BAB I PENDAHULUAN A. LATAR BELAKANG

(1)

(2)

Laporan Proyek Perubahan Diklat Kepemimpinan Tingkat IV Kota Bitung Tahun 2019 1 BAB I

PENDAHULUAN

A. LATAR BELAKANG

Salah satu fungsi dari Badan Kepegawaian, Pendidikan dan Pelatihan Daerah Kota Bitung sesuai dengan Pasal 8 huruf k Peraturan Walikota Bitung Nomor 54 Tahun 2016, tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas dan Fungsi serta Tata Kerja Badan Kepegawaian, Pendidikan dan Pelatihan Daerah Kota Bitung adalah Penyiapan dan Pelaksanaan Pengolahan dan Penyajian Data dan Informasi Manajemen Kepegawaian Daerah. Salah satu tugas dari Seksi Dokumentasi, Pengolahan Data dan Informasi Kepegawaian adalah Melakukan Dokumentasi Data Pegawai dan Memberikan Pelayanan Data Kepegawaian.

Untuk mendukung tugas Seksi Dokumentasi, Pengolahan Data dan Informasi Kepegawaian tersebut maka perlu bekerja sama dengan stakeholders dalam menyediakan data-data kepegawaian yang dibutuhkan dalam rangka pelayanan kepada Pegawai Negeri Sipil di Lingkungan Pemerintah Kota Bitung.

Salah satu data yang dibutuhkan dalam rangka pelaksanaan Tugas dan Fungsi Badan Kepegawaian Pendidikan dan Pelatihan Daerah Kota Bitung adalah Data Rekapitulasi Kehadiran Pegawai Negeri Sipil. Data ini dibutuhkan dalam rangka pengawasan terhadap Disiplin Pegawai Negeri Sipil di Lingkungan Pemerintah Kota Bitung. Dengan ketersediaan data ini maka pengawasan berjalan lebih optimal.

Kondisi saat ini di BKPPD Kota Bitung yaitu belum optimalnya pengolahan dan penyajian data rekapitulasi kehadiran pegawai. Hal ini karena data yang dimasukkan oleh Perangkat Daerah masih berupa data kehadiran per bulan dan bukan merupakan data hasil rekapitulasi. Data ini masih harus diolah lagi oleh Staf BKPPD untuk mendapatkan data rekap pegawai setiap

(3)

Laporan Proyek Perubahan Diklat Kepemimpinan Tingkat IV Kota Bitung Tahun 2019 2

bulannya. Dengan terbatasnya jumlah petugas pengolah data maka penyajian data tidak optimal. Untuk mendapatkan data hasil rekapitulasi 2 bulan, pengerjaannya bisa memakan waktu sampai 2 bulan untuk seluruh Perangkat Daerah di Kota Bitung. Hal ini mengakibatkan salah satu tugas dari BKPPD yaitu Pelaksanaan Pembinaan Disiplin Pegawai menjadi terhambat.

Untuk menjawab permasalahan di atas maka diperlukan suatu inovasi dalam rangka mempercepat pengolahan dan penyajian data rekapitulasi kehadiran pegawai Pemerintah Kota Bitung. Salah satu inovasi yang akan dikembangan lewat pelaksanaan proyek perubahan adalah pembuatan Aplikasi Pengolah Data Rekapitulasi Kehadiran Pegawai secara online dimana data kehadiran pegawai bisa diinput langsung oleh Kasubag Kepegawaian masing-masing Perangkat Daerah. Dengan adanya aplikasi ini maka pengolahan dan penyajian data bisa berlangsung lebih cepat dan bisa dimanfaatkan guna kepentingan tugas dan pelayanan BKPPD khususnya dalam hal Pembinaan Disiplin Pegawai, Pelayanan Cuti Pegawai, Kenaikan Gaji Berkala, pelayanan pengurusan penghargaan Satyalancana Karya Satya dan proses Pengurusan Kenaikan Pangkat.

B. TUJUAN

1. Jangka pendek:

Pengolahan dan Penyajian Data Rekapitulasi Kehadiran Pegawai yang lebih cepat secara online.

2. Jangka menengah:

Pengembangan aplikasi berupa penambahan fitur download hasil perekaman fingerscan sehingga Perangkat Daerah tidak perlu lagi mengantri di BKPPD. Fitur download bisa diakses apabila telah melakukan upload data rekapitulasi kehadiran pegawai.

3. Jangka Panjang:

Aplikasi Pengolah Data Hasil Rekapitulasi bisa terkoneksi dengan Aplikasi SIMPEG sehingga data pegawai yang ada di SIMPEG lengkap dengan rekapitulasi kehadiran.

(4)

Laporan Proyek Perubahan Diklat Kepemimpinan Tingkat IV Kota Bitung Tahun 2019 3 C. MANFAAT

a. Bagi peserta :

Tersedianya data rekapitulasi kehadiran pegawai seluruh Perangkat Daerah di Lingkungan Pemerintah Kota Bitung setiap bulannya.

b. Bagi Perangkat Daerah :

Memberikan kemudahan kepada Organisasi Perangkat Daerah untuk melakukan pengawasan Pelaksanaan Disiplin Pegawai Negeri Sipil di Lingkungan Pemerintah Kota Bitung.

c. Bagi Kota Bitung:

Terjadinya peningkatan Disiplin Pegawai Negeri Sipil Pemerintah Kota Bitung karena pengawasan bisa berlangsung secara optimal.

D. AREA PROYEK PERUBAHAN

1. Deskripsi Singkat Tugas dan Fungsi Unit Kerja

Berdasarkan Peraturan Walikota Bitung Nomor. 54 Tahun 2016, tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas dan Fungsi serta Tata Kerja Badan Kepegawaian, Pebndidikand dan Pelatihan Daerah Kota Bitung, dengan tugas dan fungsi :

a. Perencanaan dan pengkoordinasian perumusan kebijakan teknis di bidang kepegawaian daerah;

b. Penyiapan bahan penyusunan peraturan perundang-undangan bidang kepegawaian, sesuai dengan norma, standard dan prosedur yang ditetapkan pemerintah;

c. Perencanaan pengembangan kepegawaian daerah;

d. Penyiapan dan pelaksanaan pengangkatan, pemindahan dan pemberhentian pegawai sesuai norma standar dan prosedur yang ditetapakan dalam perundang-undangan;

e. Penyiapan dan pelaksanaan pengangkatan, pemindahan dan pemberhentian pegawai dalam dan dari jabatan struktural atau

(5)

fungsional sesuai norma standar dan prosedur yang ditetapakan dalam perundang-undangan;

f. Penyiapan dan pelaksanaan kenaikan pangkat pegawai sesuai dengan norma standar dan prosedur yang ditetapakan dalam perundang- undangan;

g. Penyiapan dan penetapan pensiun pegawai;

h. Penetapan gaji, pemberian cuti, tunjangan dan kesejahteraan pegawai sesuai dengan norma standar dan prosedur yang ditetapakan dalam perundang-undangan;

i. Penyiapan dan pelaksanaan pembinaan disiplin pegawai;

j. Penyiapan dan pelaksanaan penilaian kinerja aparatur;

k. Penyiapan dan pelaksanaan pengolahan dan penyajian data dan informasi manajemen kepegawaian daerah;

l. Penyiapan dan penyusunan program peningkatan kualitas pegawai antara lain melalui pendidikan dan pelatihan;

m. Penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan aparatur; dan n. Pengelolaan urusan kesekretariatan

2. Area Organisasi yang Bermasalah

(c). Penyiapan dan pelaksanaan pengolahan dan penyajian data dan informasi manajemen kepegawaian daerah;

3. Area Organisasi yang Menjadi Area Perubahan

Mempercepat pengolahan data rekapitulasi kehadiran pegawai Pemerintah Kota Bitung

(6)

Laporan Proyek Perubahan Diklat Kepemimpinan Tingkat IV Kota Bitung Tahun 2019 5 E. RUANG LINGKUP

a. Pembuatan Aplikasi Pengolah Data Rekapitulasi Kehadiran Pegawai.

b. Melakukan kegiatan sosialisasi tentang manfaat kegunaan dan cara pengoperasian Aplikasi.

c. Pembuatan akun masing-masing Kasubag Kepegawaian seluruh Perangkat Daerah.

d. Praktek langsung penggunaan dan pengoperasian Aplikasi Pengolah Data Rekapitulasi Kehadiran Pegawai

F. KRITERIA KEBERHASILAN

a. Tersedianya aplikasi Pengolah Data Rekapitulasi Kehadiran Pegawai secara online.

b. Tersedianya data rekapitulasi kehadiran seluruh PNS di Lingkungan Pemerintah Kota Bitung yang bisa diakses oleh yang berkepentingan secara online.

c. Ketersediaan data rekapitulasi kehadiran pegawai manual oleh seluruh Perangkat Daerah.

d. Cara pengoperasian aplikasi bisa dipahami dengan baik oleh para kasubag kepegawaian sebagai operator.

e. Tersedianya jaringan internet yang memadai.

(7)

Laporan Proyek Perubahan Diklat Kepemimpinan Tingkat IV Kota Bitung Tahun 2019 6 BAB II

DESKRIPSI PROYEK PERUBAHAN

A. ROADMAP PROYEK PERUBAHAN

Proyek perubahan ini dibuat dengan tahapan-tahapan sebagai berikut : 1. Koordinasi dan Konsultasi dengan Stakeholder

a. Konsultasi dan Koordinasi dengan Kepala Bidang Pembinaan Umum dan Informasi Kepegawaian

b. Konsultasi dan Koordinasi dengan Kepala BKPPD

c. Konsultasi dan Koordinasi dengan Kepala Seksi Disiplin dan Penilai Kinerja Aparatur

d. Koordinasi dengan Staf / Tenaga Kontrak (Programmer)

2. Pertemuan dengan Staf dan Tenaga Kontrak Bidang Pembinaan Umum dan Informasi Kepegawaian

a. Rapat Kerja dengan Staf dan Tenaga Kontrak 3. Pembentukan Tim Efektif.

a. Pembuatan SK Tim Efektif

b. Penandatanganan SK Tim Efektif c. Rapat Kerja Tim Efektif

4. Pembuatan Aplikasi Pengolah Data Rekapitulasi Kehadiran Pegawai a. Analisis dan Perancangan Aplikasi

b. Pembangunan Aplikasi

c. Pembuatan Akun Operator masing-masing Perangkat Daerah d. Ujicoba Aplikasi

5. Pembuatan SK Kepala BKPPD tentang Legitimasi Penerapan Aplikasi a. Pembuatan SK Pemberlakuan Aplikasi

b. Penandatanganan SK Pemberlakuan Aplikasi

6. Sosialisasi Penggunaan Aplikasi kepada seluruh Kasubag Kepegawaian / Pejabat yang membidangi Kepegawaian di Lingkungan Pemerintah Kota Bitung

(8)

Laporan Proyek Perubahan Diklat Kepemimpinan Tingkat IV Kota Bitung Tahun 2019 7 a. Pembuatan Undangan Sosialisasi

b. Penandatanganan Undangan Sosialisasi

c. Menginformasikan Undangan Kegiatan Sosialisasi melalui grup whatsapp “Informasi Kepegawaian”

d. Rapat Kerja Tim Efektif tentang persiapan Kegiatan Sosialisasi

e. Pemantapan Sarana dan Prasarana yang dibutuhkan untuk kegiatan sosialisasi.

f. Kegiatan Sosialisasi Penggunaan Aplikasi Pengolah Data Rekapitulasi Kehadiran Pegawai

7. Monitoring Pengisian Data oleh masing-masing Perangkat Daerah

a. Monitoring melalui grup whatsapp apabila ada kendala yang dihadapi oleh operator di masing-masing perangkat Daerah

b. Melakukan kunjungan langsung ke Perangkat Daerah untuk monitoring pelaksanaan pengisian data pada aplikasi

8. Pembuatan laporan

a. Penyusunan Laporan Implementasi Proyek Perubahan

(9)

Laporan Proyek Perubahan Diklat Kepemimpinan Tingkat IV Kota Bitung Tahun 2019 8 MILESTONE (PENTAHAPAN) PROYEK PERUBAHAN

MILESTONE/KEGIATAN PELAKSANA WAKTU TANGGAL

PELAKSANAAN OUTPUT

1. KOORDINASI DAN KONSULTASI DENGAN STAKEHOLDER Terlaksananya koordinasi 1. Konsultasi dan

Koordinasi dengan Kepala Bidang Pembinaan Umum dan Informasi Kepegawaian

2. Konsultasi dan Koordinasi dengan Kepala BKPPD 3. Konsultasi dan

Koordinasi dengan Kepala Seksi Disiplin dan Penilai Kinerja Aparatur 4. Koordinasi dengan

Tenaga Kontrak (Programmer)

Project leader

2 (dua) hari 1 hari

1 hari

1 hari

30 April 2019

30 April 2019

03 Mei 2019

 Surat pernyataan Dukungan

 Dokumentasi

2. PERTEMUAN DENGAN STAF DAN TENAGA KONTRAK BIDANG PEMBINAAN UMUM DAN INFORMASI KEPEGAWAIAN

Tersampaikannya rencana pelaksanaan

Proyek Perubahan

1. Rapat kerja dengan Staf dan Tenaga Kontrak

Project leader

1 (satu) hari

1 hari 2 Mei 2019  Dokumentasi

 Daftar Hadir

 Notulen rapat

 Surat Pernyataan Dukungan

(10)

Laporan Proyek Perubahan Diklat Kepemimpinan Tingkat IV Kota Bitung Tahun 2019 9 3. PEMBENTUKAN TIM EFEKTIF

Terbentuknya Tim Proyek Perubahan 1. Pembuatan SK Tim

Efektif.

2. Penandatanganan SK Tim Efektif

3. Rapat Kerja Tim Efektif

Project leader

2 (dua) hari 1 hari

1 hari

5 Mei 2019

6 Mei 2019

 Draft SK Tim Efektif

 SK Tim Efektif

 Daftar hadir

 Dokumentasi

 Notulen rapat

4. PEMBUATAN APLIKASI PENGOLAH DATA REKAPITULASI KEHADIRAN PEGAWAI

Tersedianya Aplikasi

1. Analisis dan Perancangan Aplikasi

2. Pembangunan Aplikasi

3. Pembuatan Akun Operator masing- masing Perangkat Daerah

4. Ujicoba Aplikasi

Project Leader

& Pokja 2

Pokja 2

Project Leader

& Pokja 2

17 (tujuh belas) hari

1 hari

9 Mei 2019

9 – 31 Mei 2019 31 Mei

2019

10 Juni 2019

 Berita Acara

 Dokumentasi

 Printscreen aplikasi

 Daftar Akun masing-masing Operator PD (printscreen)

 Manual Book aplikasi

 Berita Acara Ujicoba Aplikasi

(11)

Laporan Proyek Perubahan Diklat Kepemimpinan Tingkat IV Kota Bitung Tahun 2019 10 5. PEMBUATAN SK KEPALA BKPPD TENTANG PEMBERLAKUAN

APLIKASI SISTEM INFORMASI DATA KEHADIRAN PNS (SIDAK PNS)

Legitimasi Penerapan

Aplikasi

1. Pembuatan SK Pemberlakuan Aplikasi

2. Penandatanganan SK Pemberlakuan Aplikasi

Pokja 1

Pokja I

1 (satu) hari 1 hari

1 hari

11 Juni 2019

 Draft SK Legitimasi

 Dokumentasi

 SK yang sudah ditandatangani

 Dokumentasi

6. SOSIALISASI PENGGUNAAN APLIKASI KEPADA SELURUH KASUBAG KEPEGAWAIAN DI LINGKUNGAN PEMERINTAH KOTA BITUNG

Verifikasi dan penyaluran

terlaksana

1. Pembuatan Undangan Sosialisasi

2. Penandatanganan Undangan

Sosialisasi

3. Menginformasikan Undangan Kegiatan Sosialisasi melalui grup whatsapp

“Informasi Kepegawaian”

4. Rapat Kerja Tim Efektif tentang persiapan Kegiatan Sosialisasi

Pokja 1

Project Leader Pokja 1 &

Pokja 2

3 (tiga) hari 1 hari

1 hari

1 Hari

17 Juni 2019

19 Juni 2019

 Draft Undangan

 Dokumentasi

 Undangan Kegiatan yang sudah

ditandatangani

 Printscreen Undangan Sosialisasi di Grup Whatsapp

 Notulen Rapat

 Daftar Hadir

 Dokumentasi

(12)

Laporan Proyek Perubahan Diklat Kepemimpinan Tingkat IV Kota Bitung Tahun 2019 11 5. Pemantapan

Sarana dan Prasarana yang dibutuhkan untuk kegiatan sosialisasi

6. Kegiatan Sosialisasi Penggunaan

Aplikasi Sistem Informasi Data Kehadiran PNS

Pokja 2

1 Hari

19 Juni 2019

20 Juni 2019

 Dokumentasi

 Daftar Hadir

 Dokumentasi

 Laporan pelaksanaan sosialisasi 7. MONITORING PENGISIAN DATA OLEH MASING-MASING

PERANGKAT DAERAH

Data Rekapitulasi diinput di aplikasi

1. Monitoring melalui grup whatsapp apabila ada kendala yang dihadapi oleh operator di masing- masing perangkat Daerah

2. Melakukan

kunjungan langsung ke Perangkat

Daerah untuk monitoring pelaksanaan pengisian data pada aplikasi

Project leader

& Pokja 2

Project leader

& Pokja 2

6 (enam) hari 1 hari

5 Hari

21 Juni 2019

24 – 28 Juni 2019

 Laporan Monitoring

 Dokumentasi printcreeen whatsapp

 Surat Tugas

 Dokumentasi

8. PEMBUATAN LAPORAN

Laporan Implementasi Proyek

Perubahan 1. Penyusunan

Laporan Implementasi Proyek Perubahan

Project Leader 5 Hari 24 – 28 Juni 2019

 Laporan Proyek Perubahan

(13)

Laporan Proyek Perubahan Diklat Kepemimpinan Tingkat IV Kota Bitung Tahun 2019 12 B. STAKEHOLDER PROYEK PERUBAHAN

Stakeholder adalah perorangan atau kelompok-kelomopok yang tertarik baik yang berasal dari dalam maupun luar organisasi yang berpengaruh maupun terpengaruh oleh tujuan-tujuan dan tindakan-tindakan sebuah tim (West, 66 :1998, Materi Diklat Kepemimpinan Tingkat IV).

B.1. Identifikasi Stakeholder

Dalam pelaksanaan Proyek Perubahan ini stakeholder dapat diidentifikasi atas 2 kelompok yaitu :

1. Internal

- Kepala Badan Kepegawaian, Pendidikan dan Pelatihan Daerah Kota Bitung;

- Kepala Bidang Pembinaan Umum dan Informasi Kepegawaian;

- Kepala Seksi Disiplin dan Penilai Kinerja Aparatur - Kepala Seksi Kesejahteraan dan Penghargaan;

- Kepala Seksi Kepangkatan dan Pensiun;

- Staf dan Tenaga Kontrak 2. Eksternal

- Kasubag Kepegawaian/Pejabat yang membidangi Kepegawaian di Seluruh Perangkat Daerah di Lingkungan Pemerintah Kota Bitung.

B.2. Tata Kelola Proyek

Untuk Bagan Susunan Tim Kerja Proyek Perubahan di atas, dapat dilihat pada gambar berikut:

(14)

Laporan Proyek Perubahan Diklat Kepemimpinan Tingkat IV Kota Bitung Tahun 2019 13 Bagan Susunan Tim Kerja Proyek Perubahan

1. Uraian Tugas dan Tanggung Jawab

a. Pengarah : Kepala Badan Kepegawaian Pendidikan dan Pelatihan Daerah Kota Bitung.

 Memberikan arahan kepada Mentor dan Project Leader;

 Mengawasi Project Leader melalui Mentor;

 Memberikan arahan dan instruksi.

b. Mentor : Kepala Bidang Pembinaan Umum dan Informasi Kepegawaian.

 Menyetujui Rancangan dan Proyek Perubahan;

 Membimbing dan mendukung Proyek Perubahan;

Project Leader / Penanggung Jawab Michael Rommy Legi, S.Si Kepala BKPPD Kota Bitung Franky R. Ladi, SSTP, MAP

POKJA 1 Coach / Pengarah

Rheinhard Parengkuan S.H.M.H

Project Leader / Penanggung Jawab Michael Rommy Legi, S.Si

POKJA 2

(15)

 Memberikan motivasi untuk Proyek Perubahan;

 Memberikan petunjuk dan instruksi;

 Memberikan Laporan kepada Pengarah

c. Penanggung Jawab (Project Leader) : Kepala Seksi Dokumentasi, Pengolahan Data dan Informasi Kepegawaian.

 Memimpin secara keseluruhan Proyek Perubahan meliputi rancangan, tahap pelaksanaan, mengawasi Pokja dalam melaksanakan Proyek Perubahan;

 Bertanggung jawab terhadap Proyek Perubahan;

d. Kelompok Kerja (Pokja) : Staf dan Tenaga Kontak Bidang Pembinaan Umum dan Informasi Kepegawaian.

Pokja 1 :

 Bertugas untuk pelaksanaan penyiapan administrasi, surat menyurat, dokumentasi kegiatan pada saat rapat kerja, sosialisasi kegiatan sampai dengan pembuatan laporan.

Pokja 2 :

 Bertugas untuk membuat Aplikasi Pengolah Data Rekapitulasi Kehadiran Pegawai, pembuatan akun kasubag-kasubag kepegawaian dan sosialisasi cara penggunaan aplikasi.

e. Coach: Widyaiswara Badan Pengembangan Sumberdaya Manusia Daerah Provinsi Sulawesi Utara.

 Membimbing, memantau, mengarahkan dan mendampingi project leader di setiap tahapan proyek perubahan.

Mekanisme Tim :

- Project Leader berkonsultasi dengan Pengarah dan Mentor

- Pengarah memberikan instruksi kepada Mentor dan Project Leader - Mentor memberikan instruksi kepada Project Leader

- Project Leader memberikan instruksi kepada Pokja

- Pokja melaksanakan tugas kemudian melaporkan kepada Project Leader - Project Leader memberikan laporan hasil kepada Mentor

- Mentor memberikan laporan hasil kepada Pengarah

(16)

Laporan Proyek Perubahan Diklat Kepemimpinan Tingkat IV Kota Bitung Tahun 2019 15 B.3. Net Map

KABAN

REFORMER

Kabid Binum Inka

Kasie Disiplin

& PKA STAKEHOLDER:

INTERNAL PEMERINTAH:

Kepala Badan Kabid Binum Inka

Kasie. Disiplin dan PKA Kasie. Kesejahteraan &

Penghargaan Kasie. Kepangkatan dan Pensiun

Staf dan Tenaga Kontrak

EKSTERNAL PEMERINTAH:

Kasubag Kepegawaian seluruh PD

JENIS HUBUNGAN:

Koordinasi Perintah Pelaporan Informasi Konsultasi

JENIS POSISI:

Mendukung (+) Menentang ( - ) Netral (+/-)

NETMAP

Penyediaan Aplikasi Pengolah Data Rekapitulasi Kehadiran Pegawai Secara Online

LATENTS

Kasie Disiplin & PKA

Kasie Kesejahteraan &

Penghargaan

Kasie Kepangk atan &

Pensiun

PROMOTORS

Kaban

Kabid Binum Ink a

Kasie Dok & Ink a / Reformer

Staf/Tenaga Kontrak

APATHETICS

-

DEFENDERS

Kasubag Kepegawaian seluruh PD

9 (+) 9 (+

)

6 (+/- )

5 (+/-) Kasubag Kepegawaian

seluruh PD

8 (+) Kasie Kepangkatan

& Pensiun

Staf & Tenaga Kontrak

Kasie Kesejahteran

& Penghargaan 6 (+) 9 (+)

(17)

Laporan Proyek Perubahan Diklat Kepemimpinan Tingkat IV Kota Bitung Tahun 2019 16 B.4. Jenis Stakeholder

Berdasarkan jenisnya, maka stakeholder dapat dibedakan atas 3 (tiga) kelompok berikut ini :

1. Stakeholder Primer yang memiliki tingkat kepentingan yang tinggi dan paling terkena dampak dari suatu keputusan tersebut. Termasuk didalamnya adalah: Kasubag Kepegawaian / Pejabat yang membidangi Kepegawaian di Lingkungan Pemerintah Kota Bitung.

2. Stakeholder Sekunder yang memiliki tingkat pengaruh hampir sama dengan tingkat kepentingan termasuk di dalamnya Kepala Seksi Disiplin dan Penilai Kinerja Aparatur, Kepala Seksi Kesejahteraan dan Penghargaan dan Kepala Seksi Kepangkatan dan Pensiun..

3. Stakeholder Utama yang memiliki pengaruh terhadapa upaya itu, dimana mereka penting di dalam atau bagi organisasi yang terlibat di dalam upaya itu termasuk di dalamnya : Kepala Badan, Kepala Bidang Pembinaan Umum dan Informasi Kepegawaian dan Kepala Seksi Dokumentasi, Pengolahan Data dan Informasi Kepegawaian.

B.5. Analisis Stakeholder

Berdasarkan pengelompokan identifikasi dan jenis stakeholder yang terlibat dalam proyek perubahan ini maka dapat dianalisis lebih jauh lagi timbal balik dalam hal intensitas pengaruh sesuai dengan fungsinya masing-masing dan kepentingan terhadap Sistem Informasi Data Kehadiran PNS pada Badan Kepegawaian Pendidikan dan Pelatihan Daerah Kota Bitung.

Pengelompokan analisis stakeholder dapat dilihat pada gambar di bawah ini :

(18)

Laporan Proyek Perubahan Diklat Kepemimpinan Tingkat IV Kota Bitung Tahun 2019 17 Gambar. Kuadran Analisis Stakeholder

Tabel Pengelompokan Stakeholder Proyek Perubahan No Nama Stakeholder Identitas

Stakeholder

Jenis Stakeholder

Analisis Stakeholder 1 Kepala Badan

Kepegawaian Pendidikan dan Pelatihan Daerah

Internal Utama Promoters

2 Kepala Bidang

Pembinaan Umum dan Inka

(Mentor)

3 Kepala Seksi Dokumentasi,

Pengolahan Data dan Informasi Kepegawaian (Project Leader)

4 Kepala Seksi Disiplin dan Penilai Kinerja Aparatur

Internal Sekunder Latents

(19)

Laporan Proyek Perubahan Diklat Kepemimpinan Tingkat IV Kota Bitung Tahun 2019 18 5 Kepala Seksi

Kesejahteraan dan Penghargaan

6 Kepala Seksi Kepangkatan dan Pensiun

7 Staf / Tenaga Kontrak Internal Promotors

8 Kasubag Kepegawaian Seluruh Perangkat Daerah

Eksternal Primer Defenders

C. STRATEGI KOMUNIKASI

Komunikasi secara umum diartikan sebagai suatu perbuatan atau kegiatan penyampaian suatu gagasan atau informasi dari seseorang kepada orang lain.

Namun secara lebih khusus dalam konteks Tim Kerja, komunikasi adalah proses pertukaran informasi, kepercayaan dan perasaan antara anggota yang satu dengan anggota yang lainnya untuk mewujudkan rasa saling memahami dan saling percaya demi terciptanya hubungan yang baik.

Quick dalam Ilyas (2003:77-80) membagi pola komunikasi ke dalam 4 (empat) spektrum yaitu agresif, assertive, responsive dan non-assertive. Berikut adalah deskripsi dari setiap spectrum tersebut :

1. Komunikasi Agresif :

 Semuanya hanya tentang anda, menghilangkan keberadaan stakeholder lain.

 Meniscayakan hak dan martabat stakeholder lain.

 Pernyataan agresif merendahkan, mempermalukan dan menghina.

2. Komunikasi Assertive :

 Menganggap Project Leader adalah yang utama, sedangkan stakeholder lain adalah nomor dua (sekunder).

 Mengekspresikan kebutuhan dan keinginan dengan cara yang dapat diterima oleh stakeholder lain.

(20)

 Dapat menyampaikan informasi yang tidak menyenangkan dengan cara yang tidak mengancam dan membuat tersinggung stakeholder lain.

3. Komunikasi Responsif :

 Menganggap stakeholder lain adalah yang utama, sedangkan Project Leader justru yang sekunder.

 Menyadari stakeholder memiliki kekuatan, sumberdaya dan persepsi berbeda terhadap kondisi/situasi tertentu.

 Berusaha mencari dan mengidentifikasi komponen di atas untuk dipertemukan pada kesamaan pandangan dan atau penyelesaian masalah.

4. Komunikasi Non-Assertive :

 Stakeholder lain adalah segalanya

 Melepas tanggung jawab dan menyerahkan semuanya kepada stakeholder lain. Stakeholder lain adalah segalanya.

Dalam pelaksanaan proyek perubahan ini maka strategi komunikasi yang dipakai adalah Komunikasi Assertive dan Komunikasi Responsif. Dalam pandangan kami apabila komunikasi assertive dan komunikasi responsif dipadukan maka dapat dijadikan sebagai metode yang paling optimal.

Komunikasi yang demikian dipandang dapat memfasilitasi hak dan perasaan setiap stakeholder yang terlibat dalam sebuah kegiatan dan menyediakan ruang untuk berdialog.

(21)

Laporan Proyek Perubahan Diklat Kepemimpinan Tingkat IV Kota Bitung Tahun 2019 20 BAB III

PELAKSANAAN PROYEK PERUBAHAN A. CAPAIAN PROYEK PERUBAHAN

Pelaksanaan proyek perubahan “Optimalisasi Rekapitulasi Data Kehadiran Pegawai melalui SIDAK-PNS (Sistem Informasi Data Kehadiran Pegawai Negeri Sipil) telah berjalan dengan baik dengan menghasilkan beberapa pencapaian seperti yang telah ditargetkan pada awal perencanaan. Tahapan demi tahapan telah dilaksanakan sesuai dengan jadwal. Berikut adalah tahapan-tahapan proyek perubahan yang disesuaikan dengan tanggal dan pelaksanaan di lapangan:

1. Koordinasi dan Konsultasi dengan Stakeholder

1.1. Konsultasi dan Koordinasi dengan Kepala Bidang Pembinaan Umum dan Informasi Kepegawaian

Pelaksanaan koordinasi dengan Kepala Bidang Pembinaan Umum dan Informasi Kepegawaian Bapak H. M. Posumah, S.I.P selaku Mentor pada hari Selasa, 30 April 2019 di ruang kerja. Dari hasil konsultasi, Mentor memberikan dukungan dan arahan kepada Project Leader untuk segera mengimplementasikan Proyek Perubahan terkait Optimalisasi Rekapitulasi Data Kehadiran Pegawai melalui SIDAK PNS, serta mendapatkan arahan untuk segera membuat dan mempersiapkan data- data antara lain :

1. Membentuk Tim Efektif melalui SK Kepala Badan.

2. Rapat Internal dengan Stakeholder internal

3. Mempersiapkan semua data-data pendukung untuk kelancaran Proyek Perubahan.

(22)

Laporan Proyek Perubahan Diklat Kepemimpinan Tingkat IV Kota Bitung Tahun 2019 21 1.2. Konsultasi dan Koordinasi dengan Kepala BKPPD

Pelaksanaan Konsultasi dan Koordinasi dengan Kepala Badan Kepegawaian Pendidikan dan Pelatihan Daerah Kota Bitung Bpk. Franky R. Ladi, SSTP, MAP pada hari Selasa, 30 April 2019 di ruang kerja. Dari hasil konsultasi, Kepala BKPPD mendukung penuh kepada Project Leader untuk segera mengimplementasikan Proyek Perubahan terkait Optimalisasi Rekapitulasi Data Kehadiran Pegawai melalui SIDAK PNS serta memberikan arahan untuk mempersiapkan semua kebutuhan yang diperlukan.

(23)

Laporan Proyek Perubahan Diklat Kepemimpinan Tingkat IV Kota Bitung Tahun 2019 22 1.3. Konsultasi dan Koordinasi dengan Kepala Seksi Disiplin dan Penilai

Kinerja Aparatur

Pelaksanaan koordinasi dengan Kepala Seksi Disiplin dan Penilai Kinerja Aparatur Bpk. Marnix S. Salindeho, S.Sos, MAP pada hari Selasa, 30 April 2019 di ruang kerja, dari hasil koordinasi, Kepala Seksi Disiplin dan Penilai Kinerja Aparatur memberikan dukungan lewat pernyataan Dukungan kepada Project Leader untuk mengimplementasikan Proyek Perubahan

1.4. Koordinasi dengan Tenaga Kontrak (Programmer)

Pelaksanaan Koordinasi dengan Tenaga Kontrak yang merupakan programmer dilaksanakan pada hari Jumat 03 Mei 2019. Dari hasil koordinasi, tenaga kontrak yang merupakan programmer memberikan dukungan lewat pernyataan Dukungan kepada Project Leader untuk mengimplementasikan Proyek Perubahan dan menyepakati untuk membuat aplikasi sesuai dengan rencana Proyek Perubahan.

(24)

Laporan Proyek Perubahan Diklat Kepemimpinan Tingkat IV Kota Bitung Tahun 2019 23 2. PERTEMUAN DENGAN STAF DAN TENAGA KONTRAK BIDANG

PEMBINAAN UMUM DAN INFORMASI KEPEGAWAIAN 2.1. Rapat Kerja dengan Staf dan Tenaga Kontrak

Rapat kerja dilaksanakan pada hari Kamis, 02 Mei 2019 bertempat di Ruang Kerja Kepala Bidang Pembinaan Umum dan Informasi Kepegawaian yang dihadiri oleh Staf dan Tenaga Kontrak di Bidang Pembinaan Umum dan Informasi Kepegawaian. Dalam pertemuan ini, Project Leader menyampaikan rencana pelaksanaan Proyek Perubahan dan menyampaikan peran dari masing-masing staf dan tenaga kontrak dalam pelaksanaan proyek perubahan ini. Staf dan Tenaga Kontrak memberikan dukungan lewat Surat Pernyataan Dukungan kepada Project Leader untuk mengimplementasikan Proyek Perubahan.

(25)

Laporan Proyek Perubahan Diklat Kepemimpinan Tingkat IV Kota Bitung Tahun 2019 24 3. PEMBENTUKAN TIM EFEKTIF

3.1. Pembuatan SK Tim Efektif.

Kegiatan ini dilaksanakan pada hari Senin, 05 Mei 2019 dengan hasil draft SK Tim Efektif berupa susunan Tim Efektif serta tugas dari masing- masing Kelompok Kerja (Pokja).

3.2. Penandatanganan SK Tim Efektif

Kegiatan ini berupa pengajuan naskah dan penandatanganan SK Tim Efektif oleh Kepala Badan. Kegiatan ini dilaksanakan pada hari Selasa, 06 Mei 2019.

(26)

Laporan Proyek Perubahan Diklat Kepemimpinan Tingkat IV Kota Bitung Tahun 2019 25 3.3. Rapat Kerja Tim Efektif

Setelah Tim Efektif dibentuk maka langsung melaksanakan Rapat Kerja agar semua dapat memahami tugas dan tanggung jawab masing- masing. Kegiatan ini dilaksanakan pada hari Selasa, 06 Mei 2019.

4. PEMBUATAN APLIKASI PENGOLAH DATA REKAPITULASI KEHADIRAN PEGAWAI

4.1. Analisis dan Perancangan Aplikasi

Kegiatan ini bertujuan untuk menyamakan persepsi antara Project Leader dan programmer sehingga aplikasi yang dibuat sesuai dengan kebutuhan Project Leader. Hasil kegiatan ini dibuatkan Berita Acara antara Project Leader dan programmer. Kegiatan ini dilaksanakan pada hari Kamis, 09 Mei 2019

(27)

Laporan Proyek Perubahan Diklat Kepemimpinan Tingkat IV Kota Bitung Tahun 2019 26 4.2. Pembangunan Aplikasi

Kegiatan pembangunan aplikasi dilaksanakan pada tanggal 09 – 31 Mei 2019 oleh Programmer dan diawasi langsung oleh Project Leader.

4.3. Pembuatan Akun Operator masing-masing Perangkat Daerah

Kegiatan ini bertujuan untuk membuat akun operator Kasubag Kepegawaian masing-masing Perangkat Daerah agar pada saat pelaksanaan sosialisasi, operator sudah bisa langsung mempraktekan tata cara pengisian aplikasi. Kegiatan ini dilaksanakan pada hari Jumat, 31 Mei 2019.

(28)

Laporan Proyek Perubahan Diklat Kepemimpinan Tingkat IV Kota Bitung Tahun 2019 27 4.4. Ujicoba Aplikasi

Tahapan ujicoba aplikasi dilaksanakan dalam rangka pengujian kinerja aplikasi apakah sudah berjalan dengan baik dan hasilnya sesuai yang dibutuhkan oleh Project Leader. Pelaksanaan kegiatan ini dibuktikan dengan Berita Acara Ujicoba Aplikasi yang ditandatangani oleh Project Leader, Programmer dan anggota Pokja yang melaksanakan ujicoba.

Kegiatan dilaksanakan pada tanggal 10 Juni 2019.

5. PEMBUATAN SK KEPALA BKPPD TENTANG PEMBERLAKUAN APLIKASI

5.1. Pembuatan SK Pemberlakuan Aplikasi

Kegiatan ini dilaksanakan pada hari Selasa, 11 Juni 2019 dengan hasil draft SK Pemberlakuan Aplikasi Sistem Informasi Data Kehadiran Pegawai Negeri Sipil (SIDAK PNS) pada Badan Kepegawaian Pendidikan dan Pelatihan Daerah Kota Bitung.

(29)

Laporan Proyek Perubahan Diklat Kepemimpinan Tingkat IV Kota Bitung Tahun 2019 28 5.2. Penandatanganan SK Legitimasi

Kegiatan ini berupa pengajuan naskah dan penandatanganan SK Pemberlakuan Aplikasi Sistem Informasi Data Kehadiran Pegawai Negeri Sipil (SIDAK PNS) pada Badan Kepegawaian Pendidikan dan Pelatihan Daerah Kota Bitung. Kegiatan ini dilaksanakan pada hari Selasa, 11 Juni 2019.

6. SOSIALISASI PENGGUNAAN APLIKASI KEPADA SELURUH KASUBAG KEPEGAWAIAN DI LINGKUNGAN PEMERINTAH KOTA BITUNG

Tahapan awal kegiatan ini dimulai dari Pembuatan Undangan Sosialisasi, Penandatanganan Undangan Sosialisasi oleh Kepala Badan, distribusi undangan kepada seluruh Kasubag Kepegawaian / Pejabat yang membidangi kepegawaian di Lingkungan Pemerintah Kota Bitung melalui grup whatsapp, rapat kerja tim efektif tentang persiapan kegiatan sosialisasi dan pemantapan sarana dan prasarana. Tahap ini dilaksanakan selama 2 (dua) hari dari tanggal 11 – 12 Juni 2019. Kegiatan Sosialisasi Aplikasi Sistem Informasi Data Kehadiran PNS dilaksanakan pada tanggal 19 Juni 2019.

6.1. Pembuatan Undangan Sosialisasi

Pembuatan Undangan kegiatan disusun tanggal 17 Juni 2019 yang ditujukan kepada Seluruh Kasubag Kepegawaian atau pejabat yang membidangi kepegawaian di Lingkungan Pemerintah Kota Bitung.

(30)

Laporan Proyek Perubahan Diklat Kepemimpinan Tingkat IV Kota Bitung Tahun 2019 29 6.2. Penandatanganan Undangan Sosialisasi

Undangan yang telah disusun kemudian diajukan ke Kepala Badan untuk ditandatangani. Kegiatan ini dilaksanakan pada tanggal tanggal 17 Juni 2019.

6.3. Menginformasikan Undangan Kegiatan Sosialisasi melalui grup whatsapp “Informasi Kepegawaian”.

Undangan yang telah ditandatangani oleh Kepala Badan kemudian langsung diinformasikan ke Grup Whatsapp “Informasi Kepegawaian”

yang beranggotakan seluruh Kasubag Kepegawaian / Pejabat yang

(31)

Laporan Proyek Perubahan Diklat Kepemimpinan Tingkat IV Kota Bitung Tahun 2019 30 membidangi Kepegawaian di Lingkungan Pemerintah Kota Bitung pada tanggal 17 Juni 2019.

6.4. Rapat Kerja Tim Efektif tentang persiapan Kegiatan Sosialisasi

Rapat Kerja Tim Efektif dilaksanakan dalam rangka persiapan kegiatan sosialisasi aplikasi Sistem Informasi Data Kehadiran PNS (SIDAK PNS).

Kegiatan ini dilaksanakan pada tanggal 19 Juni 2019.

6.5. Pemantapan Sarana dan Prasarana yang dibutuhkan untuk kegiatan sosialisasi

Kegiatan ini dilaksanakan pada tanggal 19 Juni 2019 berupa peminjaman ruangan untuk lokasi kegiatan sosialisasi. Ruangan yang akan digunakan adalah di Ruang Sidang Lantai IV Kantor Walikota Bitung.

(32)

Laporan Proyek Perubahan Diklat Kepemimpinan Tingkat IV Kota Bitung Tahun 2019 31 6.6. Kegiatan Sosialisasi Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Data

Kehadiran PNS

Pelaksanaan Sosialisasi Aplikasi Sistem Informasi Data Kehadiran PNS (SIDAK) PNS dilaksanakan pada tanggal 20 Juni 2019 yang dihadiri oleh Kasubag Kepegawaian atau pejabat yang membidangi kepegawaian di Lingkungan Pemerintah Kota Bitung. Kegiatan di buka oleh Kepala Badan Kepegawaian Pendidikan dan Pelatihan Daerah Kota Bitung Bpk. Franky R. Ladi, SSTP, MAP dan dilanjutkan dengan materi sosialisasi yang dibawakan oleh Kepala Seksi Dokumentasi Pengolahan Data dan Informasi Kepegawaian. Dalam kegiatan ini peserta mempraktekkan secara langsung pengisian rekapitulasi kehadiran masing-masing perangkat daerah.

(33)

Laporan Proyek Perubahan Diklat Kepemimpinan Tingkat IV Kota Bitung Tahun 2019 32 7. MONITORING PENGISIAN DATA OLEH MASING-MASING PERANGKAT

DAERAH

Setelah dilaksanakannya sosialisasi, maka tahap selanjutnya adalah memonitoring pengisian data oleh operator di masing-masing perangkat daerah untuk memastikan bahwa data rekapitulasi telah diinput ke dalam aplikasi. Kegiatan ini diawali dengan memonitor lewat grup whatsapp terkait kendala yang dihadapi dan selanjutnya melakukan Pendampingan kepada Perangkat Daerah yang masih memiliki kendala dalam pengisian aplikasi baik itu di kantor BKPPD maupun kunjungan langsung ke Perangkat Daerah.

7.1. Monitoring melalui grup whatsapp apabila ada kendala yang dihadapi oleh operator di masing-masing perangkat Daerah

Kegiatan ini dilaksanakan pada tanggal 21 Juni 2019

(34)

Laporan Proyek Perubahan Diklat Kepemimpinan Tingkat IV Kota Bitung Tahun 2019 33 7.2. Melakukan kunjungan langsung ke Perangkat Daerah untuk monitoring

pelaksanaan pengisian data pada aplikasi.

Kegiatan ini dilaksanakan pada perangkat daerah yang masih memiliki kendala dalam pengisian aplikasi setelah pelaksanaan sosialisasi. Bagi Perangkat Daerah yang belum mengisi aplikasi dilaksanakan kunjungan ataupun pendampingan pengisian aplikasi di kantor Badan Kepegawaian Pendidikan dan Pelatihan Daerah Kota Bitung. Kegiatan ini dilaksanakan tanggal 24 – 28 Juni 2019.

8. PEMBUATAN LAPORAN

8.1. Penyusunan Laporan Implementasi Proyek Perubahan

Setelah seluruh tahapan proyek perubahan terlaksana maka dibuatlah laporan sebagai dokumentasi pelaksanaan kegiatan secara keseluruhan. Dalam laporan ini memuat dasar-dasar teori, langkah- langkah teknis pelaksanaan kegiatan dan lampiran-lampiran.

(35)

Laporan Proyek Perubahan Diklat Kepemimpinan Tingkat IV Kota Bitung Tahun 2019 34 B. KENDALA EKSTERNAL DAN INTERNAL

Dalam pelaksanaan Proyek Perubahan ini tentu saja tidak lepas dari kendala- kendala yang sangat mempengaruhi jalannya keberhasilan Proyek Perubahan. Adapun kendala-kendala yang dihadapi antara lain:

a. Banyaknya tugas rutin yang harus dikerjakan oleh Project Leader Sebagai Kepala Seksi Dokumentasi, Pengolahan Data dan Informasi Kepegawaian;

b. Beberapa operator perangkat daerah terlambat dalam menginput data dikarenakan menjalani tugas luar daerah maupun melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan langsung masing-masing.

C. STRATEGI MENGATASI MASALAH

a. Mengoptimalkan Kelompok Kerja dalam Tim Efektif dengan memanfaatkan media komunikasi yang ada selalu melakukan koordinasi dan kontrol ke Pokja-Pokja dalam mengimplementasikan Milestones Proyek Perubahan.

b. Mengundang salah satu staf/tenaga kontrak dari unit kerja yang mengalami kendala dalam pengisian data ke Kantor Badan Kepegawaian Pendidikan dan Pelatihan Daerah Kota Bitung untuk dilakukan pendampingan dalam pengisian data.

(36)

Laporan Proyek Perubahan Diklat Kepemimpinan Tingkat IV Kota Bitung Tahun 2019 35 BAB IV

PENUTUP A. Kesimpulan

Dengan tersedianya data rekapitulasi kehadiran pegawai yang lebih cepat lewat pemanfaatan Aplikasi Sistem Informasi Data Kehadiran PNS (SIDAK PNS) maka pengolahan dan penyajian data bisa berlangsung optimal dan bisa dimanfaatkan guna kepentingan tugas dan pelayanan BKPPD khususnya dalam hal pembinaan disiplin pegawai, pelayanan cuti pegawai, Kenaikan Gaji Berkala, pelayanan pengurusan penghargaan Satyalancana Karya Satya dan proses pengurusan Kenaikan Pangkat.

B. Rekomendasi

Dengan tersedianya data rekapitulasi kehadiran Pegawai yang lebih optimal maka dapat direkomendasikan beberapa hal sebagai berikut :

1. Data yang dihasilkan oleh Aplikasi Sistem Informasi Data Kehadiran PNS (SIDAK PNS) kiranya dapat dimanfaatkan secara optimal dalam pembinaan disiplin pegawai, pelayanan cuti pegawai, Kenaikan Gaji Berkala, pelayanan pengurusan penghargaan Satyalancana Karya Satya dan proses pengurusan Kenaikan Pangkat.

2. Aplikasi yang sudah dibuat kiranya bisa dimanfaatkan dan dikembangan terus agar bisa memudahkan pelayanan kepegawaian di Badan Kepegawaian Pendidikan dan Pelatihan Daerah Kota Bitung

3. Perangkat Daerah harus konsisten dan serius dalam penggunaan aplikasi SIDAK PNS sebagai sarana dalam rangka optimalisasi pengolahan dan penyajian data rekapitulasi kehadiran pegawai.

Project Leader,

MICHAEL ROMMY LEGI, S.Si NIP. 19830514 201001 1 009