DOKUMEN PELELANGAN
PENGADAAN
UPGRADE APLIKASI ENTERPRISE
MODUL PLANNING & BUDGETING
Tim Pengadaan
Upgrade Aplikasi Enterprise
Modul Planning & Budgeting
BAB I
SYARAT UMUM & ADMINISTRASI
Dokumen pelelangan ini terdiri dari bagian yang tersebut di bawah ini dan berlaku sebagai acuan dalam mengajukan penawaran pelelangan Pengadaan Upgrade Aplikasi Enterprise – Modul
Planning dan Budgeting.
PASAL 1
KETENTUAN DAN ISTILAH
1. Dokumen pelelangan terdiri dari :
a. Syarat-syarat umum & administrasi (BAB I)
b. Spesifikasi teknis (BAB II)
c. Metode Evaluasi (BAB III)
d. Berita Acara Pemberian Penjelasan dan lampirannya 2. Dokumen kontrak penyedia barang atau jasa terdiri dari :
a. Surat perjanjian kerjasama / kontrak kerja
b. Dokumen pelelangan beserta berita acara penjelasan dan lampirannya. c. Surat penawaran dan lampiran-lampirannya.
d. Pakta Integritas
Semua merupakan kesatuan yang tidak dapat dipisah - pisahkan. 3. Tim Pengadaan dan penyedia barang atau jasa;
a. Tim Pengadaan adalah sekumpulan orang yang ditugaskan untuk melaksanakan pelelangan Pengadaan Upgrade Aplikasi Enterprise – Modul Planning dan Budgeting b. Penyedia barang atau jasa adalah pihak yang akan diserahi tugas melaksanakan pengadaan
seperti yang akan dijelaskan lebih lanjut dalam Dokumen Pelelangan ini.
PASAL 2
PEMBERIAN PENJELASAN
1. Rapat pemberian penjelasan diadakan pada ;
Hari : ……
Tanggal : ……
Jam : …..
Tempat : …..
2. Pada saat pemberian penjelasan harus dihadiri oleh Direktur penyedia barang / jasa, dalam hal tidak hadir dapat diwakilkan kepada pejabat perusahaan yang tercantum dalam struktur perusahaan dengan membawa surat tugas mewakili yang ditandatangani di atas kertas berkop perusahaan dan dicap serta bermeterai secukupnya dan dilampiri foto copy KTP masing-masing.
3. Dari hasil rapat pemberian penjelasan dibuatkan berita acara penjelasan yang juga merupakan bagian dari dokumen pelelangan. berita acara penjelasan ini ditandatangani oleh wakil penyedia barang atau jasa yang ditunjuk.
4. Penanda tanganan Berita Acara Penjelasan pada ;
Hari : ……
Tanggal : ……
Jam : ……
Tempat : …..
PASAL 3 PELELANGAN
1. Pelelangan diselenggarakan berdasarkan Keputusan Direksi PT Jasa Raharja (Persero) nomor KEP/84/2014 tanggal 12 Maret 2014 tentang Standar Prosedur Operasi Pengadaan Barang / Jasa.
2. Peserta pelelangan adalah penyedia barang atau jasa yang merupakan badan usaha yang memiliki persyaratan sebagai berikut :
a. Terdaftar sebagai rekanan pada aplikasi e-procurement PT. Jasa Raharja; b. Copy Akte Pendirian Perusahaan beserta perubahan terakhirnya;
c. Copy NPWP dan Surat Keterangan PKP; d. Copy Tanda Daftar Perusahaan (TDP); e. Copy Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP); f. Copy Ket.Domisili (yang masih berlaku);
g. Copy Laporan Keuangan Tahun 2016 yang telah diaudit; h. Copy jaminan penawaran (aslinya diserahkan kepada panitia); i. Surat dukungan principal.
3. Peserta pelelangan yang mengajukan penawaran harus telah;
a. Mendaftar pengadaan melalui aplikasi E-Procurement PT. Jasa Raharja (Persero) melalui website www.eprocurement.jasaraharja.co.id
b. Diundang oleh Tim Pengadaan Upgrade Aplikasi Enterprise – Modul Planning dan
Budgeting
c. Mempelajari dan memahami semua dokumen pelelangan d. Mengikuti rapat pemberian penjelasan (aanwijzing) e. Mengetahui semua prosedur pelelangan
4. Pemasukan penawaran akan diadakan pada :
Hari : ……
Tanggal : ….. Dimulai jam : ….. Ditutup jam : ……
Tempat di : (menyusul)
Beberapa saat setelah penutupan pemasukan surat penawaran dan apabila jumlah penawaran yang masuk sekurang kurangnya ada 3 (tiga) penyedia barang atau jasa, maka akan dilanjutkan pembukaan penawaran. Apabila jumlah penawaran yang masuk ternyata kurang dari 3 (tiga) maka tidak akan diadakan pembukaan surat penawaran. Pemasukkan penawaran juga harus dilakukan melalui aplikasi E-Procurement PT. Jasa Raharja (Persero) yang dapat diakses melalui alamat website www.eprocurement.jasaraharja.co.id
5. Penawaran yang datang setelah penutupan akan ditolak dan dinyatakan gugur.
PASAL 4
SURAT PENAWARAN DAN LAMPIRAN-LAMPIRAN
1. Pemasukan dan pembukaan dokumen penawaran ditetapkan dengan satu sampul.
2. Keseluruhan dokumen penawaran dimasukkan kedalam satu sampul, yang mencakup semua persyaratan dan dokumen sesuai dengan permintaan yang ditentukan di dalam dokumen pelelangan, dan untuk penawaran harga dijilid tersendiri.
3. Dokumen penawaran mencakup surat penawaran yang dilengkapi persyaratan administrasi, teknis, dan perhitungan harga yang ditanda-tangani oleh penyedia barang/jasa sebagaimana dipersyaratkan di dalam dokumen pelelangan.
4. Pada sampul luar ditulis nama paket pekerjaan, nama dan alamat peserta, serta ditujukan kepada Pengadaan Upgrade Aplikasi Enterprise – Modul Planning dan Budgeting dengan alamat yang ditentukan dalam dokumen pengadaan;
5. Harga penawaran dalam dokumen penawaran dicantumkan dengan jelas;
6. Dokumen penawaran bersifat rahasia sampai batas waktu pemasukan penawaran berakhir; 7. Penawaran yang diterima diluar jadwal waktu yang telah ditetapkan dalam dokumen
pengadaan dinyatakan gugur.
8. Surat penawaran dan lampiran-lampirannya diserahkan kepada Tim Pengadaan sebelum penutupan pemasukan penawaran.
9. Pemasukan dan pembukaan dokumen penawaran harus dihadiri oleh masing-masing Direktur Penyedia Barang / Jasa, dalam hal tidak hadir dapat diwakilkan kepada pejabat yang berwenang dengan membawa surat kuasa yang ditandatangani diatas kertas berkop perusahaan, dicap perusahaan dan ber meterai secukupnya dan dilampiri foto copy KTP masing-masing.
10. Penyedia barang / jasa diwajibkan mengajukan Surat Penawaran dan formatnya tidak ditentukan secara khusus, minimal menyangkut :
a. Nama Direktur atau Pimpinan Perusahaan
b. Nilai total harga penawaran dan rincian harga penawaran c. Jangka waktu pelaksanaan dan pemeliharaan
d. Perincian spesifikasi / ruang lingkup pekerjaan yang ditawarkan
e. Harga yang tercantum dalam surat penawaran bersifat lumpsum fixed price dan termasuk pajak-pajak yang menjadi kewajiban.
11. Surat penawaran harus dibuat diatas kertas berkop nama perusahaan serta harus ditanda tangani oleh Direktur atau Pimpinan Perusahaan atau Pejabat yang berwenang dalam perusahaan tersebut dan dicap perusahaan dengan menyebutkan nama jelas.
12. Surat penawaran dibuat rangkap 2 (dua) lengkap dengan lampiran-lampirannya dan surat penawaran yang asli bermeterai dan cap perusahaan. Surat penawaran termasuk lampiran lampirannya dijilid menjadi satu buku kemudian dimasukkan ke dalam sampul surat penawaran yang tertutup.
13. Urutan penjilidan buku dokumen penawaran sbb :
DATA ADMINISTRASI
a. Copy Akte Pendirian Perusahaan beserta perubahan terakhirnya; b. Copy NPWP dan Surat Keterangan PKP;
c. Copy Tanda Daftar Perusahaan (TDP) yang masih berlaku; d. Copy Surat Ijin Usaha Perdagangan (SIUP) yang masih berlaku; e. Copy Ket.Domisili (yang masih berlaku);
f. Copy Laporan Keuangan Tahun 2016 yang telah diaudit; g. Copy jaminan penawaran (aslinya diserahkan kepada panitia); h. Surat dukungan principal.
DATA TEKNIS
a. Spesifikasi teknis; b. Proposal teknis;
c. Daftar Tenaga Ahli beserta CV dan ijazah/sertifikat
DATA HARGA PENAWARAN
a. Surat penawaran harga sesuai spesifikasi;
b. Menyampaikan jangka waktu pelaksanaan dan jangka waktu pemeliharaan; c. Perincian harga sesuai Spesifikasi;
14. Bagi penyedia barang / jasa yang mengundurkan diri setelah penunjukan pemenang, maka jaminan penawaran akan dicairkan dan menjadi milik PT Jasa Raharja (Persero).
15. Dalam pelelangan ini akan dilakukan evaluasi secara merit point.
16. Surat penawaran harga harus bersifat lumpsum fixed price dan termasuk pajak pajak yang menjadi kewajibannya.
17. Apabila harga penawaran yang tercantum dalam angka tidak sesuai dengan yang terbilang dalam huruf, maka yang dipakai adalah nilai yang sesuai dengan dokumen-dokumen pendukung lainnya.
18. Surat penawaran harus diserahkan kepada tim pengadaan sampai batas waktu yang telah ditentukan setelah mengisi daftar hadir.
19. Jaminan penawaran ditetapkan senilai 1% - 3% dari jumlah harga penawaran dari bank pemerintah / swasta atau perusahaan asuransi yang mempunyai program surety bond dan akan diberikan tanda terima oleh Tim Pengadaan dengan syarat sbb:
a. Jaminan penawaran dari Bank Pemerintah / Swasta atau Perusahaan Asuransi Umum berdasarkan Peraturan Menteri Keuangan No. 124/PMK.010/2008;
b. Jaminan penawaran ditujukan kepada Tim Pengadaan Upgrade Aplikasi Enterprise –
Modul Planning dan Budgeting Jl. H.R Rasuna Said Kav C-2, Kuningan Jakarta Selatan,
masa berlaku jaminan penawaran minimal selama 90 (sembilan puluh) hari kalender; c. Jaminan penawaran tersebut akan dikembalikan setelah kontrak ditandatangani;
d. Bagi penyedia barang atau jasa yang menang dalam pelelangan ini, selanjutnya membuat jaminan pelaksanaan sebesar 5 % dari nilai kontrak.
20. Surat penawaran dianggap tidak sah/gugur apabila ;
a. Tidak dimasukkan dalam sampul tertutup, atau pada sampul terdapat harga penawarannya, atau terdapat tanda lainnya di luar syarat-syarat yang ditentukan atau menggunakan sampul tembus baca;
b. Penawaran yang disampaikan oleh penyedia barang / jasa yang tidak diundang dalam pelelangan ini;
c. Tidak ditanda tangani oleh peserta atau tidak distempel perusahaan yang bersangkutan (dalam hal kekurangan ini, dapat dipenuhi pada saat pembukaan pelelangan). Namun apabila pada saat itu tidak dapat dipenuhi, maka penawaran ybs. dinyatakan gugur; d. Tidak jelas besarnya jumlah penawaran dengan angka dan dengan huruf;
e. Tidak mencantumkan jumlah penawaran dengan angka maupun dengan huruf; f. Tidak upload data penawaran di aplikasi eProcurement Jasa Raharja.
PASAL 5
PEMBUKAAN PENAWARAN
1. Pembukaan penawaran dilakukan tim pengadaan pada waktu yang telah ditentukan.
2. Sebagai unsur pemeriksaan 2 (dua) wakil dari peserta lelang mendampingi tim pengadaan dalam pemeriksaan surat penawaran yang masuk. Keputusan sah atau tidaknya suatu penawaran berada ditangan tim pengadaan.
3. Atas pembukaan sampul dan penetapan sah atau tidaknya surat penawaran, harga-harga penawaran dan lain-lain peristiwa pada penyelenggaraan pelelangan dibuat berita acara pembukaan surat penawaran yang ditandatangani oleh tim pengadaan dan oleh sekurang kurangnya 2 (dua) orang wakil peserta.
4. Berdasarkan evaluasi penawaran, Tim Pengadaan segera menetapkan nominasi calon pemenang dari peserta yang memasukkan penawaran yang paling menguntungkan, dalam arti: penawaran secara teknis yang baik dengan harga yang dapat dipertanggung jawabkan. 5. Dalam hal terdapat dua atau lebih penawaran dengan harga terendah sama dan secara teknis
baik serta memiliki kecakapan dan kemampuan relatif sama, maka Tim Pengadaan meminta kepada peserta tersebut untuk mengajukan penawaran harga baru dan dituangkan dalam Berita Acara.
PASAL 6 HAK SANGGAH
Untuk menjamin adanya transparansi dan perlakukan yang sama dalam Pengadaan Upgrade
Aplikasi Enterprise – Modul Planning dan Budgeting, maka pihak yang kalah berhak mengajukan
sanggahan, dengan ketentuan :
1. Sanggahan hanya berkaitan dengan kesesuaian pelaksanaan pelelangan dengan prosedur atau tata cara pelelangan yang tercantum dalam dokumen pelelangan;
2. Sanggahan hanya dilayani apabila pihak penyanggah telah menyetorkan uang jaminan sanggahan sebesar nilai jaminan penawaran dan disertai bukti-bukti yang kuat kepada tim pengadaan;
3. Sanggahan harus diajukan dalam waktu selambat-lambatnya 4 (empat) hari kerja mulai sejak diumumkan pemenang;
4. Tim pengadaan akan menyampaikan keputusan atas sanggahan tersebut selambat-lambatnya 14 (empat belas) hari kalender dari tanggal diterimanya pengajuan sanggahan;
5. Uang jaminan sanggahan tersebut dikembalikan kepada penyanggah apabila sanggahannya terbukti benar secara hukum dan menjadi hak Jasa Raharja apabila sanggahannya tidak terbukti secara hukum.
PASAL 7 PELELANGAN GAGAL
Pelelangan atas pengadaan barang/jasa dinyatakan gagal, apabila terdapat kondisi sebagai berikut:
1. Jumlah calon peserta pelelangan yang memenuhi persyaratan untuk diundang kurang dari 3 (tiga) peserta;
2. Jumlah penawaran yang masuk dan memenuhi persyaratan administrasi kurang dari 3 (tiga) penawar;
3. Jika hasil evaluasi Tim Pengadaan menunjukkan bahwa penawaran yang memenuhi persyaratan teknis sebagaimana yang ditentukan di dalam dokumen pengadaan berjumlah kurang dari 3 (tiga) penawar;
4. Tidak ada penawaran yang harga penawarannya di bawah atau sama dengan dana (nilai pagu) yang tersedia;
5. Terdapat sanggahan dari peserta pelelangan yang ternyata dapat dibuktikan kebenarannya; 6. Dalam evaluasi penawaran ditemukan bukti/indikasi terjadi persaingan tidak sehat;
7. Pemenang pertama, kedua dan ketiga tidak bersedia ditunjuk sebagai pelaksana pekerjaan; 8. Dalam pelaksanaan pelelangan terdapat indikasi atau bukti terjadinya pelanggaran atas
prinsip dasar, etika dan/atau norma pengadaan barang/jasa
PASAL 8 PENARIKAN DIRI
1. Penarikan diri sebagai peserta hanya dapat dilakukan sebelum acara pembukaan surat
penawaran dimulai dengan menyerahkan surat penarikan diri kepada Tim Pengadaan Upgrade Aplikasi Enterprise – Modul Planning dan Budgeting. Apabila mengundurkan diri tanpa
pemberitahuan tertulis maka peserta lelang akan dikenakan sanksi blacklist.
2. Peserta yang dikenakan sanksi blacklist sebagaimana ketentuan dalam pasal 8 ayat 1, tidak dapat mengikuti pengadaan sejenis selama 2 (dua) tahun.
3. Penarikan diri setelah pembukaan surat penawaran mengakibatkan jaminan penawaran yang telah diserahkan menjadi milik PT. Jasa Raharja (Persero).
4. Dalam hal pemenang pertama mengundurkan diri, maka pemenang urutan kedua ditunjuk untuk melaksanakan pengadaan, demikian seterusnya kepada pemenang ketiga.
5. Apabila pemenang yang ditunjuk tidak bersedia melaksanakan pekerjaan, maka jaminan penawaran para pemenang yang ditunjuk menjadi milik PT Jasa Raharja (Persero).
PASAL 9
PEMUTUSAN HUBUNGAN KERJA
1. Tanpa mengurangi hak-hak yang dimiliki oleh PT Jasa Raharja (Persero), apabila penyedia barang / jasa lalai dan tidak bertindak menurut ketentuan yang tercantum dalam Surat
Perjanjian Kerjasama atau perintah dari PT Jasa Raharja (Persero), maka PT Jasa Raharja (Persero) dapat memutuskan hubungan kerja dalam hal ini:
a. Tanpa alasan yang dapat diterima menangguhkan atau menunda sama sekali pelaksanaan pengadaan sebelum selesai;
b. Penyedia jasa tidak dapat melanjutkan pengadaan dengan kesungguhan;
c. Penyedia jasa menolak atau dengan tegas mengabaikan peringatan tertulis dari PT Jasa Raharja (Persero).
2. Tanpa mengurangi hak-hak yang dimiliki oleh PT Jasa Raharja (Persero), apabila penyedia jasa setelah 3 (tiga) kali berturut-turut tidak mengindahkan peringatan peringatan tersebut atau dalam pelaksanaan selanjutnya melakukan kelalaian yang sama, maka PT Jasa Raharja (Persero) tanpa mengurangi hak-hak lainnya dalam waktu 7 (tujuh) hari sejak pengulangan
atau penerusan kelalaian dapat segera memutuskan surat perjanjian kerjasama dengan penyedia jasa secara tertulis.
PASAL 10 TEMPAT PERADILAN
1. Bilamana terjadi perselisihan mengenai hal-hal yang menyangkut pelaksanaan pengadaan, maka hal ini akan diselesaikan dengan cara musyawarah,
2. Bilamana dengan cara musyawarah belum juga diperoleh kata sepakat, maka kedua belah pihak sepakat untuk memilih domisili Pengadilan yang tetap dan tidak berubah pada Pengadilan Negeri Jakarta Selatan.
PASAL 11 RISIKO UPAH DAN HARGA
Dalam pelaksanaan pengadaan ini fluktuasi upah, harga suku cadang atau komponen lainnya yang terjadi selama masa pelaksanaan Pengadaan Upgrade Aplikasi Enterprise – Modul Planning dan
Budgeting ini menjadi risiko penyedia barang atau jasa.
PASAL 12
PERATURAN PEMBAYARAN
Peraturan pembayaran untuk pelaksanaan Pengadaan Upgrade Aplikasi Enterprise – Modul
Planning dan Budgeting menggunakan sistem kontrak secara Lumpsum dan akan diatur kemudian
sesuai dengan kesepakatan yang akan dituangkan dalam Surat Perjanjian Kerjasama.
PASAL 13
JAMINAN PELAKSANAAN
Pelaksana pekerjaan wajib menyerahkan Jaminan Pelaksanaan sebesar 5% (lima perseratus) dari nilai pekerjaan yang diterbitkan oleh Bank Pemerintah/Swasta atau Perusahaan Asuransi Umum yang memiliki program Surety Bond untuk jangka waktu sesuai dengan kemampuan penyedia barang / jasa dimana jangka waktu dan ruang lingkup jaminan pelaksanaan termasuk sampai dengan Pengadaan Upgrade Aplikasi Enterprise – Modul Planning dan Budgeting di terima Pemberi Pekerjaan.
PASAL 14
JANGKA WAKTU PELAKSANA PEKERJAAN & MASA PEMELIHARAAN PEKERJAAN
1. Jangka waktu maksimal yang diberikan kepada penyedia barang atau jasa untuk menyelesaikan seluruh Pengadaan Upgrade Aplikasi Enterprise – Modul Planning dan Budgeting dimaksud dalam Dokumen Pelelangan ini adalah sesuai dengan kemampuan Penyedia Barang / Jasa dengan maksimal 4 (empat) bulan.
2. Jangka waktu pemeliharaan pekerjaan adalah selama 3 (tiga) bulan dihitung setelah unit terinstal seluruhnya.
PASAL 15
RUANG LINGKUP PEKERJAAN
1. Lisensi (bobot 25%)
- Pengadaan lisensi sistem dari prinsipal dan/atau pemilik produk, termasuk pemeliharaan software tahunan atau Maintenance Annual Technical Support (ATS);
- Pelaksana Pekerjaan melampirkan daftar lisensi beserta syarat dan ketentuannya.,
2. Perencanaan & Perancangan (bobot 10%)
- Melakukan Assessment kebutuhan dan mendefinisikan secara rinci
- Membuat schedule pelaksanaan yang memuat tahapan pekerjaan yang akan dilakukan - Membuat rancangan pengembangan aplikasi (blue print) yang didalamnya terdapat Data
Flow Diagram (DFD) dan mockup design Aplikasi. 3. Pelaksanaan Pekerjaan (bobot 40%)
Pelaksanaan pekerjaan meliputi pembuatan aplikasi sesuai dengan assessment kebutuhan yang diperlukan oleh user dan schedule yang telah direncanakan, meliputi:
a. Aplikasi e-budgeting dapat mengambil rekap data transaksi dan budget tahun sebelum RKAP dari aplikasi ERP-Keuangan, data tersebut dipergunakan untuk prognosa dan pembanding pada form penyusunan E-budgeting.
b. Aplikasi e-budgeting dapat memuat asumsi makro dan mikro ekonomi
c. Aplikasi e-budgeting dapat memuat form-form e-budgeting yang termapping berdasarkan: i. Visi dan Misi Perusahaan
ii. Sasaran perusahaan iii. Strategi perusahaan iv. Kebijakan
v. Kriteria Penelian Kinerja Unggul (KPKU) BUMN vi. Key Performance Indicator
vii. Aktivitas Manajemen Risiko viii. Program Kerja
ix. Mata Anggaran x. Kode Akun (COA)
d. Selain termapping, form e-budgeting didalamnya terdapat worksheet (lembar kerja) sesuai Pedoman Penyusunan Anggaran Perusahaan (PPAP) Jasa Raharja sebagai dasar perhitungan penetapan budget tiap program kerja yang dilengkapi dengan RTL
e. Mengembangkan (develop) aplikasi perencanaan dan budget sehingga dapat menerbitkan laporan keuangan budget nasional konsolidasian (dari perwakilan, cabang, dan kantor pusat) secara komparatif meliputi :
a) Laporan Hasil Usaha b) Laporan Laba Rugi
c) Laporan Posisi Keuangan (Balance sheet) d) Laporan Arus Kas
e) Laporan Posisi Ekuitas
f. Mengembangkan (develop) aplikasi perencanaan dan budget untuk menghasilkan laporan hasil usaha secara komparatif berdasarkan lokasi (perwakilan, cabang, dan kantor pusat)
4. Dukungan Teknis & Pelatihan (bobot 10%)
a. Aplikasi menggunakan Active Directory (login) b. User termapping dengan kode lokasi kantor
c. Dukungan teknis terhadap aplikasi selama periode support (± 4 bulan) pasca Go-Live aplikasi e-Budgeting;
d. Layanan pelatihan pemakaian aplikasi terhadap karyawan JASA RAHARJA yang ditunjuk, selama masa Implementasi aplikasi e-Budgeting disertakan petunjuk teknis softcopy dan hardcopy;
e. Transfer knowledge terkait pengembangan dan maintenance aplikasi e-Budgeting kepada Divisi Teknologi Informasi & Komunikasi (TIK) dan unit kerja lainnya di PT Jasa Raharja (Persero) dalam bentuk pendampingan dan in-house training, selama periode support (± 4 bulan) pasca Go-Live aplikasi e-Budgeting;
5. Maintenance (bobot 15%)
- Aplikasi yang dikembangkan harus mempunyai garansi selama 3 bulan setelah setelah selesai pekerjaan, sehingga apabila ditemukan keadaan yang tidak sesuai dengan rencana kebutuhan (lingkup pekerjaan) yang telah disusun agar dapat segera ditangani.
- Corrective Maintenance tiap terjadi masalah/gangguan (sudah termasuk biaya services); - Menyediakan hotline/call center yang bisa dihubungi via telepon atau email;
- Response time maksimal 24 (dua puluh empat) jam sejak dilaporkannya - masalah/gangguan dan hanya berlaku pada saat jam kerja
BAB II SPESIFIKASI TEKNIS
Spesifikasi untuk pekerjaan Pengadaan Upgrade Aplikasi Enterprise – Modul Planning dan Budgeting adalah sebagai berikut :
a) Sistem dapat melakukan penyusunan RKAP di setiap Unit Kerja: - Kantor Perwakilan
o Input program kerja dan anggaran Kantor Perwakilan secara bulanan;
o Menyajikan laporan RKAP dalam bentuk .pdf maupun .xls di level Kantor Perwakilan; o Input parameter target unit di bawahnya;
o Melakukan proses konsolidasi;
o Menyajikan laporan RKAP dalam bentuk .pdf maupun .xls di level Kantor Perwakilan Konsolidasi;
o Manajemen User (Maker, Checker, Approval); o Revisi program kerja dan anggaran;
- Kantor Cabang
o Input program kerja dan anggaran Kantor Cabang secara bulanan;
o Menyajikan laporan RKAP dalam bentuk .pdf maupun .xls di level Kantor Cabang; o Input parameter target unit di bawahnya;
o Melakukan proses konsolidasi;
o Menyajikan laporan RKAP dalam bentuk .pdf maupun .xls di level Kantor Cabang Konsolidasi;
o Manajemen User (Maker, Checker, Approval); o Revisi program kerja dan anggaran;
- Divisi – Kantor Pusat
o Input program kerja dan anggaran Divisi Kantor Pusat secara bulanan; o Menu Pooling anggaran;
o Menu parameter pooling anggaran;
o Menyajikan laporan RKAP dalam bentuk .pdf maupun .xls di level Divisi Kantor Pusat; o Manajemen User (Maker, Checker, Approval I (Kepala Divisi), & Approval II (Direktur); o Revisi program kerja dan anggaran;
- Kantor Pusat
o Input parameter target (top down);
o Manajemen User (Maker, Checker, Approval);
o Melakukan proses konsolidasi (Kantor Cabang dan Divisi);
o Revisi program kerja dan anggaran; o Melakukan proses konsolidasi;
o Menu yang dapat menyajikan laporan dengan beberapa skenario;
b) Sistem dapat menyajikan notifikasi:
- Atas parameter yang terpenuhi, maka notifikasi tugas akan muncul pada level user di atasnya;
- Atas parameter yang tidak terpenuhi, maka notifikasi penolakan akan muncul.
c) Sistem dapat mengakomodir setiap perubahan (create, edit, & delete) Chart of Account (COA) di level pusat.
d) Sistem mampu mengakomodasi pengelolaan anggaran yang bersifat sentralisasi dan desentralisasi dengan kemudahan dan efektivitas monitoring yang tinggi.
e) Kriteria Penelian Kinerja Unggul (KPKU) BUMN : jika hanya berupa daftar Master Data dan pada prosesnya user tinggal memilih opsi KPKU apa yang akan digunakan dan dihubungkan dengan program kerja, maka hal ini masuk dalam scope, namun jika pada pelaksanaannya harus membuat form/modul tambahan terkait KPKU dan diintegrasikan ke Budgeting, maka ini tidak masuk dalam ruang lingkup. Pembangunan akan dilakukan berdasarkan prioritisasi, dimana penetapan rancangannya dilakukan dan disepakati pada saat pelaksanaan implementasi
f) Key Performance Indicator : jika hanya berupa daftar Master Data dan pada prosesnya user tinggal memilih opsi KPI apa yang akan digunakan dan dihubungkan dengan program kerja, maka hal ini masuk dalam scope, namun jika pada pelaksanaannya harus membuat form/modul tambahan terkait KPI yang baru dan kemudian diintegrasikan ke Budgeting, maka ini tidak masuk dalam ruang lingkup. Pembangunan akan dilakukan berdasarkan prioritisasi, dimana penetapan rancangannya dilakukan dan disepakati pada saat pelaksanaan implementasi
g) Aktivitas Manajemen Risiko : untuk dapat memilih action Manajemen Resiko apa yang melekat pada suatu program kerja yang memudahkan analisa manajemen resiko perusahaan, tanpa ada logika perhitungan yang ada di dalamnya. Fitur Risk Management akan dilakukan setelah seluruh proses implementasi Planning & Budgeting (main process) selesai dilakukan.
h) Form e-budgeting / worksheet (lembar kerja) sesuai Pedoman Penyusunan Anggaran Perusahaan (PPAP) Jasa Raharja akan diakomodir dalam bentuk dashboard dan report spesifik dan akan dibangun setelah pelaksanaan implementasi. Mengingat form e-Budgeting yang digunakan saat ini sangat banyak dan belum teridentifikasi jumlahnya, maka pembangunan dashboard dan report spesifik akan dilakukan berdasarkan prioritisasi, dimana penetapannya dilakukan dan disepakati pada saat pelaksanaan implementasi.
i) Worksheet (lembar kerja) pada Pedoman Penyusunan Anggaran Perusahaan (PPAP) Jasa Raharja, diluar ruang lingkup dan akan dilakukan setelah seluruh proses implementasi Planning & Budgeting (main process) selesai dilakukan.
Spesifikasi dan Persyaratan Keamanan Informasi
- Menandatangani NDA bagi personil yang mengakses informasi rahasia & kritikal - Mengajukan permintaan hak askses secara formal, jika memerlukan akses - Mengembalikan hak akses setelah pekerjaan selesai
- Mengembalikan perangkat milik PT. Jasa Raharja setelah pekerjaan selesai jika ada - Melaporkan insiden keamanan informasi yang diketahuinya kepada PM Jasa Raharja
Tenaga Ahli
Dalam melaksanakan pekerjaan ini, konsultan harus memiliki tenaga ahli dengan kualifikasi dan jumlah sebagai berikut :
a) Project Manager :
- Berpendidikan min S-1
- Pengalaman kerja minimal 7 tahun dibidang sejenis yang dibuktikan dengan surat referensi, memahami konsep dan system laporan keuangan
b) Quality Assurance
- Berpendidikan Min. S1 Ilmu Komputer atau Teknik Informatika - Pengalaman kerja minimal 5 tahun
- Menguasai database c) Bussines Analyst
- Berpendidikan Min. S1 Ilmu Komputer atau Teknik Informatika - Berpengalaman menganalisa proses bisnis minimal 3 tahun - Menguasai database
d) Programmer
- Berpendidikan Min. S1 Ilmu Komputer atau Teknik Informatika - Berpengalaman di bidang programming minimal 4 tahun - Menguasai database
e) Technical Writer
- Telah berpendidikan Min.D3
BAB III
METODE EVALUASI PELELANGAN
PENGADAAN UPGRADE APLIKASI ENTERPRISE – MODUL PLANNING DAN BUDGETING
Metode evaluasi pelelangan Pengadaan Upgrade Aplikasi Enterprise – Modul Planning dan
Budgeting menggunakan pendekatan kuantitatif, dengan memberikan nilai angka terhadap
unsur-unsur yang dinilai sesuai dengan kriteria yang ditetapkan.
Evaluasi pelelangan hanya diterapkan terhadap penawaran dari penyedia barang/jasa yang dinyatakan telah memenuhi persyaratan yang ditetapkan. Adapun faktor yang dievaluasi adalah dari segi administrasi, teknis dan harga penawaran.
EVALUASI ADMINISTRASI
Setiap rekanan wajib menyampaikan persyaratan administrasi minimal terdiri dari : a. Copy Akte Pendirian Perusahaan beserta perubahan terakhirnya;
b. Copy NPWP & Surat Keterangan PKP; c. Copy Tanda Daftar Perusahaan (TDP); d. Copy Surat Izin Usaha Perusahaan (SIUP); e. Copy Ket. Domisili (yang masih berlaku);
f. Copy Laporan Keuangan tahun 2016 yang telah diaudit;
g. Copy surat jaminan penawaran (aslinya diserahkan kepada panitia); h. Surat dukungan principal;
Seluruh persyaratan tersebut di atas, wajib dipenuhi oleh peserta pelelangan/penyedia barang/jasa sebagai persyaratan untuk dapat diikutsertakan pada tahapan evaluasi selanjutnya. Apabila penyedia barang/jasa tidak dapat melengkapi selruuh persyaratan administrasi tersebut di atas, maka penawaran dari penyedia barang/jasa tersebut tidak diikutsertakan dalam evaluasi selanjutnya dan dinyatakan tidak memenuhi syarat.
EVALUASI TEKNIS (bobot 40 %)
Evaluasi terhadap spesifikasi teknis hanya dilakukan terhadap penawaran dari penyedia barang/jasa yang dinyatakan memenuhi persyaratan administrasi (evaluasi administrasi). Adapun yang dinilai pada evaluasi teknis adalah sebagai berikut :
a. Spesifikasi Teknis (Sub bobot 60 %) b. Proposal Teknis (Sub bobot 10 %) c. Kesesuaian Tenaga Ahli (Sub bobot 30 %) Kriteria penilaian sebagai berikut :
1.
a. b.
Spesifikasi Teknis
Spesifikasi sesuai Spesifikasi tidak sesuai
Nilai 100 0 2. a. b. c. Proposal Teknis
Proposal yang diajukan sesuai dengan permasalahan yang ada
Proposal yang diajukan tidak sesuai dengan permasalahan yang ada
Tidak ada proposal
Nilai 100
50 0
3
a. b. c.
Kesesuain Tenaga Ahli
Tenaga Ahli Lengkap dan Sesuai
Tenaga Ahli Tidak Lengkap dan Kurang Sesuai Tidak Ada Tenaga Ahli
100 50
0
EVALUASI HARGA (bobot 60 %)
Evaluasi kewajaran harga penawaran dilakukan dengan membandingkan Harga Penawaran Peserta dengan harga rata-rata penawaran yang diajukan semua peserta, namun tidak lebih rendah 20%
dari HPS yang telah ditetapkan oleh Tim Pengadaan dan tidak lebih tinggi dari HPS (Sub Bobot 40%).
Evaluasi kerendahan harga penawaran dilakukan dengan membandingkan antara harga penawaran dari peserta pengadaan yang dinilai dengan harga penawaran yang paling rendah dari semua penawaran yang masuk dan memenuhi syarat administrasi serta teknis, namun tidak lebih rendah 20% dari HPS yang telah ditetapkan oleh Tim Pengadaan dan tidak lebih tinggi dari HPS (Sub Bobot 60%).
Demikian Dokumen Pelelangan ini dibuat sebagai acuan dalam mengajukan penawaran pelelangan Pengadaan Upgrade Aplikasi Enterprise – Modul Planning dan Budgeting
Tim Pengadaan
Upgrade Aplikasi Enterprise – Modul Planning dan Budgeting
Tri Haryanto Ketua Tim
