PENERIMAAN DAN PENYARINGAN BORANG PERMOHONAN PEMONITORAN DRUG TERAPEUTIK DAN SAMPEL/SPESIMEN DARAH

(1)

Disediakan Oleh Diluluskan Oleh

Dellemin Che Abdullah Abdul Hakim Hj. Abdullah

Tarikh efektif 01.04.2010

PENERIMAAN DAN PENYARINGAN BORANG PERMOHONAN

PEMONITORAN DRUG TERAPEUTIK DAN SAMPEL/SPESIMEN DARAH

MAKMAL PEMONITORAN DRUG TERAPEUTIK HOSPITAL UNIVERSITI SAINS MALAYSIA

Disediakan oleh: DELLEMIN CHE ABDULLAH

Diluluskan oleh: ABDUL HAKIM HJ. ABDULLAH

Tarikh efektif: 01.04.2010

HUSM/TDM/QP-01

(2)

MAKMAL PEMONITORAN DRUG TERAPEUTIK UNIVERSITI SAINS MALAYSIA PENERIMAAN &

PENYARINGAN BPPDT &

SAMPEL/SPESIMEN DARAH (HUSM/TDM/QP-01)

Tajuk: ISI KANDUNGAN

Muka surat 1 drp 14

Versi 3

ISI KANDUNGAN MUKA SURAT PERKARA

1 Isi Kandungan 2 Rekod Pindaan 3 Definisi

4 Singkatan

5 Tujuan, Skop, dan Dokumen Rujukan 6 - 9 Prosedur dan Tanggungjawab

10 Rekod

11 Carta Alir

12 Senarai Lampiran

i. Lampiran 1: Borang Permohonan Pemonitoran Drug Terapeutik

(3)

PENYARINGAN BPPDT &

Tajuk: REKOD PINDAAN

Muka surat 2 drp 14

Versi 3

Pindaan 3

REKOD PINDAAN/SEMAKAN NO.

VERSI

TARIKH PINDAAN/

SEMAKAN

HURAIAN PINDAAN TANDATANGAN

PENGESAHAN

1 1/11/2009 Pertukaran Versi MS ISO 15189:2004 kepada versi MS ISO 15189:2007

2 02/02/2010 Perubahan di Carta Alir ms 11/12: Rekod dalam RPS dan komputer

3 01/04/2010 Perubahan pada prosedur penomboran

sampel/spesimen no. 1 mukasurat 9 daripada 12.

3 05/08/2010 Pindaan 1: Ms 2/12 Tarikh versi ditukar kepada tarikh pindaan/semakan. Tambahan semakan pada tajuk.

3 08/08/2011 Pindaan 2: Ms 5/12 Tambahan skop Drug yang dianalisis (Valproic Acid dan Phenytoin)

3 20/09/2011 Pindaan 3: Ms 3,5,6,7,8,9, dan 12/13 Tambahan secara dalam talian atau manual

REKOD SEMAKAN TARIKH

SEMAKAN

NAMA PENYEMAK TANDATANGAN

SEMAKAN

TANDATANGAN KELULUSAN 04/08/2010 Dellemin Che Abdullah

08/08/2011 Dellemin Che Abdullah 19/09/2011 Dellemin Che Abdullah

(4)

PENERIMAAN &

PENYARINGAN BPPDT &

Tajuk: DEFINISI

Muka surat 3 drp 14

Versi 3

1. DEFINISI

Penerimaan Sampel/Spesimen Darah: Proses menerima BPPDT (secara dalam talian atau manual) dan sampel/spesimen darah bagi tujuan analisis.

Penyaringan Sampel/Spesimen Darah: Proses penyaringan BPPDT (secara dalam talian atau manual) dan sampel/spesimen darah mengikut kriteria-kriteria yang ditetapkan.

(5)

2. SINGKATAN PPS

PM BPPDT RPS RPUS/SD QP

R/N FPDTP TDM

TDMSyS

= Penolong Pegawai Sains

= Pembantu Makmal

= Borang Permohonan Pemonitoran Drug Terapeutik

= Rekod Penerimaan Spesimen

= Rekod Penolakan Ujian Sampel/Spesimen Darah

= “Quality Procedure”

= “Registration Number”

= Fail Pemonitoran Drug Terapeutik Pesakit

= Therapeutic Drug Monitoring

= Therapeutic Drug Monitoring System

PENYARINGAN BPPDT &

Tajuk: SINGKATAN

Muka surat 4 drp 14

Versi 3

(6)

3. TUJUAN

Untuk menerangkan proses penerimaan serta penyaringan BPPDT (secara dalam talian atau manual) dan sampel/spesimen darah pesakit bagi drug-drug yang dimonitor (Amikacin, Gentamycin, Vancomycin, Valproic Acid dan Phenytoin).

4. SKOP

Prosedur ini digunapakai untuk pemonitoran drug terapeutik dan melibatkan semua staf yang terlibat di Unit/Makmal Pemonitoran Drug Terapeutik, Jabatan Farmasi, HUSM.

5. DOKUMEN RUJUKAN i. Polisi Jabatan Farmasi

ii. Manual Operasi Peralatan yang digunakan (Rujuk manual peralatan masing masing)

iii. Sisip Maklumat Reagen (Reagent Package Insert)

iv. Garis Panduan Keselamatan Pekerja, Jabatan Farmasi, HUSM v. Standard MS ISO 9001:2008

vi. LAB0RATORY QUALITY MANUAL – Medical Laboratories Hospital Universiti Sains Malaysia (HUSM/LCD/LQM) vii. Rujukan-rujukan lain yang berkaitan.

PENERIMAAN &

PENYARINGAN BPPDT &

Tajuk: TUJUAN, SKOP DAN DOKUMEN

RUJUKAN

Muka surat 5 drp 14

Versi 3

(7)

6. PROSEDUR DAN TANGGUNGJAWAB

PROSEDUR

6.1 Penerimaan & Penyaringan BPPDT (Secara Manual)

& Sampel/ Spesimen Darah

6.1.1 Terima BPPDT dan sampel/spesimen darah.

6.1.2 Saring BPPDT dan sampel/spesimen darah 6.1.3 Cop/catat daftar masa terima serta

tandatangan ringkas penerima atas BPPDT.

6.1.4 Rekod maklumat pesakit dan

sampel/spesimen darah dalam buku RPS secara bertulis dan/atau secara elektronik.

6.1.5 Semak dalam komputer sama ada pesakit pernah dimonitor sebelum ini.

6.1.5.1 Jika pernah, dapatkan FPDTP yang lepas di dalam kabinet fail berserta BPPDT dan satukan dengan yang baru diterima.

6.1.5.2 Jika tidak pernah, buka FPDTP yang baru.

6.2 Penerimaan & Penyaringan BPPDT (Secara DalamTalian) & Sampel/ Spesimen Darah 6.2.1 Klik pada paparan ”NEW” dan pastikan

sampel/spesimen adalah sama dengan BPPDT

6.2.2 Klik pada paparan ”ACCEPTED” dan sistem akan mengeluarkan Nombor Makmal dan Masa Terima.

TANGGUNGJAWAB PPS/PM

PPS/PM PPS/PM PPS/PM

PPS/PM

PPS/PM MAKMAL PEMONITORAN DRUG TERAPEUTIK UNIVERSITI SAINS MALAYSIA

PENERIMAAN &

PENYARINGAN BPPDT &

Tajuk: PROSEDUR DAN TANGGUNGJAWAB

Muka surat 6 drp 14

Versi 3

(8)

PROSEDUR

6.2.3 Rekod maklumat pesakit dan sampel/spesimen darah dalam buku RPS secara bertulis.

6.2.4

Semak dalam komputer sama ada pesakit pernah dimonitor sebelum ini.

6.2.4.1 Jika pernah, dapatkan FPDTP yang lepas di dalam kabinet fail

6.2.4.2 Jika tidak pernah, buka FPDTP yang baru.

TANGGUNGJAWAB PPS/PM PPS/PM PPS/PM PPS/PM PENERIMAAN &

PENYARINGAN BPPDT &

Tajuk: PROSEDUR DAN

TANGGUNGJAWAB Muka surat 7 drp 14

Versi 3

(9)

PROSEDUR

6.2.1 Penyaringan BPPDT (Secara Manual)

A. Maklumat Dalam Borang Permohonan Pemonitoran Drug Terapeutik.

i. Pastikan maklumat berikut lengkap diisi: Biodata;

Nama, R/N, Wad/Klinik, Berat, Umur, Jantina;

“Name/Signature and Chop of Requesting Doctor”; dan maklumat-maklumat lain jika perlu:

- Sekiranya tidak lengkap/bermasalah, BPPDT masih diterima, dan hubungi pihak wad/klinik untuk lengkapkan/betulkan maklumat yang diperlukan.

Catat maklumat di dalam BPPDT berkenaan (nama staf yang dihubungi dan juga tandatangan ringkas staf yang menghubungi).

Nota: Bagi kes-kes yang tidak memenuhi spesifikasi hendaklah dicatatkan pada Rekod Penolakan Ujian Sampel/Spesimen Darah. (Rujuk HUSM/TDM/QP-11)

TANGGUNGJAWAB

PENERIMAAN &

PENYARINGAN BPPDT &

Tajuk: PROSEDUR DAN

Versi 3

(10)

PENERIMAAN &

PENYARINGAN BPPDT &

Tajuk: PROSEDUR DAN

Versi 3

PROSEDUR 6.2.2 Penyaringan Sampel (Secara Manual) B. Pemeriksaan Sampel/spesimen Darah

i. Pastikan kriteria berikut dipatuhi:

a. Maklumat pesakit sama sepertimana yang tercatat pada BPPDT.

b. Sampel/spesimen mestilah terdiri daripada darah.

c. Sampel/spesimen darah perlu diisi ke dalam bekas yang sesuai (plain test tube).

d. Bekas sampel/spesimen darah berlabel nama pesakit, nombor pendaftaran (R/N), wad/klinik, serta jenis ujian yang diminta (Drug Requested).

TANGGUNGJAWAB PPS/PM

(11)

PROSEDUR

PENOMBORAN SAMPEL/SPESIMEN DARAH

1) Penomboran dibuat mengikut nombor penerimaan spesimen di dalam Buku Rekod Penerimaan Spesimen (HUSM/51/UPDT/03).

2) Penandaan hendaklah dibuat pada bekas sampel/spesimen darah berkenaan dengan menggunakan pen berdakwat kekal dan jelas.

Nota: Bagi kes di mana terdapat 2 sampel bagi pesakit yang sama penomboran hendaklah dipecahkan kepada abjad yang sesuai. Contoh sampel Pre dan Post hendaklah dilabelkan a dan b.

TANGGUNGJAWAB

PENERIMAAN &

PENYARINGAN BPPDT &

Tajuk: PROSEDUR DAN TANGGUNGJAWAB

Muka surat 10 drp 14

Versi 3

(12)

1. REKOD

i. Borang Permohonan Pemonitoran Drug Terapeutik: HUSM/JF/PK1.09/L2 ii. Rekod Penerimaan Spesimen: HUSM/51/UPDT/03

iii. Fail Pemonitoran Drug Terapeutik Pesakit: HUSM/51/UPDT/06 iv. Rekod Penolakan Ujian Sampel/Spesimen Darah: HUSM/TDM-08

PENERIMAAN &

PENYARINGAN BPPDT &

Tajuk: REKOD

Versi 3

(13)

8. CARTA ALIR (SECARA MANUAL)

PENERIMAAN SERTA PENYARINGAN BPPDT DAN SAMPEL/SPESIMEN DARAH

tidak

ya

tidak ya

MAKMAL PEMONITORAN DRUG TERAPEUTIK UNIVERSITI SAINS MALAYSIA

PENERIMAAN &

PENYARINGAN BPPDT &

Tajuk: CARTA ALIR

Versi 3

Memenuhi kriteria

Hubungi wad untuk selesaikan masalah dan

catat pada BPPDT

Terima BPPDT dan sampel/spesimen

Rekod dalam RPS dan komputer Cop BPPDT atau daftar masa terima serta

tandatangan ringkas Saring BPPDT dan sampel/spesimen

Memenuhi kriteria

Rekod Penolakan Ujian Sampel/spesimen

Darah

(14)

9. CARTA ALIR (SECARA DALAM TALIAN)

PENERIMAAN SERTA PENYARINGAN BPPDT DAN SAMPEL/SPESIMEN DARAH

tidak

ya

PENERIMAAN &

PENYARINGAN BPPDT &

Tajuk: SENARAI LAMPIRAN

Versi 3

Klik pada paparan ”NEW” dan pastikan sampel/spesimen adalah sama dengan

BPPDT

Klik pada paparan

”ACCEPTED” dan sistem akan mengeluarkan Nombor Makmal dan Masa Terima.

Memenuhi kriteria

Klik pada

paparan”REJECTED” dan system akan mengeluarkan Nombor Makmal dan Masa

Rujuk QP11

(15)

i. Lampiran 1: Borang Permohonan Pemonitoran Drug Terapeutik:

HUSM/JF/PK1.09/L2

PENYARINGAN BPPDT &

Tajuk: SENARAI LAMPIRAN

Versi 3