P
ERANCANGAN
I
NPUT DAN
O
UTPUT
A. Perancangan input
Masukan (input) merupakan awal dimulainya proses informasi. Bahan mentah dari informasi adalah data yang terjadi dari transaksi‐transaksi. Apabila sampah yang masuk maka sampah pula yang akan keluar (garbage in garbage out). Oleh karena itu desain input harus benar‐benar menerima input bukan sampah. Desain input terinci dimulai dari desain dokumen dasar sebagai penangkap input yang pertama kali. Jika dokumen dasar tidak didesain dengan baik, kemungkinan input yang tercatat dapat salah bahkan kurang atau berlebihan.
Dokumen dasar (source document) merupakan formulir yang digunakan untuk menangkap (capture) data yang terjadi. Data yang sudah dicatat di dokumen dasar kemudian dimasukkan sebagai input ke sistem informasi untuk diolah. Dokumen dasar dapat membantu di dalam penanganan arus data sebagai berikut :
a. Dapat menunjukkan macam dari data yang harus dikumpulkan dan ditangkap. b. Data dapat dicatat dengan jelas, konsisten dan akurat.
c. Dapat mendorong lengkapnya data, disebabkan data yang dibutuhkan disebutkan satu persatu di dalam dokumen dasarnya.
d. Bertindak sebagai pendistribusian data, karena sejumlah tembusan dari formulir tersebut dapat diberikan kepada individu‐individu atau departemen‐departemen yang membutuhkannya.
e. Dapat membantu di dalam pembuktian terjadinya suatu transaksi yang sah, sehingga sangat berguna untuk audit trail (pelacakan pemeriksaan).
f. Dapat sebagai cadangan atau pelindung (back up) dari file‐file data di komputer. Untuk mencapai maksud tersebut, dokumen dasar harus dirancang dengan baik.
Berikut merupakan petunjuk‐petunjuk di dalam perancangan dokumen dasar yang baik, antara lain :
a. Pemilihan kertas yang digunakan dengan pertimbangan 1. Lamanya dokumen dasar disimpan.
3. Banyaknya dokumen dasar yang ditangani. 4. Bagaimana menanganinya : secara halus, kasar, dilipat atau dibawa‐bawa. 5. Lingkungan sekitarnya : berlemak, kotor, panas, dingin, lembab atau mengandung asam. 6. Metode pengisian dokumen dasar : ditulis tangan atau dicetak. 7. Keamanan terhadap pudarnya data yang dicatat. b. Ukuran kertas dari dokumen dasar (gunakan ukuran standar umum/kelipatan). c. Warna yang digunakan agar mudah dibaca.
d. Judul dokumen dasar yang berfungsi untuk menunjukkan jenis dan kegunaan dokumen e. Nomor dokumen dasar yang berfungsi menunjukkan sumber dan jenis sumber data. f. Nomor urut dokumen dasar yang berfungsi untuk melakukan pelacakan pemeriksaan dan pengarsipan. g. Nomor dan jumlah halaman. h. Pembagian area (area judul, halaman, kontrol, organisasi, obyek, tubuh, berita, otorisasi dan area nomer). i. Caption (siapa yang harus mengisi dan data apa yang diisikan). j. Instruksi di dalam dokumen dasar (jelas, supaya pengisi tidak banyak bertanya/paham). k. Jendela di amplop (sehingga mengurangi penulisan ulang). l. Jumlah tembusan (seefisien dan seefektif mungkin).
Dalam pembuatan rancangan input, formulir data input tersebut harus dibuat sedemikian rupa sehingga tidak menerima input berupa sampah. Visual display Terminal yang baik harus memiliki kriteria sebagai berikut :
1. Efektif
Formulir dan layar input melayani tujuan spesifik dalam system informasi 2. Akurat
Menunjukkan bahwa rancangan input adalah tepat dan sempurna. 3. Mudah penggunaannya
Tidak membutuhkan waktu ekstra atau pelatihan khusus dalam peinput data 4. Konsisten
5. Sederhana
Formulir dan layar input terfokus pada perhatian user. 6. Menarik (atraktif)
User senang menggunakannya
Pedoman perancangan formulir input adalah sebagai berikut : 1. Formulir input harus mudah diisi
2. Lay out formulir tersebut harus sesuai dengan yang diinginkan 3. Formulir input tersebut haruslah akurat
4. Tampilan bentuk input harus atraktif
5. Mempertimbangkan media peinput (di key in atau dibaca melalui OMR) 6. Mudah diisi a. Alur pengisian formulir 1. Kiri ke kanan 2. Atas ke bawah b. Formulir dibagi atas tujuh bagian 1. Judul 2. Identifikasi dan akses 3. Instruksi 4. Isi (inti) 5. Tanda tangan dan pengesahan 6. Total 7. Komentar c. Gunakan caption (pedoman pengisian) 1. Line Caption 2. Box Caption 3. Checked of Caption 4. Table Caption
Jika layar input yang disajikan berdasarkan dokumen formulir input maka rancangan layar input akan mirip dengan formulir input. Tampilan yang balance akan lebih mudah dibaca. Untuk input dengan data tertentu gunakan :
1. Daftar data yang diperoleh 2. Window pop up
3. Widget list atau drop down list 4. Widget radio button (untuk check dll)
Contoh rancangan input secara terinci : Nama Input : Data Pelanggan Sumber : Pelanggan
Tujuan : Bagian Peminjaman
Fungsi : Mendata seluruh biodata calon pelanggan Media : Kertas
Jumlah : Satu Lembar
Frekuensi : Setiap transaksi peminjaman Format :
FORMULIR PELANGGAN
1. Kode_Pelanggan : 2. Nama_Pelanggan : 3. Alamat : 4. No_Telp : 5. Pekerjaan : 6. Tempat_Lahir : 7. Tgl_Lahir : 8. Tgl_Masuk : 9. Volume_Peminjaman : 10. Keperluan : Jakarta,………. Ttd (Nama Jelas)Cara‐cara untuk mengurangi jumlah input : 1. Menggunakan kode.
2. Data yang relatif konstan disimpan di file induk acuan. 3. Jam dan tanggal diambilkan dari sistem.
S
TRUKTUR
K
ODE
Kode digunakan untuk tujuan mengklasifikasikan data,memasukkan data ke dalam computer dan untuk mengambil bermacam‐macam informasi. Kode dapat dibentuk dari kumpulan angka, huruf dan karakter‐karakter khusus (misalnya @,#,$ dan sebagainya). Kode dapat berupa angka (numeric code), huruf (alphabetic code) dan gabungan dari angka,huruf dan karakter khusus (alphanumeric code) serta kode batang (bar code). Petunjuk dalam pembuatan kode :
1. Harus mudah diingat, unik, fleksibel, efisien, konsisten. 2. Harus distandarisasi.
3. Spasi dan karakter mirip dihindari. 4. Panjang kode harus sama.
Ada beberapa macam tipe dari kode yang dapat digunakan di dalam system informasi yaitu :
1. Kode mnemonik (mnemonic code)
Kode mnemonik digunakan untuk tujuan supaya mudah diingat.Kode mnemonic dibuat dengan dasar singkatan atau mengambil sebagian karakter dari item yang akan diwakili dengan kode ini. Misal “P” untuk Pria,”W” untuk Wanita,”JKT” untuk Jakarta. Umumnya kode mnemonic menggunakan huruf. Akan tetapi dapat juga menggunakan gabungan huruf dan angka misalnya computer IBM PC dengan ukuran memori 640 Kb,color monitor dapat dikodekan “K‐IBM‐PC‐640‐CO”. Kebaikan dari kode ini adalah mudah diingat dan kelemahannya adalah kode dapat terlalu panjang.
2. Kode urut (Sequential Code) / kode seri (Serial Code)
Kode urut merupakan kode yang nilainya urut antara satu kode dengan kode berikutnya. Contoh : 001 Kas. 002 Piutang dagang 003 Persediaan produk selesai 004 Persediaan produk dalam proses
Kode urut memiliki kebaikan sebagai berikut : a. Sangat sederhana.
b. Mudah diterapkan.
c. Kode dapat pendek tetapi unik.
d. Mudah dicari bila kodenya sudah diketahui.
e. Cocok untuk rekaman di file yang menggunakan nomor record relaitf, sehingga nomor record dapat sama dengan kodenya, dengan demikian file tidak perlu diindeks.
f. Baik untuk pengendalian, karena kode yang hilang dapat mudah diketahui.
Kode urut memilik kelemahan sebagai berikut :
a. Penambahan kode hanya dapat ditambahkan pada akhir urutan dan tidak dapat disisipkan.
b. Tidak mempunyai dasar logika tentang informasi item yang diwakilinya, kecuali hanya berdasarkan urutannya saja.
c. Tidak fleksibel bila terjadi perubahan kode.
3. Kode blok (Block Code)
Kode Blok mengklasifikasikan item ke dalam kelompok blok (range) tertentu yang mencerminkan satu klasifikasi tertentu atas dasar pemakaian maksimum yang diharapkan. Contoh : Blok Kelompok 1000 ‐ 1999 Aktiva lancar 2000 ‐ 2499 Aktiva tetap 2500 ‐ 3000 Hutang lancar Kode Blok mempunyai kebaikan sebagai berikut : a. Nilai dari kode mempunyai arti, yaitu masuk dalam blok yang sudah tertentu. b. Mudah diperluas. c. Kode dapat ditambah atau dibuang sebagian. d. Proses pembuatan laporan keuangan dapat dilakukan dengan lebih mudah karena tiap‐ tiap kelompok rekening dapat diketahui dari blok kodenya.
Kode Blok mempunyai kelemahan sebagai berikut :
a. Panjang kode tergantung dari jumlah bloknya, akibatnya kode menjadi cukup panjang. b. Kurang mudah diingat.
4. Kode group (Group Code)
Kode Group merupakan kode yang berdasarkan field‐field dan tiap‐tiap field kode mempunyai arti. Contoh dalam kode Nomor Induk Mahasiswa (NIM) 12100001 dimana 2 digit dari kiri menunjukkan jurusan yang diambil,2 digit berikutnya menunjukkan tahun masuk dan digit berikutnya menunjukkan nomor urut mahasiswa.
Kode group mempunyai kebaikan yaitu : a. Nilai dari kode mempunyai arti. b. Mudah diperluas. c. Dapat ditambah atau dibuang sebagian. d. Dapat menunjukkan panjang dari data. Selain itu kode group mempunyai kelemahan yaitu kode dapat menjadi panjang. 5. Kode desimal (Decimal Code) Kode decimal mengklasifikasikan kode atas dasar 10 unit angka desimal dimulai dari angka 0 sampai dengan angka 9 atau dari 00 sampai dengan 99 tergantung dari banyaknya kelompok. Contoh : 00. AKTIVA LANCAR 0010 Kas 0020 Piutang Dagang 0030 Persediaan Bahan Baku 0040 Biaya Dibayar Dimuka 01. AKTIVA TETAP 0110 Tanah 0120 Bangunan Kantor
B. Perancangan Output
Output adalah produk dari system informasi yang dapat dilihat. Output dapat berupa
hasil di media kertas atau hasil di media lunak (berupa tampilan di layar video).Selain itu output dapat berupa hasil dari suatu proses yang akan digunakan oleh proses lain dan tersimpan di suatu media seperti tape atau disk. Output dapat diklasifikasikan ke dalam dua tipe yaitu
1. Internal Output (Output Intern)
Output intern adalah output yang dimaksudkan untuk mendukung kegiatan manajemen dan tetap ada dan disimpan di dalam perusahaan sebagai arsip atau dimusnahkan bila sudah tidak digunakan lagi.Output intern dapat berupa laporan‐laporan terinci dan laporan‐laporan ringkasan.
2. External Output (Output Ekstern)
Output ekstern adalah output yang akan didistribusikan kepada pihak luar yang membutuhkannya. Sebagai contoh faktur,check dan tanda terima pembayaran. Banyak output ekstern dibuat di formulir yang sudah tercetak sebelumnya dan system informasi hanya menambahkan bagian‐bagian tertentu yang masih harus diisi.
Bentuk atau format output dapat berupa keterangan‐keterangan (narrative),tabel atau grafik. Desain output secara umum dapat dilakukan dengan langkah‐langkah sebagai berikut :
1. Menetukan kebutuhan output dari system baru
Output yang akan didesain dapat ditentukan dari DFD system baru yang telah dibuat.Output di DFD ditunjukkan oleh arus data dari sustu proses ke entity external atau dari suatu proses ke proses yang lainnya.
2. Menentukan parameter dari output.
Setelah output‐output yang akan didesain telah dapat ditentukan maka parameter dari output selanjutnya juga dapat ditentukan.Parameter tersebut meliputi tipe dari output,formatnya,media yang digunakan,alat output yang digunakan,jumalh tembusannya,distribusinya dan periode output.
Output yang dihasilkan dari pengolahan data dapat digolongkan ke dalam 4 macam bentuk sebagai berikut : 1. Tulisan, terdiri dari huruf,kata,angka,karakter khusus dan symbol‐simbol lain 2. Image, di dalam suatu bentuk grafik atau gambar 3. Suara, di dalam bentuk musik atau percakapan. 4. Melalui tampilan layar.
Pada tahap perancangan output secara umum hanya dimaksudkan untuk menentukan bentuk output yang akan dihasilkan oleh system yang akan dirancang lengkap dengan struktur data dan tampilan layarnya. Perancangan keluaran secara umum bertujuan untuk menjawab pertanyaan – pertanyaan : bagaimana dan seperti apa bentuk output‐output dari system yang dirancang,kepada siapa saja output tersebut akan didistribusikan,berasal dari proses mana saja output‐output tersebut. Salah satu bentuk output adalah laporan yang disajikan melalui media kertas. Bentuk dari laporan yang dihasilkan oleh sistem informasi yang paling sering digunakan adalah dalam bentuk :
a. Tabel
Berbagai macam bentuk tabel yang menekankan kualitas isi serta kegunaannya :
1. Notice report.
Merupakan bentuk laporan yang memerlukan perhatian khusus, yang harus dibuat sesederhana mungkin, tetapi jelas, karena dimaksudkan supaya permasalahan‐ permasalahan yang terjadi tampak dengan jelas sehingga dapat langsung ditangani.
2. Equipoised report.
Isi dari equipoised report adalah hal‐hal yang bertentangan dan biasanya untuk maksud perencanaan, sehingga dapat dijadikan sebagai dasar di dalam pengambilan keputusan.
3. Variance report.
Bentuk laporan ini menunjukkan selisih (variance) antara standar yang sudah ditetapkan dengan hasil kenyataannya atau sesungguhnya.
4. Comparative report.
Bentuk laporan ini adalah untuk membandingkan antara satu hal dengan hal yang lainnya. Misalnya pada laporan rugi/laba atau neraca dapat dibandingkan antara nilai‐ nilai elemen tahun berjalan dengan tahun‐tahun sebelumnya.
b. Grafik
Laporan yang berbentuk grafik atau bagan dapat diklasifikasikan sebagai berikut : 1. Bagan garis (line chart),
Dalam bagan garis, variasi dari data ditunjukkan dengan suatu garis atau kurva. Bagan garis mempunyai beberapa kebaikan, yaitu : a. Dapat menunjukkan hubungan antara nilai dengan baik. b. Dapat menunjukkan beberapa titik. c. Tingkat ketepatannya dapat diatur sesuai dengan skalanya. d. Mudah dimengerti. Selain itu mempunyai kelemahan diantaranya :
a. Bila terlalu banyak garis atau kurva yang lebih dari 4 garis maka akan tampak ruwet.
b. Hanya terbatas pada 2 dimensi. c. Spasi dapat menyesatkan.
2. Bagan batang (bar chart)
Dalam bagan batang nilai‐nilai data dalam bagan batang digambarkan dalam bentuk batang ‐ batang vertikal ataupun horisontal. Bagan batang mempunyai kebaikan yaitu : a. Baik untuk perbandingan. b. Dapat menunjukkan nilai dengan tepat. c. Mudah dimengerti. Selain itu bagan batang mempunyai kelemahan yaitu : a. Terbatas hanya pada satu titik saja. b. Spasi dapat menyesatkan.
3. Bagan pastel (pie chart). Bagan pastel merupakan bagan yang berbentuk lingkaran. Tiap‐tiap potong dari pie dapat menunjukkan bagian dari data. Kebaikan bagan pastel adalah : a. Baik untuk perbandingan sebagian dengan keseluruhannya. b. Mudah dimengerti. Bagan pastel mempunyai kelemahan yaitu : a. Penggunaannya terbatas. b. Ketepatannya kurang. c. Tidak dapat menunjukkan hubungan beberapa titik.
Dalam pembuatan suatu laporan mengikuti suatu pedoman desain laporan sabagai berikut : a. Untuk laporan formal, sedapat mungkin dibagi menjadi tiga bagian utama, yaitu :
judul laporan, tubuh laporan dan catatan kaki yang dapat berisi ringkasan subtotal, atau grand total.
b. Untuk laporan‐laporan yang penting, gunakanlah kertas yang berkualitas baik, tidak mudah sobek serta tidak mudah kotor.
c. Untuk tiap‐tiap batas tepi laporan (margin), sebaiknya diberi jarak 2 ½ cm, sehingga bila pinggir laporan tersobek tidak akan mengenai isi laporannya.
d. Gunakan spasi baris yang cukup, sehingga laporan mudah dibaca.
e. Untuk hal‐hal yang ingin ditonjolkan, dapat ditulis dengan huruf besar, tebal atau digaris bawahi.
f. Gunakanlah bentuk huruf cetak yang jelas dan tidak membingungkan serta hindari penggunaan font yang sulit dimengerti.
g. Jika isi laporan menjelaskan suatu daftar urutan, gunakan tanda bullet atau nomor urut.
h. Letakkan informasi yang mendetail di lampiran dan gunakanlah penunjuk yang mudah dipahami untuk menjelaskan kepada pemakai laporan letak dari informasi detail tersebut.
i. Usahakan di dalam laporan berisi keterangan‐keterangan yang diperlukan yang mungkin akan ditanyakan oleh pemakai laporan bila keterangan‐keterangan tersebut tidak ada.
j. Laporan untuk tingkat manajemen yang lebih tinggi, sebaiknya lebih tersaring dan untuk tingkat manajemen yang lebih rendah lebih terinci.
k. Laporan harus dibuat dan distribusikan tepat pada waktunya. l. Laporan harus sederhana tetapi jelas.
m.Laporan harus diungkapkan dalam bentuk dan bahasa yang mudah dimengerti dan dipahami oleh pemakainya. n. Isi laporan harus akurat. o. Laporan bilamana mungkin harus distandarisasi. Bentuk‐bentuk laporan yang selalu berubah akan menyebabkan kebingunan bagi mereka yang menggunakannya. p. Laporan harus berguna. q. Biaya pembuatan laporan harus dipertimbangkan.
C. Desain dialog layar terminal
Merupakan rancang bangun dari percakapan antara pemakai sistem (user) dengan komputer. Percakapan ini dapat terdiri dari proses memasukkan data ke sistem, menampilkan output informasi kepada user atau dapat keduanya.
Pedoman desain dialog :
a. User harus dibuat sadar/paham tentang apa yang harus dikerjakan selanjutnya. b. Sistem harus menyediakan instruksi‐instruksi apa yang harus dikerjakannya.
c. Layar dialog dibentuk sedemikian rupa sehingga informasi, instruksi dan bantuan‐ bantuan selalu ditampilkan pada area yang sudah pasti, sehingga layar dibagi dalam bentuk jendela (judul, instruksi, tubuh, escape).
c. Didalam jendela tubuh, dialog seharusnya dibatasi untuk satu ide saja tiap frame‐nya. d. Paging dan scrolling digunakan untuk menampilkan informasi di jendela tubuh.
e. Berita, instruksi, atau informasi yang ditampilkan harus tetap ditampilkan dalam waktu yang cukup lama sesuai kendali tombol (tidak terlalu cepat bergulir atau berganti halaman).
f. Gunakan kalimat yang sederhana, mudah dimengerti dan hindari penggunaan istilah‐ istilah atau jargon.
h. Hindari penggunaan simbol‐simbol yang dapat membingungkan user.
i. Gunakanlah kata yang konsisten, misalnya kata KOREKSI layar satu, RUBAH dilayar dua, EDIT dilayar tiga.
Strategi dialog : a. Menu.
Menu banyak digunakan karena merupakan jalur pemakai yang mudah dipahami dan digunakan. Menu berisi alternatif pilihan yang disediakan untuk user. Teknologi canggih memungkinkan memilih menu dengan sentuhan langsung denga tangan, light pen atau
mouse. Jika pilihan menu cukup banyak dapat dikelompokkan secara berjenjang.
b. Kumpulan instruksi (instruction set).
Yaitu dengan menuliskan suatu instruksi oleh user dan sistem akan mengartikan instruksi serta memberikan respon jawabannya.
c. Dialog pertanyaan/jawaban (question/answer dialog).
Sistem akan menampilkan lebih dahulu pertanyaan dan user menjawabnya untuk mendapatkan respon lebih lanjut dari sistem. Contoh : "Masukkan kode langganan : ….". Jika kode langganan yang dimasukkan tidak benar, maka akan didapatkan respon berita "Kode salah, ulangi !" atau "Langganan tidak ada, ulangi !".
Sumber :
HM, Jogiyanto, Analisis dan Disain Sistem Informasi (Pendekatan Terstruktur Teori dan
Praktek Aplikasi Bisnis), Penerbit Andi Offset, Yogyakarta, 2005.
