SATUAN PENGAWASAN INTERN UNIVERSITAS NUSA CENDANA

LAPORAN AUDIT AKADEMIK INTERNAL

TAHUN 2013

FAKULTAS KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN

UNIVERSITAS NUSA CENDANA

Auditor :

Ir. Yohanis Umbu L. Sobang, M.Si*) Ir. Agustinus K. Malik, MS

Dr. Arnold Manu, MP Heru Sutedjo, PhD Drh. Novalino H. G. Kallau, M.Si

Ir. U. S. Rosnah, MP Isakh Tungga, SH, MH

SATUAN PENGAWASAN INTERN

UNIVERSITAS NUSA CENDANA

Jl. Adisucipto, Penfui Kupang

Telepon 0380-881269

2

RINGKASAN EKSEKUTIF

Penyelenggaraan Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan (FKIP) di Universitas Nusa Cendana (Undana) ditetapkan melalui Surat Ditjen Dikti Depdiknas No. 2122/D/T/2008. Berdasarkan keputusan tersebut kemudian Rektor Universitas Nusa Cendana menerbitkan Surat Keputusan Rektor Universitas Nusa Cendana No. 170/PP/2008 tanggal 20 September 2008 tentang pendirian FKIP Unversitas Nusa Cendana (FKIP Undana) sebagai induk FKIP sebagai salah satu fakultas di lingkungan Undana.

FKIP Undana dengan FKIP pada saat dilakukan audit baru melakukan persiapan pelaksanaan akreditasi program studi. Data menunjukkan bahwa FKIP Undana telah mempunyai visi, misi dan tujuan berserta semua dokumen kurikulum, pembelajaran dan dokumen mutu. Kegiatan-kegiatan yang mencerminkan pelaksanaan penjaminan mutu pada FKIP Undana diimplementasikan dibawah kendali Tim Medical Educational Unit (MEU).

Dalam pelaksanaan proses akademiknya pendidikan dokter di Undana masih bermitra dengan FKIP Universitas Hasanudin Makasar. Oleh karenanya aspek kurikulum dan proses pembelajaran di FKIP Undana sedikit berbeda dibanding fakultas-fakultas yang lain di lingkungan Undana yang selanjutnya dijadikan pertimbangan dalam penentuan temuan selama pelaksanaan audit

Berdasarkan hasil audit pada sejumlah Prodi di FKIP ditemukan bahwa dalam penyelenggaraan kegiatan akademik terdapat beberapa ketidaksesuaian (KTS) antara lain : 1. Prodi belum didukung dosen dan pegawai yang memadai.

2. Jadwal pemeliharaan dan perbaikan peralatan tidak ada

3. Borang daftar hadir dan monitoring perkuliahan belum menyertakan mahasiswa untuk tandatangan keabsahan.

4. Bahan dan SDM untuk laboratorium dasar masih kurang. 5. Pelaksanaan Ujian Mata Kuliah tidak dilengkapi berita acara.

6. Penelitian dosen belum melibatkan mahasiswa untuk penyelesaian tugas akhir

Sesuai hasil temuan di atas maka direkomendasikan untuk pihak auditi (FKIP FKIP Undana) agar :

1. melakukan sosialisasi kepada para dokter berkaitan dengan peningkatan minat sebagai dosen dilanjutkan dengan pengusulan kekurangan SDM disertai analisis kebutuhan

2. membuat jadwal pemeliharaan dan perbaikan peralatan yang didahului dengan peningkatan pemahaman pentingnya rencana pemeliharaan

3. memperbaiki borang daftar hadir dan monitoring perkuliahan dengan menambahkan sel legalisasi oleh mahasiswa.

4. Meningkatkan usulan alokasi dana praktikum mahasiswa dengan disertai analisis kebutuhan

5. Membuat berita acara ujian mata kuliah.

6. Mengarahkan mahasiswa melakukan tugas akhir dengan jadwal dan materi menyesuaikan dengan penelitian dosen.

Dengan ditindaklanjutinya beberapa rekomendasi di atas sesuai dengan rencana perbaikan yang telah dibuat diharapkan dapat terwujud pencapaian mutu akademik internal FKIP Undana pada umumnya dan FKIP pada khususnya.

3

KATA PENGANTAR

Puji syukur dari hati yang paling dalam kami panjatkan kepada Tuhan karena hanya dengan bimbinganNya saja maka Laporan Audit Mutu Akademik Internal FKIP Universitas Nusa Cendana Tahun 2013 dapat kami selesaikan. Laporan ini merupakan laporan hasil audit yang dilaksanakan oleh Tim Audit Mutu Akademik Internal berdasarkan Surat Tugas Rektor Undana Nomor 6402/H15/KP/2013.

Laporan ini memuat beberapa temuan yang secara keseluruhan telah mendapat tanggapan dari pihak teraudit. Disamping itu, laporan ini juga memuat rekomendasi untuk koreksi temuan-temuan tersebut. Kami berharap bahwa temua-temuan tersebut dapat segera dikoreksi sehingga mutu penyelenggaraan pendidikan tinggi di Prodi tersebut dapat ditingkatkan.

Kami ingin mengucapkan terimakasih yang sebesar-besarnya kepada pihak teraudit yang telah berlaku sangat kooperatif selama proses audit berlangsung. Ucapan terimakasih juga kami sampaikan kepada semua pihak yang telah berkenan mambantu sehingga kegiatan audit ini dapat terlaksana dengan lancar.

Kupang, 10 Desember 2013 Ketua SPI Undana

IR. YOHANIS UMBU L. SOBANG, M.Si NIP. 19661207 199203 1 004

4

DAFTAR ISI Ringkasan Eksekutif 2 Kata Pengantar 4 Daftar Isi 5 Bab. I Pendahuluan 6 1.1. Latar Belakang 1.2. Tujuan Pemeriksaan 1.3. Lingkup Pemeriksaan

1.4. Dasar Hukum/Aturan yang digunakan 1.5. Batasan Pemeriksaan

1.6. Metode Pemeriksaan 1.7. Tahapan Pemeriksaan 1.8. Pengorganisasian Tim Audit

6 7 8 8 8 8 9 9

Bab. II Gambaran Umum 10

2.1. Latar Belakang

2.2. Visi, Misi, dan Tujuan Prodi 2.3. Hasil Audit 2.4. Temuan Umum 2.5. Temuan Khusus 10 11 12 13 17

Bab. III Kesimpulan 18

5

BAB I

PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

Sejak terbitnya Undang-Undang nomor 20 tahun 2003 tentang sistem pendidikan nasional maka arah penyelenggaraan pendidikan tinggi telah berubah secara drastis. Dari penyelenggaraan pendidikan yang bersifat sarwa Negara dimana peran negara sangat besar dalam menetapkan arah penyelenggaraan pendidikan tinggi beralih ke pendidikan tinggi yang bersifat pada pemenuhan kebutuhan stakeholder atau bursa kerja.

Perubahan arah pendidikan tersebut disertai dengan perubahan paradigmaa dalam penyelenggaraan pendidikan tinggi, yaitu bahwa penyelenggaraan satuan pendidikan tinggi harus didasarkan pada prinsip otonomi, akuntabilitas, penjaminan mutu dan evaluasi yang transparan (UU RI No. 20 thn 2003 pasal 51 ayat 2). Dari ayat tersebut terdapat lima (5) unsur sebagai dasar penyelenggaraan pendidikan tinggi yaitu otonomi, akuntabilitas, akreditasi, mutu dan evaluasi.

Tuntutan masyarakat terhadap mutu produk dan layanan pendidikan tinggi semakin hari akan semakin tinggi. Apalagi dengan adanya kompetisi tenaga kerja antar bangsa sebagai dampak globalisasi. Oleh sebab itu, pemerintah berusaha mebudayakan mutu penyelenggaraan pendidikan tinggi dengan berbagai instrumen diantaranya akreditasi dan penjaminan mutu internal perguruan tinggi. Diharapkan pembudayaan mutu ini pada akhirnya berhasil meningkatkan produk dan layanan pendidikan tinggi sehingga baik lulusan maupun produk-produk lainnya mempunyai nilai kompetitif secara global.

Tuntutan paradigmaa baru yang berkaitan dengan prinsip mutu tersebut diatas semakin dipertegas dengan terbitnya peraturan pemerintah (PP) Republik Indonesia (RI) Nomor 19 tahun 2005 tentang Standart Nasional Pendidikan (SNP). Pasal 51 ayat 2 dari PP RI tersebut menyatakan bahwa semua satuan pendidikan pada jalur formal dan non formal wajib melaksanakan mutu pendidikan.

Undana menyambut tuntutan paradigma baru prinsip mutu dalam penyelenggaraan pendidikan tinggi tersebut secara positif, sebab pada dasarnya upaya peningkatan mutu pendidikan bukan hanya merupakan pemenuhan terhadap tuntutan peraturan tetapi lebih merupakan pemenuhan terhadap tuntutan stakeholder yang semakin kritis. Berkaitan dengan hal ini Undana telah melakukan berbagai upaya termasuk diantaranya adalah upaya menerapkan sistem manajemen mutu sebagai sarana pelaksanaan kegiatan penjaminan mutu.

Upaya penerapan sistem manajemen mutu telah dirintis sejak tahun 2004. Upaya ini diawali dengan kegiatan sosialisasi sistem penjaminan mutu ke semua unsur organisasi Undana. Kemudian disusul dengan pelatihan auditor mutu akademi internal dengan tujuan untuk menyiapkan tenaga-tenaga yang memahami sistem penjaminan mutu dan prinsip-prinsip audit internal disemua fakultas di lingkungan Undana. Disamping itu, telah dilakukan penyusunan dokumen-dokumen yang digunakan sebagai landasan substansi penjaminan mutu tingkat universitas. Namun demikian, hasil dari semua upaya tersebut belum sesuai harapan. Hingga saat ini baru satu fakultas yang telah menerapkan penjaminan mutu dengan menggunakan sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 sebagai instrumennya. Sedangkan fakultas/prodi lainnya belum menerapkan sistem penjaminan mutu. Karena

6

itulah kegiatan pengendalian mutu akademik diseluruh fakultas/prodi dikordinasi di tingkat universitas.

Kegiatan audit mutu akademik ini dilakukan dalam rangka mengetahui sejauh mana semua fakultas/prodi memenuhi aturan-aturan dan standar yang berlaku dalam penyelenggaraan pendidikan tinggi terutama dalam aspek kurikulum, pengajaran dan suasana akademik. Hasil dari audit ini diharapkan dapat memberikan gambaran apakah kurikulum, pengajaran dan suasana akademik yang berlaku di masing-masing prodi akan bias menghasilkan lulusan yang memiliki kompetensi sesuai dengan kompetensi yang telah ditetapkan dimasing-masing prodi.

1.2. Tujuan Audit

Tujuan dari audit mutu akademik ini adalah sebagai berikut :

1) Meneliti kepatuhan fakultas/prodi terhadap kewajiban legalitas dan akreditasi

2) Meneliti kepatuhan fakultas/prodi terhadap kewajiban untuk melaksanakan penjaminan mutu

3) Meneliti apakah kurikulum disusun berdasarkan kompetensi yang berasal dari stakeholder dan aturan / standar pemerintah

4) Untuk memastikan bahwa proses pengajaran di fakultas/prodi diselenggarakan berdasarkan pada aturan/standar yang berlaku

5) Untuk mengetahui bahwa fakultas/prodi mempunyai upaya untuk meningkatkan suasana akademik yang lebih kondusif.

1.3. Lingkup Audit

1) Sasaran Audit

Penyelenggaraan kegiatan akademik meliputi legalitas dan akreditasi, visi, misi dan tujuan, organisasi dan perencanaan, manajemen sumberdaya, kurikulum, proses pembelajaran, suasana akademik, sistem manajemen mutu akademik, dan pengukuran, analisis, dan perbaikan di FKIP Undana.

2) Periode yang diaudit

Pelaksanaan kegiatan akademik semester Genap TA 2012/2013 dan Ganjil TA 2013/2014.

1.4. Dasar Hukum/Aturan yang digunakan

1. PP RI nomor 19 tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan

2. PP RI nomor 17 tahun 2010 tentang pengelolaan dan penyelenggaraan Pendidikan 3. PP RI nomor 66 tahun 2010 tentang Perubahan atas Peraturan PP RI nomor 17

tahun 2010 tentang pengelolaan dan penyelenggaraan Pendidikan

4. SK Rektor Undana no. 62/KL/2003 tentang Norma Dan Tolok Ukur Penyelenggaraan Pendidikan Tinggi di Undana

5. Standar BAN-PT untuk aspek kurikulum, pengajaran dan suasana akademik

1.5. Batasan Audit

Semua informasi tentang legalitas dan akreditasi, visi, misi dan tujuan, organisasi dan perencanaan, manajemen sumberdaya, kurikulum, proses pembelajaran, suasana akademik,

7

sistem manajemen mutu akademik, dan pengukuran, analisis, dan perbaikan di FKIPIP Undana semester Genap TA 2012/2013 dan Ganjil TA 2013/2014.

Audit meliputi prosedur-prosedur yang dirancangkan untuk memberikan keyakinan yang memadai dalam mendeteksi adanya ketidaksesuaian dari pelaksanaan penyelenggaraan pendidikan yang berpengaruh terhadap pelayanan mutu akademik Undana.

1.6. Metode Audit

Kegiatan audit dimulai dengan melakukan audiensi sebagai kunjungan awal dengan pimpinan maupun bagian yang terkait dengan kegiatan akademik di fakultas/prodi. Kemudian dilakukan pemeriksaan dokumen dan peninjauan lapangan. Data dan informasi selanjutnya dianalisis hingga diperoleh hasil. Pembahasan dilakukan untuk verifikasi serta untuk mendapatkan tanggapan dan komitmen tindak lanjut dari teraudit.

Tahapan Audit

Pelaksanaan kegiatan audit dimulai dari persiapan administrasi yang dilakukan oleh kantor SPI Undana. Tim Auditor kemudian melakukan perencanaan audit, desk evaluation, visitasi, penyusunan temuan dan rekomendasi hingga penyusunan laporan. Audit pada FKIP Undana dilaksanakan pada tanggal 28 Nopember 2013. Tahap tindak lanjut hasil audit dan tahap evaluasi kegiatan audit dilakukan oleh SPI Undana.

8

1.7. Pengorganisasian Tim Audit

Ketua Tim Audit : Ir. Umbu L. Sobang, M.Si Ketua Sub Kelompok : Ir. Agustinus K. Malik, MS Anggota : 1. Heru Sutedjo, PhD

2. Drh. Novalino H. G. Kallau, M.Si Ketua Sub Kelompok : Dr. Arnold Manu, MP

Anggota : 1. Ir. U. S. Rosnah, MP 2. Isakh Tungga, SH, MH

9

BAB II

HASIL PEMERIKSAAN

2.1. Gambaran Umum Fakultas

FKIP Undana (FKIP Undana) merupakan salah satu fakultas tertua di lingkungan Undana yang berdiri pada tahun 1962. FKIP Undana memiliki 8 jurusan dan 18 Program Studi. Struktur organisasi FKIP Undana hingga tingkat prodi adalah sebagai berikut:

2.1.1. Pimpinan Fakultas

Dekan : Drs. Petrus Ly, M.Si Pembantu Dekan I : Dr. Paulus Taek, MS

Pembantu Dekan II : Drs. Markus U. K. Yewang, MM Pembantu Dekan III : Drs. Melkisedek Taneo, M.Si 2.1.2. Pimpinan Jurusan :

Pendidikan Teknik : Dr. I Made Parsa, M.Pd Pendidikan Bahasa & Seni : Drs. Chris Labu Juli, M.Hum Pendidikan MIPA : Dra. Martha L. Nussy, M.Pd Pendidikan Ekonomi : Drs. Lorens E. H. R. Manu, MM Pendidikan PPKn : Drs. Leonard Lobo, M.Kes. Pendidikan Sejarah : Drs. Jhonas Thene, M.Si Pendidikan Geografi : Drs. Ignasius S. Angin, SU Ilmu Pendidikan : Dr. Tontje Makmara, M.Pd 2.1.3. Ketua Prodi :

Bahasa Sastra & Daerah : Dr. Marsel Robot, M.Hum Bahasa Inggris : Dra. Maria F. Sutini, M.Pd

Matematika :Dra. Juliana M. H. Nenohai, M.Pd Biologi : Dra. M. N. Imakulata, M.Si Fisika : Drs. Fakhruddin, M.Si Kimia : Sudirman, S.Pd, M.Pd PPKn : Drs. Leonard Lobo, M.Kes Ekonomi : Drs. Lorens E. H. R. Manu, MM Geografi : Drs. Ignasius S. Angin, SU Sejarah : Drs. Jhonas Thene, M.Si Teknik Bangunan : Daniel L. Moy, S.Pd, M.Eng Teknik Mesin : Drs. Priyono, M.Pd

Teknik Elektro : Nixon J. Meok, ST, MT

PGSD : Drs. Gaspar Melo, S.Pd, M.Pd Bimbingan Konseling : Dr. Uda Geradus, M.Pd PGAUD : Dr. Angelikus N. Koten, M.Pd Pendidikan Luar Sekolah : Drs. Sumarmo

10

2.2. Visi, Misi dan Tujuan

A. Visi Fakultas :

Visi dari FKIP Undana diformulasikan sebagai berikut:

“FKIP Universitas Nusa Cendana sebagai Lembaga Pendidikan Tenaga Kependidikan yang

andal untuk menghasilkan tenaga kependidikan yang berkualitas, kompetitif, dan profesional”.

B. Misi Fakultas :

Misi FKIP Undana adalah sebagai berikut:

1. Menyelenggarakan pendidikan tinggi yang mampu menghasilkan tenaga kependidikan/keguruan berkompetensi yang beriman dan bertaqwa kepada Tuhan Yang Maha Esa, berakhlak mulia, berbudi pekerti, mandiri, inovatif, kompetitif, sehat, disiplin, dan menguasai IPTEKS.

2. Menyelenggarakan penelitian untuk meningkatkan kualitas pendidikan dan mengembangkan IPTEKS yang sesuai dengan kebutuhan pembangunan.

3. Menyelenggarakan kegiatan pengabdian pada masyarakat melalui pemanfaatan IPTEKS untuk meningkatkan kualitas pendidikan dan meningkatkan kesejahteraan masyarakat.

4. Mengembangkan system manajemen yang professional, efektif, dan efisien.

5. Membina dan mengembangkan kemahasiswaan sebagai calon tenaga kependidikan/guru maupun sebagai anggota masyarakat, Bangsa dan Negara. 6. Meningkatkan jaringan kerjasama antara FKIP Undana dengan lembaga pendidikan,

pemerintah daerah, instansi terkait nasional dan atau tingkat internasional sesuai ketentuan.

C. Tujuan Fakultas :

1. Menyiapkan peserta didik dan menghasilkan tenaga kependidikan/keguruan berkompetensi yang beriman dan bertaqwa kepada Tuhan Yang Maha Esa, berakhlak mulia, berbudi pekerti, mandiri, inovatif, kompetitif, sehat, disiplin dan profesional 2. Mengembangkan dan menyebarluaskan hasil penelitian untuk meningkatkan kualitas

pendidikan dan/atau IPTEKS

3. Menyebarluaskan dan memanfaatkan informasi tentang IPTEKS

4. Menghasilkan system manajemen yang profesional, efektif, dan efisien.

11

2.3. Hasil Audit

PROGRAM STUDI PENDIDIKAN GURU ANAK USIA DINI

No Diskripsi _{Temuan Penyebab} Akar Akibat Rekomendasi _{Perbaikan Perbaikan} Rencana _Perbaikan Tanggal

1 Belum melaksanakan penjaminan mutu (tidak ada GKM/GPM) Pengelola prodi belum paham dengan baik bagaimana melaksanakn penjaminan mutu, fakultas belum melakukan sosialisasi Prodi belum melaksanakan penjaminan mutu, kinerja prodi tidak berdasarkan standar Peningkatan kapasitas Prodi mengenai penjaminan mutu Surat permintaan peningkatan kapasitas ke fakultas Akhir Februari 2014 2 Survei kepada pengguna lulusan belum dilakukan Tidak tersedia instrumen, beban tugas yang banyak karena administrasi yang dikerjakan Kepro Rekaman kelebihan/keku rangan alumni tidak diketahui untuk perbaikan PBM, kurikulum, dan membangun jaringan Survei pengguna dapat dilaksanakan bersamaan dengan survei alumni yang telah dilaksanakan melalui website PAUD Undana Survei telah dilakukan bersamaan dengan pelacakan alumni melalui web Maret 2014 3 Pedoman tertulis tentang sistem monev kinerja dosen dan tenaga kependidikan tidak ada Beban administrasi besar, instrumen monev tidak ada Dalam penyusunan borang akreditasi prodi sulit mendapatkan data sehingga banyak kolom yang kosong, evaluasi beban kerja sulit dilakukan karena tidak tersedia data Beban kerja didistribusikan dengan dosen melalui panitia ad hoc Pembentukn panitia ad hoc penyusunan pedoman Agustus 2014 4 Rasio dosen tetap terhadap mahasiswa melampui standar (1:62) Penerimaan mahasiswa baru tidak meperhatikn daya tamping prodi Kurang efektif pembelajaran, pelayanan kepada mahasiswa kurang optimal Penerimaan mahasiswa agar memperhatikan daya tampung Prodi memberikan informasi daya tampung ke fakultas/univ April 2014 5 Rata-rata beban kerja dosen terlalu tinggi (> 40 sks) dan Jumlah dosen tetap hanya 5 orang (2 orang lagi studi lanjut) Waktu dosen lainnya untuk melakukan dharma terbatas Penambahan dosen baru Surat permintaan tenaga dosen Akhir Februari 2014

12

terbatas pada pengajaran 6 Tidak ada tenaga administrasi Prodi Tidak ada distribusi dari fakultas Waktu Kepro tersita untuk melaksanakan kegiatan admin sehingga waktu Kepro untuk manajerial berkurang Fakultas perlu mendistribusikan tenaga administrasi Surat permintaan tenaga admin ke fakultas Akhir Februari 2014 7 60% mata kuliah telah memiliki GBPP/SAP Pedoman monev persiapan perkuliahan tidak ada Mahasiswa tidak tahu kompetensi dan materi dari mata kuliah, penuntun pendalaman dari materi perkuliahan tidak ada Pembuatan pedoman monev persiapan perkuliahan Membuat pedoman monev Semester genap 2013 / 2014 8 Dokumen penilaian mutu soal ujian tidak ada Pembuatan soal diserahkan sepenuhnya ke tim pengajar Soal tidak sesuai kompetensi mata kuliah Membuat dokumen penilaian mutu soal

Dokumen dibuat bersamaan dengan instrumen lainnya Agustus 2014 9 Ruang dosen dan mebelair terbatas (1 ruang tdd 3x6 m2 _ditempati 55 dosen dari 5 prodi) Kekurangan jumlah dan luasan ruang Banyak dosen malas ke kampus Penambahan ruang oleh fak./univ., prodi/fak. Memberdayakan dana serapan dari kegiatan Kemendikbud Pengajuan surat permintaan penambahan ruang dan mebelair ke fak. Akhir Februari 2014 10 Kebijakan tentang nuansa akademik belum ada Keputusan lisan tidak dilaksanakan Terciptanya suasana akademik yang tidak diinginkan akibat tidak ada pedoman Segera membuat

instrumen Pembuatan instrumen Agustus 2014

11 Tenaga dosen bergelar S2 dan S3 tidak sesuai bidang ilmu Perekrutan dosen dari prodi lain untuk pembuatan prodi baru Nilai akreditasi pada standar ini menjadi rendah Prodi mengajukan penambahan tenaga dosen yang sesuai bidang ilmu Surat permintaan tenaga dosen Akhir Februari 2014

PROGRAM STUDI PENDIDIKAN JKR

No Diskripsi _{Temuan Penyebab} Akar Akibat Rekomendasi _{Perbaikan Perbaikan} Rencana _Perbaikan Tanggal

1 Belum melaksanakan penjaminan mutu (tidak Pengelola prodi belum paham dengan baik Prodi belum melaksanakan penjaminan mutu, kinerja Peningkatan kapasitas Prodi mengenai penjaminan mutu Surat permintaan peningkatan kapasitas ke Akhir Februari 2014

13

ada GKM/GPM) bagaimana melaksanakn penjaminan mutu, fakultas belum melakukan sosialisasi prodi tidak berdasarkan standar fakultas 2 Survei kepada pengguna lulusan belum dilakukan Tidak tersedia instrumen, beban tugas yang banyak karena administrasi yang dikerjakan Kepro Rekaman kelebihan/keku rangan alumni tidak diketahui untuk perbaikan PBM, kurikulum, dan membangun jaringan Survei pengguna dapat dilaksanakan bersamaan dengan survei alumni yang telah dilaksanakan melalui website PJKR Undana Survei akan dilakukan pada saat PPL mahasiswa Maret 2014 3 Pedoman tertulis tentang sistem monev kinerja dosen dan tenaga kependidikan tidak ada Beban administrasi besar, instrumen monev tidak ada Dalam penyusunan borang akreditasi prodi sulit mendapatkan data sehingga banyak kolom yang kosong, evaluasi beban kerja sulit dilakukan karena tidak tersedia data Beban kerja didistribusikan dengan dosen melalui panitia ad hoc Pembentukn panitia ad hoc penyusunan pedoman Agustus 2014 4 Rasio dosen tetap terhadap mahasiswa melampui standar (1:>100) Penerimaan mahasiswa baru tidak meperhatikn daya tamping prodi Kurang efektif pembelajaran, pelayanan kepada mahasiswa kurang optimal Penerimaan mahasiswa agar memperhatikan daya tampung Prodi memberikan informasi daya tampung ke fakultas/univ T.A baru 5 Rata-rata beban kerja dosen terlalu tinggi (> 40 sks) dan terbatas pada pengajaran Jumlah dosen tetap hanya 5 orang (2 orang lagi studi lanjut) Waktu dosen lainnya untuk melakukan dharma terbatas Penambahan dosen baru Surat permintaan tenaga dosen Akhir Februari 2014 6 Tidak ada tenaga administrasi Prodi Tidak ada distribusi dari fakultas Waktu Kepro tersita untuk melaksanakan kegiatan admin sehingga waktu Kepro untuk manajerial Fakultas perlu mendistribusikan tenaga administrasi Surat permintaan tenaga admin ke fakultas Akhir Februari 2014

14

berkurang 7 80% mata kuliah telah memiliki GBPP/SAP Pedoman monev persiapan perkuliahan tidak ada Mahasiswa tidak tahu kompetensi dan materi dari mata kuliah, penuntun pendalaman dari materi perkuliahan tidak ada Pembuatan pedoman monev persiapan perkuliahan Membuat pedoman monev Semester genap 2013 / 2014 8 Dokumen penilaian mutu soal ujian tidak ada Pembuatan soal diserahkan sepenuhnya ke tim pengajar Soal tidak sesuai kompetensi mata kuliah Membuat dokumen penilaian mutu soal

Dokumen dibuat bersamaan dengan instrumen lainnya Agustus 2014 9 Ruang dosen dan mebelair terbatas (1 ruang tdd 3x6 m2 _ditempati 55 dosen dari 5 prodi) Kekurangan jumlah dan luasan ruang Banyak dosen malas ke kampus Penambahan ruang oleh fak./univ., prodi/fak. Memberdayakan dana serapan dari kegiatan Kemendikbud Pengajuan surat permintaan penambahan ruang dan mebelair ke fak. Akhir Februari 2014 10 Kebijakan tentang nuansa akademik belum ada Keputusan lisan tidak dilaksanakan Terciptanya suasana akademik yang tidak diinginkan akibat tidak ada pedoman Segera membuat

instrumen Pembuatan instrumen Agustus 2014

11 Bimbingan tugas akhir mahasiswa terlalu banyak (15-20 mhs/dsn) Jumlah dosen yang terbatas Bimbingan tugas akhir kurang maksimal Prodi mengajukan penambahan tenaga dosen yang sesuai bidang ilmu Surat permintaan dosen baru ke fakultas Akhir Februari 2014 12 Sudah 3 tahun terakhir tidak mendapat dana penelitan bersaing Waktu dosen tersita dengan kegiatan pengajaran Kolom borang akreditasi Prodi khususnya standar 7 tentang penelitian kosong Beban PBM dikurangi dengan penambahan tenaga dosen baru

Surat permintaan dosen baru ke fakultas Akhir Februari 2014

PROGRAM STUDI BIMBINGAN KONSELING

No Diskripsi _{Temuan Penyebab} Akar Akibat Rekomendasi _{Perbaikan Perbaikan} Rencana _Perbaikan Tanggal

1 Belum melaksanakan penjaminan mutu (tidak ada GKM) Komitmen pemimpin tentang pelaksanaan mutu belum berjalan Fungsi evaluasi kinerja prodi tidak berjalan sesuai standar Peningkatan kapasitas prodi mengenai penjaminan mutu (pendampingan) Surat permintaan sosialisasi & pndampingn ke fakultas Maret 2014

15

2 Kehadiran dosen tetap dalam perkuliahan kurang dari 16 kali Prodi tidak melakukan monitoring Kompetensi mata kuliah tidak tercapai Melakukan monitoring secara berkala Akan ditindak lanjuti Semester genap 2013/14 3 Pedoman tertulis tentang sistem monev kinerja tridharma dosen tidak ada

Dokumentasi instrumen monev tidak ada karena beban mengajar besar Fungsi evaluasi kinerja prodi tidak berjalan sesuai standar Pendistribusian kerja dosen untuk membuat dokumen instrumen Pembentukn panitia ad hoc penyusunan dokumen Agustus 2014 4 Rata-rata beban kerja dosen terlalu tinggi (> 40 sks) dan terbatas pada pengajaran Jumlah dosen tetap hanya 5 orang (2 orang lagi studi lanjut) Waktu dosen lainnya untuk melakukan dharma terbatas Penambahan dosen baru Surat permintaan tenaga dosen Maret 2014 6 Tidak ada dokumen penilaian mutu soal ujian Pembuatan soal diserahkan sepenuhnya ke tim pengajar Soal tidak sesuai kompetensi mata kuliah Membuat dokumen penilaian mutu soal

Dokumen dibuat bersamaan dengan instrumen lainnya Semester genap 2013/14 7 Pelacakan dan perekaman data lulusan belum dilakukan Tidak tersedia instrumen, beban tugas yang banyak karena administrasi yang dikerjakan Tidak ada informasi perbaikan proses pembelajaranm penggalangan dana, informasi pekerjaan dan membangun jejaring yang berpengaruh pada kualitas output Berkoordinasi dengan pihak lain (jurusan) untuk membantu dalam membuat instrumen dokumen selanjutnya melakukan survei pelacakan dan perekaman data lulusan Bersama jurusan menyiapkan instrumen dokumen selanjutnya melakukan survei pelacakan dan perekaman data lulusan Semester genap 2013/14

PROGRAM STUDI PENDIDIKAN GURU SEKOLAH DASAR

No Diskripsi _{Temuan Penyebab} Akar Akibat Rekomendasi _{Perbaikan Perbaikan} Rencana _Perbaikan Tanggal

1 Belum melaksanakan penjaminan mutu (GKM belum berjalan) Pengelola Prodi belum paham dengan baik bagaimana melaksanakn penjaminan mutu, kinerja Prodi tidak berdasarkan Penjaminan mutu belum dilaksanakan Prodi, kinerja Prodi tidak berdasarkan standar Peningkatan kapasitas prodi mengenai penjaminan mutu (pendampingan) Surat permintaan peningkatan kapasitas ke fakultas Akhir Februari 2014

16

standar 2 Survei kepada pengguna lulusan belum dilakukan Tidak tersedia instrumen, beban tugas yang banyak karena administrasi yang dikerjakan Kepro Rekaman kelebihan/kek urangan alumni tidak diketahui untuk perbaikan PBM, kurikulum, dan membangun jaringan Survei pengguna dapat dilaksanakan bersamaan dengan survei alumni yang telah dilaksanakan melalui website PGSD Undana Survei telah dilakukan bersamaan dengan pelacakan alumni melalui web Sudah berjalan 3 Pedoman tertulis tentang sistem monev kinerja dosen dan tenaga kependidikan tidak ada Beban administrasi besar, instrumen monev tidak ada Dalam penyusunan borang akreditasi prodi sulit mendapatkan data sehingga banyak kolom yang kosong, evaluasi beban kerja sulit dilakukan karena tidak tersedia data Beban kerja didistribusikan dengan dosen melalui panitia ad hoc Pembentukn panitia ad hoc penyusunan pedoman Agustus 2014 4 Rasio dosen tetap terhadap mahasiswa melampui standar (1:>100) Penerimaan mahasiswa baru tidak meperhatikn daya tamping prodi Kurang efektif pembelajaran, pelayanan kepada mahasiswa kurang optimal Penerimaan mahasiswa agar memperhatikan daya tampung Prodi memberikan informasi daya tampung ke fakultas/univ April 2014 5 Rata-rata beban kerja dosen terlalu tinggi (> 40 sks) dan terbatas pada pengajaran Jumlah dosen tetap hanya 5 orang (2 orang lagi studi lanjut) Waktu dosen lainnya untuk melakukan dharma terbatas Penambahan dosen baru Surat permintaan tenaga dosen Akhir Februari 2014 6 Tidak ada tenaga administrasi Prodi Tidak ada distribusi dari fakultas Waktu Kepro tersita untuk melaksanakan kegiatan admin sehingga waktu Kepro untuk manajerial berkurang Fakultas perlu mendistribusikan tenaga administrasi Surat permintaan tenaga admin ke fakultas Akhir Februari 2014

17

memiliki

GBPP/SAP persiapan perkuliahan tidak ada kompetensi dan materi dari mata kuliah, penuntun pendalaman dari materi perkuliahan tidak ada perkuliahan monev 2013/14 8 Dokumen penilaian mutu soal ujian tidak ada Pembuatan soal diserahkan sepenuhnya ke tim pengajar Soal tidak sesuai kompetensi mata kuliah Membuat dokumen penilaian mutu soal

Dokumen dibuat bersamaan dengan instrumen lainnya Agustus 2014 9 Ruang dosen dan mebelair terbatas (1 ruang tdd 3x6 m2 _{ditempati 55} dosen dari 5 prodi) Kekurangan jumlah dan luasan ruang Banyak dosen malas ke kampus Penambahan ruang oleh fak./univ., prodi/fak. Memberdayakan dana serapan dari kegiatan Kemendikbud Pengajuan surat permintaan penambahan ruang dan mebelair ke fak. Akhir Februari 2014 10 Kebijakan tentang suasana akademik belum ada Keputusan lisan tidak dilaksanakan Terciptanya suasana akademik yang tidak diinginkan akibat tidak ada pedoman Segera membuat

instrumen Pembuatan instrumen Agustus 2014

PROGRAM STUDI PENDIDIKAN EKONOMI

No Diskripsi _{Temuan Penyebab} Akar Akibat Rekomendasi _{Perbaikan Perbaikan} Rencana _Perbaikan Tanggal 1 Dokumen

rincian kerja dari staf di Prodi tidak ada Tidak ada penyerahan dokumen dari pejabat lama sehingga masih dalam proses penyusunan dokumen baru Friksi dalam pelaksanaan tugas namun saat ini dampak negative belum terlihat Melakukan pelacakan dokumen di fakultas jika belum ada, harus cepat disusun Segera membentuk tim penyusun dokumen mutu Prodi dan melaksnakn penyusunan dokumen mutu termasuk rincian kerja Maret 2014 2 Dokumen pelacakan dan perekaman data lulusan tidak ada Dokumen hilang ketika pindah gedung ke kampus baru di Penfui Tidak ada data alumni beserta saran

Bentuk ikatan alumni dan lakukan pelacakan dan perekaman alumni Jurusan akan segera membentuk ikatan alumni dan melaksnakn pelacakan Juli 2014

18

dan perekaman alumni 3 Pedoman tertulis tentang sistem monev, serta rekam jejak kinerja akademik dosen dan tenaga kependidikan tidak ada GPM dan GKM belum berfungsi Tidak ada data untuk menyusun pengembangn karier dosen dan tenaga kependidikan Jurusan segera meminta fakultas untuk membentuk dan memberdayakan GPM dan GKM Jurusan akan segera membentuk GPM dan GKM Juli 2014 4 Buku panduan praktikum tidak ada Tersedia dalam bentuk soft copy tidak ada dalam hard copy Mutu kegiatan praktikum tidak terkontrol

Kejur perlu konsultasi dengan dekan untuk penyiapan anggaran untuk penggandaan modul praktikum Kejur akan konsultasi dengan dekan Juni 2014 5 Survei pelanggan internal dan eksternal tidak dilakukan GPM dan GKM belum berfungsi Kualitas layanan kepada mahasiswa, tingkat kepuasan, dan keefektifan KBK tidak diketahui Segera fungsikan GPM dan GKM dan terapkan sistem penjaminan mutu Kejur akan konsultasi dengan dekan agar GPM dan GKM segera difungsikan Juli 2014 6 Prodi tidak dilibatkan dalam perencanaan, target kinerja dan pengelolaan dana Kebijakan pimpinan fak. hanya melibatkan jurusan Kegiatan operasional jur./prodi terhambat karena kekurangan fasilitas dan dana Penerapam paradigma baru tentang pelibatan jur./prodi dalam perencanaan, target kinerja dan pengelolaan dana Kejur akan konsultasi dengan dekan agar prodi dilibatkan Maret 2014 PROGRAM STUDI PPKn

No Diskripsi _{Temuan Penyebab} Akar Akibat Rekomendasi _{Perbaikan Perbaikan} Rencana _Perbaikan Tanggal 1 GKM belum ada Pengelola

Prodi belum paham dengan baik bagaimana melaksnakn penjaminan mutu, kinerja Prodi tidak berdasarkan standar Penjaminan mutu belum dilaksanakan Prodi, kinerja Prodi tidak berdasarkan standar Peningkatan kapasitas prodi mengenai penjaminan mutu (pendampingan) Surat permintaan peningkatan kapasitas ke fakultas Akhir Februari 2014

19

dokumen penetapan proses, kriteria dan metode pengukuran Prodi belum paham dengan baik bagaimana melaksnakn penjaminan mutu, kinerja Prodi tidak berdasarkan standar mutu belum dilaksanakan Prodi, kinerja Prodi tidak berdasarkan standar kapasitas prodi mengenai penjaminan mutu (pendampingan) permintaan peningkatan kapasitas ke fakultas Februari 2014 3 Survei pelanggan internal belum dilakukan Belum ada dokumentasi pelanggan internal, informasi secara lisan Tidak diketahuinya rekaman kelemahan/ kelebihan dari manajemen survei pelanggan Segera melakukan survei pelanggan internal Membuat form kuesioner, melaksankn survei, monev hasil survei Maret 2014 4 Belum ada dokumen IPK 5 tahun terakhir Belum dilakukan dokumentasi IPK 5 tahun terakhir Belum ada evaluasi penurunan dan peningkatan hasil belajar Perlu dilakukan penyusunan data mengenai IPK 5 tahun terakhir Melakukan penyusunan dan rekapitulasi data mengenai IPK 5 tahun terakhir Akhir Februari 2014 5 Belum ada dokumen pelacakan dan perekaman data lulusan Belum dilakukan dokumentasi pelacakan dan perekaman data lulusan

Belum ada data pelacakan dan perekaman data lulusan, data borang akreditasi untuk standar ini kosong Perlu adanya pelacakan dan perekaman data lulusan Membuat dokumen mengenai pelacakan dan perekaman data lulusan Akhir Februari 2014 6 Belum ada pustakawan dan tenaga laboran/teknisi Belum ter-realisasi pengajuan permohonan pengangktn pustakawan dan tenaga laboran/ teknisi Kegiatan lab tidak optimal, data borang akreditasi untuk standar ini kosong Universitas segera mengangkat pustakawan dan tenaga laboran/ teknisi Surat permohonan terkait dengan kebutuhan pustakawan dan tenaga laboran/ teknisi Maret 2014 7 Dokumen peninjauan mutu soal ujian tidak ada Pembuatan soal diserahkan ke dosen dan tidak dikerjakan Banyak soal tidak sesuai dengan kompetensi mata kuliah, data borang akreditasi untuk standar Membuat SOP tentang pembuatan soal ujian Pembuatan SOP mengenai pembuatan soal ujian dan evaluasi Akhir Februari 2014

20

ini kosong 8 Belum terdokumentasi pelaksanaan kegiatan pembimbingan akademik Prodi tidak paham pentingnya dokumentasi pelaksanaan bimbingan Tidak diketahuinya rekaman kelemahan/ kelebihan dari pelaksanaan kegiatan pembimbingan akademik Perlu dilakukan

dokumentasi Melakukan monev dari hasil

pmbimbingn

Maret 2014

9 Tidak ada ruang

kerja dosen Tidak tersedia ruang kerja dosen Banyak dosen malas ke kampus Penambahan ruang oleh fak./univ., prodi/fak. Memberdayakan dana serapan dari kegiatan Kemendikbud Pengajuan surat permintaan penambahan ruang dan mebelair ke fak. Akhir Februari 2014 10 Mahasiswa tidak dilibatkan dalam penelitian dosen untuk tugas akhir Tidak adanya pelaksanaan penelitian oleh dosen Borang akreditasi untuk point ini kosong

Dosen harus

melakukan penelitian Dosen harus mengikut sertakan mahasiswa dalam penelitian Akhir Februari 2014

PROGRAM STUDI PENDIDIKAN LUAR SEKOLAH

No Diskripsi _{Temuan Penyebab} Akar Akibat Rekomendasi _{Perbaikan Perbaikan} Rencana _Perbaikan Tanggal 1 Belum melaksanakan penjaminan mutu (GKM belum berjalan) Pengelola Prodi belum paham dengan baik bagaimana melaksankn penjaminan mutu, kinerja Prodi tidak berdasarkan standar Penjaminan mutu belum dilaksanakan Prodi, kinerja Prodi tidak berdasarkan standar Peningkatan kapasitas prodi mengenai penjaminan mutu (pendampingan) Surat permintaan peningkatan kapasitas ke fakultas Akhir Februari 2014 2 Belum adanya dokumen penetapan proses, kriteria dan metode pengukuran Pengelola Prodi belum paham dengan baik bagaimana melaksnakn penjaminan mutu, kinerja Prodi tidak berdasarkan standar Penjaminan mutu belum dilaksanakan Prodi, kinerja Prodi tidak berdasarkan standar Peningkatan kapasitas prodi mengenai penjaminan mutu (pendampingan) Surat permintaan peningkatan kapasitas ke fakultas Akhir Februari 2014 3 Kegiatan tenaga

21

didatangkan dari luar sebagai pembicara di prodi belum pernah dilakukan dana untuk

mendtangkn mahasiswa menerima pengalaman dari luar tidak ada prodi pengajuan anggaran prodi terkait tenaga ahli 4 Survei pelanggan internal belum dilakukan Belum ada dokumentasi pelanggan internal, informasi secara lisan Tidak diketahuinya rekaman kelemahan/ kelebihan dari manajemen survei pelanggan Segera melakukan survei pelanggan internal Membuat form kuesioner, melaksankn survei, monev hasil survei Maret 2014 5 Belum ada dokumen pelacakan dan perekaman data lulusan Belum dilakukan dokumentasi pelacakan dan perekaman data lulusan

Belum ada data pelacakan dan perekaman data lulusan, data borang akreditasi untuk standar ini kosong Perlu adanya pelacakan dan perekaman data lulusan Membuat dokumen mengenai pelacakan dan perekaman data lulusan Akhir Februari 2014 6 Pedoman tertulis tentang sistem monev, serta rekam jejak kinerja akademik dosen dan tenaga kependidikan tidak ada GPM dan GKM belum berfungsi

Tidak ada data untuk menyusun pengembangn karier dosen dan tenaga kependidikan Jurusan segera meminta fakultas untuk membentuk dan memberdayakan GPM dan GKM Jurusan akan segera membentuk GPM dan GKM Juli 2014 7 Belum ada tenaga laboran/teknisi Belum ter-realisasi pengajuan permohonan pengangktn tenaga laboran/ teknisi Kegiatan lab tidak optimal, data borang akreditasi untuk standar ini kosong Universitas segera mengangkat tenaga laboran/ teknisi Surat permohonan terkait dengan kebutuhan tenaga laboran/ teknisi Maret 2014 8 Tidak ada tenaga administrasi Prodi Tidak ada distribusi dari fakultas Waktu Kepro tersita untuk melaksanakan kegiatan admin sehingga waktu Kepro untuk manajerial berkurang Fakultas perlu mendistribusikan tenaga administrasi Surat permintaan tenaga admin ke fakultas Akhir Februari 2014 9 Tidak semua mata kuliah memiliki GBPP/SAP Pedoman monev persiapan perkuliahan tidak ada Mahasiswa tidak tahu kompetensi dan materi dari mata kuliah, Pembuatan pedoman monev persiapan perkuliahan Membuat pedoman monev Semester genap 2013 / 2014

22

penuntun pendalaman dari materi perkuliahan tidak ada 10 Dokumen peninjauan mutu soal ujian tidak ada Pembuatan soal diserahkan ke dosen dan tidak dikerjakan Banyak soal tidak sesuai dengan kompetensi mata kuliah, data borang akreditasi untuk standar ini kosong Membuat SOP tentang pembuatan soal ujian Pembuatan SOP mengenai pembuatan soal ujian dan evaluasi Akhir Februari 2014 11 Mahasiswa tidak dilibatkan dalam penelitian dosen untuk tugas akhir Tidak adanya pelaksanaan penelitian oleh dosen Borang akreditasi untuk point ini kosong

Dosen harus

melakukan penelitian Dosen harus mengikut sertakan mahasiswa dalam penelitian Akhir Februari 2014 12 Mahasiswa tidak dilibatkan dalam pengabdian dosen untuk tugas akhir Tidak adanya pelaksanaan pengabdian oleh dosen Borang akreditasi untuk point ini kosong Dosen harus melakukan pengabdian Dosen harus mengikut sertakan mahasiswa dalam pengabdian Akhir Februari 2014

23

2.4. Temuan

FKIP Undana hingga saat ini hanya memiliki 18 buah jurusan/prodi, dari jumlah yang ada terdapat 7 jurusan/prodi yang tidak diaudit karena pimpinan jurusan/prodi tidak berada ditempat, sehingga yang teraudit hanya 7 jurusan/prodi. Mengacu pada jumlah jurusan/prodi yang diaudit, maka temuan pada masing-masing prodi terdapat temuan yang sifatnya umum dan khusus. Dari 7 jurusan/prodi yang diaudit diperoleh 68 butir temuan dengan kategori ketidaksesuaian (KTS). Temuan yang bersifat khusus meliputi staf dosen yang melewati waktu studi lanjut dan ijin operasional program studi yang sudah kedaluwarsa. Sedangkan temuan yang bersifat umum adalah tidak memiliki struktur organisasi, pengelolaan administrasi prodi yang belum berjalan baik, belum melakukan monitoring pelaksanaan perkuliahan dan praktikum, dan penjaminan mutu akademik di tingkat prodi belum berjalan.

24

BAB III

KESIMPULAN

Berdasarkan pemantauan Tim Audit terhadap Teraudit (Prodi di FKIP Undana) pada tanggal 16-21 Desember 2013 maka diketahui bahwa:

1. Secara umum pihak teraudit telah menyelenggarakan kegiatan akademik sesuai dengan yang diharapkan. Walaupun demikian masih terdapat beberapa hal yang perlu dilakukan perbaikan berdasarkan enam puluh delapan butir temuan yang diperoleh.

2. Diharapkan agar temuan yang didapat diperbaiki dan disempurnakan sesuai kesepakatan dengan pihak teraudit.