77 5.1. Kesimpulan
Berdasarkan analisis yang telah dilakukan oleh penulis pada bab sebelumnya, maka dapat disimpulkan :
1. Perusahaan terlalu fokus dengan penjualan yang dilakukan salesman freelance dan sales agent. Jadi secara tidak sadar perusahaan terlalu tergantung kepada salesman freelance dan sales agent.
2. Perusahaan hanya menggunakan salesman freelance sebagai tenaga penjual tanpa diimbangi sistem untuk mengelola dan mengikat salesman tersebut. Dalam hal ini perusahaan sulit untuk memonitor pelanggan yang dilayani oleh salesman freelance karena salesman tidak mau memberikan data pelanggan yang dilayaninya kepada perusahaan. Selain itu sistem pemberian uang transport ketika keluar kota juga tidak jelas.
3. Harga produk dari pesaing lebih murah dibanding dengan produk yang ditawarkan oleh perusahaan.( Berdasarkan wawancara dilapangan dengan para pelanggan ).
4. Sistem administrasi PT. Tirta Graha Mulia kurang tertata dengan baik hal ini dibuktikan dengan seringnya terjadi nota yang terselip. Hal ini sangat menyusahkan perusahaan ketika tanggal jatuh tempo penagihan tiba. Bila nota yang ketlisut tidak ditemukan tentunya perusahaan akan rugi karena tagihan tidak terbayar. Hal tersebut mengakibatkan keterlambatan pembayaran komisi kepada salesman freelance.
5.2. Rasionalisasi
Adapun hal-hal yang melatar belakangi penulis dalam pengambilan kesimpulan diatas antara lain :
1. Perusahaan cenderung reaktif, karena hanya menunggu order yang dilakukan oleh salesman freelance dan sales agent saja. Dengan kontribusi pengambilan untuk sales agent 69,6 % dan salesman freelance 30%. Karena selama ini perusahaan mengaku
pengambilan sales agent dan salesman freelance rutin. Jadi pemilik sudah merasa puas dengan jumlah order yang didapatkan. Hal ini sangat disayangkan karena tentunya masih banyak celah pasar terutama pelanggan eceran yang belum sempat ditangani oleh salesman freelance. Selama ini salesman freelance dan sales agent cenderung fokus menangani pelanggan grosir.
2. PT. Tirta Graha Mulia harus melakukan perubahan pada sistem kerja salesman karena selama ini sistem kerja yang tidak tersusun rapi menyebabkan salesman freelance tidak bisa bekerja dengan maksimal dan cenderung membawa masalah kepada perusahaan.
Salah satu permasalahan yang terjadi adalah salesman tidak mau memberikan data pelanggan yang berhasil didapatkan kepada perusahaan. Hal ini sangat membahayakan perusahaan apabila salesman tersebut sudah tidak bekerja untuk perusahaan.
Perusahaan akan kehilangan pelanggan karena semua data pelanggan dipegang oleh salesman freelance. Jika demikian maka perlahan pelanggan akan mulai mencari perusahaan lain yang dirasa dapat melayani kebutuhannya. Hal ini dikarenakan kondisi persaingan yang semakin ketat dan semakin banyaknya pesaing.
Selain itu apabila perusahaan tidak melakukan perubahan pada sistem kerja salesman, maka biaya operasional yang selama ini dikeluarkan akan menjadi tidak efektif dan efisien.
Sistem kerja salesman yang kurang maksimal
a. Tidak adanya kedisiplinan dalam bekerja dan tidak adanya sanksi yang memberatkan agar salesman menjalankan tugasnya sesuai dengan prosedur
b. Tidak adanya pengaturan dan evaluasi kinerja harian salesman, seperti laporan kunjungan salesman ke outlet- outlet.
Sistem pemberian uang transport yang tidak jelas. Ketika keluar kota salesman mendapat uang transport full. Dari kasus ini dapat diketahui bahwa perusahaan tidak menetapkan secara jelas berapa
persen dari total penjualan yang merupakan jatah uang transport untuk salesman freelance selama melakukan sales canvas keluar kota. Hal ini tentunya akan berdampak negatif kepada perusahaan.
Dampak negatif yang mudah terjadi adalah salesman freelance akan menyalah gunakan uang transport yang diberikan oleh perusahaan sebagai jatah untuk sales canvas. Berbeda apabila perusahaan menggunakan salesman tetap. Bila menggunakan salesman tetap tentunya perusahaan akan lebih mudah untuk mengawasi dan mengatur.
3. Sewaktu melakukan observasi dan wawancara dilapangan, pembeli banyak mengeluh bahwa kran dengan merk ”Valqua”
harganya jauh lebih mahal dan kualitasnya kurang memuaskan dibandingkan dengan pesaingnya (Kran Paolo dan Kran Cap Bintang). Dalam hal ini banyak sekali keluhan yang diperoleh keluhan dari pembeli bahwa kran merek ”Valqua” mudah bocor.
4. Sistem administrasi yang masih serabutan
Dalam hal ini nota faktur dan surat jalan tidak terbagi rapi dan cenderung ditulis jadi satu. Sehingga pemilik sering dibuat bingung ketika mencari nota tagihan pada waktu jatuh tempo. Hal lain yang hampir serupa adalah perusahaan terlalu lambat dalam mencocokkan nota ketika salesman freelance pulang dari sales canvas. Perusahaan mengaku membutuhkan waktu yang lama untuk mencocokkan karena salesman freelance pernah melakukan kecurangan sehingga perusahaan harus lebih teliti dalam memeriksa. Disisi lain hal ini menyebabkan sistem pemberian komisi kepada salesman yang tidak efektif akan membuat salesman menjadi tidak semangat dan tidak antusias dalam bekerja.
Hal ini tentu akan membawa dampak yang kurang baik bagi perusahaan melihat salesman adalah ujung tombak bagi perusahaan dalam melakukan penjualan.
Sistem komisi salesman PT.Tirta Graha Mulia
a. Penggantian uang transport yang diberikan perusahaan kepada salesman tidak sebanding dengan jarak yang ditempuh. Hal ini berakibat salesman malas untuk mencari pelanggan baru di wilayah lain.
b. Tidak adanya gaji pokok dan uang makan yang diberikan kepada salesman.
c. Perusahaan hanya memberi komisi kepada salesman sesuai dengan jumlah pelanggan yang berhasil dilayani.
d. Perusahaan jarang memberikan bonus kepada salesman sebagai apresiasi terhadap hasil kerjanya.
5.3. Saran
1. Mencari tenaga salesman yang tetap, agar perusahaan dapat memonitor kinerja salesman yang baru dengan baik. Sehingga perusahaan tidak hanya tergantung dengan salesman freelance dan sales agent saja.
Salesman tetap diperkirakan butuh satu orang. Dengan perhitungan sebagai berikut :
Karena perusahaan tidak memiliki standart yang harus dicapai, maka penulis menggunakan standart perusahaan pada saat melakukan sales canvas dan lewat telemarketing. Dengan membandingkan Tabel 5.1 Hasil Sales Canvas dan Tabel 5.2 Penjualan salesman freelance.
Datanya yang diperoleh sebagai berikut : Tabel : 5.1 Hasil Sales Canvas
Tgl
Jenis
Penjualan Jumlah 12-Mar-08 Sales Canvas Rp0
19-Mar-08 Rp2,220,000
26-Mar-08 Rp413,000
15-Mar-08 Telemarketing Rp185,000
26-Mar-08 Rp112,800
29-Mar-08 Rp2,494,000
2-Apr-08 Rp1,680,000
3-Apr-08 Rp1,292,500
4-Apr-08 Rp4,740,000
TOTAL Rp13,137,300
Total pandapatan selama 9 hari = Rp13,137,300
Rata-rata pendapatan selama satu hari = Rp 1,459,700
Rata-rata pendapatan dalam satu bulan = Rp36,492,500
Rata-rata pendapatan dalam 6 bulan = Rp218,955,000
Salesman Freelance
Bulan Sales/bulan
Rata-Rata Transaksi/bulan
Rata-Rata Transaksi/hari
September-07 Rp20,580,350 Rp1,583,104 Rp63,324
Oktober-07 Rp20,489,000 Rp2,927,000 Rp117,080
November-07 Rp37,761,000 Rp5,394,429 Rp215,777
Desember -07 Rp13,955,000 Rp1,744,375 Rp69,775
January-08 Rp15,062,800 Rp2,151,829 Rp86,073
February-08 Rp33,176,500 Rp8,294,125 Rp331,765
Maret -08 Rp5,474,500 Rp912,417 Rp36,497
Total Rp146,499,150
Tabel 5.2 Penjualan Salesman Freelance Keterangan : satu bulan = 25 hari kerja.
Rata-rata pendapatan salesman freelance 1 hari = Rp 980,000 Total Pendapatan : 9 hari
Rp13,137,300 : 9 = Rp1,459,700
Rata-rata 1 bulan x 6 bulan
Rp36,492,500 x 6 = Rp218,955,000
Rata-rata dalam 1 bulan : 25 hari kerja Rp 24,500,000 : 25 = Rp 980,000 Rata-rata pendapatan 1 hari x 25 hari Rp1,459,700 x 25 = Rp36,492,500
Rata-rata pendapatan salesman freelance dalam 1 bulan= Rp 24,500,000
Pendapatan salesman fereelance selama 6 bulan = Rp146,499,150
Tabel 5.3 Perbandingan antara perusahaan dan salesman freelance
Jadi perusahaan perlu menambah tenaga salesman baru dengan cara :
Hasil yang didapatkan adalah 2, tetapi didalamnya sudah terdapat satu salesman freelance, jadi perusahaan perlu menambah satu ( 2-1 ) lagi tenaga salesman agar target perushaan dapat tercapai.
Keterangan Standart Perusahaan Salesman Freelance Pendapatan dalam 1 hari Rp 1,459,700 Rp 980,000
Pendapatan dalam 1 bulan
Rp36,492,500 Rp 24,500,000
Pendapatan dalam 6 bulan
Rp218,955,000 Rp146,499,150 Sales selama 6 bulan : 6 bulan
Rp146,499,150 : 6 bulan = Rp 24,416,525
= Rp 24,500,000
Standart perusahaan selama 6 bulan = Standart salesman freelance selama 6 bulan
Rp218,955,000
= 1.494309011 = 1,5 = 2 Rp146,499,150
Jika menggunakan dua tenaga salesman maka perkiraan target yang akan dicapai untuk 6 bulan kedepan adalah :
Namun salesman baru pada bulan pertama diperkirakan masih belum bisa memenuhi target penjualan, target tersebut akan tercapai pada bulan ke enam.
Dengan menambah satu salesman lagi, target yang ditentukan perusahaan bisa terlampaui.
• Karakter salesman yang dinginkan PT.Tirta Graha Mulia :
• Pendidikan minimal lulusan SMA / Sederajat.
• Mampu menarik minat pembeli.
• Mampu mengendarai mobil sendiri dan sepeda motor,serta memiliki SIM A dan SIM C.
• Mampu bekerja dibawah tekanan.
• Dinamis, fleksibel dan supel.
Bila telah memenuhi kriteria yang diinginkan maka perusahaan akan memberikan pembinaan kepada calon salesman full time tersebut.
Bentuk pembinaan itu antara lain terdiri dari hard skill (teori seputar pemasaran dan penjualan, pengembangan diri serta motivasi) dan soft skill (praktek kerja di lapangan).
• Adapun pembinaan terhadap sisi hard skill adalah sebagai berikut:
• Pemahaman sekilas akan profil perusahaan. Pemahaman akan profil perusahaan akan memudahkan salesman untuk lebih dikenal oleh para pelanggan.
• Pemahaman akan product knowledge dan price list untuk tiap produk.
Standart salesman freelance selama 6 bulan x 2 salesman =
Rp146,499,150 x 2 = Rp292,998,300
• Pemahaman akan jumlah dan jenis pelanggan yang dilayani oleh perusahaan. Hal ini akan memudahkan salesman untuk mencari target market yang tepat.
• Pemahaman akan competitor. Salesman akan lebih mudah untuk mengetahui strategi yang digunakan pesaing. Dengan demikian salesman juga akan lebih mudah untuk memperbaiki strategi yang digunakan perusahaan.
• Pemahaman akan kondisi di lapangan. Hal ini memudahkan salesman mengetahui keinginan dan kebutuhan pelanggan serta memudahkan untuk mengamati pesaing.
• Pemahaman akan komunikasi dengan pelanggan. Hal ini memudahkan salesman untuk berinteraksi dengan pelanggan.
Komunikasi dengan pelanggan meliputi prospecting. Prospecting adalah salah satu bagian penting untuk mendapatkan penjualan.
Selain itu cara komunikasi yang memuaskan tentunya kan membuat reputasi untuk penjualan berikutnya. Pelanggan yang puas tentunya akan menghasilkan word of mouth. Efek ini tentunya sangat menguntungkan perusahaan.
• Praktek di lapangan. Awalnya untuk praktek dilapangan salesman full time akan didampingi oleh salesman freelance selaku senior. Dengan tujuan memberikan arahan serta penjelasan yang dibutuhkan ketika ada di lapangan.
• Adapun pelatihan soft skill yang diberikan meliputi:
• Mengembangkan semangat berjuang
• Buka telinga untuk informasi tentang para pesaing.
Salesman wajib berbicara dengan para pelanggan sepanjang hari, mencari tahu apa yang dilakukan para pesaing dan yang sama pentingnya, apa yang mereka katakan tentang perusahaan dan produknya. Salesman memberikan penyampaian fakta-fakta kunci kepada atasan untuk menggambarkan situasi dan kondisi di lapangan.
• Salesman diwajibkan melaporkan masalah yang terjadi dengan segera kepada atasan. Masalah yang terjadi dapat berupa keluhan pelanggan maupun tindakan pesaing.
Dengan demikian tindakan pencegahan dapat segera dilakukan. Kembangkan mentalitas kelompok, Sadari bahwa orang lain dalam perusahaan ,orang administrasi,orang produksi, orang lain di departemen penjualan semua bekerja ke arah sasaran yang sama dengan salesman yaitu keberhasilan perusahaan. Hindari konflik yang tidak berdasar dengan rekan kerja. Bagikan informasi penting yang akan membantu perusahaan melonjak maju.
Tekankan cara berpikir yang positif dan optimis dalam pekerjaan.
• Tetapkan sasaran dan lalu usahakan sepenuhnya untuk mencapainya. Pertimbangkan jadwal harian salesman sebagai sebuah rencana perperangan, lalu berikan setiap usaha salesman untuk mencapai sasaran yang telah ditetapkan oleh perusahaan. Jangan ijinkan sikap puas diri atau sikap yang menerima hasil menengah untuk berakar.
• Keyakinan diri sangat diperlukan oleh salesman karena jika seorang wiraniaga memiliki keyakinan atas intergritas produknya, ia tidak memiliki kesulitan besar untuk meyakinkan customer. Ada tiga hal yang harus dilakukan oleh salesman agar terjadi penjualan. Pertama salesman harus bangga akan tempat dimana ia bekerja, kedua salesman harus yakin akan produk yang dijualnya, ketiga salesman harus memiliki kepercayaan diri bahwa ia adalah salesman terbaik perusahaan sehingga mampu menjual produknya dengan baik.
• Merencanakan hari secara efisien
• Jangan sia-siakan waktu yang dapat dipergunakan untuk berbicara dengan klien. Buat jadwal minimal pada malam
sebelumnya dan tentukan maksimal berapa lama untuk berbicara dan bernegosiasi dengan calon pembeli. Dalam hal ini ada lima point yang perlu diperhatikan ketika berbicara dengan klien, antara lain:
1. Salam pembuka (kurang lebih satu menit).
2. Menggali kebutuhan (kurang lebih dua menit).
3. Memperkenalkan produk yang ditawarkan (kurang lebih lima menit).
4. Melakukan negosiasi dan transaksi (kurang lebih sepuluh menit).
5. Menutup penjualan (kurang lebih dua menit).
• Prioritaskan sasaran. Jangan sekedar mengisi jadwal pada malam hari, buat daftar semua hal yang ingin dicapai,lalu urutkan berdasarkan kepentingannya sebelum memasukkannya dalam jadwal yang sudah ditetapkan.
• Tinggalkan waktu yang krisis. Jadwal yang padat tiap hari akan menyebabkan anda terjatuh dari rencana anda. Kita semua mengetahui bahwa masalah-masalah aneh yang tidak dapat diprediksi memiliki cara untuk masuk dari waktu ke waktu. Sisakan waktu sekitar satu jam terakhir hari kerja anda untuk menangani kesulitan yang tiba-tiba. Jika tidak ada krisis yang timbul, anda dapat selalu bergerak kebutir berikutnya dalam prioritas anda.
• Bangun 15 menit lebih awal daripada sekarang, dan berikan diri anda sendiri dorongan energi yang positif dalam waktu tambahan tersebut. Memulai hari dengan tergesa-gesa merupakan awal yang buruk. Mulailah hari anda dengan penegasan positif: ”Ini akan menjadi hari yang hebat.”
Makan pagi dengan baik. Dengarkan musik yang menyenangkan. Jauhi membaca atau mendengarkan berita sebagai hal pertama yang dilakukan dipagi hari, hal ini
terlalu membuat depresi. Berbaikilah dengan diri anda sendiri.
• 12 pemikiran harian:
1. Bagaimana saya menemukan customer baru?
2. Bagaimana saya dapat berpresentasi dengan lebih baik?
3. Bagaimana customer mendapatkan manfaat dengan mendapatkan produk saya?
4. Bagaimana saya memperbaiki diri hari ini?
5. Apa saja hal baru yang telah saya pelajari?
6. Bagaimana saya bisa melayani dengan lebih baik?
7. Apakah sikap saya hari ini lebih baik daripada kemarin?
8. Apakah customer saya setia hari hari ini?
9. Bagaimana saya menginvestasikan waktu hari ini?
10. Apakah saya mendapatkan referal hari ini?
11. Apakah saya memberikan referal hari ini?
12. Apakah saya menggunakan bakat saya hari ini?
• Menggunakan manajemen waktu hari ini. Prinsip paling dasar dari manajemen waktu adalah lakukan hal penting pertama-tama.
• Mencoba meyakinkan bukan menyampaikan
Kita harus mengikatkan diri untuk memahami masalah dan perhatian prospek, bukan menindasnya. Dan anda harus bekerja dari sana untuk menunjukkan, memperagakan dengan cara yang jelas bagaimana produk atau jasa anda dapat mengatasi yang bersangkutan. Anda harus menyampaikan nilai dan manfaat bukan meyakinkan prospek bahwa keprihatinannya itu tidak berdasar. Ingat: selalu lebih baik membicarakan prospek tersebut
berbicara, dan bertindak atas dasar keprihatinan yang diungkapkannya, daripada anda sendiri melakukan semua pembicaraan dan mengharapkan jawaban-YA.
• Prosedur dalam melaksanakan salesman kran air :
Sebelum melakukan sales canvas, salesman perlu melakukan check stock terlebih dahulu dengan pihak gudang dengan tujuan mengetahui sisa jumlah barang. Dengan demikian bagian logistik akan lebih mudah memperkirakan jumlah barang yang akan diproduksi dan karyawan staff juga lebih mudah untuk mengestimasi berapa lama waktu yang diperlukan untuk merakit hasil produksi.
Setiap muat barang untuk sales canvas melakukan konfirmasi terlebih dahulu dengan pihak gudang untuk muat barang
• Membuat rencana perjalanan salesman
• Setiap pelanggan akan dikunjungi minimal dua kali dalam satu bulan.
• Setiap sales canvas diharapkan untuk mendatangi minimal 2 kantung pasar tergantung pada jaraknya.
• Membuat laporan penjualan harian
Yang didalamnya berisi jam datang dan keluar dari outlet, nama Tuan atau toko,wilayah, order hari ini, sistem pembayaran cash atau kredit, keterangan, total kunjungan, kunjungan efektif, kunjungan tidak efektif dan total penjualan dalam unit dan Rupiah (lebih jelasnya ada dilampiran).
Laporan penjualan diserahkan kepada General Manager PT.Tirta Graha Mulia pada tiap sorenya setelah melakukan sales canvas untuk mengevaluasi kinerja harian salesman dan menyocokkan antara rencana perjalanan salesman dengan laporan penjualan harian.
• Membuat Rekapitulasi Hasil Penjualan untuk tiap minggunya.
Berisi tgl,hari penjualan, rencana perjalanan salesman, laporan penjualan harian, total kunjungan, kunjangan yang efektif dan persentase.
Contoh dari Rekapitulasi Hasil Penjualan LPH
Hari RPS Kunj. Ef. Call %
Senin 1
Selasa 2
Rabu 3
Kamis 4
Jumat 5
Rekapitulasi hasil penjualan diserahkan kepada General Manager PT. Tirta Graha Mulia untuk mengevaluasi kerja mingguan salesman untuk memberikan semangat kepada salesman.
• Menentukan budget salesman tetap
Biaya per bulan yang dikeluarkan untuk salesman tetap
• Biaya Gaji
Gaji salesman Rp 500.000
• Biaya Makan
Makan salesman ( per hari ) Rp 8.000 Total uang makan ( per bulan ) Rp 200.000 Ket: Dalam 1 bulan kerja 25 hari
• Uang Parkir
Uang Parkir @ 2.000 Rp 150.000
( Asumsi stop call ratio 3:12 ) Ket : Dalam 1 bulan 25 hari kerja
Total yang dikeluarkan dalam 1 bulan Rp 850.000
• Peralatan dan Perlengkapan salesman dalam melakukan sales canvas
• Peralatan
• Sepeda Motor, untuk melakukan taking order / TO dan penagihan.
• Mobil Box, untuk melakukan sales canvas, taking order, pengiriman barang dan penagihan.
• Perlengkapan
• Kalkulator
• Sample produk
• Nota Penjualan dan bolpoin
• Laporan penjualan harian
• Target Salesman
• Menambah jumlah pelanggan terdaftar dan calon pelanggan aktif
• Melakukan kunjungan atau telemarketing untuk tiap pelanggan minimal sebulan dua kali.
• Memperkenalkan dan menjual produk dengan memberikan penjelasan kepada pelanggan bahwa produk kran dari PT.Tirta Graha Mulia telah memiliki kualitas yang lebih baik, dengan membawa sample produk.
• Dengan menambah outlet share dan market share yang telah didapatkan pada minggu pertama pada kunjungan di minggu kedua.
• Bukti berdasarkan pengalaman penulis selama turun ke lapangan:
• Menambah outlet share yaitu jika pada kunjungan pertama ditoko Subur Anugrah Jaya mendapat penjualan satu bal kran kipas dan satu bal kran gajah pada kunjungan kedua dan dilanjutkan melalui telesales mendapat penjualan 1 bal kran dorong. Maka outlet share ditoko Subur Anugrah Jaya bertambah satu bal kran dorong.
• Menambah market share yaitu jika pada kunjungan pertama diruko Dupak mendapat satu pelanggan terdaftar dan pada kunjungan yang kedua mendapat satu pelanggan baru terdaftar. Maka market share dari ruko Dupak bertambah satu pelanggan terdaftar.
• Salesman melakukan rata-rata satu stop call ratio dengan melakukan kunjungan kurang lebih empat toko.( Hasil realisasi dari penulis ).
Berdasarkan pengalaman penulis selama turun ke lapangan melakukan sales canvas tiga kali kedaerah seperti daerah Pusat
Grosir Surabaya, ITC Mega Grosir dan Dupak,Kapas Krampung, Kertajaya, Delta Plaza, Swalayan Bonet dan Alfa Ahmad Yani. maka didapati salesman mampu melakukan tiga kali stop call ratio dalam satu hari dan minimal mengunjungi 12 toko.
• Meningkatkan kepuasan pelanggan
Bila ada pelanggan yang komplain, dan mengatakan bahwa ada beberapa kran yang cacat atau selisih pada saat pengiriman, maka perusahaan akan mengganti kran yang rusak. Sedangkan apabila ada selisih maka perusahaan akan mengganti selisih barang setelah melakukan kroscek dengan bagian gudang.
2. Sistem yang diterapkan untuk salesman fulltime
Berdasarkan analisa penulis kasus yang terjadi di perusahaan selama ini adalah salesman freelance tidak mau memberikan data pelanggan yang dilayaninya karena perusahaan hanya memberikan komisi kepada salesman tersebut berdasarkan jumlah pelanggan yang berhasil dilayani.
Salesman tidak mau memberikan data pelanggan dengan alasan bahwa jika perusahaan tahu maka pelanggan yang berhasil dilayani akan diambil alih oleh perusahaan. Bila hal ini terjadi maka pendapatan salesman tentunya akan berkurang.
Solusi yang diberikan oleh penulis untuk mengatasi masalah ini adalah mengganti salesman freelance dengan salesman tetap. Hal ini dilakukan dengan memberikan pelatihan seputar hal-hal yang diperlukan selama melakukan sales canvas baik di dalam maupun luar kota. Setelah itu perusahaan memberikan data-data daerah potensial yang biasa dilalui oleh salesman freelance selama melakukan sales canvas di dalam maupun luar kota. Perusahaan tidak hanya memberikan informasi mengenai daerah potensial kepada salesman tetap tetapi juga menuntut salesman tersebut mencari daerah baru.
Untuk melakukannya perusahaan wajib memberikan target penjualan kepada salesman dengan tujuan agar salesman bisa benar-benar mencari daerah baru. Sedangkan untuk membina salesman tetap tersebut maka hal yang harus dilakukan oleh perusahaan selain memberikan target penjualan adalah dengan membuat perjanjian resmi tertulis dengan salesman. Untuk memastikan bahwa data pelanggan yang diberikan salesman benar perusahaan hendaknya lebih mengarahkan salesman tersebut untuk lebih fokus melayani taking order dan menangani masalah pengiriman barang dan penagihan dalam jumlah kecil (jumlah barang yang dikirim maksimal satu bal sedangkan jumlah penagihan dengan nominal maksimal Rp 1.000.000,- untuk masing-masing outlet).
Masalah pengiriman barang dan penagihan dengan kuantitas dan nominal yang besar dipegang seluruhnya oleh perusahaan. Walaupun masalah pengiriman barang dan penagihan sebagian besar diurus sepenuhnya oleh perusahaan namun salesman harus tetap bertanggung jawab terutama untuk pelanggan yang sudah dilayaninya lewat taking order terutama yang melakukan transaksi dengan perusahaan.
Bertanggung jawab disini berarti segala permasalahan yang terjadi setelah pelanggan melakukan transaksi dengan perusahaan maka bila terjadi hal-hal yang tidak diinginkan salesman lah yang bertanggung jawab. Hal ini dikarenakan yang mencari pelanggan adalah salesman sedangkan perusahaan hanya melakukan pengiriman barang sesuai dengan permintaan salesman ke tempat yang dituju dan melakukan penagihan apabila sudah ada nota yang jatuh tempo.
Salesman juga harus melaporkan kunjungannya setiap sore dengan memberikan data-data seperti yang terdapat dalam laporan kunjungan harian (terlampir). Hal ini bertujuan agar perusahaan bisa tahu kunjungan salesman yang efektif setiap harinya.
Di sisi lain kompensasi yang akan diberikan kepada salesman tetap menggunakan sistem komisi, gaji tetap serta perusahaan memberikan
tambahan berupa uang bensin dan uang makan selama salesman tersebut melakukan taking order, sales canvas dan pengiriman barang.
Sistem pemberian uang bensin dan uang makan diberikan harian.
Berikut perhitungan kompensasi salesman tetap:
Budget salesman fulltime:
Uang Bensin Rp 15.000/hari
(bila melakukan taking order,pengiriman barang dan sales canvas).
Uang Makan Rp 8.000/hari
(bila melakukan taking order,pengiriman barang dan sales canvas).
Komisi sales canvas dalam kota 3%
(dari total penjualan yang diperoleh pada saat sales canvas dan taking order)
Komisi sales canvas luar kota
Dengan perhitungan sebagai berikut : Omset yang diperoleh perusahaan :
Kran Kipas = 4580 pieces x Rp 1100,-
= Rp 5.038.000,-
Kran Jari = 657 pieces x Rp 2550,-
= Rp 1.675350,-
Kran Dorong = 3828 pieces x Rp 2450,-
= Rp 9.378.600,-
Kran Gajah = 128 pieces x Rp 2750,-
= Rp 352.000,-
Kran Kaca = 102 set x Rp 5500,-
= Rp 561.000,-
Total Omset yang diperoleh perusahaan = Rp 17.004.950,-
Keuntungan Perusahaan
Kran Kipas = 4580 pieces x Rp 220,- = Rp 1.007.600,- Kran Jari = 657 pieces x Rp 510,- = Rp 335.070,- Kran Dorong = 3828 pieces x Rp 490,- = Rp 1.875.720,-
Kran Gajah = 128 pieces x Rp 550,- = Rp 70.400,- Kran Kaca = 102 set x Rp 1100,- = Rp 112.200,-
Total Keuntungan yang diperoleh perusahaan = Rp 3.400.990,-
Komisi Salesman
Kran Kipas = 4580 pieces x Rp 22,-
= Rp 100.760,-
Kran Jari = 657 pieces x Rp 51,-
= Rp 33.507,-
Kran Dorong = 3828 pieces x Rp 49,-
= Rp 187.572,-
Kran Gajah = 128 pieces x Rp 55,-
= Rp 7.040,-
Kran Kaca = 102 set x Rp 110,-
= Rp 11.220,-
Total Komisi yang diperoleh salesman = Rp 340.099,-
Dalam melakukan Sales Canvas keluar kota salesman meminta bon bensin sebesar 1% dari total penjualan yang didapatkan.
Presentase Keuntungan Perusahaan : Rp 3.400.990,-
X 100% = 20%
Rp 17.004.950,-
Presentase Komisi Salesman :
Rp 340.099,-
X 100% = 2%
Rp 17.004.950,-
Jadi untuk memberikan ketetapan dalam melakukan sales canvas penulis memberikan patokan kepada perusahaan bahwa :
Setiap salesman melakukan sales canvas keluar kota uang bensin yang harus dikeluarkan salesman sebesar 1% dari total penjualan yang diperoleh.
3. Harga produk mahal
Harga produk yang lebih mahal tentunya diimbangi oleh kualitas produk yang juga lebih tinggi. Dalam hal ini perusahaan harus memberi edukasi kepada pelanggan grosir maupun eceran disertai bukti nyata bahwa produk yang ditawarkan kualitasnya cukup bagus dan ketahanan serta kekuatan produk juga lebih baik daripada pesaing.
Memberikan edukasi kepada pelanggan juga dilakukan dengan melakukan demo produk di ketika menawarkannya kepada pelanggan.
Hal ini dirasa cukup efektif karena pelanggan bisa melihat langsung dan membuktikan bahwa produk milik PT. Tirta Graha Mulia memiliki kualitas yang lebih unggul dibanding pesaing. Sebelum memberikan edukasi kepada pelanggan, salesman harus ditraining oleh perusahaan terlebih dahulu. Dengan memberikan pengarahan dan penjelasan kepada salesman bahwa produk yang dimiliki perusahaan mempunyai kualitas yang baik dan memberikan petujuk kepada salesman untuk mencari jalan keluar ketika mengadapi permasalahan di lapangan. Sehingga salesman memiliki kemampuan dan bekal yang cukup untuk menghadapi pelanggan ketika dilapangan
Perusahaan melakukan hal ini dengan membandingkan produknya dengan pesaing. Sambil membandingkan perusahaan juga
Presentase Uang Bensin :
Rp 170.500,-
X 100% = 1%
Rp 17.004.950,-
memberikan penjelasan bahwa bahan kualitas produk yang baik berasal bahan baku yang murni.
Hal inilah yang dirasa paling tepat karena dengan demikian pelanggan grosir maupun eceran mengerti bahwa harga yang lebih mahal ternyata juga sebanding dengan kualitas produk yang baik pula.
Metode tersebut pernah diujicoba oleh penulis selama observasi di lapangan dengan cara sales canvas. Cara yang dilakukan penulis ternyata cukup efektif untuk memberikan pengertian kepada pelanggan.
Dan dengan memberikan bonus etalase produk pada pelanggan, apabila melakukan repeat order minimal dua kali dengan masing- masing pengambilan minimal dua bal ( 1200 pieces ).
Melihat informasi pasar
• Merek kran mana yang paling diminati di pasaran
Mencari keunggulan kran produksi PT.Tirta Graha Mulia, dan membandingkan dengan kran dari merk pesaing.
Melihat informasi toko
• Jenis kran apa yang ada di toko tersebut
Jenis kran yang tersedia ditoko tersebut ditawarkan terlebih dahulu dengan membawa sample produk, karena kemungkinan jenis kran tersebut diminati oleh pelanggan. Selanjutnya menawarkan kran dengan jenis lain untuk menambah outlet share di toko tersebut.
• Merek kran apa yang ada ditoko tersebut
Mencari keunggulan kran produksi PT.Tirta Graha Mulia dari segi harga dan kualitas dibandingkan dengan produk pesaing.
4. Dengan membenahi sistem administrasi yang masih serabutan
Perusahaan perlu membuat sistem pengendalian yang lebih teratur dan terarah. Setiap penyusunan prosedur penjualan yang tepat akan menghasilkan pengendalian yang memuaskan.Ada beberapa prinsip
yang harus dijalankan oleh perusahaan, agar prosedur penjualan yang ada mendukung pengendalian yang memuaskan.Diantaranya :
• Semua faktur penjualan harus dicek ketelitiannya, yaitu mengenai jumlah barang, harga barang dan perkaliannya.
• Semua transaksi penjualan harus ditulis di faktur penjualan dan membuat surat jalan untuk penjualan yang dilakukan lewat taking order.
• Formulir-formulir yang diperlukan harus diberi no urut, sehingga kalau ada formulir yang hilang atau terselip dengan cepat dapat diketahui dan jika ada formulir yang rusak harus dibeli tanda
“batal”.
• Bagian pengiriman baru diperkenankan mengirimkan barang setelah ada surat perintah pengiriman yang sah yang diterima dari bagian penjualan.
• Adanya tanda bukti penerimaan barang dari langganan dengan menandatangani tembusan formulir hasil penjualan.
• Penjualan sales canvas dari salesman harus dicocokkan dengan nota penjualan yang didapatkan
Dengan dijalankannya prinsip-prinsip tersebut diatas diharapkan prosedur penjualan yang ada pada perusahaan dapat memiliki sistem administrasi yang memuaskan, sehingga berguna bagi perusahaan dalam rangka mengendalikan semua kemungkinan terjadinya kesalahan dan penyelewengan. Kalaupun kesalahan dan penyelewengan itu terjadi, dapat diketahui dan diatasi dengan cepat.
