R.S. BAPTIS BATU Jl. Raya Tlekung No. 1
Batu
PEMBERLAKUAN NOMOR SURAT No. Dokumen
01.03.18 No. Revisi 01 Halaman 1/10 Tanggal terbit
01 April 2014
Ditetapkan oleh, Direktur R.S. Baptis Batu
dr. Arhwinda Pusparahaju A,SpKFR., MARS PROSEDUR
TETAP
PENGERTIAN Memberikan Nomor disetiap Surat yang dibuat, sehingga memudahkan mencari dan merevisi.
TUJUAN Menyamakan penomoran Surat Dinas Keluar, Surat Keputusan, Surat Perjanjian dan Dokumen Protap
KEBIJAKAN
Administrasi Perkantoran yang mengatur segala penomoran untuk surat-surat yang dikeluarkan oleh Rumah Sakit (Sesuai dengan Kebijakan Direktur RS Baptis Batu No. 10/01/VIII/SK_Dir_Keb/2012 Tentang Pelayanan Administrasi Perkantoran)
PROSEDUR
Setiap surat yang dibuat baik surat keluar, Surat Keputusan, Dokumen Protap maupun Surat Perjanjian yang dibuat harus diberi nomor.
Adapun ketentuan yang harus diperhatikan yaitu : 1. Surat Keluar
No. Surat / Tgl / Bln / RSBB_xxx / Th pembuatan Keterangan :
No. Surat : adalah nomor urut pembuatan surat Tgl : adalah tanggal disaat surat dibuat Bln. : adalah bulan disaat surat dibuat RSBB : adalah Rumah Sakit Baptis Batu
xxx : adalah Departemen / bagian yg mengeluarkan, antara lain:
a. Dir : adalah Direktur
b. Wa.Dir.UK : Bila Wakil Direktur Umum & Keuangan yang menandatangani
c. Wa.Dir.Yan : Bila Wakil Direktur Pelayanan yang menandatangani
Th pembuatan : adalah tahun pembuatan surat
Contoh : Surat Keluar yang pertama kali dibuat, pada tanggal 10 Juli 2008, yang ditandatangani oleh Direktur tentang Tanggapan Ijin Penelitian.
Nomor surat yang dibuat adalah : 01 / 10 / VII / RSBB_Dir / 2008
Seluruh penomoran surat keluar di RS Baptis Batu akan mengalami pergantian nomor kembali lagi ke nomor awal setiap tahunnya.
RS. BAPTIS BATU Jl. Raya Tlekung No. 1
Batu
PEMBERLAKUAN NOMOR SURAT No. Dokumen
01.03.18 No. Revisi 04 Halaman 2/10 Tanggal terbit
01 April 2014
Ditetapkan oleh, Direktur R.S. Baptis Batu
dr. Arhwinda Pusparahaju A,SpKRF., MARS PROSEDUR
TETAP
PROSEDUR
2. Surat Keputusan / SK tentang semua keputusan Rumah Sakit • No.SK / tgl pembuatan / bln pembuatan / SK_DIR / th
pembuatan
No.SK : no. Urut
Tgl pembuatan : Tgl pembuatan SK Bln pembuatan : Bln pembuatan SK
SK_DIR : Bahwa Surat Keputusan ditandatangani oleh Direktur
Th pembuatan : tahun pembuatan SK
Contoh pembuatan SK pertama kali yaitu Struktur organisasi yang ditandatangani pada tanggal 1 Juli 2000
No. 01 / 01 / VII / SK_DIR / 2000.
• Surat Keputusan / SK tentang semua Kebijakan Rumah Sakit
No.SK / tgl pembuatan / bln pembuatan / SK_Dir_Keb / th pembuatan
No.SK : no. Urut
Tgl pembuatan : Tgl pembuatan SK Bln pembuatan : Bln pembuatan SK
SK_Dir_Keb : Bahwa Surat Keputusan ditandatangani oleh Direktur
Th pembuatan : tahun pembuatan SK
Contoh pembuatan SK kebijakan RS yang ditandatangani pada tanggal 1 Juli 2012
No. 01 / 01 / VII / SK_Dir_Keb / 2012. • SK Personalia / Kepegawaian
Semua Surat Keputusan tentang kepegawaian, yang dibuat oleh Personalia. Baik SK Pengangkatan, SK Kenaikan Golongan, SK Pensiun, dst. Cara pemberian Nomer sebagai berikut :
RS. BAPTIS BATU Jl. Raya Tlekung No. 1
Batu
PEMBERLAKUAN NOMOR SURAT No. Dokumen
01.03.18 No. Revisi 04 Halaman 3/10 Tanggal terbit
01 April 2014
Ditetapkan oleh, Direktur R.S. Baptis Batu
dr. Arhwinda Pusparahaju A,SpKFR., MARS PROSEDUR
TETAP
PROSEDUR
SK Pengangkatan pegawai :
No.SK / tgl pembuatan / bln pembuatan / SK_Peg / th pembuatan
SK Kenaikan Golongan :
No.SK / tgl pembuatan / bln pembuatan / SK_KG / th pembuatan
SK Calon Pegawai
No.SK / tgl pembuatan / bln pembuatan / SK_PCP / th pembuatan.
SK Pemutusan Hubungan Kerja (PHK)
No.SK / tgl pembuatan / bln pembuatan / SK_PH K / th pembuatan.
SK Penjabat Sementara
No.SK / tgl pembuatan / bln pembuatan / SK_PJ / th pembuatan.
SK Mutasi Kerja
No.SK / tgl pembuatan / bln pembuatan / SK_Mts.Krj / th pembuatan.
SK Mutasi Bagian
No.SK / tgl pembuatan / bln pembuatan / SK_Mts.Bag / th pembuatan.
SK Pemberhentian Jabatan
No.SK / tgl pembuatan / bln pembuatan / SK_P.Jbt / th pembuatan.
SK Pensiun
No.SK / tgl pembuatan / bln pembuatan / SK_Pens / th pembuatan.
SK Rotasi
No.SK / tgl pembuatan / bln pembuatan / SK_RTS / th pembuatan.
SK Tugas Belajar
No. SK / tgl pembuatan / bln pembuatan / SK.Bel-SDM/ tahun
SK Umum oleh Personalia
No.SK / tgl pembuatan / bln pembuatan / SK_Pers / th pembuatan.
RS. BAPTIS BATU Jl. Raya Tlekung No. 1
Batu
PEMBERLAKUAN NOMOR SURAT No. Dokumen
01.03.18 No. Revisi 04 Halaman 4/10 Tanggal terbit
01 April 2014
Ditetapkan oleh, Direktur R.S. Baptis Batu
dr. Arhwinda Pusparahaju A,SpKFR., MARS PROSEDUR TETAP PROSEDUR PKWT No.PKWT/Bln pembuatan/PKWT_SDM/tahun Keterangan
No. Surat : adalah nomor urut pembuatan surat Tgl : adalah tanggal saat surat dibuat Bln. : adalah bulan saat surat dibuat SK : adalah Surat Keputusan Peg : adalah Pengangkatan Pegawai KG : adalah Kenaikan Golongan
KB : adalah Kenaikan Berkala CP : adalah Calon Pegawai
PHK : adalah Pemutusan Hubungan Kerja PJ : adalah Penjabat Sementara
Mts.Krj : adalah Mutasi Kerja Mts.Bag : adalah Mutasi Bagian
P.Jbt : adalah Pemberhentian Jabatan Pens : adalah Pensiun
T.Jbt : adalah Penurunan Jabatan Jbt : adalah Kenaikan Jabatan Pers : adalah Personalia
PKWT : Perjanjian Kerja Waktu Tertentu SDM : Sumber Daya Manusia
Thn pembuatan : adalah tahun pembuatan SK
Sedangkan untuk SK yang direvisi, maka penomoran Sk tersebut sesuai dengan nomor SK asli dengan tanggal pemberlakuan SK yang baru, dengan ditambahkan simbol ”r” disebelah nomor SK Contoh : SK no. 01/01/IV/SK_DIR/2009, mengalami revisi, maka nomor berubah menjadi SK no. 01r/01/IV/SK_DIR/2009.
3. Penomoran Dokumen untuk Protap Pengkodean Departemen dan Komite 01 : Pelayanan
RS. BAPTIS BATU Jl. Raya Tlekung No. 1
Batu
PEMBERLAKUAN NOMOR SURAT No. Dokumen
01.03.18 No. Revisi 04 Halaman 5/10 Tanggal terbit
01 April 2014
Ditetapkan oleh, Direktur R.S. Baptis Batu
dr. Arhwinda Pusparahaju A,SpKFR., MARS PROSEDUR TETAP PROSEDUR 03 : Umum Keuangan 04 : - 05 : Komite Pastoral 06 : SPI 07 : Komite Medik
08 : Komite Etik Rumah Sakit 09 : Komite Keperawatan 10 : Komite KPRS 11 : Komite PPI
12 : Manajer Rawat Jalan 13 : Manajer Rawat Inap 14 : -
15 : -
16 : Manajer Pelayanan Perusahaan Asuransi 17 : P2K3
18 : Panitia Rekam Medis 19 : Panitia Farmasi 20 : Tim Ponek 21 : Tim TB-DOTS
Pengkodean Bagian
01 : Instalasi Rehabilitasi Medik 02 : Instalasi Farmasi
03 : Instalasi Laboratorium 04 : Instalasi Radiologi 05 : Instalasi Gizi
06 : Instalasi Rawat Jalan 07 : Instalasi Gawat Darurat 08 : Instalasi Kamar Operasi
09 : Instalasi Rawat Inap Ibu & Anak 10 : Instalasi Rawat Intensif
11 : Instalasi Rawat Inap Bedah Dalam B 12 : Bagian Sumber Daya Manusia 13 : Bagian Sistem Informasi Manajemen 14 : -
RS. BAPTIS BATU Jl. Raya Tlekung No. 1
Batu
PEMBERLAKUAN NOMOR SURAT No. Dokumen
01.03.18 No. Revisi 04 Halaman 6/10 Tanggal terbit
01 April 2014
Ditetapkan oleh, Direktur R.S. Baptis Batu
dr. Arhwinda Pusparahaju A,SpKFR., MARS PROSEDUR TETAP PROSEDUR 15 : Bagian Inventori 16 : Bagian Keuangan 17 : Bagian Akuntansi 18 : Bagian Administrasi 19 : - 20 : Bagian Pemasaran
21 : Bagian Pemeliharaan Sarana 22 : - 23 : Bagian Outsourcing 24 : - 25 : - 26 : - 27 : - 28 : -
29 : Bag. Layanan Perusahaan Asuransi 30 : Instalasi Bedah Dalam A
31 : Bagian Humas
32 : Instalasi Rekam Medik 33 : Instalasi Pemulasaran Jenazah 34 : Instalasi Pusat Sterilisasi Pengkodean Sub Bagian Ruangan KUS : Klinik Umum Spesialis KGM : Klinik Gigi Mulut Nes : Anestesi
KSTB : Sterilisasi & Binatu OBNS : Obgyn, NB, NBICU An : Anak
HICU : ICU, HCU
PIV : Hemodialisa - VIP RK12 : Ruang Kelas 1 - 2 RK3 : Ruang Kelas 3 PL : Pendidikan Latihan PSN : Personalia Log : Logistik Byr : Pembayaran
RS. BAPTIS BATU Jl. Raya Tlekung No. 1
Batu
PEMBERLAKUAN NOMOR SURAT No. Dokumen
01.03.18 No. Revisi 04 Halaman 7/10 Tanggal terbit
01 April 2014
Ditetapkan oleh, Direktur R.S. Baptis Batu
dr. Arhwinda Pusparahaju A,SpKFR., MARS PROSEDUR TETAP PROSEDUR LPA : - D : Dapur B : - KJ : Kamar Jahit Kb : Kebun HK : House Keeping IN : Informasi Tr : Transportasi Hum : - Kan : Kantin
Pengkodean Sub Bagian Pelayanan B : Bedah OG : Obgyn PD : Penyakit Dalam A : Anak RM : Rehabilitasi Medis M : Mata S : Syaraf KJ : Kejiwaan OT : Orthopedi ORT : Orthodonsi JP : Jantung BA : Bedah anak BP : Bedah Plastik An : Anestesi PK : Patologi Klinik G : Gigi R : Radiologi
THT : Telinga Hidung dan Tenggorokan No. Protap. Departemen.Bagian. Sub Bagian
Contoh : Dapur membuat protab pertama tentang pengontrolan menu pasien. Cara membuat nomor protap sebagai berikut : 01.04.19.D
RS. BAPTIS BATU Jl. Raya Tlekung No. 1
Batu
PEMBERLAKUAN NOMOR SURAT No. Dokumen
01.03.18 No. Revisi 04 Halaman 8/10 Tanggal terbit
01 April 2014
Ditetapkan oleh, Direktur R.S. Baptis Batu
dr. Arhwinda Pusparahaju A,SpKFR., MARS PROSEDUR
TETAP
PROSEDUR
Penomoran untuk Surat Perjanjian
Ketentuan pemberian nomor untuk Surat Perjanjian adalah sebagai berikut :
No.SP / RSBB / SP / bln pembuatan - th pembuatan No.SP : no. Urut Surat Perjanjian
RSBB : Rumah Sakit Baptis Batu SP : Surat Perjanjian
Bln pembuatan : Bln pembuatan SK Th pembuatan : tahun pembuatan SK
Contoh pembuatan SP pertama kali yaitu Surat Perjanjian Kerjasama pada bulan Oktober
No. 01 / RSBB / SP / X – 08
Penomoran untuk Tarif RS Baptis Batu
Penomoran pada tarif yang berlaku di RS Baptis Batu ini akan memudahkan untuk mencari dan mengarsipkan tarif serta merevisi tarif yang telah beredar. Sama halnya dengan SOP, penomoran untuk tarif ini dikelompokkan sesuai dengan unit bagian tarif itu dibuat. Dengan ketentuan sebagai berikut : No.kode / bln-thn / RSBB. Bln : bulan pembuatan Thn : Tahun Pembuatan RSBB : RS Baptis Batu No kode : meliputi : Fisioterapi : 01 Laboratorium : 02 Tarif Rujuk Prodia : 02.01 Tarif PA & Sitologi : 02.02 Tarif Rujuk RSSA : 02.03
Radiologi : 03
Pel. Ultrasonografi : 03.01 Pel. Echocardiografi : 03.02 Pel. USG 4 Dimensi : 03.03 Inst. Rawat Jalan : 04 Pel. Tindakan : 04.01
RS. BAPTIS BATU Jl. Raya Tlekung No. 1
Batu
PEMBERLAKUAN NOMOR SURAT No. Dokumen
01.03.18 No. Revisi 04 Halaman 9/10 Tanggal terbit
01 April 2014
Ditetapkan oleh, Direktur R.S. Baptis Batu
dr. Arhwinda Pusparahaju A,SpKFR., MARS PROSEDUR
TETAP
PROSEDUR
Pel. Klinik Orthodonsi : 04.03 Pel. Dr. SpTHT : 04.04 Pel. Dr. SpKJ : 04.05 Pelayanan dr. SpS : 04.06 Pel dr. SpM : 04.07 IGD (Ambulance) : 05 Pelayanan Mobil : 05.01 Kamar Operasi : 06 Pelayanan Rawat Inap : 07 Pelayanan Persalinan : 07.01 Pel. Pemakaian Alat Medis : 07.02
Lain – lain : 08
Contoh :
Penomoran untuk Tarif tindakan (Rawat Jalan) dibuat bulan Februari 2010. Penulisannya : 04.01/II-10/RSBB
Jika tarif tersebut mengalami revisi, maka penulisan nomor revisi pada tarif tersebut ditambahkan kode ”R” dibelakang kode. Dan penulisan bulan dan tahun disesuaikan dengan waktu revisi Contoh :
Tarif tindakan (Rawat Jalan) mengalami revisi kedua bulan Maret 2010. Penulisannya : 04.01/ III-10/RSBB/R1
1. Surat Peringatan
• No.Surat / tgl pembuatan / bln pembuatan / SP_SDM / tahun pembuatan
No.Surat : no. Urut
Tgl pembuatan : Tgl pembuatan Surat Bln pembuatan : Bln pembuatan Surat
SP_SDM : Bahwa Surat Peringatan dikeluarkan oleh Bag. SDM
Th pembuatan : tahun pembuatan Surat
Contoh pembuatan Surat Peringatan pertama kali yang ditandatangani pada tanggal 1 Juli 2000
RS. BAPTIS BATU Jl. Raya Tlekung No. 1
Batu
PEMBERLAKUAN NOMOR SURAT No. Dokumen
01.03.18 No. Revisi 04 Halaman 10/10 Tanggal terbit
01 April 2014
Ditetapkan oleh, Direktur R.S. Baptis Batu
dr. Arhwinda Pusparahaju A,SpKFR., MARS PROSEDUR
TETAP
PROSEDUR
No. 01 / 01 / VII / SP_SDM / 2000. Surat Teguran
No.Surat / tgl pembuatan / bln pembuatan / ST_SDM / tahun pembuatan
No.Surat : no. Urut
Tgl pembuatan : Tgl pembuatan Surat Bln pembuatan : Bln pembuatan Surat
ST_SDM : Bahwa Surat Teguran dikeluarkan oleh Bag. SDM
Th pembuatan : tahun pembuatan Surat
Contoh pembuatan Surat Teguran pertama kali yang ditandatangani pada tanggal 1 Juli 2000
No. 01 / 01 / VII / ST_SDM / 2000. 2. Surat Keluar untuk SDM
• No.Surat / tgl pembuatan / bln pembuatan / SDM_RSBB / tahun pembuatan
No.Surat : no. Urut
Tgl pembuatan : Tgl pembuatan Surat Bln pembuatan : Bln pembuatan Surat
SDM_RSBB : Bahwa Surat dikeluarkan oleh Bag. SDM
Th pembuatan : tahun pembuatan Surat
Contoh pembuatan Surat pertama kali yang ditandatangani pada tanggal 1 Juli 2000
No. 01 / 01 / VII / SDM_RSBB / 2000.