PENYIMPANAN DAN PENEMUAN KEMBALI SURAT ATAU DOKUMEN PROGRAM STUDI PENDIDIKAN ADMINISTRASI PERKANTORAN UNIVERSITAS NEGERI MALANG

(1)

Penyimpanan dan Penemuan Kembali Surat atau Dokumen 1

PROGRAM STUDI PENDIDIKAN ADMINISTRASI PERKANTORAN UNIVERSITAS NEGERI MALANG

NOVEMBER 2017

KEARSIPAN

Program Keahlian Administrasi Perkantoran

2017

PENYIMPANAN DAN PENEMUAN KEMBALI SURAT ATAU DOKUMEN

Disusun oleh:

Wulan Fitriyah 150412603260

(2)

KATA PENGANTAR

Puji syukur dipanjatkan Kehadirat Allah SWT yang telah melimpahkan rahmat- Nya kepada penulis sehingga dapat menyelesaikan modul untuk memenuhi tugas akhir Pengembangan Bahan Ajar Administrasi Perkantoran.

Penulis mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah berkenan membantu dalam menyelesaikan modul ini, terutama Bapak Drs. H. Muhammad Arif, M.Si selaku Dosen mata kuliah Pengembangan Bahan Ajar Administrasi Perkantoran.

Modul ini dibuat untuk memenuhi tugas mata kuliah Pengembangan Bahan Ajar Administrasi Perkantoran.

Melalui modul ini, penulis berusaha menyajikan materi dengan berbagai model evaluasi dan penugasan dengan teknik bervariasi untuk mempermudah peserta didik dalam mencapai target-target belajar atau kompetensi yang diharapkan. Pemanfaatan modul ini dapat dikombinasikan dengan kegiatan mendengarkan materi yang disampaikan oleh guru, kegiatan membaca buku-buku sumber lainnya secara mandiri, maupun belajar dari informasi – informasi di internet. Berbagai kegiatan tersebut diharapkan dapat mendukung kegiatan belajar peserta didik secara menyeluruh.

Penulis sadar bahwa modul ini masih terdapat kekurangan dan kesalahan, oleh karena itu kritik dan saran sangat diharapkan untuk menyempurnakan Modul ini. Semoga Modul ini bermanfaat bagi penulis dan pembaca pada umumnya.

Akhir kata, penulis ucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu hingga terselesaikannya modul ini. Semoga modul ini dapat bermanfaat sebagai pembelajaran bagi pembaca.

Malang, 05 November 2017

Penulis Wulan Fitriyah

(3)

DAFTAR ISI

Kata Pengantar ... 2

Daftar Isi ... 3

Bab I Pendahuluan Latar Belakang ... 4

Prasarat ... 4

Deskripsi Singkat ... 5

Kompetensi Inti ... 5

Kompetensi Dasar ... 6

Indikator ... 6

Tujuan Pembelajaran ... 6

Manfaat Penyusunan Modul ... 7

Petunjuk Penggunaan Modul... 7

Bab II Kegiatan Belajar Materi Pokok ... 8

Informasi Pendukung ... 8

Uraian Materi ... 10

Rangkuman ... 33

Tugas Latihan ... 34

Kunci Jawaban ... 35

Tugas Rumah ... 38

Tugas Formatif ... 39

Kunci jawaban Formatif ... 42

Penilaian ... 43

Bab IV Penutup ... 47

Daftar Pustaka ... 48

(4)

Penyimpanan dan Penemuan Kembali Surat atau Dokumen 4 A. LATAR BELAKANG

Administrasi selalu ada disemua ruang lingkup kerja atau kegiatan.

Administrasi identik dengan persuratan atau ketatausahaan. Dalam bidang administrasi diperlukan kegiatan untuk pengelolaan arisp dikarenakan dokumen yang dimiliki perusahaan merupakan dokumen yang menjadi kekayaan perusahaan yang tidak boleh hilang, karena itu dokumen – dokumen tersebut harus dijaga dan dilindungi secara baik oleh perusahaan.

Tujuan dalam rangka menyelamatkan arsip yang berisi informasi penting merupakan bukti pertanggung jawaban yang autentik, maka arisp – asrip tersebut haruslah disimpan dengan baik menggunakan satu system yang memudahkan dalam menyimpan dan menemukan kembali.

Kompetensi ini merupakan salah satu kompetensi yang harus dikuasai oleh peserta didik pada program keahlian Administrasi Perkantoran. Kompetensi ini memiliki satu kompetensi dasar (KD), yaitu : Menjelaskan penyimpanan dan penemuan kembali surat/dokumen.

Modul ini disiapkan sebagai bahan pembelajaran untuk kompetensi dalam menjelaskan penyimpanan dan penemuan kembali surat/dokumen dengan baik dan benar. Modul ini sangat penting dipelajari oleh siapa saja khususnya yang bergerak dibidang Administrasi Perkantoran.

B. PRASYARAT

Sebelum mempelajari modul “Penyimpanan dan Penemuan kembali surat/dokumen” peserta didik harus memiliki kemampuan awal atau penguasaan tentang:

a. Arti penting, asas dalam kearsipan, dan jenis-jenis arsip.

b. Pentingnya sistem kearsipan yang baik.

c. Pengorganisasian arsip.

PENDAHULUAN

(5)

Penyimpanan dan Penemuan Kembali Surat atau Dokumen 5 C. DESKRIPSI SINGKAT

 Prosedur Penyimpanan Arsip

Penyimpanan Arsip dilakukan melalui beberapa tahap, yaitu:

1. Pengumpulan warkat/dokumen.

2. Memeriksa tanda-tanda pelepas 3. Penetapan indeks

4. Pemberian kode warkat 5. Penyortiran

6. Penyimpaanan dan penataan warkat

7. Pemeliharaan, perawatan, penyiangan dan pemusnahan arsip menurut peraturan yang berlaku.

 Prosedur pencarian/penemuan kembali arsip 1. Menentukan jenis surat yang di butuhkan

2. Menetapkan kode berdasarkan nama/judul yang telah di indeks.

3. Mengambil arsip dari tempat penyimpanan dan menggantinya dengan bon pinjaman (out slip) bila yang di pinjam satu lembar arsip. Jika yang di pinjam satu folder, maka harus pula di buatkan out foldernya.

4. Menyerahkan arsip kepada peminjamnya.

D. KOMPETENSI INTI DAN KOMPETENSI DASAR

 KOMPETENSI INTI

KI 1: Menghayati dan mengamalkan ajaran agama yang dianutnya.

KI 2: Mengembangkan perilaku (jujur, disiplin, tanggungjawab, peduli, santun, ramah lingkungan, gotong royong, kerjasama, cinta damai, responsif dan pro-aktif) dan menunjukan sikap sebagai bagian dari solusi atas berbagai permasalahan bangsa dalam berinteraksi secara efektif dengan lingkungan sosial dan alam serta dalam menempatkan diri sebagai cerminan bangsa dalam pergaulan dunia.

KI 3: Memahami dan menerapkan pengetahuan faktual, konseptual, prosedural dalam ilmu pengetahuan, teknologi, seni, budaya, dan humaniora dengan wawasan kemanusiaan, kebangsaan, kenegaraan, dan peradaban

(6)

terkait fenomena dan kejadian, serta menerapkan pengetahuan prosedural pada bidang kajian yang spesifik sesuai dengan bakat dan minatnya untuk memecahkan masalah.

KI 4: Mengolah, menalar, dan menyaji dalam ranah konkret dan ranah abstrak terkait dengan pengembangan dari yang dipelajarinya di sekolah secara mandiri, dan mampu menggunakan metoda sesuai kaidah keilmuan.

 KOMPETENSI DASAR

3.18 Menjelaskan Penyimpanan dan penemuan kembali surat/dokumen.

4.18 Mempraktikkan tata cara penyimpanan dan penemuan kembali surat/dokumen

E. INDIKATOR DAN TUJUAN PEMBELAJARAN

 INDIKATOR

1. Menjelaskan pengertian sistem penyimpanan surat/dokumen 2. Menjelaskan langkah prosedur penyimpanan surat/dokumen 3. Menjelaskan pengertian sistem penemuan kembali surat/dokumen 4. Menjelaskan pola sistem surat/dokumen

 TUJUAN PEMBELAJARAN

1. Siswa dapat mengetahui pengertian sistem penyimpanan surat/dokumen 2. Siswa dapat mengetahui langkah prosedur penyimpanan surat/dokumen 3. Siswa dapat mengetahui pengertian sistem penemuan kembali

surat/dokumen

4. Siswa dapat mengetahui pola sitem surat/dokumen

F. TUJUAN AKHIR PEMBELAJARAN

a. Peserta didik mampu memahami cara menyimpan dan menemukan kembali surat/dokumen dengan baik dan benar.

b. Peserta didik mampu memeraktikan cara menyimpan dan menemukan surat/dokumen dengan baik dan benar.

(7)

Penyimpanan dan Penemuan Kembali Surat atau Dokumen 7 G. RELEVANSI/MANFAAT

Dengan adanya modul ini akan memudahkan guru dalam proses pembelajaran.

Materi yang terstruktur akan membuat siswa lebih mudah menerima informasi atau pengetahuan yang disampaikan oleh guru. Selain itu dengan adanya modul ini siswa akan mudah untuk belajar mandiri dan gurupun juga mudah dalam memberikan tugas tentang penyimpanan dan penemuan kembali surat/dokumen.

H. PETUNJUK PENGGUNAAN MODUL 1. Peserta Didik

a. Bacalah dengan cermat dan pahami materi yang ada dalam modul ini.

b. Diskusikan dengan sesama peserta didik mengenai apa yang telah Anda cermati untuk mendapatkan pemahaman yang baik tentang tujuan belajar dan kompetensi yang ingin dicapai dalam modul ini. Bila masih ragu, maka tanyakan pada guru sampai materi dapat dipahami.

c. Bila dalam proses memahami materi Anda mendapatkan kesulitan, diskusikan atau tanyakan pada guru.

d. Kerjakanlah tugas-tugas yang ada dalam modul ini, baik tugas individu ataupun kelompok dengan benar dan teliti.

2. Guru

a. Informasikan bagaimana mengunakan modul dengan benar, cara pembelajaran, cara penilaian, bahan dan alat yang digunakan, dan waktu yang dibutuhkan untuk mempelajari modul ini.

b. Berikanlah bimbingan kepada peserta didik apabila mereka mendapati kesulitan dalam mempelajari modul.

c. Amati dan catatlah kemajuan yang dialami oleh peserta didik dan berikan umpan balik (feedback) atas pencapaian belajar yang telah dilakukan oleh peserta didik.

d. d. Selama Kegiatan Belajar Mengajar (KBM) berlangsung, tetaplah berada di dalam kelas.

(8)

Penyimpanan dan Penemuan Kembali Surat atau Dokumen 8 I. MATERI PEMBELAJARAN

Dalam modul menjelaskan tentang:

1. Pengertian sistem penyimpanan 2. Langkah prosedur penyimpanan arsip 3. Pengertian sistem penemuan kembali 4. Pola sitem kearsipan

5. Sistem subjek 6. Sistem abjad

7. Keuntungan pemakaian sistem abjad 8. Sistem nomor

9. Sistem wilayah

J. INFORMASI PENDUKUNG

Keberhasilan pelaksanaan manajemen arsip dinamis atau arsip aktif, akan nampak dengan jelas, bilamana semua bahan yang dibutuhkan mudah ditemukan kembali, dan mudah pula dikembalikan ke tempat semula. Karena, penemuan atau pencarian dokumen merupakan salah satu kegiatan dalam bidang kearsipan, yang bertujuan untuk menemukan kembali arsip, karena akan dipergunakan dalam proses penyelengaraan administrasi. Menemukan kembali, juga berarti memastikan dimana suatu arsip yang akan dipergunakan itu disimpan, dalam kelompok berkas apa arsip itu berada, disusun menurut sistem apa, dan bagaimana cara mengambilnya.

Menemukan kembali arsip, tidak hanya sekedar menemukan kembali arsip dalam bentuk fisiknya, akan tetapi juga menemukan informasi yang terkandung didalamnya. Oleh karena itu, penemuan kembali ini sangat berhubungan dengan keakuratan sistem pemberkasan atau penyimpanannya.

Kegiatan penemuan kembali merupakan barometer efisiensinya penyajian informasi kearsipan. Siklus penemuan kembali arsip yang dibutuhkan (retrieval/finding cyclus), dan siklus penempatan kembali (filing cyclus) merupakan prosedur yang memerlukan penanganan tersendiri.

Salah satu hal penting yang sering diabaikan dalam penemuan kembali arsip ialah, tidak melakukan pencatatan dalam transaksi peminjaman. Kita sering

(9)

mengambil arsip tanpa melalui bukti tertulis, atau hanya meminjam lisan saja, bahkan mungkin menggunakannya tanpa seijin petugas, karena merasa sesama teman kantor. Akibatnya, bila kita lupa mengembalikannya, maka arsip itu bisa hilang atau tercecer disembarang tempat. Oleh karena itu, bila kita meminjam arsip sebaiknya mempergunakan surat pinjam atau kartu permintaan pinjam melalui petugas yang menanganinya. Untuk menghindari hal itu, maka perlu dibuat lembar/kartu pinjam arsip.

(10)

Sistem penyimpanan adalah sistem yang dipergunakan pada penyimpanan warkat agar kemudahan kerja penyimpanan dapat diciptakan dan penemuan warkat yang sudah disimpan dapat dilakukan dengan cepat bilamana warkat tersebut sewaktu-waktu diperlukan. Sistem penyimpanan pada prinsipnya adalah menyimpan berdasarkan kata tangkap (caption) dari warkat yang disimpan baik berupa huruf maupun angka yang disusun menurut uruitan tertentu. Pada umunya sistem penyimpanan yang dapat dipakai sebagai sistem penyimpanan yang standar adalah sistem subjek, sistem abjad, sistem nomor, dan sistem geografis. Di dalam suatu kantor dapat saja diterapkan pemakaian satu sistem penyimpanan untuk semua file yang ada di kantor tersebut.Akan tetapi tidak jarang pula kantor yang menggunakan beberapa sisitem penyimpanan untuk menghindari kesalahan dalam memilih arsip yang disimpan. Adapun langkah prosedur penyimpanan arsip anta lain:

1. Memeriksa

Surat atau dokumen lainya disimpan dan diperiksa apakah dokumen yang bersangkutan memang sudah layak disimpan atau masih dalam pemrosesan. Tanda siap disimpan, biasa disebut juga dengan istilah relasemark baik dalam bentuk stampel, paraf, atau tanda file lainya yang perlu diteliti oleh petugas. Pemeriksaan ini penting karena bilamana terjadi petugas tidak teliti dalam memeriksa dan menyimpan surat yang seharusnya diteruskan atau distribusikan kepada unit lain untuk diproses, maka terjadilah apa yang disebut surat “hilang”. Dengan begini akan timbul kekacauan antar petugas yang saling menyalahkan sewaktu surat ditanyakan pimpinan.

PAPARAN ISI MATERI

A. Pengertian Sistem Penyimpanan

(11)

Penyimpanan dan Penemuan Kembali Surat atau Dokumen 11 2. Mengindeks

Mengindeks adalah proses menemukan kata tangkap (caption) dari suatu surat atau dokumen untuk kepentingan penyimpanan. Di dalam pekerjaan diharapkan petugas dapat menentukan subjek surat tidak hanya berdasarkan subjek yang tertulis pada perihal surat. Dari indeks ini, petugas dapat melihat daftar klasifikasi subyek untuk mengetahui istilah yang bersangkutan secara lebih rinci.

3. Mengkode

Mengkode adalah memberi tanda pada surat dengan cara menuliskan kata-kata di atas kertas surat yang bersangkutan dengan tulisan tersebut petugas dapat menyortir ataupun menempatkan surat sesuai dengan subjek yang benar. Atau berdasarkan kode tersebut petugas dapat menempatkan (menyimpan) surat yang dikembalikan dari peminjaman tempatnya, tanpa mengalami kesukaran karena kode penyimpanannya sudah ada.

4. Menyortir

Menyortir adalah mengelompokan surat terlebih dahulu untuk memudahkan pekerjaan penempatanya di tempat penyimpanan. Dengan adanya penyortiran, surat- surat disimpan bergiliran kelompok demi kelompok. Jika surat yang akan disimpan hanya sedikit maka tidak perlu disortir terlebih dahulu, karena dapat dilakukan penyimpanan sekaligus secara mudah.

5. Menempatkan

Dalam sistem subjek pengelompokan arsip atau dokumen berdasarkan subjek atau pokok masalah. Penunjuk yang dipergunakan untuk map, laci almari arsip, map ordner, rap arsip, dan lain-lain sarana penyimpanan arsip, berupa istilah subjek. Istilah tersebut dimulai dari kelas utama, kelas, subkelas, sub-subkelas, tergantung jumlah surat dari subjek bersangkutan yang disimpan dengan pengelompokkan yang lebih terperinci. Apabila alat yang digunakan untuk menyimpan adalah map gantung dalam lemari arsip, surat mula-mula ditempatkan dalam map dengan label subjek utama.

Apabila suratnya banyak subjek utama menjadi label laci. Apabila dokumen yang disimpan sangat banyak, almari arsip dapat berlabelkan subjek utama. Agar mudah

(12)

dipahami, diambil contoh sederhana yakni penyimpanan dengan map gantung.

Misalnya, subjek personalia terdiri atas tingkatan-tingkatan sebagai berikut. (1) Subjek utama=Personalia; (2) subjek=Penerimaan; (3) subsubjek=Sarjana; sub- subsubjek=Pertanian.

Penemuan kembali arsip atau dokumen adalah cara bagaimana sesuatu dokumen atau arsip dapat di temukan kembali dalam kurun waktu yang cepat dan tepat. Penemuan kembali dokumen atau arsip bukanlah sekedar menemukan berkas-berkas dari tempat penyimpananya, akan tetapi yang lebih penting ialah informasi yang terkandung dalam dokumen itu dapat digunakan sebagai pengambilan keputusan. Oleh karena itu, penemuan kembali dokumen atau arsip dadapt juga disebut penemuan kembali informasi.

Dalam masalah penemuan kembali dokumen atau arsip, yang selalu menjadi persoalan antara penjabat dan unit-unit yang memerlukannya. Untuk meneukan kembali dokumen atau arsip sangat berhubungan erat dengan sistem penataan dan penyimpanan dokumen arsip. Tanpa mengetahui sistem penataan dan penyimpanannya, maka penemuan kembali akan mengalami kesulitan. Dalam pola sitem kearsipan di kenal dengan:

a. Indeks : adalah kata tanggap (caption, catch word) yang berupa nama orang, nama badan, nama organisasi, subjek, nama tempat.

b. Kode : biasaya kode dapat berupa angka, kombinasi angka dengan huruf atau tanda lainya yang mengandung pengertian tertentu.

c. Petunjuk silang : digunakan dalam hubungan kata tangkap yang berupa masalah, nama orang, nama badan atau organisasi, dan nama tempat. Sebagai contoh:

Kepegawaian

00 Arsip Umum Kepegawaian 01 Inventarisasi

02 Perencanaan

03 Pengerahan Tenaga

B. Sistem Penemuan Kembali

(13)

Penyimpanan dan Penemuan Kembali Surat atau Dokumen 13 04 Pengangkatan

05 Kesejahteraan 06 Kenaikan Pangkat

Dalam sistem ini semua dokumen atau arsip disusun dan dikelompokan berdasarkan judul masalah. Satu masalah dapat dipecahkan ke dalam sub masalah, sub- sub masalah, dan seterusnya sampai kepada masalah yang terkecil. Sebagai contoh adalah:

Kepegawaian ( masalah I ) Inventarisasi ( masalah II ) Jabatan ( masalah III ) Perencanaan ( masalah I )

Karir ( masalah II )

Dalam menyusun dokumen atau arsip seperti tersebut di atas, selain diperlukan folder, juga diperlukan guide. Guide dan folder diberi tanda atau label untuk menempatkan judul masalanya. Dokumen mengenai masalah yang sama ditempatkan dalam satu atau lebih folder yang sudah diberi label. Setiap dokumen yang ada di dalam folder dituliskan judulnya pada pinggir atas sebelah kanan. Susunan judul masalah yang baik terdapat pada petunjuk (guide), maupun folder hendaklah mengikuti tingkat-tingkat judul masalah yang diatur, mulai dari sebelah kanan untuk masalah I dan diteruskan ke sebelah kiri menurut pecahan-pecahan masalah yaitu: masalah I, II dan seterusnya.

Sebagai sarana utama penemuan kembali dipergunakan judul masalah.

Pengertian Sistem Subjek

Sistem subjek adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang disusun berdasarkan pengelompokan nama masalah/subjek pada isi surat.

C. Sistem Subjek

(14)

Dalam mengelola arsip pribadi kita juga dapat menerapkan sistem subjek, misalnya di rumah tangga. Ada arsip tentang pembayaran rekening listrik, rekening telepon, arsip tentang ijazah, akte kelahiran, dan lain-lain.

arsip sistem subjek, Ilustrasi Kelebihan sistem subjek

1. Mudah mencari keterangan bila perihalnya saja yang ingin diketahui.

2. Dapat dikembangkan dengan tidak terbatasnya judul dan susunannya.

Kelemahan sistem subjek

1. Sulit mengklasifikasikan apabila terdapat aneka ragam perihal yang hampir sama padahal berbeda satu sama lain.

2. Kurang cocok untuk bermacam jenis surat.

Pada sistem subjek ini sebelum kita menyimpan arsip hendaknya dipersiapkan terlebih dahulu Daftar Klasifikasi Arsip. Daftar klasifikasi arsip ini adalah daftar yang berisi tentang pengelompokan arsip berdasarkan masalah-masalah, secara sistematis dan logis, serta disusun berjenjang dengan tanda-tanda khusus yang berfungsi sebagai kode.

Tujuan pembuatan daftar klasifikasi subjek adalah sebagai berikut:

(15)

 Agar istilah yang digunakan untuk pengelompokan dokumen dapat dibuat tetap dan seragam

 Semua arsip yang bersubjek sama akan dapat berkumpul di tempat yang sama, dan arsip yang subjeknya saling berkaitan akan diletakkan berdekatan.

 Mengusahakan agar arsip secara mudah, cepat, dan tepat, ditentukan kembali dan dikembalikan ke tempat semula.

Dalam menyusun daftar klasifikasi subjek, masalah-masalah yang ada dibagi menjadi beberapa tingkatan, yaitu sebagai berikut.

 Tingkat I : masalah utama (masalah yang paling luas)

 Tingkat II : sub masalah (masalah yang lebih kecil dari masalah utama)

 Tingkat III : sub-sub masalah (masalah yang lebih kecil dari sub masalah) berikut contohnya.

Masalah Utama Masalah Sub Masalah

Kp : Kepegawaian Cuti a. Cuti Melahirkan

b. Cuti Sakit c. Cuti Tahunan

Mutasi a. Kenaikan golongan

b. Masa kerja

c. Tunjangan keluarga d. Alih tugas

e. Jabatan

(16)

Penyimpanan dan Penemuan Kembali Surat atau Dokumen 16 filing cabinet sistem subjek

guide sistem subjek

(17)

Penyimpanan dan Penemuan Kembali Surat atau Dokumen 17 hanging map dalam sistem subjek

Untuk instansi yang ruang lingkupnya luas, dapat menggunakan daftar klasifikasi subjek sampai 3 tingkatan atau lebih, sedangkan instansi yang bidang kerjanya kecil cukup menggunakan satu atau dua tingkatan saja.

Proses penyimpanan dalam sistem arisp ini menggunakan peralatan atau perlengkapan seperti berikut ini.

1. Filing cabinet; jumlah laci disesuaikan dengan banyaknya kelompok masalah utama 2. Guide; jumlanya disesuaikan dengan banyaknya kelompok masalah

3. Folder; jumlahnya disesuaikan dengan banyaknya kelompok masalah 4. Kartu Indeks

5. Rak Sortir

6. Lemari kartu indeks.

Prosedur penyimpanan arsip

Langkah-langkah menyimpan arsip sistem subjek pada dasarnya sama dengan sistem-sistem yang lain, yaitu sebagai berikut.

a. Memeriksa berkas.

Berkas atau surat yang disimpan diperiksa untuk memastikan apakah arsip sudah selesai diproses atau belum, dengan melihat tanda-tanda perintah surat disimpan.

(18)

Pada saat memeriksa petugas sekaligus menentukan subjek surat tersebut.

Contoh: Bagas akan menyimpan surat dari ibu Arliani tentang cuti sakit. Berarti surat tersebut subjeknya adalah Cuti Sakit.

b. Mengindeks

Mengindeks dalam sistem subjek artinya menentukan permasalahan surat dengan mencocokan dengan daftar klasifikasi yang sudah dibuat.

c. Mengode

Menuliskan kode pada surat tersebut sesuai dengan daftar klasifikasi subjek. Jika daftar klasifikasi subjek menggunakan kode beberapa huruf atau angka, maka kode yang ditulis pada surat adalah kode huruf atau angka tersebut. Tetapi jika daftar klasifikasi tidak menggunakan kode, maka yang ditulis adalah nama subjeknya. Kode subjek yang ditulis adalah nama/nomor subjek pada daftar klasifikasi yang tingkatannya paling kecil.

d. Menyortir

Surat-surat yang mempunyai kode yang sama dikelompokan menjadi satu.

Apabila surat hanya satu, maka tidak perlu disortir.

e. Menempatkan

Surat-surat ditempatkan sesuai dengan kode sura dan kode tempat penyimpanan.

contoh: surat sakit dari ibu Arliani ditempatkan dalam laci berkode Kepegawaian, dibelakang guide cuti dan di dalam hangin folder Cuti sakit.

Catatan: sebelum surat ditempatkan secara permanen pada tempat penyimpanan, jangan lupa untuk membuat kartu indeks terlebih dahulu.

Perhatikan contoh kartu indeks berikut.

Kartu indeks

(19)

Penyimpanan dan Penemuan Kembali Surat atau Dokumen 19 Setelah kita menyimpan arsip maka perlu dipelajari juga prosedur penemuan kembali arsip dengan sistem subjek ini. Prosedurnya adalah sebagai berikut:

1. Lihat daftar klasifikasi dan carilah kartu indeks 2. Lihat kode penyimpanan kartu indeks

3. Berdasarkan kode pada kartu indeks, carilah surat/arsip pada laci, guide, dan folder sesuai dengan kodenya.

Dalam sistem ini dokumen atau arsip diatur berdasarkan nama orang atau nama organisasi. Biasanya sistem abjad dipergunakan untuk mengatur dokumen atau arsip pegawai yang bersifat individual. Semua dokumen mengenai pegawai disimpan dalam satu folder, dan bersama-sama dengan folder lain di simpan secara abjad berdasarkan nama pegawai tersebut. Untuk keperluan penyusunan folder pegawai tersebut data file cabinet, harus diikuti ketentuan cara mengindeks nama-nama orang. Sarana peemuan kembali dalam sistem abjad ialah nama orang. Adakalanya dokumen/arsip diterima atau dikirimkan oleh suatu instansi disusun berdasarkan nama badan atau organisasi yang menerima atau mengirimnya. Dalam hubungan ini yang menjadi sarana penemuan kembali ialah nama badan atau organisasi.

Keuntungan pemakaian sistem abjad adalah:

1. Dokumen yang berasal dari satu nama (nama individu atau nama badan) yang sama akan berkelompok menjadi satu.

2. Surat masuk dan pertinggal dari surat keluar disimpan bersebelahan dalam satu map.

3. Pencarian dokumen dapat dilakukan secara langsung melalui nama pengirim surat, tanpa mempergunakan indeks.

4. Susunan guide dan folder sederhana.

5. Mudah dikerjakan dan cepat didalam penemuan.

6. Dapat juga mempunyai file campuran.

Penyimpanan arsip sistem abjad adalah penyelenggaraan sistem kearsipan berdasarkan abjad alfabet, disusun mulai dari A sampai Z, Aa sampaiZz, dan seterusnya.

D. SISTEM ABJAD

(20)

Untuk memahami atau cara penyimpanan warkat dengan menggunakan sistem abjad, terdapat beberapa istilah atau terminology yang perlu diketahui, antara lain:

1. Mengindeks adalah kegiatan membagi nama/judul terhadap beberapa unit.

2. Unit adalah bagian terkecil dari suatu nama/judul.

3. Caption adalah nama yang sudah diindeks yang kemudian dijadikan tanda pengenal

4. Mengkode (kodifikasi), kegiatan menemukan kode dari nama yang sudah diindeks. kode diambil dari huruf pertama dari nama/judul yang sudah diindeks 5. Mengabjad adalah kegiatan menyusun kode menurut urutan abjad dari nama/

judul yang sudah diindeks

Kelebihan sistem abjad:

1. Sangat mudah menggolongkan surat menurut nama organisasi / instansi / lembaga / perusahaan

2. Menyimpan dapat dilakukan dengan mudah dan cepat

3. Sederhana dan mudah dimengerti baik pekerjaan maupun pencariannya

4. Perlengkapannya dapat dipergunakan untukbermacam-macam dokumen dan cocok untuk tiap-tiap dokumen

Kelemahan sistem abjad:

1. Dalam sistem-sistem yang sangat luas memerlukan waktu yang lama untuk menemukan surat/warkat yang diperlukan

2. Sulit apabila terdapat nama yang sama terutama nama orang

3. Sulit memperkirakan persyaratan-persyaratan ruang untuk huruf- huruf abjad yang berlainan

Peraturan Mengindeks dan memberi kode

Sistem abjad membedakan judul atas empat golongan adalah:

1. Nama perorangan (Individual name)

2. Nama perusahan (Firm name/ Business name) 3. Nama Instansi Pemerintah (Government name) 4. Nama organisasi /perhimpunan (Civic mission)

(21)

Penyimpanan dan Penemuan Kembali Surat atau Dokumen 21 Cara Mengindeks Nama Orang Indonesia

1. Nama tunggal, adalah nama orang yang terdiri atas suku kata, maka diindeks sebagaimana nama tersebut ditulis. Contoh:

2. Nama ganda, adalah nama orang yang terdiri lebih dari satu suku kata, maka diindeks berdasarkan suku kata terakhir dari nama tersebut. Misalnya:

3. Nama keluarga/suku/marga, adalah nama orang diikuti nama keluarga/suku marga, maka diindeks berdasarkan nama keluarga/suku/marga, misalnya:

4. Nama orang yang menggunakan singkatan di depan ataupun di belakang dan tidak diketahui kepanjangannya maka diindeks nama jelasnya, misalnya:

(22)

5. Nama orang yang menggunakan singkatan di depan ataupun di belakang dan diketahui kepanjangannya, maka diindeks dengan cara menulis lengkap singkatan tersebut, misal:

6. Nama orang yang memakai gelar, yang diutamakan ialah nama asli atau marga dan gelar tidak diindeks. Gelar ditempatkan pada unit terakhir dalam tanda kurung. Namun apabila gelar tersebut diikuti nama tunggal maka gelar tersebut turut diindeks.

Ada beberapa gelar yang umum dipergunakan yaitu:

1. Gelar akademik seperti S.Pd, Dra, Drs, S.H., dan lain sebagainya.

2. Gelar keagamaan seperti Kiai, K.H. Haji, Hajjah, Ustazah, dan lain-lain.

3. Gelar kebangsawanan, seperti Raden, Raden Ayu, Sultan, dan lain sebagainya 4. Gelar kepangkatan, seperti marsekal, laksamana, Kapten, dan lain sebagainya.

5. Gelar Jabatan, seperti Presiden, Menteri, Gubernur, Bupati, Camat, Lurah, dan lain sebagainya diindeks sebagai berikut:

(23)

7. Nama urutan kelahiran, biasanya terjadi di Bali seperti Putu, Wayan, Made, Nyoman, Ketut, diutamakan yang diindeks ialah nama diri diikuti oleh gelar urutan kelahiran, misalnya:

8. Nama orang yang diikuti dengan nama baptis, diutamakan nama aslinya sehingga nama baptis tidak diindeks. Namun apabila nama baptis itu diikuti nama tunggal maka nama baptisnya turut diindeks, misalnya:

9. Nama wanita yang diikuti nama suami atau ayahnya, diindeks dengan menampilkan nama suami/ayahnya terlebih dahulu, misalkan:

10. Nama orang yang memakai kata bin/binti, diindeks dengan cara menuliskan terlebih dahulu nama yang mengikuti nama yang bertalian. Misalnya:

(24)

11. Nama orang yang masih menggunakan ejaan lama, diindeks sebagaimana nama itu ditulis. Misalnya:

Cara Mengindeks Nama Orang Asing

1. Nama orang Barat, Jepang, India, dan lain sebagainya, diindeks berdasarkan nama keluarga yang biasanya ditempatkan di bagian belakang (nick name). Misalnya:

2. Nama orang Eropa yang memakai tanda penghubung, diindeks nama yang menggunakan penghubung tersebut sebagai satu kata. Misalnya:

3. Nama orang Eropa yang menggunakan awalan, hendaknya tidak dianggap satu unit tersendiri, tetapi merupakan kesatuan dari nama keluarga. Pengindeksan

(25)

dilakukan dengan cara menempatkan orang yang di depannya diberi awalan, misalnya: Van, Vande, De, Di dan sebagainya, misalnya:

4. Nama orang China, Taiwan, Korea, diindeks dengan cara menuliskan sebagaimana nama tersebut ditulis, karena baik orang china, taiwan, maupun korea, nama keluarga selalu dicantumkan di depan. Misalnya:

Cara Mengindeks Nama Perusahaan

1. Mengindeks nama perusahaan pada umumnya diutamakan nama yang dipentingkan kemudian diikuti dengan badan hukum atau kegiatannya, misalkan:

2. Nama bank atau perusahaan yang disingkat, cara mengindeksnya adalah dengan menampilkan kepanjangan dari singkatan tersebut terlebih dahulu, kemudian diindeks sebagaimana nama kepanjangannya, misal:

(26)

Penyimpanan dan Penemuan Kembali Surat atau Dokumen 26 3. Nama perusahaan yang menggunakan nama orang, diindeks sebagaimana nama

tersebut ditulis, kemudiaan diikuti dengan jenis badan hukum atau kegiatannya misalnya:

4. Nama perusahaan yang terdiri atas angka sebagai bagian dari nama perusahaan tersebut, diindeks dengan cara menuliskan angka tersebut sebagai satu unit dengan yang lainnya. Misalnya:

5. Nama perusahaan yang menggunakan huruf dan bukan merupakan singkatan, diindeks dengan cara sebagai berikut:

6. Nama perusahaan yang menggunakan tanda penghubung, dari, dan, &, tidak dianggap sebagai bagian tersendiri dari nama tersebut, pengindeksannya dilakukan sebagai berikut.

(27)

Penyimpanan dan Penemuan Kembali Surat atau Dokumen 27 Cara Mengindeks Nama Instansi Pemerintah

1. Nama instansi yang diutamakan ialah sifat dari instansi tersebut, misalnya:

2. Nama instansi/lembaga, diindeks dengan cara meletakkan nama instansi/lembaga tersebut pada unit terakhir pengindeksan. Misalnya:

3. Nama yayasan/perkumpulan, yang pertama diindeks ialah kata pengenal terpenting dari nama yayasan/perkumpulan tersebut, baru kemudian sifatnya.

Misalnya:

4. Nama pemerintah negara asing, yang diindeks ialah unit politik dari negara tersebut, Misalnya:

(28)

Penyimpanan dan Penemuan Kembali Surat atau Dokumen 28 Cara menyusun warkat/surat atas ada 2 (dua) cara yaitu:

1. Dictionary Order

Warkat jika di file menurut sistem ini maka penyusunannya menurut kata- kata dalam kamus yang menjadi dasar penempatan warkat/surat dalam file. Jelas tampak disini bahwa warkat satu dengan yang lain tidak ada hubungan . Amerta, Bank

Andalas, Universitas Andalas, Toko Andalas, Hotel

2. Group Order

Penyusunan Warkat atas dasar kelompok dari beberapa macam serta bentuk bidang usaha. Warkat yang berybyek Bank disatukan dengan Bank, hotel disatukan dengan hotel dll.

Amerta, Bank Centrla asia, Bank Delta, Bank dll.

PROSEDURE FILING SISTEM ABJAD

Sebelum kita membicarakan tentang prosedur kearsipan sitem ABJAD maka sebaiknya kita perlu memahai beberap hal:

INCOMING MAIL OUT GOING MAIL 1. Dindeks

Si pengirim Yang dikirimi 2. Diutamakan

Nama kantor/instansi Nama kantor/instansi 3. Kode

Huruf pertama unit pertama Huruf pertama unit pertama

(29)

Penyimpanan dan Penemuan Kembali Surat atau Dokumen 29 4. Penandaan

Dengan geris bawah, tinta merah Dengan geris bawah, tinta merah 5. Penulisan kode

Ditulis diatas kanan pojok atas Ditulis diatas kanan pojok atas

Menyusun Daftar Klasifikasi

Setelah mengindeks, buatlah daftar klasifikasiWarkat/arsip berdasarkan abjad mulai dari A sampai Z. Namun apabila terdapat sejumlah nama dengan abjad yang sama atau hampir bersamaan, maka penyusunan dilakukan bedasarkan huruf kedua, ketiga dan seterusnya, misalnya:

A, B, C, D………..Z Aa, Ab, Ac, ….………..Az Aba, Abb, Abc,………...Abz Aca, Acb, Acc,………Acz Sebagai contoh ilustrasi:

Graph Graphic Graphics

Dalam sistem ini susunan dokumen atau arsip dalam file diatur berdasarkan nomor/kode klasifikasi persepuluhan, juga memerlukan guide, dan folder. Susunan folder adalah menurut tingkatan nomor/kode klasifikasi desimal yang disusun dari sebelah kanan menjurus ke sebelah kiri menurut tingkat-tingkat pemecahan dari yang besar sampai yang lebih kecil. Sarana utama penemuan kembali ialah nomor/kode desimal. Ada beberapa kelebihan filing system nomor ini, di antaranya adalah sebagai berikut.

1. Penyimpanan dapat lebih teliti, cermat, dan teratur.

E. SISTEM NOMOR

(30)

Penyimpanan dan Penemuan Kembali Surat atau Dokumen 30 2. Penyimpanan dapat lebih cepat dan tepat.

3. Sederhana dan mudah dilaksanaka.

4. Dapat dipakai untuk segala macam surat/warkat/dokumen.

5. Nomor dokumen dapat dipergunakan sebagai referensi dalam korespondensi.

6. Nomor map atau dokumen dapat diperluas tanpa batas.

Adapun kelemahannya, di antaranya.

1. Lebih banyak waktu dipergunakan untuk mengindeks.

2. Banyaknya map untuk surat-surat beraneka ragam, dapat menimbulkan kesulitan.

3. Perlu ruangan yang luas dan memadai untuk menyimpan arsip yang banyak.

Ada dua macam filing system nomor, yaitu filing system nomor Dewey dan filing system nomor Terminal Digit.

a. Filing system Nomor Dewey

Filing system nomor dewey disebut juga system decimal. Dalam system ini yang harus dilakukan meliputi hal-hal berikut.

 Merancang daftar klasifikasi nomor

Daftar klasifikasi adalah daftar yang memuat segala persoalan kegiatan yang terdapat dalam kantor/perusahaan. Persoalan kegiatan ini dikelompokkan lalu diberi nomor kode.

 Menyiapkan dan menyusun perlengkapan

 Penyimpanan Surat b. Filing system Nomor Terminal

Filing system nomor terminal digit adalah system kearsipan yang memakai nomor urut dalam buku arsip.

Dalam filing system ini yang perlu diperhatikan ialah sebagai berikut.

 Menyiapkan perlengkapan

- Buku arsip (di bawah ini contoh kolom buku arsip)

- Filing cabinet, yang mempunyai lacci 10, pada laci dicantumkan kode- kode berikut.

Laci pertama diberi kode 00-09

Laci kedua diberi kode 10-19

(31)

dan seterusnya sampai …

Laci kesepuluh, berkode 90-99

- Guide. Tiap laci dipasaang guide berkode sesuai urutan nomor.

Contoh: Laci berkode 00-09 di dalamnya dipasang guide bernomor 00, 01, … sampai 09.

- Map folder. Tiap folder ditempatkan di belakang guide sebanyak 10 buah dengan nomor berurutan mulai dari 0, 1, 2, … sampai 9. Agar folder-folder tidak tertukar satu sama lainnya pada guide berbeda, maka tiap-tiap folder diberi kode guidenya, contohnya: di belakang guide berkode 00, foldernya diberi kode 00/0, 00/1, 00/2, … sampai 00/9.Kartu indeks, kotak kartu, dan rak sortir.

 Penyimpanan surat

Prosedur penyimpanan surat dapat dilakukan sebagai berikut.

a. Surat yang masuk dicatat dalam buku arsip.

b. Surat diberi nomor kode dan diindeks untuk menentukan pada laci berapa, guide dan folder mana surat akan disimpan. Cara mengindeks nomor kode dilakukan dengan mengklasifikasikan nomor tersebut dalam tiga unit.

- Unit I : diambil dua angka dari depan, sebagai petunjuk nomor laci dan nomor guide

- Unit II : diambil satu angka setelah Unit I, petunjuk nomor map - Unit III : diambil seluruh angka setelah Unit II, sebagai penentu

urutan surat dalam map/folder.

c. Setelah pemberian nomor dan diindeks, surat disimpan pada laci sesuai dengan nomor kodenya

(32)

Didalam sistem ini susunan dokumen diatur berdasarkan nama tempat. Sama halnya dengan subjek atau nomor, susunan guide dan foldernya diatur menurut tingkatan tempat.

Sebagai contoh adalah:

Indonesia (Negara) Sumatera (Provinsi) Liot (Kabupaten)

Muaraenim (Ibukota Kabupaten)

Dalam sistem ini dokumen disimpan dalam folder dapat berupa dokumen tentang nama-nama langganan atau pegawai. Sarana penemuan kembali dapat melalui: nama orang/nama badan/organisasi, masalah, nomor/kode, dan nama tempat.

Kelebihan sistem wilayah ini antara lain sebagai berikut:

1. Mudah mencari keterangan bila letak wilayah telah di ketahui

2. Apabila terjadi penyimpanan-penyimpanan arsip, dapat segera di ketahui.

Kelemahanya antara lain:

1. Kemungkinan besar terjai salah penyimpanan, apabila petugas tidak memiliki wawasan/pengetahuan tentang geografi.

2. Harus mengetahui letak geografi/wilayah meskipun dalam surat tidak dicantumkan secara lengkap.

3. Perlu adanya guidance/ semacam buku petunjuk yang menggambarkan batas- batas wilayah yang menjadi wewenang dan tanggung jawab masing-masing cabang atau perwakilan.

F. SISTEM WILAYAH

(33)

 Prosedur Penyimpanan Arsip

Sistem penyimpanan adalah sistem yang dipergunakan pada penyimpanan warkat agar kemudahan kerja penyimpanan dapat diciptakan dan penemuan warkat yang sudah disimpan dapat dilakukan dengan cepat bilamana warkat tersebut sewaktu-waktu diperlukan.

Penyimpanan Arsip dilakukan melalui beberapa tahap, yaitu:

 Prosedur pencarian/penemuan kembali arsip

Penemuan kembali arsip atau dokumen adalah cara bagaimana sesuatu dokumen atau arsip dapat di temukan kembali dalam kurun waktu yang cepat dan tepat.

1. Menentukan jenis surat yang di butuhkan

2. Menetapkan kode berdasarkan nama/judul yang telah di indeks.

3. Mengambil arsip dari tempat penyimpanan dan menggantinya dengan bon pinjaman (out slip) bila yang di pinjam satu lembar arsip. Jika yang di pinjam satu folder, maka harus pula di buatkan out foldernya.

4. Menyerahkan arsip kepada peminjamnya.

RANGKUMAN

(34)

Penyimpanan dan Penemuan Kembali Surat atau Dokumen 34 A. LATIHAN SOAL

Jawablah latihan dibawah ini dengan jawaban yang benar 1. Jelaskan pengertian sistem penyimpanan dokumen!

2. Jelaskan langkah langkah prosedur penyimpanan arsip!

3. Jelaskan pengertian sistem penemuan kembali!

4. Jelaskan mengenai sistem subjek!

5. Jelaskan mengenai sistem abjad!

6. Jelaskan keuntungan pemakaian sistem abjad!

7. Jelaskan mengenai sistem nomor!

8. Jelaskan beberapa kelebihan dan kelemahan system nomor!

9. Jelaskan mengenai sistem wilayah!

10. Jelaskan kelebihan dan kelemahan sistem wilayah!

TUGAS

(35)

Penyimpanan dan Penemuan Kembali Surat atau Dokumen 35 Kunci Jawaban

1. Sistem penyimpanan adalah sistem yang dipergunakan pada penyimpanan warkat agar kemudahan kerja penyimpanan dapat diciptakan dan penemuan warkat yang sudah disimpan dapat dilakukan dengan cepat bilamana warkat tersebut sewaktu- waktu diperlukan. Sistem penyimpanan pada prinsipnya adalah menyimpan berdasarkan kata tangkap (caption) dari warkat yang disimpan baik berupa huruf maupun angka yang disusun menurut uruitan tertentu.

2. Penyimpanan Arsip dilakukan melalui beberapa tahap, yaitu:

3. Penemuan kembali arsip atau dokumen adalah cara bagaimana sesuatu dokumen atau arsip dapat di temukan kembali dalam kurun waktu yang cepat dan tepat.

Penemuan kembali dokumen atau arsip bukanlah sekedar menemukan berkas- berkas dari tempat penyimpananya, akan tetapi yang lebih penting ialah informasi yang terkandung dalam dokumen itu dapat digunakan sebagai pengambilan keputusan.

4. Sistem subjek adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang disusun berdasarkan pengelompokan nama masalah/subjek pada isi surat.

Dalam mengelola arsip pribadi kita juga dapat menerapkan sistem subjek, misalnya di rumah tangga. Ada arsip tentang pembayaran rekening listrik, rekening telepon, arsip tentang ijazah, akte kelahiran, dan lain-lain.

5. Dalam sistem ini dokumen atau arsip diatur berdasarkan nama orang atau nama organisasi. Biasanya sistem abjad dipergunakan untuk mengatur dokumen atau arsip pegawai yang bersifat individual. Semua dokumen mengenai pegawai disimpan dalam satu folder, dan bersama-sama dengan folder lain di simpan secara abjad berdasarkan nama pegawai tersebut. Untuk keperluan penyusunan

(36)

folder pegawai tersebut data file cabinet, harus diikuti ketentuan cara mengindeks nama-nama orang. Sarana peemuan kembali dalam sistem abjad ialah nama orang.

Adakalanya dokumen/arsip diterima atau dikirimkan oleh suatu instansi disusun berdasarkan nama badan atau organisasi yang menerima atau mengirimnya.

6. Keuntungan pemakaian sistem abjad adalah:

 Dokumen yang berasal dari satu nama (nama individu atau nama badan) yang sama akan berkelompok menjadi satu.

 Surat masuk dan pertinggal dari surat keluar disimpan bersebelahan dalam satu map.

 Pencarian dokumen dapat dilakukan secara langsung melalui nama pengirim surat, tanpa mempergunakan indeks.

 Susunan guide dan folder sederhana.

 Mudah dikerjakan dan cepat didalam penemuan.

 Dapat juga mempunyai file campuran.

7. Dalam sistem ini (nomor) susunan dokumen atau arsip dalam file diatur berdasarkan nomor/kode klasifikasi persepuluhan, juga memerlukan guide, dan folder. Susunan folder adalah menurut tingkatan nomor/kode klasifikasi desimal yang disusun dari sebelah kanan menjurus ke sebelah kiri menurut tingkat-tingkat pemecahan dari yang besar sampai yang lebih kecil. Sarana utama penemuan kembali ialah nomor/kode desimal.

8. Beberapa kelebihan filing system nomor ini, di antaranya adalah sebagai berikut.

 Penyimpanan dapat lebih teliti, cermat, dan teratur.

 Penyimpanan dapat lebih cepat dan tepat.

 Sederhana dan mudah dilaksanaka.

 Dapat dipakai untuk segala macam surat/warkat/dokumen.

 Nomor dokumen dapat dipergunakan sebagai referensi dalam korespondensi.

 Nomor map atau dokumen dapat diperluas tanpa batas.

Adapun kelemahannya, di antaranya.

 Lebih banyak waktu dipergunakan untuk mengindeks.

 Banyaknya map untuk surat-surat beraneka ragam, dapat menimbulkan kesulitan.

(37)

 Perlu ruangan yang luas dan memadai untuk menyimpan arsip yang banyak.

9. Didalam sistem ini susunan dokumen diatur berdasarkan nama tempat. Sama halnya dengan subjek atau nomor, susunan guide dan foldernya diatur menurut tingkatan tempat.

10. Kelebihan sistem wilayah ini antara lain sebagai berikut:

 Mudah mencari keterangan bila letak wilayah telah di ketahui

 Apabila terjadi penyimpanan-penyimpanan arsip, dapat segera di ketahui.

Kelemahanya antara lain:

 Kemungkinan besar terjai salah penyimpanan, apabila petugas tidak memiliki wawasan/pengetahuan tentang geografi.

 Harus mengetahui letak geografi/wilayah meskipun dalam surat tidak dicantumkan secara lengkap.

 Perlu adanya guidance/ semacam buku petunjuk yang menggambarkan batas-batas wilayah yang menjadi wewenang dan tanggung jawab masing- masing cabang atau perwakilan.

(38)

B. TUGAS RUMAH

1. Carilah dan bacalah materi tambahan sebanyak mungkin dari sumber lain 2. Buatlah rangkuman dari materi penyimpanan dan penemuan kembali

surat/dokumen

3. Bawa 20 surat dan silahkan dicontohkan bagaimana menyimpan dan menemukan arsip dengan benar

(39)

 Pilihlah salah satu jawaban yang paling dianggap benar dengan cara memberi tanda (X) pada huruf a, b, c, d, atau e pada lembar jawaban yang tersedia.

1. Ada 5 macam sistem pengarsipan, kecuali……

a. Sistem Abjad (Alphabetical Filling System) b. Sistem Perihal (Pokok Isi Surat)

c. Sistem Nomor d. Kartu indeks e. Sistem tanggal

2. Apabila akan menyimpan arsip menggunakan sistem subjek maka harus membuat daftar terlebih dahulu ....

a. Pemisahan b. Masalah

c. Pengelompokan d. Subjek

e. Klasifikasi

3. Mudah mencari kembali warkat bila perihalnya sudah diketahui adalah keuntungan menggunakan filling sistem ....

a. Abjad

b. Subjek

c. Wilayah

d. Tanggal

e. Nomor

4. Kegiatan menyusun kode menurut urutan Abjad dari nama atau judul yang sudah diindeks disebut ....

a. Unit

b. Mengkode

c. Mengabjad

d. Caption

e. Mengindeks

TES FORMATIF

Pilihan Ganda

(40)

Penyimpanan dan Penemuan Kembali Surat atau Dokumen 40 5. Tanggal surat pada buku Agenda surat masuk diisi ....

a. Tanggal surat masuk b. Tanggal surat keluar

c. Tanggal suraat ditandatangani d. Tanggal surat dikode

e. Tanggal surat dikirim

6. Untuk mengindeks nama keluarga, suku dan marga seperti Aga Bekti Pratama dapat diindeks menjadi ....

a. Pratama Aga Bekti b. Pratama Bekti Aga c. Aga Pratama Bekti d. Bekti Aga Pratama e. Bekti Pratama Aga

7. Surat sebelum disimpaan dicatat dalam ....

a. Buku tulis b. Buku agenda c. Buku klaper d. Buku simpan e. Kertas

8. Sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip atau dokumen yang berdasarkan kepada isi dari dokumen yang disimpan, merupakan pengertian dari ....

a. Sistem Klasifikasi

b. Sistem Subjek atau Pokok c. Sistem Kronologi

d. Sistem Wilayah e. Sistem Nama

9. Dibawah ini yang bukan langkah-langkah penemuan kembali arsip pada sistem abjad adalah ....

a. Meneliti arsip yang diminta atau yang akan dicari dan ditemukan kodenya b. Menuju tempat penyimpanan

c. Mengambil arsip yang diminta d. Mengisi buku kas kecil

e. Mengisi bon peminjam

(41)

Penyimpanan dan Penemuan Kembali Surat atau Dokumen 41 10. Perhatikan langkah-langkah berikut:

i. Mengindeks arsip yang akan dipinjam

ii. Menuju tempat penyimpanan

iii. Kenali arsip yang diminta atau yang diperlukan

iv. Telusuri dengan menggunankan kartu indeks

v. Menempatkan out slip di tempat arsip yang diambil

vi. Mengisi bon peminjam

vii. Menyerahkan arsip kepada yang memerlukan

Adapun langkah-langkah yang benar dalam menemukan kembali arsip yang disimpan pada sistem subjek ialah ....

a. i – ii – iii – iv – v – vi – vii

b. ii – iv – iii – i – vi – v – vii

c. iii – i – iv – ii – v – vi – vii

d. iii – i – iv – ii – vi – v – vii

e. iii – iv – ii – i – v – vi – vii

(42)

Penyimpanan dan Penemuan Kembali Surat atau Dokumen 42 1. D

2. E 3. B 4. C 5. A 6. A 7. B 8. B 9. D 10. D

KUNCI JAWABAN FORMATIF

(43)

Penilaian

Pengamatan Sikap Lembar

Nama Kolaboratif Jujur

Tanggung

Santun

No.

jawab

Siswa

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

1.

2.

3.

….

Rubrik Penilaian Sikap

Rubrik Skor

sama sekali tidak menunjukkan usaha sungguh-sungguh dalam 1 melakukan kegiatan

menunjukkan sudah ada usaha sungguh-sungguh dalam melakukan 2 kegiatan tetapi masih sedikit dan belum ajeg/konsisten

menunjukkan ada usaha sungguh-sungguh dalam melakukan 3 kegiatan yang cukup sering dan mulai ajeg/konsisten

menunjukkan adanya usaha sungguh-sungguh dalam melakukan 4 kegiatan secara terus-menerus dan ajeg/konsisten

(44)

Penyimpanan dan Penemuan Kembali Surat atau Dokumen 44 Pedoman penilaian pengetahuan (TUGAS LATIHAN):

Nilai maksimal untuk : Soal No. 1 : 10

Soal No.2 : 10 Soal No.3 : 10 Soal No.4 : 10 Soal No.5 : 10 Soal No.6 : 10 Soal No.7 : 10 Soal No.8 : 10 Soal No.9 : 10 Soal No.10 : 10

Total skor maksimal = 100

Nilai = × 100

Pada contoh diatas nilai maksimal adalah 100

(45)

Penyimpanan dan Penemuan Kembali Surat atau Dokumen 45 Pedoman penilaian tugas rumah :

No Nama Siswa

ASPEK PENGAMATAN TUGAS Kecepatan Ketepatan Tekhnik Hasil

Akhir

Skor Nilai Predikat 1.

2.

3.

4.

5.

N

Keterangan :

Masing-masing kolom diisi dengan kriteria : 4 : baik sekali

3 : baik 2 : cukup 1 : kurang

Nilai = × 100

Hasil nilai pengetahuan dikonversi sebagai berikut :

INTERVAL HASIL KONVERSI PREDIKAT

96 – 100 4.00 A

91 – 95 3.66 A-

86 – 90 3.33 B+

81 – 85 3.00 B

75 – 80 2.66 B-

70 – 74 2.33 C+

(46)

65 – 69 2.00 C

60 – 64 1.66 C-

55 – 59 1.33 D+

≤ 54 1.00 D

Pedoman penilaian untuk soal pilihan ganda (TES FORMATIF)

No. Kegiatan Skor

1. Siswa mampu menjawab pertanyaan dengan benar. 10

2. Siswa mampu menjawab pertanyaan dengan salah 0

3. Siswa tidak mampu menjawab pertanyaan 0

Total skor maksimal = 100

Nilai = × 100

Pada contoh diatas nilai maksimal adalah 100

(47)

PENUTUP

Modul ini merupakan penunjang untuk kelancaran proses pembelajaran yang di tujukan untuk guru dan siswa. Dengan kata lain penyusun berharap modul ini dapat digunakan sebagai pegangan oleh guru dalam memberikan materi tentang fungsi administrasi keuangan dan siswa tidak mengalami kesulitan dalam mempelajari materi dalam proses belajar.

Penyusun berharap setelah mempelajari modul ini, dapat membantu siswa dalam memahami mata pelajaran Kearsipan khususnya materi tentang penyimpanan dan penemuan kembali surat/dokumen yang telah diuraikan dengan jelas dalam modul.

Tidak hanya itu, disini siswa juga diharapakan dapat menjelaskan dan mempraktikkan penyimpanan dan penemuan kembali surat/dokumen dalam kehidupan sehari-hari sehingga ilmu yang didapatkan siswa tidak berhenti hanya di sekolah saja. Dengan adanya penerapan materi yang telah dipelajari oleh siswa diharapkan dapat memberikan manfaat bagi orang disekitar. Oleh karena itu, untuk mengetahui sejauh mana pemahaman siswa terhadap materi yang ada dalam modul ini penyusun memberikan tugas berupa tugas mandiri dan tugas kelompok

Demikian kata penutup yang ingin penyusun sampaikan, semoga modul ini dapat memberikan manfaat bagi guru dan siswa sekaligus membantu siswa dalam meningkatkan motuvasi belajar dalam mata pelajaran Administrasi Keuangan.

(48)

DAFTAR PUSTAKA

Ulfa, Meliya. 2016. Materi Kelas XI Administrasi Perkantoran.

(http://meliyaulfa26.blogspot.co.id/?view=snapshot), diakses pada tanggal 15 November 2017.

Handoko, Danang Handoko. 2016. Manajemen dan Administrasi Perkantoran.

(http://danang-leo-handoko.blogspot.co.id/ ), diakses pada 17 November 2017 Lestarii, Ernii. 2014. Soal tentang Kearsipan.

(http://erniilestarii.blogspot.co.id/2014/09/soal-tentang-kearsipan-administrasi_9.html), diakses pada 30 November 2017