REPUBLIK INDONESIA
PERATURAN MENTERI LINGKUNGAN HIDUP DAN KEHUTANAN REPUBLIK INDONESIA
NOMOR : P.63/Menlhk-Setjen/2015 TENTANG
PEDOMAN TATA NASKAH DINAS KEMENTERIAN LINGKUNGAN HIDUP DAN KEHUTANAN
DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA MENTERI LINGKUNGAN HIDUP DAN KEHUTANAN
REPUBLIK INDONESIA,
Menimbang : a. bahwa berdasarkan Peraturan Menteri
Kehutanan Nomor P.44/Menhut-II/2010 telah ditetapkan Pedoman Tata Naskah Dinas Kementerian Kehutanan;
b. bahwa berdasarkan Peraturan Menteri Negara Lingkungan Hidup Nomor 8 Tahun 2011 telah ditetapkan Pedoman Tata Naskah Dinas Kementerian Lingkungan Hidup;
c. bahwa berdasarkan Peraturan Presiden Nomor 16 Tahun 2015 telah ditetapkan Kementerian Lingkungan Hidup dan Kehutanan dan berdasarkan Peraturan Menteri Lingkungan Hidup dan Kehutanan Nomor P.18/MenLHK-II/2015 telah ditetapkan Organisasi dan Tata Kerja Kementerian lingkungan Hidup dan Kehutanan;
dimaksud pada huruf a sampai dengan huruf d, perlu menetapkan Peraturan Menteri Lingkungan Hidup dan Kehutanan tentang Pedoman Tata Naskah Dinas Kementerian Kementerian Lingkungan Hidup dan Kehutanan. Mengingat : 1. Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2011 tentang Pembentukan Peraturan Perundang-undangan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2011 Nomor 82, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5234);
2. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5071);
3. Undang-Undang Nomor 24 Tahun 2009 tentang Bendera, Bahasa dan Lambang Negara serta Lagu Kebangsaan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 109, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5035);
4. Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan;
5. Keputusan Presiden Nomor 121/P Tahun 2014 tentang Pembentukan Kementerian dan Pengangkatan Menteri Kabinet Kerja Tahun 2014-2019, sebagaimana telah diubah dengan Keputusan Presiden Nomor 79/P Tahun 2015; 6. Peraturan Presiden Nomor 7 Tahun 2015
tentang Organisasi Kementerian Negara;
7. Peraturan Presiden Nomor 16 Tahun 2015 tentang Kementerian Lingkungan Hidup dan Kehutanan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2015 Nomor 17);
8. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Reformasi Birokrasi Nomor 80 Tahun 2012 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas Instansi Pemerintah;
Menetapkan : PERATURAN MENTERI LINGKUNGAN HIDUP DAN KEHUTANAN REPUBLIK INDONESIA TENTANG PEDOMAN TATA NASKAH DINAS KEMENTERIAN LINGKUNGAN HIDUP DAN KEHUTANAN.
Pasal 1
Pedoman Tata Naskah Dinas Kementerian Lingkungan Hidup dan Kehutanan merupakan acuan dalam pengelolaan tata naskah dinas lingkup Kementerian Lingkungan Hidup dan Kehutanan.
Pasal 2
Pedoman Tata Naskah Dinas Kementerian Lingkungan Hidup dan Kehutanan sebagaimana tercantum dalam Lampiran Peraturan Menteri ini.
Pasal 3
Ketentuan lebih lanjut mengenai Pedoman Tata Naskah Dinas Kementerian Lingkungan Hidup dan Kehutanan yang belum ditetapkan dalam Peraturan Menteri ini, dapat diatur dengan Peraturan Eselon I sesuai bidang tugasnya.
Pasal 4
Pada saat Peraturan Menteri ini mulai berlaku, proses penyesuaian diselesaikan dalam jangka waktu paling lambat 3 (tiga) bulan sejak Peraturan Menteri ini diundangkan.
Pasal 5
Pada saat Peraturan Menteri ini mulai berlaku :
a. Peraturan Menteri Kehutanan Nomor P.44/Menhut-II/2010 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas Kementerian Kehutanan; dan b. Peraturan Menteri Negara Lingkungan Hidup
Peraturan Menteri ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan.
Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan Menteri ini dengan penempatannya dalam Berita Negara Republik Indonesia.
Ditetapkan di Jakarta
pada tanggal 24 November 2015 MENTERI LINGKUNGAN HIDUP DAN KEHUTANAN REPUBLIK INDONESIA, Ttd.
SITI NURBAYA
Diundangkan di Jakarta pada tanggal 2 Februari 2016
DIREKTUR JENDERAL
PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN
KEMENTERIAN HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA REPUBLIK INDONESIA,
Ttd.
WIDODO EKATJAHJANA
BERITA NEGARA REPUBLIK INDONESIA TAHUN 2016 NOMOR 163
KRISNA RYA
LAMPIRAN PERATURAN MENTERI LINGKUNGAN HIDUP DAN KEHUTANAN REPUBLIK INDONESIA
NOMOR : P.63/Menlhk-Setjen/2015 TENTANG
PEDOMAN TATA NASKAH DINAS KEMENTERIAN LINGKUNGAN HIDUP DAN KEHUTANAN
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Ketatalaksanaan pemerintah merupakan pengaturan cara melaksanakan tugas dan fungsi dalam berbagai bidang kegiatan pemerintahan dan pembangunan di lingkungan instansi pemerintah pusat dan daerah.
Salah satu komponen penting dalam ketatalaksanaan pemerintah adalah administrasi umum. Ruang lingkup administrasi umum meliputi tata naskah dinas (tata surat, distribusi, formulir dan media), penamaan lembaga, singkatan dan akronim, kearsipan, serta tata ruang perkantoran. Tata naskah dinas sebagai salah satu unsur administrasi umum meliputi, pengaturan tentang jenis dan penyusunan naskah dinas, penggunaan lambang negara, lambang instansi dan cap dinas, penggunaan Bahasa Indonesia yang baik dan benar, tata surat, perubahan, pencabutan, pembatalan produk hukum serta ralat.
Ketentuan tentang tata naskah dinas yang berlaku untuk seluruh instansi pemerintah pusat dan daerah telah diatur dalam Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 80 Tahun 2012 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas Instansi Pemerintah. Sehubungan dengan hal tersebut, Pedoman Tata Naskah Dinas Kementerian Lingkungan Hidup dan Kehutanan disesuaikan dengan Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi tersebut dalam Peraturan Menteri Lingkungan Hidup dan Kehutanan ini.
B. Maksud dan Tujuan
1. Maksud
2. Tujuan
Pedoman Tata Naskah Dinas Kementerian Lingkungan Hidup dan Kehutanan bertujuan menciptakan kelancaran komunikasi tulis yang efektif dan efisien dalam penyelenggaraan tugas Kementerian Lingkungan Hidup dan Kehutanan.
C. Sasaran
1. Tercapainya kesamaan pengertian dan pemahaman dalam penyelenggaraan tata naskah dinas Kementerian Lingkungan Hidup dan Kehutanan.
2. Terwujudnya keterpaduan pengelolaan tata naskah dinas dengan unsur lainnya dalam lingkup administrasi umum.
3. Terwujudnya kemudahan dan kelancaran dalam komunikasi tulis kedinasan serta kemudahan dalam pengendalian.
4. Tercapainya efektivitas dan efisiensi penyelenggaraan tata naskah dinas.
5. Berkurangnya tumpang tindih dan pemborosan penyelenggaraan tata naskah dinas Kementerian Lingkungan Hidup dan Kehutanan.
D. Asas
Asas yang harus diperhatikan dalam penyusunan naskah dinas adalah sebagai berikut :
1. Efektif dan Efisien
Penyelenggaraan tata naskah dinas perlu dilakukan secara efektif dan efisien dalam penulisan, penggunaan ruang atau lembar naskah dinas, spesifikasi informasi serta dalam penggunaan Bahasa Indonesia yang baik, benar dan lugas.
2. Pembakuan
Naskah dinas diproses dan disusun menurut tata cara dan bentuk yang telah dibakukan.
3. Pertanggungjawaban
Penyelenggaraan tata naskah dinas dapat
dipertanggungjawabkan dari segi isi, format, prosedur, kewenangan dan keabsahan.
4. Keterkaitan
5. Kecepatan dan Ketepatan
Naskah dinas harus dapat diselesaikan secara cepat, tepat waktu, dan tepat sasaran dalam redaksional, prosedural dan distribusi.
6. Keamanan
Tata naskah dinas harus aman secara fisik dan substansi mulai dari penyusunan, klasifikasi, penyampaian kepada yang berhak, pemberkasan, kearsipan dan distribusi.
E. Pengertian
1. Administasi Umum adalah rangkaian kegiatan administrasi yang meliputi tata naskah dinas, penamaan lembaga, singkatan dan akronim, kearsipan, serta tata ruang perkantoran.
2. Naskah dinas adalah komunikasi tulis sebagai alat komunikasi kedinasan yang dibuat dan/atau dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang di lingkungan instansi pemerintah dalam rangka penyelenggaraan tugas pemerintahan.
3. Tata naskah dinas adalah penyelenggaraan komunikasi tulis yang meliputi pengaturan jenis, format, penyiapan, pengamanan, pengabsahan, distribusi dan penyimpanan naskah dinas, serta media yang digunakan dalam komunikasi kedinasan.
4. Format adalah susunan dan bentuk naskah yang menggambarkan tata letak dan redaksional, serta penggunaan lambang negara, logo, dan cap dinas Kementerian Lingkungan Hidup dan Kehutanan.
5. Penanda tangan naskah dinas adalah pejabat yang menandatangani naskah dinas sesuai dengan tugas dan tanggung jawab kedinasan pada jabatannya.
6. Instansi pemerintah adalah kementerian, lembaga pemerintah non kementerian, sekretariat lembaga negara, lembaga setingkat menteri dan lembaga lain, lembaga nonstruktural, serta pemerintah provinsi dan kabupaten/kota.
7. Lambang Negara adalah Garuda Pancasila dengan semboyan Bhinneka Tunggal Ika.
F. Ruang Lingkup
Ruang lingkup Pedoman Tata Naskah Dinas Kementerian Lingkungan Hidup dan Kehutanan meliputi :
1. Pendahuluan. 2. Jenis naskah dinas.
3. Format naskah dinas.
4. Penyusunan naskah dinas.
5. Pejabat penanda tangan naskah dinas.
6. Penggunaan kop, logo dan cap dinas dalam naskah dinas.
BAB II
JENIS NASKAH DINAS
A. Naskah Dinas Arahan
Naskah dinas arahan adalah naskah dinas yang memuat kebijakan pokok atau kebijakan pelaksanaan yang harus dipedomani dan dilaksanakan dalam penyelenggaraan tugas dan kegiatan setiap instansi pemerintah yang berupa produk hukum yang bersifat pengaturan, penetapan dan penugasan.
1. Naskah Dinas Pengaturan
Sesuai dengan tingkatannya, naskah dinas yang bersifat pengaturan terdiri atas peraturan, pedoman, petunjuk pelaksanaan, Standar Operasional Prosedur (SOP) dan surat edaran.
a. Peraturan
Peraturan adalah naskah dinas yang bersifat mengatur, memuat kebijakan pokok, bersifat umum, berlaku untuk seluruh satuan organisasi/unit kerja dalam sebuah instansi pemerintah dan dapat merupakan dasar bagi penyusunan naskah dinas lainnya. Peraturan bersama merupakan turunan dari peraturan.
b. Pedoman
Pedoman adalah naskah dinas yang memuat acuan yang bersifat umum di lingkungan instansi pemerintah yang perlu dijabarkan ke dalam petunjuk operasional dan penerapannya disesuaikan dengan karakteristik instansi/organisasi yang bersangkutan.
c. Petunjuk Pelaksanaan
Petunjuk pelaksanaan adalah naskah dinas pengaturan yang memuat cara pelaksanaan kegiatan, termasuk urutan pelaksanaannya.
d. Standar Operasional Prosedur (SOP)
e. Surat Edaran
Surat Edaran adalah naskah dinas yang memuat pemberitahuan tentang hal tertentu yang dianggap penting dan mendesak.
2. Naskah Dinas Penetapan
Jenis naskah dinas penetapan ada dua macam, yaitu :
a. Keputusan
Keputusan adalah naskah dinas yang memuat kebijakan yang bersifat menetapkan, tidak bersifat mengatur dan merupakan pelaksanaan kegiatan, yang digunakan untuk :
1) Menetapkan / mengubah status kepegawaian / personal / keanggotaan / material / peristiwa;
2) Menetapkan / mengubah / membubarkan suatu kepanitiaan / tim;
3) Menetapkan pelimpahan wewenang.
b. Penetapan Angka Kredit
Penetapan Angka Kredit adalah penetapan angka yang diberikan pejabat yang berwenang sebagai hasil penilaian kuantitatif dan kualitatif atas prestasi yang dicapai oleh pejabat fungsional.
3. Naskah Dinas Penugasan
Yang termasuk naskah dinas penugasan ada tiga macam, yaitu :
a. Instruksi
Instruksi adalah naskah dinas yang memuat perintah atau arahan untuk melakukan pekerjaan atau melaksanakan tugas yang bersifat penting.
b. Surat Perintah
Surat perintah adalah naskah dinas dari atasan atau pejabat yang berwenang yang ditujukan kepada bawahan atau pegawai lainnya yang berisi perintah untuk melaksanakan pekerjaan tertentu.
c. Surat Tugas
B. Naskah Dinas Korespondensi
1. Naskah Dinas Korespondensi Intern
a. Nota Dinas
Nota Dinas adalah naskah dinas intern lingkup unit eselon I atau eselon II dan unit kerja berlokasi di daerah yang dibuat oleh pejabat dalam melaksanakan tugas guna menyampaikan laporan, pemberitahuan, pernyataan, permintaan atau penyampaian kepada pejabat lain. Nota Dinas memuat hal yang bersifat rutin, berupa catatan ringkas, disampaikan dari bawahan kepada atasan atau yang sejajar, dan dapat langsung dijawab dengan disposisi oleh pejabat yang dituju.
b. Memorandum
Memorandum adalah naskah dinas intern yang bersifat mengingatkan suatu masalah, menyampaikan arahan, peringatan, saran, pendapat kedinasan. Memorandum disampaikan dari atasan kepada bawahan.
2. Naskah Dinas Korespondensi Ekstern
Jenis naskah dinas korespondensi ekstern hanya ada satu macam, yaitu :
Surat Dinas
Surat Dinas adalah naskah dinas pelaksanaan tugas pejabat dalam menyampaikan informasi kedinasan berupa pemberitahuan, pernyataan, permintaan, penyampaian naskah dinas atau barang, atau hal kedinasan lainnya kepada pihak lain di luar instansi/organisasi yang bersangkutan atau di dalam lingkup Kementerian Lingkungan Hidup dan Kehutanan.
3. Surat Undangan
C. Naskah Dinas Khusus
1. Surat Perjanjian
Surat Perjanjian adalah naskah dinas yang berisi kesepakatan bersama tentang objek yang mengikat antar kedua belah pihak atau lebih untuk melaksanakan tindakan atau perbuatan hukum yang telah disepakati bersama.
Surat perjanjian terdiri dari dua macam, yaitu :
a. Perjanjian dalam negeri
Perjanjian dalam negeri adalah kerja sama perjanjian dalam negeri antar instansi baik di pusat maupun daerah dibuat dalam bentuk kesepahaman bersama atau perjanjian kerja sama.
b. Perjanjian internasional
Proses pembuatan perjanjian internasional telah diatur sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
2. Surat Kuasa
Surat Kuasa adalah naskah dinas yang berisi pemberian wewenang kepada badan hukum/kelompok orang/perseorangan atau pihak lain dengan atas namanya untuk melakukan suatu tindakan tertentu dalam rangka kedinasan.
3. Berita Acara
Berita Acara adalah naskah dinas yang berisi uraian tentang proses pelaksanaan suatu kegiatan yang harus ditandatangani oleh para pihak dan para saksi apabila diperlukan.
4. Surat Keterangan
Surat Keterangan adalah naskah dinas yang berisi informasi hal atau seseorang untuk kepentingan kedinasan.
5. Surat Pengantar
Surat Pengantar adalah naskah dinas yang digunakan untuk mengantar/ menyampaikan barang atau naskah.
6. Pengumuman
7. Surat Izin
Surat Izin adalah naskah dinas yang berisi persetujuan dari pejabat yang berwenang kepada badan hukum/kelompok perorangan untuk melakukan suatu tindakan dalam rangka kedinasan.
8. Surat Panggilan
Surat Panggilan adalah naskah dinas dari pejabat yang berwenang kepada badan hukum/kelompok/perorangan atau pihak lain untuk menghadap kepada pejabat yang terkait dalam kedinasan.
9. Surat Pernyataan Pelantikan
Surat Pernyataan Pelantikan adalah naskah dinas yang berisi pernyataan dari seorang pejabat yang menyatakan bahwa seorang PNS telah dilantik untuk menduduki suatu jabatan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
10. Surat Pernyataan Melaksanakan Tugas
Surat Pernyataan Melaksanakan Tugas adalah naskah dinas yang berisi pernyataan dari seorang pejabat yang berwenang bahwa seorang PNS telah melaksanakan tugas sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
11. Surat Pernyataan Menduduki Jabatan
Surat Pernyataan Menduduki Jabatan adalah naskah dinas yang berisi suatu pernyataan dari seorang pejabat yang berwenang bahwa seorang PNS telah menduduki suatu jabatan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
D. Laporan
Laporan adalah naskah dinas yang memuat pemberitahuan tentang pelaksanaan suatu kegiatan/kejadian.
E. Telaahan Staf
F. Formulir
Formulir adalah bentuk pengaturan alokasi ruang atau lembar naskah untuk mencatat berbagai data dan informasi. Formulir dibuat dalam bentuk kartu atau lembaran tercetak dengan judul tertentu berisi keterangan yang diperlukan.
G. Naskah Dinas Elektronik
BAB III
FORMAT NASKAH DINAS
Format/bentuk naskah dinas berdasarkan jenisnya diatur sebagai berikut :
A. Naskah Dinas Arahan
Naskah dinas arahan adalah naskah dinas yang memuat kebijakan pokok atau kebijakan pelaksanaan yang harus dipedomani dan dilaksanakan dalam penyelenggaraan tugas dan kegiatan setiap instansi pemerintah yang berupa produk hukum yang bersifat pengaturan, penetapan, dan penugasan.
1. Naskah Dinas Pengaturan
Sesuai dengan tingkatannya, naskah dinas yang bersifat pengaturan terdiri atas undang-undang, peraturan pemerintah, peraturan bersama, peraturan menteri, peraturan pejabat eselon I, pedoman, petunjuk pelaksanaan, standar operasional prosedur (SOP) dan surat edaran.
Untuk undang-undang dan peraturan pemerintah tidak diatur dalam ketentuan ini dan telah diatur sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
a. Peraturan Bersama
1) Susunan
a) Kepala
Bagian kepala Peraturan Bersama terdiri dari :
(1) Lambang negara (untuk pejabat negara) diletakkan secara simetris, atau logo (untuk non pejabat negara) yang diletakkan di sebelah kanan dan kiri atas, disesuaikan dengan penyebutan nama instansi;
(2) Kata “PERATURAN BERSAMA” dan nama jabatan pejabat yang menetapkan, yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris;
(3) Nomor, yang ditulis dibawahnya;
(4) Kata penghubung “TENTANG”, yang ditulis dengan huruf kapital;
(5) Judul peraturan bersama, yang ditulis dengan huruf kapital;
(7) Nama jabatan pejabat yang menetapkan peraturan bersama, yang ditulis dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda baca koma.
b) Konsiderans
Bagian konsiderans Peraturan Bersama terdiri dari : (1) Kata ”Menimbang”, yaitu konsiderans yang
memuat alasan / tujuan / kepentingan / pertimbangan tentang perlu ditetapkannya peraturan bersama;
(2) Kata ”Mengingat”, yaitu konsiderans yang memuat peraturan perundang-undangan sebagai dasar pengeluaran peraturan bersama.
c) Diktum
Bagian diktum Peraturan Bersama terdiri dari : (1) Kata ”MEMUTUSKAN”, yang ditulis seluruhnya
dengan huruf kapital tanpa spasi di antara suku kata dan diakhiri dengan tanda baca titik dua serta diletakkan di tengah margin;
(2) Kata ”Menetapkan”, yang dicantumkan sesudah kata “Memutuskan”, disejajarkan ke bawah dengan kata “Menimbang” dan “Mengingat”. Huruf awal kata “Menetapkan” ditulis dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda baca titik dua;
(3) Nama yang tercantum dalam judul peraturan perundang-undangan dicantumkan lagi setelah kata ”Menetapkan”, didahului dengan pencantuman jenis peraturan perundang-undangan.
d) Batang Tubuh
Sistematika dan cara penulisan bagian batang tubuh peraturan bersama, sama dengan ketentuan dalam penyusunan peraturan yang substansi peraturan diuraikan dalam pasal-pasal.
e) Kaki
Bagian kaki Peraturan Bersama terdiri dari :
(2) Disebelah kiri ditulis jabatan pejabat yang menetapkan peraturan bersama dan diakhiri dengan tanda koma, tanda tangan, nama lengkap pejabat yang menandatangani peraturan bersama, yang ditulis dengan huruf kapital.
2) Pengabsahan
a) Pengabsahan merupakan suatu pernyataan bahwa sebelum digandakan dan didistribusikan dengan sah, suatu peraturan telah dicatat dan diteliti sehingga dapat diumumkan oleh pejabat yang bertanggung jawab di bidang hukum atau administrasi umum;
b) Pengabsahan dicantumkan di bawah ruang tanda tangan sebelah kiri bawah, yang terdiri dari kata :
Diundangkan di Jakarta pada tanggal
DIREKTUR JENDERAL
PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN
KEMENTERIAN HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA REPUBLIK INDONESIA,
(NAMA PEJABAT)
BERITA NEGARA REPUBLIK INDONESIA TAHUN ... NOMOR ...
serta dibubuhi tanda tangan pejabat yang berwenang;
c) Pada penutup untuk pengabsahan dicantumkan kalimat :
Peraturan Bersama ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan.
Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan Bersama ini dengan penempatannya dalam Berita Negara Republik Indonesia.
3) Halyang Perlu Diperhatikan
Naskah asli peraturan bersama yang diparaf harus disimpan sebagai arsip dan yang diedarkan berupa salinan yang ditandatangani oleh Kepala Biro Hukum, Kementerian Lingkungan Hidup dan Kehutanan.
b. Peraturan Menteri
1) Susunan
a) Judul
(1) Judul peraturan memuat keterangan mengenai jenis, nomor, tahun penetapan dan nama peraturan;
(2) Nama peraturan dibuat secara singkat dan mencerminkan isi peraturan;
(3) Judul ditulis seluruhnya dengan huruf kapital yang diletakkan di tengah margin, tanpa diakhiri tanda baca.
Contoh :
PERATURAN MENTERI LINGKUNGAN HIDUP DAN KEHUTANAN REPUBLIK INDONESIA
NOMOR : P.XX/MENLHK-Setjen/2015 TENTANG
PEDOMAN TATA NASKAH DINAS KEMENTERIAN LINGKUNGAN HIDUP DAN KEHUTANAN b) Pembukaan
Pembukaan peraturan terdiri dari hal-hal berikut : (1) Frase “DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA
ESA” ditulis seluruhnya dengan huruf kapital yang diletakkan di tengah margin.
(2) Nama jabatan pejabat yang menetapkan peraturan ditulis seluruhnya dengan huruf kapital yang diletakkan di tengah margin dan diakhiri dengan tanda baca koma.
Contoh :
MENTERI LINGKUNGAN HIDUP DAN KEHUTANAN REPUBLIK INDONESIA,
(3) Konsiderans diawali dengan kata ”Menimbang”. (a) Konsiderans memuat uraian singkat
mengenai pokok-pokok pikiran yang menjadi latar belakang dan alasan pembuatan peraturan.
(b) Pokok-pokok pikiran pada konsiderans memuat unsur pengaturan lebih lanjut dari peraturan yang lebih tinggi yang menjadi latar belakang pembuatannya.
(d) Jika konsiderans memuat lebih dari satu pokok pikiran, tiap-tiap pokok pikiran dirumuskan dalam rangkaian kalimat yang merupakan kesatuan pengertian.
(e) Tiap-tiap pokok pikiran diawali dengan huruf abjad dan dirumuskan dalam satu kalimat yang diawali dengan kata bahwa dan diakhiri dengan tanda baca titik koma.
(4) Dasar Hukum diawali dengan kata ”Mengingat”. (a) Dasar hukum memuat dasar kewenangan
pembuatan peraturan perundang-undangan dan peraturan perundang-undangan yang memerintahkan pembuatan perundang-undangan tersebut.
(b) Peraturan perundang-undangan yang digunakan sebagai dasar hukum hanya peraturan perundang-undangan yang tingkatannya sama atau lebih tinggi.
(c) Jika jumlah peraturan perundang-undangan yang dijadikan dasar hukum lebih dari satu, urutan pencantuman perlu memperhatikan tata urutan peraturan perundang-undangan, dan jika tingkatannya sama disusun secara kronologis berdasarkan saat pengundangan atau penetapannya.
(d) Undang-undang, peraturan pemerintah dan peraturan menteri perlu dilengkapi dengan pencantuman “Lembaran Negara Republik Indonesia” dan “Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia” atau “Berita Negara Republik Indonesia” yang diletakkan di antara tanda baca kurung.
(5) Diktum, terdiri dari :
(a) kata ”MEMUTUSKAN”, yang ditulis seluruhnya dengan huruf kapital tanpa spasi di antara suku kata dan diakhiri dengan tanda baca titik dua serta diletakkan di tengah margin;
(c) Nama yang tercantum dalam judul peraturan perundang-undangan dicantumkan lagi setelah kata ”Menetapkan”, didahului dengan pencantuman jenis peraturan perundang-undangan.
c) Batang Tubuh
Bagian batang tubuh peraturan memuat :
(1) Semua substansi peraturan perundang-undangan yang dirumuskan dalam pasal-pasal;
(2) Substansi yang pada umumnya dikelompokkan ke dalam:
(a) Ketentuan Umum;
(b) Materi Pokok yang diatur;
(c) Ketentuan Sanksi Administratif (jika diperlukan);
(d) Ketentuan Peralihan (jika diperlukan); (e) Ketentuan Penutup.
d) Kaki
Bagian kaki peraturan terdiri dari :
(1) Tempat (kota sesuai dengan alamat instansi) dan tanggal penetapan peraturan;
(2) Nama jabatan pejabat yang menetapkan, yang ditulis dengan huruf kapital, dan diakhiri dengan tanda baca koma;
(3) Tanda tangan pejabat yang menetapkan peraturan;
(4) Nama lengkap pejabat yang menandatangani peraturan, yang ditulis dengan huruf kapital, tanpa mencantumkan gelar.
2) Pengabsahan
b) Pengabsahan dicantumkan di bawah ruang tanda tangan sebelah kiri bawah, yang terdiri dari kata :
Diundangkan di Jakarta pada tanggal
DIREKTUR JENDERAL
PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN
KEMENTERIAN HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA REPUBLIK INDONESIA,
(NAMA PEJABAT)
BERITA NEGARA REPUBLIK INDONESIA TAHUN ... NOMOR ...
serta dibubuhi tanda tangan pejabat yang berwenang. c) Pada penutup untuk pengabsahan dicantumkan
kalimat :
Peraturan Menteri ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan.
Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan Menteri ini dengan penempatannya dalam Berita Negara Republik Indonesia.
3) Hal yang perlu diperhatikan
Naskah asli peraturan menteri yang diparaf harus disimpan sebagai arsip dan yang diedarkan berupa salinan yang ditandatangani oleh Kepala Biro Hukum. Format Peraturan Menteri dapat dilihat pada Contoh 2.
c. Peraturan Eselon I
1) Susunan
a) Judul
(1) Judul peraturan memuat keterangan mengenai jenis, nomor, tahun penetapan dan nama peraturan.
(2) Nama peraturan dibuat secara singkat dan mencerminkan isi peraturan.
Contoh :
PERATURAN DIREKTUR JENDERAL PENGENDALIAN DAERAH ALIRAN SUNGAI DAN
HUTAN LINDUNG
NOMOR : P.85/PDASHL-Set/2015 TENTANG
(JUDUL PERATURAN) b) Pembukaan
Pembukaan peraturan terdiri dari hal-hal berikut : (1) Frase “DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA
ESA” ditulis seluruhnya dengan huruf kapital yang diletakkan di tengah margin.
(2) Nama jabatan pejabat yang menetapkan peraturan ditulis seluruhnya dengan huruf kapital yang diletakkan di tengah margin dan diakhiri dengan tanda baca koma.
Contoh :
DIREKTUR JENDERAL PENGENDALIAN DAERAH ALIRAN SUNGAI DAN HUTAN LINDUNG,
(3) Konsiderans diawali dengan kata ”Menimbang”. (a) Konsiderans memuat uraian singkat
mengenai pokok-pokok pikiran yang menjadi latar belakang dan alasan pembuatan peraturan.
(b) Pokok-pokok pikiran pada konsiderans memuat unsur pengaturan lebih lanjut dari peraturan yang lebih tinggi yang menjadi latar belakang pembuatannya.
(c) Pokok-pokok pikiran yang hanya menyatakan bahwa “peraturan dianggap perlu untuk dibuat” adalah kurang tepat karena tidak mencerminkan tentang latar belakang dan alasan dibuatnya peraturan.
(d) Jika konsiderans memuat lebih dari satu pokok pikiran, tiap-tiap pokok pikiran dirumuskan dalam rangkaian kalimat yang merupakan kesatuan pengertian.
(4) Dasar Hukum diawali dengan kata ”Mengingat”. (a) Dasar hukum memuat dasar kewenangan
pembuatan peraturan perundang-undangan dan peraturan perundang-undangan yang memerintahkan pembuatan perundang-undangan tersebut.
(b) Peraturan perundang-undangan yang digunakan sebagai dasar hukum hanya peraturan perundang-undangan yang tingkatannya sama atau lebih tinggi.
(c) Jika jumlah peraturan perundang-undangan yang dijadikan dasar hukum lebih dari satu, urutan pencantuman perlu memperhatikan tata urutan peraturan perundang-undangan, dan jika tingkatannya sama disusun secara kronologis berdasarkan saat pengundangan atau penetapannya.
(d) Undang-undang, peraturan pemerintah, dan peraturan menteri perlu dilengkapi dengan pencantuman “Lembaran Negara Republik Indonesia” dan “Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia” atau “Berita Negara Republik Indonesia” yang diletakkan di antara tanda baca kurung.
(5) Diktum, terdiri dari :
(a) kata ”MEMUTUSKAN”, yang ditulis seluruhnya dengan huruf kapital tanpa spasi di antara suku kata dan diakhiri dengan tanda baca titik dua serta diletakkan di tengah margin;
(b) kata ”Menetapkan”, yang dicantumkan sesudah kata Memutuskan, disejajarkan ke bawah dengan kata “Menimbang” dan “Mengingat”. Huruf awal kata “Menetapkan” ditulis dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda baca titik dua.
(c) Nama yang tercantum dalam judul Peraturan Perundang-undangan dicantumkan lagi setelah kata ”Menetapkan”, didahului dengan pencantuman jenis peraturan perundang-undangan.
c) Batang Tubuh
Bagian batang tubuh peraturan memuat :
(2) Substansi yang pada umumnya dikelompokkan ke dalam :
(a) Ketentuan umum;
(b) Materi pokok yang diatur;
(c) Ketentuan sanksi administratif (jika diperlukan);
(d) Ketentuan penutup. d) Kaki
Bagian kaki peraturan terdiri dari :
(1) Tempat (kota sesuai dengan alamat instansi) dan tanggal penetapan peraturan;
(2) Nama jabatan pejabat yang menetapkan, yang ditulis dengan huruf kapital, dan diakhiri dengan tanda baca koma;
(3) Tanda tangan pejabat yang menetapkan peraturan;
(4) Nama lengkap pejabat yang menandatangani peraturan, yang ditulis dengan huruf kapital, tanpa mencantumkan gelar.
(5) Tembusan disampaikan kepada yang berkepentingan.
2) Pengabsahan
a) Pengabsahan merupakan suatu pernyataan bahwa sebelum digandakan dan didistribusikan dengan sah, suatu peraturan telah dicatat dan diteliti sehingga dapat diumumkan oleh pejabat yang bertanggung jawab di bidang hukum atau administrasi umum. b) Pengabsahan dicantumkan di bawah ruang tanda
tangan sebelah kiri bawah, yang terdiri dari kata :
Salinan sesuai dengan aslinya
Kepala Bagian Hukum (disesuaikan dengan nama nomenklatur organisasi),
(nama lengkap dan gelar) NIP. ...
3) Hal yang perlu diperhatikan
Naskah asli peraturan yang diparaf harus disimpan sebagai arsip.
d. Pedoman
1) Pengertian
Pedoman adalah naskah dinas yang memuat acuan yang bersifat umum di lingkungan instansi pemerintah yang perlu dijabarkan ke dalam petunjuk operasional dan penerapannya disesuaikan dengan karakteristik instansi/organisasi yang bersangkutan.
2) Wewenang Penetapan dan Penandatanganan
Pedoman dibuat dalam rangka menindaklanjuti kebijakan yang lebih tinggi dan pengabsahannya ditetapkan dengan peraturan pejabat yang berwenang. 3) Susunan
a) Lampiran
Pedoman dicantumkan sebagai lampiran peraturan dan ditulis di atas kertas dengan menggunakan lambang negara dan nama jabatan pejabat negara (untuk pejabat negara) atau logo dan nama jabatan pimpinan tertinggi instansi (untuk non pejabat negara) yang diletakkan secara simetris di atas, serta dicantumkan tulisan lampiran peraturan, nomor, tentang, dan nama pedoman dengan menggunakan huruf kapital serta ditempatkan secara simetris. b) Kepala
Bagian kepala pedoman terdiri dari
(1) tulisan pedoman dengan menggunakan huruf kapital dan dicantumkan di tengah atas;
(2) rumusan judul pedoman yang ditulis secara simetris dengan huruf kapital.
c) Batang Tubuh
Bagian batang tubuh pedoman terdiri dari
(1) pendahuluan, yang berisi latar belakang, maksud dan tujuan, sasaran, asas, ruang lingkup, dan pengertian umum;
(2) materi pedoman;
(3) penutup, yang terdiri dari hal yang harus diperhatikan dan penjabaran lebih lanjut.
d) Kaki
Bagian kaki pedoman terdiri dari
(1) nama jabatan pejabat yang menandatangani, yang ditulis dalam huruf kapital dan diakhiri dengan tanda baca koma;
(2) tanda tangan;
(3) nama lengkap, yang ditulis dengan huruf kapital, tanpa mencantumkan gelar.
e. Petunjuk Pelaksanaan
1) Pengertian
Petunjuk pelaksanaan adalah naskah dinas pengaturan yang memuat cara pelaksanaan kegiatan, termasuk urutan pelaksanaannya.
2) Wewenang Penetapan dan Penandatanganan
Pejabat yang berwenang menetapkan dan menandatangani petunjuk pelaksanaan adalah pejabat pimpinan tertinggi instansi pemerintah.
3) Susunan a) Lampiran
Petunjuk pelaksanaan dicantumkan sebagai lampiran peraturan dan ditulis di atas kertas dengan menggunakan lambang negara dan nama jabatan pejabat negara (untuk pejabat negara) atau logo dan nama jabatan pimpinan tertinggi instansi (untuk non pejabat negara) yang diletakkan secara simetris di atas serta dicantumkan tulisan lampiran peraturan, nomor, tentang dan nama pelaksanaan dengan menggunakan huruf kapital serta ditempatkan secara simetris.
b) Kepala
Bagian kepala petunjuk pelaksanaan terdiri dari (1) tulisan petunjuk pelaksanaan dengan huruf
kapital dicantumkan di tengah atas;
(2) rumusan judul petunjuk pelaksanaan, ditulis dengan huruf kapital dan dicantumkan secara simetris.
c) Batang Tubuh
Bagian batang tubuh petunjuk pelaksanaan terdiri dari
(1) pendahuluan, yang memuat penjelasan umum, maksud dan tujuan petunjuk pelaksanaan, ruang lingkup, pengertian, dan hal lain yang dipandang perlu;
(2) batang tubuh materi petunjuk pelaksanaan, yang dengan jelas menunjukkan urutan tindakan, pengorganisasian, koordinasi, pengawasan dan pengendalian, serta hal lain yang dipandang perlu untuk dilaksanakan.
d) Kaki
Bagian kaki petunjuk pelaksanaan terdiri dari : (1) nama jabatan pejabat yang menetapkan petunjuk
pelaksanaan, yang ditulis dengan huruf kapital, dan diakhiri dengan tanda baca koma;
(3) nama lengkap pejabat yang menandatangani yang ditulis dengan huruf kapital, tanpa mencantumkan gelar.
4) Distribusi
Distribusi dilakukan dengan menggunakan daftar distribusi yang berlaku.
Format petunjuk pelaksanaan dapat dilihat pada Contoh 5A dan 5B.
f. Standar Operasional Prosedur (SOP)
Standar operasional prosedur (SOP) adalah serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan mengenai berbagai proses penyelenggaraan aktivitas organisasi, bagaimana, kapan harus dilakukan, di mana, dan oleh siapa dilakukan.
SOP administrasi pemerintahan merupakan prosedur operasional standar dari berbagai proses penyelenggaraan administrasi pemerintahan. Ketentuan lebih lanjut tentang SOP administrasi pemerintahan diatur dengan peraturan perundang-undangan.
1) Susunan a) Kepala
Bagian kepala standar operasional prosedur (SOP) terdiri dari :
(1) Kop naskah dinas berisi logo serta nama instansi yang ditulis dengan huruf kapital dan diletakkan secara simetris;
(2) Tulisan “Standar Operasional Prosedur” yang dicantumkan di bawah logo instansi, ditulis dengan huruf kapital, serta nomor yang ditulis secara simetris di bawahnya; (3) Kata “TENTANG”, yang dicantumkan di bawah
kata “Standar Operasional Prosedur” yang ditulis dengan huruf kapital dan diletakkan secara simetris;
(4) Judul “Standar Operasional Prosedur”, yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris dan diletakkan di bawah kata tentang.
b) Batang Tubuh
Bagian batang tubuh standar operasional prosedur memuat :
(1) Dasar penetapan standar operasional prosedur; (2) Pertimbangan ditetapkannya standar
operasional prosedur;
(3) Prosedur dan tata cara pelaksanaan kegiatan. c) Kaki
(1) Tempat dan tanggal penetapan; (2) Nama jabatan penanda tangan;
(3) Tanda tangan pejabat penanda tangan dan cap instansi;
(4) Nama pejabat penanda tangan, yang ditulis dengan huruf kapital;
Format standar operasional prosedur dapat dilihat pada
Contoh 6.
g. Surat Edaran
1) Pengertian
Surat edaran adalah naskah dinas yang memuat pemberitahuan tentang hal tertentu yang dianggap penting dan mendesak.
2) Wewenang Penetapan dan Penandatanganan
Kewenangan untuk menetapkan dan menandatangani surat edaran oleh pejabat pimpinan tertinggi instansi pemerintah dapat dilimpahkan kepada pejabat pimpinan sekretariat instansi pemerintah atau pejabat yang ditunjuk sesuai dengan substansi surat edaran.
3) Susunan a) Kepala
Bagian kepala “Surat Edaran” terdiri dari :
(1) Kop naskah dinas, yang berisi gambar lambang negara/logo instansi dan nama jabatan/instansi, yang ditulis dengan huruf kapital, diletakkan secara simetris;
(2) Kata Yth., yang diikuti oleh nama pejabat yang dikirimi surat edaran;
(3) Tulisan “SURAT EDARAN”, yang dicantumkan di bawah lambang negara/logo instansi, ditulis dengan huruf kapital serta nomor surat edaran di bawahnya secara simetris;
(4) Kata “TENTANG”, yang dicantumkan di bawah kata surat edaran ditulis dengan huruf kapital secara simetris;
(5) Rumusan judul surat edaran, yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris di bawah kata tentang.
b) Batang Tubuh
Bagian batang tubuh surat edaran memuat : (1) Alasan tentang perlunya dibuat surat edaran; (2) Peraturan perundang-undangan atau naskah
dinas lain yang menjadi dasar pembuatan surat edaran;
c) Kaki
Bagian kaki surat edaran terdiri dari : (1) Tempat dan tanggal penetapan;
(2) Nama jabatan pejabat penanda tangan, yang ditulis dengan huruf kapital, diakhiri dengan tanda baca koma;
(3) Tanda tangan pejabat penanda tangan;
(4) Nama lengkap pejabat penanda tangan, yang ditulis dengan huruf kapital;
(5) Cap dinas. d) Distribusi
Surat edaran disampaikan dengan surat dinas/memorandum/nota dinas dari pejabat yang berwenang kepada pejabat dan pihak terkait lainnya. Format surat edaran dapat dilihat pada Contoh 7A dan 7B.
2. Naskah Dinas Penetapan
Jenis naskah dinas penetapan terdiri dari : Keputusan dan Penetapan Angka Kredit (PAK)
a. Keputusan
Keputusan adalah naskah dinas yang memuat kebijakan yang bersifat menetapkan, tidak bersifat mengatur, dan merupakan pelaksanaan kegiatan, yang digunakan untuk : 1) menetapkan/ mengubah status kepegawaian/ personal/
keanggotaan/ material/ peristiwa;
2) menetapkan/mengubah/membubarkan suatu kepanitiaan /tim;
3) menetapkan pelimpahan wewenang.
Wewenang Penetapan dan Penandatanganan
Pejabat yang berwenang menetapkan dan menandatangani keputusan adalah pejabat yang berwenang berdasarkan lingkup tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya.
Susunan
1) Kepala
Bagian Kepala Keputusan terdiri dari :
a) kop naskah dinas, yang berisi lambang negara dan nama jabatan (untuk pejabat negara) atau logo dan nama instansi (untuk non pejabat negara), yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris;
b) kata “KEPUTUSAN” dan nama jabatan pejabat yang menetapkan, yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris;
d) kata penghubung ”TENTANG”, yang ditulis dengan huruf kapital;
e) judul Keputusan, yang ditulis dengan huruf kapital; f) nama jabatan pejabat yang menetapkan keputusan,
yang ditulis dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda baca koma.
2) Konsiderans
Bagian konsiderans keputusan terdiri dari :
a) Kata ”Menimbang”, yaitu konsiderans yang memuat alasan/ tujuan/ kepentingan/ pertimbangan tentang perlu ditetapkannya keputusan;
b) Kata ”Mengingat”, yaitu konsiderans yang memuat peraturan perundang-undangan sebagai dasar pengeluaran keputusan.
c) Diktum
Bagian diktum keputusan terdiri dari :
(1) Diktum dimulai dengan kata “MEMUTUSKAN” yang ditulis dengan huruf kapital dan diikuti kata “Menetapkan” di tepi kiri dengan huruf awal kapital.
(2) Substansi kebijakan yang ditetapkan dicantumkan setelah kata menetapkan yang ditulis dengan huruf awal kapital.
(3) Untuk keperluan tertentu, keputusan dapat dilengkapi dengan salinan dan petikan sesuai dengan peraturan perundang-undangan.
d) Batang Tubuh
Sistematika dan cara penulisan bagian batang tubuh keputusan sama dengan ketentuan dalam penyusunan peraturan, tetapi substansi keputusan diuraikan bukan dalam pasal-pasal, melainkan diawali dengan bilangan bertingkat/diktum “KESATU”, “KEDUA”, “KETIGA” dan seterusnya. e) Kaki
Bagian kaki keputusan terdiri dari :
(1) Tempat dan tanggal penetapan keputusan;
(2) Jabatan pejabat yang menetapkan, yang ditulis dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda baca koma;
(3) Tanda tangan pejabat yang menetapkan keputusan;
f) Pengabsahan
(1) Pengabsahan merupakan suatu pernyataan bahwa sebelum digandakan dan didistribusikan dengan sah, suatu keputusan telah dicatat dan diteliti sehingga dapat diumumkan oleh pejabat yang bertanggung jawab di bidang hukum atau administrasi umum atau pejabat yang ditunjuk sesuai dengan substansi keputusan.
(2) Pengabsahan dicantumkan di bawah ruang tanda tangan sebelah kiri bawah, yang terdiri atas kata salinan sesuai dengan aslinya, nama jabatan, tanda tangan, nama pejabat penanda tangan. Nama jabatan dan nama lengkap ditulis dengan huruf kapital.
g) Distribusi
Keputusan yang telah ditetapkan didistribusikan kepada yang berkepentingan.
h) Hal yang perlu diperhatikan
Naskah asli dan salinan keputusan yang diparaf harus disimpan sebagai arsip.
Format keputusan dapat dilihat pada Contoh 8A, 8B,
dan 8C.
b. Penetapan Angka Kredit (PAK)
Penetapan Angka Kredit (PAK) adalah naskah dinas yang memuat penyesuaian angka kredit unsur dan sub unsur kegiatan pada masing-masing jabatan fungsional dan ditetapkan oleh pejabat yang berwenang.
3. Naskah Dinas Penugasan
a. Instruksi
1) Pengertian
Instruksi adalah naskah dinas yang memuat perintah atau arahan untuk melakukan pekerjaan atau melaksanakan tugas bersifat sangat penting.
2) Wewenang Penetapan dan Penandatanganan
3) Susunan a) Kepala
Bagian kepala instruksi terdiri dari :
(1) Kop naskah dinas yang berisi gambar lambang negara dan tulisan nama jabatan (untuk pejabat nagara) atau logo instansi dan nama instansi (untuk non pejabat negara) yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris;
(2) Kata : “INSTRUKSI” dan nama jabatan pejabat yang menetapkan, yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris;
(3) ”NOMOR” Instruksi, yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris;
(4) Kata ”TENTANG”, yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris;
(5) Judul instruksi, yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris;
(6) Nama jabatan pejabat yang menetapkan Instruksi, yang ditulis dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda baca koma secara simetris. b) Alinea Pembuka
Bagian Alinea Pembuka instruksi terdiri dari :
(1) Kata ”Dalam rangka”, yang memuat latar belakang penetapan instruksi;
(2) Kata ”Dengan ini menginstruksikan”, yang memuat perintah penetapan instruksi ditujukan kepada siapa.
c) Batang Tubuh
Bagian batang tubuh instruksi memuat substansi instruksi.
d) Kaki
Bagian kaki Instruksi terdiri dari :
(1) Tempat (kota sesuai dengan alamat instansi) dan tanggal penetapan instruksi;
(2) Nama jabatan pejabat yang menetapkan, yang ditulis dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda koma;
(3) Tanda tangan pejabat yang menetapkan instruksi; (4) Nama lengkap pejabat yang menandatangani, yang ditulis dengan huruf kapital, tanpa mencantumkan gelar.
e) Distribusi dan Tembusan
f) Hal yang perlu diperhatikan
(1) Instruksi merupakan pelaksanaan kebijakan pokok sehingga instruksi harus merujuk pada suatu peraturan perundang-undangan.
(2) Wewenang penetapan dan penandatanganan instruksi tidak dapat dilimpahkan kepada pejabat lain.
Format instruksi dapat dilihat pada Contoh 9A dan 9B.
b. Surat Perintah
1) Pengertian
Surat perintah adalah naskah dinas dari atasan atau pejabat yang berwenang yang ditujukan kepada bawahan atau pegawai lainnya yang berisi perintah untuk melaksanakan pekerjaan tertentu.
2) Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan
Surat perintah dibuat dan ditandatangani oleh atasan atau pejabat yang berwenang berdasarkan lingkup tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya.
3) Susunan a) Kepala
Bagian kepala surat perintah terdiri dari :
(1) Kop naskah dinas, yang berisi lambang negara dan nama jabatan (untuk pejabat negara) atau logo dan nama instansi (untuk non pejabat negara), yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris;
(2) Kata “SURAT PERINTAH”, yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris;
(3) Nomor, yang berada di bawah tulisan surat perintah.
b) Batang Tubuh
Bagian batang tubuh surat perintah memuat :
(1) Konsiderans meliputi pertimbangan dan/atau dasar pertimbangan memuat alasan ditetapkannya surat perintah, dasar memuat ketentuan yang dijadikan landasan ditetapkannya surat perintah tersebut.
c) Kaki
Bagian kaki surat perintah terdiri dari : (1) Tempat dan tanggal surat perintah;
(2) Nama jabatan pejabat yang menandatangani, yang ditulis dengan huruf awal kapital pada setiap awal unsurnya, dan diakhiri dengan tanda baca koma;
(3) Tanda tangan pejabat yang menugasi;
(4) Nama lengkap pejabat yang menandatangani surat perintah, yang ditulis dengan huruf awal kapital pada setiap awal unsurnya;
(5) Cap dinas. 4) Distribusi dan Tembusan
a) Surat perintah disampaikan kepada pihak yang mendapat perintah.
b) Tembusan surat perintah disampaikan kepada pejabat/instansi yang terkait.
5) Hal yang perlu diperhatikan
a) Bagian konsiderans memuat pertimbangan atau dasar.
b) Jika perintah merupakan tugas kolektif, daftar pegawai yang ditugasi dimasukkan ke dalam lampiran yang terdiri dari kolom nomor urut, nama, pangkat, NIP, jabatan, dan keterangan.
c) Surat perintah tidak berlaku lagi setelah tugas yang termuat selesai dilaksanakan.
Format surat perintah dapat dilihat pada Contoh 10A dan 10B.
c. Surat Tugas
1) Pengertian
Surat tugas adalah naskah dinas dari atasan atau pejabat yang berwenang yang ditujukan kepada bawahan atau pegawai lainnya yang berisi penugasan untuk melaksanakan pekerjaan sesuai dengan tugas dan fungsi. 2) WewenangPembuatan dan Penandatanganan
Surat tugas dibuat dan ditandatangani oleh atasan atau pejabat yang berwenang berdasarkan lingkup tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya.
3) Susunan a) Kepala
Bagian kepala surat tugas terdiri dari :
negara), yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris;
(2) Kata “SURAT TUGAS”, yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris;
(3) Nomor, yang ditulis di bawah tulisan surat tugas. b) Batang Tubuh
Bagian batang tubuh surat tugas terdiri dari hal sebagai berikut :
(1) Konsiderans meliputi pertimbangan dan/atau dasar pertimbangan memuat alasan ditetapkannya surat tugas, dasar memuat ketentuan yang dijadikan landasan ditetapkannya surat tugas tersebut.
(2) Diktum dimulai dengan frasa “Memberi Tugas”, yang ditulis dengan huruf kapital dicantumkan secara simetris, diikuti kata “Kepada” di tepi kiri serta nama dan jabatan pegawai yang mendapat tugas. Di bawah kata kepada ditulis kata “Untuk” disertai tugas-tugas yang yang harus dilaksanakan.
c) Kaki
Bagian kaki surat tugas terdiri dari : (1) Tempat dan tanggal surat tugas;
(2) Nama jabatan pejabat yang menandatangani, yang ditulis dengan huruf awal kapital pada setiap awal unsurnya, dan diakhiri dengan tanda baca koma;
(3) Tanda tangan pejabat yang menugasi;
(4) Nama lengkap pejabat yang menandatangani surat tugas, yang ditulis dengan huruf awal kapital pada setiap awal unsurnya;
(5) Cap dinas. 4) Distribusidan Tembusan
a) Surat tugas disampaikan kepada yang mendapat tugas.
b) Tembusan surat tugas disampaikan kepada pejabat/instansi yang terkait.
5) Hal yang perlu diperhatikan
a) Bagian konsiderans memuat pertimbangan atau dasar.
b) Jika tugas merupakan tugas kolektif, daftar pegawai yang ditugasi dimasukkan ke dalam lampiran yang terdiri dari kolom nomor urut, nama, pangkat, NIP, jabatan, dan keterangan.
c) Surat tugas tidak berlaku lagi setelah tugas yang termuat selesai dilaksanakan.
B. Naskah Dinas Korespondensi
1. Naskah Dinas Korespondensi Intern
a. Nota Dinas
1) Pengertian
Nota Dinas adalah naskah dinas intern lingkup unit eselon I atau eselon II dan unit kerja berlokasi di daerah yang dibuat oleh pejabat dalam melaksanakan tugas guna menyampaikan laporan, pemberitahuan, pernyataan, permintaan atau penyampaian kepada pejabat lain. Nota Dinas memuat hal yang bersifat rutin, berupa catatan ringkas, disampaikan dari bawahan kepada atasan atau yang sejajar, dan dapat langsung dijawab dengan disposisi oleh pejabat yang dituju.
2) Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan
Nota dinas dibuat oleh pejabat dalam satu lingkungan satuan organisasi sesuai dengan tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya.
3) Susunan a) Kepala
Bagian kepala nota dinas terdiri dari :
(1) kop naskah dinas, yang berisi nama instansi/satuan organisasi yang ditulis secara simetris di tengah atas;
(2) kata “NOTA DINAS”, yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris;
(3) kata “NOMOR”, yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris;
(4) singkatan “Yth.”, ditulis dengan huruf awal kapital, diikuti dengan tanda baca titik;
(5) kata “Dari”, yang ditulis dengan huruf awal kapital; (6) kata “Hal”, yang ditulis dengan huruf awal kapital; (7) kata “Tanggal”, yang ditulis dengan huruf awal
kapital. b) Batang Tubuh
Bagian batang tubuh nota dinas terdiri dari alinea pembuka, isi dan penutup ditulis secara singkat, padat dan jelas.
c) Kaki
Bagian kaki nota dinas terdiri dari tanda tangan, nama pejabat dan tembusan (jika perlu).
d) Hal yang perlu diperhatikan
(1)Nota dinas tidak dibubuhi cap dinas.
(2)Tembusan nota dinas berlaku di lingkungan intern instansi.
b. Memorandum
1) Pengertian
Memorandum adalah naskah dinas intern yang bersifat mengingatkan suatu masalah, menyampaikan arahan, peringatan, saran, pendapat kedinasan. Memorandum disampaikan dari atasan kepada bawahan.
2) WewenangPembuatan dan Penandatanganan
Memorandum dibuat oleh pejabat dalam lingkungan instansi/unit kerja sesuai dengan tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya.
3) Susunan a) Kepala
Bagian kepala memorandum terdiri dari :
(1) kop naskah dinas, yang berupa nama instansi/satuan organisasi ditulis secara simetris di tengah atas, kecuali memorandum yang ditandatangani oleh Menteri/pejabat negara, kop naskah dinas menggunakan lambang negara; (2) kata “MEMORANDUM”, ditulis di tengah dengan
huruf kapital;
(3) kata “NOMOR”, ditulis di bawah kata memorandum dengan huruf kapital;
(4) singkatan “Yth.”, yang ditulis dengan huruf awal kapital;
(5) kata “Dari”, yang ditulis dengan huruf awal kapital; (6) kata “Hal”, yang ditulis dengan huruf awal kapital; (7) kata “Tanggal”, yang ditulis dengan huruf awal
kapital. b) Batang Tubuh
Batang tubuh memorandum terdiri dari alinea pembuka, alinea isi, dan alinea penutup yang singkat, padat dan jelas. Bagian kaki memorandum terdiri dari tanda tangan dan nama pejabat serta tembusan jika diperlukan.
c) Kaki
Bagian kaki memorandum terdiri dari tanda tangan dan nama pejabat serta tembusan jika diperlukan. 4) Halyang perlu diperhatikan
a) Memorandum tidak dibubuhi cap dinas instansi.
b) Tembusan memorandum berlaku di lingkungan intern instansi;
2. Naskah Dinas Korespondensi Ekstern
Jenis naskah dinas korespondensi ekstern hanya satu macam, yaitu surat dinas.
Surat Dinas
a. Pengertian
Surat Dinas adalah naskah dinas pelaksanaan tugas pejabat dalam menyampaikan informasi kedinasan berupa pemberitahuan, pernyataan, permintaan, penyampaian naskah dinas atau barang, atau hal kedinasan lainnya kepada pihak lain di luar instansi/organisasi yang bersangkutan atau di dalam lingkup Kementerian Lingkungan Hidup dan Kehutanan.
b. Wewenang Penandatanganan
Surat dinas ditandatangani oleh pejabat sesuai dengan tugas, fungsi, wewenang, dan tanggung jawabnya.
c. Susunan 1) Kepala
Bagian kepala surat dinas terdiri dari :
a) Kop naskah dinas, yang berisi lambang negara dan kanan atas sejajar/sebaris dengan nomor;
d) Kata “Yth.”, yang ditulis di bawah “Hal”, diikuti dengan nama jabatan yang dikirimi surat;
e) Alamat surat, yang ditulis di bawah “Yth.” 2) Batang Tubuh
Bagian batang tubuh surat dinas terdiri dari alinea pembuka, isi, dan penutup.
3) Kaki
Bagian kaki surat dinas terdiri dari :
a) nama jabatan, ditulis dengan huruf awal kapital, diakhiri tanda baca koma;
b) tanda tangan pejabat;
c) nama lengkap pejabat/penanda tangan, ditulis dengan huruf awal kapital;
d) cap dinas, yang digunakan sesuai dengan ketentuan; e) tembusan, yang memuat nama jabatan pejabat
penerima (jika ada). d. Distribusi
e. Hal yang perlu diperhatikan
1) Kop naskah dinas hanya digunakan pada halaman pertama surat dinas;
2) Jika surat dinas disertai lampiran, pada kolom lampiran dicantumkan jumlahnya;
3) Hal, berisi pokok surat sesingkat mungkin yang ditulis dengan huruf awal kapital pada setiap unsurnya, tanpa diakhiri tanda baca.
Format surat dinas dapat dilihat pada Contoh 14A dan 14B.
3. Surat Undangan
a. Pengertian
Surat undangan adalah surat dinas yang memuat undangan kepada pejabat/pegawai yang tersebut pada alamat tujuan untuk menghadiri suatu acara kedinasan tertentu, seperti rapat, upacara, dan pertemuan.
b. Kewenangan
Surat undangan ditandatangani oleh pejabat sesuai dengan tugas, fungsi, wewenang, dan tanggung jawabnya.
c. Susunan 1) Kepala
Bagian kepala surat undangan terdiri dari :
a) Kop surat undangan, yang berisi lambang negara dan nama jabatan (untuk pejabat negara) atau logo dan nama instansi (untuk nonpejabat negara);
b) Nomor, sifat, lampiran dan hal, yang diketik di sebelah kiri di bawah kop surat undangan;
c) Tempat dan tanggal pembuatan surat, diketik di sebelah kanan atas sejajar/sebaris dengan nomor; d) Kata “Yth.”, ditulis di bawah “Hal”, yang diikuti
dengan nama jabatan dan alamat yang dikirimi surat (jika diperlukan).
2) Batang Tubuh
Bagian batang tubuh surat undangan terdiri dari : a) Alinea pembuka;
b) Isi undangan, yang meliputi hari, tanggal, waktu, tempat, dan acara;
c) Alinea penutup. 3) Kaki
Bagian kaki surat undangan terdiri dari nama jabatan ditulis dengan huruf awal kapital, tanda tangan dan nama pejabat ditulis dengan huruf awal kapital.
d. Hal yang perlu diperhatikan
2) Surat undangan untuk keperluan tertentu dapat berbentuk kartu.
3) Lampiran undangan dapat ditandatangani oleh pejabat setingkat dibawahnya.
Format surat undangan dapat dilihat pada Contoh 15A dan 15B.
C. Naskah Dinas Khusus
1. Surat Perjanjian
Surat perjanjian adalah naskah dinas yang berisi kesepakatan bersama tentang objek yang mengikat antar kedua belah pihak atau lebih untuk melaksanakan tindakan atau perbuatan hukum yang disepakati bersama.
a. Perjanjian Dalam Negeri
1) Pengertian
Kerja sama perjanjian dalam negeri antar instansi baik di pusat maupun daerah dibuat dalam bentuk kesepahaman bersama atau perjanjian kerja sama.
2) Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan
Perjanjian yang dilakukan antar instansi pemerintah di dalam negeri, baik di pusat maupun di daerah dan ditandatangani oleh pejabat sesuai dengan tugas, fungsi, wewenang, dan tanggung jawabnya.
3) Susunan a) Kepala
Bagian kepala surat perjanjian kerja sama dalam negeri terdiri dari :
(1) lambang negara (untuk pejabat negara) diletakkan secara simetris, atau logo (untuk non pejabat negara) yang diletakkan di sebelah kanan dan kiri atas, disesuaikan dengan penyebutan nama instansi;
(2) nama instansi; (3) judul perjanjian; dan (4) nomor.
b) Batang Tubuh
Bagian batang tubuh surat perjanjian kerja sama memuat perjanjian, yang dituangkan dalam bentuk pasal-pasal.
c) Kaki
Format surat perjanjian dalam negeri dapat dilihat pada
Contoh 16A dan 16B.
b. Perjanjian Internasional
Proses pembuatan perjanjian internasional diatur sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
2. Surat Kuasa
a. Pengertian
Surat kuasa adalah naskah dinas yang berisi pemberian wewenang kepada badan hukum/kelompok orang/perseorangan atau pihak lain dengan atas namanya untuk melakukan suatu tindakan tertentu dalam rangka kedinasan.
b. Susunan 1) Kepala
Bagian kepala surat kuasa terdiri dari :
a) Kop naskah dinas yang berisi logo dan nama instansi, yang diletakkan secara simetris dan ditulis dengan huruf kapital;
b) Judul surat kuasa; c) Nomor surat kuasa. 2) Batang tubuh
Bagian batang tubuh surat kuasa memuat materi yang dikuasakan.
3) Kaki
Bagian kaki surat kuasa memuat keterangan tempat, tanggal, bulan, dan tahun pembuatan serta nama dan tanda tangan para pihak yang berkepentingan dan dibubuhi meterai.
Format surat kuasa dapat dilihat pada Contoh 17.
3. Berita Acara
a. Pengertian
Berita acara adalah naskah dinas yang berisi uraian tentang proses pelaksanaan suatu kegiatan yang harus ditandatangani oleh para pihak dan para saksi apabila diperlukan.
b. Susunan 1) Kepala
Bagian kepala berita acara terdiri dari :
a) Kop naskah dinas, yang berisi logo dan nama instansi diletakkan secara simetris dan ditulis dengan huruf kapital;
2) Batang tubuh
Bagian batang tubuh berita acara terdiri dari :
a) Tulisan hari, tanggal, dan tahun, serta nama dan jabatan para pihak yang membuat berita acara;
b) Substansi berita acara. 3) Kaki
Bagian kaki berita acara memuat tempat pelaksanaan penandatanganan nama jabatan/pejabat dan tanda tangan para pihak dan para saksi.
Format berita acara dapat dilihat pada Contoh 18.
4. Surat Keterangan
a. Pengertian
Surat keterangan adalah naskah dinas yang berisi informasi hal atau seseorang untuk kepentingan kedinasan.
b. Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan
Surat keterangan dibuat dan ditandatangani oleh pejabat sesuai dengan tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya.
c. Susunan 1) Kepala
Bagian kepala surat keterangan terdiri dari :
a) Kop surat keterangan, yang berisi logo dan nama instansi diletakkan secara simetris dan ditulis dengan huruf kapital;
b) Judul surat keterangan; c)Nomor surat keterangan. 2) Batang Tubuh
Bagian batang tubuh surat keterangan memuat pejabat yang menerangkan dan pegawai yang diterangkan serta maksud dan tujuan diterbitkannya surat keterangan.
3) Kaki
Bagian kaki surat keterangan memuat keterangan tempat, tanggal, bulan, tahun, nama jabatan, tanda tangan, dan nama pejabat yang membuat surat keterangan tersebut. Posisi bagian kaki terletak pada bagian kanan bawah.
Format surat keterangan dapat dilihat pada Contoh 19.
5. Surat Pengantar
a. Pengertian
Surat pengantar adalah naskah dinas yang digunakan untuk mengantar/menyampaikan barang atau naskah.
b. Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan
c. Susunan 1) Kepala
Bagian kepala Surat Pengantar terdiri dari :
a) kop naskah dinas, yang berisi logo dan nama instansi diletakkan secara simetris dan ditulis dengan huruf kapital;
b) nomor; c) tanggal;
d) Nama jabatan/alamat yang dituju;
e) tulisan surat pengantar yang diletakkan secara simetris ditulis dengan huruf kapital.
2) Batang Tubuh
Bagian batang tubuh surat pengantar dalam bentuk kolom terdiri dari :
a) nomor urut; b) jenis yang dikirim;
c)banyaknya naskah/barang; d) keterangan.
3) Kaki
Bagian kaki surat pengantar terdiri dari :
a) pengirim yang berada di sebelah kanan, yang meliputi : (1)nama jabatan pembuat pengantar;
(2)tanda tangan; (3)nama dan NIP; (4)cap jabatan/instansi.
b) penerima yang berada di sebelah kiri, yang meliputi : (1)nama jabatan penerima;
(2)tanda tangan; (3)nama dan NIP; (4)cap instansi;
(5)nomor telepon/faksimile; (6)tanggal penerimaan. d. Hal yang perlu diperhatikan
Surat pengantar dikirim dalam dua rangkap : lembar pertama untuk penerima dan lembar kedua untuk pengirim.
Format surat pengantar dapat dilihat pada Contoh 20.
6. Pengumuman
a. Pengertian
Pengumuman adalah naskah dinas yang memuat pemberitahuan yang ditujukan kepada semua pejabat/pegawai dalam instansi atau perseorangan dan golongan di dalam atau di luar instansi.
b. Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan
c. Susunan
1) Kepala
Bagian kepala pengumuman terdiri dari :
a) Kop naskah dinas yang memuat logo dan nama instansi, yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris;
b) Tulisan “PENGUMUMAN” dicantumkan di bawah logo instansi, yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris dan nomor pengumuman dicantumkan di bawahnya;
c) Kata “TENTANG”, yang dicantumkan di bawah pengumuman ditulis dengan huruf kapital secara simetris;
d) Rumusan judul pengumuman, yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris di bawah tentang.
2) Batang Tubuh
Batang tubuh Pengumuman hendaknya memuat : a) Alasan tentang perlunya dibuat pengumuman;
b) Peraturan yang menjadi dasar pembuatan pengumuman;
c) Pemberitahuan tentang hal tertentu yang dianggap mendesak.
3) Kaki
Bagian kaki pengumuman terdiri dari : a) Tempat dan tanggal penetapan;
b) Nama jabatan pejabat yang menetapkan, yang ditulis dengan huruf awal kapital, diakhiri dengan tanda baca koma;
c) Tanda tangan pejabat yang menetapkan;
d) Nama lengkap yang menandatangani, yang ditulis dengan huruf awal kapital;
e) Cap dinas. d. Hal yang perlu diperhatikan
1) Pengumuman tidak memuat alamat, kecuali yang ditujukan kepada kelompok/golongan tertentu.
2) Pengumuman bersifat menyampaikan informasi, tidak memuat cara pelaksanaan teknis suatu peraturan.
7. Surat Izin
a. Pengertian
Surat izin adalah naskah dinas yang berisi persetujuan dari pejabat yang berwenang kepada badan hukum/kelompok perorangan untuk melakukan suatu tindakan dalam rangka kedinasan.
b. Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan
Surat izin dibuat dan ditandatangani oleh pejabat sesuai dengan tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya.
c. Susunan 1) Kepala
Bagian kepala surat izin terdiri dari : a) Kop naskah dinas;
b) Tanggal surat;
c) Tulisan : “SURAT IZIN” yang diletakkan secara simetris ditulis dengan huruf kapital;
d) Nomor surat izin 2) Batang Tubuh
Bagian batang tubuh surat izin terdiri dari isi surat izin (diberikan kepada, keperluan dan ketentuan).
3) Kaki
Bagian kaki surat izin terdiri dari : a) nama jabatan;
b) Tanda tangan;
c) Nama pejabat yang memberi izin dan NIP; d) Cap instansi dan tembusan.
Format surat izin dapat dilihat pada Contoh 22.
8. Surat Panggilan
a. Pengertian
Surat Panggilan adalah naskah dinas dari pejabat yang berwenang kepada badan hukum/kelompok/perorangan atau pihak lain untuk menghadap kepada pejabat yang terkait dalam kedinasan.
b. Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan
Surat panggilan dibuat dan ditandatangani oleh pejabat sesuai dengan tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya.
c. Susunan 1) Kepala
a) Kop naskah dinas; b) Tanggal surat;
c) Tulisan “SURAT PANGGILAN” yang diletakkan secara simetris ditulis dengan huruf kapital;
2) Batang Tubuh, terdiri dari :
a) Identitas pegawai yang dipanggil (nama, NIP, pangkat/gol. ruang, jabatan dan unit organisasi);
b) Identitas pejabat yang akan meminta keterangan (nama, NIP, pangkat/gol. ruang, jabatan dan unit organisasi); c) Waktu menghadap : hari, tanggal, waktu/jam dan
tempat.
3) Kaki, terdiri dari : a) Nama jabatan; b) Tanda tangan;
c) Nama pejabat yang memanggil dan NIP; d) Cap instansi dan tembusan.
Format surat panggilan dapat dilihat pada Contoh 23.
9. Surat Pernyataan Pelantikan
a. Pengertian
Surat Pernyataan Pelantikan adalah naskah dinas yang berisi pernyataan dari seorang pejabat yang menyatakan bahwa seorang PNS telah dilantik untuk menduduki suatu jabatan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
b. Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan
Surat Pernyataan Pelantikan dibuat dan ditandatangani oleh pejabat sesuai dengan tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya.
c. Susunan 1) Kepala
a) Kop naskah dinas;
b) Tulisan “SURAT PERNYATAAN PELANTIKAN” yang diletakkan secara simetris ditulis dengan huruf kapital; c) Nomor surat
2) Batang Tubuh:
a) Nama pejabat yang membuat pernyataan, NIP, pangkat/gol. ruang dan jabatan;
b) Nama pejabat yang dinyatakan dilantik, NIP, pangkat/gol. ruang, jabatan dan subtansi materi pernyataan.
3) Kaki
a) Tempat, tanggal, bulan dan tahun; b) Kata ”Yang Membuat Pernyataan”;
c) Tanda tangan, nama lengkap, NIP, cap instansi dan tembusan.
10. Surat Pernyataan Melaksanakan Tugas
a. Pengertian
Surat pernyataan melaksanakan tugas adalah naskah dinas yang berisi pernyataan dari seorang pejabat yang berwenang bahwa seorang PNS telah melaksanakan tugas sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
b. Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan Surat pernyataan melaksanakan tugas dibuat dan
ditandatangani oleh pejabat sesuai dengan tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya.
c. Susunan 1) Kepala
a) Kop naskah dinas;
b) Tulisan “SURAT PERNYATAAN MELAKSANAKAN TUGAS” yang diletakkan secara simetris ditulis dengan huruf kapital;
c) Nomor surat. 2) Batang Tubuh
a) Nama pejabat yang membuat pernyataan, NIP, pangkat/gol. ruang dan jabatan;
b) Nama pejabat yang dinyatakan melaksanakan tugas, NIP, pangkat/gol. ruang, jabatan dan subtansi materi pernyataan.
3) Kaki
a) Tempat, tanggal, bulan dan tahun; b) Kata ”Yang Membuat Pernyataan”;
c) Tanda tangan, nama lengkap, NIP, cap instansi dan tembusan.
Format Surat Pernyataan Melaksanakan Tugas dapat dilihat pada
Contoh 25.
11. Surat Pernyataan Menduduki Jabatan
a. Pengertian
Surat Pernyataan Menduduki Jabatan adalah naskah dinas yang berisi suatu pernyataan dari seorang pejabat yang berwenang bahwa seorang PNS telah menduduki suatu jabatan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
b. WewenangPembuatan dan Penandatanganan
Surat pernyataan menduduki jabatan dibuat dan ditandatangani oleh pejabat sesuai dengan tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya.
c. Susunan 1) Kepala
