BAB IV RANCANGAN SISTEM USULAN

(1)

47

RANCANGAN SISTEM USULAN

4.1. Umum

Dengan perkembangan tekhnologi dan zaman yang semakin maju, saat ini arus informasi harus dapat bisa disampaikan dengan cepat, tepat waktu, dan akurat karena hal tersebut sangatlah mempengaruhi kinerja perusahaan atau bagian pengolahan data itu sendiri. Untuk memenuhi hal tersebut setiap perusahaan berusaha untuk mencari jalan keluar, diantaranya memperbarui sistem perusahaan yang telah tidak sesuai dengan perkembangan zaman dan tekhnologi yang bertujuan agar setiap permasalahaan yang dihadapi dapat diatasi dengan sebaik-baiknya.

Dalam hal ini penulis akan mencoba untuk mengusulkan satu rancangan sistem yang diharapkan bisa mengatasi permasalahan atau kendala-kendala di perusahaan yang nantinya akan didapatkan suatu alternative pemecahan masalah untuk menyelesaikan masalah yang ada di dalam sistem tersebut.Sistem yang diusulkan ini merupakan perubahan bagi sistem yang lama atau sistem yang sedang berjalan, dimana setiap aspek pekerjaan yang dilakukan secara manual pada sistem lama akan dikerjakan dengan menggunakan komputer pada sistem baru.

Sistem usulan yang penulis usulkan adalah dengan menggunakan program berbasis komputer yaitu Visual Basic 6.0. Visual Basic 6.0 merupakan salah satu

(2)

bahasa pemrograman visual, dimana telah banyak aplikasi program yang dihasilkan dalam program ini. Kemudahan dalam membuat program menggunakan Visual Basic 6.0 tidak berarti program aplikasi yang dihasilkan tidak baik karena baik tidaknya sebuah sistem akan sangat bergantung dari fasilitas yang diberikan program itu sendiri dan pengguna program tersebut.

4.2. Prosedur Sistem Usulan

Adapun prosedur pemesanan barang pada Hana Jaya adalah sebagai berikut: 1. Prosedur Order Pesanan

Pada proses ini, customer memesan barang dengan melalui via telepon atau datang lansung. Data barang disimpan kedalam file barang dan data customer disimpan ke dalam file Customer. Setelah itu keluar faktur pemesanan lalu diberikan ke bagian pengiriman dan diarsipkan sebagai bukti adanya pemesanan barang.

2. Prosedur Pembayaran Barang dan Pengiriman

Pada proses ini, bagian pengiriman menerima faktur pemesanan dan mempersiapkan barang customer yang telah dipesan, Kemudian customer melakukan pembayaran secara transfer ke bank. Setelah customer melakukan pembayaran bagian keuangan akan mengeceknya dan bagian keuangan membuat surat jalan untuk diberikan ke bagian pengiriman. Apabila pembayaran sudah masuk, lalu bagian pengiriman langsung mengirim ke alamat customer.

(3)

Customer menerima faktur pemesan yang telah dipesan. Bukti pembayaran yang telah di transfer diarsipkan.

3. Prosedur Pembuatan Laporan

Pada proses ini, bagian admin membuat laporan setiap akhir periode berdasarkan data-data yang ada pada file pembayaran dan file pesanan. Laporan tersebut akan dicetak untuk diserahkan kepada presiden direktur setiap satu bulan untuk dievaluasi.

4.3. Diagram Alir Data (DAD) Sistem Usulan

Untuk menggambarkan sistem usulan, penulis menggunakan Diagram Alir Data (DAD) yang fungsinya untuk mempermudah pemahaman tentang sistem yang berjalan. Diagram Alir Data usulan pada dasarnya tidak banyak merubah pada sistem yang sedang berjalan, sehingga memiliki bentuk-bentuk yang hampir sama. Berikut ini diagram alir data sistem usulan:

(4)

Gambar IV.1 Diagram Konteks Usulan Keterangan :

F.P : Faktur Pemesanan S.J : Surat Jalan

(5)

Gambar IV.2 Diagram Nol Usulan Keterangan :

P.O: Pre Order

(6)

Gambar IV.3 Diagram Detail Usulan Keterangan :

F.P : Faktur Pemesanan S.J : Surat Jalan

(7)

4.4. Kamus Data Sistem Usulan

Adapun kamus data sistem usulan sistem pemesanan barang pada Hana Jaya Jakarta adalah sebagai berikut:

1. Kamus Data Dokumen Masukan a. Nama arus data : Faktur Pemesanan

Alias : FP

Bentuk data : Dokumen atau Formulir Arus data : customer-proses 1.0

proses 1.0-costumer

Penjelasan : Sebagai bukti pemesanan barang

Periode :Setiap pemesanan barang

Volume : 1 (satu) Lembar

Struktur data :Header+Isi+Footer

Header =Judul + Tgl+No+No PO+FOB+Syarat pembayaran+Tagihan ke + Alamat

Keterangan :

Judul *Faktur Pemesanan*

Isi = Barang + Deskripsi Barang + Kts + Harga Satuan + Pajak +

Jumlah

Footer = Keterangan + Tanda Terima + Hormat Kami + Total Sub +

(8)

2. Kamus Data Dokumen Keluaran a. Nama arus data : Surat Jalan

Alias : SJ

Bentuk data : Dokumen atau Formulir Arus data :Proses 3.0 – Pengiriman

Penjelasan : Sebagai bukti pengiriman barang

Periode : Setiap pengiriman barang

Struktur data :Header+Isi+Footer

Header =Judul + Tanggal + Telepon + Tuan + Toko

Keterangan :

Judul *Surat Jalan*

Isi = Banyaknya + Nama Barang

Footer = Tanda Terima + Hormat Kami

b. Nama arus data :Cust.Receipt

Alias :Invoice

Bentuk data : Dokumen atau Formulir Arus data :Proses 2.0 – Pembayaran Penjelasan : Sebagai bukti pembayaran

Periode : Setiap pembayaran

(9)

Header = Judul +Alamat + Received From + Payment date + From No + Cheque Date + Cheque No + Cheque Amount

Keterangan :

Judul * Invoice *

Cheque Date = Tgl+bln+thn

Isi = Nama Bank + Rate + Currency + Invoice No + Date + Amount + Owing + Payment Amount + Total Disc

Footer =Say + Memo + Total Owing + Total Discount + Total Payment + Overpay

4.5. Spesifikasi Rancangan Sistem Usulan

Spesifikasi rancangan sistem usulan merupakan pembahasan mengenai bentuk dari file-file maupun dokumen-dokumen yang mempunyai peranan dalam proses pengolahan data sistem usulan. Dokumen-dokumen tersebut berupa dokumen masukan maupun dokumen keluaran. Adapun bentuk dokumen usulan terdiri dari: 4.5.1. Bentuk Dokumen Masukan

1. Nama Dokumen : Faktur Pemesanan

Fungsi : Sebagai bukti pemesanan

Sumber : Bagian Admin

Tujuan : Bagian pengiriman-Customer

(10)

Frekuensi : Setiap ada pemesanan

Jumlah : 1 Lembar

Bentuk : Lihat lampiran A.1

4.5.2. Bentuk Dokumen Keluaran 1. Nama Dokumen : Surat Jalan

Fungsi : Sebagai bukti pengiriman barang

Sumber : Bagian Keuangan

Tujuan : Bagian pengiriman-Customer

Media : Cetakan Kertas

Frekuensi : Setiap ada pengiriman barang

Jumlah : 1 Lembar

Bentuk : Lihat lampiran B.1

2. Nama Dokumen : Cust.Receipt

Fungsi : Sebagai bukti pembayaran

Sumber : Bagian Keuangan

Tujuan : Customer

Media : Cetakan Kertas

Frekuensi : Setiap ada pembelian barang

Jumlah : 1 Lembar

(11)

4.5.3. Entity Relationship Diagram

Penggambaran relasi sudah dibuat pada Diagram Alir Data kemudian dikembangkan kembali kedalam bentuk ERD ( Entity Relationship Diagram)berikut adalah ERD yang dibuat:

1. ERD

Gambar IV.4

(12)

2. LRS 1 1 M 1 1 1 1 1 1 Keterangan: * : Primary Key ** : Foreign Key Gambar IV.5

Logical Record Structure

Pesanan no_psn* tgl_psn jml_psn tgl_kirim kd_cust** kd_brg** Admin id_admin* password Barang kd_brg* nm_brg harga satuan Customer kd_cust* nm_cust alamat no_tlp Pembayaran no_invoice* tgl_invoice total no_psn**

(13)

4.5.4. Spesifkasi File 1. File Barang

Nama : Barang

Akronim File : Barang.frm

Fungsi : Untuk menyimpan data barang

Tipe File : File Master

Akses File : Random

Organisasi File : Index Squential

Media File : Harddisk

Kunci Field : kd_brg

Software : Microsoft Access 2007 Panjang Record : 52 karakter

Tabel IV.I Spesifikasi File Barang

No Elemen Data Akronim Tipe Panjang Keterangan

1 Kode barang kd_brg text 6 Primary Key

2 Nama barang nm_brg text 30

3 Harga hrg text 10

(14)

2. File Customer

Nama : Customer

Akronim File : Customer.frm

Fungsi : Untuk menyimpan data customer

Tipe File : File Master

Kunci Field : kd_cust

Tabel IV.2

Spesifikasi File Customer

1 Kode Customer kd_cust text 5 Primary Key

2 Nama Customer nm_cust text 20

3 Alamat almt text 50

(15)

3. File Admin

Nama : Admin

Akronim File : Admin.frm

Fungsi : Untuk menginput data Customer dan barang Tipe File : File Master

Organisasi File : Index squential

Kunci Field : Id_admin

Tabel IV.3 Spesifikasi File Admin

1 Id Admin id_admin text 5 Primary Key

2 Password password text 10

(16)

4. File Pesanan

Nama : Pesanan

Akronim File : Pesanan.frm

Fungsi : Untuk menyimpan data pesanan

Tipe File : File Transaksi

Kunci Field : No_psn

Tabel IV.4 Spesifikasi File Pesanan

1 Nomor pesanan no_psn text 8 Primary Key

2 Tanggal pesanan tgl_psn text 8

3 Jumlah pesanan jml_psn text 5

4 Tanggal kirim tgl_kirim date 8

5 Kode customer kd_cust text 6 Foreign key

(17)

5. File Pembayaran

Nama : Pembayaran

Akronim File : Pembayaran.frm

Fungsi : Untuk menyimpan data pembayaran

Tipe File : File Transaksi

Kunci Field : No_invoice

Software : Microsoft Access 2007

(18)

Tabel IV.5

Spesifikasi File Pembayaran

4.5.5. Struktur Kode

Dalam sistem usulan adapun struktur kode yang akan digunakan adlah sebagai berikut :

1. Kode Barang

X X X 9 9 9

No urut barang Inisial kode barang

1 No invoice no_invoice text 8 Primary Key

2 Tanggal invoice tgl_invoice text 8

3 Total total text 12

4 Discount discount text 9

(19)

Contoh :

B J R 0 0 1

Keterangan:

BJR : Inisial kode barang

001 : No urut barang 2. Kode Customer X X 9 9 9 No urut customer Kode customer Contoh: A N 0 0 1 Keterangan:

AN : Inisial kode customer

(20)

3. Nomor Pesanan

X 9 9 9 9 9 9 9

nomor urut pesanan bulan pesanan tanggal pesanan inisial pesanan Contoh: P 0 9 1 1 0 0 1 Keterangan: P : Pesanan 09 : Tanggal 09 11 : Bulan November 001 : Nomor urut 4. Nomor Faktur X 9 9 9 9 9 9 9

nomor urut faktur bulan faktur

(21)

inisial faktur Contoh: F 0 9 1 1 0 0 1 Keterangan: F : Faktur 09 : Tanggal 09 11 : Bulan November 001 : Nomor urut 4.5.6. Spesifikasi Program

Program merupakan sekumpulan instruksi-instruksi atau perintah-perintah yang mempunyai tata cara penulisan yang distandarisasikan. Sebuah program harus terbebas dan kemungkinan kesalahan serta mempunyai urutan yang sistematis dan terarah agar dapat digunakan dengan baik. Spesifikasi tersebut akan program-program yang akan diterapkan. untuk lebih jelasnya akan menyertakan HIPO (Hierarchy Plus Input Procces Output)yang berfungsi sebagai alat desain dan teknik dokumentasi dalam siklus pengembangan sistem. Adapun HIPO dan spesifikasi program tersebut akan dijelaskan sebagai berikut:

(22)

Gambar VI.6 1.0 Menu Utama 0.0 1.0 Master 0.0 2.0 Transaksi 0.0 1.1 Admin 1.0 1.2 Customer 1.0 2.1 Pesanan 2.0 2.2 Pembayaran 2.0 1.3 Barang 1.0 3.0 Laporan 0.0 4.0 Exit 0.0 0.0 Login 0.0

(23)

HIPO

Adapun spesifikasi program yang terdapat pada program adalah sebagai berikut: a. Spesifikasi program Menu Login

Nama Program : Program Menu Login

Akronim Program : login.frm

Bahasa Program : Visual Basic 6.0

Fungsi Program :Untuk masuk ke menu utama

Bentuk Lampiran : Lampiran

Proses Program:

1. Klik Menu Login, maka akan masuk ke menu utama. .

b. Spesifikasi programMenu Utama

Nama Program : Program Menu Utama

Akronim Program : Mnutama.frm

Fungsi Program :Untuk menampilkan menu pilihan program yang

tersedia

Bentuk Lampiran :Lampiran

Proses Program:

1. Klik Menu Utama, maka akan tampil menu utama yang terdiri dari Master, Transaksi, Laporan dan Exit.

(24)

2. Klik menu master terdapat 3 sub menu yaitu Barang, Customer, dan Admin. 3. Klik menu transaksi terdapat 2 sub menu yaitu pesanan, dan pembayaran. 4. Klik menu laporan maka akan ditampilkan laporan pemesanan.

5. Jika memilih exit akan keluar dari program.

c. Spesifikasi Program Menu Admin

Nama Program : Program Menu Customer

Akronim Program : mnadm.frm

Fungsi Program : untuk melakukan pengolahan data customer

Bentuk Lampiran : Lampiran C.3

Proses Program:

1. Klik menu admin, maka akan tampil. 2. Klik LOGIN untuk masuk.

3. Klik CANCEL untuk keluar dari form admin.

d. Spesifikasi Program Menu Customer

Nama Program : Program Menu Customer

Akronim Program : mncus.frm

Bentuk Lampiran : Lampiran C.4

(25)

1. Klik menu customer, maka akan tampil menu customer. 2. Klik ENTRY untuk memasukan data customer yang baru. 3. Klik EDIT untuk merubah data customer.

4. Klik DELETE untuk menghapus data customer. 5. Klik SAVE untuk menyimpan data yang ada.

6. Klik EXIT untuk keluar dari menu customer kembali ke menu master.

e. Spesifikasi Program Menu Barang

Nama Program : Program Menu Barang

Akronim Program :mnbrg .frm

Fungsi Program : untuk melakukan pengolahan data barang

Bentuk Lampiran : Lampiran C.5

Proses Program:

1. Klik menu barang, maka akan tampil menu barang. 2. Klik ENTRY untuk memasukan data barang yang baru. 3. Klik EDIT untuk merubah data barang.

4. Klik DELETE untuk menghapus data barang. 5. Klik SAVE untuk menyimpan data yang ada.

6. Klik EXIT untuk keluar dari menu barang kembali ke menu master.

f. Spesifikasi Program Menu Pesanan

(26)

Akronim Program : mnpsn.frm

Fungsi Program : untuk melakukan pengolahan data pesanan

Proses Program:

1. Klik menu pesanan, maka akan tampil menu pesanan. 2. Klik ENTRY untuk memasukan data pesanan yang baru. 3. Klik EDIT untuk merubah data pesanan.

4. Klik DELETE untuk menghapus data pesanan. 5. Klik SAVE untuk menyimpan data yang ada.

6. Klik EXIT untuk keluar dari menu pesanan kembali ke menu transaksi.

g. Spesifikasi Program Menu Pembayaran

Nama Program : Program Menu Pembayaran

Akronim Program :mnbyr .frm

Proses Program:

1. Klik menu pembayaran, maka akan tampil menu pembayaran. 2. Klik SAVE untuk menyimpan data yang ada.

(27)

h. Spesifikasi Program Menu Laporan

Nama Program : Program Menu Laporan

Akronim Program : mnlap.frm Bahasa Program : Visual Basic 6.0

Fungsi Program : untuk melakukan pengolahan data customer Bentuk Lampiran : Lampiran C.8

Proses Program:

1. Klik menu laporan, maka akan tampil menu laporan. 2. Klik CETAK untuk mencetak laporan.

3. Klik EXIT untuk keluar dari menu laporan kembali ke menu laporan.

i. Spesifikasi Program Menu Exit

Nama Program : Program Menu Exit

Akronim Program : mnext.frm Bahasa Program : Visual Basic 6.0

Fungsi Program : untuk melakukan pengolahan data customer Bentuk Lampiran : Lampiran E.

Proses Program:

(28)

4.6. Spesifikasi Sistem Komputer

Menjalankan tentang penggunaan dari perangkat keras (Hardware) dan perangkat lunak (Software) yang akan digunakan dalam sistem usulan dan penggambaran dalam bentuk konfigurasi komputer.

4.6.1. Umum

Perkembangan komputerisasi tidak lepas dari perangkat keras yang terkait satu sama lainnya. Sehingga dalam menggunakan media komputer dapat meningkatkan kualitas waktu dan biaya bagikeuntungan perusahaan atau badan usaha.

4.6.2. Perangkat Keras

Sistem komputerisasi tidak lepas dari perangkat keras yang terkait satu sama lainnya. Yang dimaksud perangkat keras disini adalah seperangkat alat yang dapat membantu sistem yang ada untuk mampu beroperasi dengan baik dan benar. Perangkat keras komputer terdiri dari beberapa bagian penting yaitu CPU ( Central Processing Unit ), Unit masukan ( input ), Unit keluaran ( Output ) dan Unit simpanan (Memory).

Adapun penjelasan pendukung perangkat yang penulis usulkan sebagai berikut: 1. Processor : Intel Core 3

(29)

3. Hard disk : 123 GB 4. Disk Drive : 144 MB (3,5”) 5. Monitor : 14.0” HD LED LCD 6. Keyboard : 108 Keys 7. Printer : Deksjet 8. Mouse : Standard 4.6.3. Perangkat Lunak

Perangkat lunak atau software adalah sekumpulan data elektronik yang disimpan dan diatur oleh komputer, data elektronik yang disimpan dapat berupa program atau instruksi yang akan menjalankan suatu perintah. Perangkat lunak yang digunakan adalah:

1. Sistem Operasi : Windows 7

2. Program : Microsoft Visual Basic 6.0 3. Database : Microsoft 2007

4.7. Jadwal Implementasi

Jadwal Implementasi adlah suatu prosedur atau uraian mengenai tahap yang akan dilakukan dan dijelaskan mengenai segala sesuatu yang terdapat dalam proses implementasi. Pengembangan sistem pengolahan data dalam proses pemesanan barang pada Hana Jaya sebagai langkah-langkah kegiatan atau tahapan yang harus dilakukan dalam implementasi tersebut, guna mencapai kegiatan yang diharapkan dalam perencanaan implementasi ini dibagi dalam beberapa tahapan yang meliputi:

(30)

1. Analisa Sistem

Analisa sistem adalah sistem yang berjalan yang adabeserta masalah yang ada. Tujuannya untuk mendapatkan gambaran bentuk permasalahan yang ada pada lembaga tersebut sehingga mengurangi kesalahpahaman antara sistem yang disesuaikan dengan sistem yang berjalan. Untuk menganalisa suatu sistem dibutuhkan waktu 2 minggu dimulai dari minggu pertama bulan pertama.

2. Persiapan data awal

Kegiatan ini bertujuan mengumpulkan data dan mengelompokan data berdasarkan kebutuhannya. Tahap ini memerlukan waktu untuk menyiapkan data file yaitu 2 minggu dari minggu kedua dibulan pertama.

3. Pembuatan dan Tes Program

Pada kegiatan ini akan dibuat terlebih dahulu suatu database yang berfungsi sebagai tempat penampungan data yang telah dikumpulkan pada bagian diatas. Pembuatan program ini akan membutuhkan waktu yang lebih lama dibandingkan tahap yang lain. Program yang dibuat diharapkan program yang benar-benar mampu menjalankan sistem usulan dengan baik. Pada kegiatan ini diperlukan waktu 3 (tiga) minggu di mulai dari minggu keempat dibulan pertama.

4. Pembuatan Buku Petunjuk

Pada tahap ini akan ada petunjuk operasi menjalankan sistem usulan yang berisi prosedur kerja teknik pembuatan program beserta prosedurnya. Pembuatan buku

(31)

petunjuk operasi ini diperkirakan akan membutuhkan waktuselama 1 (satu) minggu di mulai dari minggu ke tiga dibulan kedua.

5. Pelatihan

Pelatihan dan training pada tahap ini dimaksudkan agar calon customer mengetahui prosedur kerja yang akan dijalankan. Selain itu juga pengenalan lebih lanjut mengenai keunggulan sistem yang nantinya akan dipakai untuk mengembangkan sistem yang telah ada. Waktu yang diperlukan adalah 2 (dua) minggu di mulai dari minggu pertama ketiga dibulan kedua.

6. Test Sistem

Suatu kegitan untuk menguji kelayakan dari sistem yang diusulkan secara keseluruhan. Waktu yang diperlukan adalah 2 (dua) minggu yaitu di mulai dari minggu pertama pada bulan ketiga.

7. Peralihan Sistem

Kegiatan yang bertujuan untuk mengoperasikan sistem usulan bersamaan dengan sistem yang lama pada masa tertentu, setelah itu sistem yang lama berangsur-angsur berakhir masa pengoperasiannya. Pada tahap ini memerlukan waktu dua minggu yaitu di mulai dari minggu kedua di bulan ketiga.

8. Operasi dan Evaluasi

Suatu kegiatan mengoperasikan sistem usulan secara keseluruhan dan menggunakan data yang sesungguhnya dan masih diperlukan adanya pengawasan secara keseluruhan terhadap sistem agar terhindar dari kesalahan

(32)

yang ada. Waktu yang diperlukan adalah 1 (satu) minggu yaitu di mulai minggu keempat di bulan ketiga.

Adapun daftar selengkapnya beserta perincian waktu yang diperlukan untuk masing-masing kegiatan dapat dilihat pada tabel berikut ini:

Tabel IV.6 Jadwal Implementasi

No Kegiatan

Jadwal Implementasi

Bulan I Bulan II Bulan III

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

1 Analisa Sistem X X

2 Persiapan Data Awal X X

3 Pembuatan dan Tes Program X X X

4 Pembuatan Buku Petunjuk X