Versi Dokumen: 1.2( JIM ) ISI KANDUNGAN

(1)

ISI KANDUNGAN

Latihan Industri ... 2

1.0 Pendaftaran Syarikat ... 3

2.0 Pendaftaran Penempatan LI ... 7

3.0 Pendaftaran Syarat Mengikut LI ... 11

4.0 Kemaskini Status Tawaran LI ... 18

4.0 Dokumen LI ... 21

4.1 Surat Penerimaan Pelajar ... 22

4.2 Surat Lawatan Penyelia ... 24

4.3 Surat Penolakan ... 27

4.5 Senarai Resume Pelajar ... 29

5.0 Laporan Permohonan LI ... 32

(2)

SISTEM MAKLUMAT PELAJAR (SMP) MANUAL MODUL LATIHAN INDUSTRI Versi Dokumen: 1.2( JIM )

Latihan Industri

Modul Latihan Industri dibangunkan untuk bertujuan untuk memudahkan pihak IC-Net, penyelaras Latihan Industri di fakulti dan pelajar didalam proses-proses yang berkaitan dengan latihan industri. Dengan adanya modul latihan industri ini, pihak IC-Net dapat mendaftarkan syarikat-syarikat yang menawarkan penempatan kepada pelajar untuk menjalani latihan industri mengikut bidang yang telah ditetapkan. Pihak penyelaras fakulti dapat menyusun penyelia latihan industri kepada pelajar- pelajar yang mengikuti latihan industri dengan lebih sistematik dan tersusun. Manakala pelajar boleh membuat permohonaan menjalani latihan industri secara atas talian berdasarkan syarikat yang telah didaftarkan oleh Pegawai Penyelaras LI di IC-Net yang menawarkan penempatan Latihan Industri berdasarkan bidang-bidang yang berkaitan. Laporan-laporan yang berkaitan dengan latihan industri dapat dijana dan dicapai dengan lebih mudah untuk kegunaan pentadbiran, pelajar mahupun penyelaras fakulti.

Antara sub modul yang terkandung di bawah Modul Latihan Industri adalah:

1. Pendaftaran Syarikat 2. Pendaftaran Penempatan LI 3. Pendaftaran Syarat Mengikut LI 4. Resume Pelajar

5. Permohonan LI

6. Kemaskini Status Tawaran LI 7. Pengesahan Penempatan LI 8. Dokumen LI

9. Pentadbir Sistem 10. Laporan Permohonan LI 11. Utiliti Sistem

(3)

1.0 Pendaftaran Syarikat

Fungsi :

A. Skrin ini digunakan untuk mendaftar syarikat baru yang ada membuat tawaran LI kepada pelajar UTeM. Pendaftaran baru ini perlu dilakukan oleh Penyelaras LI IC-Net dan Fakulti. Semasa pendaftaran maklumat berkaitan syarikat perlu dimasukkan seperti Nama Syarikat, No telefon syarikat, Emel syarikat, No Faks dan sebagainya. Maklumat ini penting kepada pelajar supaya mereka dapat memohon dan membuat pilihan yang tepat untuk menjalani Latihan Industri berdasarkan bidang yang ditawarkan dengan bidang pengajian pelajar. Maklumat ini juga penting kepada Penyelaras LI di IC-Net dan juga Fakulti supaya mereka dapat berhubung dengan syarikat bagi keperluan LI tersebut.

B. Skrin ini juga adalah untuk kegunaan kemaskini data-data syarikat yang telah didaftarkan sebelum ini. Proses kemaskini dan penyelenggaraan ini hanya boleh dilaksanakan oleh Pegawai Penyelaras LI di IC-Net.

Tatacara Pendaftaran Syarikat :

1. Klik ikon “Pendaftaran Syarikat” dibawah sub modul ‘Pendataran Syarikat’. Skrin berikut akan dipaparkan.

Skrin 1 : Menu Bagi Sub Modul Pendaftaran Syarikat

1

(4)

i. Masukkan rekod baru ‘Pendaftaran Syarikat’ seperti skrin berikut :-

ii. Tekan butang , skrin berikut akan dipaparkan :-

Kod Syarikat akan dihasilkan secara automatik apabila rekod berjaya disimpan.

Nota : Tekan butang untuk menghapuskan rekod daripada senarai.

Mesej berikut akan dipaparkan :-

iii

i

ii

(5)

Tekan butang untuk kosongkan semula data.

iii. Klik butang ‘OK’ .

iv. Maklumat akan dipaparkan dalam senarai seperti skrin berikut :-

v. Tekan butang untuk melakukan kemaskini data , skrin berikut akan dipaparkan.

i v

(6)

vi. Lakukan carian mengikut ‘Kod Syarikat‘ atau ‘Nama Syarikat’ dan tekan butang ‘Carian’.

vii. ‘Maklumat Syarikat’ akan dipaparkan.

viii. Pilih rekod daripada senarai untuk melakukan kemaskini maklumat syarikat yang telah didaftarkan. ( ulang langkah i – iv ). Setelah dikemaskini mesej berikut akan dipaparkan, klik ‘OK’

untuk kemaskini :-

v vii

vii

(7)

2.0 Pendaftaran Penempatan LI

Fungsi :

A. Skrin ini digunakan oleh Penyelaras LI IC-Net dan Fakulti untuk membuat ketetapan ‘setting’

tawaran penempatan yang telah dimaklum oleh pihak syarikat. Tawaran penempatan ini perlu dibuat berdasarkan sesi latihan industri dan fakulti yang berkenaan. Maklumat-maklumat penting seperti jangkamasa (tarikh mula dan tamat), bilangan tempat yang ditawarkan dan penyelia yang terlibat perlu diisikan. Ketetapan yang telah dibuat ini akan memudahkan pihak Penyelaras LI IC-Net dan Fakulti membuat pemantauan Latihan Industri kelak bahkan pelajar juga boleh melihat butiran tawaran yang ada diatawarkan oleh fakulti mereka secara sistematik dan berpusat.

Tatacara Pendaftaran Penempatan LI

2. Klik ikon ‘Pendaftaran Penempatan LI’ di bawah sub modul “Pendaftaran Penempatan LI”. Skrin berikut akan dipaparkan.

Skrin 2 : Menu Bagi Sub Modul ‘Pendaftaran Penempatan LI’

i. Pastikan memilih ‘ Sesi Pengajian’ yang betul mengikut tahap pengajian Diploma atau Ijazah.

ii. Pilih ‘Sesi Latihan Industri’.

iii. Tekan butang ‘Papar’, skrin berikut akan dipaparkan :-

2 i

ii iii

(8)

iv. Pilih ‘Syarikat’ , lakukan pilihan carian dan tekan butang ‘carian’ skrin berikut dipaparkan:-

v. Tick dan masukkan ‘Bil Yang Di Tawarkan’ seperti skrin berikut :-

iv

v

(9)

vi. Tekan butang ‘simpan’ mesej berikut dipaparkan :-

vii. Tekan butang ‘OK’ maklumat yang disimpan akan dipaparkan di dalam senarai berikut :-

vi

vii

(10)

viii. Sekiranya ingin melakukan hapus rekod maka tick pada kotak dan tekan butang ‘hapus’.

vii

(11)

3.0 Pendaftaran Syarat Mengikut LI

Fungsi : Skrin ini digunakan untuk melakukan pendaftaran syarat mengikut LI.

Tatacara Pendaftaran Syarat Mengikut LI.

3. Klik ikon ‘Pendaftaran Syarat Mengikut LI.’. Skrin berikut akan dipaparkan.

Skrin 3 : Menu Bagi Sub Modul Pendaftaran Syarat Mengikut LI Langkah-langkah untuk melakukan Pendaftaran Syarat Mengikut LI:

i. Pilih ‘Fakulti’

ii. Pilih ‘Kursus’

iii. Masukkan ‘Minimum Kredit’ seeprti skrin berikut :-

3

i ii

(12)

iv. Tekan butang mesej ini akan dipaparkan :-

v. Klik ‘OK’ , skrin berikut akan dipaparkan :-

iv

v

(13)

vi. Dwi Klik ‘Kursus’, skrin berikut akan dipaparkan :-

vi

vii

(14)

vii. Sila pilih ‘Kod Subjek’ , skrin berikut akan dipaparkan :-

viii. Tick matapelajaran mana yang perlu diambil seperti skrin berikut :-

vii i

(15)

ix. Tekan butang mesej berikut akan dipaparkan :-

ix

(16)

x. Klik ‘OK’ sekiranya anda pasti maklumat yang telah dipilih akan disimpan. Mesej berikut dipaparkan:-

xi. Klik ‘OK’ skrin berikut akan dipaparkan :-

x

xi

(17)

xii. Tekan butang akan kembali ke skrin asal seperti skrin berikut :-

xiii. Maklumat Pendaftaran Syarat Mengikut LI telah didaftarkan.

xii

(18)

4.0 Kemaskini Status Tawaran LI

Fungsi : Skrin ini digunakan untuk kemaskini status tawaran LI.

Tatacara Kemaskini Status Tawaran LI

4. Klik ikon ‘Kemaskini Status Terperinci’. Skrin berikut akan dipaparkan.

Skrin 4: Menu Bagi Sub Modul Kemaskini Status Terperinci

i. Lakukan carian berdasarkan negeri,sesi dan fakulti , tekan butang ‘Cari’ skrin berikut akan dipaparkan:-

4

i

(19)

ii. Senarai permohonan LI akan dipaparkan.

iii. Tekan butang sekiranya syarikat menawarkan tempat LI kepada pelajar dan pelajar bersetuju untuk menerima tawaran tersebut dan skrin berikut akan dipaparkan, klik ‘OK’.

iv. Tekan butang sekiranya syarikat menawarkan tempat LI kepada pelajar tetapi pelajar menolak tawaran tersebut dan skrin berikut akan dipaparkan , klik ‘OK’.

ii

iii iv v

(20)

v. Tekan butang sekiranya permohonan LI pelajar ditolak oleh syarikat dan skrin berikut akan dipaparkan , klik ‘OK’ :-

(21)

4.0 Dokumen LI

Fungsi :

A. Skrin ini mengandungi sejumlah dokumen yang diperlukan bagi proses Latihan Industri. Dokumen yang dimaksudkan adalah merupakan surat-surat yang lazimnya digunakan dalam Latihan Industri.

Surat-surat ini telah diselaraskan dan didigitalkan. Malah surat ini akan terbina dan tersedia dengan maklumat-maklumat yang perlu berdasarkan maklumat pelajar, fakulti dan syarikat yang sedia ada.

Surat adalah merujuk kepada siapa yang mohon dan tawaran LI yang dipilih. Semua surat-surat ini boleh dipaparkan dan dicetak. Cetakan surat perlu dibuat supaya ianya boleh dihantar kepada syarikat dan disimpan ke dalam fail LI secara fizikal.

Tatacara papar dan cetak Dokumen LI

4. Klik ikon ‘Dokumen LI’. Skrin berikut akan dipaparkan.

Skrin 3: Menu Bagi Sub Modul Dokumen LI

4

(22)

4.1 Surat Penerimaan Pelajar

Fungsi :

A. Skrin ini akan memaparkan senarai pelajar yang telah menerima tawaran LI daripada syarikat dan pelajar berkenaan bersetuju menerima dan mengesahkan penerimaan tawaran tersebut.

B. Daripada senarai itu Penyelaras LI IC-Net dan Fakulti boleh melihat dan mencetak surat tawaran syarikat yang telah dimuatnaik oleh pelajar.

4.1. Klik ikon ‘Surat Penerimaan Pelajar’ di bawah sub modul ‘Dokumen LI’. Skrin berikut akan dipaparkan.

Skrin 4.1 : Menu Bagi Sub Modul Surat Penerimaan Pelajar

i. Dwi Klik ID Mohon , skrin berikut akan dipaparkan:-

4.1

i

(23)

(24)

4.2 Surat Lawatan Penyelia

Fungsi :-

A. Skrin ini akan memaparkan senarai pelajar yang telah mengesahkan tempat LI mereka.

B. Daripada senarai itu Penyelaras LI IC-Net dan Fakulti boleh melihat Surat Lawatan Penyelia mengikut fakulti dan pelajar.

C. Surat ini perlu di cetak supaya boleh disimpan ke dalam fail dan dihantar secara fizikal.

4.2. Klik ikon ‘Surat Lawatan Penyelia’ di bawah sub modul ‘Dokumen LI’. Skrin berikut akan dipaparkan.

Skrin 4.2 : Menu Bagi Sub Modul Surat Lawatan Penyelia

ii. Tekan butang skrin berikut akan dipaparkan:-

4.2

i

(25)

(26)

(27)

4.3 Surat Penolakan

Fungsi :-

A. Skrin ini akan memaparkan senarai pelajar yang telah menolak tawaran LI yang telah ditawarkan oleh syarikat.

B. Daripada senarai itu Penyelaras LI IC-Net dan Fakulti boleh melihat Surat Penolakan Latihan Industri mengikut fakulti dan pelajar.

C. Surat ini perlu di cetak supaya boleh disimpan ke dalam fail dan dihantar secara fizikal.

4.3. Klik ikon ‘Surat Penolakan’ di bawah sub modul ‘Dokumen LI’. Skrin berikut akan dipaparkan.

Skrin 4.4 : Menu Bagi Sub Modul Surat Penolakan i. Tekan butang skrin berikut akan dipaparkan:-

i

4.3

(28)

(29)

4.5 Senarai Resume Pelajar

Fungsi :

A. Skrin ini digunakan untuk memaparkan senarai resume pelajar yang ada membuat permohonan LI.

B. Resume ini boleh dilihat dan dicetak samada bersama matapelajaran yang pernah diambil pelajar atau tanpa matapelajaran.

4.5. Klik ikon ‘Senarai Resume Pelajar’ di bawah sub modul ‘Dokumen LI’. Skrin berikut akan dipaparkan.

Skrin 4.5 : Menu Bagi Sub Modul Senarai Resume Student

i. Tekan butang untuk mencetak resume bersama matapelajaran skrin berikut akan dipaparkan:-

ii

4.

5

i

(30)

(31)

ii. Tekan butang untuk mencetak resume tanpa matapelajaran skrin berikut akan dipaparkan:-

(32)

5.0 Laporan Permohonan LI

Fungsi :

A. Skrin ini digunakan untuk memaparkan laporan permohonan LI berdasarkan status permohonan, sesi LI dan Fakulti.

Tatacara paparan Laporan Permohonan LI

5. Klik ikon ‘Laporan Permohonaan LI’. Skrin berikut akan dipaparkan.

Skrin 5: Menu Bagi Sub Modul Laporan permohonan LI

i. Lakukan carian berdasarkan status permohonan,sesi dan fakulti , tekan butang ‘Cari’ skrin berikut akan dipaparkan:-

5

i

(33)

ii. Maklumat permohonan akan dipaparkan berdasarkan carian yang dipilih.

iii. Klik pada bilangan mukasurat untuk melihat julat rekod permohonan yang lain.

ii iii