Petunjuk Operasional Vendor
Register Vendor
iProcura (eProcurement)
HTTPS://EPROC.PELINDO1.CO.ID
2 0 1 7
Daftar Isi
1 Pendahuluan ... 3
2 Environment ... 8
3 Proses Registrasi Vendor ... 8
3.1Vendor membuka url portal iProcura ... 8
3.2Menu Registrasi Vendor ... 8
Step 1. Input User Name dan NPWP ... 9
Step 2. Input Data Umum dan Informasi Admin ... 9
Step 3. Simpan Data Umum dan Admin Vendor... 12
Step 4. Fakta Integritas ... 12
Step 5. Surat Pernyataan dan submit permohonan menjadi vendor database ... 13
3.3Approval Registrasi oleh Pihak PT.Pelindo ... 16
3.4Vendor menerima notifikasi email ... 16
1
Pendahuluan
Proses pendaftaran untuk menjadi vendor PT.Pelindo 1 pada aplikasi iProcura (eProc) dikelola pada modul Vendor Management (VM). Pada modul VM ini dapat dilakukan Register Vendor, Ubah Data Vendor, dan Upgrade Status Vendor (Non-Database menjadi Database).
Pada aplikasi iProcura, vendor dikelompokkan menjadi 2 (dua) yaitu Vendor Database dan Vendor Non-Database.
Vendor database merupakan status yang diberikan kepada vendor dimana telah dilakukan verifikasi data oleh pihak PT.Pelindo 1, atas dokumen-dokumen yang disampaikan oleh vendor terkait.
Adapun Vendor non-database merupakan status yang diberikan kepada vendor tertentu dimana tidak wajib dilakukan verifikasi data oleh pihak PT.Pelindo 1 atas dokumen yang disampaikan oleh vendor terkait.
Vendor yang memilih mendaftar sebagai vendor database, akan melalui proses persetujuan dari pihak terkait di Pelindo 1 untuk mendapat sertifikat penyedia barang dan jasa pada PT.Pelindo 1.
Sedangkan vendor yang memilih mendaftar sebagai vendor non database, tidak ada proses persetujuan dari pihak terkait di Pelindo 1 dikarenakan untuk tidak mendapatkan sertifikat sebagai penyedia barang dan jasa pada PT.Pelindo 1.
Berikut ini adalah gambaran proses Vendor Management:
Gambaran Ringkas Proses Registrasi Vendor:
Berikut ini adalah Aliran Proses Bisnis Vendor Management : Vendor Database
Berikut ini adalah Aliran Proses Bisnis Vendor Management : Vendor Non Database:
Dokumen ini merupakan user manual (petunjuk) untuk pengoperasian proses pendaftaran vendor baik vendor database maupun vendor non database.
2
Environment
Memanggil iProcura Portal (Vendor):
https:// eproc.pelindo1.co.id
3
Proses Registrasi Vendor
3.1 Vendor membuka url portal iProcura
Alamat url portal iProcura adalah https://eproc.pelindo1.co.id
3.2 Menu Registrasi Vendor
Menu: Vendor Registration New Registration
Step 1. Input User Name dan NPWP
Nama Field Deskripsi R/M
/O Input
dari User Comments User Name User name yang akan digunakan untuk
login
M
Tax Number Company Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP) M Vendor Database Check radio button ini
Untuk register vendor database
O
Vendor Non Database check radio button ini.
Untuk register vendor non database
O
Step 2. Input Data Umum dan Informasi Admin
Jika proses verifikasi User Name dan NPWP berhasil, klik tombol Next Dan masukkan data Umum perusahaan dan data Admin Vendor.
Isi form Info terlebih dahulu sesuai dengan data yang dibutuhkan.
No Nama
Field Penjelasan Isi
Field Informasi Tambahan 1. Company
Code
Data company code akan dijadikan atribut pada banyak entitas untuk menunjukkan entitas tersebut milik siapa. Sebagai contoh informasi company code pada user akan menunjukkan perusahaan mana yang memiliki user tersebut.
Pilih Klik tombol dropdown :
2. Title Masukkan title perusahaan Pilih Klik tombol dropdown :
3. Account Group
Kelompok instansi Input/
Ketik
Mandatory
Klik tombol dropdown:
No Nama
Field Penjelasan Isi
Field Informasi Tambahan 4. Company
Name
Isikan nama perusahaan Input/
Ketik
Mandatory
5. Address Isikan alamat perusahaan Input/
Ketik
Mandatory
6. ZIP Code Isikan kode pos perusahaan Input/
Ketik
Mandatory
7. Phone Isikan nomor telepon perusahaan Input/
Ketik
Mandatory
8. Fax Isikan nomor fax perusahaan Input/
Ketik
Mandatory
9. Country Pilih nama Negara Pilih Klik tombol dropdown
10. Province/
State
Pilih provinsi dari alamat perusahaan Pilih Klik tombol dropdown
11. City Pilih nama kota sesuai alamat perusahaan Pilih Klik tombol dropdown
12. Register Location
Register Location merupakan lokasi operasional yang dituju oleh Vendo
Pilih Klik tombol LOV
13. PO Box Isikan kode PO BOX sesuai alamat perusahaan
Input/
Ketik 14. Tax
Number
Isikan nomor pajak yang digunakan oleh vendor
Input/
Ketik
Mandatory
15. Upload Tax Number Doc
Tax Number Doc merupakan dokumen pendukung yang digunakan untuk Tax Number vendor
Pilih Klik tombol Pilih File, lalu Upload.
16. Upload Power of Attorney
Power of attorney merupakan dokumen surat kuasa yang dibutuhkan
Pilih Klik tombol Pilih File, lalu Upload.
Lengkapi form Admin Information sesuai dengan data yang dibutuhkan :
No Nama Field Penjelasan Isi Field Informasi Tambahan
1 First Name Isikan nama depan dari admin vendor
Input/Ketik Mandatory
2 Last Name Isikan nama belakang dari admin vendor
Input/Ketik Optional
3 Mobile Isikan nomor telepon dari admin vendor
Input/Ketik Mandatory
4 Email Isikan alamat email yang digunakan admin vendor
Input/Ketik Mandatory
No Nama Field Penjelasan Isi Field Informasi Tambahan digunakan untuk user
login 7 Security
Question
Isikan pertanyaan untuk keamanan data jika user ingin melakukan continue registration
Input/Ketik Mandatory
8 Security Answer
Isikan jawaban dari pertanyaan keamanan
Input/Ketik Mandatory
Step 3. Simpan Data Umum dan Admin Vendor
Jika input data umum dan admin vendor sudah selesai, klik tombol simpan . Jika berhasil maka akan keluar window:
Selanjutnya klik tombol Next>
Step 4. Fakta Integritas
Setelah menekan tombol Next> maka vendor diwajibkan menyetujui Fakta Integritas, dengan mencentang “Saya Telah Membaca dan Menyetujui Fakta Integritas di Atas”
lalu menekan tombol Accept.
Step 5. Surat Pernyataan dan submit permohonan menjadi vendor database
Jika vendor sudah menyetujui Fakta Integritas, pada layar berikutnya akan muncul Surat Pernyataan tentang kebenaran data yg disampaikan vendor.
Vendor wajib menyetujui surat pernyataan tsb dengan mencentang “Saya Telah Membaca Dan Menyetujui Perjanjian Di Atas”.
Langkah berikutnya, vendor menekan tombol Submit.
Maka akan keluar window konfirmasi:
Jika submit permohonan sukses akan muncul windows informasi:
Vendor akan mendapatkan email notifikasi:
Sampai sini vendor masih belum dapat login ke portal iProcura PT.Pelindo 1 (https://eproc.pelindo1.co.id).
Dibutuhkan approval dari pihak terkait di Pelindo1.
3.3 Approval Registrasi oleh Pihak PT.Pelindo
Permohonan pendaftaran vendor akan diverifikasi oleh pihak PT.Pelindo1. Vendor belum dapat melakukan login, sebelum permohonan pendaftaran di setujui pihak PT.Pelindo1.
Pemberitahuan disetujui atau tidak akan diberitahu via email.
3.4 Vendor menerima notifikasi email
Jika permohonan registrasi sudah di approval User Pelindo1, maka vendor akan
mendapatkan notifikasi email seperti di bawah, yg menandakan vendor sudah berhasil registrasi.
Dan Langkah selanjutnya adalah vendor melengkapi datanya. Yang dibahas dokumen berbeda.
