PETUNJUK TEKNIS PENGGUNAAN APLIKASI SISTEM MANAJEMEN SURAT TERPADU

(1)

PETUNJUK TEKNIS

PENGGUNAAN APLIKASI

(2)

BALAI BESAR POM DI BANDUNG 2

PETUNJUK TEKNIS

SISTEM MANAJEMEN SURAT TERPADU (SIMEUT)

BALAI BESAR POM DI BANDUNG

1. Mengakses Aplikasi

Untuk mengakses aplikasi, buka internet browser apa saja, lalu masukkan alamat

(3)

2. Login

Saat pertama kali aplikasi diakses akan muncul halaman login seperti di atas untuk memverifikasi pengguna. Masukkan username dan password pada formulir yang sudah disediakan, serta tahun anggaran surat yang akan dikelola.

(4)

Jika login berhasil pengguna akan diarahkan ke halaman dasbor.

3. Logout

Untuk logout, arahkan pointer mouse ke bagian pojok kanan atas di mana terdapat foto dan nama pengguna, lalu pilih menu Logout.

(5)

4. Mengakses Menu

Pengguna dapat mengakses menu yang disediakan di sebelah kiri layar. Setiap kelompok pengguna memiliki hak akses yang berbeda.

a. Root

(6)

c. Admin Surat

(7)

5. Mengelola Profil

Untuk mengelola profil pengguna, arahkan pointer mouse ke bagian pojok kanan atas di mana terdapat foto dan nama pengguna, lalu pilih menu Profil.

Isi formulir sesuai kebutuhan dengan benar.

MULAI BAGIAN INI, PETUNJUK TEKNIS AKAN DIURUTKAN SESUAI DENGAN PETA SITUS APLIKASI SIMEUT. TERDAPAT BEBERAPA SUBMENU YANG SAMA PADA BEBERAPA MENU KARENA SALING BERKAITAN.

(8)

(9)

6. Surat Masuk

Untuk melihat data surat masuk, klik menu surat masuk.

Pengguna yang dapat melihat surat masuk adalah Admin Surat, Root (Kepala Balai) dan Supervisor (Plh. Kepala Balai yang dipilih pada surat-surat tertentu).

(10)

Keterangan penandaan timeline/batas waktu tindak lanjut surat:

- Surat dengan Nomor surat tebal dan berkedip-kedip menandakan surat cito.

- Surat dengan warna latar merah pada semua kolom tabel menandakan surat memiliki batas waktu penyelesaian, dan akan berakhir dalam lima hari lagi.

(11)

- Surat dengan warna latar kuning pada semua kolom tabel menandakan surat memiliki batas waktu penyelesaian, dan akan berakhir dalam sepuluh hari lagi.

- Surat dengan warna latar hijau pada semua kolom tabel menandakan surat memiliki batas waktu penyelesaian, dan akan berakhir dalam lima belas hari lagi.

(12)

a. Filter

Untuk menyaring data, klik menu filter di bagian atas tabel, lalu isi formulir dengan parameter yang sudah disediakan sesuai kebutuhan.

(13)

b. Detail

Untuk melihat detail data, double click pada baris data yang diinginkan pada tabel.

i. Informasi

(14)

ii. Arsip Digital

Untuk melihat dan mengunduh Arsip digilat, klik tab Arsip digital.

iii. Riwayat Disposisi

(15)

1. Detail

Untuk melihat detail data, double click pada baris data yang diinginkan pada tabel.

a. Informasi

(16)

b. Pegawai dan Status Tindaklanjut

Untuk melihat pegawai yang ditunjuk dalam disposisi ini dan status tindaklanjutnya, klik tab Pegawai dan Status Tindak Lanjut.

2. Cetak Lembar Disposisi

Untuk mencetak lembar disposisi klik menu cetak lembar disposisi di bagian atas kanan layar.

(17)

3. Edit

Untuk mengedit data, klik menu edit pada di bagian atas kanan layar, lalu isi formulir yang disediakan dengan data yang ingin diubah.

(18)

(19)

Bila terjadi kesalahan akan muncul pesan peringatan.

(20)

4. Hapus

Untuk menghapus data, klik menu hapus pada bagian kanan atas layar.

iv. Riwayat Surat

Untuk melihat riwayat surat dari mulai data dimasukkan ke dalam sistem hingga status surat saat ini, klik tab riwayat surat.

(21)

c. Tambah

Untuk menambah data, klik menu tambah di bagian atas tabel, lalu isi formulir yang disediakan. Tanda bintang merah menunjukkan bahwa data wajib diisi.

Keterangan khusus formulir:

- Nomor Registrasi terisi secara otomatis dan tidak dapat diubah. - Lampiran diisi dengan angka (jumlah lampiran pada surat).

- Nomor Agenda terisi secara otomatis, namun masih dapat diubah sesuai kebutuhan. - Media Surat yaitu media pengiriman surat.

(22)

- Pada kolom Kepada, bila terdapat lebih dari satu tujuan maka dipisahkan dengan tanda titik koma (;), maka sistem akan dengan otomatis mengonversinya menjadi tampilan daftar. - Korespondensi Surat diisi bila ada keterkaitan surat yang akan diinput dengan Surat Keluar

yang sudah ada. Misal balasan dari surat keluar, dan sebagainya.

- Pada kolom Status, publish artinya surat dikirimkan Kepada Kepala Balai atau Plh. Kepala Balai untuk selanjutnya dibuat disposisi, sedangkan draft artinya surat masih tertahan di akun Admin Surat.

- Berkas Surat dapat diisi dengan tipe file doc, docx, pdf, dan jpg. Bila terjadi kesalahan akan muncul pesan peringatan.

Bila data berhasil disimpan maka akan muncul pesan pemberitahuan.

d. Cetak Resi

(23)

e. Disposisikan

(24)

(25)

Petugas dapat dipilih lebih dari satu orang. Petugas yang dapat dipilih ditampilkan berdasarkan hierarki jabatan struktural (Kepala Balai ke Kepala Bidang dan Kepala Subbagian Tata Usaha, Kepala Bidang ke Kepala Seksi di unit kerjanya, Kepala Seksi dan Kepala Subbagian Tata Usaha ke staf di unit kerjanya.

(26)

f. Edit

Untuk mengedit data, klik menu edit pada di bagian atas kanan layar, lalu isi formulir yang disediakan dengan data yang ingin diubah.

(27)

Tanda bintang merah menunjukkan bahwa data wajib diisi. Bila terjadi kesalahan akan muncul pesan peringatan.

g. Hapus

(28)

h. Sampah

(29)

i. Filter

(30)

ii. Detail

(31)

iii. Restore

Untuk mengembalikan data yang sudah dihapus, klik menu restore di bagian kanan atas layar.

7. Disposisi Masuk

(32)

Angka yang ditandai merah di sebelah menu Disposisi Masuk menunjukkan jumlah disposisi surat masuk baru yang belum dibaca.

(33)

a. Filter

(34)

b. Detail

(35)

i. Informasi

Untuk melihat informasi umum data, klik tab informasi.

ii. Informasi Surat

(36)

iii. Arsip Digital

iv. Perbarui Tindaklanjut

Untuk menyampaikan hasil tindak lanjut disposisi, klik menu perbarui tindaklanjut, lalu isi formulir yang sudah disediakan.

(37)

v. Disposisikan

Pada level Supervisor, untuk mendisposisikan kembali surat, cukup klik menu Disposisikan di bagian kanan atas layar.

(38)

Lakukan langkah disposisi dengan cara yang sama sebagaimana dijelaskan di atas.

8. Surat Keluar

(39)

Keterangan penandaan timeline/batas waktu terbit surat:

- Surat dengan Nomor surat tebal dan berkedip-kedip menandakan surat cito.

- Surat dengan warna latar merah pada semua kolom tabel menandakan surat belum diberi nomor dan waktu input hingga hari ini sudah dalam rentang 30 hari atau lebih.

- Surat dengan warna latar kuning pada semua kolom tabel menandakan surat belum diberi nomor dan waktu input hingga hari ini masih dalam rentang 20 hari.

- Surat dengan warna latar hijau pada semua kolom tabel menandakan surat belum diberi nomor dan waktu input hingga hari ini masih dalam rentang 10 hari.

a. Filter

(40)

b. Tambah

(41)

(42)

(43)

Bila terjadi kesalahan akan muncul pesan peringatan.

Bila data berhasil disimpan maka akan muncul pesan pemberitahuan. Keterangan khusus formulir:

- Nomor Registrasi terisi secara otomatis dan tidak dapat diubah. - Lampiran diisi dengan angka (jumlah lampiran pada surat).

- Pada kolom Kepada, bila terdapat lebih dari satu tujuan maka dipisahkan dengan tanda titik koma (;), maka sistem akan dengan otomatis mengonversinya menjadi tampilan daftar. - Media Surat yaitu media pengiriman surat.

- Lokasi Arsip yaitu Lokasi penyimpanan arsip surat asli (hardcopy).

- Korespondensi Surat diisi bila ada keterkaitan surat yang akan diinput dengan Surat Masuk yang sudah ada. Misal balasan dari surat masuk, dan sebagainya.

- Pada kolom Tembusan, bila terdapat lebih dari satu tujuan maka dipisahkan dengan tanda titik koma (;), maka sistem akan dengan otomatis mengonversinya menjadi tampilan daftar. - Pada kolom Isi Surat, buat di sini artinya berkas surat belum ada dan langsung dibuat

(44)

Sedangkan unggah berkas berarti berkas draft surat sudah ada. Pengguna hanya tinggal mengunggahnya ke dalam aplikasi. Berkas Surat dapat diisi dengan tipe file doc, docx, pdf, dan jpg.

- Pada kolom Status, publish artinya surat dikirimkan Kepada Kepala Balai atau Plh. Kepala Balai untuk selanjutnya dibuat disposisi, sedangkan draft artinya surat masih tertahan di akun Admin Surat.

c. Detail

(45)

i. Informasi

(46)

ii. Arsip Digital

iii. Riwayat Periksa

(47)

(48)

1. Detail

(49)

a. Informasi

b. Informasi Surat

(50)

c. Arsip Digital

2. Edit Surat

Untuk langsung mengedit surat, klik menu edit pada di bagian atas kanan layar, lalu isi formulir yang disediakan dengan data yang ingin diubah.

(51)

3. Perbarui Hasil Pemeriksaan

Untuk menyampaikan hasil pemeriksaan, klik menu perbarui hasil pemeriksaan, lalu isi formulir yang sudah disediakan.

(52)

Bila surat telah diperiksa dan akan diteruksan balik Kepada pembuat, pilih nama petugas pada kolom Teruskan ke

Sedangkan bila surat akan diteruskan kepada pejabat struktural lainnya untuk diperiksa kembali, pilih Struktural pada kolom teruskan ke

(53)

4. Generate Nomor Surat

Generate surat terdapat pada menu Detail Riwayat Periksa (pada menu Detail Surat Keluar, pilih tab Riwayat Periksa, dan double click pada tabel).

(54)

Generate Nomor Surat hanya dapat dilakukan jika draft surat sudah disetujui untuk dicetak dan dikirim oleh pejabat pemeriksa. Untuk membuat nomor surat secara otomatis, klik menu Generate Nomor Surat pada bagian kanan atas layar, lalu isi formulir yang disediakan dengan benar agar mendapatkan kode surat yang sesuai dengan aturan klasifikasi Arsip yang berlaku.

(55)

5. Cetak Label Amplop

Untuk mencetak label nama dan alamat yang akan ditemplekan pada amplop, klik menu cetak label amplop pada bagian kanan atas layar.

(56)

6. Hapus

iv. Riwayat Surat

Untuk melihat riwayat surat dari mulai data dimasukkan ke dalam sistem hingga status surat saat ini, klik tab riwayat surat.

(57)

d. Hapus

e. Sampah

(58)

i. FIlter

(59)

ii. Detail

(60)

iii. Restore

Untuk mengembalikan data yang sudah dihapus, klik menu restore di bagian kanan atas layar.

9. Periksa Draft

(61)

Angka yang ditandai merah di sebelah menu Disposisi Masuk menunjukkan jumlah disposisi surat masuk baru yang belum dibaca.

(62)

a. Filter

(63)

b. Detail

(64)

i. Informasi

ii. Informasi Surat

(65)

iii. Arsip Digital

c. Edit Surat

Untuk langsung mengedit surat, klik menu edit pada di bagian atas kanan layar, lalu isi formulir yang disediakan dengan data yang ingin diubah.

(66)

d. Perbarui Hasil Pemeriksaan

Untuk menyampaikan hasil pemeriksaan, klik menu perbarui hasil pemeriksaan, lalu isi formulir yang sudah disediakan sebagaimana telah dijelaskan di atas.

(67)

(68)

10. Online Chatting dengan tim IT

Untuk berbalas pesan langsung dengan tim IT, klik fitur chatting yang ada di bagian bawah layar dengan tulisan Online.