dr. ... PROSEDUR
TETAP
PENGERTIAN Memberikan Nomor disetiap Surat yang dibuat, sehingga memudahkan mencari dan merevisi.
TUJUAN Menyamakan penomoran Surat Dinas Keluar, Surat Keputusan, Surat Perjanjian dan Dokumen Protap
KEBIJAKAN
Administrasi Perkantoran yang mengatur segala penomoran untuk
surat-surat yang dikeluarkan oleh Rumah Sakit (Sesuai dengan Kebijakan Direktur RS ... ... No. 10/01/VIII/SK_Dir_Keb/2012 Tentang Pelayanan Administrasi Perkantoran)
PROSEDUR
Setiap surat yang dibuat baik surat keluar, Surat Keputusan, Dokumen Protap maupun Surat Perjanjian yang dibuat harus diberi nomor.
Adapun ketentuan yang harus diperhatikan yaitu : 1. Surat Keluar
No. Surat / Tgl / Bln / RSBB_xxx / Th pembuatan Keterangan :
No. Surat : adalah nomor urut pembuatan surat Tgl : adalah tanggal disaat surat dibuat Bln. : adalah bulan disaat surat
dibuat RSBB : adalah Rumah Sakit ... ...
xxx : adalah Departemen / bagian yg mengeluarkan, antara lain: a. Dir : adalah Direktur
b. Wa.Dir.UK : Bila Wakil Direktur Umum & Keuangan yang menandatangani
c. Wa.Dir.Yan : Bila Wakil Direktur Pelayanan yang menandatangani
Th pembuatan : adalah tahun pembuatan surat
Contoh : Surat Keluar yang pertama kali dibuat, pada tanggal 10 Juli 2008, yang ditandatangani oleh Direktur tentang Tanggapan Ijin Penelitian.
Nomor surat yang dibuat adalah : 01 / 10 / VII / RSBB_Dir / 2008
dr. ... PROSEDUR
TETAP
PROSEDUR
2. Surat Keputusan / SK tentang semua keputusan Rumah Sakit
No.SK / tgl pembuatan / bln pembuatan / SK_DIR / th pembuatan
No.SK : no. Urut
Tgl pembuatan : Tgl pembuatan SK Bln pembuatan : Bln pembuatan SK
SK_DIR : Bahwa Surat Keputusan ditandatangani oleh Direktur
Th pembuatan : tahun pembuatan SK
Contoh pembuatan SK pertama kali yaitu Struktur organisasi yang ditandatangani pada tanggal 1 Juli 2000
No. 01 / 01 / VII / SK_DIR / 2000.
Surat Keputusan / SK tentang semua Kebijakan Rumah Sakit
No.SK / tgl pembuatan / bln pembuatan / SK_Dir_Keb / th pembuatan
No.SK : no. Urut
Tgl pembuatan : Tgl pembuatan SK Bln pembuatan : Bln pembuatan SK
SK_Dir_Keb : Bahwa Surat Keputusan ditandatangani oleh Direktur
Th pembuatan : tahun pembuatan SK
Contoh pembuatan SK kebijakan RS yang ditandatangani pada tanggal 1 Juli 2012
No. 01 / 01 / VII / SK_Dir_Keb / 2012. SK Personalia / Kepegawaian
dr. ... PROSEDUR
TETAP
PROSEDUR
SK Pengangkatan pegawai :
No.SK / tgl pembuatan / bln pembuatan / SK_Peg / th pembuatan
SK Kenaikan Golongan :
No.SK / tgl pembuatan / bln pembuatan / SK_KG / th pembuatan
SK Calon Pegawai
No.SK / tgl pembuatan / bln pembuatan / SK_PCP / th pembuatan.
SK Pemutusan Hubungan Kerja (PHK)
No.SK / tgl pembuatan / bln pembuatan / SK_PH K / th pembuatan.
SK Penjabat Sementara
No.SK / tgl pembuatan / bln pembuatan / SK_PJ / th pembuatan.
SK Mutasi Kerja
No.SK / tgl pembuatan / bln pembuatan / SK_Mts.Krj / th pembuatan.
SK Mutasi Bagian
No.SK / tgl pembuatan / bln pembuatan / SK_Mts.Bag / th pembuatan.
SK Pemberhentian Jabatan
No.SK / tgl pembuatan / bln pembuatan / SK_P.Jbt / th pembuatan.
SK Pensiun
No.SK / tgl pembuatan / bln pembuatan / SK_Pens / th pembuatan.
SK Rotasi
No.SK / tgl pembuatan / bln pembuatan / SK_RTS / th pembuatan.
SK Tugas Belajar
No. SK / tgl pembuatan / bln pembuatan / SK.Bel-SDM/ tahun
SK Umum oleh Personalia
dr. ... PROSEDUR
TETAP
PROSEDUR
PKWT
No.PKWT/Bln pembuatan/PKWT_SDM/tahun Keterangan
No. Surat : adalah nomor urut pembuatan surat Tgl : adalah tanggal saat surat dibuat Bln. : adalah bulan saat surat dibuat SK : adalah Surat Keputusan Peg : adalah Pengangkatan Pegawai KG : adalah Kenaikan Golongan KB : adalah Kenaikan Berkala CP : adalah Calon Pegawai
PHK : adalah Pemutusan Hubungan Kerja PJ : adalah Penjabat Sementara
Mts.Krj : adalah Mutasi Kerja Mts.Bag : adalah Mutasi Bagian
P.Jbt : adalah Pemberhentian Jabatan Pens : adalah Pensiun
T.Jbt : adalah Penurunan Jabatan Jbt : adalah Kenaikan Jabatan Pers : adalah Personalia
PKWT : Perjanjian Kerja Waktu Tertentu SDM : Sumber Daya Manusia Thn pembuatan : adalah tahun pembuatan SK
Sedangkan untuk SK yang direvisi, maka penomoran Sk tersebut sesuai dengan nomor SK asli dengan tanggal
pemberlakuan SK yang baru, dengan ditambahkan simbol ”r” disebelah nomor SK Contoh : SK no.
01/01/IV/SK_DIR/2009, mengalami revisi, maka nomor berubah menjadi SK no.
01r/01/IV/SK_DIR/2009.
3. Penomoran Dokumen untuk Protap Pengkodean Departemen dan Komite
dr. ... PROSEDUR
TETAP
PROSEDUR
03 : Umum Keuangan 04 :
-5 : Komite Pastoral 6 : SPI
7 : Komite Medik
8 : Komite Etik Rumah Sakit 9 : Komite Keperawatan 10 : Komite KPRS 11 : Komite PPI
12 : Manajer Rawat Jalan 13 : Manajer Rawat Inap 14 :
-15 :
-16 : Manajer Pelayanan Perusahaan Asuransi 17 : P2K3
18 : Panitia Rekam Medis 19 : Panitia Farmasi 20 : Tim Ponek 21 : Tim TB-DOTS
Pengkodean Bagian
1 : Instalasi Rehabilitasi Medik 2 : Instalasi Farmasi
3 : Instalasi Laboratorium 4 : Instalasi Radiologi 5 : Instalasi Gizi
6 : Instalasi Rawat Jalan 7 : Instalasi Gawat Darurat 8 : Instalasi Kamar Operasi
9 : Instalasi Rawat Inap Ibu & Anak 10 : Instalasi Rawat Intensif
-dr. ... PROSEDUR
TETAP
PROSEDUR
15 : Bagian Inventori 16 : Bagian Keuangan 17 : Bagian Akuntansi 18 : Bagian Administrasi 19 :
-20 : Bagian Pemasaran
21 : Bagian Pemeliharaan Sarana 22 :
-23 : Bagian Outsourcing 24 :
-25 : -26 : -27 : -28 :
-29 : Bag. Layanan Perusahaan Asuransi 30 : Instalasi Bedah Dalam A
31 : Bagian Humas
32 : Instalasi Rekam Medik 33 : Instalasi Pemulasaran Jenazah 34 : Instalasi Pusat
Sterilisasi Pengkodean Sub Bagian Ruangan KUS : Klinik Umum Spesialis KGM
: Klinik Gigi Mulut Nes : Anestesi
KSTB : Sterilisasi & Binatu OBNS : Obgyn, NB, NBICU An : Anak
HICU : ICU, HCU
PIV : Hemodialisa - VIP RK12 : Ruang Kelas 1 - 2 RK3 : Ruang Kelas 3 PL : Pendidikan Latihan PSN : Personalia
dr. ... PROSEDUR
TETAP
PROSEDUR
LPA : -D : Dapur
B :
-KJ : Kamar Jahit Kb : Kebun
HK : House Keeping IN : Informasi Tr : Transportasi Hum :
-Kan : Kantin
Pengkodean Sub Bagian Pelayanan
B : Bedah
OG : Obgyn
PD : Penyakit Dalam
A : Anak
RM : Rehabilitasi Medis
M : Mata
S : Syaraf KJ : Kejiwaan OT : Orthopedi ORT : Orthodonsi JP : Jantung BA : Bedah anak BP : Bedah Plastik An : Anestesi PK : Patologi Klinik G : Gigi
R : Radiologi
THT : Telinga Hidung dan
Tenggorokan No. Protap. Departemen.Bagian. Sub Bagian
dr. ... PROSEDUR
TETAP
PROSEDUR
Penomoran untuk Surat Perjanjian
Ketentuan pemberian nomor untuk Surat Perjanjian adalah sebagai berikut :
No.SP / RSBB / SP / bln pembuatan - th pembuatan No.SP : no. Urut Surat Perjanjian RSBB : Rumah Sakit ... ... SP : Surat Perjanjian Bln pembuatan : Bln pembuatan SK
Th pembuatan : tahun pembuatan SK
Contoh pembuatan SP pertama kali yaitu Surat Perjanjian Kerjasama pada bulan Oktober
No. 01 / RSBB / SP / X – 08 Penomoran untuk Tarif RS ... ...
Penomoran pada tarif yang berlaku di RS ... ... ini akan memudahkan untuk mencari dan mengarsipkan tarif serta merevisi tarif yang telah beredar. Sama halnya dengan SOP, penomoran untuk tarif ini dikelompokkan sesuai dengan unit bagian tarif itu dibuat. Dengan ketentuan sebagai berikut : No.kode / bln-thn / RSBB.
Bln : bulan pembuatan
Thn : Tahun
Pembuatan RSBB : RS ... ... No kode : meliputi :
Fisioterapi 01
Laboratorium 02
Tarif Rujuk Prodia : 02.01 Tarif PA & Sitologi : 02.02 Tarif Rujuk RSSA : 02.03
Radiologi 03
dr. ... PROSEDUR
TETAP
PROSEDUR
Pel. Klinik Orthodonsi : 04.03 Pel. Dr. SpTHT : 04.04 Pel. Dr. SpKJ : 04.05 Pelayanan dr. SpS : 04.06 Pel dr. SpM : 04.07 IGD (Ambulance) 05 Pelayanan Mobil : 05.01
Kamar Operasi 06
Pelayanan Rawat Inap 07 Pelayanan Persalinan : 07.01 Pel. Pemakaian Alat Medis : 07.02 Lain – lain 08 Contoh:
Penomoran untuk Tarif tindakan (Rawat Jalan) dibuat bulan Februari 2010. Penulisannya : 04.01/II-10/RSBB
Jika tarif tersebut mengalami revisi, maka penulisan nomor revisi pada tarif tersebut ditambahkan kode ”R” dibelakang kode. Dan penulisan bulan dan tahun disesuaikan dengan waktu revisi Contoh :
Tarif tindakan (Rawat Jalan) mengalami revisi kedua bulan Maret 2010. Penulisannya : 04.01/ III-10/RSBB/R1
1. Surat Peringatan
No.Surat / tgl pembuatan / bln pembuatan / SP_SDM / tahun pembuatan
No.Surat : no. Urut
Tgl pembuatan : Tgl pembuatan Surat Bln pembuatan : Bln pembuatan
Surat
SP_SDM : Bahwa Surat Peringatan dikeluarkan oleh Bag. SDM
Th pembuatan : tahun pembuatan Surat
dr. ... PROSEDUR
TETAP
PROSEDUR
No. 01 / 01 / VII / SP_SDM / 2000. Surat Teguran
No.Surat / tgl pembuatan / bln pembuatan / ST_SDM / tahun pembuatan
No.Surat : no. Urut Tgl pembuatan : Tgl pembuatan Surat Bln pembuatan : Bln pembuatan Surat
ST_SDM : Bahwa Surat Teguran dikeluarkan oleh
Bag. SDM
Th pembuatan : tahun pembuatan Surat
Contoh pembuatan Surat Teguran pertama kali yang ditandatangani pada tanggal 1 Juli 2000
No. 01 / 01 / VII / ST_SDM / 2000.
2. Surat Keluar untuk SDM
No.Surat / tgl pembuatan / bln pembuatan / SDM_RSBB
/ tahun pembuatan
No.Surat : no. Urut Tgl pembuatan : Tgl pembuatan Surat Bln pembuatan : Bln pembuatan Surat
SDM_RSBB : Bahwa Surat dikeluarkan oleh Bag. SDM
Th pembuatan : tahun pembuatan Surat
