DIMA GROUP
Tahun pembuatan
:
2014
Jilid
:
1 ( satu )
Nomor
:
0001/SOP/MMC/2014
Tanggal dikeluarkan
:
24 November 2014
Di setujui oleh
:
Finance Director dan Head of BU MM
Last Updated
:
-KETENTUAN DAN PROSEDUR
( S.O.P )
BUSINESS UNIT MODERN MARKET
(MM)
KATA PENGANTAR
i
I. Struktur Organisasi
Struktur Organisasi Business Unit (BU) MM ………..
1
Struktur Organisasi Corporate Controller ………
2
II. Tabel Kesetaraan Otoritas ………..
3
III. Ketentuan dan Prosedur
A KEGIATAN DAGANG
1 Pemesanan Barang Dagangan
1.1. Flow Pengajuan Order Sheet Bulan Berikutnya dan
Forecast 2 (Dua) Bulan Berikutnya ………
4
1.2. Flow Revisi Order Sheet Bulan Berjalan ……….
5
1.3. Flow Pemesanan Barang Dagangan ke Planner BU ………...
6
2 Kerja Sama Dengan Pelanggan
2.1. Outlet ( Di Luar Subdist dan Dealer)
2.1.1. Ketentuan Pembukaan Outlet Baru (New Open
Outlet) Tipe Penjualan Kredit (Untuk Tipe Dagang
Taking Order dan B2B) ………..
7
2.1.2. Flow Pembukaan Pelanggan Baru (NOO) Tipe
Penjualan Kredit Untuk Tipe Dagang Taking
Order dan B2B ……….
8
2.1.3. Ketentuan Pembukaan Outlet Baru (New Open
Outlet) Tipe Penjualan Cash (Untuk Tipe Dagang
Taking Order dan B2B) ……….
9
2.1.4. Flow Pembukaan Pelanggan Baru (NOO) Tipe
Penjualan Cash Untuk Tipe Dagang Taking
Order dan B2B………..
10
2.2. Ketentuan TOP dan Harga
2.2.1. Tabel Ketentuan Term of Payment (TOP) ……….
11
2.2.2. Tabel Approval Kategori Group Price List ……….
12
2.2.3. Ketentuan Distribusi Pricelist Dari Cabang ke Outlet ………
13
2.2.4. Flow Proses Distribusi Pricelist Dari Cabang ke
Outlet ………..
14
3 Penjualan
3.1. Ketentuan Penjualan Kredit dan Overlimit ………
15
3.2. Flow Approval Sales Order Kredit ………..
16
3.3. Ketentuan Approval Penjualan Cash (Tunai) di Luar Kanvas ……….
17
3.4. Flow Approval Sales Order Tunai ……….
18
4 Retur Penjualan
4.1. Retur Penjualan Barang Dagang
4.1.1. Ketentuan Pengajuan Retur Penjualan ……….
19
4.1.2. Flow Pengajuan dan Penerimaan Barang
Retur ………
20
4.1.3. Flow Pemeriksaan dan Pencatatan Kondisi Fisik Barang,
Pembuatan DO Retur & Compare Pelunasan ………..
20A
5 Piutang Dagang
5.1. Flow Timbulnya Piutang Dagang dan Update
Pencatatan Piutang Dagang ………..
21
5.2. Ketentuan Penagihan ………
22
5.3. Flow Penagihan dan Penyetoran Hasil Penagihan ……….
23
5.4. Ketentuan Penanganan Piutang ke Dept. Legal ………..
24
5.5. Flow Penanganan Piutang ke Dept. Legal ……….
25
5.6. Ketentuan Penghapusan Piutang Tidak Tertagih Melalui
Departemen Internal Audit ………..
26
5.7. Flow Penghapusan Piutang Tidak Tertagih Melalui
Departemen Internal Audit ………..
27
6 Free Product dan Sample
6.1. Ketentuan Permintaan Free Product
6.1.1. Ketentuan Permintaan Free Product HO ……….
28
6.1.2. Ketentuan Permintaan Free Product Area ……….
29
6.2. Flow Approval Permintaan Free Product
6.2.1. Flow Proses Approval Free Product HO ………
30
6.2.2. Flow Proses Approval Free Product Area ………
31
6.3. Ketentuan Permintaan Sample HO dan Area ……….
32
6.4. Flow Approval Permintaan Sample HO dan Area ………
33
6.5. Flow Pemberian Free Product dan Sample ……….
34
B KEGIATAN PROMOSI
8 Permintaan Dana
8.1. Flow Permintaan Dana (RFMF) HO ……….
39
8.2. Flow Permintaan Dana (RFMF) Area ……….
40
9 Kegiatan Sponsorship
9.1. Ketentuan Proses Approval Pemberian Dana dan
Pertanggung jawaban Cash Fund / Sponsorship HO ……….
41
9.2. Ketentuan Proses Approval Pemberian Dana dan
Pertanggung jawaban Cash Fund / Sponsorship Area ……….
42
10 POSM
10.1. Ketentuan POSM HO
10.1.1. Ketentuan Permintaan Pembelian POSM HO ………..
43
10.1.2. Ketentuan Penggunaan POSM HO ……….
44
10.1.3. Persetujuan Mock Up dan Rencana Alokasi
10.1.3.1. Flow Pengajuan dan Approval Design Mock
Up ……….
45
10.1.3.2. Flow Pemesanan dan Approval
Mock Up HO ………..
46
10.1.3.3. Flow Alokasi POSM Top Down (HO) ………..
47
10.1.3.4. Flow Alokasi POSM Bottom Up (Area) ……….
48
10.1.4. Pembelian POSM HO
Flow Persetujuan Pemesanan POSM HO ………..
49
10.2. Ketentuan POSM Area
10.2.1. Ketentuan Permintaan Pembelian POSM di Area ……….
50
10.2.2. Penerimaan dan Pengeluaran POSM di Area
Flow Proses Approval dan Penawaran Untuk
Pembelian POSM di Area ………..
51
10.2.3. Ketentuan Penggunaan POSM di Area ………
52
10.3. Ketentuan Pemusnahan POSM Head Office dan Area ……….
53
C TABEL OTORISASI BIAYA ………..
54-57
D FORM
1. Form Credit Approval Card (CAC) ……….
58
2. Spesimen CAC ……….
59
3. Form Cash Transaction Card (CTC) ………
60
5. Berita Acara Legal (BAL) ……….
62
6. Proposal Aktivitas (PA) ………..
63
7. Form Perubahan Status Tipe Persediaan ……….
64
8. Form Goods Survey Report (GSR) ………
65
9. Form Pengajuan Retur ke Pabrik ………..
66
STRUKTUR ORGANISASI BU MM
Head of BU National Key Account Manager Logistic Manager Controller Key Account Manager (KAM) Business Development Manager (BDM) Distribution Manager (DM) MMM Category Manager GAM HRD SPV / TL SPV / TL Sales / MD ControllerBudget Data Analyst
Sales / MD Key Account Supervisor (KAS) MMS Category Supervisor (CS) Design MM AV AR AE Collector Admin Budget Admin Cost
Page 1
STRUKTUR ORGANISASI CORPORATE CONTROLLER
Corporate Controller
(CC)
Admin CC
Regional Controller
System Support &
Compliance Manager
Regional Controller
(GAM)
Controller
Controller
(MM Pesing, Luar Jkt,
Budget)
Data Analyst
No
Kelompok Jabatan
Nama Jabatan
BU Diageo
BU NAB
BU MM
BU Food
Spirit & Sweet
Wine
1
Direksi
Director
Head of BU
Head of BU
Head of BU
Head of BU
Head of BU
Salesman/Promotor
BA
ASR/
Salesman
Sales/MD
Sales
BA
Supervisor
BE
SPV
SPV /
TL/MMS
SPV
Business Spv
Manager Area
ABM
ASM
MMM
Deputy DM
BAM
Manager Regional
RBM
RSM
BDM/DM
BM
BM
Manager Nasional
HOS
NSM
NKAM
-
BUM
Planner Manager
DP Mgr
OM
LM
BM
BM
Manager Nasional
HOO
-
-
-
-Staff
TM
BrA
-
-
BrA
Supervisor
CE, KAE
Br Spv
CS
-
TMS
Manager
TMM, KAM
BrM
CM
-
BrM
Manager Nasional
HOCM
-
-
-
-4
Trade Marketing
TABEL KESETARAAN OTORITAS
Kesetaraan Otoritas
2
Sales
3
Operation
1.1. FLOW PENGAJUAN ORDER SHEET BULAN BERIKUTNYA DAN FORECAST 2 (DUA) BULAN BERIKUTNYA
Narasi
Logistic Manager ( LM )
DM / BDM
Planner Control
NKAM
Supervisor
1. Logistic Manager
memberikan form Order Sheet di mana di dalam order sheet diberikan data selling out 3 bulan sebelumnya dan angka total target order sheet bulanan kepada DM / BDM paling lambat tanggal 18 setiap bulan. 2. DM/ BDM memberikan feed back berupa data BE, rolling forecast dan breakdown forecast order sheet mingguan dan forecast total order sheet 2 bulan mendatang paling lambat tgl 22 tiap bulan.
3. LM membandingkan angka total target order sheet dan forecast order sheet. 4. Jika selisih antara nilai total target dan forecast order sheet sesuai allowance (range) di BU : 4.A. Untuk Internal Subdist LM mengirimkan order sheet kepada Planner Control SPv dan DM / BDM paling lambat tgl 25 setiap bulan.
4.B. Untuk External Subdist LM mengirimkan order sheet kepada DM / BDM untuk ditanda tangani oleh External Subdist dan DM/BDM paling lambat tgl 24 setiap bulan.
Order sheet yang sudah ditandatangani oleh External Subdist dan DM/BDM dikirimkan kepada Planner Control Spv paling lambat tgl 25 setiap bulan 5. Jika selisih antara nilai total target dan forecast order sheet tidak sesuai allowance (range) di BU, LM meminta persetujuan KAM.
6. Jika KAM menyetujui, lakukan langkah 3.A. dan 3.B. 7. Jika KAM tidak menyetujui, maka LM merevisi order sheet lalu :
7.A. Untuk Internal Subdist LM mengirimkan revisi order sheet kepada Planner Control SPv dan KAM paling lambat tgl 25 setiap bulan.
7.B. Untuk External Subdist LM mengirimkan order sheet dikirimkan kepada DM / BDM untuk didiskusikan ke eksternal Subdist.
Jika External Subdist menyetujui, order sheet ditandatangani oleh External Subdist dan DM / BDM paling lambat tgl 24 setiap bulan.
Max
tgl
18
Max
tgl
22
Max
tgl
24
Sesuai allowance? Target Order Sheet + Data Selling Out 3 Bln SebelumnyaBE, Rolling Forecast, Breakdown forecast order sheet mingguan Dan total forecast Order sheet 2 bulan
berikutnya Order Sheet Order Sheet Tdk Ya Internal Subdist? Ya
Order Sheet Order Sheet
Order Sheet
Order Sheet Order Sheet
Order Sheet Tandatangan External Subdist dan RBM Order Sheet (Ttd Ext Subdist, RBM) Order Sheet (Ttd Ext Subdist & RBM) Order Sheet (Ttd Ext Subdist & RBM) Order Sheet (Ttd Ext Subdist & RBM) Order Sheet
Max
tgl
25
Tdk Setuju? Ya Tdk Revisi Order Sheet1.2. FLOW REVISI ORDER SHEET BULAN BERJALAN
Narasi
DM / BDM
Logistic Manager ( LM )
Planner Control Spv
NKAM
1. Logistic Manager memberikan
template order sheet dengan data
beginning stock bulan berjalan paling
lambat tgl 7 setiap bulan kepada
DM / BDM .
2. Jika tidak ada revisi, DM / BDM
memberikan informasi kepada
LM paling lambat tgl 8 setiap
bulan .
3. Jika ada revisi, DM / BDM
mengirimkan Revisi BE dan Rolling
Forecast paling lambat tgl 8 setiap
bulan.
Khusus untuk revisi dari eksternal
subdist dokumen ditandatangani
oleh DM/BDM dan PIC external
subdist.
4. LM memeriksa revisi BE dan
Rolling Forecast kemudian
menghitung order sheet.
5. Jika order sheet sesuai dengan
allowance, data revisi order sheet
dikirimkan ke LM paling lambat tgl 10
setiap bulan.
6. Jika tidak sesuai dengan allowance,
dimintakan persetujuan ke NKAM.
Jika NKAM setuju, data revisi order
sheet dikirimkan kepada Planner
Control SPv paling lambat tgl 10
setiap bulan.
7. Jika NKAM tidak setuju, LM
berkoordinasi kembali dengan DM/
BDM.
Format
Order Sheet
Revisi BE dan
Rolling Forecast?
Informasi ke
LM
Tdk
Ya
Revisi BE dan
Rolling
Forecast
Max
tgl 7
Max
tgl 8
Sesuai
allowance ?
Revisi Order
Sheet
Revisi Order
Sheet
Tdk
Setuju?
Ya
Tdk
Informasi ke
DM / BDM
Max
tgl
10
Ya
Page 5
1.3. FLOW PEMESANAN BARANG DAGANGAN KE PLANNER BU
Narasi
Head of BU
Logistic Manager
(LM)
Finance &
Accounting
Manager
Planner Manager
BU
Planner Control
Supervisor
Rincian Forecast Penjualan Tahunan Rincian Forecast Penjualan Tahunan Kirim email ke LM Rincian Forecast Penjualan Tahunan Set up PF by SKU Untuk 3 bulan mendatang (PF Draft) For Untuk 3 BulanNext 3 Months Kirim ke Head of BU DPF Untuk 3 Bulan Mendatang Approved ? Kirim email ke LM Menerbitkan Purchase Order (PO) PO Kirim ke Planner Mgr BU PO No Yes 1. Target penjualan tahunan
yang sudah dirincikan oleh Head of BU untuk tahun berjalan, akan di kirimkan kepada LM.
2. LM menerima Target Penjualan untuk tahun berjalan, kemudian mengatur dan membuatkan Draft Purchase Forecast (DPF) berdasarkan SKU untuk 3 (tiga) bulan berikutnya. 3. Draft Purchase Forecast (DPF) untuk 3 (tiga) bulan berikutnya yang sudah dibuat, diberikan kepada Head of BU untuk disetujui. 4. Head of BU akan tanda tangan pada Draft Purchase Forecast (DPF) jika disetujui dan diberikan kembali kepada LM untuk diproses.
Jika tidak disetujui, maka akan diberikan kembali kepada LM untuk di koreksi. 5. LM menerima DPF yang sudah disetujui oleh Head of BU, kemudian akan menerbitkan Purchase Order ke Planner Mgr BU
6. Planner Mgr BU compile PO dari MM dengan PO BU dan memberikannya ke pabrik. Pabrik akan memberikan WIP ke Planner Manager BU. 7. Planner Mgr BU akan dikirimkan WIP kepada LM kemudian LM memberikan WIP kepada Planner Control Spv.
WIP WIP
Nama Proses 2.1.1. Ketentuan Pembukaan Outlet Baru ( New Open Outlet ) Tipe Penjualan Kredit (Untuk Tipe Dagang Taking Order DAN B2B)
Routing!A1
Working Area Area
Pengajuan
Survey
Persetujuan
Pengecekan kelengkapan dokumen
& otorisasi
Input data & amplop piutang
Pemilik Proses
Sales/MD
SPV/TL
SPV/TL
Controller
System Support Officer & Admin
AR
Dokumen
Credit Approval Card (CAC) &
Spesimen
Credit Approval Card (CAC) &
Spesimen
Credit Approval Card (CAC) & Spesimen
Credit Approval Card (CAC) &
Spesimen
Credit Approval Card (CAC) &
Spesimen
Otoritas
SPV/TL
MMS/MMM,DM/BDM,NKAM,Head of
BU
Controller
Dokumen pendukung yang di
perlukan adalah copy KTP
Pemilik, copy KTP penerima
kuasa, copy NPWP (jika ada),
copy SPPKP (jika PKP), copy SIUP
Waktu survey calon outlet baru
harus diselesaikan paling lambat 3
(tiga) hari kerja.
Nilai kredit 0 - Rp. 10.000.000,- disetujui
oleh MMS/MMM
Selama pengajuan outlet baru
masih belum memenuhi
kelengkapan dan otorisasi sesuai
ketentuan, maka tidak bisa
bertransaksi secara kredit.
Master data customer untuk
NOO disentralisasikan
penginputannya oleh pusat di
Bosnet
Calon outlet harus
menandatangani pada CAC sesuai
dengan tanda tangan pada KTP
SPV/TL membuat dokumentasi dan
laporan hasil survey serta
menandatangani CAC.
Nilai kredit Rp. 10.000.001,- s/d
Rp. 20.000.000,-, disetujui oleh
DM/BDM
Hasil pengecekan oleh controller,
harus dibubuhkan tanda tangannya
pada dokumen Credit Approval
Card (CAC)
Admin A/R melakukan
konfirmasi via telpon untuk
kebenaran data CAC sebelum
menyimpan CAC ke amplop
piutang
Bagi penerima kuasa dari pemilik,
juga harus menandatangani pada
CAC sesuai dengan KTP
Selama proses survey berjalan,
calon outlet baru tersebut dapat
bertransaksi dengan pembayaran
harus tunai.
Nilai kredit Rp. 20.000.001,- s/d
Rp. 50.000.000,-, disetujui oleh NKAM
Nilai Kredit > Rp. 50.000.000,- disetujui
oleh Head of BU
Pembukaan outlet baru yang merupakan
teman/keluarga dari karyawan, harus
dimintakan persetujuan dari NKAM
dengan kredit limit berapapun
Untuk outlet baru diijinkan langsung
melakukan transaksi kredit dengan
syarat Credit Approval Card (CAC) sudah
lengkap dan disetujui
Keterangan
Ketentuan
Unit Proses
2.1.2. FLOW PEMBUKAAN PELANGGAN BARU (NOO) TIPE PENJUALAN KREDIT UNTUK TIPE DAGANG TAKING ORDER DAN B2B
Narasi
Sales/MD
MMS/MMM/DM/BDM/
NKAM/Head of BU
SPV/TL
Controller
System Support
Admin AR
Officer
Isi CAC dan
lengkapi syarat
dokumennya
CAC (outlet signed) CAC (Outlet signed)Survey kondisi
outlet di
lapangan
Cek kelengkapan
syarat
Tanda tangan
pada CAC
CAC (Outlet, SPV/TL, MMS/MMM/ DM/BDM/NKAM/ Head of BU signed)Cek kelengkapan
syarat &
otorisasi
Input ke Master
Customer di DFS
Tanda tangan
pada CAC
Catat & simpan
di amplop
piutang
1. Sales/MD mengisi form
Credit Approval Card (CAC) dan
melengkapi semua syarat
dokumen yang diperlukan
untuk pembukaan pelanggan
baru (kredit).
2. SPV/TL (Team Leader)
melakukan survey ke lapangan.
3. Setelah selesai survey oleh
SPV/TL dan sudah sesuai
dengan ketentuan serta kondisi
outlet dilapangan, SPV/TL
membubuhkan tandatangan di
CAC dan kemudian diberikan
kepada MMS/MMM/DM/
BDM/NKAM/Head of BU untuk
diberikan/ di-approved limit
kreditnya.
* Level approval limit kredit
sbb :
Nilai kredit 0 s/d Rp 10.000.000
= MMS/MMM
Nilai kredit Rp. 10.000.001 s/d
Rp. 20.000.000 = DM/BDM
Nilai kredit Rp. 20.000.001 s/d
Rp. 50.000.000 = NKAM
Nilai kredit > Rp 50.000.000
= Head of BU
4. Setelah disetujui oleh MMS/
MMM/DM/BDM/NKAM/Head
of BU, kemudian CAC diberikan
kepada Controller.
5. Controller menerima CAC
dan lampirannya, kemudian
verifikasi untuk kelengkapan
syarat dokumen dan otorisasi
sesuai dengan ketentuan
kemudian menandatangani
CAC.
6. Selanjutnya, Controller Scan
dan kirim email CAC serta
spesimen kepada System
Support Officer, dan
memberikan CAC asli,
spesimen asli, copy KTP dan
copy NPWP (jika ada) kepada
admin A/R
7. System Support Officer
input Master Customer di DFS
(Bosnet) berdasarkan hasil scan
CAC dan spesimen
8. Admin A/R menerima CAC
Scan dan email
CAC, Copy KTP,
copy NPWP
Copy KTP pemilik/ penerima kuasa Copy NPWP (jika ada) Copy KTP pemilik/ penerima kuasa Copy NPWP (jika ada) Copy KTP pemilik/ penerima kuasa Copy NPWP (jika ada) CAC (Outlet, SPV/TL,MMS/ MMM/DM/BDM/NKAM/Head of BU, Controller signed) CAC + spesimen (Outlet,MMS/ MMM/DM/BDM/ NKAM/Head of BU signed) Copy KTP pemilik/ penerima kuasa Copy NPWP (jika ada) CAC (outlet, SPV/ TL signed)
Approved?
Batal / Revisi
kredit limit
No
Yes
Copy KTP pemilik/ penerima kuasa Copy NPWP (jika ada)Mintakan
persetujuan
Nama Proses 2.1.3. Ketentuan Pembukaan Outlet Baru ( New Open Outlet ) Tipe Penjualan Cash (Untuk Tipe Dagang Taking Order dan B2B)
Working Area Area
Pengajuan
Persetujuan
Pengecekan kelengkapan dokumen &
otorisasi
Input data & amplop piutang
Pemilik Proses
Sales/MD
Sales/MD
Controller
System Support Officer & AV
Dokumen
Cash Transaction Card (CTC)
Cash Transaction Card (CTC)
Cash Transaction Card (CTC)
Cash Transaction Card (CTC)
Otoritas
SPV/TL,MMS/MMM
Controller
Dokumen pendukung yang di perlukan
adalah copy KTP Pemilik (optional),
copy KTP penerima kuasa (optional),
copy NPWP (jika ada)
CTC ditandatangani oleh
SPV/TL/MMS/MMM
Hasil pengecekan oleh controller, harus
dibubuhkan tanda tangannya pada
dokumen CTC
Master data customer untuk NOO
disentralisasikan penginputannya
oleh pusat di Bosnet
Calon outlet baik pemilik / penerima
kuasa harus menandatangani spesimen
CTC didokumentasikan oleh AV
Khusus untuk tipe dagang kanvas,
apabila CTC tidak diisi dengan lengkap
dan faktur manual sudah dibuka,
dibuatkan CTC atas nama kode
sales/MD sehingga tidak menambah
RO
Keterangan
Ketentuan
Unit Proses
2.1.4. FLOW PEMBUKAAN PELANGGAN BARU (NOO) TIPE PENJUALAN CASH UNTUK TIPE DAGANG TAKING ORDER DAN B2B
Narasi
Sales/MD
SPV/TL
Controller
AV
System Support Officer
Isi CTC dan
lengkapi syarat
dokumennya
CTC (outlet signed)Berikan ke SPV/
TL utk
persetujuan
CTC (outlet signed) CTC (SPV/TL signed) Dokumenpendukung
Cek kelengkapan
pengisian CTC
System Support
Officer Input ke
Master
Customer di DFS
(Bosnet)
Tanda tangan
pada CTC
Serahkan
ke AV
CTC (SPV/TL, Ctrl signed)Catat & simpan
CTC
Dokumen pendukung Dokumen pendukung Dokumen pendukung1. Sales/MD mengisi form Cash
Transaction Card (CTC) dan
Melampirkan copy KTP (jika ada)
2. CTC yang sudah dibuatkan dan
lampirannya diberikan kepada SPV/
TL untuk persetujuan.
3. Setelah disetujui oleh SPV/TL,
kemudian CTC diberikan kepada
Controller.
4. Controller menerima CTC dan
lampirannya kemudian verifikasi
kelengkapan pengisian CTC lalu
menandatangani CTC
5. Selanjutnya, Controller Scan dan
email CTC beserta copy KTP (jika
ada) kepada System Support Officer
dan memberikan CTC beserta copy
KTP (jika ada) kepada AV
8. System Support Officer input
Master Customer CTC di DFS
(Bosnet)
9. AV
memastikan kode customer
sudah dibuat di sistem DFS (Bosnet)
kemudian File CTC
Tandatangan
CTC
Memastikan
kode sudah
dibuat di Bosnet
Scan dan email
CTC, Copy KTP
(jika ada)
Copy CTC, Copy KTP (jika ada)
LOKAL
NATIONAL CHAIN
GUINNESS
Alkohol
45
45
KILKENNY
Alkohol
45
45
SMIRNOFF ICE
Alkohol
45
45
JULIES
Food
45
45
LOCAL BISCUIT
Food
-
-PRENDJAK
Food
-
-SOFT DRINK POKKA
Non alkohol
45
45
GUINNESS ZERO
Non alkohol
45
45
SPIRIT-GILBEYS
Alkohol
-
45
SPIRIT-MISTER
Alkohol
-
45
WINE-AMORE
Alkohol
45
45
WINE-BELLISIMO
Alkohol
-
45
WINE-CAPE DISCOVERY
Alkohol
-
45
WINE-IMPORT
Alkohol
-
45
*) TOP tersebut di atas sudah termasuk waktu tukar faktur
2.2.1. TABEL KETENTUAN TERM OF PAYMENT (TOP)
GROUP PRODUCT
Kelompok
GROUP OUTLET
LOKAL
NASIONAL CHAIN
BEVERAGE
MMM
Sesuai TT
BEER
MMM
Sesuai TT
RTD
MMM
Sesuai TT
SPIRIT
MMM
Sesuai TT
WINE
MMM
Sesuai TT
FOOD & CANDY
MMM
Sesuai TT
MMM
TT
= Trading Term
KATEGORI PRODUCT
GROUP OUTLET MODERN
2.2.2. TABEL APPROVAL KATEGORI GROUP PRICE LIST
Nama Proses
2.2.3. Ketentuan Distribusi Pricelist dari Cabang ke Outlet MM
Working Area
Head Office
Penerimaan Informasi Perubahan Harga
Distribusi Price List dari Cabang
ke Outlet MM
Pemilik proses
NKAM
KAM
Dokumen
Pricelist
(ditandatangani Head of BU, Finance & Accounting Manager Internal
Subdist)
Pricelist
(ditandatangani NKAM dan Head of BU MM)
Otoritas
NKAM, Head of BU MM
NKAM menerima pricelist harga M yang sudah ditandatangani oleh
Head of BU, Finance & Accounting Manager Internal Subdist lalu
meneruskan informasi tersebut kepada KAM
KAM menerima pricelist harga M kemudian membuat pricelist per
channel berdasarkan area dan ditandatangani oleh NKAM dan Head
of BU MM kemudian didistribusikan ke outlet
Keterangan
Ketentuan
Unit Proses
2.2.4. FLOW PROSES DISTRIBUSI PRICE LIST DARI CABANG KE OUTLET
Narasi
NKAM
KAM
Outlet
1. NKAM menerima
pemberitahuan harga
jual / pricelist harga M
(ttd F&A Mgr, Head of BU
all BU) kemudian
meneruskan informasi ke
KAM .
2. KAM membuat price list
per channel dan per
region dan dimintakan
tandatangan ke NKAM
dan Head of BU MM
kemudian mendistribusi
kan pricelist ke outlet
MM.
1. NKAM menerima
pemberitahuan harga
jual / pricelist harga M
(ttd F&A Mgr, Head of BU
all BU) kemudian
meneruskan informasi ke
KAM .
2. KAM membuat price list
per channel dan per
region dan dimintakan
tandatangan ke NKAM
dan Head of BU MM
kemudian mendistribusi
kan pricelist ke outlet
MM.
Pemberitahuan
Harga Jual / Price
List Harga M
(Ttd F&A Mgr,
Head of BU)
Tanda Tangan
NKAM dan Head
of BU MM
Email ke KAM
Pemberitahuan
Harga Jual / Price
List Harga M
(Ttd F&A Mgr,
Head of BU)
Price List Per
Channel Per
Region
Membuat Price
List Per Channel,
Per Region
Price List Per
Channel Per
Region
(Ttd NKAM dan
Head of BU MM)
Price List Per
Channel Per
Region
(Ttd NKAM dan
Head of BU MM)
Nama Proses 3.1. Ketentuan Approval Penjualan Kredit dan Overlimit
Working Area Area
Proses Pengajuan Sales Order
Persetujuan Sales Order
Pemilik Proses
Sales/MD & Admin Entry
Sales/MD & Admin Entry
Dokumen
Sales Order
Sales Order
Otoritas
Controller/Regional Controller, MMS/MMM / DM/BDM / NKAM/KADD
Outlet yang sudah ter-register dan belum
mempunyai limit kredit (tunai), apabila
akan mengadakan transaksi kredit, wajib
mengisi CAC dan spesimen
Sales Order harus ditandatangani oleh Controller untuk dapat diproses
Jika terjadi overlimit 0 s/d Rp. 5.000.000,- disetujui oleh
MMS dan Controller
Jika terjadi overlimit Rp. 5.000.001,- s/d Rp.
disetujui oleh MMM dan Controller
Jika terjadi overlimit Rp. 10.000.001 s/d Rp.
harus disetujui oleh DM/BDM dan Controller
Jika terjadi overlimit Rp. 20.000.001,- s/d Rp.
harus disetujui oleh NKAM dan Regional Controller
Jika terjadi overlimit > Rp. 50.000.000,- harus disetujui oleh
Head of BU dan Corporate Controller
Controller berhak untuk mengajukan keberatan ke Corporate
Controller atas SO yang sudah disetujui.
Limit kredit suatu outlet bisa berubah setelah review LTT
disetujui sesuai dengan level approval nilai limit kredit pada
ketentuan NOO
Narasi
Keterangan
Unit Proses
Ketentuan
3.2. FLOW APPROVAL SALES ORDER KREDIT
Narasi
Admin Entry (AE)
MMS, MMM, DM / BDM, NKAM,
Head of BU
Controller/Regional
Controller (GAM)/
Corporate Controller
Sales/MD
Admin A/R
1. Sales/MD Input order ke Mobile Distribution (MoDis).
Kemudian Admin Entry upload data dari Modis Sales/MD ke dalam sistem Bosnet Untuk order yang tidak berdasarkan Modist (by phone/fax), Sales/MD membuat SO manual dan admin entry input SO manual di Bosnet
2. Admin Entry print SO kemudian memberikan kepada admin A/R
3. Admin A/R melakukan analisa A/R dan history transaksi dan memberikan SO ke Sales/MD untuk ditandatangani 4. Sales/MD memberikan SO kepada MMS dan apabila terjadi over limit akan dimintakan approval sesuai dengan ketentuan sbb :
Overlimit 0 – Rp. 5.000.000,- cukup disetujui oleh MMS dan Controller. Overlimit Rp. 5.000.001,- s/d Rp. 10.000.000,- disetujui oleh MMM dan Controller.
Overlimit Rp. 10.000.001,- s/d Rp. 20.000.000,- disetujui oleh DM/BDM dan Controller
Overlimit Rp. 20.000.001,- s/d Rp. 50.000.000,- disetujui oleh NKAM dan Regional Controller (GAM) Overlimit > Rp. 50.000.000,- disetujui oleh Head of BU dan Corporate Controller. Untuk SO yang tidak overlimit cukup ditandatangani Sales/MD dan MMS. 5. SO diberikan kepada controller Controller berhak mengajukan keberatan ke HO atas SO yang sudah disetujui jika menurutnya beresiko untuk diproses. Jika controller setuju, controller akan menandatangani SO
6. Setelah Controller menandatangani SO, Admin Entry print Proforma Invoice
1. Sales/MD Input order ke Mobile Distribution (MoDis).
Kemudian Admin Entry upload data dari Modis Sales/MD ke dalam sistem Bosnet Untuk order yang tidak berdasarkan Modist (by phone/fax), Sales/MD membuat SO manual dan admin entry input SO manual di Bosnet
2. Admin Entry print SO kemudian memberikan kepada admin A/R
3. Admin A/R melakukan analisa A/R dan history transaksi dan memberikan SO ke Sales/MD untuk ditandatangani 4. Sales/MD memberikan SO kepada MMS dan apabila terjadi over limit akan dimintakan approval sesuai dengan ketentuan sbb :
Overlimit 0 – Rp. 5.000.000,- cukup disetujui oleh MMS dan Controller. Overlimit Rp. 5.000.001,- s/d Rp. 10.000.000,- disetujui oleh MMM dan Controller.
Overlimit Rp. 10.000.001,- s/d Rp. 20.000.000,- disetujui oleh DM/BDM dan Controller
Overlimit Rp. 20.000.001,- s/d Rp. 50.000.000,- disetujui oleh NKAM dan Regional Controller (GAM) Overlimit > Rp. 50.000.000,- disetujui oleh Head of BU dan Corporate Controller. Untuk SO yang tidak overlimit cukup ditandatangani Sales/MD dan MMS. 5. SO diberikan kepada controller Controller berhak mengajukan keberatan ke HO atas SO yang sudah disetujui jika menurutnya beresiko untuk diproses. Jika controller setuju, controller akan menandatangani SO
6. Setelah Controller menandatangani SO, Admin Entry print Proforma Invoice
Input data fr MoDis to DFS
Upload Modis, Membuat SO di BOSNET atas order
yang diterima manual Overlimit? Tdk Ya Setuju? Rekomendasi untuk alternatif solusi atau stop transaksi
Ya
Setuju? Tdk
Ya Tanda tangan di Sales
Order SO (approved) Print SO SO SO SOSO Analisa SO SO Ttd SO SO (Ttd Sales/ MD & MMS) Sales/MD dan MMS/MMM/ DM/BDM/ NKAM/Head of BU ttd SO (Ttd Sales/MD dan MMS/ MMM/DM/ BDM/NKAM/ Head of BU Revisi/Cancel Cetak Pro Invoice Tdk
Nama Proses 3.3. Ketentuan Approval Penjualan Cash (Tunai) Di Luar Canvas
Working Area Area
Sales Order
Persetujuan
Pemilik Proses
Sales/MD & Admin Entry
Sales/MD & Admin Entry
Dokumen
Cash Transaction Card (CTC), Sales Order (manual
standart)
Sales Order
Otoritas
Controller, SPV/TL/MMS/MMM
Setiap outlet tunai / cash untuk outlet regular (di
luar outlet canvas) wajib dibuatkan CTC dilengkapi
dengan fotocopy KTP (optional/tidak wajib) dan
wajib dilengkapi otorisasi oleh Sales/MD,
SPV/TL/MMS/MMM dan outlet
Pada saat outlet akan beralih transaksi dari
penjualan tunai menjadi kredit, wajib dibuatkan
CAC
Sales Order harus di ketahui oleh Controller dan di
tanda tangani untuk di proses pesanannya
Penjualan cash / tunai digunakan untuk keperluan
outlet-outlet khusus (bukan outlet reguler) dalam
arti outlet tsb tidak rutin melakukan transaksi
pembelian (periode pengulangan pembelian tiap
seminggu sekali atau lebih)
Setiap penjualan cash sales menggunakan
customer atas nama Sales/MD yang bersangkutan
dan pada saat input di system maupun pada saat
cetak SO dan DO wajib diberikan keterangan untuk
kepentingan transaksi apa.
Limit kredit untuk outlet penjualan tunai adalah
Rp. 1,- per brand.
TOP by brand dan TOP global brand per BU per
customer adalah 0 hari.
Keterangan
Unit Proses
Ketentuan
3.4. FLOW APPROVAL SALES ORDER TUNAI
Narasi
Admin Entry (AE)
Sales/MD,SPV/TL/MMS/
MMM,Controller
Sales/MD
1. Sales/MD Input Order ke Mobile
Distribution (MoDis) .
Kemudian Admin Entry upload data dari
Modis Sales/MD ke dalam sistem Bosnet
Untuk order yang tidak berdasarkan Modist
(by phone/fax), Sales/MD membuat SO manual
dan admin entry input SO manual di Bosnet
2. Kemudian Admin Entry print SO.
3. SO diberikan kepada Sales/MD, SPV/TL/MMS/
MMM dan Controller untuk ditandatangani.
4. Setelah controller menandatangani, admin entry
print Proforma Invoice
1. Sales/MD Input Order ke Mobile
Distribution (MoDis) .
Kemudian Admin Entry upload data dari
Modis Sales/MD ke dalam sistem Bosnet
Untuk order yang tidak berdasarkan Modist
(by phone/fax), Sales/MD membuat SO manual
dan admin entry input SO manual di Bosnet
2. Kemudian Admin Entry print SO.
3. SO diberikan kepada Sales/MD, SPV/TL/MMS/
MMM dan Controller untuk ditandatangani.
4. Setelah controller menandatangani, admin entry
print Proforma Invoice
Upload Modis,
Membuat SO di
BOSNET atas order
yang diterima
manual
Input Modis /
Membuat SO
manual
Print SO
SO
SO
SO
SO
Ttd SO
SO
(Ttd Sales/MD, SPV/
TL/MMS/MMM,
Controller)
SO
(Ttd Sales/MD, SPV/
TL/MMS/MMM,
Controller)
2
Cetak Pro
Invoice
Pro
Invoice
Nama Proses 4.1.1. Ketentuan Pengajuan Retur Penjualan
Working Area Area
Pengajuan
Persetujuan
Penarikan Barang retur
dari outlet
Penyerahan Barang retur ke gudang
Credit Note (CN)
Pemotongan piutang /
tagihan outlet
Pemilik Proses
Sales/MD
Sales/MD
Driver
Driver
Admin Verifikasi & Admin AR
Admin AR &
Sales/MD/Kolektor
Dokumen
BPPR
BPPR
BPPR, Nota Retur
BPPR, Nota Retur & BTB
BPPR, BTB, DO Retur & CN
CN & BPPR
Otoritas
MMS/MMM
Kepala Gudang
Controller
Setelah barang retur
diterima oleh Driver, Nota
Retur harus di tanda
tangani oleh Driver dan
Outlet
Jika terjadi selisih barang dari driver
ke kepala gudang, maka akan menjadi
tanggung jawab Driver
Compare pelunasan harus
dilakukan terhadap faktur
dari BU yang sama
CN & BPPR akan disimpan
oleh admin AR pada amplop
piutang outlet ybs.
Gudang menghitung jumlah fisik
barang retur disaksikan oleh driver
sesuai dengan nota retur yang sudah
disetujui dan di tanda tangani oleh
Driver & Outlet, membuat BPPR
dengan qty global, menyerahkan
BPPR ke Sales/MD untuk dimintakan
persetujuan ke MMS/MMM lalu
membuat BTB dengan lokasi gudang
retur dan tipe stock retur (dengan
status : draft )
AV melakukan verifikasi
terhadap kelengkapan
otorisasi dan kebenaran
dokumen BPPR & BTB
CN & BPPR akan dikeluarkan
lagi untuk penagihan piutang
oleh Sales/MD/Collector.
Setelah DO Retur dibuat oleh AV,
admin gudang mengubah status BTB
dari draft menjadi apply lalu
membuat Mutasi Stock di sistem
Bosnet, print mutasi lalu dimintakan
approval sesuai dengan ketentuan
perubahan status persediaan
(ketentuan 7.3)
Admin AR melakukan
compare pelunasan/update
piutang di DFS (di sistem
Bosnet) berdasarkan BPPR &
BTB yang sudah diverifikasi
Keterangan
Unit Proses
Untuk channel non lokal di mana
retur dilakukan oleh channel pada
saat pengiriman barang, tanpa BPPR
terlebih dahulu, melainkan melalui
nota retur, ketika barang sudah
diterima oleh gudang dan jumlah fisik
sesuai dengan nota retur, gudang
membuat BPPR dan
menginformasikan kepada Sales/MD
untuk meminta tanda tangan ke
MMS/MMM
Ketentuan
4.1.2. FLOW PENGAJUAN DAN PENERIMAAN BARANG RETUR
Narasi
DC Channel
Driver
Gudang
MMS/MMM
Fisik Barang =
Nota Retur ?
BTB sesuai Total
Qty Fisik
(status : draft)
Khusus Untuk Retur DC
1. Driver menerima retur dari DC
dengan bukti dokumen nota
retur.
2. Driver cek kesesuaian antara
nota retur dan fisik barang,
jika sesuai driver dan DC
menandatangani nota retur
3. Gudang menerima nota retur
dan cek kesesuaian antara
fisik barang dan nota retur.
4. Admin Gudang membuat
BPPR dengan jumlah global
per item barang sesuai dengan
item dan jumlah yang tertera
pada nota retur
5. Admin Gudang menjalankan
BTB sesuai jumlah fisik barang
di lokasi gudang retur tipe
stock retur dengan status
draft di sistem Bosnet,
kemudian print BTB dan BTB
ditandatangani Kepala
Gudang
Nota Retur
Barang retur
Ttd
Outlet &
Driver
Nota Retur
(Ttd outlet
& driver)
Cek Fisik
Barang
Barang retur
Nota Retur
Ya
Revisi
Nota Retur
(Ttd outlet
& driver)
Barang retur
BPPR
(Ttd MMS/
BPPR
MMM)
File
4.1.3. FLOW PEMERIKSAAN DAN PENCATATAN KONDISI FISIK BARANG , PEMBUATAN DO RETUR & COMPARE
PELUNASAN
Narasi
Admin Entry
Gudang
Admin Verifikasi
Admin A/R
Controller
BPPR per kondisi
(Ttd Mgr Area,
outlet ,driver)
Barang retur
DO Retur
DO Retur
Verifikasi
Update
Piutang di DFS
(Compare
Pelunasan)
1. Gudang memeriksa
kesesuaian kondisi fisik
barang aktual dengan yang
tertulis di BPPR.
Jika ada ketidaksesuaian,
coret BPPR dan tulis qty
sesuai dengan kondisi
aktual.
2. Dokumen BTB, BPPR (yang
sudah dilakukan verifikasi per
kondisi barang) diberikan ke
admin entry untuk dibuat DO
retur di sistem Bosnet.
3. Gudang mengubah status BTB
dari status draft menjadi
apply (tanggal BTB harus
sama dengan tanggal DO
retur)
4. Gudang melakukan mutasi
stock internal (MTSI) ke
gudang good stock/stock
mendekati expired, print
lalu meminta tandatangan
controller
5. DO retur, Mutasi Stock
Internal, BTB dan BPPR
diberikan kepada AV untuk
dilakukan verifikasi.
6. Setelah AV melakukan
verifikasi, admin A/R
melakukan update
piutang di DFS (compare
pelunasan)
7. Controller melakukan
settlement
Settlement
BPPR per kondisi
(Ttd Mgr Area,
outlet ,driver)
Mutasi Stock
Mutasi
Stock
Mutasi Stock
(Ttd Ka Gudang,
Controller)
File
Periksa fisik
kondisi
barang
Mutasi Stock
(Ttd Ka Gudang,
Controller)
Mutasi Stock
(Ttd Ka Gudang,
Controller)
BPPR
(Ttd Mgr Area,
outlet, driver)
(Ttd Ka
BTB
Gudang)
1
BTB
(status = apply)
Mutasi Stock
(Ttd Ka Gudang,
Controller)
BTB
(Ttd Ka
Gudang)
DO Retur
BPPR per kondisi
(Ttd Mgr Area,
outlet ,driver)
BTB
(Ttd Ka
Gudang)
BPPR per kondisi
(Ttd Mgr Area,
outlet ,driver)
BTB
(Ttd Ka
Gudang)
DO Retur
BPPR per kondisi
(Ttd Mgr Area,
outlet ,driver)
BTB
(Ttd Ka
Gudang)
DO Retur
Page 20A
5.1. FLOW TIMBULNYA PIUTANG DAGANG DAN UPDATE PENCATATAN PIUTANG
DAGANG
Narasi
Admin Verifikasi
Admin AR
Controller
BKB
DO
Verifikasi BKB vs
Proforma
Invoice
Proforma
Invoice
Update
Proforma
Invoice on DFS
Verifikasi
spesimen ttd
outlet di Pro
Invoice vs CAC
Simpan Pro
Invoice (asli) ke
amplop piutang
File
1. Admin verifikasi menerima
dokumen BKB dan STD,
kemudian melakukan
verifikasi dan update DO di
system DFS sesuai BKB vs
BTB.
2. Setelah selesai verifikasi,
semua DO diberikan
kepada Admin AR
3. Admin AR melakukan
verifikasi spesimen ttd
outlet di Pro Invoice vs CAC
kemudian update Pro
Invoice di DFS (Bosnet)
4. Setelah selesai update di
DFS, admin AR kemudian
mencatat dan menyimpan
Pro Invoice asli di amplop
piutang berdasarkan
masing-masing outlet.
5. Dokumen BKB,BTB dan DO
(copy) langsung diarsip
dengan rapi.
Update DO on
DFS sesuai BKB
vs BTB
Post /
laksanakan DO
on DFS
(Settlement)
A
A
STD
Nama Proses
: 5.2 Ketentuan Penagihan
Working Area
: Area
Persiapan Surat Tugas Penagihan
Penyerahan Faktur Tagihan
Penagihan
Penyetoran Hasil Penagihan
Penyelesaian Aktivitas Penagihan
Pemilik Proses
Admin AR
Admin AR dan Sales/MD/Collector Sales/MD/Collector
Sales/MD/Collector
Sales/MD/Collector
Dokumen
Surat Tugas Collector (STK)
Surat Tugas Collector (STK)
Surat Tugas Collector (STK)
Surat Tugas Collector (STK)
Surat Tugas Collector (STK)
Otoritas
SPV / TL / MMS / MMM
Admin AR mengeluarkan tagihan
harus sesuai dengan journey plan
Sales/MD
Sales/MD/Collector wajib
mencocokkan fisik faktur tagihan
dengan dokumen STK, dan
membubuhkan tanda tangannya
Pembayaran cicilan dari outlet,
harus dituliskan nominal
cicilannya dan tanggal pada
belakang faktur kemudian
dimintakan tanda tangan dari
outlet
Hasil penagihan harus langsung
disetorkan kepada kasir pada hari
penagihan itu juga
Fisik faktur asli yang tidak
tertagih, harus dikembalikan
kepada admin AR pada hari
penagihan itu juga
SPV/TL/MMM/MMS wajib melakukan
review dan paraf di STK yang akan
ditagih oleh BA (sebelum pergi
menagih)
Pembayaran outlet yang
menggunakan bilyet giro / cek
kontan, harus langsung
menuliskan nama perusahaan
Selisih kurang antara hasil penagihan
secara pencatatan dan fisik harus
langsung diselesaikan pada hari yang
sama
SPV/TL/MMS/MMM wajib
melakukan review hasil penagihan
STK yang dilakukan oleh
Sales/MD
Apabila Sales/MD tidak bisa
melakukan penagihan dalam kondisi
tertentu (misal : resign belum dapat
pengganti, cuti/sakit), maka
penagihan bisa dilakukan oleh
SPV/TL/MMS/MMM dan wajib
mendapat approval dari atasan
langsung di STK nya
Piutang yang masih belum lunas,
fisik faktur asli tetap harus
dikembalikan kepada admin AR
Apabila selisih tersebut tidak bisa
diselesaikan pada hari yang sama, maka
selisih kurang tersebut harus dibuatkan
Berita Acara Selisih Setoran (BASS) dan
disetujui oleh Controller dan MMM (untuk
Jakarta oleh DM)
Jika ada penagihan pada malam
hari oleh Sales/MD maka harus
dimintakan persetujuan dari
MMS/MMM dan hasil
penagihannya wajib disetorkan
paling lambat besok paginya
Nama penagih yang tercantum di
dalam form STK harus sama dengan
nama penagih yang menerima faktur
(tidak boleh atas nama)
Penagihan regular hanya bisa
dilakukan oleh Sales/MD dan
Collector
Apabila H+1 selisih tidak bisa
diselesaikan, maka Controller dan
MMM/DM wajib melaporkan hal ini
kepada atasan langsung untuk proses
penyelesaian
Jika terjadi mutasi/rotasi
Sales/MD, harus ada proses
serah terima antar Sales/MD yang
lama dan yang baru dan dibuatkan
dokumen yang disetujui oleh
MMS/MMM, di mana penagihan
tetap ditangani oleh Sales/MD
baru.
Pengajuan pembebanan karyawan harus
langsung disetujui Controller dan
MMM/DM serta ditandatangani karyawan
ybs, kemudian diberikan kepada HRD
Keterangan
Unit Proses
Ketentuan
5.3. FLOW PENAGIHAN DAN PENYETORAN HASIL PENAGIHAN
Narasi
Admin AR
Sales/MD/Kolektor
Kasir
Controller
Cetak Surat Tugas Kolektor
(STK) STK
Memberikan STK dan Faktur Tagih (asli) kpd Sales/
MD/Kolektor
STK
Cek ulang rute dan faktur tagih
Sesuai?
Hitung uang fisik vs STK
Input setoran ke DFS & Print Doc
BKMK BKMK Faktur (asli) Simpan kembali ke amplop piutang 1. Admin ARmencetak surat
tugas kolektor (STK) sesuai dengan JP Sales/MD/ Kolektor dan memberikan STK sebanyak 4 (empat) lembar serta faktur tagih kepada Sales/MD/Kolektor 2. Sales/MD/Kolektor cek ulang rute JP dan STK, jika tidak sesuai diinformasikan kepada admin AR untuk revisi STK dan menukar faktur tagih 3. Jika rute JP, STK serta dokumen faktur tagih sudah sesuai, Sales/MD/Kolektor menandatangani STK dan memberikan 1 (satu) rangkap kepada admin A/R Kemudian Sales/MD/ Kolektor melakukan proses penagihan. 4. Untuk faktur tertagih, Sales/MD/Kolektor menyerahkan uang fisik beserta STK kepada kasir pada hari yang sama 5. Kasir akan cek fisik uang dan STK kemudian jika sudah sesuai akan menanda tangani STK dan filing 1 (satu) lembar Kemudian kasir input setoran ke DFS (Bosnet) dan print dokumen BKMK Penanganan nilai selisih uang fisik dengan faktur tertagih sesuai dengan ketentuan yang berlaku 6. Kemudian kasir memberikan dokumen STK kepada admin AR dan BKMK kepada accounting HO Admin A/R melakukan cek validasi ttd kasir di STK serta kesesuaian antara fisik faktur STK dan fisik faktur kembali
7. Admin AR input pelunasan AR di DFS (Bosnet) dan update pelunasan A/R di amplop piutang 8. Controller post A/R Payment di DFS (settlement) berdasarkan dokumen faktur, STK, BKMK 9. Untuk faktur tidak tertagih, Sales/MD/Kolektor mengembalikan faktur tidak tertagih kepada Admin A/R bersamaan dengan STK yang sudah ditandatangani kasir
10. Admin A/R akan menyimpan kembali faktur yang tidak tertagih ke dalam amplop piutang.
Ya Tdk Ttd STK & Proses penagihan Faktur tertagih? File STK (Ttd Sales/MD/ Kolektor) Sesuai? Pertanggung jawaban sesuai tabel ketentuan Tdk STK (Ttd Sales/MD/ Kolektor) STK (Ttd Sales/MD/ Kolektor) File Ya STK (Ttd Sales/MD/ Kolektor, Kasir) Ttd STK Ya Faktur Asli STK (Ttd Sales/MD/ Kolektor, Kasir) Verifikasi validitas STK dan kesesuaian STK dengan faktur kembali
Sesuai? Koordinasi sisa faktur Tdk Ya Ttd STK Faktur (asli) STK (Ttd Sales/MD/ Kolektor, Kasir, Adm
A/R)
File
STK (Ttd Sales/MD/ Kolektor, Kasir, Adm
A/R)
Tdk
Nama Proses 5.4. Ketentuan Penanganan Piutang ke Dept Legal
Working Area Area
Unit Proses
Pengajuan
Persetujuan
Serah terima
Legal Opinion
Pemilik Proses
Controller
Controller
Controller
Legal Staff
Dokumen
Internal Memo
Internal Memo, SKP, CAC, copy KTP,
Fisik Faktur, Somasi (ke 1,2,3),
SKP,SO
Form Checklist Piutang yang di
alihkan ke Legal
Form Checklist Piutang yang di alihkan ke
Legal, Berita Acara Legal
Otoritas
MMS/MMM
DM/BDM
Legal
Legal Manager
Syarat dokumen pendukung yang dibutuhkan :
CAC, Copy KTP, Fisik Faktur (asli), Somasi
ke-1,2,3, Surat Kronologis Penagihan (SKP), Sales
Order (SO)
Legal wajib mengecek kelengkapan
dokumen sesuai ketentuan
1. Berdasarkan dokumen yang
diterima dari Controller, Legal
berhak memutuskan untuk
penyelesaian masalah dengan
cara datang langsung ke lokasi
outlet bermasalah atau bisa
diwakilkan oleh pihak cabang,
dan jalan penyelesaian yang
dipilih harus ditulis di Berita
Acara Legal
Surat Kronologis Penagihan dibuatkan oleh
Sales/MD dan diketahui oleh MMS/MMM &
Controller
Pada saat pengajuan somasi ke outlet, area
berkoordinasi dengan Legal tentang perlu atau
tidaknya Legal mendampingi pada saat somasi
Form serah terima fisik dokumen,
asli disimpan oleh Accounting, copy
disimpan oleh Legal, Controller.
2. Berdasarkan penilaian melalui
kunjungan langsung/tidak
langsung ke lokasi outlet
bermasalah, Legal dapat
membuat rekomendasi untuk
melanjutkan kasus sampai ke
pengadilan ataupun
merekomendasikan write off
dan rekomendasi tsb ditulis di
berita Acara Legal
Nilai piutang bermasalah yang di tangani oleh
Dept Legal adalah minimal diatas Rp 3.000.000
3. Rekomendasi write off dari
Legal bisa dilakukan tanpa
melalui Divisi Internal Audit
terlebih dahulu.
Controller membuatkan Form
Checklist Serah Terima Piutang yang
di alihkan ke Divisi Legal
Setelah Legal menerimanya, harus
menandatangani Form Checklist
sebagai penerima
Form Checklist di tanda tangani oleh
Controller, MMS/MMM, DM/BDM,
Legal
Keterangan
Ketentuan
Narasi
Page 24
5.5. FLOW PENANGANAN PIUTANG KE DEPARTEMEN LEGAL
Narasi
Sales/MD/Kolektor
MMS/MMM
Legal Dept.
Outlet
Controller
Checklist
1. Sales/MD/Kolektor melakukan
penagihan dan jika outlet tidak mempunyai itikad pembayaran, MMS/MMM membantu menagih 2. Apabila outlet tetap tidak mempunyai itikad pembayaran, padahal dinilai mempunyai kemampuan bayar, MMS/MMM meminta Sales/MD membuat Surat Kronologis Penagihan (SKP) 3. SKP dimintakan tanda tangan ke controller dan controller mengumpulkan copy dokumen CAC, copy KTP, copy faktur asli dan copy SO
4. Dokumen SKP, copy CAC, copy KTP, copy faktur asli, copy SO diberikan kepada legal dan dimintakan untuk dibuatkan somasi 1 5. Somasi 1 diberikan kepada outlet, apabila tidak ada tanggapan dilanjutkan ke somasi 2 dan 3 6. Apabila sampai somasi 3 outlet tetap tidak menanggapi, controller akan membuat internal memo dan checklist yang ditandatangani oleh controller, MMS/MMM, Legal untuk kemudian kasus diambil alih oleh Legal 7. Legal akan melakukan peninjauan dari segi hukum baik dengan cara datang ke outlet langsung ataupun tidak
8. Hasil peninjauan dari segi hukum akan dituangkan Legal dalam dokumen Berita Acara Legal yang memutuskan untuk dilanjutkan ke persidangan atau internal action (write off, tetap ditagih, dll)
Penagihan
Outlet membayar
Prosedur penagihan dan penyetoran hasil
tagihan Penagihan Outlet membayar Ya Tdk Ya Tdk Buat SKP SKP Ttd SKP SKP (Ttd Controller) Ttd SKP SKP (Ttd Controller, MMS/MMM) SKP (Ttd Controller, MMS/MMM) Copy CAC Copy KTP Copy Faktur Asli Copy Sales Order (SO) Somasi 1 Ada Tanggapan? Tindak lanjut hasil
kesepakatan dgn outlet Ya Tdk Somasi 2 Somasi 1 Somasi 2 Ada Tanggapan? Ya Somasi 3 Ada Tanggapan? Ya Membuat internal memo dan checklist (ttd Controller, MMS/MMM, Legal Internal Memo SKP (Ttd Controller, MMS/MMM) Copy CAC Copy KTP Copy Faktur Asli Copy Sales Order (SO) Internal Memo Checklist SKP (Ttd Controller, MMS/MMM) Copy CAC Copy KTP Copy Faktur Asli CopySales Order (SO) Tdk Tdk
