinas Pendidikan Kabupaten Indramayu, diharapkan dengan dilaksanakannya kerja praktek ini dapat menambah wawasan intelektual dan informasi teknologi yang nantinya dapat diterapkan di lingkungan akademik maupun di dunia kerja kelak.
Semoga dengan adanya kerja praktek ini ini dapat terjalin kerjasama yang baik dan saling menguntungkan antara Dinas Pendidikan Kabupaten Indramayu dengan Universitas Jenderal Soedirman Purwokerto di kemudian harinya, atas segala perhatian dan kebijakan diucapkan terima kasih.
L. CURRICULUM VITAE
Nama Lengkap : Kiki Fidi Astrida
Tempat/Tanggal Lahir : Pemalang, 18 November 1993 Jenis Kelamin : Perempuan
Agama : Islam
Alamat : Dk. Kuweden Rt 05/05 No. 01 Rowosari Kec. Ulujami Kab. Pemalang 52371
Email : [email protected]
No Telp / Handphone : 085700019546
RIWAYAT PENDIDIKAN
SD
Tahun Lulus / Ijazah : 2005 / Berijazah
Nama Institusi : SD Negeri 16 Pagi Grogol Utara Kota Institusi : Jakarta Selatan
SMP
Tahun Lulus / Ijazah : 2008 / Berijazah Nama Institusi : SMP Negeri 48 Jakarta Kota Institusi : Jakarta Selatan
SMA
Tahun Lulus / Ijazah : 2011 / Berijazah Jurusan/Program Studi : Ilmu Alam
Nama Institusi : SMA Negeri 1 Comal Kota Institusi : Pemalang
Status Mahasiswa : Mahasiswa aktif, Semester V Jurusan/Program Studi : Teknik / Teknik Informatika Bidang Keahlian : Sistem Cerdas
