SOP PERSURATAN DEMA JUSTICIA
2020/2021
ADMINISTRASI SURAT-MENYURAT
A. KETENTUAN UMUM
1. Surat keluar atas nama Dewan Mahasiswa Justicia FH UGM menggunakan kertas berkop resmi Dewan Mahasiswa Justicia FH UGM;
2. Surat keluar atas nama Dewan Mahasiswa Justicia FH UGM dibuat oleh Sekretaris Eksekutif dan dilakukan Pengesahan oleh Ketua Dewan Mahasiswa Justicia FH UGM;
3. Surat keluar atas nama departemen dibuat oleh Sekretaris Departemen yang sebelumnya telah diketahui oleh Sekretaris Eksekutif dan dilakukan Pengesahan oleh Ketua Dewan Mahasiswa Justicia FH UGM;
4. Tata aturan surat-menyurat harus sesuai dengan aturan baku administrasi yang telah dibuat oleh Sekretaris Eksekutif;
5. Surat masuk harus ditempel di papan surat untuk diketahui oleh Sekretaris Eksekutif dan dilakukan pencatatan oleh Biro Kesekretaiatan.
6. Setelah pencatatan surat masuk, akan dilakukan pendelegasian oleh Ketua atau Wakil dengan diberitahukan kepada departemen terkait untuk ditidaklanjuti;
7. Setiap surat masuk dan surat keluar harus dicatat oleh Biro Kesekretariatan maupun oleh Sekretaris Departemen atau Sekretaris Kepanitiaan;
8. Surat yang keluar dibuat dalam 1 (satu) rangkap yaitu untuk dikirim dan arsip online;
9. Pengarsipan surat keluar atas nama departemen dilakukan oleh tiap departemen dan diarsipkan terpusat oleh Tim Ahli Administrasi dalam setiap Rapat Koordinasi Kesekretariatan.
Alur Penerimaan Surat Masuk :
Surat Masuk à Ditempel di papan surat à diketahui Sekretaris Eksekutifà Pencatatan (Biro Kesekretariatan) à pihak tujuan à tindak lanjut à pengarsipan online (Biro Kesekretariatan)
Alur Surat Keluar dari Departemen :
Surat Keluar oleh Sekretaris Departemen àSekretaris Eksekutif untuk pengecekan à Penandatangan oleh Ketua Dema Justicia à Cap oleh Biro Kesekretariatanà Pihak yang dituju
Penjelasan
1. Dalam hal surat keluar harus menggunakan kertas berkop DEMA Justicia; 2. Untuk kepanitian dapat menggunakan kop kepanitiaan ( atas nama Kepanitiaan );
B. PENOMORAN SURAT
1. Surat atas nama Dewan Mahasiswa Justicia FH UGM dikeluarkan oleh Sekretaris Eksekutif yang berkaitan dengan agenda umum dan menyeluruh Dewan Mahasiswa Justicia FH UGM dengan format sebagai berikut :
aaa/ x/ DEMA/ yy/ zz
2. Surat atas nama Departemen dikeluarkan oleh Sekretaris Departemendengan format sebagai berikut :
aaa/ x/ dept/ DEMA/ yy/ zz
3. Surat atas nama Kepanitiaan dikeluarkan oleh Sekretaris Panitia atau perangkat kepanitiaan yang berwenang dengan format sebagai berikut :
aaa/ x/ Pan/ DEMA/ yy/ zz
keterangan:
aaa : nomor surat
x : pihak yang dituju
Kode A : surat yang ditujukan untuk pihak civitas akademika atau internal FH UGM
Kode B : surat yang ditujukan untuk pihak di luar civitas akademika atau eksternal FH UGM Dept : adalah departemen yang mengeluarkan surat.
Kode Departemen/Biro :
Biro Kesekretariatan...: BIRKES Biro Keuangan...: BIRKEU Departemen Advokasi...: ADVO Departemen Hubungan Luar ...: HUBLU Departemen Media dan Informasi...……….: MEDINFO
Departemen Pengabdian Masyarakat...: PM Departemen Olahraga……….….: DORA Departemen Kajian Strategis dan Kebijakan ...: KASTRAT Departemen Riset dan Keilmuan Hukum...: RKH Departemen Pengembangan Sumber Daya Manusia...: PSDM Departemen Aksi dan Propaganda...: AKSPRO
Pan : adalah kode kepanitiaan berupa singkatan yang mudah diingat
yy : angka ( romawi ) bulan pembuatan surat
zz : angka tahun pembuatan surat ( dua angka belakang tahun )
C. SURAT KEPUTUSAN KETUA DEWAN MAHASISWA JUSTICIA FH UGM
Surat Keputusan merupakan produk hukum Ketua Dewan Mahasiswa Justicia yang bersifat mengikat secara internal kelembagaan.
Urutan Format Surat Keputusan : 1. Menimbang 2. Mengingat 3. Memperhatikan 4. Memutuskan 5. Menetapkan Format Penomoran : dd/ SK/ DEMA/ yy/ zz keterangan : dd : Nomor Keputusan yy : bulan pengesahan SK zz : tahun pengesahan SK
TATA ATURAN KERUMAHTANGGAAN
A. INVENTARISASI
1. Inventarisasi dilakukan oleh Biro Kesekretariatan bersama dengan Sekretaris Eksekutif pada awal periode kepengurusan.
2. Inventarisasi dilakukan sekurang-kurangnya setiap tiga (3) bulan sekali, meliputi : § Kualifikasi perlengkapan dan peralatan;
§ Kuantitas perlengkapan dan peralatan;
§ Kondisi dan kualitas perlengkapan dan peralatan;
§ Tindak lanjut invetarisasi baik dalam bentuk penambahan maupun perbaikan.
B. PROSEDUR PENGAJUAN PERMOHONAN PENGADAAN INVENTARISASI
1. Dapat diajukan oleh tiap sekretaris departemen kepada Biro Kesekretariatan dengan disetujui oleh Sekretaris;
2. Pengajuan permohonan peralatan dapat dilakukan setiap tiga bulan sekali pada akhir bulan; 3. Proposal pengajuan peralatan dibuat oleh Biro Kesekretariatan dengan disetujui oleh
Sekretaris Eksekutif dan diuji kelayakannya oleh Bendahara Umum;
4. Untuk belanja peralatan kurang dari Rp. 100.000,- tidak perlu diajukan ke Dekanat, cukup di cover oleh kas Dewan Mahasiswa Justicia FH UGM.
C. PROSEDUR PEMINJAMAN BARANG
1. Peminjaman dari pihak luar Dewan Mahasiswa Justicia FH UGM harus dengan izin Biro Kesekretariatan atau pihak yang diberi wewenang dengan diketahui oleh Sekretaris Eksekutif dengan meninggalkan tanda pengenal.
2. Surat peminjaman oleh Dewan Mahasiswa Justicia FH UGM secara umum dikeluarkan oleh Sekretaris Eksekutif atau Biro Kesekretariatan.
3. Surat peminjaman barang untuk keperluan Departemen dikeluarkan oleh Sekretaris Departemen.
4. Surat peminjaman barang oleh Kepanitiaan dilakukan oleh kepanitiaan sendiri dengan diketahui oleh Sekretaris Eksekutif untuk kemudian dicatat dalam daftar surat keluar.
D. PENGARSIPAN
Pengarsipan dilakukan oleh Biro Kesekretariatan bersama Sekretaris Departemen, yang terdiri dari :
1. Dokumentasi aktif, yaitu dokumen yang berupa surat-menyurat, Laporan Pertanggungjawaban Kegiatan (Departemen maupun Kepanitiaan), hasil-hasil riset/kajian, progress report, dan lain-lain yang dibuat dalam satu (1) periode kepengurusan berjalan. 2. Dokumentasi pasif, yaitu naskah-naskah maupun berkas-berkas yang terdapat ataupun yang
dibuat atau yang dikeluarkan pada periode kepengurusan sebelumnya.
3. Dokumentasi elektronik, merupakan data-data yang terdapat dalam sistem jaringan komputer.
LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN KEGIATAN
A. PROGRES REPORT BULANAN
1. Merupakan laporan perkembangan yang dibuat oleh setiap Kepala Departemen/Biro bersama
dengan Sekretaris Departemen/Biro setiap bulan;
2. Laporan dibuat tertulis dalam bentuk soft file yang akan dikirimkan kepada Biro
Kesekretariatan paling lambat 7 hari di awal bulan untuk dilaporkan kepada pengurus dan untuk dijadikan arsip;
3. Sistematika Progress Report Bulanan diberikan oleh Sekretaris Eksekutif kepada
Sekretaris Departemen;
4. Progress Report Bulanan dilampirkan dalam Laporan Pertanggung Jawaban di Akhir
Kepengurusan
B. LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN KEPANITIAAN
• Laporan Pertanggungjawaban yang diserahkan kepada Dekanat, Penyandang Dana (Donatur dan Sponsor) dan Ketua Dewan Mahasiwa Justicia FH UGM.
• Sistematika Laporan Pertanggungawaban kepada Dekanat sesuai dengan Draft SOP
Penyelenggaraan Kegiatan yang telah dibuat oleh Dekanat.
C. LAPORAN PUBLIK
1. Merupakan laporan kegiatan Dewan Mahasiswa Justicia FH UGM kepada publik yang meliputi kegiatan Dewan Mahasiswa Justicia FH UGM serta transparansi keuangannya. 2. Laporan publik disusun oleh Wakil Ketua bersama Sekretaris Eksekutif dan Bendahara
Umum dengan disetujui oleh Ketua Dewan Mahasiswa Justicia FH UGM.
3. Laporan publik ini dibuat tiga bulan sekali (dipublikasikan di OA, di sampaikan kepada LSO dan Pihak dekanat dalam bentuk Hard Copy), tengah tahun periode kepengurusan dan diakhir periode kepengurusan.
D. LAPORAN PERJALANAN
§ Merupakan laporan yang wajib dibuat oleh delegasi yang telah ditunjuk oleh Ketua Dewan Mahasiswa Justica FH UGM.
§ Sistematika laporan perjalanan : 1. Nama delegasi 2. Nama Kegiatan 3. Hari/tanggal 4. Tempat
5. Agenda Kegiatan
6. Laporan biaya perjalanan 7. Lampiran Hasil Perjalanan
E. LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN KEPENGURUSAN
Merupakan laporan yang dibuat pada akhir periode kepengurusan. Tujuannya adalah sebagai bentuk pertanggungjawaban lembaga kepada Dekanat dan civitas akademika FH UGM. Laporan pertanggungjawaban ini merupakan laporan kegiatan yang dilaksanakan sejak awal kepengurusan hingga akhir periode kepengurusan.
Sistematika Laporan Pertanggungjawaban:
1. Foto departemen;
2. Pendahuluan, yakni suatu pengantar yang mendiskripsikan latar belakang semangat dari
suatu departemen, job description dari suatu departemen dalam tubuh Lembaga, serta target besar kerja dari departemen;
3. Rencana kerja/Program Kerja, merupakan rencana/program yang dibuat pada saat Rapat
Kerja Pengurus Harian serta revisi Program Kerja yang dibuat setelah diadakannya evaluasi kerja tengah tahun;
4. Evaluasi kerja, yakni evaluasi rencana/program kerja yang telah dilaksanakan, terdiri dari
hambatan-hambatan, permasalahan, prestasi, dsb.
5. Kegiatan yang yang tidak terealisasi dan penyebabnya; 6. Kegiatan yang dilaksanakan di luar program kerja;
7. Dinamika kepengurusan, yakni perubahan-perubahan yang terjadi dalam tubuh departemen,
9. Laporan keuangan; 10. Penutup;
11. Lampiran, terdiri atas nota keuangan pengeluaran departemen, proposal kegiatan yang
berbentuk kepanitiaan (big event).
PERATURAN PEMBUATAN PROPOSAL
A. PENGANTAR
Dalam mewujudkan kegiatan sebuah organisasi memiliki standar sistem tata kerja. Sistem tata kerja yang dibuat bertujuan agar terciptanya mekanisme organisasi yang produktif. Dalam manajemen kegiatan agar lebih efektif dan efisien maka perlu diatur tenteng pembuatan proposal. Proposal merupakan sebuah naskah yang berisi konsep kegiatan hingga bentuk konkret pelaksanaan kegiatan.
B. KLASIFIKASI PROPOSAL
• Proposal yang Ditujukan kepada Dekanat
1. Kegiatan yang direncanakan adalah kegiatan yang memberikan kemanfaatan bagi civitas akademika Fakultas Hukum dan UGM, terutama bagi mahasiswa;
2. Kegiatan yang akan dilaksanakan sejalan dengan visi dan misi Fakulas Hukum UGM; 3. Proposal kegiatan yang berskala kecil diajukan 1-2 minggu sebelum pelaksanaan;
4. Proposal kegiatan yang membutuhkan dana besar dan sasaran kegiatannya berskala besar diajukan 3-4 minggu sebelum pelaksanaan;
• Proposal yang Ditujukan kepada Donatur
1. Adanya penjelasan mengenai Dewan Mahasiswa Justicia/Profile agar pihak donatur mendapatkan keyakinan kredibilitas lembaga.
2. Acara yang akan dilaksanakan sebaiknya didiskripsikan sejelas-jelasnya.
3. Jelaskan kontribusi Donatur bagi masyarakat luas apabila mendukung kegiatan yang akan dilaksanakan tersebut.
• Proposal yang Ditujukan kepada Sponsor
1. Adanya penjelasan mengenai pengalaman dan professionalitas Dewan Mahasiswa Justicia dalam kegiatan yang bersifat Big Event agar pihak sponsor mendapatkan keyakinan kredibelitas lembaga.
2. melakukan Selling Programme terkait keunggulan kegiatan dan keuntungannya dalam berpartisipasi dalam kegiatan tersebut.
3. acara kegiatan sebaiknya dipaparkan secara detail dan jelas. 4. adanya alternative sponsorship.
C. FORMAT PROPOSAL Proposal Internal Dema
Halaman Judul
è Berisi nama kegiatan, logo DEMA Justicia, institusi, dan tahun. Lembar Pengesahan
è Merupakan bukti legalitas dari pihak penyelenggara dengan birokrasi yang terkait. I. Pendahuluan
Merupakan pengantar dalam sebuah proposal yang menjelaskan latar belakang masalah diadakannya kegiatan tersebut, urgensitas kegiatan, serta gambaran umum kegiatan yang akan dilaksanakan tersebut.
II. Nama Kegiatan
• Merupakan jenis kegiatan yang akan dilaksanakan • Contoh : Latihan Dasar Pejuang Rakyat 2020 III. Tema Kegiatan
• Merupakan turunan konsep kegiatan yang diwujudkan dalam kalimat yang singkat, jelas, dan mencakup target kegiatan yang akan dilaksanakan
IV. Tujuan Kegiatan
è Merupakan sesuatu yang akan dicapai dari kegiatan yang akan dilaksanakan tersebut yang sifatnya jangka panjang
V. Target Kegiatan
è Merupakan suatu capaian yang bersifat jangka pendek dan hasil dari kegiatan tersebut sifatnya konkrit
VI. Sasaran Kegiatan
è Sasasan merupakan obyek dari kegiatan tersebut VII. Pelaksanaan
è Yaitu penjelasan mengenai Hari, Tanggal, waktu dan Tempat pelaksanaan kegiatan VIII. Panitia Pelaksana
è Merupakan tim yang akan menyelenggarakan kegiatan tersebut è Diletakkan dalam Lampiran
IX. Anggaran Dana
è Merupakan jumlah dana yang dibutuhkan dalam penyelenggaraan kegiatan tersebut, serta menjelaskan sumber-sumber dana.
è Diletakkan terlampir X. Penutup
è Merupakan bagian proposal yang menyatakan harapan pertisipasi pihak-pihak yang dituju.
Lampiran
Merupakan penjelasan hal-hal yang terkait dengan pelaksanaan kegiatan yang diatur dalam lembar tersendiri, yaitu :
è Susunan panitia pelaksana è Susunan acara
PROPOSAL YANG DITUJUKAN UNTUK DEKANAT SESUAI DENGAN SOP PENYELENGGARAAN KEGIATAN YANG DIBUAT OLEH DEKANAT
Note : proposal yang akan diajukan harus dilakukan pengecekan terlebih dahulu oleh Sekretaris Eksekutif
dan Bendahara Umum. Setelah dinyatakan benar maka boleh dimintakan persetujuan kepada Ketua Dema Justicia.
