KATA PENGANTAR
2
“Maca Piunjuk”, seri satu ini disusun sebagai panduan operasional administrasi dosen dan tendik di Fakultas Keperawatan Universitas Padjadjaran. Didalam panduan ini terdiri atas tiga komponen utama yaitu panduan teknis kelengkapan dokumen pelaporan Realisasi Kinerja Individu (RKI), panduan teknis proses Keuangan di Fakultas Keperawatan, dan proses Pengajuan dan Penerbitan SK Kepanitiaan, Kegiatan, dan Surat Tugas.
Dengan “Maca Piunjuk” diharapkan proses administrasi di Fakultas Keperawatan semakin tertib, lancar, berintegritas dan berkualitas. “Maca Piunjuk” akan terus berkembang disesuaikan dengan kebutuhan berbagai panduan administrasi dan program di fakultas. Panduan ini masih jauh dari kata sempurna, saran dan kritik yang bersifat membangun sangat diharapkan untuk terus mensupport berbagai panduan yang dibutuhkan oleh dosen dan tendik di Fakultas Keperawatan, Universitas Padjadjaran.
Bandung, 16 Mei 2021 Dekan Fakultas Keperawatan Universitas Padjadjaran
Latar Belakang
Panduan ini dikembangkan berdasarkan Pedoman Implementasi
Insentif Kinerja Dosen yang di terbitkan oleh Universitas Padjadjaran
(Februari 2020) dan Pedoman Operasional Penilaian Angka Kredit
Kenaikan
Jabatan
Akademik/Pangkat
Dosen
yang
diterbitkan
RISTEKDIKTI (2019). Tujuan penggabungan pedoman selain untuk
bukti RKI, sekaligus menyiapkan dokumen kenaikan pangkat dosen.
Panduan Teknis Kelengkapan Dokumen Pelaporan
Realisasi Kinerja Individu (RKI)
Fakultas Keperawatan, Universitas Padjadjaran
Unsur Utama Pelaporan RKI
Pelaksanaan Kegiatan Pendidikan
Pelaksanaan Kegiatan Penelitian
Pelaksanaan Kegiatan Pengabdian pada Masyarakat
Pelaksanaan Kegiatan Penunjang
*) Penjelasan setiap unsur kegiatan dijelaskan pada halaman berikutnya.Ketentuan Umum
Komponen kegiatan Pendidikan meliputi: mata kuliah yang diampu, membimbing, menguji, dan kegiatan Pendidikan lainnya.
Pendidikan
Dokumen Bukti Kegiatan Pendidikan
Pelaporan atau dokumen kegiatan Pendidikan hanya diisi oleh Sub Bagian Akademik (SBA) dengan persetujuan KAPRODI pada semua komponen Kegiatan Pendidikan.
Dosen melalui koordinator mata kuliah melaporkan kepada Kaprodi apabila terdapat ketidaksesuaian antara SKS kegiatan mengajar, atau kegiatan Pendidikan lain yang ada di sistem portal staff RKI. Perbaikan dilakukan oleh tim SBA dengan persetujuan Kaprodi, dan pihak berwenang di tingkat Fakultas (Dekan dan Wadek).
Melakukan upload dokumen bukti kegiatan pembelajaran atau penambahan data terkait dengan kegiatan Pendidikan secara pribadi TIDAK DIPERKENANKAN. Apabila ditemukan upload dokumen bukti kegiatan pembelajaran atau penambahan data terkait dengan Kegiatan Pendidikan oleh dosen secara pribadi, akan dilakukan klarifikasi dan invesitigasi kepada dosen, SBA, Koordinator Mata Kuliah, Kepala Departemen, dan Pimpinan Fakultas, berkerjasama dengan Tim PTSI Unpad untuk mentracking jejak digital perubahan yang dilakukan. Jika terbukti ditemukan pelanggaran, akan di proses sesuai dengan Peraturan Pemerintah Nomor 53 Tahun 2010 tentang Disiplin Pegawai Negeri Sipil.
Ketentuan Umum
Kegiatan penelitian dan karya ilmiah meliputi aktivitas: 1) Publikasi artikel di Jurnal Nasional dan Internasional 2) Buku
3) Presentasi Oral dimuat di proceeding 4) Presentasi poster
5) HaKI/Paten
6) Laporan Penelitian Kelompok atau Mandiri
2. Pelaksanaan Kegiatan
Penelitian
Dokumen Bukti Kegiatan Penelitian
NO KOMPONEN BUKTI KEGIATAN KETERANGAN 1) Publikasi artikel di jurnal nasional dan internasional 1. Link publikasi 2. Artikel dengan kelengkapan:
• Scan halaman sampul jurnal
• Daftar isi
• Dewan redaksi/ editor • Bukti artikel
Tidak berupa artikel submitted atau accepted
Untuk kenaikan pangkat dan digunakan sebagai poin kenaikan pangkat (KUM) dipersiapkan:
Softcopy dan hardcopy kelengkapan artikel
ArtikelSYARAT KHUSUS kenaikan pangkat dilengkapi dengan:
• Bukti komunikasi dengan editor • Hasil review
• Bukti cek plagiarism • Softcopy dan hardcopy 2) Buku
Referensi/ Chapter/ Monograph
1. Link penerbitan buku online 2. Buku dengan kelengkapan • Scan halaman sampul • Buku lengkap ber-ISBN
melalui penerbit Unpad Press atau penerbit luar anggota IKAPI (dapat dilihat pada database Perpusnas)
Panduan Teknis Kelengkapan Dokumentasi Pelaporan Realisasi Kinerja Individu (RKI) Fakultas Keperawatan, Universitas Padjadjaran
(Aktivitas Karya Ilmiah lain disesuaikan dengan“Pedoman Implementasi Insentif Kinerja Dosen”)
Penelitian
Dokumen Bukti Kegiatan Penelitian
NO KOMPONEN BUKTI KEGIATAN KETERANGAN
3) Presentasi oral dimuat di proceeding
1. Link proceeding di website conference
2. Article Proceeding Full Text : • Ber-ISSN/ISBN/terindeks
Scopus
• Scan halaman sampul • Panitia pelaksana dan
pengarah
• Sertifikat presentasi • Daftar isi
• Article full text
4) Presentasi poster 1. Link di website conference
2. Poster : • Bukti poster • Panitia pelaksana • Panitia pengarah • Daftar isi dan buku
• Panduan pembuatan poster (bisa dari website atau buku abstrak)
5) HaKI/Paten Dokumen pendukung • Sertifikat HaKI/PATEN • Laporan bukti kinerja
Kriteria HaKI/PATEN sesuai aturan di aplikasi portal staff
6) Laporan penelitian kelompok atau mandiri Dokumen laporan • Halaman sampul • Daftar isi • Lembar pengesahan • Konten laporan
7
Ketentuan Umum
Kegiatan pengabdian pada masyarakat
dikhususkan
untuk
kegiatan
PKM
Universitas Padjadjaran
3.
Pelaksanaan Kegiatan
Pengabdian pada Masyarakat
Dokumen Bukti Kegiatan Penelitian
NO
KOMPONEN
BUKTI KEGIATAN
KETERANGAN
1)
Pelaksanaan
PKM di
Lingkungan
UNPAD
a.
Surat Tugas dari
Pimpinan sesuai level
kegiatan
b.
Sertifikat pelaksanaan
c.
Materi PKM
2)
Laporan PKM
di lingkungan
UNPAD
Dokumen Laporan
•
Halaman sampul
•
Daftar isi
•
Lembar pengesahan
•
Konten Laporan
Panduan Teknis Kelengkapan Dokumentasi Pelaporan Realisasi Kinerja Individu (RKI) Fakultas Keperawatan, Universitas Padjadjaran
Ketentuan Umum
Kegiatan penunjang sesuai dengan Pedoman Implementasi Insentif
Kinerja Dosen UNPAD yaitu meliputi: kepanitiaan, tim Adhoc, editor
jurnal
UNPAD,
reviewer
etik/jurnal/dll
di
lingkungan
UNPAD,
narasumber kegiatan seminar/ilmiah UNPAD, wawancara, auditor,
dan penyusun output.
Penunjang
Dokumen Bukti Kegiatan Penelitian
KOMPONEN
BUKTI KEGIATAN
KETERANGAN
Penunjang
1.
Melampirkan surat
tugas
2.
Menyampaikan
laporan
kegiatan/hasil kerja
Setiap
kegiatan
penunjang,
melaporkan
hasil
kegiatan
dan
keuangan maksimal 14 hari setelah
kegiatan selesai.
Pengumpulan laporan dilakukan oleh
Ketua Panitia Kepada Manager SDPI
Latar Belakang
Proses keuangan essensial untuk aktivitas Tri Dharma perguruan tinggi.
Managemen keuangan yang tepat, SDM unggul berakuntabilitas tinggi, dan
output
kegiatan
SMART
merupakan
kunci
tercapainya
target-target
pengembangan Fakultas Keperawatan.
Panduan Teknis Proses Keuangan di Fakultas Keperawatan
Universitas Padjadjaran
Gambaran Umum Proses Keuangan
1.
Komponen utama proses keuangan terdiri atas 2 tahap,
yaitu: perencanaan dan pencairan dana.
2.
Jumlah pendanaan untuk kegiatan rutin dan program
pengembangan
di
Fakultas
Keperawatan
telah
ditentukan oleh Universitas Padjadjaran.
3.
Pimpinan
dan
Tim
Perencanaan
menyusun
perencanaan
keuangan
(berdasarkan
ajuan
perencanaan Kaprodi, Kadep, dan Fakultas) untuk
kegiatan 1 tahun (Januari-Desember) sesuai dengan
pendanaan yang disediakan Universitas untuk Fakultas
Keperawatan.
4.
Perencanaan
pendanaan
yang
telah
disetujui
Universitas diinput ke SIAT perencanaan dan dapat
dipergunakan
anggarannya
sesuai
dengan
yang
1.
Perencanaan
a)
Proses keuangan diawali dengan pembuatan perencanaan kegiatan
anggaran (oleh Kaprodi, Kadep, dan Manager SDPI).
b)
Perencanaan anggaran dibuat untuk kegiatan 1 tahun mendatang
(Januari-Desember). Perencanaan dibuat pada bulan November tahun
berjalan.
Koor. Mata Kuliah
Proses Perencanaan Anggaran
Kaprodi
Prog. Pengembangan
Departemen
Kadep, Kaprodi, Fakultas
Perkantoran SDPI Kemahasiswaan BEM / UKM Analisis Perencanaan Dekan, WD 1, WD 2, Tim Perencanaan Persetujuan Perencanaan
Pengajuan ke Dir. Perencanaan UNPAD Jumlah Anggaran Berdasarkan Info WD 2 dan Tim Perencanaan
Input SIAT Perencanaan
Gambaran alur perencanaan sebagai berikut.
a) Anggaran kegiatan di Fakultas Keperawatan sesuai dengan ketetapan Universitas. b) Gambaran komponen perencanaan proses pembelajaran (70%), perkantoran (20%),
dan program pengembangan (10%)
c) Anggaran perencanaan pembelajaran dibuat oleh Kaprodi SI, Profesi, S2, dan PSDKU
berdasarkan analisis kebutuhan per mata kuliah (anggaran yang diajukan oleh koordinator mata kuliah kepada Kaprodi).
d) Perencanaan program pengembangan diajukan oleh Kepala Departemen, Kaprodi, dam Fakultas.
e) Perencanaan anggaran untuk kebutuhan perkantoran disusun oleh Manager SDPI. f) Ajuan perencanaan anggaran oleh koor. Mata Kuliah dianalisis oleh Kaprodi,
disesuaikan dengan jumlah anggaran yang telah diinformasikan oleh Tim Perencanaan dan WD 2. Ajuan perencanaan anggaran dari Kaprodi, Kadep, dan kebutuhan perkantoran akan dianalisis dan disetujui oleh Tim Perencanaan, WD 1, WD 2, dan Dekan.
g) Perencanaan anggaran yang telah final diajukan ke Universitas oleh Dekan. Selanjutnya akan diinput di SIAT perencanaan oleh Universitas.
Panduan Teknis Proses Keuangan di Fakultas Keperawatan Universitas Padjadjaran
Keterangan
Pengajuan pencairan keuangan dilakukan melalui e-office oleh Kaprodi, Kadep,
dan Manajer SDPI melalui admin prodi atau admin departemen kepada Dekan
cc WD 2, dan bagian perencanaan keuangan.
Koor. Mata Kuliah
Proses Pencairan Anggaran Berdasar Perencanaan yang Telah
Disetujui
Kaprodi
Prog. Pengembangan
Departemen
Kadep, Kaprodi, Fakultas
Perkantoran SDPI Kemahasiswaan BEM / UKM WD 2 / Tim Perencanaan Approval WD 2 Oracle System SIAT Perencanaan Approve WD 1 PPK Universitas Pembayaran Pengajuan Pencairan dan Dokumen Kelengkapan 1 Hari 1 Hari 1 Hari 1 Hari 1 Hari 3 Hari
Gambaran alur pencairan anggaran sebagai berikut.
Panduan Teknis Proses Keuangan di Fakultas Keperawatan Universitas Padjadjaran
Keteranga
n
a)
Ajuan Kaprodi/Kadep/Perkantoran/Kemahasiswaan berdasar data SIAT
Perencanaan (Kelengkapan dokumen)
b)
Ajuan akan diinput ke SIAT Perencanaan sesuai dengan akun yang
telah tercatat
c)
Approval WD 2 di SIAT Perencanaan
d)
Persiapan Barbuk oleh Tim Keuangan
e)
Upload Barbuk di sistem keuangan Oracle
f)
Approval dokumen oleh oleh WD 1
g)
Approval dokumen oleh PPK
h)
Approval keuangan pusat
i)
Transfer anggaran
Pengajuan pencairan anggaran
1.
Diproses lanjut apabila sesuai dengan perencanaan awal semester
2.
Dipertimbangkan apabila tidak ada di perencanaan, namun kegiatan
bersifat urgent, penting, dan signifikan terhadap pengembangan
Fakultas Keperawatan.
3.
Ajuan pencairan ditolak
Dekan mengajukan relokasi perencanaan anggaran ke Dir.
Perencanaan
Jika relokasi ditolak, kegiatan tetap berjalan dengan swadana
Kegiatan dipindah ke semester berikutnya dengan catatan revisi
perencanaan telah disetujui.
1. PERKULIAHAN/PRAKTIKUM
Diajukan oleh Ketua Program Studi kepada Pimpinan Fakultas melalui e-office setiap tanggal 5 untuk kegiatan 1 bulan sebelumnya dan sudah dilengkapi dengan data dukung berupa :
HONOR DOSEN TIDAK TETAP
Diajukan kepada Dekan cc Wadek 1 dan Wadek 2 melalui e-office maksimal H-15 dari tanggal pelaksanaan dan dilengkapi dengan :
a) Proposal kegiatan yang mencantumkan rundownacara yg sesuai dengan jumlah jam bicara
b) Daftar nama narasumber dengan CV, Fotokopi KTP, NPWP, nomer rekening dengan nama bank.
2. UJIAN
Diajukan kepada Dekan cc Wadek 1 dan Wadek 2 melalui e-office maksimal 2 hari setelah pelaksanaan sidang/ujian dan sudah dilengkapi dengan data dukung berupa :
HONOR NARASUMBER UNTUK KEGIATAN
WORKSHOP/ SEMINAR/KULIAH UMUM
a. Rekap Jadwal pelaksanaan kegiatan dan kehadiran (DHMD) yang disahkan oleh Ketua Program Studi
b. Daftar penerima honor dengan tabel berupa Nama, Nomor KTP, NPWP (jika ada), alamat, nomer telepon, email, nomor rekening dan nama bank cabang (untuk dosen tidak tetap yang belum pernah diajukan
a. Rekap Jadwal pelaksanaan kegiatan dan daftar hadir yang disahkan oleh Ketua Program Studi
b. Daftar penerima honor dengan tabel berupa Nama, Nomor KTP, NPWP (form terlampir) untuk dosen tidak tetap yang belum pernah diajukan
c. Undangan dari pimpinan untuk narasumber
Ajuan pembayaran biaya-biaya lain yang melalui pihak ketiga seperti biaya iuran tahunan keanggotaan institusi, biaya praktik lapangan, dll diajukan kepada Dekan cc Wadek 1 dan Wadek 2 melalui e-office dengan melampirkaninvoice/ tagihan dari pihak ke-3.
BEBAN IURAN KELEMBAGAAN/BEBAN
PRAKTIK LAPANGAN
PENGAJUAN ANGGARAN DARI PROGRAM STUDI
Diajukan kepada Dekan cc Wadek 1 dan Wadek 2 melalui e-office maksimal H-15 dari tanggal pelaksanaan dan dilengkapi dengan :
a) Proposal kegiatan
b) Daftar nama standar pasien
1. Ruangan : Diajukan melalui e-office
2. Pengadaan BHP Praktikum : Diajukan melalui e-office untuk diverifikasi dan dilanjutkan ke Direktorat Sarana Prasarana
3. BHP/ATK : Diajukan sesuai kebutuhan melalui e-office
4. Konsumsi : Diajukan melalui eoffice H-7, hanya diperkenankan untuk kegiatan yang melibatkan tamu eksternal dan kegiatan nonrutin yang sudah dimasukkan ke dalam perencanaan berupa kegiatan seminar, workshop, FGD dan lain-lain yang melibatkan peserta atau narasumber non Unpad dan bukan untuk kegiatan rutin pembelajaran, diajukan H-7 dari tanggal pelaksanaan dengan kelengkapan berupa Surat Undangan dari Pimpinan yang disertai lampiran daftar undangan atau TOR.
5. Pengadaan Modul Praktikum : TOR diajukan ke Dekan cc Wadek 1 dan Wadek2 melalui e-office
JASA STANDAR PASIEN
SARANA DAN PRASARANA
Panduan Teknis Proses Keuangan di Fakultas Keperawatan Fakultas Keperawatan, Universitas Padjadjaran
Mei. 2021
1.
Pertemuan Ilmiah Departemen berupa Seminar, Kajian literatur, diskusi ilmiah
yang dilaksanakan dalam rangka pengembangan keilmuan Staf Pengajar
yang didukung maksimum 2 (dua) kali pertahun, dengan fasilitas sebagai
berikut :
Anggaran
disediakan
untuk
kegiatan
yang
telah
tercatat
diperencanaan, dan sudah diajukan disetiap awal semester.
2.
Diajukan kepada Dekan cc Wadek 1 dan
Wadek 2 melalui e-office maksimal H-15 dari
tanggal pelaksanaan dan dilengkapi dengan:
a.
Honorarium narasumber/pembicara eksternal untuk 1 (satu) orang
maksimal 3 (tiga) jam dengan tarif sesuai SBU
b.
Konsumsi berupa Snack dus 1x dan makan 1x
c.
Ruangan menggunakan fasilitas fakultas / universitas
a.
Proposal
kegiatan
yang
mencantumkan
rundown
acara yg
sesuai dengan jumlah jam bicara
b.
Daftar nama narasumber dengan
CV, Fotokopi KTP, NPWP, nomer
rekening dengan nama bank.
3.
Acara Workshop mandiri yang dilaksanakan untuk pengembangan SDM dan
pengembangan kurikulum akan didukung dengan catatan :
LAIN-LAIN
Untuk memfasilitasi hal-hal lain yang belum tertuang dalam Surat Edaran ini akan
diatur dan dipertimbangkan kemudian oleh Pimpinan Fakultas Keperawatan
Universitas Padjadjaran.
PENGAJUAN ANGGARAN DARI DEPARTEMEN
Panduan Teknis Proses Keuangan di Fakultas Keperawatan Universitas Padjadjaran
a.
Kegiatan dilakukan maksimum 2 (dua) kali pertahun
b.
Peserta berasal dari Staf
Fakultas
Keperawatan Unpad (Dosen
Tetap/Luar Biasa) maupun eksternal seperti Rumah Sakit Jejaring dan
Puskesmas seluruh Jawa Barat
c.
Pembiayaan dalam pelaksanaan hal tersebut meliputi :
Honorarium narasumber/pembicara eksternal untuk maksimal 2 (dua)
orang masing-masing 2 (dua) jam dengan tarif sesuai SBU
Konsumsi paket fullday (jam 08
– 16.00 dengan 2x snack dan 1x
makan)
Ruangan menggunakan fasilitas di lingkungan fakultas
Pengadaan barang/jasa mengikuti aturan universitas
Pengajuan
TOR
Kegiatan
selambatnya
dua
minggu
sebelum
Pelaksanaan
Latar Belakang
Tertib administrasi, Pemantauan beban kinerja dosen/tendik, dan
pembangunan zona integritas bebas KKN.
Gambaran Umum Proses Pengajuan dan Penerbitan SK
Jenis Surat Keterangan Diajukan
oleh Keterangan
Surat Tugas Dosen berkegiatan PKM, dan kegiatan pengembangan dosen (pelatihan dll)
Kepala Departemen
Kelengkapan dokumen diajukan melalui E-Office
1. Surat permohonan penerbitasn SK/SURTUG ditujukan kepada Dekan cc Wadek, Manager SDPI 2. List nama-nama yang diajukan
dan jobdesk/kegiatan
3. Proposal/flyer/rencana Kegiatan 4. Admin Kadep, Sekprodi,Admin
Marinov bertugas mengajukan, memantau dan memastikan proses penerbitan berjalan melalui e-office
Surat Keterangan Kegiatan Pembelajaran SI, S2 dan Profesi
Kaprodi
Surat Keterangan kegiatan kemahasiswaan
MADAM
Surat Keterangan editor Jurnal MARINOV Surat Keterangan kepanitiaan Manager SDPI
