12
2.1. Komunikasi
Istilah komunikasi (bahasa Inggris : communication) mempunyai banyak arti, menurut asal katanya (etimologi), istilah komunikasi berasal dari bahasa latin yaitu “Communis” yang berarti sama (common). Dari kata communis berubah menjadi kata kerja kommunicare, yang berarti menyebarkan atau memberitahukan. Jadi menurut asal katanya komunikasi berarti menyebarkan atau memberitahukan, sehingga menurut asal katanya, komunikasi berarti menyebarkan atau memberitahukan informasi kepada pihak lain guna mendapatkan pengertian yang sama.1
Wexley dan Yuki mengatakan, “communication can be defined as the transmission of information between two or more persons’’ artinya komunikasi
dapat didefinisikan sebagai pengiriman informasi antara dua orang atau lebih.2 Mc Farland mendefinisikan komunikasi dengan “communication may bedefined as the process of meaningful interaction among human being” komunikasi dapat didefinisikan sebagai interaksi atau proses hubungan saling pengertian antara manusia. Elliot Jacques memberikan definisi sebagai berikut “communication is the sumtotal of directly conscously and unconscounsly transmitted felling, ettitudes , and wishes. Artinya kurang lebih sebagai berikut
1
Onong Uchayana, Effendy. Teori & Filsafat Ilmu Komunikasi. Citra Aditya, Bandung. 2008. hal. 32
2
“komunikasi adalah penyampaian berbagai macam perasaan, sikap, dan kehendak, baik secara langsung maupun tidak langsung, baik secara sadar maupun tidak sadar”.3
Dari beberapa definisi tersebut dapat diambil kesimpulan bahwa komunikasi adalah suatu proses penyampaian informasi dari satu pihak kepada pihak lainya untuk mendapatkan saling pengertian. Dari definisi tersebut terkandung dua pengertian yaitu proses dan informasi. Proses komunikasi merupakan rangkaian dari langkah atau tahapan yang harus dilalui dalam pengiriman informasi. Adapun rangkaian model proses komunikasi adalah melalui tahapan sebagai berikut :
1. Tahap penciptaan gagasan (tahap ideasi) yang dilakukan oleh pihak pengirim informasi (kommunikator = communicator).
2. Tahap penyusunan gagasan dalam bentuk simbol atau tanda-tanda sandi (tahapan encoding) simbol atau tanda-tanda sandi dapat berupa gambar- gambar yang mengandung arti, kata-kata (lisan maupun tertulis), gerakan atau tindakan dengan mempergunakan bahasa badan (body language).
3. Tahap pengiriman (transmitting). Gagasan yang telah disusun dalam bentuk simbol-simbol atau tanda-tanda sandi disampaikan melalui saluran atau media komunikasi yang telah disediakan oleh organisasi yang bersangkutan. Yang dimaksud dengan media komunikasi adalah saluran yang digunakan dalam menyampaikan gagasan atau pesan.
4. Tahap penerimaan. Informasi yang dikirim oleh pihak komunikator melalui media komunikasi diterima oleh pihak penerima informasi. Penerima informasi ini sering disebut dengan istilah komunikan .
5. Tahap menginterpretasikan gagasan atau pesan yang diterima. Tahap ini sering juga disebut tahap decoding. Dalam tahap ini gagasan atau pesan-pesan yang diterima diinterpretasikan atau diartikan.
6. Tahap pemberian tanggapan. Ini merupakan tahap terakhir setelah pihak penerima berita (komunikan) melakukan interpretasi terhadap informasi yang diterima, penerima berita akan memberikan tanggapan. Tanggapan yang diterima disebut respons, umpan balik atau feedback .
Agar komunikan dapat memberikan respons seperti yang diharapkan oleh komunikator, komunikator dan komunikan harus mempunyai pengalaman yang sama (common experience). Umpan balik atau feedback akan selalu berhubungan dengan setiap tahapan proses komunikasi. Intinya tidak ada kelompok yang eksis tanpa komunikasi, pada komunikasi ini ada transfer makna dari satu orang ke orang lainya, komunikasi dapat menjaga motivasi dengan cara menjelaskan seberapa baik pekerjaan mereka dan apa yang dilakukan utuk memperbaiki kinerja.
2.2. Arah Komunikasi
Menurut arahnya, komunikasi dalam organisasi dapat dibedakan menjadi:4 a. Komunikasi ke atas : pesan yang mengalir dari bawahan kepada atasan
atau dari tingkat yang lebih rendah kepada tingkat yang lebih tinggi. b. Komunikasi ke bawah : adalah arus pesan yang mengalir dari para
atasan atau para pimpinan kepada bawahannya. Kebanyakan komunikasi ke bawah digunakan untuk menyampaikan pesan-pesan yang berkenaan dengan tugas-tugas dan pemeliharaan. Pesan tersebut biasanya berhubungan dengan pengarahan, tujuan disiplin, perintah, pertanyaan dan kebijaksanaan umum.
c. Komunikasi diagonal ke atas : komunikasi antara pejabat-pejabat atau unit-unit yang berbeda tingkatan atau levelnya.
d. Komunikasi diagonal ke bawah : komunikasi yang berlangsung dari seorang pemimpin dengan pejabat atau pimpinan yang lebih rendah. e. Komunikasi horizontal : komunikasi antara pimpinan atau pejabat
yang setingkat. Atau dapat juga diartikan sebagai pertukaran pesan di antara orang-orang yang sama tingkatan otoritasnya di dalam organisasi. Pesan yang mengalir menurut fungsi dalam organisasi diarahkan secara horisontal. Pesan ini biasanya berhubungan dengan tugas-tugas atau tujuan kemanusiaan, seperti koordinasi, pemecahan masalah, penyelesaian konflik dan saling memberikan informasi.
4
f. Komunikasi satu arah (one way communication ) : adalah komunikasi yang tidak ada respons dari pihak penerima informasi (komunikan). g. Komunikasi dua arah (two way communication) : adalah komunikasi
yang berlangsung secara timbal balik atau feedback dari pihak komunikan sehingga muncul saling pegertian antara kedua belah pihak.
2.3. Komunikasi Organisasi
Komunikasi organisasi adalah proses menciptakan dan saling menukar pesan dalam satu jaringan hubungan yang saling tergantung satu sama lain untuk mengatasi lingkungan yang tidak pasti atau yang selalu berubah-ubah.5
Definisi tradisional (fungsionalis dan objektif) komunikasi organisasi cenderung menekankan kegiatan penanganan pesan yang terkandung dalam suatu batas organisasional (Organizational boundary) untuk melihat arah mendasar sebagai pemroses informasi. Komunikasi organisasi dipandang sebagai suatu perspektif interpretatif (subjektif) adalah proses penciptaan makna atas interaksi yang merupakan organisasi. Proses interaksi tersebut tidak mencerminkan organisasi, namun ia adalah organisasi itu sendiri. Komunikasi organisasi adalah perilaku pengorganisasian yang terjadi dan bagaimana mereka yang terlibat dalam proses itu bertansaksi dan memberi makna atas apa yang sedang terjadi. Jadi komunikasi organisasi adalah suatu proses penyampaian informasi, ide-ide
5
diantara para anggota organisasi secara timbal balik dalam rangka mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
2.3.1 Teori Komunikasi Organisasi
Dalam penelitian ini menggunakan pendekatan teori sibernetika dengan menggunakan teori Karl Weick tentang berorganisasi, di mana teori ini menggunakan komunikasi sebagai sebuah dasar bagi pengorganisasian manusia dalam memberikan sebuah dasar pemikiran untuk memahami bagaimana manusia berorganisasi. Organisasi bukanlah susunan yang terbentuk oleh posisi dan peranan, tetapi oleh aktivitas komunikasi, organisasi merupakan sesuatu yang dicapai manusia melalui proses komunikasi yang berkelanjutan.6
Weick menekankan bahwa berorganisasi adalah interkasi ganda meliputi tindakan, interkasi, dan interaksi ganda, kunci teoritis dari teori ini adalah equivocality yang berati ketidakpastian, kesulitan, ambiguinitas dan kurangya keterdugaan. Semua informasi dari lingkungan sekitar bersifat samar-samar atau ambigu pada beberapa tingkatan dan kegiatan berorganisasi dirancang untuk mengurangi ketidakpastian. Dalam proses penghilangan kesamaran merupakan proses yang berkembang dengan tiga bagian pembuatan, pemilihan, dan penyimpanan. Pembuatan (enacement)
6
Little John, Stephen W. & Karen A. Foss. Teori Komunikasi (Edisi 9). Salemba Humanika. Jakarta, 2005. hal. 364.
adalah definisi tentang situasi atau menyatakan adanya informasi yang samar-samar dari luar.7
Dalam teori pengorganisasian Weick struktur perilaku dan lingkungan sebagai faktor kunci dalam organisasi, struktur ditandai oleh prilaku pengorganisasian, dan komunikasi menjadi proses penting. Proses menghasilkan struktur menurut konsep Weick suatu sistem bersifat manusiawi, manusia tidak hanya menjalankan organisasi, manusia merupakan organisasi tersebut.8
Jika lingkungan didefinisikan secara tepat dapat dibuat suatu penyesuaian untuk menjaga kesinambungan dan keberfungsian organisasi tersebut secara optimal. Diantara organisasi dan lingkungan terjadi suatu transaksi.
Weick berpendapat bahwa orang-orang terlibat secara aktif dalam menciptakan organisasi itu sendiri, mereka membuat lingkungan mereka melalui interaksi dan penciptaan makna, sebagian llingkungan tersebut dibangun oleh masyarakat, sehingga para anggota organisasi lebih memperhatikan suatu penciptaan daripada realitas objektif. Weick mendifinisikan pengorganisasian sebagai suatu gramatikal yang disahkan secara mufakat melalui (consensual validation).9 Yang berarti bahwa realitas organisasi muncul secara bersamaan melalui sistem penyampaian pesan dapat dengan penggunaan lambang atau dengan pesan verbal
7 ibid., 8
Pace, R.Wayne & Don F. Faules. Komunikasi Organisasi Strategi Meningkatkan Kinerja Perusahaan. Remaja Rosdakarya. Bandung. 2008. hal.79
9
(tulisan dan lisan). Gramatikal adalah sejumlah aturan, konvensi dan praktik organisasi yang membantu orang-orang melaksanakan tugas mereka dan menjadi dasar untuk menafsirkan apa yang telah dilaksanakan. Fase perilaku yang saling bertautan merupakan perilaku komunikasi yang membuat pengertian menjadi suatu proses yang dirundingkan bersama antar anggota organisasi.
Realitas organisasi merupakan suatu tatanan sosial yang terjadi melalui interkasi. satuan penting dalam analisis Weick adalah interaksi ganda (double interact) dalam hal ini A berkomunikasi dengan B, B memberi respons pada A. Dan A membuat beberapa penyesuaian atau memberi respons kepada B. Jenis kegiatan komunikasi yang khas ini membentuk basis pengorganisasian.
Jadi dapat disimpukan dalam teori ini menekankan pada unsur keterbukaan, penggunaan media dalam penyampaian pesan didasarkan pada kesepakatan (consensual validation), fase perilaku menjadikan waktu penyampaian pesan (timing) menjadi penting dan pengulangan pesan merupakan hal yang biasa terjadi dalam suatu organisasi.
2.3.2 Pentingnya Komunikasi Dalam Organisasi
Masalah komunikasi dalam organisasi menyangkut dua segi, yaitu masalah komunikasi itu sendiri dan masalah organisasi, misalnya masalah pengambilan keputusan, masalah pelimpahan wewenang, masalah pengawasan, masalah susunan organisasi dan sebagainya. Semua masalah
yang timbul akan segera dapat diatasi apabila komunikasi yang berlangsung dalam organisasi dapat berjalan dengan baik, komunikasi dalam organisasi akan berjalan dengan baik apabila arus informasi dalam organisasi tidak menghadapi hambatan.10
Untuk mencapai tujuan organisasi seorang manajer harus mampu berkomunikasi dengan semua karyawan disemua bidang dan tingkat kemampuan untuk berkomunikasi itu berlaku bagi semua manajer, baik manajer yang menganut aliran tradisional, maupun manajer yang menganut aliran perilaku.
Para manajer yang menganut aliran tradisional lebih menitikberatkan berdasarkan saluran komunikasi ke bawah, kurang memperhatikan saluran komunikasi ke atas, saluran komunikasi kebawah biasanya dalam bentuk instruksi atau perintah, manajer tradisional menghendaki agar setiap instruksi yang diberikan dapat dipahami dan dapat dijalankan oleh bawahan, oleh karena itu manajer jenis ini kurang meningkatkan kreativitas para bawahannya.
Sebaliknya para manajer yang menganut aliran perilaku selain membuka saluran komunikasi ke atas dan ke bawah juga memberikan perhatian besar terhadap perilaku bawahan. Mereka berusaha menciptakan iklim organisasi yang lebih terbuka guna meningkatkan kreativitas dan semangat kerja para pegawai untuk lebih meningkatkan kreativitas dan semangat kerja sesuai batas kemampuan masing-masing
10
Pentingnya komunikasi dalam organisasi secara terperinci dapat dilihat dalam hal-hal berikut :11
1. Menimbulkan rasa kesetiakawanan dan loyalitas antara : a. Para bawahan dengan atasan / pimpinan.
b. Bawahan dengan bawahan. c. Atasan dengan atasan.
d. Pegawai dengan organisasi atau lembaga yang bersangkutan. 2. Meningkatkan kegairahan kerja para pegawai.
3. Meningkatkan moral dan disiplin para pegawai.
4. Semua jajaran pimpinan dapat mengetahui keadaan bidang yang menjadi tugasnya sehingga akan berlangsung pengendalian oprasional yang efisien.
5. Semua pegawai dapat mengetahui kebijaksanaa, peraturan – peraturan, ketentuan-ketentuan yang telah ditetapkan oleh pemimpin organisasi. 6. Semua informasi, keterangan-keterangan yang dibutuhkan oleh para
pegawai dapat dengan cepat dan tepat diperoleh. 7. Meningkatkan rasa tanggung jawab semua pegawai.
8. Meningkatkan kerjasama team (team work) diantara para pegawai. 9. Meningkatkan semangat korp atau espirit de corps di kalangan para
pegawai.
11
2.3.3 Fungsi Komunikasi Dalam Organisasi
Dalam organisasi komunikasi menjalankan empat fungsi utama. Fungsi yang pertama yaitu komunikasi berfungsi untuk mengendalikan perilaku anggota (kontrol dan pegawasan). Komunikasi berfungsi untuk pengungkapan emosional, bagi banyak karyawan, kelompok kerja merupakan sumber pertama untuk interaksi sosial. Komunikasi yang terjadi antar sesama rekan kerja merupakan mekanisme fundamental dengan sesama anggota, menunjukkan ungkapan emosional dan perasaan dari pemenuhan kebutuhan sosial.12
Komunikasi berperan dalam mempermudah pengambilan-pengambilan keputusan. Komunikasi memberikan informasi yang diperlukan atasan untuk mengambil keputusan dengan meneruskan data guna mengenali dan menilai pilihan-pilihan alternatif.
Fungsi yang terakhir yaitu komunikasi membantu perkembangan motivasi dengan menjelaskan kepada para karyawan apa yang harus dilakukan, bagaimana seberapa baik mereka bekerja, dan apa yang dapat dikerjakan untuk memperbaiki kinerja yang dibawah standar. Komunikasi dapat berlangsung secara lateral atau vertikal. Dimensi vertikal dapat dibagi lebih lanjut menjadi ke bawah dan ke atas.
12
2.4 Public Relations
Public Relations adalah kegiatan yang menciptakan hubungan baik dengan khalayak masyarakat dengan menggunakan alat komunikasi untuk menciptakan citra atau image positif suatu perusahaan atau lembaga, baik internal maupun eksternal.13
Kegiatan Public Relations selalu terdapat di dalam lembaga atau organisasi atau perusahaan, walaupun organisasi Public Relations ini di dalam organisasi tersebut mungkin tidak ada, ini disebabkan Public Relations itu tidak dapat dipisahkan dari kegiatan manajemen.
Dari beberapa definisi pengertian humas di atas dapat ditarik kesimpulan bahwa humas adalah suatu bagian yang sengaja dibentuk, direncanakan secara berkesinambungan untuk menciptakan saling pengertian antara suatu perusahaan atau organisasi dengan publiknya. Maka itu, divisi humas sangatlah penting dalam menjaga kelancaran jalan dan kelangsungan hidup suatu perusahaan yang ditanganinya. Public Relations mempunyai beberapa peranan, yakni:14
1. Komunikator internal perusahaan
Peran sebagai komunikator adalah peran alamiah seorang profesional Public Relations. PR meneruskan pesan direksi kepada seluruh karyawan. Pesan direksi bisa berupa kebijakan, instruksi, ucapan selamat, duka cita, terima kasih, dan menyampaikan aspirasi karyawan kepada direksi, bisa berupa
13
Wilcox, Dennis L., Philip H. Ault, Warren K. Agee. Public relations Strategi dan Taktik .Batam: Interaksa. 2006. hal. 15.
14
harapan, ide produk baru, solusi perbaikan sistem kerja, masalah keselamatan kerja karyawan.
2. Nara sumber resmi informasi perusahaan
Public Relations hadir untuk mewakili perusahaan dalam urusan-urusan yang berkaitan dengan pihak luar, seperti investor atau masyarakat umum.
3. Pelaku perubahan dan pengagas budaya perusahaan Public Relations mewakili perusahaan dalam berbagai bidang, termasuk dalam upaya-upaya perbaikan internal dalam tubuh organisasi perusahaan.
4. Kampiun pengelolaan krisis
Sebagai Public Relations profesional tetap dituntut untuk tetap siaga terhadap segala kemungkinan. Dalam krisis, Public Relations dituntut untuk sigap bertindak, cepat dan tepat sasaran.
Public Relations perusahaan bekerjasama dengan unit-unit lainnya seperti Sumber Daya Manusia (SDM) menyalurkan dan merealisasikan komunikasi organisasi perusahaan dengan melakukan kegiatan Employee Relations. Employee Relations atau hubungan dengan karyawan yang baik akan menimbulkan reaksi atau tanggapan yang baik dari karyawan terhadap perusahaan. Karyawan akan merasa dipercayai oleh perusahaan sebagai hasil akhirnya adalah perusahaan mendapat dukungan penuh dan citra positif dari karyawan.
Ruang lingkup peranan Public Relations meliputi aktivitas:15 1. Membina hubungan baik ke dalam (Public Internal)
15
Yaitu membina hubungan dengan publik yang menjadi bagian dari unit atau badan atau perusahaan atau organisasi itu sendiri, dan mampu mengindetifikasikan atau mengenali hal-hal yang menimbulkan gambaran negatif di dalam publik, sebelum kebijakan tersebut dijalankan oleh organisasi.
2. Membina hubungan baik keluar (Public External)
Yaitu membina hubungan dengan publik umum (masyarakat). Mengusahakan tumbuhnya sikap dan gambaran yang positif publik terhadap lembaga yang diwakilinya.
Public Relations meletakkan satu kaki di dalam perusahaan dan satu kaki di luar perusahaannya. Posisi ini dianggap unik dari satu sisi sekaligus bahaya. Sebagai Public Relations harus memiliki pengetahuan dan kemampuan melakukan transaksi untuk menjalin hubungan yang kompleks dan penting dalam organisasi. Public Relations harus ditempatkan pada posisi tinggi. Dalam struktur atauhirarki organisasi bahwa hal itu harus dipraktekkan secara strategis jika menghendaki Public Relations mampu membuat organisasi lebih efektif.
Fungsi Public Relations berarti berbicara masalah kegunaan Public Relations dalam mencapai tujuan organisasi atau lembaga. Public Relations merupakan fungsi manajemen yang turut menentukan suksesnya operasi suatu perusahaan.
Yulianita (2005) mengemukakan empat fungsi dari Public Relations, yaitu: 16 1. Menunjang kegiatan manajemen dalam mencapai tujuan organisasi.
2. Membina hubungan harmonis antara organisasi dengan publik, baik publik ekstern maupun intern.
3. Menciptakan komunikasi dua arah timbal baik dengan menyebarkan informasi dari organisasi kepada publik dan menyalurkan opini publik kepada organisasi.
4. Melayani publik dan menasehati pimpinan organisasi demi kepentingan umum.
Beberapa tujuan Public Relations dapat diuraikan sebagai berikut:17
1. Mengubah citra umum di mata khalayak sehubungan adanya kegiatan-kegiatan baru yang dilakukan oleh perusahaan.
2. Meningkatkan bobot kualitas pegawai.
3. Menyebarluaskan suatu cerita sukses yang telah dicapai oleh perusahaan kepada masyarakat dalam rangka mendapatkan pengakuan.
4. Memperkenalkan perusahaan kepada masyarakat luas, serta membuka pasar-pasar baru.
5. Mempersiapkan dan mengkondisikan masyarakat bursa saham atau rencana perusahaan untuk menertibkan saham baru atau rencana perusahaan untuk menertibkan saham baru atau saham tambahan.
16
Yulianita, Neni. Dasar-Dasar Public Relations. Jakarta. Pusat Penerbitan Universitas. 2005. hal. 50.
17
Berdasarkan pendapat di atas mengenai tujuan Public Relations adalah banyak sekali hal yang menjadi goals dari suatu kegiatan kehumasan. Namun dalam suatu perusahaan memiliki tujuan-tujuan utama, seperti di Divisi Operasional Menara BCA berkaitan dengan penerapan arus komunikasi atasan dalam memotivasi karyawan bagian operasional Menara BCA yang dapat dilakukan oleh perusahaan melalui public relations.
Tugas Public Relations adalah membina hubungan baik dengan pihak-pihak dalam dan di luar organisasi melalui suatu proses komuniksi. Pihak-pihak-pihak tersebut adalah khalayak sasaran kegiatan Public Relations, dan disebut stakeholders. Stakeholders bisa berarti pula setiap orang yang mempertaruhkan hidupnya pada perusahaan.18
Berdasarkan pendapat di atas mengenai tugas Public Relations dalam suatu perusahaaan, maka tugas Public Relations dalam Divisi Operasional Menara BCA adalah melakukan penilaian terhadap organisasi yang diwakilinya, mengenai pelayanannya, kegiatan-kegiatannya, dan para anggotanya, tetapi juga mengenai keseluruhan mengenai organisasinya tersebut. Bukan hanya penilaian terhadap organisasi secara internal saja, namun juga secara eksternal yaitu dengan melakukan penilaian terhadap publik mengenai pendapat umum kepada Divisi Operasional Menara BCA.
Sehingga setelah melakukan penilaian secara internal dan eksternal, Public Relations mendapatkan hasil penilaian yang berhubungan dengan perusahaan. Dari hasil penelitian tersebut Public Relations Divisi Operasional Menara BCA
18
Khasali, Rhenald. Manajemen Public Relations (Konsep dan Aplikasinya di Indonesia). Jakarta : Pustaka Utama Grafiti. Cetakan pertama. 2009.hal. 63.
dapat melakukan perbaikan sesuatu yang diinginkan oleh pihak internal dan eksternal dan menjalin hubungan baik dengan stakeholder-nya.
2.5 Arus Komunikasi Atasan Dalam Memotivasi Karyawan
Komunikasi adalah sebuah tindakan untuk berbagi informasi, gagasan ataupun pendapat dari setiap partisipan komunikasi yang terlibat didalamnya guna mencapai kesamaan makna. Komunikasi akan efektif apabila terjadi pemahaman yang sama dan pihak lain terangsang untuk melakukan sesuatu. Kemampuan untuk berkomunikasi secara efektif akan menambah keberhasilan individu maupun organisasi.19
Komunikasi pada dasarnya dapat dipandang dari berbagai dimensi. Jika dipandang sebagai proses, komunikasi merupakan kegiatan pengiriman dan penerimaan pesan yang berlangsung secara dinamis. Secara simbolik, komunikasi menggunakan berbagai lambang atau simbol yang dinyatakan dalam bentuk non verbal maupun verbal. Sementara sebagai sistem, komunikasi terdiri atas unsur-unsur yang saling bergantung dan merupakan satu kesatuan yang intergratif.
Dalam konteks organisasi, pemahaman mengenai peristiwa-peristiwa yang terjadi di dalamnya, seperti apakah instruksi pimpinan telah dilaksanakan dengan benar oleh bawahan atau bagaimana bawahan mencoba menyampaikan keluhan pada atasan, memungkinkan tujuan organisasi yang telah ditetapkan dapat tercapai sesuai dengan yang diharapkan.
19
Bawahan memiliki kebutuhan dan keinginan informasi untuk mengetahui tugas-tugasnya dan mengerti seluruh tujuan dan strategi perusahaan. Keterbukaan dan kejujuran kebijakan komunikasi harus dibangun oleh pimpinan dan harus diterima oleh setiap bawahan. Komunikasi dari manajemen-bawahan (atasan-bawahan), bawahan ke pihak manajemen harus jujur dan dibangun berdasar kepercayaan jika digunakan untuk membangun semangat kerja, produktivitas dan kemajuan organisasi.
Organisasi harus selalu memberikan informasi kepada bawahan tentang program-program organisasi, masalah yang dihadapi, perubahan-perubahan yang dilakukan beserta alasannya atau segala hal yang menarik minat bawahan. Perlu ditumbuhkan kebebasan untuk berdiskusi antara pimpinan dan bawahan. Bila bawahan selalu diberi informasi, maka bawahan akan lebih merasa dihargai, dipercaya dan akan lebih termotivasi dan kooperatif mencurahkan usaha pada tujuan–tujuan organisasi. Mediasi yang digunakan untuk melakukan semua itu adalah komunikasi.20
Komunikasi atasan kepada bawahan yang efektif sangat penting terhadap motivasi karyawan, karena komunikasi yang efektif akan menghasilkan kepuasan dan produktivitas bawahan, perbaikan pencapaian hasil karya dan tujuan perusahaan. Komunikasi yang efektif tergantung dari hubungan bawahan yang memuaskan yang dibangun berdasarkan iklim dan kepercayaan atau suasana perusahaan yang positif. Komunikasi bawahan termasuk dalam komunikasi organisasi. Komunikasi organisasi memiliki tiga wujud. Pertama, komunikasi ke
20
bawah (downward communication) yaitu komunikasi dari pimpinan ke bawahan. Kedua, komunikasi ke atas (up ward communication) yaitu komunikasi dari pihak bawahan ke pihak manajemen. Ketiga, komunikasi sejajar (sideways communication), komunikasi yang berlangsung antara sesama bawahan di dalam suatu organisasi.21
Komunikasi antara atasan dan bawahan meliputi komunikasi interpersonal. Proses komunikasi yang terjadi di dalam organisasi khususnya yang menyangkut komunikasi antara pimpinan dan bawahan merupakan faktor penting dalam menciptakan suatu organisasi yang efektif. Komunikasi efektif tergantung dari hubungan bawahan yang memuaskan yang dibangun berdasarkan iklim dan kepercayaan atau suasana organisasi yang positif. Hubungan atasan dan bawahan merupakan jantung pengelolaan yang efektif. Agar hubungan ini berhasil, harus ada kepercayaan dan keterbukaan antara atasan dan bawahan. Rasa percaya, keyakinan, keterbukaan, kejujuran, dukungan keamanan, kepuasan, keterlibatan, tingginya harapan merupakan gambaran iklim perusahaan yang ideal. Tujuan utama dari komunikasi dengan bawahan adalah mengidentifikasi, menciptakan dan menjalin hubungan timbal balik yang menguntungkan antara pimpinan dengan bawahan. Iklim organisasi yang terbuka dapat meningkatkan kreativitas para bawahan. Para bawahan ikut dilibatkan dalam menghadapi berbagai masalah yang dihadapi oleh pimpinan yang sekaligus juga merupakan masalah organisasi.
21
Jefkins, Frank. Public Relations. Edisi Keempat. Alih Bahasa Haris Munandar. Erlangga. Jakarta. 2011. hal. 172
Hal ini merupakan dorongan kepada para pegawai untuk lebih meningkatkan kreativitas dan semangat kerja sesuai batas kemampuan masing-masing. 22
Komunikasi yang efektif ditentukan oleh pihak-pihak yang terlibat di dalamnya, yaitu pimpinan dan bawahan. Pimpinan harus dapat memfasilitasi kondisi komunikasi interpersonal yang efektif yang meliputi: a. keterbukaan (openness), b. empati (empathy), c. kepositifan (positiveness), d. dukungan (supportiveness), dan e. kesetaraan (equality).
Selain itu komunikasi yang efektif antara pimpinan dan karyawan juga harus dibangun berdasarkan hubungan interpersonal yang efektif. Hubungan interpersonal akan terjadi secara efektif apabila kedua belah pihak memenuhi kondisi sebagai berikut : (a) bertemu satu sama lain secara personal, (b) empati secara tepat terhadap pribadi yang lain dan berkomunikasi yang dapat dipahami satu sama lain secara berarti, (c) menghargai satu sama lain, bersifat positif dan wajar tanpa menilai atau keberatan, (d) menghayati pengalaman satu sama lain dengan bersungguh-sungguh, bersikap menerima dan empati satu sama lain, (e) merasa bahwa saling menjaga keterbukaan dan iklim yang mendukung dan mengurangi kecenderungan gangguan arti, (f) memperlihatkan tingkah laku yang percaya penuh dan memperkuat persamaan aman terhadap yang lain.23
2.5.1 Komunikasi Ke Bawah (Downward Communication)
Komunikasi ke bawah dalam sebuah organisasi berarti bahwa informasi mengalir dari jabatan berotoritas lebih tinggi kapada mereka yang berotoritas
22
Wursanto, I. G . Dasar-dasar Ilmu Organisasi. Yogyakarta : Andi. 2007. hal. 158
23
lebih rendah. Manajer yang berkomunikasi dengan bawahannya dengan pola komunikasi kebawah, pola ini digunakan oleh pemimpin kelompok dan manajer untuk menetapkan tujuan, memberikan instruksi pekerjaan, menginformasikan kebijakan dan prosedur kepada bawahan, menunjukkan masalah yang memerlukan perhatian dan mengemukakan umpan balik tentang kinerja.24
Gambar 2.1
Arah Komunikasi Ke bawah
3 4
Sumber : R. Wayne Pace dan Don F. Faules
Arus komunikasi daripada atasan kepada bawahan tidaklah selalu berjalan lancar, tetapi dipengaruhi oleh berbagai faktor, antara lain sebagai berikut :25 1. Keterbukaan
Kurangnya sifat terbuka di antara pimpinan dan karyawan akan menyebabkan pemblokan atau tidak mau menyampaikan pesan dan gangguan dalam pesan. Umumnya para pimpinan tidak begitu memperhatikan arus komunikasi ke bawah. Pimpinan mau memberikan informasi ke bawah bila mereka merasa bahwa pesan itu penting bagi penyelesaian tugas. Tetapi apabila suatu pesan
24
Pace, R Wayne dan Don F Faules. Komunikasi Organisasi Strategi Meningkatkan Kinerja Perusahaan.PT.Remaja Rosda Karya. Bandung. 2008. hal.184.
tidak relevan dengan tugas pesan tersebut tetap dipegangnya. Misalnya seorang pimpinan akan mengirimkan pesan untuk memotivasi karyawan guna penyempurnaan produksi, tetapi tidak mau mendiskusikan kebijaksanaan baru dalam mengatasi masalah-masalah organisasi.
2. Kepercayaan pada pesan tulisan
Kebanyakan para pimpinan lebih percaya pada pesan tulisan dan metode difusi yang menggunakan alat-alat elektronik daripada pesan yang disampaikan secara lisan dengan tatap muka. Hal ini menjadikan pimpinan lebih banyak menyampaikan pesan secara tertulis berupa buletin, manual yang mahal-mahal, buklet, dan film sebagai penggantu kontak personal secara tatap muka antara atasan dan bawahan. Hasil penelitian Dahle (1981) menunjukkan bahwa pesan itu akan lebih efektif bila dikirimkan dalam bentuk lisan dan tulisan. Jadi bukan hanya dalam bentuk tertulis saja. Komunikasi tatap muka lebih disenangi oleh karyawan daripada media cetak. Meskipun hasil penelitian memperlihatkan hasil yang agak bertentangan dengan kepercayaan pimpinan tersebut namun kepercayaan tersebut masih ada.
3. Pesan yang berlebihan
Karena banyaknya pesan-pesan yang dikirimkan secara tertulis maka karyawan dibebani dengan memo-memo, buletin, surat-surat pengumuman, majalah dan pernyataan kebijaksanaan, sehingga banyak sekali pesan-pesan yang harus dibaca oleh karyawan. Reaksi karyawan terhadap pesan tersebut biasanya cenderung untuk tidak membacanya. Banyak karyawan hanya
membaca pesan-pesan tertentu yang dianggap penting bagi dirinya dan yang lain dibiarkan saja tidak dibaca.
4. Timing
Timing atau ketepatan waktu pengiriman pesan mempengaruhi komunikasi ke bawah. Pimpinan hendaklah mempertimbangkan saat yang tepat bagi pengiriman pesan dan dampak yang potensial kepada tingkah laku karyawan. Pesan seharusnya dikirimkankan ke bawah pada saat saling menguntungkan kepada kedua belah pihak yaitu pimpinan dan karyawan. Tetapi bila pesan yang dikirimkan tersebut tidak pada saat dibutuhkan oleh karyawan maka mungkin akan mempengaruhi kepada efektivitasnya.
5. Penyaringan
Pesan-pesan yang dikirimkan kepada bawahan tidaklah semuanya diterima mereka. Tetapi mereka saring mana yang mereka perlukan. Penyaringan pesan ini dapat disebabkan oleh bermacam-macam faktor di antaranya perbedaan persepsi di antara karyawan, jumlah mata rantai dalam jaringan komunikasi dan perasaan kurang percaya kepada supervisor. Menurut Mellinger, karyawan yang kurang percaya kepada seorang supervisor mungkin memblok pesan supervisor. Hasil studi Tompkin dalam Goldhaber (1986) mengenai komunikasi ke bawah ini menyimpulkan bahwa :
a. Kebanyakan karyawan tidak menerima banyak informasi dari organisasinya.
b. Kebutuhan informasi yang utama bagi karyawan mencakup informasi yang banyak berhubungan dengan pekerjaannya dan informasi tentang pembuatan keputusan.
c. Sumber-sumber informasi terbaik adalah orang yang terdekat dengan karyawan dan yang paling buruh adalah orang yang paling jauh dengan mereka. Kebutuhan yang terbesar adalah untuk mendapatkan lebih banyak informasi yang berhubungan dengan pekerjaan, langsung dari supervisor dan informasi mengenai organisasi dari pimpinan tingkat atas.
d. Informasi dari pimpinan yang paling atas lebih rendah kualitasnya daripada sumber yang penting lainnya.
2.5.2 Bentuk-bentuk Komunikasi Atasan Bawahan
Dalam suatu penelitian klasik, Dahle dalam Steward L Tubbs, human
communication, menemukan bahwa urutan saluran menurut tingkat
keefektifannya (dari yang efektivitasnya paling tinggi hingga yang paling rendah) adalah sebagai berikut :26
1. Kombinasi lisan dan tulisan. Metode lisan diikuti tulisan dinilai paling berhasil dalam enam dari sepuluh situasi dan tidak pernah dinilai tidak sesuai untuk situasi apapun. Situasi yang memerlukan tindakan segera tetapi kemudian diikuti oleh tindak lanjutnya, yang bersifat umum dan memerlukan pendokumentasian (misalkan dalam bentuk laporan), dan yang meliputi
26
Jefkins, Frank. Public Relations. Edisi Keempat. Alih Bahasa Haris Munandar. Erlangga. Jakarta. 2011. hal. 198.
hubungan-hubungan antarpersonal yang positif, tampaknya paling baik ditangani oleh metode lisan diikuti tulisan.
2. Lisan saja. Sarana utama untuk menyampaikan pesan adalah komunikasi lisan. Pidato, berbagai diskusi formal satu lawan-satu dan kelompok, serta desas desus informal atau desas-desus merupakan beberapa bentuk populer dari komuinikasi lisan. Kekuatan komunikasi lisan terletak pada kecepatan dan umpan baliknya. Suatu pesan verbal dapat disampaikan dan jawabannya bisa diterima dalam waktu yang singkat. Kelemahan terbesar dari komunikasi lisan terdapat dalam organisasinya atau ketika pesan tersebut harus disampaikan melalui sejumlah orang. Semakin banyak orang yang harus dilalui oleh sebuah pesan, semakin besar kemungkinan penyimpangannya. Metode lisan saja paling efektif digunakan untuk situasi memberikan teguran atau menyelesaikan perselisihan di antara anggota organisasi. Media lisan dianggap media yang memiliki keunggulan dapat langsung memberikan feedback bagi perusahaan, jadi mungkin saja ketika proses komunikasi, dari raut wajah para karyawan yang menghadiri proses komunikasi dapat mengisyaratkan bahwa mereka belum memiliki pemahaman mengenai isi pesan yang disampaikan tersebut.
3. Tulisan saja. Komunikasi tertulis meliputi memo, surat, faks, e-mail, pesan instans, majalah organisasional, pengumuman yang ditempelkan dipapan bulletin, atau sarana-sarana lain yang disampaikan melalui tulisan atau simbol. Pesan dalam bentuk cetakan membuat pengirim maupun penerima memiliki dokumentasi dari komunikasi tersebut, dan pesan itu dapat disimpan selama
waktu yang tak terhingga. Jika muncul pertanyaan mengenai isinya, pesan tersebut tersedia secara fisik untuk referensi lebih lanjut. Metode tulisan saja paling efektif digunakan untuk memberikan informasi yang memerlukan tindakan di masa yang akan datang, memberikan informasi yang bersifat umum, dan tidak memerlukan kontak personal. Media tertulis memiliki keunggulan bahwa media tersebut merupakan rekaman, sehingga para karyawan dapat membaca berulang-ulang, di mana jika intensitas membaca media internal dan menghadiri seminar yang dilakukan lebih sering, dapat membuat karyawan lebih paham, terutama jika karyawan membaca informasi tersebut secara berulang-ulang kali. Tetapi pesan dengan media tertulis juga memiliki kelemahan. Misalkan saja, sebuah pesan tertulis, termasuk e-mail, menyediakan dokumentasi pesan tetapi mungkin disalahartikan oleh penerima dan memakan waktu bagi manajer. Orang mungkin akan menafsirkan pesan tertulis dari perspektif mereka sendiri, pengalaman, dan posisi dalam organisasi, tidak mungkin membuat pemahaman umum dari pesan yang ditulis oleh semua orang yang menerima mereka.
4. Papan pengumuman. Papan bulletin atau papan pengumuman menawarkan tempat yang bagus untuk menguatkan informasi dengan pesan-pesan singkat secara publik. Papan ini menyediakan akses cepat untuk menghentikan desas desus dan membuat informasi yang diinginkan itu terpancang. Papan dinamis memperoleh perhatian tetap. Papan dinamis adalah papan yang informasinya selalu diperbaharui. Papan Pengumuman standart dapat ditempatkan pada
berbagai lokasi yang ramai atau yang sering disinggahi agar segenap pegawai dapat memperoleh informasi yang sama dalam waktu yang bersamaan pula. 5. Selentingan. Sebuah kendaraan umum untuk komunikasi informal dalam
organisasi adalah selentingan/gosip. Menurut Mishra (2009) "selentingan adalah jaringan informasi informal dan unsanctioned dalam setiap organisasi". Selentingan pada dasarnya adalah rumor dalam suatu organisasi. Kata menyebar dari satu orang ke orang lain di luar jaringan komunikasi formal. Selentingan adalah penyebaran informasi tanpa memperhatikan jaringan komunikasi tradisional. Karena manajemen tidak mengendalikan selentingan, bergerak ke segala arah dalam organisasi.
Dalam ketiadaan informasi faktual, karyawan akan mengisi kurangnya informasi dengan rumor. Rosnow (2011) menunjukkan bahwa produktivitas dan semangat yang menurun saat selentingan konsisten membawa pesan-pesan negatif. Dalam situasi tersebut, Mishra (2009) percaya, bahwa manajemen harus lebih fokus pada kondisi dalam organisasi yang mengarah pada rumor bukan pada rumor itu sendiri. Mereka mengamati bahwa rumor biasanya berkembang bila komunikasi resmi telah absen atau tidak jelas. Rosnow menunjukkan bahwa orang yang lebih cemas, semakin besar kemungkinan mereka untuk berpartisipasi dalam rumor. Ketika berfokus pada kondisi yang mengarah pada rumor, manajer harus menyadari kepuasan karyawan dan kekhawatiran karyawan.
Ketika karyawan percaya bahwa mereka sedang menyimpan baik informasi tentang isu-isu penting bagi mereka, mereka dapat menurunkan
penggunaan selentingan. Namun, selentingan tidak semuanya negatif. Rosnow menggunakan contoh bahwa jika seorang karyawan hendak ditindak secara disiplin oleh seorang manajer untuk keterlambatan, kata akan menyebar dengan cepat, dan keterlambatan di seluruh organisasi atau departemen cenderung menurun. Selentingan lebih cepat dari memo atau mendistribusikan kebijakan atau cara lain yang lebih formal komunikasi karena rumor tersebar tanpa memperhatikan jaringan komunikasi konvensional ditentukan oleh struktur organisasi.
Rumor mungkin memiliki efek positif untuk melepaskan ketegangan dan membantu karyawan beradaptasi terhadap perubahan. Jika karyawan prihatin tentang perubahan yang diusulkan dalam kebijakan atau prosedur, mendengar orang lain berbicara tentang perubahan dapat memberikan karyawan kesempatan untuk menjadi terbiasa dengan gagasan. Selanjutnya, jika karyawan khawatir tentang masalah atau tidak memiliki informasi resmi lengkap tentang perubahan yang akan datang, mendengarkan dan berjalan di sepanjang apa yang dikatakan orang lain atau percaya tentang situasi dapat meringankan beberapa stres dan ketegangan.
Hal ini jelas bahwa manajer membutuhkan keduanya untuk memantau dan mengelola selentingan yang sesuai. Jika informasi yang salah merajalela dan menyebabkan kerusuhan, manajer harus campur tangan dan memberikan informasi faktual cepat. Para manajer paling cerdik tidak hanya mengelola selentingan tetapi menggunakan keuntungannya. Selentingan dapat dijadikan sebagai suatu teknik yang digunakan untuk komunikasi organisasi. Metode
selentingan ini memungkinkan karyawan untuk mengajukan pertanyaan yang mungkin telah mereka tanyakan dalam pengaturan formal.
Metode selentingan ini adalah pertukaran ide dan informasi antara karyawan dan manajer yang dapat sangat menguntungkan bagi organisasi. Metode ini dapat berfungsi sebagai sarana untuk memberikan informasi yang faktual dan dapat berfungsi untuk membangun kepercayaan antara karyawan dan manajemen. Selentingan adalah kenyataan hidup yang ada di setiap organisasi. Tantangan yang harus dihadapi adalah bagaimana para manajer dan bawahan dapat menemukan cara terbaik untuk menggunakan metode selentingan untuk keuntungan organisasi.27
Lebih lanjut Dale L. Level JR. menguraikan” Communication effectiveness : method and situations”, the journal of businnes communication, menjelaskan lebih rinci tentang metode paling efektif vs paling tidak efektif untuk berkomunikasi dengan para pegawai dalam sepuluh situasi yang berbeda.28
Metode paling efektif vs paling tidak efektif untuk berkomunikasi dengan para pegawai tersebut dapat dilihat dalam tabel di bawah berikut ini :
27
Jefkins, Frank. Public Relations. Edisi Keempat. Alih Bahasa Haris Munandar. Erlangga. Jakarta. 2011. hal. 198.
28
Pace, R Wayne dan Don F Faules. Komunikasi Organisasi Strategi Meningkatkan Kinerja Perusahaan.PT.Remaja Rosda Karya. Bandung. 2011. hal.187
Tabel 2.1
Efektivitas Komunikasi Ke Bawah
Metode Paling Efektif Vs Paling Tidak Efektif Untuk Berkomunikasi Dengan Bawahan Terhadap Sepuluh Situasi Yang Berbeda (Menurut Dahle Level, Jr)
NO SITUASI PALING EFEKTIF PALING TIDAK
EFEKTIF 1. Penyampaian informasi yang memerlukan
tindakan segera pegawai Lisan diikuti tulisan Tulisan saja
2. Informasi yang memerlukan tindakan
pegawai pada waktu mendatang. Tulisan saja.
Lisan saja.
3. Penyampaian informasi yang bersifat
umum. Tulisan saja. Lisan saja.
4. Penyampian arahana atau perintah perusahaan
Lisan diiku
ti tulisan Lisan saja.
5.
Penyampaian informasi mengenai perubahan kebijakan perusahaan yang
penting.
Lisan diikuti tulisan. Lisan saja.
6.
Penyampaian kemajuan kerja kepada
penyelia langsung karyawan Lisan diikuti tulisan Lisan saja.
7. Promosi kampanye perusahaan. Lisan diikuti tulisan. Lisan saja.
8. Pemberian pujian kepada pegawai atas
prestasi kerjanya. Lisan diikuti tulisan. Tulisan saja.
9. Pemberian teguran kepada pegawai atas
kelalaian tugasnya. Lisan saja. Tulisan saja.
10. Penyelesaian perselisihan diantara para
pegawai mengenai masalah kerja. Lisan saja. Tulisan saja.
Sumber : R Wayne Pace, dan Don F Faules
Dengan kata lain, untuk menyampaikan informasi kepada pegawai dengan tepat, kombinasi saluran tulisan dan lisan memberi hasil terbaik. Mengirimkan pesan yang sama dengan lebih sering juga berfungsi untuk mengingatkan atasan agar pesan tersebut diingat, oleh karena itu muncul sebuah perimbangan penting dalam komunikasi organisasi yang disebut hukum penurunan hasil (law of diminsihing retruns), yang menyatakan bahwa berlebihan itu lebih baik hingga suatu titik tertentu.
2.5.3 Dimensi Komunikasi Atasan Kepada Bawahan
Persoalan utama dalam komunikasi atasan bawahan adalah sejauh mana komunikasi atasan dan bawahan dapat berjalan dengan efektif atau tidak. Apabila hasil yang didapat sama dengan tujuan yang diharapkan maka hasil komunikasi dinyatakan efektif, jika hasil yang didaptkan lebih besar dari tujuan yang diharapkan maka komunikasi dapat dikatakan sangat efektif, tetapi apabila hasil yang didapatkan lebih kecil dari tujuan yang diharapkan, maka dapat dikatakan bahwa komunikasi tidak atau kurang efektif. komunikasi disebut efektif apabila penerima menginterpretasikan pesan yang diterimanya sebagaimana dimaksudkan oleh pengirim.
Komunikasi atasan bawahan yang efektif dapat dianalisis dengan menggunakan beberapa dimensi berikut ini : 29
a. Intensi
Komunikasi yang efektif jika diarahkan secara langsung untuk menyempurnakan pelaksanaan pekerjaan dan lebih menjadikan pegawai sebagai harta milik perusahaan yang paling berharga. Komunikasi semacam ini tidak bersifat hal-hal pribadi dan seharusnya tidak berkompromi dengan perasaan-perasaan pribadi, harga diri, dan cita-cita pribadi. Komunikasi yang efektif hanyalah mengurusi atau hanya diarahkan pada aspek-aspek pekerjaan pegawai.
29
b. Kekhususan
Komunikasi yang efektif dirancang untuk membekali penerima dengan informasi yang khusus sehingga mereka mengetahui apa yang seharusnya dikerjakan untuk suatu situasi yang benar. Suatu komunikasi yang tidak efektif jikalau bersifat umum dan meninggalkan tanda tanya bagi penerimanya. Misalnya mengatakan pada pegawainya bahwa pekerjaannya jelek, tanpa ada penjelesasan apanya yang jelek, mengapa dia menilai jelek dan sebagainya.
c. Deskriptif
Komunikasi yang efektif dapat dilakukan dengan lebih bersifat deskriptif dibandingkan dengan yang bersifat evaluatif. Ini berarti hendaknya memberikan penjelasan mengenai pelaksanaan pekerjaan, diceritakan kepada pegawai apa-apa yang telah dikerjakan dalam bahasa yang objektif, dan tidak dikemukan hal-hal yang bersifat penilaian yang cenderung menggunakan dasar-dasar pertimbangan yang subjektif.
d. Kemanfaatan
Karakteristik ini meminta agar setiap komunikasi mengandung informasi yang dapat dipergunakan oleh pegawai untuk memperbaiki dan menyempurnakan pekerjaannya dengan memberikan petunjuk atau latihan untuk menambah kecakapannya.
Komunikasi yang efektif jika terdapat pertimbangan-pertimbangan yang memperhitungkan faktor waktu yang tepat.
f. Kesiapan
Para pegawai hendaknya mempunyai kesiapan untuk menerima informasi tersebut. Dalam hal ini, setiap komunikasi hendaknya diperhitungkan apakah pegawai yang akan diberi informasi sudah siap atau belum.
g. Kejelasan
Komunikasi dapat dimengerti secara jelas oleh penerima. Suatu cara yang baik untuk mengetahui hal ini ialah membuktikan secara langsung dengan meminta kepada penerima untuk menyataan secara pokok-pokok apa yang telah dibicarakan bersama. Cara lain ialah dengan melihat ekspresi raut muka sebagai salah satu indikator adanya pengertian.
h. Validitas
Komunikasi hendaknya dapat dipercaya dan sah, memberikan informasi dengan benar dan tidak membiarkan pegawai memperbaiki kesalahan dengan informasi yang salah.
2.5.4 Komunikasi Ke Atas (Upward communication)
Komunikasi ke atas mengalir kesatu tingkat yang lebih tinggi dalam suatu organisasi informasi mengalir dari tingkat yang lebih rendah (bawahan) ke tingkat yang lebih tinggi (penyelia). Digunakan untuk memberikan umpan balik kepada atasan, menginformasikan mengenai kemajuan tujuan, dan meneruskan masalah-masalah yang ada. Komunikasi ke atas menyebabkan manajer menyadari perasaan
karyawan terhadap pekerjaannya, rekan sekerjanya dan perusahaan secara umum. Manajer juga mengandalkan komunikasi ke atas untuk mendapatkan gagasan mengenai bagaimana segala sesuatu dapat diperbaiki.
Planty & Machaver mengemukakan tujuh dimensi sebagai pedoman komunikasi ke atas yang efektif :30
a. Komunikasi harus direncanakan.
b. Komunikasi harus berlangsung dengan berkesinambungan. c. Harus menggunakan saluran rutin.
d. Menitikberatkan kepekaan dan penerimaan dalam pemasukan gagasan dari tingkat yang lebih rendah.
e. Mencakup mendengarkan secara objektif. f. Mencakup tindakan untuk menanggapi masalah.
g. Menggunakan berbagai media dan metode untuk meningkatkan aliran informasi.
Dengan komunikasi ke atas memungkinkan bawahan untuk mengungkapkan apresiasinya sehingga tumbuh loyalitas untuk kemajuan organisasi, dan juga memperkuat keterlibatan bawahan terhadap pekerjaan dengan perusahaan. Hal-hal yang dikomunikasikan ke atas meliputi :31
1. Memberitahukan apa yang dilakukan bawahan-pekerja, prestasi, kemajuan, dan rencana-rencana untuk waktu yang akan datang.
30
Pace R. Wayne. Komunikasi Organisasi Strategi Meningkatkan Kinerja Perusahaan. Rosdakarya. Bandung. 2011. hal. 190.
31
2. Menjelaskan persoalan-persoalan kerja yang belum dipecahkan bawahan yang mungkin memerlukan beberapa macam bantuan.
3. Memberikan saran atau gagasan untuk perbaikan dalam unit-unit mereka atau dalam organisasi sebagai suatu keseluruhan.
4. Mengungkapkan bagaimana pikiran atau perasaan bawahan tentang pekerjaan mereka, rekan kerja , dan organisasi.
Namun sayangnya pihak atasan sering merasa kesulitan untuk mendapatkan informasi dari bawahan, Sharma mengemukakan empat alasannya, yaitu :32
1. Kecenderungan bagi pegawai untuk menyembunyikan pikiran mereka, penelitian sebelumnya mengemukakan bahwa pegawai merasa mendapat kesulitan bila mereka berbicara kepada penyelia.
2. Perasaan bahwa penyelia dan manajer tidak tertarik kepada masalah pegawai, pegawai sering sekali melaporkan bahwa manajer tidak memperhatikan masalah bawahannya.
3. Kurangnya penghargaan bagi komunikasi keatas yang dilakukan pegawai. 4. Perasaan bahwa penyelia dan manajer tidak dapat dihubungi dan tidak tanggap
pada apa yang disampaikan pegawai, terlihat bahwa penyelia sangat sibuk untuk mendengarkan atau bawahan tidak dapat menemui mereka karena jarangya penyelia berada di tempat.
2.6 Motivasi
32
Istilah motivasi berasal dari kata latin “movere” yang berarti dorongan atau daya gerak, motivasi penting kerena dengan motivasi ini diharapkan setiap individu karyawan mau bekerja keras dan atusias untuk mencapai produktivitas kerja yang tinggi, motivasi dapat diartikan sebagai kesediaan untuk mengeluarkan tingkat upaya yang tinggi untuk tujuan-tujuan organisasi, yang dikondisikan oleh kemampuan upaya untuk memenuhi suatu kebutuhan. Unsur upaya merupakan ukuran intensitas, bila seseorang termotivasi ia akan mencoba sekuat tenaga, kebutuhan itu sendiri adalah suatu keadaan internal yang menyebabkan hasil-hasil tampak menarik. Suatu kebutuhan yang tak terpuaskan menciptakan ketegangan yang merangsang dorongan-dorongan di dalam individu, dorongan ini menimbulkan suatu perilaku pencarian untuk menemukan tujuan-tujuan tertentu yang jika tercapai akan memenuhi kebutuhan dan mengurangi ketegangan.33
Menurut Hasibuan (2007) motivasi adalah suatu keahlian, dalam mengarahkan pegawai dan organisasi agar mau bekerja secara berhasil, sehingga keinginan para pegawai dan tujuan organisasi sekaligus tercapai.34
Menurut Stanton dalam Mangkunegara (2011), motivasi adalah kebutuhan yang distimulasi yang berorientasi kepada tujuan individu dalam mencapai rasa puas. Motivasi harus dilakukan pimpinan terhadap bawahannya karena : 35
1. Pimpinan membagikan pekerjaanya kepada para bawahan untuk dikerjakan dengan baik
33 Stephen, Robins. Perilaku Organisasi jilid 1. Prenhalindo. Jakarta. 2008. hal.166. 34 Hasibuan, S.P , Malayu.. Organisasi dan motivasi. Jakarta: Bumi Aksara. 2007. hal. 42.
35 P. Mangkunegara, Anwar. Manajemen Sumber Daya Manusia Perusahaan, Remaja
2. Ada bawahan yang mampu untuk mengerjakan pekerjaanya, tetapi ia malas atau kurang bergairah mengerjakanya.
3. Untuk memelihara atau meningkatkan kegairahan kerja bawahan dalam menyelesaikan tugas-tugasnya.
4. Untuk memberikan penghargaan dan kepuasan kerja kepada bawahannya. Menurut definisi di atas, maka dapat disimpulkan bahwa motif merupakan suatu kecenderungan untuk beraktivitas, dimulai dari dorongan dalam diri dan diakhiri dengan tindakan untuk pemenuhan motif tersebut. Jadi motivasi pada intinya mempersoalkan mengenai bagaimana caranya mendorong gairah kerja bawahan, agar mereka mau bekerja keras dengan memberikan semua kemampuan dan keterampilannya untuk mewujudkan tujuan perusahaan.
2.6.1 Tujuan Pemberian Motivasi
Tujuan pemberian motivasi menurut Hasibuan (2007) adalah :36 a. Meningkatkan moral dan kepuasan kerja karyawan.
b. Meningkatkan produktivitas kerja karyawan. c. Mempertahankan kestabilan karyawan perusahaan. d. Meningkatkan kedisplinan karyawan.
e. Meningkatkan loyalitas, kreativitas, dan partisipasi karyawan. f. Meningkatkan tingkat kesejahteraan karyawan.
g. Mempertinggi rasa tanggung jawab karyawan terhadap tugas-tugasnya.
2.6.2 Teori-teori Motivasi
Menurut Hasibuan (2007), ada beberapa teori motivasi yang dikenal yaitu :37
a. Teori Hirarki Kebutuhan Maslow
Kebutuhan dapat didefinisikan sebagai suatu kesenjangan atau pertentangan yang dialami antara suatu kenyataan dengan dorongan yang ada dalam diri. Apabila pegawai kebutuhannya tidak terpenuhi maka pegawai tersebut akan menunjukkan perilaku kecewa. Sebaliknya, jika kebutuhannya terpenuhi maka pegawai tersebut akan memperlihatkan perilaku yang gernbira sebagai manifestasi dari rasa puasnya.
Menurut Mangkunegara (2011) Maslow mengemukakan bahwa hierarki kebutuhan manusia adalah sebagai berikut :38
1. Kebutuhan fisiologis, yaitu kebutuhan untuk makan, minum, perlindungan fisik, bernapas, seksual. Kebutuhan ini merupakan kebutuhan tingkat terendah atau disebut pula sebagai kebutuhan yang paling dasar;
2. Kebutuhan rasa aman, yaitu kebutuhan akan perlindungan diri dari ancaman, bahaya, pertentangan, dan lingkungan hidup;
3. Kebutuhan untuk rasa memiliki (sosial), yaitu kebutuhan untuk diterima oleh kelompok, berinteraksi, dan kebutuhan untuk mencintai serta dicintai;
37 ibid.,
38 P. Mangkunegara, Anwar. Manajemen Sumber Daya Manusia Perusahaan. Remaja
4. Kebutuhan akan harga diri, yaitu kebutuhan untuk dihormati dan dihargai oleh orang lain;
5. Kebutuhan untuk mengaktualisasikan diri, yaitu kebutuhan untuk menggunakan kemampuan, skill dan potensi. Kebutuhan untuk berpendapat dengan mengemukakan ide-ide, gagasan dan kritik terhadap sesuatu.
Hirarki kebutuhan dari Maslow dapat ditunjukkan dengan bentuk piramida pada gambar 2.1 di bawah berikut ini :
Gambar 2.2
Piramid Hirarki Kebutuhan Maslow
Sumber : Mangkunegara (2011)
b. Teori Motivasi Herzberg
Teori motivasi higiene yang dikembangkan oleh Frederick Herzberg, menyatakan bahwa hubungan seseorang dengan pekerjaannya sangat mendasar dan karena itu sikap seseorang terhadap pekerjaannya itu sangat mungkin menentukan keberhasilannya dan kegagalannya.39
Herzberg juga lebih lanjut menjelaskan bahwa apabila para pekerja merasa puas dengan pekerjaannya, kepuasan itu didasarkan pada faktor-faktor
yang sifatnya intrinsik seperti keberhasilan mencapai sesuatu, pengakuan yang diperoleh, sifat pekerjaan yang dilakukan, rasa tanggung jawab, kemajuan dalam karir, dan pertumbuhan profesional dan intelektual, yang dialami oleh seseorang. Sebaiknya apabila para pekerja merasa tidak puas dengan pekerjaannya, ketidakpuasan itu pada umumnya dikaitkan dengan faktor-faktor yang bersifat ekstrinsik, artinya bersumber dari luar diri pekerja yang bersangkutan, seperti kebijaksanaan organisasi, pelaksanaan kebijaksanaan yang telah ditetapkan, supervisi oleh para manajer, hubungan interpersonal dan kondisi kerja.
Teori motivasi Herzberg digunakan dalam penelitian ini karena secara observasi, peneliti melihat bahwa sebagian besar karyawan di Menara BCA berasal dari golongan ekonomi kuat. Teori ini cocok digunakan untuk kondisi karyawan yang sudah mapan, di mana uang bukanlah menjadi faktor atau motivasi utama mereka bekerja.
Motivasi menurut teori Herzberg dapat dianalisa dengan menggunakan faktor-faktor intrinsik sebagai berikut :40
a. Pengakuan. Yaitu perasaan diterima oleh orang lain dengan siapa dia bergaul dalam organisasi. Dengan perasaan demikian, ia akan berperilaku positif yang biasanya akan tercermin dalam kemauan memberikan sumbangsih yang semakin besar kepada usaha organisasi untuk mencapai tujuannya.
b. Tanggung Jawab. Yaitu bertanggung jawab terhadap organisasi dan pekerjaannya.
c. Prestasi. Yaitu motivasi seseorang untuk berprestasi tergantung pada pandangannya tentang betapa kuatnya keyakinan yang terdapat dalam dirinya bahwa ia akan dapat mencapai apa yang diusahakan untuk dicapai. Semakin tinggi motivasi seseorang untuk berprestasi, maka hasil kerja yang dicapai semakin tinggi berdasarkan kemampuan, pengalaman, dan kesungguhan dalam menjalankan pekerjaaannya.
d. Pekerjaan itu sendiri. Yaitu para karyawan ingin melakukan pekerjaan yang mempunyai arti penting bagi diri sendiri dan bagi organisasi yang memberikan rasa keberhasilan bagi para karyawan sendiri. Pekerjaan merupakan komponen dasar struktur organisasi dan merupakan alat untuk mencapai tujuan organisasi.
e. Pengembangan potensi dan individu. Yaitu keinginan seseorang agar potensi yang dimiliki dalam dirinya dapat dikembangkan secara sistematik sehingga menjadi kemampuan yang efektif. Dengan demikian bawahan dapat memberikan sumbangan yang lebih besar bagi kepentingan organisasi dan meraih kemajuan profesional yang pada gilirannya memungkinkan yang bersangkutan memuaskan berbagai jenis kebutuhannya.
Manfaat motivasi yang utama adalah menciptakan gairah kerja, sehingga produktivitas kerja meningkat. Sementara itu manfaat yang diperoleh karena bekerja dengan orang-orang yang termotivasi adalah pekerjaan dapat diselesaikan dengan tepat, artiya pekerjaan yang diselesaikan sesuai standar yang ditetapkan dan dalam skala waktu yang sudah ditentukan, serta orang senang melakukan pekerjaannya.
Menurut Asep dan Tanjung (2005), sesuatu yang dikerjakan dengan adanya motivasi yang mendorongnya akan membuat orang senang melakukannya. Orang pun akan merasa dihargai atau diakui, hal ini terjadi karena pekerjaannya itu benar-benar berharga bagi orang yang termotivasi, sehingga orang tersebut akan bekerja keras. Hal ini dimaklumi karena dorongan yang begitu tinggi menghasilkan sesuai target yang mereka tetapkan. Kinerjanya akan dipantau oleh individu yang bersangkutan dan tidak akan membutuhkan terlalu banyak pengawasan serta semangat juangnya akan tetap tinggi.41
Downward Communication yang bersifat equalitarian style dari atasan kepada bawahan, dapat memotivasi karyawan Bagian Operasional Building Menara BCA Jakarta, karena bawahan/karyawan merasa dihargai atau diakui, sehingga mereka bersedia bekerja keras dan mencapai kinerja yang baik.
2.6.4 Unsur-unsur Motivasi
41 Asep, Ishak dan Hendri Tanjung. Manajemen Sumber Daya Manusia, Universitas Trisakti
Menurut Hasibuan (2007) motivasi terdiri dari tiga unsur yang saling mempengaruhi dan saling tergantung, yaitu :42
1. Kebutuhan adalah kekurangan dalam arti homostatis kebutuhan timbul apabila ada suatu ketidakseimbangan fisiologis.
2. Perangsang merupakan suatu kekurangan akan suatu penghargaan perangsang diorientasikan pada tindakan yang memberikan suatu daya pendorong kekuatan kearah pencapain tujuan. Perangsang merupakan inti dari motivasi. 3. Tujuan merupakan suatu yang akan meringankan suatu tujuan dan mengurangi
suatu perangsang.
2.6.5 Prinsip-prinsip Motivasi
Prinsip motivasi menurut Mangkunegara (2011) terdiri dari :43 a. Prinsip Partisipasi
Pegawai perlu diberikan kesempatan ikut berpartisipasi dalam menentukan tujuan yang akan dicapai oleh pemimpin.
b. Prinsip Komunikasi
Pemimpin mengkomunikasikan segala sesuatu yang berhubungan dengan usaha pencapaian tugas, dengan informasi yang jelas, pegawai akan lebih mudah dimotivasi kerjanya.
42 Hasibuan, S.P , Malayu. Organisasi dan motivasi. Jakarta: Bumi Aksara.2007. hal. 46.
43 P. Mangkunegara, Anwar. Manajemen Sumber Daya Manusia Perusahaan. Remaja
c. Prinsip Mengakui Andil Bawahan
Pemimpin mengakui bahwa bawahan (pegawai) mempunyai andil di dalam melakukan usaha pencapaian tujuan.
d. Prinsip pendelegasian wewenang
Memberikan wewenang kepada pegawai bawahan untuk sewaktu-waktu dapat mengambil keputusanterhadap pekerjaan yang dilakukan, akan membuat pegawai yang bersangkutan menjadi termotivasi untuk mencapai tujuan yang diharapkan oleh pemimpin.
e. Prinsip memberi perhatian
Pemimpin memberikan perhatian terhadap apa yang diinginkan pegawai bawahan, akan memotivasi pegawai bekerja apa yang diharapkan pemimpin.
2.6.6 Jenis-jenis Motivasi
Menurut Hasibuan (2007) menjelaskan ada 2 jenis motivasi, yaitu:44
a. Motivasi positive (insentif positif) dalam motivasi ini manajer memotivasi (merangsang) bawahan dengan memberikan hadiah kepada mereka yang berprestasi diatas prestasi standar.
b. Motivasi negative (insentif negatif), dalam motivasi ini manajer memotivasi bawahan dengan standar mereka akan mendapatkan hukuman. Dengan motivasi negatif ini semangat bekerja bawahan dalam jangka waktu pendek
44
akan meningkat karena mereka takut dihukum, tetapi untuk jangka waktu panjang dapat berakibat kurang baik.
2.6.7 Metode Motivasi
Menurut Hasibuan (2007) terdapat dua metode motivasi yaitu:45
a. Metode Motivasi langsung (Direct Motivation) Adalah motivasi materiil maupun non materiil yang diberikan secara langsung kepada setiap individu karyawan untuk memenuhi kebutuhan serta kepuasannya. Jadi sifatnya khusus, seperti pujian, penghargaan, tunjangan hari raya, bonus, dan pemberian bintang jasa.
b. Metode Motivasi tak langsung (Indirect Motivation), adalah motivasi yang diberikan hanya merupakan fasilitas-fasilitas yang mendukung serta menunjang semangat kerja atau kelancaran tugas sehingga para karyawan betah dan bersemangat melakukan pekerjaan.
45
