RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI PENERIMAAN TAMU PADA RUMAH TAHANAN NEGARA KELAS IIA
YOGYAKARTA
NASKAH PUBLIKASI
diajukan oleh
Ridwan Trisna Putra 12.02.8197 Henry Pradana Saputra 12.02.8220
kepada
SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA
YOGYAKARTA
2015
1
RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI PENERIMAAN TAMU PADA RUMAH TAHANAN NEGARA KELAS IIA
YOGYAKARTA
Ridwan Trisna Putra1), Henry Pradana Saputra2), Yuli Astuti3)
1,2,3)
Manajemen Informatika STMIK AMIKOM Yogyakarta
Jl. Ringroad Utara, Condongcatur, Depok, Sleman, Yogyakarta Indonesia 55283 Email : ridwan.pu@students.amikom.ac.id1), henry.s@students.amikom.ac.id2),
yuli@amikom.ac.id3)
Abstract - Our research site that State Prison Class IIA Yogyakarta reception systems are still using manual systems, thereby making the reception clerk having some problems in managing guest data.
The manual system is using the book to be used as a report and a book to record data guests who visit.
Our research goal is the design of information systems based reception computerized technology to facilitate officers in managing data reception guests.
The information system that we designed using the software Visual Basic 6.0 and SQL Server 2000.
Before we designed the system using the software mentioned, first we perform the method of collecting the data necessary and references to design the system.
The information system offers the ease of managing data that includes a photograph visiting guests, noted guest data, official agenda, and making reports.
Keywords: Information Systems, Design, Reception, Detention.
1. Pendahuluan 1.1 Latar Belakang
Rumah Tahanan Negara Kelas IIA Yogyakarta merupakan sebuah lembaga unit pelaksana teknis di bawah Kementrian Hukum dan Hak Asasi Manusia yang menjadi tempat khusus bagi tersangka atau terdakwa ditahan selama proses penyidikan, penuntutan, dan pemeriksaan dalam proses sidang pengadilan. Melihat tingginya aktivitas keluar masuk Rumah Tahanan Negara Kelas IIA Yogyakarta, maka dengan adanya pencatatan keluar masuk penerimaan tamu sangat membantu dalam proses keamanan pelayanan masyarakat ini.
Namun petugas pencatatan penerimaan tamu mengalami kesulitan dan kendala dalam mengolah data tamu karena sistem yang digunakan masih manual, yaitu dengan menggunakan buku untuk menulis pencatatan dan mengolah data secara manual. Buku tamu yang digunakan tersebut juga digunakan langsung sebagai buku laporan sehingga mengakibatkan proses laporan kurang akurat karena adanya coretan dari kesalahan pencatatan laporan yang masih manual.
Untuk mengatasi permasalahan tersebut, maka penulis merancang sebuah sistem informasi
penerimaan tamu yang berbasis teknologi informasi komputerisasi dengan menawarkan fasilitas kemudahan dalam mengolah data pejabat dan tamu yang menghasilkan laporan agenda pejabat, laporan data identitas tamu, laporan waktu masuk tamu, laporan data keperluan tamu, tampilan data dan foto tamu, serta laporan data informasi pihak instansi tamu (bila ada).
Dengan penawaran kemudahan dan kecanggihan sistem informasi ini diharapkan waktu yang digunakan oleh petugas dalam mengolah data pencatatan dan pembuatan laporan akan efektif, efisien, akurat dan lebih baik. Hal tersebut yang melatar belakangi penulis untuk membuat dan merancang sistem informasi penerimaan tamu pada Rumah Tahanan Negara Kelas IIA Yogyakarta.
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang yang telah dijelaskan tersebut, maka disimpulkan rumusan permasalahan dalam penelitian ini yaitu:
1. Bagaimana membuat dan merancang sistem informasi penerimaan tamu pada Rumah Tahanan Negara Kelas IIA Yogyakarta?
2. Bagaimana mengatasi masalah penginputan data dan pembuatan laporan pada Rumah Tahanan Negara Kelas IIA Yogyakarta ? 1.3 Tujuan dan Manfaat Penelitian
1. Untuk memenuhi persyaratan kelulusan bagi jenjang Diploma III (DIII) di Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer AMIKOM Yogyakarta.
2. Mendapatkan informasi mengenai data tamu yang lebih detail.
3. Membantu pemerintah dan masyarakat terutama dalam bidang keamanan.
4. Membangun sistem informasi yang mudah digunakan oleh petugas penerimaan tamu pada Rumah Tahanan Negara Kelas IIA Yogyakarta.
5. Sebagai penunjang untuk menambah pengetahuan dan wawasan.
1.4 Metodologi Penelitian
1. Metode Wawancara, penulis melakukan wawancara Tanya jawab secara langsung kepada petugas penerimaan tamu pada Rumah Tahanan Negara Kelas IIA Yogyakarta untuk mendapatkan gambaran alur sistem yang sedang berjalan dan bagaimana sistem yang akan dirancang.
2. Metode Dokumentasi, penulis mempelajari dan menyalin beberapa catatan pada Rumah Tahanan Negara Kelas IIA Yogyakarta yang berhubungan dengan data-data penerimaan tamu yang diperlukan untuk merancang sistem.
3. Metode Studi Pustaka, penulis mencari referensi dari buku-buku yang ada di perpustakaan STMIK AMIKOM Yogyakarta maupun tempat lain dan mencari artikel di internet sebagai bahan acuan dan panduan pembuatan Tugas Akhir ini.
2. Landasan Teori 2.1 Pengertian Sistem
Definisi sistem secara umum adalah sekumpulan obyek-obyek yang saling berelasi dan berinteraksi serta hubungan antar objek bisa dilihat sebagai satu kesatuan yang dirancang untuk mencapai satu tujuan. Dengan demikian, secara sederhana sistem dapat diartikan sebagai suatu kumpulan atau himpunan dari unsur atau variabel- variabel yang saling terorganisasi, saling berinteraksi, dan saling bergantung sama lain.[1]
Menurut McLeod (2004), sistem adalah sekelompok elemen-elemen yang terintegrasi dengan tujuan yang sama untuk mencapai tujuan. Organisasi terdiri dari sejumlah sumber daya manusia, material, mesin, uang, dan informasi. Sumber daya tersebut bekerja sama menuju tercapainya suatu tujuan tertentu yang ditentukan oleh pemilik atau manajemen. Sedangkan menurut Jogiyanto (1999), terdapat dua kelompok pendekatan sistem di dalam mendefinisikan sistem yaitu pendekatan pada prosedur, dan pendekatan pada komponen-komponen atau elemen-elemen.[2]
2.2 Perancangan Sistem Informasi
Untuk merancang suatu sistem informasi (SI) yang kompleks secara sistematis dan terintegritas.
Dibutuhkan tahapan perancangan SI agar dapat menuntut perancang unutk menghasilkan suatu sistem yang standar.[3]
Berikut beberapa tahapan perancangan sistem informasi:
1. Tahap Perencanaan, pada tahap ini, perancang SI mencoba memahami permasalahan yang
muncul dan mendefinisikannya secara rinci, kemudian menentukan tujuan pembuatan SI dan mengidentifikasi kendala-kendalanya.
Hasilnya dituangkan dalam proposal proyek yang memuat tentang TI yang akan digunakan dalam prioritas-prioritas SI.
2. Tahap analisis, pada tahap ini, pembuat SI akan menganalisis permasalahan secara lebih mendalam dengan menyusun suatu studi kelayakan.
3. Tahap perancangan, dengan memahami sistem sebelumnya dan kriteria-kriteria sistem informasi yang akan dibangun, pembuat dapat membuat perancangan SI terlebih dahalu.
4. Tahap penerapan, tahap ini merupakan kegiatan untuk mengimplementasikan rancangan yang telah disusun agar dapat diwujudkan. Proses implementasi untuk prosedur dalam teknologi komputer akan menggunakan bahasa komputer.
Pertimbangan untuk memilih bahasa komputer didasarkan pada dua hal, yaitu kemampuan bahasa itu untuk menangani dan mengimplementasikan proses-proses yang dirancang.
5. Tahap penggunaan dan pemeliharaan, pada tahap ini, SI yang telah diuji coba dan dinyatakan lolos dapat mulai digunakan untuk menangani prosedur bisnis yang sesungguhnya.
Pemeliharaan SI secara rutin dapat meliputi penataan ulang database, mem-back up dan scanning virus. Sementara itu pemeliharaan juga termasuk melakukan penyesuaian-penyesuaian untuk menjaga kemutakhiran SI atau pembetulan atas kesalahan- kesalahan yang mungkin terjadi dan belum diketahui sebelumnya.
2.3 Perangkat Lunak Yang Digunakan
Visual basic 6.0 adalah program untuk membuat membuat aplikasi berbasis Microsoft Windows secara cepat dan mudah. Visual basic menyediakan tool untuk membuat aplikasi yang sederhana sampai aplikasi kompleks atau rumit baik untuk keperluan pribadi maupun untuk keperluan perusahaan atau instansi dengan sistem yang lebih besar.
Microsoft SQL Server 2000 adalah sebuah sistem manajemen basis data relasional RDBMS (Relational Database Management System) produk dari Microsoft. Bahasa query utamanya adalah Transact-SQL yang merupakan implementasi dari SQL standart ANSI atau ISO yang digunakan oleh Microsoft dan Sybase. Umumnya SQL Server digunakan di dunia bisnis yang memiliki basis data berskala kecil sampai dengan menengah, tetapi kemudian berkembang dengan digunakannya SQL Server pada basis data besar.
3 3. Tinjauan Umum
3.1 Profil Rumah Tahanan Negara Kelas IIA Yogyakarta
Sejak tanggal 31 Maret 2009 telah dilaksanakan Soft Opening Rumah Tahanan Negara Yogyakarta oleh Kepala Kantor Wilayah Departemen Hukum Dan Hak Asasi Manusia Daerah Istimewa Yogyakarta, saat itu pula Rumah Tahanan Negara Yogyakarta mulai beroperasional. Sekitar 1 bulan kemudian, pada tanggal 30 Mei 2009, Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia meresmikan (Grand Opening) Rumah Tahanan Negara Kelas II A Yogyakarta.
Rumah Tahanan Negara Yogyakarta sesuai dengan Surat Keputusan Menteri Kehakiman R.I.
Nomor : M.09-PR.07.03 Tahun 1985 tanggal 20 bulan September Tahun 1985, masuk dalam klasifikasi II A dengan beban kerja dan tanggung jawab Kepala Rumah Tahanan Negara yang dibantu oleh :
1. Kepala Subseksi Pelayanan Tahanan 2. Kepala Subseksi Bimbingan Kegiatan 3. Kepala Subseksi Pengelolaan 4. Kepala Kesatuan Pengamanan Rutan 5. Petugas Tata Usaha
Rumah Tahanan Negara Kelas II A Yogyakarta menempati tanah Sultan Ground yang terletak di Jalan Taman Siswa No. 6A Daerah Istimewa Yogyakarta di wilayah Margoyasan PA II/ RT. 30 RW. 08, Gunung Ketur, Pakualaman, Yogyakarta.
Berdiri di atas lahan seluas 6.105 m2 dan luas bangunan kantor administrasi 735 m2, blok sel 2.290 m2, aula dan poliklinik 450 m2, dapur 145 m2, tembok keliling 248 m2, paving block 1.195 m2 dan pagar depan 84 m.[4]
3.2 Flowchart Sistem yang Sedang Berjalan
Gambar 1 Flowchart Sistem yang Sedang Berjalan 4. Pembahasan
4.1 Flowchart Sistem yang Diusulkan
Rancangan sistem dilakukan untuk memberikan gambaran secara umum kepada pengguna tentang sistem yang akan diajukan. Rancangan sistem meliputi identifikasi komponen-komponen sistem informasi yang dirancang secara rinci. Dengan rancangan sistem informasi yang diolah secara komputerisasi bertujuan agar mempermudahkan pengolahan data penerimaan tamu pada Rumah Tahanan Negara Kelas IIA Yogyakarta
Secara umum rancangan sistem ini ditujukan untuk suatu tahapan penyelesaian sederhana, rapi dan jelas dengan menggunakan simbol-simbol standar.
Dalam menyusun laporan Tugas Akhir ini, disajikan rancangan beberapa model yaitu Flowchart Sistem dan Data Flow Diagram.
Gambar 2 Flowchart Sistem yang Diusulkan
4.2 DFD yang Diusulkan
4.2.1 Context Diagram
Gambar 3 Context Diagram 4.2.2 DFD Level 1
Gambar 4 DFD Level 1
4.2.3 ERD Yang Diusulkan
Gambar 5 ERD yang Diusulkan
4.3 Relasi antar Tabel
Gambar 6 Relasi antar Tabel
4.4.Manual Program
4.4.1 Form Menu Utama
Pada form menu utama terdapat Menu File yang berisikan Data Tamu, Data Pejabat, Data Petugas, Menu Konfirmasi berisikan Agenda, Menu Buku Tamu berisikan Tamu, dan Menu Laporan.
Gambar 7 Tampilan Menu Utama
5. Penutup
5.1 Kesimpulan
Dari hasil pembahasan serta implementasi yang dilakukan pada bab-bab sebelumnya dapat diambil kesimpulan penulis telah merancang sebuah Sistem Informasi Penerimaan Tamu Rumah Tahanan Negara Kelas IIA Yogyakarta dengan menggunakan Flowchart, DFD, dan ERD. Dari rancangan tersebut aplikasi dibuat dengan menggunakan software SQL Server 2000 dan Visual Basic 6.0.
5.2 Saran
Dalam pembuatan laporan Tugas Akhir ini masih ada kekurangan pada beberapa bagian.
Pengembangan sistem informasi penerimaan tamu untuk kedepanya, penulis memberikan saran:
5 1. Pada bagian laporan data tamu yang masih
belum bisa menampilkan foto tamu pada laporan data tamu. Dengan diberikanya foto pada laporan akan memberikan informasi data tamu yang lebih detail sehingga dapat meningkatkan keamanan Rumah Tahanan Negara Kelas IIA Yogyakarta.
2. Memberikan command print pada form data tamu untuk memudahkan petugas mencetak salah satu data tamu yang diinginkan sehingga dapat menghemat laporan data tamu yang sama.
Daftar Pustaka
[1] Fatta, H.A. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern.
Yogyakarta: Andi Offset.
[2] Yakub. 2012. Pengantar Sistem Informasi.
[3] Utomo, B.S.D. 2002. Perencanaan dan pembangunan system informasi. Yogyakarta:
Andi Offset.
[4] Dokumen Profil RUTAN Yogyakarta Tahun 2015.
Biodata Penulis
Ridwan Trisna Putra, memperoleh gelar Ahli Madya Komputer (A.Md) Jurusan Manajemen Informatika STMIK AMIKOM Yogyakarta, lulus tahun 2015.
Henry Pradana Saputra, memperoleh gelar Ahli Madya Komputer (A.Md) Jurusan Manajemen Informatika STMIK AMIKOM Yogyakarta, lulus tahun 2015.
Yuli Astuti, M.Kom, memperoleh gelar Sarjana Komputer (S.Kom), Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM Yogyakarta, lulus tahun 2006.
Memperoleh gelar Magister Komputer (M.Kom), Jurusan Teknik Informatika STMIK AMIKOM Yogyakarta, lulus tahun 2012.
