TINJAUAN TEORI
2.1. Tinjauan Pustaka
Kemajuan teknologi informasi memungkinkan siapa saja dapat mengakses informasi secara cepat dan mudah kapan saja dan di mana saja, oleh karena itu sistem informasi banyak diimplementasikan ke dalam bentuk website karena sifatnya yang global. Teknologi akan terus berkembang. Fasio (2004) berpendapat bahwa teknologi informasi yang kuat akan menjadi competitive edge bagi perusahaan dan sekaligus menjadi entry barrier.
J. A. O’brien (2003) dalam bukunya yang berjudul Introduction to information systems : essentials for e-business enterprise mengatakan terdapat perbedaan yang jelas antara sistem informasi, dan computer sistem TIK (Teknologi Informasi dan Komunikasi), dan proses bisnis. Sistem informasi berbeda dari teknologi informasi. Sistem informasi juga berbeda dari proses bisnis. Sistem informasi juga yang membantu mengontrol kinerja proses bisnis.
Sistem manajemen dokumen yang berbasis paper-based model sebaiknya dialihkan ke suatu solusi digital-based model untuk mengurangi biaya, waktu keterlambatan, dan kesalahan yang terjadi, sehingga akan meningkatkan keamanan dan keakuratan dokumen pada suatu kondisi tertentu.
Seiring dengan begitu pesatnya kemajuan sistem informasi dalam berbagai bidang, penulis tertarik untuk berperan serta dalam proses pengembangannya.
Implementasi sistem informasi masih terasa sangat minim pada institusi pemerintahan dalam bidang pendidikan seperti yang terdapat pada sekolah dasar. Gambaran ini tercermin dari penyimpanan data masih disimpan dalam bentuk arsip, dokumen, atau berkas-berkas yang mengakibatkan terjadinya penumpukan data ataupun proses pembuatan data laporan evaluasi belajar siswa yang masih dilakukan manual . Maka untuk itu penulis bertujuan untuk membuat suatu aplikasi sistem informasi akademik dengan menggunakan bahasa pemrograman PHP yang dapat membantu mengefisienkannya. Sehingga diharapkan proses yang berbasis komputer ini dapat bekerja secara baik dan efektif yang mengakibatkan pelaksanaan tugas akademik menjadi mudah.
Penulis menggunakan bahasa pemrograman PHP. Sistem informasi akademik ini dibangun dengan menggunakan tools Macromedia Dreamweaver 8, XAMPP, dan Notepad ++. Aplikasi yang user friendly atau mudah pemakaian tanpa sedikitpun mengabaikan fungsionalitas fitur dan interface.
2.2. Konsep Dasar Sistem Informasi 2.2.1. Sistem
Sistem didefinisikan menjadi 2 kelompok sistem, yakni sistem yang menekankan pada prosedurnya dan sistem yang menekankan pada komponen atau elemennya. Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada prosedur menurut Jogiyanto (1999) bahwa sistem adalah suatu jaringan kerja prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu.
Sedangkan pendekatan sistem yang lebih menekankan pada komponen atau elemennya, menurut Gordon B. Davis : Sistem adalah sekelompok elemen-elemen / bagian yang saling berhubungan atau terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan tertentu.
Sedangkan menurut Raymond McLeod mendefinisikannya sebagai berikut : sistem adalah sekelompok elemen-elemen yang saling terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan.
Dari beberapa pendapat diatas, dapat diambil kesimpulan bahwa suatu sistem umum memiliki beberapa komponen, di mana masing-masing komponen tersebut saling bekerja sama untuk mencapai suatu tujuan.
2.2.2. Informasi
Informasi merupakan hasil observasi terhadap data. Data adalah objek yang menggambarkan suatu kejadian dan kesatuan nyata. Kejadian adalah sesuatu yang terjadi pada saat tertentu. Kesatuan nyata (fact dan entity) adalah berupa suatu obyek nyata seperti tempat, benda dan orang yang benar-benar ada dan terjadi (Nuryahya, 2005). Data yang telah diproses dengan metode tertentu akan menghasilkan output informasi yang berguna bagi penerima informasi untuk pengambilan keputusan. Pengumpulan data yang tepat, penyimpanan, dan ketersediaan data yang fundamental dapat menghasilkan informasi yang baik untuk mendukung pengambilan keputusan (Davidson, 2002).
Pengolahan data untuk informasi melibatkan banyak komponen yang dapat dipandang sebagai suatu sistem yaitu sistem informasi. Davidson (2002) mengklasifikasikan komponen sistem informasi yang terdiri dari :
1. Sumber daya manusia (people resources) Sumber daya terdiri dari pengguna dan pengelola. Pengguna (end user) adalah pemakai sistem yang dibuat, sedang pengelola informasi antara lain: system analyst yang melakukan analisa terhadap sistem, programmer yang melakukan coding atau pemrograman, operator komputer yang melaksanakan pemasukan
coding.
2. Sumber daya perangkat keras (Hardware resources). Perangkat keras yang terdiri dari perangkat yang digunakan untuk melakukan aktivitas sistem informasi seperti CPU (Central Processing Unit), unit masukan/keluaran dan unit penyimpanan.
3. Sumber daya perangkat lunak (software resources). Perangkat lunak yang terdiri dari perangkat lunak sistem (operating system,
communication system dan utility system), perangkat lunak bahasa
pemrograman (programming language) dan perangkat lunak yang bersifat umum (pengolah data dan pengolah angka).
4. Sumber daya data (data resources). Sumber daya data yang dapat diolah dan diproses menjadi informasi yang bermanfaat bagi pengguna.
5. Sumber daya jaringan (network resources). Sumber daya jaringan meliputi media komunikasi dan dukungan jaringan. Media komunikasi antara lain twisted-pair wire, coaxial cable, fiber optik cable, microwave sistem dan komunikasi sistem satelit, sedangkan dukungan jaringan meliputi modem, internet work processors dan communication control.
2.2.3. Sistem Informasi
Peran sistem informasi dalam suatu organisasi berkembang sesuai dengan kebutuhan pengguna akhir (end user). Bagi organisasi yang ingin maju dan berkembang, tidak ada alasan untuk tidak menggunakan teknologi sepanjang hal itu dapat mempermudah perusahaan menyesuaikan diri dengan lingkungannya (Hanscombe, 1989). Oleh karena itu, berkembang tipe-tipe sistem informasi baru yang secara konseptual dapat diklasifikasikan berdasarkan sistem pendukung operasi atau manajemen. Sistem informasi yang merupakan kombinasi dari teknologi informasi dan aktivitas orang yang menggunakan teknologi itu untuk mendukung operasi atau manajemen.
Dengan demikian, dari penjelasan sebelumnya dapat diperoleh penjelasan bahwa sistem informasi berhubungan dengan sistem data di satu sisi dan sistem aktivitas di sisi lain yang dalam artian yang sangat luas terdapat interaksi antara orang, proses algoritmik, data, dan teknologi. Sistem informasi inilah suatu bentuk komunikasi sistem dalam suatu organisasi di mana data yang mewakili dan diproses sebagai bentuk sosialiasasi. Suatu sistem yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial, dan menyediakan laporan-laporan yang diperlukan bagi pihak luar tertentu.
2.3. Pengenalan Internet 2.3.1. World Wide Web (WWW)
World Wide Web, yang dikenal dengan singkatan WWW merupakan
sekumpulan dokumen yang bersifat online yang menyediakan informasi mengenai sesuatu hal, yang dapat dilihat oleh siapa saja, kapan saja, dan di mana saja.
Pengguna atau user dapat mengakses informasi berupa teks, audio, video, ataupun animasi dengan meng-input tautan sehingga dapat berpindah dari satu dokumen ke dokumen lainnya.
2.3.2. Hypertext Transfer Protocol (HTTP)
HTTP adalah protokol yang dipergunakan untuk mentransfer dokumen yang terdapat dalam World Wide Web. HTTP ini lah yang melakukan transaksi pertransferan data antara client dan server.
2.3.3. Uniform Resource Locater (URL)
Uniform Resource Locater merupakan rangkaian karakter yang tersusun
dari angka dan huruf, yang telah sesuai dengan standar tertentu, dan digunakan untuk menunjukkan alamat dari sumber dokumen yang terdapat di internet. URL inilah yang digunakan untuk menampilkan sebuah halaman web (homepage).
2.3.4. Web Server
Web server adalah suatu perangkat lunak yang menyediakan layanan akses
kepada pengguna melalui suatu protocol komunikasi HTTP/HTTPS atas dokumen-dokumen yang terdapat pada suatu halaman web. Web server mengatur halaman web dan membuat halaman-halaman web tersebut dapat diakses di client, melalui jaringan lokal atau melalui jaringan internet. Ada banyak webserver yang tersedia di antaranya Apache, IIS (Internet Information Service), dan IPlanet’s
2.3.5. Web Statis
Web statis merupakan suatu halaman yang tersusun atas kode HTML dan
disimpan sebagai file .htm atau .HTML. Sesuai dengan sebutannya, disebut statis karena halaman tersebut dari waktu ke waktu isinya tidak berubah dan tidak ada interaksi apapun yang bisa dilakukan di dalamnya. Karena halaman web statis ini tidak memerlukan pemrosesan di server, pembuatannya dapat dilakukan menggunakan editor HTML dan hasilnya dapat dilihat pada web browser. Pengguna internet pun hanya dapat melihat informasi yang diberikan oleh pemilik
website.
2.3.6. Web Dinamis
Tidak seperti web statis, web dinamis memiliki sifat yang berubah-ubah dalam setiap waktunya. Perubahan yang terjadi pun bukan hanya terjadi pada isi atau konten website, akan tetapi adanya penambahan fitur secara temporal dan terdapat interaksi antara pemilik website dengan pengunjungnya. Website jenis ini biasanya dibangun dengan CMS (content management system).
PERBEDAAN
Website statis Website dinamis
Tidak efisien dalam pembuatan Efisien dalam pembuatan
Tidak interaktif Sangat interaktif
Ukuran berkas relative kecil Ukuran berkas relative besar Desain terlalu sederhana Desain lebih variatif dan menarik
2.4. Pengenalan Bahasa Pemrograman Web 2.4.1. Hyper Text Markup Language (HTML)
Sangat diperlukan pemahaman HTML dalam pemrograman web, karena bahasa ini merupakan salah satu bahasa pemrograman web yang digunakan untuk menampilkan informasi yang ada pada suatu halaman web. Dengan kata lain, berkas yang dibuat dalam perangkat lunak seperti HTML editor, dan disimpan dalam format ASCII normal sehingga menjadi halaman web yang tersusun atas perintah-perintah HTML dan bisa dilihat hasilnya melalu web browser.
HTML memiliki format standar penulisan dalam penyusunan perintah-perintahnya. Penulisan tersebut memuat instruksi yang ditandai dengan tag tertentu, seperti contoh :
<HTML> <HEAD>
<TITLE> Judul dari halaman page yang ditulis </TITLE>
</HEAD>
<BODY>Isi Halaman </BODY>
</HTML>
di mana <HTML> ... </HTML> adalah tag utama yang menandai awal dan akhir dari halaman HTML. Lalu di dalam tag ini terdapat dua bagian lagi yakni kepala halaman yang dideklarasikan dengan menggunakan tag <HEAD> ... </HEAD> yang bertujuan untuk menampilkan informasi mengenai halaman dan badan halaman yang dideklarasikan dengan menggunakan tag <BODY> ...
</BODY> yang bertujuan menyediakan isi dari informasi yang hendak ditampilkan pada halaman web. Format di atas adalah standar tetap dari setiap halaman HTML. Ketelitian dalam penulisan menjadi sangat penting karena jika terdapat kekurangan huruf saja, maka akan menyebabkan error pada tampilan.
Selain tag di atas, masih banyak tag lain yang merupakan opsional untuk ditambahkan, jika pembuat halaman HTML memerlukannya.
2.4.2. PHP: Hypertext Preprocessor (PHP)
Pada awalnya lebih dikenal dengan Personal Home Page yang merupakan sekumpulan script yang digunakan untuk mengolah data dokumen dari sebuah
web. PHP pertama sekali diciptakan oleh Rasmus Lerdorf, seorang pemrogram
berkebangsaan Denmark pada tahun 1995. Sebelum menggunakan singkatan PHP, bahasa pemrograman web yang sangat populer digunakan sejak tahun 1999 ini disebut FI (Forms Interpreter). PHP yang terbaru adalah versi yang ke-5.
PHP bisa digunakan bersamaan dengan HTML, yang mana kode PHP dapat disisipkan ke dalam HTML halaman web. Ketika sebuah halaman PHP diakses, kode PHP dibaca oleh server. Output dari fungsi PHP pada halaman biasanya dikembalikan sebagai kode HTML, yang dapat dibaca oleh browser. Karena kode PHP diubah menjadi HTML sebelum halaman dibuka, pengguna tidak dapat melihat kode PHP pada halaman. Sehingga membuat halaman PHP cukup aman untuk mengakses database dan informasi aman lainnya. Hal inilah yang menyebabkan PHP banyak dipakai oleh pembuat web.
Sistem kerja dari PHP diawali dengan permintaan yang berasal dari halaman
internet, browser akan menemukan sebuah alamat dari web server, mengidentifikasi halaman yang dikehendaki, dan menyampaikan segala informasi yang dibutuhkan oleh web server.
Selanjutnya web server akan mencarikan berkas yang diminta dan akan memeriksa tipe file terlebih dahulu. Jika tipe file yang diminta adalah PHP, maka
web server akan memeriksa isi script dari halaman PHP tersebut. Lalu proses
akan dilanjutkan ke modul PHP sebagai mesin yang menerjemahkan dan mengolah script-script PHP tersebut, sehingga dapat dikonversikan ke kode-kode HTML hingga akhirnya ditampilkan ke browser user. Browser yang mendapatkan isinya segera menerjemahkan kode HTML dan menampilkannya.
Jika HTML memiliki format standar penulisan yang berisikan tag-tag tertentu dalam pendeklarasian suatu instruksi, maka PHP pun memiliki sintaks tertentu dalam pendeklarasian instruksi, seperti contoh :
<?php
echo “Hello World”; ?>
PHP juga bersifat case sensitif yang artinya semua format penulisannya harus sesuai dengan kamus data yang tersedia. Contoh di atas adalah struktur PHP secara mendasar, di mana awal kode harus diawali dengan “<?php” dan diakhiri dengan “?>”. Dua perintah yang harus ada pada tiap bagian yang memanggil fungsi PHP.
Selain daripada sintaks yang terdapat pada contoh di atas, terdapat ratusan
sintaks fungsi lainnya yang bisa ditambahkan. Banyaknya sintaks PHP adalah
untuk memungkinkan pengembang web menciptakan situs web dinamis yang terintegrasi dengan sebuah database dengan cepat dan mudah.
Sebagai bahasa pemrograman web yang paling banyak dipakai, PHP memiliki beberapa keunggulan dibandingkan bahasa pemrograman web lainnya. Keunggulan tersebut antara lain :
1. Kemudahan di dalam sintax programming.
Salah satu tujuan programming web adalah menghasilkan kode-kode HTML. Dengan demikian sudah pasti akan banyak berhubungan dengan variable string. Penggabungan variable string inilah paling mudah dilakukan dengan PHP. Dengan demikian sintaks PHP sangat mudah dikerjakan dan dipahami. Pengembangannya juga relatif bervariasi karena memiliki referensi yang banyak.
2. Fleksibel di berbagai sistem operasi (Operating System).
Sebagai bahasa pemrograman web hasil adaptasi dari bahasa C, PHP berjalan di sistem operasi apapun seperti Windows, Linux, Macintosh,
dan Unix. Sehingga programmer tidak perlu memikirkan di mana
programnya akan di-install.
3. Web Server yang mendukung PHP dapat ditemukan dimana - mana dari mulai Apache, IIS, Lighttpd, hingga Xitami dengan konfigurasi yang relatif mudah.
4. Fungsi-fungsi yang lengkap.
PHP memiliki fungsi yang sangat lengkap termasuk memiliki dukungan terhadap OOP(Object Oriented Programming).
5. Terintegrasi dengan banyak database seperti MySQL, MSSQL, Oracle, dan lain-lain.
Adapun tipe data yang dimiliki PHP, yaitu :
1. Boolean 2. Integer 3. Float / double 4. String 5. Array 6. Null 7. Object 8. Resource
2.5. Pengenalan Basis Data (Database)
Sistem informasi selalu membutuhkan database sebagai storage data yang diolah dan diproses menjadi informasi yang bermanfaat. Defenisi database adalah representasi kumpulan fakta yang saling berhubungan disimpan secara bersama sedemikian rupa dan tanpa pengulangan (redudansi) yang tidak perlu, untuk memenuhi berbagai kebutuhan. Data perlu disimpan dalam basis data untuk keperluan penyediaan informasi lebih lanjut. Data di dalam basis data perlu diorganisasikan sedemikian rupa, supaya informasi yang dihasilkan berkualitas. Organisasi basis data yang baik juga berguna untuk efisiensi kapasitas penyimpanannya. Database bisa berupa sekumpulan tabel, prosedur, dan
objek-objek lain yang digunakan untuk mewakili, menyimpan, dan mengakses data (Sugianto, 2007).
2.5.1. SQL dan MySQL
SQL yang merupakan singkatan dari Structured Query Language, adalah suatu bahasa instruksi yang terstruktur. Terstruktur karena pada penggunaannya, SQL memiliki beberapa aturan yang telah distandarkan oleh asosiasi yang bernama ANSI. Dengan demikian SQL didefenisikan sebagai sekumpulan perintah khusus yang digunakan untuk mengakses data dalam suatu database. Sementara MySQL adalah database servernya. Jadi, SQL adalah perintah yang dijalankan di dalam MySQL. SQL tidak berjalan hanya di MySQL saja, tetapi bisa juga dijalankan di perangkat lunak database lainnya seperti Microsoft SQL
Server, MSSQL, InterBase, atau bahkan Ms. Access. Tools seperti MySQL inilah
yang digunakan untuk mengelola data yang dibutuhkan sistem informasi. Terdapat 3 (tiga) jenis perintah SQL, yaitu DDL, DML dan DCL : 1. DDL atau Data Definition Language
DDL merupakan perintah SQL yang berhubungan dengan pendefinisian suatu struktur database, dalam hal ini database dan table. Perintah SQL yang termasuk dalam DDL antara lain :
1. CREATE 2. ALTER 3. RENAME 4. DROP
2. DML atau Data Manipulation Language
DML merupakan perintah SQL yang berhubungan dengan manipulasi atau pengolahan data atau record dalam table. Perintah SQL yang termasuk dalam DML antara lain :
1. SELECT 2. INSERT 3. UPDATE 4. DELETE
3. DCL atau Data Control Language
DCL merupakan perintah SQL yang berhubungan dengan pengaturan hak akses user, baik terhadap server, database, table maupun field. Perintah SQL yang termasuk dalam DCL antara lain :
1. GRANT 2. REVOKE
2.6. Cascading Style Sheet (CSS)
Cascading Style Sheet (CSS) merupakan suatu teknik pengelolaan web yang
mengendalikan beberapa komponen di dalamnya sehingga akan lebih terstruktur dan seragam. Pada umumnya CSS digunakan untuk memformat tampilan halaman
web yang dibuat dengan bahasa HTML dan XHTML, seperti ukuran gambar, warna bagian tubuh pada teks, warna tabel, ukuran border, warna border, warna hyperlink, warna mouse over, spasi antar paragraf, spasi antar teks, margin kiri, kanan, atas, bawah, dan parameter lainnya.
2.7. Data Flow Diagram (DFD)
Diagram alir data (Data Flow Diagram atau DFD) merupakan diagram yang menggunakan notasi tertentu yang sering dipakai untuk menggambarkan arus data yang terjadi dalam suatu sistem dengan terstruktur dan jelas. Penggunaan notasi-notasi ini sangat membantu pemakai untuk memahami sistem secara logika. Sehingga dapat diketahui darimana asal data, ke mana tujuan data yang keluaran dari sistem, di mana data di simpan, proses apa yang menghasilkan data tersebut, dan interaksi apa yang terjadi antara data yang tersimpan.
Gambar 2.1 Simbol Data Flow Diagram
Penggambaran simpanan data di DFD perlu memperhatikan beberapa hal, sebagai berikut :
1. Hanya proses saja yang berhubungan dengan simpanan data, karena yang menggunakan atau merubah data di simpanan data adalah proses. 2. Arus data yang menuju ke simpanan data dari suatu proses
menunjukkan proses update terhadap data yang tersimpan di simpanan data. Update dapat berupa proses:
1. Menambah atau menyimpankan record baru atau dokumen baru ke dalam simpanan data.
2. Menghapus record atau mengambil dokumen dari simpanan data. 3. Merubah nilai data di suatu record atau di suatu dokumen yang ada
di simpanan data.
3. Arus data yang berasal dari simpanan data ke suatu proses menunjukkan bahwa proses tersebut menggunakan data yang ada di simpanan data. Untuk media simpanan data berupa simpanan luar komputer (disk atau tape) berarti membaca data dari suatu record di file sedang untuk disimpanan data berupa media manual berarti mengambil suatu formulir atau dokumen untuk dilihat isinya dari suatu simpanan data.
4. Proses yang melakukan kedua-duanya, yaitu menggunakan dan update simpanan data dapat dilakukan hal berikut:
1. Dapat menggunakan sebuah garis dengan panah mengarah kedua arah yang berlawanan dari simpanan data.
admin 1.0 login 2.0 Mengolah admin 3.0 Mengolah Guru 4.0 Mengolah Kelas 5.0 Mengolah Mata Pelajaran 6.0 Mengolah Mengajar 7.0 Mengolah Wali Kelas 8.0 Mengolah Berita F1 admin F2 guru F3 kelas F4 mata pelajaran F5 mengajar F6 Wali kelas F7 berita Data login Info login Data login Info login
Data admin Data
admin Info admin Info admin Data guru Info guru Data guru Info guru Info kelas Data kelas Data kelas Info kelas
Data mata pelajaran
Data mata pelajaran
Info mata pelajaran Info mata pelajaran
Data mengajar Info mengajar Data mengajar Info mengajar Data wali kelas Info wali kelas
Data Wali kelas
Info wali kelas
Data berita Data berita Info berita 9.0 Mengolah Siswa F8 siswa
Data siswa Data siswa
Info siswa Info siswa 10.0 Mengolah nilai F9 nilai Data nilai Info nilai Wali kelas Data nilai Info nilai Data login Data login Info login Info login siswa Data login Data login Info login Info login Info nilai Info siswa Info berita Info siswa
Gambar 2.2 Contoh Data Flow Diagram
DFD sangat berbeda dengan bagan alir (flowchart). Perbedaannya adalah sebagai berikut:
1. Proses di DFD dapat beroperasi secara parallel, sehingga beberapa proses dapat dilakukan serentak sedangkan bagan alir cenderung menunjukkan proses yang urut.
2. DFD lebih mencerminkan arus dari data di suatu sistem, sedang bagan alir sistem lebih menunjukkan arus dari prosedur dan bagan alir program lebih menunjukkan arus dari algoritma.
3. DFD tidak menunjukkan proses perulangan (loop) dan proses keputusan (decision), sedang bagan alir menunjukkanya.
Selain itu, DFD juga memiliki beberapa keterbatasan, antara lain: 1. DFD tidak menunjukkan proses perulangan (loop).
2. DFD tidak menunjukkan proses keputusan (decision). 3. DFD tidak menunjukkan proses perhitungan.
2.8. Siklus Sistem
Makhluk hidup mengalami siklus kehidupan. Lahir-mati, bertumbuh menjadi dewasa, dan akhirnya mati. Proses inilah yang disebut siklus kehidupan sistem atau development life cycle (SDLC). Raymon McLeod menyebutkan proses pengembangan sistem mencakup 5 tahapan :
1. Tahap Perencanaan.
Tahapan ini adalah tahapan yang dilakukan dalam proses perancangan suatu sistem. Kegiatan yang dilakukan antara lain : menyadari masalah, mendefenisikan masalah, serta menentukan tujuan sistem.
2. Tahap Analisis.
Ketika perencanaan selesai, tahapan selanjunya adalah menganalisa sistem yang ada. Kegiatan yang dilakukan adalah : mengorganisasikan
sistem, mendefinisikan kebutuhan informasi, menyiapkan usulan rancangan, menyetujui atau menolak rancangan sistem.
3. Tahap Rancangan.
Dengan adanya analisis yang sudah dilakukan sebelumnya, barulah membahas rancangan sistem. Rancangan ini diperlukan untuk menentukan proses ataupun data yang diperlukan untuk sistem yang ada. Pada tahapan ini biasanya terdapat suatu alat bantu yang disebut Data Flow Diagram (DFD). Kegiatan yang dilakukan antara lain : menyiapkan rancangan sistem yang terinci dan menyediakan berbagai alternatif konfigurasi sistem.
4. Tahap Implementasi.
Dalam tahapan ini harus mengintregasikan data yang sudah dibuat agar menghasilkan suatu sistem yang bekerja. Tahapan kegiatan yang dilakukan meliputi : merencanakan penerapan, mengumumkan penerapan, memperoleh sumber daya perangkat keras, mendapatkan sumber daya perangkat lunak, menyiapkan database, dan menyosialisasikan sistem.
5. Tahap Penggunaan.
Tahapan ini meliputi tiga kegiatan, yaitu menggunakan sistem, melakukan audit sistem, dan melakukan perawatan (maintenance) sistem. Dengan demikian, hal tersebut dilakukan dengan tujuan :
1. Menjaga sistem agar selalu up to date dan sesuai dengan pekerjaan 2. Meningkatkan kinerja.
