PETUNJUK TEKNIS KORESPONDENSI DAN DOKUMENTASI ADMINISTRASI AMGPM

(1)

PETUNJUK TEKNIS

KORESPONDENSI DAN DOKUMENTASI ADMINISTRASI AMGPM

I. PENDAHULUAN

Penataan administrasi demi ketertiban, keseragaman dan kelancarann tugas-tugas organisasi adalah sangat penting. Untuk maksud itu, Pengurus Besar telah melakukan penyelarasan dan perampungan peraturan organisasi sistem administrasi AMGPM yang yang selanjutnya disingkat PO 2 dan telah disahkan dalam Musyawarah Pimpinan Paripurna XXIX AMGPM di Tifu Waikonit Buru Selatan Tahun 2016.

Peraturan administrasi AMGPM tersebut tentu saja tidak dapat dipisahkan dari pada pedoman administsasi Gereja Protestan Maluku, karena AMGPM sesuai Mukadimah Anggaran Dasar Alinea I dan Bab VII Pasal 10 Ayat 1, merupakan bagian Integral dari GPM. Untuk lebih memperjelas hal-hal yang bersifat teknis administrasi sehingga tidak terjadi kesalahpahaman didalam menerapkan Peraturan organisasi tersebut, maka Pengurus Besar menyusun Pedoman Korespondensi dan dokumentasi Administrasi AMGPM (PO 2. Pasal 11 ayat 1) dan dibukukan untuk menjadi pedoman dalam menunjang ketertiban, keseragaman dan kelancaran administrasi organisasi AMGPM.

II. BEBERAPA KOMPONEN ADMINISTRASI AMGPM

Komponen-komponen penunjang penyelenggaraan sistem administrasi Angkatan Muda GPM terdiri dari :

a. Sekretariat Organisasi b. Papan Nama Sekretariat c. Pelayanan Tata Usaha d. Cap Organisasi

e. Fandel Organisasi f. Arsip dan Ekspedisi

g. Dokumentasi dan Informasi h. Personalia

III.

PELAYANAN TATA USAHA

Beberapa kegiatan pokok yang menyangkut pelayanan Tata Usaha, antara lain:

1. Surat Menyurat (Korespondensi)

1.1. SURAT DINAS UMUM :

Sebuah surat dinas terdiri dari bagian-bagian sebagai berikut :

a. Kepala Surat/Kop surat.

Kepala surat untuk tiap jenjang organisasi sebagai berikut: 1. Pengurus Besar

ANGKATAN MUDA GEREJA PROTESTAN MALUKU

PENGURUS BESAR

Sekretariat : Gedung AMGPM lantai 2.Kompleks Maranatha. Jalan. Raya Pattimura Ambon Website : www.amgpm.net email: pbamgpm@gmail.com

(2)

2. Pengurus Daerah

PENGURUS DAERAH KOTA AMBON

Sekretariat : JALAN PATTIMURA TELEPON (0911) 12456 KOTAK POS 4526- AMBON

3. Pengurus Cabang :

DAERAH KOTA AMBON PENGURUS CABANG BETHABARA

4. Pengurus Ranting

DAERAH KOTA AMBON CABANG BETHABARA PENGURUS RANTING NEHEMIA

• Kop surat memuat data : nama lembaga, alamat lengkap, nomor telpon, nomor kotak pos, alamat telegram/kawat). dan ditulis dengan menggunakan huruf Kapital.

Catatan :

a. Kata jalan ditulis lengkap : Jalan bukan jln.

b. Kata telepon ditulis lengkap : Telepon bukan telp atau tlp atau tel. c. Istilah PO BOX tidak dipergunakan tetapi dipakai : Kotak pos.

• Besar dan jenis huruf yang digunakan disesuaikan dengan ukuran kertas atau anvelop yang digunakan

• Ukuran huruf nama organisasi lebih besar dan diberi bold daripada nama jalan/ alamat

• Untuk Kop Surat Panitia yang bersifat temporer maka penulisan Nama panitia setelah Nama organisasi dan bertulisan miring dengan ukuran dan jenis huruf yang sama. Jika ada logo maka logo ditempatkan disebelah kiri.

Contoh:

DAERAH KOTA AMBON PENGURUS CABANG BETHABARA

PANITIA HARI-HARI BESAR GEREJAWI TAHUN 2017

JALAN PATTIMURA TELEPON (0911) 12456 KOTAK POS 4526 - AMBON

(3)

b. Tanggal Surat

• Penulisan tanggal surat dinas tidak boleh didahului nama desa/kota karena nama desa/kota sudah tercantum di dalam kop surat.

• Nama bulan dan tahun ditulis lengkap tidak boleh disingkat.

• Pada akhir penulisan tanggal surat tidak perlu dibubuhi tanda baca.

• Tempat menulis tanggal surat adalah disebelah kanan bawah kop surat (dibawah garis pemisah kop surat dan sejajar ke kanan dari tulisan nomor surat).

c. Nomor Surat

• Setiap surat dinas yang keluar selalu diberi nama nomor kode.(lihat PO.2 Pasal 5 ayat 3)

• Penulisan kata nomor mesti diikuti tanda titik berganda (:).

• Jika kata nomor ditulis singkat (No) maka penulisannya diikuti tanda titik, baru kemudian titik berganda.

• Penulisan angka kode surat garis miring(/),garis datar(-) harus tidak didahului atau diikuti jarak (ketukan mesin).

• Angka tahun ditulis lengkap,dan tidak diikuti tanda baca apapun.

• Contoh:

Nomor: 041/I/PB/2017 atau No.: 041/I/PB/2017 dan bukan Nomor : 041/I/PB/17

• Bagi Daerah/Cabang/Ranting yang baru dibentuk/dilebur dll, penomoran Daerah/Cabang/Ranting diatur dengan keputusan lembaga tertinggi di atasnya berdasarkan penerbitan Surat Keputusan lembaga yang lebih tinggi itu.

• Nomor surat Mandat/Rekomendasi/SK yang substansinya berbeda dengan surat keluar penomoran dimulai dengan nomor baru dan dilanjutkan sesuai dengan jenis surat-surat tersebut.

• Penomoran surat tidak dibagi per bidang tetapi berkelan jutan

• Akhir tahun penomoran surat ditutup; dan tahun baru penomoran surat dimulai dengan nomor baru.

d. Hal/Pokok Surat

• Kata HAL ditulis sejajar ke bawah dibawah kata nomor dan lampiran.

• Sering dipakai kata HAL atau PERIHAL atau POKOK.

• Yang paling tepat dan praktis adalah HAL.

• Penulisan kata HAL diikuti titik ganda (sejajar dibawah tanda titik ganda pada tulisan nomor dan lampiran.

• Pencantuman isi pada HAL surat harus singkat dan padat dan mengandung sari atau pesan surat, ditulis dengan huruf besar dan digaris bawahi.

• Contoh : HAL : PEMBENTUKAN PANITIA HUT

e. Lampiran

• Kata lampiran ditulis sejajar ke bawah di bawah kata nomor surat dan ditulis lengkap: Lampiran atau juga Lamp.

• Diikuti titik ganda dan tidak boleh diakhiri dengan tanda baca apapun.

• Contoh: LAMPIRAN : satu berkas.

• Jika tidak ada lampiran, maka kata lampiran tetap ditulis tetapi tidak diisi.

(4)

f. Alamat Surat

• Alamat surat ditulis disebelah kiri surat pada posisi antara HAL dan SALAM PEMBUKA.

• Ada juga penulisan alamat surat pada posisi sebelah kanan surat namun penulisannya pada posisi sebelah kiri surat lebih baik, sebab alamat yang panjang bisa ditulis lengkap tanpa harus dipenggal.

• Pada alamat surat tidak perlu ditulis : KEPADA YANG TERHORMAT atau KEPADA YTH.

• Cukup ditulis KEPADA/YANG TERHORMAT/YTH saja.

• Kata sapaan BAPAK/IBU/SAUDARA tidak perlu ditulis didepan gelar akademis, keturunan atau jabatan keagamaan, misalnya Ir, Dr, dr, Prof,dll atau Pdt, Mgr. yang mengikuti nama orang.

• Contoh Bentuk yang salah :

o Kepada Yth Bapak Drs. Abunawas, atau

o Kepada Yth. Ibu dr.Mamamia.

• Bentuk yang benar :

o Yth.: Drs,Abunawas, atau

o Kepada : dr. Mamamia

o Yth.: Bapak Johan

g. Salam Pembuka

• SALAM PEMBUKA ditempatkan disebelah kiri surat, sejajar di bawah tulisan ALAMAT SURAT (dengan memberi jarak dibawah diantaranya).

• Contoh Salam pembuka yang benar : Dengan hormat

Salam Sejahtera

• Bentuk yang salah : - Dengan segala hormat

ANGKATAN MUDA GEREJA PROTESTAN MALUKU PENGURUS DAERAH KOTA AMBON

JALAN PATTIMURA TELEPON (0911) 12456 KOTAK POS 4526- AMBON 15 Oktober 2017 Nomor : 01/I/PD.13/2017

Lampiran : 1 (Satu) Lembar Hal : Pemberitahuan

YTH.

PENGURUS CABANG :……….

ANGKATAN MUDA GEREJA PROTESTAN MALUKU PENGURUS DAERAH KOTA AMBON

JALAN PATTIMURA TELEPON (0911) 12456 KOTAK POS 4526- AMBON 15 Oktober 2017 Nomor : 01/I/PD.13/2017

Lampiran : 1 (Satu) Lembar Hal : Pemberitahuan YTH. PENGURUS CABANG :……….

(5)

h. Isi Surat

1. Isi surat terdiri dari alinea pembuka, inti surat dan alinea penutup.

Contoh : Alinea pembuka yang salah : bersama surat ini saya beritahukan. Alinea Pembuka yang benar :

Bersama surat ini kami beritahukan Melalui surat ini kami informasikan

Dari alinea pembuka orang yang membaca surat tersebut langsung mengetahui surat balasan atau surat permohonan, dll.

Catatan : kata KAMI hanya digunakan jika penulisan surat mewakili suatu instansi/lembaga atau kepanitiaan. Jika surat mewakili pribadi, hendaknya dipergunakan kata ganti SAYA.

2. Isi/Inti.

• Isi/materi surat hendaknya disampaikan dengan tepat, cermat dan dengan bahasa yang mudah dimengerti oleh penerima surat, kecermatan meggunakan bahasa Indonesia dipentingkan disini.

• Sikap respek (hormat) terhadap penerima Surat hendaknya juga terungkap melalui bagian ini.

i. Alinea Penutup

Alinea ini berfungsi mengakhiri pembicaraan dalam surat yang isinya dapat mengundang harapan atau ucapan terima kasih penulis/pengirim surat.

Contoh yang salah :

demikian agar menjadi periksa.

Atas perhatiannya diucapkan terimakasih. Atas bantuaannya kami haturkan terima kasih.

sebelum dan sesudahnya kami ucapkan terima kasih banyak/Diperbanyak terima kasih.

Contoh Yang benar

o demikian surat edaran ini kami sampaikan agar saudara maklum.

o Atas perhatian saudara,kami ucapkan terimakasih.

o Mudah mudahan informasi kami bermanfaat bagi bapak/ibu.

o kami berharap kita dapat meningkatkan hubungan baik ini pada masa yang akan datang.

Catatan ; untuk orang yang dihormati atau lembaga yang lebih tinggi perkatan saudara/anda sebaiknya tidak digunakan.

j. Penutup

Bagian ini menunjukan rasa hormat penulis surat kepada pembaca/penerima surat. Salam penutup ini diletakkan diantara alina penutup dan tanda tangan pengirim,

sejajar dengan tanggal surat.

(6)

Setelah Salam Penutup, semua surat dari organisasi AMGPM setiap jenjang wajib mencantumkan motto AMGPM “ KAMU ADALAH GARAM DAN TERANG DUNIA” (dengan huruf kapital)

k. Tanda Tangan, Nama Jelas dan Jabatan

Bentuk yang baku digunakan dikalangan AMGPM adalah tanda tangan,dibawahnya ditulis nama jelas kemudian di bawah nama(setelah digaris bawahi)dicantumkan jabatan.

Contoh ; ……….(untuk tanda tangan) Drs. Jofert Tarzan

Ketua I

Catatan : Nama yang bertanda tangan tidak boleh ditulis dalam kurung(….)

l. Lain-lain

Sering dalam surat yang kita terima ada beberapa hal yang tidak lasim digunakan seperti:

• Tembusan surat.

• Ada instansi yang menggunakan bagian ini dengan istilah tindisan atau cc (carbon copy)

• Istilah yang benar atau yang dibakukan adalah TEMBUSAN.

• Tembusan hanya dicantumkan jika ada instansi atau orang tertentu yang perlu mengetahui Isi/maksud surat tersebut.

• Penulisan kata tembusan diletakkan di bagian bawah kiri surat, sejajar dengan sisi pinggir kiri isi surat diberi garis bawah dan diberi titik ganda.

• Dibagian bawahnya baru dicantukan nama(lembaga/pribadi)penerima tembusan secara berturut ke bawah dengan memberikan nomor urut menurut tingkatan jabatan.

• Contoh bentuk yang salah : TEMBUSAN :

Kepada YTH : Ketua Sinode GPM (sebagai laporan)

Kepada YTH : Ketua Klasis GPM Ternate (untuk diketahui) Arsip/pertinggal.

• Contoh yang baku : TEMBUSAN : Ketua Sinode GPM.

Ketua Klasis GPM Ternate.

• Catatan : tidak perlu ditulis KEPADA YTH, SEBAGAI LAPORAN, UNTUK DIKETAHUI atau ketangan lain yang terdapat diantara dua kurung.

(7)

• Kata : ARSIP/PERTINGGAL pada tembusan tidak perlu digunakan karena sebuah surat dinas sudah pasti mempunyai arsip.

j. Inisial

Inisial (huruf awal nama) pengonsep dan pengetik surat (dinas) dicantumkan disebelah kiri bawah surat atau dibawah tembusan.

Inisial itu berupa singkatan nama misalnya : ADT/HL.

ADT adalah singkatan nama Abraham Daniel Telussa (Pengonsep surat) dan HL adalah singkatan nama Herman Lekahena (pengetik).

Pencatuman inisial ini bermanfaat jika suatu waktu diperlukan pelacakan atau penelusuran surat.

1.2. SURAT KEPUTUSAN.

Surat keputusan organisasi terdiri dari keputusan lembaga legislatif (misalnya : Kongres, MPP, Konferda, MPPC,dll); dan keputusan lembaga legislatif biasanya bekaitan dengan hasil keputusan lembaga legislatif yang bersangkutan. Keputusan lembaga eksekutif biasanya berkaitan dengan penjabaran keputusan legislatif maupun lembaga eksekutif (penerma mandat). Baik keputusan legislatif maupun lembaga eksekutif mempunyai kekuatan mengikat hanya kedalam tetapi mempunyai kekuatan (dasar hukum) untuk bergerak Keluar. Adapun bagian-bagian dari sebuah surat keputusan terdiri dari :

a. Kepala surat/kop surat

Kepala surat atau Kop surat pad lembaga eksekutif sama dengan surat keputusan lembaga legislatif, lasimnya hanya terdiri dari :

• Nama lembaga/organisasi.

Misalnya : ANGKATAN MUDA GEREJA PROTESTAN MALUKU DAERAH KOTA AMBON

• Nama lembaga legislatif yang bersangkutan Misalnya : KEPUTUSAN KONFERENSI DAERAH V

Atas kehadiran dan kesediaan Bapak, kami ucapkan terima kasih Teriring Salam dan Doa.

“ KAMU ADALAH GARAM DAN TERANG DUNIA “

PENGURUS CABANG

JOHANIS MARKUS AGUS DOMINGGUS KETUA II SEKRETARIS II

TEMBUSAN :

Ketua Majelis Jemaat GPM …..

(8)

Bagian tersebut ditulis di atas, ditulis (diketik) pada bagian tengah atas lembaran kertas.

b. Nomor Surat

Penulisan nomor Keputusan sebagai berikut:

• Untuk Keputusan Lembaga Legislatif, biasanya ditulis langsung pada bagian tengah sejajar dengan penulisan KEPALA SURAT.

Misalnya: Nomor : 04/KPTS/KD-V.2/2017 (Lihat PO2. Pasal 3 ayat 5 d)

• Untuk keputusan lembaga eksekutif ditulis pada bagian tengah persis dibawah garis penutup Kepala Surat.

c. Maksud/Hal Surat

Bagian ini ditandai dengan kata “tentang” yang ditulis pada bagian tengah dibawah nomor surat. Dibawah kata “Tentang” ditulis HAL surat, yang ditulis dengan memperhatikan tata keindahan surat, dan ditulis dengan hurup besar dan digaris bawahi.

Misalnya:

Tentang

PENGANGKATAN PANITIA HUT AMGPM DAERAH KOTA AMBON TAHUN 2017

d. Pendahuluan

Pendahuluan surat keputusan berisi nama lembaga legislatif atau eksekutif, diikuti tanda baca “titik ganda” (:), bagian ini ditulis disebelah kiri sejajar dengan garis pinggir surat.

e. Isi Surat

Isi surat keputusan terdiri dari :

1. MENIMBANG : bagian ini berisi alasan-alasan mengapa surat keputusa itu dibuat. 2. MENGINGAT : bagian ini berisi dasar hukum yang mendukung alsan-alasan di atas

(bagian tentang menimbang) yang biasanya berisi bab dan pasal dari AD/ART. 3. MEMPERHATIKAN : bagian ini berisi permohonan (berdasarkan surat), saran dan

pendapat (situasi terakhir) peserta. 4. Isi Keputusan :

• MEMUTUSKAN : kata ini biasa ditulis dengan hurup besar dan digaris bawahi, ditulis pada bagian tengah lembaran surat, diakhiri dengan tanda baca “titik ganda”.

• Butir-butir keputusan biasanya diurut dengan menggunakan kata-kata: pertama. Kedua, dst (ditulis sejajar dengan garis pinggir dan diikuti dengan tanda baca titik ganda. Umumnya bagian ini diakhiri dengan butir yang mengatur tentang sejak kapan dan sampai kapan keputusan tersebut berlaku.

(9)

f. Penutup

Bagian ini biasanya berisi kata-kata “DITETAPKAN DI “ dan “PADA TANGGAL” yang ditulis antara bagian tengah dan bagian tepi kanan surat.

g. Tanda tangan

Bagian ini biasanya diawali dengan penulisan nama lengkap eksekutif atau legislatif yang bersangkutan pada bagian tengah lembaran surat. Dibawahnya ditulis nama mereka yang berkompetensi untuk menandatangani surat tersebut. Surat keputusan harus ditandatangani oleh 2 orang : Ketua atau yang ditunjuk mewakili dan sekretaris atau yang ditunjuk mewakili. Jabatan ditulis dibawah nama, dibawah garis. Tembusan hanya disampaikan kepada yang berkepentingan untuk mengetahuinya saja

1.3. SURAT KETERANGAN

Surat keterangan adalah surat yan dikeluarkan oleh lembaga eksekutif untuk memperjelas atau mempertegas status keanggotaan atau kepengurusan seorang anggota atau pengurus untuk keperluan urusan tertentu.

Misalnya :

• Keterangan pernah mengikuti pelatihan atau penataran

• Keterangan sementara atau pernah menjabat jabatan dalam kepengurusan AMGPM. Bagian-bagian dari sebuah Surat Keterangan :

a. Kop atau kepala surat

b. Di bawah “Garis bawah” Kop surat ditulis SURAT KETERANGAN c. Dibawah garis tersebut ditulis : Nomor ……/K/PD.2/2017

d. Pendahuluan : berisi alasan untuk membuat surat keterangan tersebut

e. Isi : megandung keterangan tentang apa yang diketahui tentang yang bersangkutan f. Penutup

1.4. SURAT REKOMENDASI

Rekomendasi ada 2 macam, yaitu :

1. Rekomendasi yang dikeluarkan oleh lembaga legislatif (Konggres/MPP/Konferda/dll) yang merupakan lembaga legislatif kepada lembaga eksekutif dalam kaitan dengan masalah-masalah tertentu (biasanya per bidang pelayanan).

Bentuknya :

a. Kepala/Kop Surat

b. Tulisan REKOMENDASI, dibawahnya ditulis nomor rekomendasi. Misalnya : 01/R/MPP–XV/2017

c. Isi

• Alsan-alasan dibuatnya rekomendasi tersebut (biasanya dirumuskan dalam bentuk masalah)

• Penugasan yang berisi pemberian kewenangan kepada lembaga eksekutif untuk mengambil langkah-langkah kebijakan untuk menyelesaikan masalah yang telah diungkapkan pada bagian sebelumnnya.

d. Penutup

• Tempat dan waktu penetapan rekomendasi tersebut

(10)

2. Rekomendasi yang dikeluarkan lembaga Eksekutif (PB/PD/PC/PR) yang berisi pernyataan dari lembaga tersebut terhadap aktifitas lembaga.

Misalnya : Rekomendasi PB kepada Panitia Pelaksana MPP XXVIII untuk mencari dana dikalangan anggota AMGPM didalam daerah pelayanan tertentu.

Bentuknya :

a. Dibawah Kop Surat ditulis kata : REKOMENDASI dan dibawahnya ditulis nomor urut rekomendasi.

b. Isi :

• Alasan-alasan pemberian rekomendasi (biasanya dengan mencantumkan nomor surat permohonan).

• Pernyataan dukungan terhadap aktifitas yang akan dilaksanakan (sebagai yang tercantum pada alasan) dilaksanakan

• Batasan ruang gerak dan batasan waktu berlakunya rekomendasi tersebut

• Himbauan kepada pihak-pihak tertentu (yang berada di wilayah pemberlakuan rekomendasi tersebut) untuk turut membantu kegiatan tersebut baik secara moral maupun material.

• Penegasan tentang tanggungjawab penerima rekomendasi untuk melaporkan hasil pelaksanaan rekomendasi tersebut kepada pemberi rekomendasi, setelah rekomedasi selesai dilaksanakan.

c. Penutup.

• Tempat dan waktu dikeluarkannya reomendasi

• Nama lembaga eksekutif

• Nama dan tanda tangan

1.5. SURAT MANDAT

Mandat adalah pemberian atau pelimpahan wewenang kepada orang (pribadi atau kelompok) untuk melaksanakan suatu tanggungjawab tertentu yang semestinya dilaksanakan oleh lembaga tersebut, namun karena alasan tertentu tidak bisa dilaksanakan. Atau juga pendelegasian tugas dalam kaitan dengan kepengurusan atau untuk menghadiri acara tertentu.

Misalnya :

• Pengurus Daerah Seram Utara untuk mewakli Pengurus Besar didalam acara yang dilselenggarakan oleh Pemerintah Maluku di wilayah Seram Utara Barat

• Kepada Ketua I (dari ketua daerah) untuk memimpin daerah selama ketua keluar daerah.

• Ketua II dan Sekretaris I untuk menghadiri Musda KNPI

Bentuknya sama dengan pada Surat Rekomendasi lembaga Eksekutif.

2. Surat Keluar dan Surat Masuk

• Proses pembuatan Surat Keluar terdiri dari penyusunan konsep, agenda, pengetikan, penanda-tangan, penyampulan, arsip, ekspedisi. Untuk itu buku Agenda dan Ekspedisi harus disiapkan dan diisi dengan baik menyangkut Surat keluar dan Surat Masuk.

• Sedangkan untuk Surat Masuk, prosesnya adalah Agenda, Disposisi, instruksi pelaksanaan berupa: dimusyawarahkan atau dirapatkan, diteliti, diperbanyak untuk dikirim dan sebagainya tergantung jenis dan isi surat. Untuk itu maka harus disediakan

(11)

Lembaran Disposisi yang akan diisi dan menggambarkan penanganan surat tersebut

sampai tuntas.

Keterangan Kolom Surat Masuk :

Nomor Urut : Diisi dengan Nomor Urut surat yang diterima

Alamat Pengirim : Diisi dengan alamat pengerim Surat tersebut

Tanggal Surat : Diisi dengan Tanggal Surat dari surat tersebut

Nomor : Diisi dengan Nomor Surat dari surat tersebut

Perihal : Diisi dengan Perihal dari surat tersebut.

Tanggal Terima : Diisi dengan tanggal surat tersebut diterima di tempat.

(12)

Keterangan Kolom Surat Keluar :

Nomor Urut : Diisi dengan Nomor Urut surat yang diterima

Alamat Penerima : Diisi dengan alamat penerima Surat tersebut

Tanggal Surat : Diisi dengan Tanggal Surat dari surat tersebut

Nomor : Diisi dengan Nomor Surat dari surat tersebut

Perihal : Diisi dengan Perihal dari surat tersebut.

KET : Diisi dengan keterangan (keadaan) surat saat diterima

Nomor agenda harus dipakai secara terus menerus, sampai pada akhir tahun barulah kita mulai dengan nomor agenda yang baru.

3. Kode-kode Surat :

a. Untuk Bidang tugas, digunakan kode:

1. Organisasi (Bidang I ) : I

2. Pelppem dan Ipteks ( Bidang II ) : II

3. Kesaksian dan Hub Agama-Agama (Bidang III ) : III 4. Pekabaran Injil dan Komunikasi/PIKOM (Bidang IV) : IV

5. Finek ( Bidang V ) : V

6. Keuangan/Perbedaharaan : VI

7. Umum : VII

8. Untuk Surat Keputusan : KPTS

9. Untuk Rekomendasi : R

10. Untuk Mandat : M

11. Untuk Surat Keterangan : K

• Kode Surat keluar I dibuat bidang I dan ditandatangani oleh ketua I dan sekretaris I, atau sesuai dengan kewenangan yang diberikan (lihat PO 4)

• Kode Surat keluar II dibuat bidang II dan ditandatangani oleh ketua II dan sekretaris II, atau sesuai dengan kewenangan yang diberikan

• Kode Surat keluar III dibuat bidang III dan ditandatangani oleh ketua III dan sekretaris III, atau sesuai dengan kewenangan yang diberikan

• Kode Surat keluar IV dibuat bidang IV dan ditandatangani oleh ketua IV dan sekretaris IV, atau sesuai dengan kewenangan yang diberikan

• Kode Surat keluarV dibuat bidang V dan ditandatangani oleh ketua V dan sekretaris V, atau sesuai dengan kewenangan yang diberikan

• Kode Surat keluar VI dibuat oleh Bendahara ditandatangani oleh Bendahara dan Ketua , atau sesuai dengan kewenangan yang diberikan (lihat PO3)

• Kode Surat keluar VII dibuat oleh Sekretaris dan ditandatangani oleh ketua dan sekretaris, atau sesuai dengan kewenangan yang diberikan, surat yang dibuat dengan kode VII adalah yang bersifat umum/khusus atau berkaitan dengan kebijakan organisasi.

5. CAP ORGANISASI

• Setiap surat dinas yang dikeluarkan oleh organisasi harus ditandatangani dan di beri Cap organisasi sesuai jenjang

• Cap organisasi AMGPM merupakan perwujudkan kehadiran organisasi, dasar hukum dan kabsahan sebuah surat atau dokumen organisasi

• Pada surat dinas keluar, cap digunakan pada bagian sebelah kiri dari tanda tangan ketua, apabila surat ditandatangani oleh ketua/ketua bidang dan atau sekretari/sekretaris bidang

(13)

• Bila ada dokumen tetapi tidak ditandatangani maka dapat diberi cap organisasi sebagai bentuk keabsahannya pada bagian tengah/bawah atau antara dua halaman

Contoh Cap.

6. ARSIP DAN EKSPEDISI

Untuk terjadinya tertib administrasi dan terjaminnya rahasia organisasi, maka tertib Surat Masuk dan Surat Keluar disemua jenjang kepengurusan organisasi harus disimpan dengan baik dalam bundel (map) dan diberi nomor kode dokumen dan diamankan dalam lemari atau tempat yang aman. Buku ekspedisi untuk surat keluar di setiap jenjang harus ada, sehingga terjamin surat keluar ke alamat.

Contoh : Penomoran Dokumen untuk Surat Masuk/Keluar pada bundel

7. DOKUMENTASI DAN INFORMASI

• Kegiatan dokumentasi menyangkut penyimpanan dokumen utama organisasi dan surat yang penting dan rahasia, surat-surat berharga seperti Surat Tanah, Buku Tabanas, Infentaris dll. Penyimpanan tersebut harus ditempat yang aman dan harus dilaporkan atau dipertanggungjawabkan setiap ada pergantian pengurus waktu serah terima atau tim pemeriksa.

• Dokumen utama (Mutu) organisasi yang terdiri dari AD, ART dan masing memori penjelasannya, PO 1 s/d PO 6 dengan masing –masing memori penjelasannya serta petunjuk petunjuk teknis yang dikeluarkan oleh Pengurus besar, terindikasi banyak beredar dengan berbagai versi ( lama/baru) atau masih dalam bentuk rancangan/ draf.

• Untuk memastikan validitas dan keabsahan dokumen utama (mutu) organisasi AMGPM, maka Pengurus Besar menetapkan kode dokumen utama (Mutu) organisasi AMGPM sebagai berikut :

1. Batang Tubuh Anggaran Dasar :

Kode Dokumen : Dok.Mutu. 01/AD/BT/Rev.0/241016 2. Memori Penjelasan Anggaran Dasar :

Kode Dokumen : Dok.Mutu. 02/AD/MP/Rev.0/241016 3. Batang Tubuh Anggaran Rumah Tangga :

Kode Dokumen : Dok.Mutu. 03/ART/BT/Rev.0/241016 4. Memori Penjelasan Anggaran Dasar :

Scan cap PB/PD

ARSIP SURAT MASUK

BULAN JANUARI S/D MARET 2017 BIDANG I S/D V

ARSIP SURAT KELUAR

BULAN JANUARI S/D MARET 2017 BIDANG I S/D V

ARSIP SURAT MASUK

BULAN JANUARI S/D MARET 2017 UMUM DAN PERBENDAHARAAB

ARSIP SURAT KELUAR

BULAN JANUARI S/D MARET 2017 UMUM DAN PERBENDAHARAAB

(14)

Kode Dokumen : Dok.Mutu. 04/ART/MP/Rev.0/241016 5. Batang Tubuh Peraturan Organisasi Nomor 1

Kode Dokumen : Dok.Mutu. 05/PO1/BT/Rev.0/261016 6. Memori Penjelasan Peraturan Organisasi Nomor 1

Kode Dokumen : Dok.Mutu. 06/PO1/MP/Rev.0/261016 7. Batang Tubuh Peraturan Organisasi Nomor 2

Kode Dokumen : Dok.Mutu. 14/PO5/MP/Rev.0/261016 15. Batang Tubuh Peraturan Organisasi Nomor 6. Tatib MPP

Kode Dokumen : Dok.Mutu. 15/PO6.1/BT/Rev.0/261016 16. Memori Penjelasan Peraturan Organisasi Nomor 6 Tatib MPP

Kode Dokumen : Dok.Mutu. 16/PO6. 1/MP/Rev.0/261016 17. Batang Tubuh Peraturan Organisasi Nomor 6. Tatib Konferda

Kode Dokumen : Dok.Mutu. 17/PO6.2/BT/Rev.0/261016

18. Memori Penjelasan Peraturan Organisasi Nomor 6 Tatib Konferda Kode Dokumen : Dok.Mutu. 18/PO6. 2/MP/Rev.0/261016

19. Batang Tubuh Peraturan Organisasi Nomor 6. Tatib Konferda Istimewa Kode Dokumen : Dok.Mutu. 19/PO6.3/BT/Rev.0/261016

20. Memori Penjelasan Peraturan Organisasi Nomor 6 Tatib Konferda Istimewa Kode Dokumen : Dok.Mutu. 20/PO6. 3/MP/Rev.0/261016

21. Batang Tubuh Peraturan Organisasi Nomor 6. Tatib MPPD Kode Dokumen : Dok.Mutu. 21/PO6.4/BT/Rev.0/261016 22. Memori Penjelasan Peraturan Organisasi Nomor 6 Tatib MPPD

Kode Dokumen : Dok.Mutu. 22/PO6.4/MP/Rev.0/261016 23.Batang Tubuh Peraturan Organisasi Nomor 6. Tatib Konfrcab

(15)

24. Memori Penjelasan Peraturan Organisasi Nomor 6 Tatib Konfercab Kode Dokumen : Dok.Mutu. 24/PO6. 5/MP/Rev.0/261016

25.Batang Tubuh Peraturan Organisasi Nomor 6. Tatib Konfercab Istimewa Kode Dokumen : Dok.Mutu. 25/PO6.6/BT/Rev.0/261016

26. Memori Penjelasan Peraturan Organisasi Nomor 6 Tatib Konfercab Istimewa Kode Dokumen : Dok.Mutu. 26/PO6. 6/MP/Rev.0/261016

27. Batang Tubuh Peraturan Organisasi Nomor 6. Tatib MPPC Kode Dokumen : Dok.Mutu. 27/PO6.7/BT/Rev.0/261016 28. Memori Penjelasan Peraturan Organisasi Nomor 6 Tatib MPPC

Kode Dokumen : Dok.Mutu. 28/PO6. 7/MP/Rev.0/261016

29. Batang Tubuh Peraturan Organisasi Nomor 6. Tatib Rapat Ranting Kode Dokumen : Dok.Mutu. 29/PO6.8/BT/Rev.0/261016

30. Memori Penjelasan Peraturan Organisasi Nomor 6 Tatib Rapat Ranting Kode Dokumen : Dok.Mutu. 30/PO6. 8/MP/Rev.0/261016

31. Batang Tubuh Peraturan Organisasi Nomor 6. Tatib Rapat Ranting Istimwa Kode Dokumen : Dok.Mutu. 31/PO6.9/BT/Rev.0/261016

32. Memori Penjelasan Peraturan Organisasi Nomor 6. Tatib Rapat Ranting Istimwa Kode Dokumen : Dok.Mutu. 32/PO6. 9/MP/Rev.0/261016

33. Batang Tubuh Peraturan Organisasi Nomor 6. Tatib RKR Kode Dokumen : Dok.Mutu. 33/PO6.10/BT/Rev.0/261016

34. Memori Penjelasan Peraturan Organisasi Nomor 6 Tata Tertib RKR Kode Dokumen : Dok.Mutu.34/PO6. 10/MP/Rev.0/261016

35.Petunjuk Petunjuk Teknis 1. Petunjuk Teknis Alih Status

Kode Dokumen : Dok. Mutu.35/PTS. 01/Rev.0/ 20…? 2. Petunjuk Teknis Korespondensi dan Dokumentasi AMGPM

Kode Dokumen : Dok. Mutu.35/PTS.02/Rev.0/ 17102017

3. Petunjuk Teknis Sistem Evaluasi dan Penilaian Pndidikan Kader AMGPM Kode Dokumen : Dok. Mutu.35/PTS.03/Rev.0/ 17102017

Keterangan:

Dok. Mutu = Dokumen Mutu atau Utama Organisasi AMGPM 01 = Urutan Nomor Dokumen Mutu/utama

BT = Batang Tubuh MP = Memori Penjelasan

PO.1 = Peraturan Organisasi Nomor 1

PO6.1= Peraturan organisasi Nomor 6 tentang Tata Tertib Lembaga Legislatif AMGPM untuk Tatib MPP

PTS.01= Petunjuk Teknis 01= urutan PTS yang dikeluarkan oleh PB Rev.0 = Revisi 0, artinya dokumen ini belum terjadi revisi

(16)

26102017 = Tanggal, bulan dan tahun dokumen diberlakukan

• Dengan diberlakukannya system kode dokumen ini, maka semua dokumen Utama/Mutu Organisasi AMGPM yang telah beredar dan tidak memiliki kode dokumen ini, dinyatakan tidak berlaku

8. Buku Induk, dan Kartu Tanda Anggota AMGPM

a. Buku Induk Keanggotaan

Buku Induk Keanggotaan wajib dimiliki oleh semua jenjang Organisasi yang sekurang-kurangnya menjelaskan tentang nama Anggota, Tempat tanggal lahir, Jenis kelamin, status keanggotaan, pendidikan terakhir, pekerjaan, potensi dan tahun masuk/diterima sebagai anggota, AMGPM.

Buku Induk Keanggotaan diisi oleh pengurus ranting, selanjutnya diserahkan kepada Pengurus Cabang untuk di buat rekapitulasi dan diteruskan kepada Pengurus Daerah untuk dibuat tabulasi data di tingkat Daerah dan wajib diserahkan kepada Pengurus Besar untuk selanjutnya dibuat tabulasi data AMGPM.

b. Kartu Tanda Anggota

Format Kartu Tanda Anggota AMGPM diatur sebagai berikut: 1. Dasar KTA berwarna putih.

2. Berukuran 8 x 6 cm.

3. Pada bagian belakang tertulis 1) No.KTA, 2) Nama, 3) Tempat/Tanggal Lahir, 4) Daerah, 5) Alamat, 6) Nama dan tanda tangan Ketua Umum dan Sekretaris Umum PB AM GPM.

4. Pada bagian depan KTA tertulis : 1) Angkatan Muda Gereja Protestan Maluku – Kartu Tanda Anggota, 2) Logo Kamu adalah Garam dan Terang Dunia, 3) Tanda Tangan / cap jempol.

(17)

04016.05.13.09.10.2016

04 : Nomor urut Ranting 016 : Nomor urut keanggotaan

01 : Kode jenjang kepengurusan dan non pengurus 01. PB

02. Daerah 03. Cabang 04. Ranting

05. Anggota Ranting 13 : Kode nomor urut Daerah 09 : Kode nomor urut cabang 10 : Bulan penerbitan KTA 2016 : Tahun penerbitan KTA

Contoh KTA

9. P E N U T U P

Demikian petunjuk teknis Korespondensi dan Dokumentasi Administrasi AMGPM ini dibuat, sebagai pegangan untuk semua kader maupun pengurus AMGPM didalam mengelola administrasi dan dokumen organisasi.

Ambon, 17 Oktober 2017

PENGURUS BESAR

Pdt. M. Takaria, M.Si Ketua Umum

Pdt. Jondry Paays S.Si Sekretaris Umum