PROSESOR Vol 3 Edisi 5 Juni 2012
AMIK INTeL Com GLOBAL INDO 4
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PEMASUKAN DAN PENGELUARAN BARANG PADA SMART SWALAYAN
PADANGSIDIMPUAN
Abdulah Muhazir,
Staf Pengajar Teknik Informatika ITM
Abstrak
Komputerisasi dalam sistem perancangan pemasukan barang dan keluar barang memegang peranan penting dalam perusahaan, dimana sistem ini digunakan untuk mengetahui transaksi keluar masuknya barang, serta untuk memeriksa persediaan yang ada. Di samping itu, dengan adanya sistem persediaan barang diharapkan tidak akan terjadi penumpukan barang yang terlalu lama dalam gudang atau pembelian barang yang terlalu banyak dan tidak sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Smart swalayan merupakan swalayan yang didirikan pada tanggal 29 agustus 2009 yang berdasarkan keinginan pimpinan perusahaan smart swalayan yang bergerak dalam bidang penjualan makanan ringan. Peranan smart swalayan adalah menciptakan pelayanan yang baik terhadapa masyarakat ataupun konsumen yang datang berkunjung pada perusahaan smart swalayan.
Kata Kunci : Input out put Barang, transaksi, swalayan.
1. PENDAHULUAN
Seiring dengan perubahan pola dunia usaha sebagai landasan utama dibidang Sumber Daya Manusia (SDM) diperlukan suatu perubahan tata nilai, khususnya yang terkait dengan penyusunan pola dan sistem pembinaan Sumber Daya Manusia (SDM) agar dapat dilakukan secara terencana dan terarah sesuai strategi pendidikan yang baru, yaitu perubahan dari nilai-nilai budaya yang lama kepada nilai- nilai budaya yang baru .
Dengan perubahan tersebut maka pengelolaan SDM diupayakan secara optimal untuk meningkatkan kualitas SDM, profesionalisme dan produktifitas.
Penilaian Perusahaan pun sering dilakukan untuk pencapaian peningkatan SDM. Budaya baru dalam penggunaan teknologi komputer semakin diunggulkan, ini tampak dari adanya bukti nyata dalam peningkatan efektifitas perkantoran.
Komputer mempunyai peranan yang sangat penting dalam dunia kerja.
Banyak perusahaan yang sangat tergantung dengan keberadaan komputer. Salah satunya adalah perusahaan yang bergerak dalam distribusi barang. Penggunaan istem komputer dalam dunia usaha sangat
membantu sebuah pengolahan data, sehingga proses penyajian laporan dapat dilakukan secara cepat, tepat, efisien waktu, dan meminimalkan lambatnya informasi.
Hal ini akan memudahkan pihak manajemen dalam mengambil keputusan.
Komputerisasi dalam sistem perancangan pemasukan barang dan keluar barang memegang peranan penting dalam perusahaan, dimana sistem ini digunakan untuk mengetahui transaksi keluar masuknya barang, serta untuk memeriksa persediaan yang ada. Di samping itu, dengan adanya sistem persediaan barang diharapkan tidak akan terjadi penumpukan barang yang terlalu lama dalam gudang atau pembelian barang yang terlalu banyak dan tidak sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
2. LANDASAN TEORI
Smart swalayan merupakan swalayan yang didirikan pada tanggal 29 agustus 2009 yang berdasarkan keinginan pimpinan perusahaan smart swalayan yang bergerak dalam bidang penjualan makanan ringan.
Peranan smart swalayan adalah menciptakan pelayanan yang baik terhadapa masyarakat ataupun konsumen yang datang berkunjung pada perusahaan smart swalayan.
5
2.1. Pengertian Informasi
Gordon B. Davis dalam bukunya yang berjudul: Management Information System (1984), menyatakan “informasi adalah data yang telah diolah menjadi suatu bentuk yang penting bagi sipenerima dan mempunyai nilai yang nyata atau yang dapat dirasakan dalam keputusan-keputusan sekarang atau keputusan yang akan datang”.
Hendry C. Lucas Jr dalam bukunya yang berjudul: The analys Desain and Implementation of Information System (1988),menyatakan “Informasi adalah sesuatu yang nyata atau setengahnya yang dapat mengurangi derajat ketidakpastian tentang suatu keadaan atau kejadian”.
Menurut ANSI “Informasi adalah suatu yang berarti yang menunjuk pada data yang mempunyai arti yang biasa digunakan pada saat disajikan”.
2.2.3 Pengertian Sistem Informasi Buch and starter dalam bukunya, Information System : Theory and practice (1974) mendefenisikan sistem sebagai berikut “suatu sistem dapat dirumuskan sebagai setiap kumpulan bagian bagian atau subsistem –subsistem yang disatukan, yang dirancang untuk mencapai suatu tujuan”.
Informasi adalah data yang telah menjadi suatu bentuk yang penting bagi penerima dan mempunyai nilai yang nyata atau yang dapat dirasakan dalam keputusan- keputusan yang sekarang atau yang akan datang.
Sistem Informasi dapat didefenisiskan dengan kumpulan prosedur organisasi yang pada saat dilaksanakan akan memberikan informasi bagi pengambilan keputusan atau pengendalian organisasi.
2.2.4 Tinjauan Umum Sistem Pengolahan Data
Pengolahan data adalah segala macam pengolahan terhadap data untuk membuat data yang berguna sesuai dengan hasil yang diinginkan, sehingga segera dapat dipakai. Hasil pengolahan data ini disebut dengan informasi.
2.2.4.1 Siklus Pengolahan Data
Dalam pengolahan data, waktu merupakan faktor yang penting untuk mempercepat jalannya proses pengolahan data, tentunya memerlukan pengetahuan
tentang prosedur pengolahan dan staff yang mampu melaksanakan pengolahan data mulai dari pengumpulan data, perekaman data, perhitungan-perhitungan sampai kepada pembuatan laporan yang diinginkan.
Informasi yang dihasilkan hendaknya sesuai dengan waktu, biaya yang ringan dan informasi yang relevan serta berguna bagi pemakainya.
Dalam pengolahan data dan informasi merupakan satu kesatuan yang saling berhubungan dan bekerjasama dalam mencapai hasil yang diinginkan.
Sistem pengolahan yang menggunakan peralatan komputer lebih dikenal dengan istilah Sistem Pengolahan Data Elektronik (EDPS: Elektronis Data Processing System).
Tiga tahapan dasar proses pengolahan data, yaitu:
1. Membaca data (Input) 2. Mengolah data (Processing) 3. Hasil ( Output)
Gambar dari proses kerja komputer secara umum terlihat pada gambar 2.2
Gambar 2.2 Siklus Pengolahan Data
Penjelasan dari siklus pengolahan data adalah sebagai berikut:
1. Organization adalah : Tahapan ini berhubungan dengan proses pengumpulan data yang biasanya merupakan proses pencatatan data kedalam dasar input.
2. Input adalah : Tahapan ini merupakan proses pencatatan data kedalam dasar input.
3. Processing adalah : Tahapan ini merupakan proses pengolahan data dari data yang sudah dimasukkan yang dilakukan oleh alat pemrosesan yang berupa proses perhitungan, membandingkan,
mengklassifikasikan,
mengurutkan, mengendalikan atau mencari storage.
4. Output adalah : Tahapan ini merupakan proses menghasilkan output dari hasil pengolahan
Input Processing Output
6
data ke output yaitu berupa informasi.
5. Distribution adalah : Tahapan ini merupakan proses dari distribusi output kepada pihak yang membutuhkan informasi . 6. Storage adalah : Tahapan ini
merupakan proses perekaman hasil pengolahan kesimpulan luar, yang mana dapat dipergunakan sebagai bahan input untuk proses selanjutnya.
3.ANALISA DAN PERANCANGAN
3.1 Analisa Sistem Yang Sedang Berjalan Analisa sistem penguraian dari satu sistem informasi yang utuh kedalam bagian komponen dengan maksud untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan, kesempatan, hambatan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikannya.
Dalam analisa sistem yang sedang berjalan adanya pemeriksaan yang terperinci agar segala permasalahan dan keterbatasan sistem lama dapat diketahui dengan jelas.
Hal ini dikaitkan dengan kemampuan sistem dalam mencapai tujuan dan objektivitas organisasi.
Analisa sistem yang sedang berjalan pada prinsipnya adalah mempelajari sistem yang ada dengan melakukan penelitian dan pengamatan terhadap unit kerja yang terlibat dalam melakukan proses pengendalian penerimaan dan pengiriman wesel, serta untuk mengevaluasi permasalahan, hambatan yang terjadi serta kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan suatu pengembangan sistem informasi yang baru. Tahap analisa sistem dilakukan setelah tahap perancangan sistem informasi yang baru. Tahap analisa sistem merupakan tahap kritis yang sangat penting, kerena kesalahan dalam tahap ini akan menyebabkan juga kesalahan ditahap selanjutnya.
3.1.1 Desain Sistem Secara Global
Desain sistem secara global merupakan suatu desain yang mengambarkan keadaan sistem yang secara garis besar. Desain sistem secara global
merupakan persiapan dari desain secara terinci dan mengidentifikasikan komponen- komponen sistem informasi yang akan didesain secara terinci.
Gambaran suatu sistem secara garis besar dapat dirancang dengan beberapa cara yaitu :
1. Aliran Sistem Informasi 2. Data Flow Diagram.
3. Entity Relationship Diagram 4. Struktur Program
3.1.2 Aliran Sistem Informasi
Aliran sistem informasi bertujuan untuk mengetahui bagaimana terjadinya proses pengolahan data barang yang masuk dan data barang yang keluar pada Smart Swalayan serta untuk mengetahui masalah- masalah yang ada serta kelemahan- kelemahan pada sistem yang sedang dipakai sekarang ini. Jika pada sistem lama terdapat kekurangan maka dapat disempurnakan dengan menggunakan sistem yang baru.
3.1.3 Aliran Sistem Informasi Lama Aliran sistem informasi lama pengolahan data barang yang masuk dan data barang yang keluar pada Smart Swalayan dapat dilihat pada gambar berikut :
7
Gambar 3.1 Aliran Sistem Informasi Yang Lama
3.1.4 Identifikasi Masalah dan Analisa Masalah
Adapun sistem yang sedang berjalan pada pengolahan data barang yang masuk dan data barang yang keluar pada Smart Swalayan adalah sebagai berikut :
1. Barang yang dibeli oleh pelanggan diserahkan ke kasir untuk dihitung, kemudian mencetak struk penjualan untuk pelanggan.
2. Kasir juga mencetak laporan jumlah data barang yang keluar atau telah terjual dan diberikan ke manager.
3. Manager memeriksa kembali laporan jumlah data yang keluar
yang diberikan oleh kasir,
kemudian manager
menyerahkannya kepada pimpinan.
4. Kemudian pihak distributor menjual barang ke swalayan dan barang yang dijual distributor diserahkan ke kasir.
5. Kasir mencetak struk pembelian untuk distributor dan juga mencetak laporan jumlah data barang yang masuk untuk manager.
6. Manager memeriksa kembali laporan jumlah data barang yang masuk yang diberikan oleh kasir,
kemudian manager
menyerahkannya kepada pimpinan.
3.2 Perancangan Sistem Yang Baru Dari penjelasan yang diutarakan diatas dapat kita ketahui bahwa sistem yang ada sekarang ini mengalami beberapa kendala yang dihadapi untuk mendapatkan suatu sistem informasi yang dibutuhkan oleh pimpinan atau direktur. Untuk mengatasi kendala yang ada maka dibuatlah suatu perancangan sistem.
Perancangan sistem baru disini adalah suatu perancangan atau desain yang menerangkan elemen apa saja yang akan mendukung untuk terwujudnya suatu sistem baru. Adapun tujuan dari perancangan sistem adalah untuk mempercepat pengambilan keputusan, perincian yang mudah dipahami sehingga tidak terjadi kesalahan dalam menjalankannya.
Perancangan sistem pada hakekatnya bukan sekedar mempercepat atau mengoptimalkan kegiatan operasi dalam perusahaan, tetapi juga mencakup standarisasi untuk penghematan waktu dan biaya .
Dari hasil analisa yang dilakukan dan terdapatnya permasalahan yang timbul dari sistem yang diterapkan pada Smart Swalayan sebaiknya menerapkan sistem komputerisasi yang optimal pada proses pengolahan data barang yang masuk dan data barang yang keluar.
8
Gambar 3.2 Aliran Sistem Informasi Yang Baru
4. IMPLEMENTASI
Implementasi merupakan tahap uji coba untuk sistem yang baru, apakah sistem sudah berjalan dengan benar, serta uji coba langsung bagaimana cara menjalankan sistem yang baru bagi user.
Cara Menjalankan Sistem
Sistem yang telah dirancang akan dijabarkan dengan keterangan penggunaan program yang telah dirancang, baik dengan cara tertulis maupun dengan tampilan program yang akan dijabarkan sebagai berikut
1. Tampilan Menu Utama
Tampilan menu berfungsi untuk menampilkan pilihan – pilihan yang ada pada menu utama yang berisikan submenu entry data anggota, submenu data simpanan dan submenu entry data administrasi pinjaman . Pada menu utama juga dapat melihat atau menampilkan laporan - laporan dari pengentrian yang telah dilakukan sebelumnya yaitu laporan data anggota, laporan pinjaman, laporan data simpanan data gaji pegawai dan laporan data pembayaran listrik dan air. Berikut tampilannya :
Menu Utama
Gambar 4.1. Menu Utama.
Input Data Barang
9
Gambar 4.2 Input Data Barang.
Input Data Pembelian
Gambar 4.3.Input Data Pembelian
Input Data Penjualan Laporan Data Barang Masuk
Gambar 4.5.Laporan Data Barang Masuk
Laporan Data Barang Masuk Bulan
Gambar 4.6.Laporan Data Barang Masuk Bulan
10
Laporan Data Barang Keluar
Gambar 4.7. Laporan Data Barang Keluar
Laporan Data Barang Keluar Bulan
Gambar 4.8. Laporan Data Barang Keluar Bulan
5. KESIMPULAN
Berdasarkan hasil pengamatan dan analisa selama melakukan pengumpulan data pemasukan barang dan pengeluaran barang
pada Smart Swalayan Padangsimpuan sampai dibuat sistem yang baru,dapat diambil beberapa kesimpulan :
1. Penggunaan program komputer dengan menggunakan bahasa program Visual Basic 6.0 sangat membantu dalam pengolahan data pemasukan barang dan pengeluaran barang pada Smart Swalayan Padangsimpuan Padangsidimpuan karena pemakai dapat langsung berintengrasi dengan data yang akan diolah
2. Dengan memakai komputer dan program aplikasi, maka akan meningkatkan kualitas kerja di
Smart Swalayan
Padangsidimpuan kususnya pada sistem pemasukan barang dan pengeluaran barang
3. Dengan memakai sistem yang baru diharapkan dapat membantu penghasilan informasi yang kita butuhkan terutama pada pemasukan barang dan pengeluaran barang
4. Diharapkan dengan terbentuknya program yang baru dapat membantu dan bermanfaat dan dapat mengatasi kendala-kendala terutama bagi Smart Swalayan Padangsimpuan.
DAFTAR PUSTAKA
Sanjaya Ridwan,Helmy,2004,Desain from pada Visual Basic 6.0,Elex Media komputindo,Jakarta
Drs.Ario Suryo Kusumo,2003,Spesialisasi Bahasa Pemrongraman Visual basic,Elex Media Komputindo,Jakarta
Pardosi Mico,2003,Panduan Microsoft Visual Besic 6.0,Dua Selaras
Fathsyah,2003,Basis Data,Informasi Bandung,Bandung
Jogiyanto HM,2001,Analisis & Desain Sistem Informas:,Pndekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi
Bisnis,Andi,Yogyakarta
