ANALISIS SISTEM PENGENDALIAN
INTERNAL TERHADAP SIKLUS
PENDAPATAN PADA PT SISTEMAJU
MANDIRI PRAKARSA
Fauziah Rizki Riyadi
Universitas Bina Nusantara, Jl. Kebon Jeruk Raya No. 27 Jakarta Barat, Fauziahriyadi@gmail.com
Stefanus Ariyanto,S.E.,M.Ak.,CPSAK
Abstrak
Tujuan dari penulisan skripsi ini adalah untuk menganalisis sistem pengendalian internal
pada siklus pendapatan yang diterapkan oleh SPBU (Stasiun Bahan Bakar Untuk Umum)
milik PT. Sistemaju Mandiri Prakarsa. Untuk Mengaplikasikan tujuan tersebut maka
digunakan metode penelitian yaitu studi literatur dan studi lapangan yang mencakup
observasi, wawancara, serta dokumentasi. Analisis tersebut dilakukan berdasarkan COSO
(Committee Of Sponsoring Organization), yaitu analisis lingkungan pengendalian, penilian
resiko, informasi dan komunikasi, aktivitas pengendalian internal, dan pemantauan. Hasil
analisis menunjukkan bahwa sistem pengendalian internal pada siklus pendapatan memiliki
beberapa kelemahan. Beberapa kelemahan tersebut yaitu perusahaan belum menerapkan job
description yang sudah tertulis dan adanya double job atau perangkap fungsi. Tidak hanya itu
saja hal yang terpenting seperti SOP (Standar Operational Procedure) & HSE( Health, Safe,
Environment) yang kurang diperhatikan sehingga terjadi penyusutan pada tangki minyak
yang menyebabkan perusahaan mengalami kerugian. Pemeriksaan mendadak yang
dilaksanakan perusahaan juga tidak dilakukan secara rutin, dan penyetoran uang yang tidak
di setorkan pada hari yang sama yang menyebabkan keamanan fisik atas uang penjualan
BBM kurang diperhatikan. Oleh karena itu, penulis memberikan rekomendasi yang dapat
digunakan untuk memperkuat pengendalian internal atas siklus pendapatan pada PT
Sistemaju Mandiri Prakarsa unit SPBU sehingga kegiatan operasional perusahaan dapat
berjalan dengan baik.
1. PENDAHULUAN
Pada umumnya perusahaan melakukan aktivitas bisnis untuk memperoleh keuntungan sebanyak-banyaknya, apalagi dengan perkembangan teknologi yang pesat dan kondisi ekonomi yang selalu mengalami perubahan tanpa bisa diprediksi saat ini banyak mempengaruhi aktivitas bisnis dan meningkatkan persaingan dalam dunia bisnis. Salah satu kekuatan dalam meningkatkan kemampuan bersaing perusahaan adalah dengan meningkatkan kemampuan perusahaan dalam memaksimalkan pendapatan. Dengan memaksimalkan pendapatan, banyak keuntungan yang dapat diperoleh perusahaan seperti untuk menarik investor demi memperoleh investasi yang besar untuk permodalan perusahaan dan menambah nilai positif dimata investor untuk perusahaan yang melakukan pinjaman.
Dalam aktivitas bisnis perusahaan, pendapatan diperoleh dari penjualan produk atau jasa kepada pelanggan, namun pada siklus pendapatan bukan hanya memuat aktivitas penjualan seperti mulai dari penerimaan pesanan oleh para pelanggan, mengambil pesanan pelanggan, persetujuan kredit, memeriksa ketersediaan persediaan, menjawab permintaan pelanggan dan sampai pada pengiriman barang, namun harus sampai pada proses penagihan dari penjualan menjadi penerimaan kas.
Pada aktivitas yang terdapat dalam siklus pendapatan sering kali atau rentan terjadi kecurangan karena pendapatan berkaitan langsung dengan kas dan dalam hal pengakuan pendapatan terdapat alternatif cara pengakuan pendapatan membuka kan peluang untuk melakukan kecurangan. Apalagi perusahaan yang dalam sistem penjualannya mengandung komisi penjualan untuk karyawan, sering kali karyawan membuat informasi fiktif demi memperoleh komisi yang besar dari perusahaan. Hal hal tersebut jelas merugikan perusahaan dan bagaimana hal tersebut bisa terjadi pasti disebabkan oleh kelemahan pada pengendalian siklus pendapatan yang memungkinkan seseorang untuk melakukan manipulasi dan kecurangan. Siklus pendapatan sangat penting bagi perusahaan, hal tersebutlah yang mendorong penulis untuk melakukan penelitian tentang siklus pendapatan.
Penelitian pada siklus pendapatan dari aktivitas perdagangan yang mengambil keuntungan langsung dari pelanggan mungkin sudah sering dilakukan namun yang membuat penelitian ini berbeda adalah perolehan pendapatan justru diperoleh dari komisi yang diberikan Pemerintah dan tentu siklus pendapatannya juga akan berbeda. Perbedaan dalam siklus pendapatannya bukan hanya terdapat dalam perolehan komisi dari Pemerintah namun terkait penyusutan yang terjadi pun berbeda. Jika penyusutan terhadap produk yang dijual biasanya ditanggung dan diperhitungkan oleh penjual atau pengelola usaha namun dalam hal ini penyusutan sering kali sudah ditentukan oleh Pemerintah atau Pertamina Pusat selaku BUMN. Walaupun dalam penelitian ini tidak bertujuan memperhitungkan hal hal tersebut namun unsur-unsur yang berbeda itu membuat dampak dan pengaruh yang besar pada siklus pendapatannya.
Sistem yang membentuk siklus pendapatan adalah sistem penjualan kredit dan sistem penjualan tunai yang berisikan proses terjadinya penjualan sampai menjadi penerimaan kas bagi perusahaan. Dari penjelasan tersebut jelas bahwa dalam siklus pendapatan terdapat proses input utama bagi perusahaan. Dari penerimaan kas yang dihasilkan oleh siklus pendapatan inilah akan dijadikan sumber biaya dan modal bagi perusahaan dalam menjalankan aktivitas bisnis perusahaan secara terus menerus selama berlangsungnya kegiatan bisnis perusahaan. Perusahaan yang memiliki siklus pengeluaran dan produksi yang sempurna tidak akan mampu mengantarkan perusahaan kepencapaian kesuksesan dalam memaksimalkan keuntungan bagi perusahaan, jika ujung tombak aktifitas bisnis perusahaan pada siklus pendapatan tidak dibentuk dan diatur sebaik mungkin.
Siklus pendapatan sangat lah penting dan objek penelitian yang dipilih penulis yaitu Divisi SPBU juga membentuk aktivitas yang berbeda bagi siklus pendapatannya membuat penulis tertarik dan yakin bahwa penelitian ini akan memberikan informasi baru dalam siklus pendapatan dengan memperhatikan banyak unsur dan prosedur yang berbeda dari pada siklus pendapatan biasanya yang terdapat pada perusahaan dagang. Berbekalkan keyakinan tersebut penulis membuat penelitian berjudul “Analisis Sistem Pengendalian Internal Terhadap Siklus Pendapatan Pada PT Sistemaju Mandiri Prakarsa”.
2. METODE PENELITIAN
2.1 Penelitian Kepustakaan (Library Research)
Yaitu Penelitian sebagai usaha untuk memperoleh keterangan dan data dengan membaca dan mempelajari bahan-bahan teoritis dari buku literatur, membaca dan mengutip dari buku referensi, serta catatan kuliah yang berhubungan dengan topik serta referensi dari peneliti terdahulu agar diperoleh
pemahaman yang mendalam serta menunjang pembahasan mengenai masalah-masalah yang diidentifikasi dalam penulisan skripsi ini.
2.2. Studi Lapangan (Field Study)
Penelitian studi lapangan dilakukan untuk mendapatkan data atau informasi langsung dari obyek yang diteliti. Adapun teknik-teknik audit yang digunakan adalah sebagai berikut:
• Observasi
Observasi (pengamatan) terhadap kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan siklus pendapatan dan observasi aktivitas lain terkait kesesuaian aktivitas pada siklus pendapatan dengan kebijakan, peraturan dan ketentuan perusahaan dan pemerintah.
• Wawancara
Wawancara dilakukan dengan pihak yang terlibat dalam aktivitas siklus pendapatan divisi SPBU seperti dari mulai bagian pelayanan pelanggan yang melayani pelanggan, kasir, hingga bagian keuangan yang mengurus penerimaan kas. Dimana setelah mengamati dan memperoleh informasi tentang siklus pendapatan yang ada pada Divisi SPBU, penulis akan mengetahui pihak atau siapa sajakah yang dianggap penulis memiliki informasi memadai dan dapat dihandalkan yang ingin diketahui penulis dalam menyelesaikan penelitian ini.
• ICQ (Internal Control Questionnare)
ICQ dilakukan dengan beberapa pihak terkait seperti Ka SPBU dan bagian keuangan saja. Dimana pihak terkait mengisi kuisioner yang telah dibuat oleh penulis. Kemudian setelah itu penulis dapat mengamati dan mengetahui informasi secara tulisan dan dapat diandalkan kebenarannya dengan melakukan perbandingan dengan hasil observasi dan wawancara yang telah dilakukan sebelumnya.
3. HASIL DAN BAHASAN
Tahap-tahap analisis pengendalian Internal:
Pada setiap pelaksanaan kegiatan operasional sebaiknya perusahaan memiliki pengendalian internal yang baik dan juga memadai. Bila pelaksanaan pengendalian intern yang diterapkan dalam perusahaan telah sesuai dengan kriteria standard pemeriksaan akuntansi yang mengacu pada COSO (Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission), maka dapat dikatakan bahwa pengendalian intern tersebut terbilang kuat, jika sebaliknya maka dapat dikatakan pengendalian intern tersebut lemah.
Oleh karena itu dilakukan analisis dari sistem pengendalian internal atas siklus pendapatan pada SPBU PT Sistemaju Mandiri Prakarsa untuk menilai kuat atau lemahnya suatu sistem pengendalian internal. 1.Lingkungan Pengendalian
Lingkungan pengendalian SPBU PT Sistemaju Mandiri Prakarsa sudah berjalan dengan baik, hal tersebut dapat dibuktikan dengan managemen yang selalu bersikap sigap dalam bersikap. Manajemen puncak berperan dalam memberikan contoh kepada unit organisasi lainnya, dengan cara selalu memperhatikan setiap tindakan dan prosedur yang ditetapkan karena hal itu mencerminkan perilaku manajemen yang dapat berpengaruh terhadap perilaku organisasi secara keseluruhan.
Komponen pertama dari komponen pengendalian internal menurut COSO dapat diuraikan menjadi subkomponen lain:
a. Integritas dan Nilai Etika
Integritas nilai dan etika mencerminkan sikap seseorang dalam melaksanakan tanggung jawab dan wewenangnya apakah sudah dilaksanakan dengan baik dan sesuai prosedur atau tidak. SPBU PT Sistemaju Mandiri Prakarsa telah memiliki integritas etika yang baik, hal ini dapat ditunjukkan dengan telah ditempatkannya kode etik yang dikomunikasikan kepada pegawai
berupa pemberitahuan tertulis kepada pegawai pada saat pegawai diterima bekerja oleh perusahaan. Pegawai harus menaati peraturan yang berlaku di perusahaan, bekerja dengan jujur, bertanggung jawab dan disiplin.
Kualitas pekerjaan seseorang dapat dilihat dari cara bekerja yang disiplin, jujur, dan berani bertanggung jawab menjadi landasan bagi seseorang dalam bekerja dan menghasilkan pekerjaan yang maksimal. SPBU PT. Sistemaju Mandiri Prakarsa, sudah mengkomunikasikan kepada karyawan kantor, maupun pegawai operator dilingkungan SPBU bahkan terdapat peraturan secara tulisan pada buku job description. Namun terkadang karyawan masih tidak menaati peraturan yang sudah ada. Oleh karena itu perlu diadakan komunikasi atau disampaikan secara lisan untuk memperingati kode etik perilaku, misalnya dilakukan briefing untuk seluruh karyawan, tidak hanya pada operator saja.
b. Komitmen terhadap kompetensi
Dalam hal ini perusahaan kurang memperhatikan dengan benar. Komitmen terhadap terhadap perusahaan sangatlah penting bagi perusahaan, sebab keberhasilan perusahaan ditentukan oleh faktor manusia dan tidak terlepas dari kompetensi masing-masing karyawan.Hal ini ditunjukkan dari kurangnya sistem perekrutan karyawan baru di SPBU dengan baik. Sistem perekrutan karyawan SPBU tidak terlalu memperhatikan tingkat pengetahuan dan tidak melakukan training. Perekrutan karyawan diambil dari orang-orang yang terdekat saja, misalnya ada hubungan darah antar karyawan (saudara). Tidak hanya itu saja namun proses training pun tidak dilaksanakan, melainkan hanya briefing saja sebelum terjun kelapangan untuk bekerja.
2. Penilaian resiko
PT Sistemaju Mandiri Prakarsa melakukan identifikasi terhadap segala jenis resiko yang timbul bagi perusahaan baik resiko yang berasal dari internal maupun ekternal perusahaan. Hal ini dapat dilihat bahwa perusahaan di pihak internal selalu melaksanakan audit mendadak untuk memeriksa kinerja perusahaan secara berkala.
a. Risiko perkembangan kompetitor
Customer / pelanggan SPBU dari PT Sistemaju Mandiri Prakarsa memiliki beragam jenis tingkatan perusahaan dari yang besar, menengah, hingga kecil. Dalam hal ini, direktur termasuk orang yang berhati-hati dalam menjaga kualitas perusahaan, dengan selalu berusaha memberikan jasa yang maksimal terutama dalam hal pelayanan pada saat pengisian BBM harus sesuai dengan standar SOP (Standar Operasional Prosedur) yang telah dibuat oleh PT Sistemaju Mandiri Prakarsa. Oleh karena itu untuk mengurangi resiko perkembangan dari kompetitor maka perusahaan melakukan penetapan target untuk meningkatkan hasil penjualan.
Dalam Meningkatkan penjualan di SPBU tidak hanya meningkatkan penjualan BBM saja, namun terdapat pada faktor pendukung seperti fasilitas-fasilitas tertentu akan dapat menarik konsumen. Salah satu daya tarik SPBU PT. Sistemaju Mandiri Prakarsa ini adalah SPBU ini memiliki kios-kios makanan dan minuman untuk konsumen yang ingin beristirahat sejenak di SPBU. Tidak hanya itu saja SPBU ini juga memiliki fasilitas yang wajib dimiliki SPBU bersertifikasi Pasti Pas, yaitu memiliki fasilitas Musholla, Kamar mandi, dan Atm. Dengan adanya fasilitas tersebut dapat menarik konsumen untuk membeli BBM di SPBU dan dengan adanya fasilitas yang baik pula maka konsumen pun merasa puas dengan pelayanan yang SPBU sediakan, sehingga bisa meningkatkan pelanggan dan menghasilkan peningkatan penjualan.
b. Risiko terhadap kecurangan karyawan
Perusahaan selalu mengidentifikasi mengenai risiko kecurangan yang mungkin terjadi dan dilakukan oleh bawahannya. Oleh karena itu PT Sistemaju Mandiri Prakarsa membuat sistem pada SPBU untuk selalu memberikan laporan secara online atau langsung terhubung dengan PT Sistemaju Mandiri Prakarsa untuk melaporkan hasil penjualan setiap bulan, dan mengirimkan memo jika terjadi kendala di SPBU. Dengan begitu perusahaan dapat mengontrol sistem kerja di SPBU dengan baik. Salah satu contoh pengendalian internal terhadap risiko kecurangan karyawan adalah PT. Sistemaju Mandiri Prakarsa menetapkan prosedur untuk setiap SPBU I dan II wajib membuat berita acara setiap pergantian shift. Berita acara digunakan sebagai bukti dan catatan secara tertulis mengenai hasil penjualan beserta pertanggungjawaban dari setiap kegiatan operasional SPBU I dan II.
Setiap pergantian shift, pengawas yang bekerja untuk shift selanjutnya melakukan briefing untuk operator yang bekerja pada shift selanjutnya. Briefing tersebut berisi nasihat dan peraturan- peraturan apa saja yang harus di patuhi. Dalam briefing pengawas juga memberikan modal uang kepada operator untuk digunakan sebagai uang kembalian.
Dengan begitu penulis dapat menyimpulkan bahwa pengendalian internal terhadap risiko kecurangan karyawan dapat dicegah.
c. Risiko kecelakaan dan musibah yang tidak diprediksi
SPBU milik PT Sistemaju Mandiri Prakarsa tidak ingin mengalami kerugian yang besar yang dapat disebabkan oleh kebakaran serta bencana alam. Oleh karena itu SPBU mengantisipasi risiko tersebut dengan memiliki bagian keamanan untuk mencegah adanya musibah tersebut. Di lingkungan SPBU dilengkapi dengan pemadam api disetiap satu titik pengisian BBM dan dalam kondisi yang baik, instalasi listrik tampak aman dan sesuai dengan standar Pertamina. Kotak p3k tersedia di kantor mudah dijangkau dan dalam kondisi higienis, serta SPBU juga melengkapi aturan keamanan pelanggan ditampilkan di setiap sudut SPBU (cotohnya: “Dilarang Merokok, Menonaktifkan telepon genggam, mematikan mesin saat pengisian BBM, dsb).
Untuk mengurangi risiko kecelakaan dan musibah SPBU PT Sistemaju Mandiri Prakarsa juga menerapkan SOP (Standar Operasional Prosedur) dan HSE (Health, Safety, Environment )yang telah ditetapkan oleh PT Pertamina Persero dalam melakukan penjualan BBM.
Dari hasil wawancara dan pemantauan penulis Operator Masih ada yang tidak mematuhi SOP dan HSE. Operator terkadang masih lalai untuk tidak memperhatikan angka meter dimulai dari 0, operator juga tidak menanyakan apakah oli, mesin, air, dan tekanan udara kendaraan ingin diperiksa atau tidak, dan operator juga kurang mengkonfirmasikan harga total dan jumlah uang yang diterima dari pelanggan. Sedangkan prosedur SOP yang diterapkan untuk SPBU yang sudah bersertifikasi pasti pas wajib menerapkan hal tersebut. PT Pertamina juga telah menetapkan HSE untuk operator yang melayani pelanggan atara lain memakai safety shoes standar (bukan sepatu kets biasa), memakai masker (jika diperlukan), memakai seragam yang sudah ditentukann dan memakai topi seragam SPBU. Oleh karena itu untuk menghindari penilaian yang kurang baik dari konsumen sebaiknya pengawas shift sebelum melakukan kegiatan, selalu memperingati pada saat briefing atau pergantian shift secara lisan hal-hal apa saja yang wajib dilakukan operator, pengawas, ataupun pegawai kantor yang bekerja pada shift tersebut. Hal ini harus diperhatikan karena dapat mempengaruhi citra perusahaan di mata publik khususnya pelanggan
3. Evaluasi Sistem Informasi dan Komunikasi
Berikut beberapa hal terkait dengan penerapan informasi dan komunikasi yang dilakukan oleh SPBU milik PT Sistemaju Mandiri Prakarsa yaitu:
1. Perusahaan menggunakan pelaporan Akuntansi secara terkomputerisasi dan telah terhubung
dengan bagian yang berkaitan. Perusahaan menggunakan Microsoft office yang sudah di atur sistemnya sehingga bagian akuntansi hanya memasukkan jumlah penjualan atau pencatatan laporan keuangan pada lembar Microsoft office excel yang sudah di atur, sehingga dapat mempermudah karyawan dalam melakukan kegiatan operasional perusahaan.
2. Pengawas SPBU yang bekerja selalu mengadakan briefing dan berdoa bersama operator yang
akan bekerja pada shift yang telah di tentukan, untuk kelancaran dan keamanan dalam mengerjakan tugas.
3. Voucher bagi pelanggan SPBU PT Sistemaju Mandiri Prakarsa dilengkapi dengan otorisasi Checker dari perusahaan pelanggan, driver dan pengawas SPBU. Dari hal ini penulis menyimpulkan proses informasi yang dilakukan perusahaan sudah cukup baik karena memiliki sistem informasi yang memadai dengan sistem yang sudah terkomputerisasi.
Namun, menurut penulis merasakan adanya kejanggalan dalam hal voucher pelanggan. Dimana voucher pelanggan dibuat oleh perusahaan pelanggan dan tidak terdapat cap PT Sistemaju Mandiri Prakarsa. Sehingga risiko kecurangan pemalsuan voucher oleh driver dapat dimanipulasi, karena operator tidak memperhatikan voucher dengan menggunakan sistem barcode, sehingga tidak dapat terlihat apakah voucher tersebut asli atau tidak. Perusahaan sudah menetapkan harus ada checker dari pelanggan tersebut yang selalu memantau di SPBU, namun tindak pemalsuan dan kerjasama antara checker dan driver kemungkinan bisa terjadi.
Oleh karena itu penulis menyarankan agar perusahaan membuat voucher pelanggan yang terdapat logo PT Sistemaju Mandiri Prakarsa, atau jika perusahaan memiliki laba yang besar, perusahaan dapat bekerjasama dengan Pertamina untuk menetapkan sistem baru yaitu dengan menggunakan voucher nominal atau perusahaan juga dapat menggunakan kartu RFID ( Radio Frequency Identification ). Dengan begitu tindak pemalsuan voucher dapat dikurangi.
4.Evaluasi Aktifitas Pengendalian
Aktivitas pengendalian merupakan kebijakan dan prosedur yang membantu memastikan bahwa perintah manajemen telah dilaksanakan. Aktivitas pengendalian atas siklus pendapatan yang dilakukan oleh PT Sistemaju Mandiri Prakarsa adalah sebagai berikut:
a. Evaluasi Terhadap Pemisahan Tugas yang memadai
Berdasarkan hasil wawancara dan pengumpulan dokumen perusahaan terkait job description yang ada pada perusahaan saat ini sudah terdapat job description secara tertulis dan lengkap, namun tidak diterapkan oleh karyawan. Misalnya seperti administrasi pada unit SPBU, administrasi tersebut melakukan tugas menerima uang dari setiap operator, mencatat uang setoran dari operator dan menyetorkan uang tersebut ke Bank. Seharusnya ketiga tugas tersebut tidak boleh dilakukan oleh satu orang karena dapat membuka peluang terjadinya kecurangan seperti pencatatan dan penyetoran uang ke Bank jumlahnya tidak sesuai dengan uang setoran yang diberikan oleh operator maupun bagian keuangan.Penulis menyarankan agar perusahaan membuat kebijakan tertulis atau menerapkan job description yang sudah di buat oleh perusahaan.
b. Analisis dokumen & Catatan pada siklus pendapatan
Dokumen dan catatan pada siklus pendapatan merupakan sumber data yang memuat informasi seluruh transaksi pada siklus pendapatan. Pengendalian internal pada dokumen dan catatan harus dilakukan untuk memastikan seluruh transaksi pada siklus pendapatan di laporkan berdasarkan dokumen dan catatan yang memadai. Oleh karena itu penggunaan dokumen dan catatan yang memadai akan menghasilkan informasi yang valid dan dapat dipercaya, karena pada dasarnya dokumen yang memadai adalah dokumen yang di otorisasi baik dengan tanda tangan ataupun stempel oleh pihak yang berwenang. Dokumen yang terdapat dalam siklus pendapatan perusahaan sudah cukup lengkap. Keseluruhan dokumen sudah dapat menggambarkan bagaimana prosedur penerimaan kas berlangsung. Beberapa jenis dokumen yang digunakan dalam prosedur penerimaan kas perusahaan yaitu terdiri dari:
c. Daftar Penerimaan Uang hasil Penjualan BBM (PUHP)
Laporan penjualan dibuat oleh bagian akuntansi SPBU, laporan penjualan merupakan dokumen yang berisi jumlah total bahan bakar yang terjual beserta jumlah uang yang diperoleh dari masing-masing shift.
Pengendalian internal terhadap laporan penjualan sudah berjalan dengan baik. Setiap pergantian shift bagian akuntansi melakukan pengecekan secara langsung dengan cara melakukan setoran setiap pergantian shift atau sebelum masuk ke shift selanjutnya. Pengawas melakukan pengecekan digit angka yang tertera di mesin fuel dispenser yang kemudian dicatat oleh pengawas dan dilaporkan ke bagian akuntansi untuk mengetahui berapa liter total bahan bakar yang tejual ( selisih digit angka shift sekarang dengan shift sebelumnya ) untuk kemudian dilakukan cek apakah jumlah yang disetorkan operator sesuai dengan hasil setoran, kemudian di serahkan ke bagian akuntansi untuk dicatat hasil penjualannya.
d. Laporan Penjualan
Laporan penjualan dicatat oleh bagian akuntansi secara manual setiap perpindahan shift. Laporan penjualan berisi laporan jumlah uang yang disetor oleh pengawas yang kemudian di rekap di sistem sesuai produk dan shift. Laporan penjualan ini kemudian dikirimkan dan dilaporkan ke bagian keuangan pada kantor pusat PT Sistemaju Mandiri Prakarsa.
Pengendalian internal terhadap laporan penjualan tersebut sudah berjalan dengan baik.Setap harinya laporan tersebut dikirim ke manajer keuangan untuk kemudian diperiksa lebih lanjut. Dengan cara melakukan pengecekan untuk mengetahui kebenaran laporan yang dibuat oleh bagian akuntansi SPBU PT Sistemaju Mandiri Prakarsa.
e. Laporan Kas Harian
Pemeriksaan Laporan kas adalah pengecekan dokumen dokumen laporan penerimaan kas SPBU I & II PT Sistemaju Mandiri Prakarsa. Dokumen akan diperiksa oleh pihak independen perusahaan diluar bagian akuntansi, agar tidak terjadi lapping maupun kerjasama antara pihak-pihak tertentu. Pengecekan yang dilakukan adalah dokumen-dokumen mulai dari form teller, berita acara, rekapitulasi penjualan (dimana data tersebut yang mencocokan dengan data yang diterima di perusahaan).
Dengan adanya pemeriksaan secara rutin setiap sebulan sekali maka ini sangat membantu perusahaan untuk mengetahui secara dini jika terdapat kesalahan ataupun penyelewengan yang mungkin terjadi, kemudian jika memang terdapat penyelewengan maka perusahaan dapat menindaklanjut kesalahan dan penyelewengan yang terjadi secara cepat.
f. Evaluasi terhadap Pengendalian Fisik atas Aset dan Catatan
Pengendalian fisik atas aset dan catatan merupakan bentuk pengendalian yang baik dalam perusahaan. Pengendalian fisik yang sudah diterapkan oleh SPBU milik PT Sistemaju Mandiri Prakarsa adalah sebagai berikut: Dokumen-dokumen atau catatan pendukung yang berkaitan dengan siklus pendapatan telah disimpan dengan baik dan rapi di ruang penyimpanan dokumen yang berada di kantor. Semua dokumen tertata rapih dan disimpan di ruang penyimpanan dokumen di kantor. Penyusunan dokumen juga berdasarkan tanggal, bulan dan tahun, sehingga dapat mempermudah fungsi bagian Administrasi dalam mencari dokumen yang dibutuhkan. Pengendalian ini dilakukan agar dokumen dan catatan yang ada terlindungi dengan baik, tidak rusak dan hilang. Perusahaan menggunakan komputer dalam memasukan data dan pelaporan penjualan. Dengan adanya sistem yang terkomputerisasi memudahkan karyawan dalam melakukan kegiatan operasional perusahaan karena pekerjaan dapat dilakukan dengan lebih cepat dan mudah. Perusahaan menerapkan tindakan pengendalian untuk membatasi akses yaitu perusahaan telah membuat sistem login dengan menggunakan user id dan password untuk membatasi akses terhadap data dan informasi yang diakses. Password hanya diketahui oleh karyawan yang bertugas untuk menjalankan proses data.
g. Laporan Rekapitulasi Penjualan non tunai tidak jelas Nama Perusahaannya.
Pada saat penjurnalan rekapitulasi penjualan non tunai, perusahaan tidak mencantumkan nama perusahaan yang membeli BBM, hanya tertera pada saat pembayarannya saja. Namun keterangan piutang digabung dengan perusahaan lain. Seharusnya laporan rekapitulasi piutang harus di tulis nama perusahaannya agar jelas dalam pelaporan keuangan.
h. Kunci brankas hanya di pegang oleh kasir saja.
Setiap hasil penjualan cash pershift akan di simpan oleh kasir di Brankas secara langsung. Jumlah kas yang masuk dan keluar diotorisasi oleh kasir, dan penyetoran uang ke Bank pun adalah bagian dari fungsi kasir. Namun setiap bagian akuntansi menyetor uang ke kasir untuk di simpan sementara di Brankas sebelum di setor ke Bank, harus membuat berita acara yang berisi jumlah yang masuk maupun yang keluar dari brankas dengan persetujuan masing-masing Kepala SPBU. Kegiatan ini dilakukan untuk mencegah terjadinya kecurangan yang dilakukan oleh fungsi bagian kasir. Pengendalian atas jumlah uang hasil penjualan harus di perhatikan dengan sangat ketat, dari mulai setoran oleh bagian akuntansi ke bagian kasir, kemudian kasir menyetor ke Bank Mandiri setiap hari Senin, Rabu, dan Jumat. Dengan adanya sistem ini, maka perusahaan secara tidak langsung telah melakukan pengendalian terhadadap jumlah kas yang ada di tangan. Dan memang seharusnya kunci brangkas yang memegang hanya oleh satu orang yaitu bagian kasir, karena di khawatirnya jika kepala SPBU yang memegang kunci brankas akan terjadi penyelewengan wewenang kekuasaan yang menyebabkan lapping di saat setoran yang mengakibatkan kerugian yang besar bagi perusahaan.
i. Tidak memiliki internal check dari pihak lain, dan tidak memiliki jasa pengiriman uang ke Bank.
Penyetoran hasil pendapatan SPBU di setor ke Bank Mandiri setiap 3 hari sekali. Setiap penyetoran bagian kasir langsung membawa uang tersebut secara cash ke Bank Mandiri, tanpa di Check oleh pihak lain selain bagian akuntansi. Hal ini sangatlah riskan terjadi kecurangan, atau bahkan bisa terjadi kecurian pada saat perjalanan menuju Bank.
Oleh karena itu penulis menyarankan menggunakan Jasa pengiriman uang untuk menyetor hasil penjualan ke Bank. Dan sebelum kasir menyetorkan uang hasil penjualan ke Bank, seharusnya ada internal check dari pihak selain akuntansi untuk memastikan bahwa jumlah uang yang akan di setor ke Bank sesuai dengan pendapatan yang di terima SPBU selama 3 hari.
5.Pemantauan (Monitoring)
A. Pemantauan oleh internal auditor
Atas kelemahan pengendalian internal ini, penulis menyarankan agar perusahaan segera membentuk bagian internal auditor yang independen yang memiliki tugas untuk mengaudit segala aktivitas yang terkait dalam perusahaan, misalnya dalam hal keuangan dan operasional perusahaan.
B. Pemantauan oleh atasan
Pengendalian internal tentang pemantauan oleh atasan yang terjadi pada SPBU PT Sistemaju Mandiri Prakarsa sudah berjalan cukup baik. Hanya tinggal ditingkatkan lebih baik lagi serta mempertahankan apa yang sudah berjalan dengan baik.
Perusahaan juga menetapkan sanksi atas pelanggaran untuk mencegah dan menaggulangi pelanggaran yang mungkin dilakukan oleh karyawan. Adapun peringatan atau langgaran atas kesalahan:
Teguran/ peringatan lisan diberikan oleh atasan atau pimpinan yang berwenang untuk kesalahan atau pelanggaran yang bersifat ringat atau umum.
Surat teguran diberikan oleh atasan atau pimpinan yang berwenang. Surat teguran ini diberikan jika pelanggaran bersifat berat. Contohnya pemalsuan data penjualan, yang kemudian akan ditindak lanjuti untuk dilakukan wawancara langsung dengan atasan atas permasalahan yang terjadi
SPK (Surat Pemberhentian Karyawan)
Dimana surat ini adalah surat ketika karyawan yang melakukan kesalahan sudah di peringati dan di tegur masih melakukan kesalahannya dan sangat merugikan perusahaan, maka karyawan wajib di berhentikan dari pekerjaannya.
4. SIMPULAN DAN SARAN 4.1 Simpulan
Simpulan yang dapat diambil berdasarkan analisis pengendalian internal atas sistem akuntansi penerimaan PT Sistemaju Mandiri Prakarsa. Sebagai berikut:
1. Perusahaan belum menerapkan job description yang sudah tertulis. Namun, kegiatan yang
masih terjadi sekarang banyak karyawan yang melakukan double job atau perangkap fungsi.
2. Tidak dilakukan pergantian shift pada karyawan kantor SPBU, pergantian shift hanya
dilakukan oleh operator saja.
3. Dokumen form teller masih ada beberapa yang tidak diotorisasi oleh pihak yang berwenang.
Dokumen ini dibuat manual oleh bagian akuntansi dan tidak mendapatkan otorisasi dari kepala SPBU
4. Peraturan SOP (Standar Operational Procedure) & HSE (Health, safe, Environment) kurang diperhatikan.
5. Pemeriksaan mendadak yang dilaksanakan perusahaan masih tidak secara dilakukan secara
rutin.
6. Penyetoran uang penjualan tidak di setorkan pada hari yang sama ke Bank, dan penyetoran
langsung dibawa oleh kasir tanpa didampingi atau melalui jasa pengiriman uang.
7. Pengendalian internal terhadap lingkungan SPBU masih kurang diperhatikan atau lama
direalisasikannya. Contohnya seperti kerusakan pada pipa saluran bensin, kondisi jalan ke SPBU serta CCTV yang tidak berfungsi.
4.2 Saran
Dari hasil simpulan di atas, maka saran-saran yang dapat penulis berikan untuk menanggulangi permasalahan yang terjadi dalam pengendalian internal sistem akuntansi pendapatan adalah sebagai berikut:
1. Membentuk pengendalian internal kepada karyawan dengan menerapkan disiplin tinggi terkait
dengan integritas dan nilai etika karyawan di perusahaan dalam bekerja di perusahaan. Hal ini dapat dilakukan dengan memberikan surat peringatan atau pemotongan gaji karyawan atau bahkan langsung diberhentikan dari perusahaan jika sudah mengulangi kesalahannya.
2. Perusahaan wajib melakukan pengawasan prosedur kredit dan memisahkannya dari prosedur
penjualan, kemudian diterapkannya batas kredit dan waktu yang diberikan kepada pelanggan berdasarkan analisa kondisi pelanggan sera bertindak tegas dengan memberikan denda maupun melalui jalur hukum bagi pelanggan yang tidak membayar tagihan kredit sesuai ketentuan.
3. Penulis menyarankan agar perusahaan menggunakan jasa pengiriman uang untuk menyetor uang hasil penjualan ke Bank. Atau jika memakai jasa tersebut memakan biaya mahal, penyetoran ke Bank dapat dilakukan setiap sehari sekali. Hal ini dilakukan untuk keamanan fisik uang perusahaan.
4. Dokumen Form teller sebaiknya diotorisasi penggunaan cap atau dokumen form teller dan
tanda tangan pihak yang berwenang yaitu kepala bagian akuntansi. Karena dokumen ini dibuat secara manual oleh bagian akuntansi tanpa otorisasi kepala bagian akuntansi.
5. Penulis menyarankan agar sebaiknya perusahaan menggunakan Point of Sale SPBU, dimana
kegiatan alur minyak dapat langsung terkontrol oleh sistem tersebut.
6. Operator yang melakukan kelalaian sebaiknya diberi peringatan dan sanksi yang tegas apabila
tidak dapat memperbaiki kesalahan yang pernah dilakukan. Bagi operator yang masih melakukan kelalaian dalam melakukan prosedur penyetoran uang hasil penjualan ke bagian akuntansi harus diberikan peringatan yang tegas berupa teguran. Dan apabila tidak melakukan perubahan, perusahaan dapat memberikan sanksi tegas berupa pemecatan.
7. SPBU wajib melakukan maintenance kalibrasi tangki pendam dan tank cleaning yang biasanya
5 tahun sekali. Dan pengecekan pipa menggunakan alat test kebocoran selama 6 bulan sekali. Tidak hanya itu saja pengecekan terra pompa dispenserpun wajib diperiksa oleh badan meteorologi setempat. Dengan adanya pengecekan maintenance secara berkala dan sesuai waktunya losses atau susut BBM yang menyebabkan kerugian penjualan dapat ditanggulangi.
REFERENSI
Arens, A.A. and James K.L. (2011). Auditing : pendekatan terpadu. (edisi8). (Alih bahasa oleh Jusuf.A.A). Jakarta : Penerbit Salemba Empat.
Arens, A. A,Elder. J.E., &Beasly, M.S. (2010). Auditing and Assurance Service An Integrated Approach (14thEd). Upper Saddle River, New Jersey : Pearson Education, Inc.
Boyton,W.C.,Johnson.,RN., & Kell, W.G Alih Bahasan oleh Rajoe, P.A., Gania,G., Budi,IS. Modern Auditing Jilid 1 dan 2.
Hall, J.A. (2010). Accounting Information System (Seventh Ed). Natorp Boulevard USA: Cengange Learning, Publishers.
Ikatan Akuntan Indonesia (2009). Standar Akuntansi Keuangan (per 1 Juli 2009). Jakarta: Penerbit Salemba Empat.
Jaya, Suwana & Jaya, Audry, Monica. (2013). Analysis of Internal Control System In Revenue Cycle ( A case study in Sahid Montana Dua Hotel) Dua Hotel. Jurnal Ilmiah Mahasiswa Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Brawijaya.
Krismiaji (2010). Sistem Informasi Akuntansi (edisi 3). Yogyakarta : UPP STIM YKPN.
Melia (2011). Analisis Pengendalian Internal Sistem Akuntansi Penerimaan Kas PT. Kestrelindo Aviatikara. Tesis S1 Tidak Dipublikasikan, Universitas Bina Nusantara, Jakarta.
Mulyadi (2008). Sistem Akuntansi, Edisi 3. Jakarta: Penerbit Salemba Empat N.J. Lanny (2011). Evaluasi Pengendalian Internal siklus pendapatan pada PT.Bess Finance. Tesis S1 Tidak Dipublikasikan, Universitas Bina Nusantara, Jakarta.
Ratcliffe, T.A. Landes, C. E. (2009). Understanding Internal Control and Internal Control Services. Journal of Accountacy, 3(1), 2-5.
Rama, Darasatha & V. Jones, Frederick L. (2009). Sistem Informasi Akuntansi (Buku Dua). Salemba Empat, Jakarta.
Romney M. B. & Steinbart P.J. (2009). Accounting information system (11th ed,). New Jersey : Prentice Hall
Warren, Reeve, Duchac (2009). Principles of Accounting. (23th ed). South Western, Canada.
Yadiati, Winwin, Wahyudi, Ilham. (2008). Pengantar Akuntansi. Kencana, Jakarta
RIWAYAT PENULIS
Fauziah Rizki Riyadi lahir di Indramayu pada tanggal 5 Desember 1991. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Ilmu Ekonomi Akuntansi pada tahun 2014. Penulis sekarang bekerja di PT Pertamina Retail.
