Analisis Pengelolaan Teknologi Informasi di PT. Balai Iklan dengan Menggunakan Information Technology Infrastructure Library Service Strategy.

(1)

vi

Universitas Kristen Maranatha

ABSTRAK

Berkembangnya Teknologi Informasi yang ada saat ini merupakan pengaruh penting pada dunia bisnis dikarenakan dapat membantu meningkatkan keefektifan dan efisiensi kinerja serta proses bisnis yang ada dalam suatu perusahaan. PT Balai iklan adalah sebuah perusahaan yang bergerak di bidang jasa periklanan untuk media cetak yang lebih spesifik untuk surat kabar seperti Harian Umum Pikiran Rakyat, Kompas Jawa Barat, Kompas Nasional, Galamedia Bandung, Tribun Jabar, Perkembangan teknologi komputer yang semakin pesat, dimanfaatkan untuk membantu mengatasi persoalan yang terjadi dalam perusahaan seperti mengelola sistem informasi, pengolahan data, pemrosesan data dan penyimpanan data. Analisis yang dilakukan menggunakan service strategy pada Information Technology Infrastructure Library (ITIL). Tujuannya untuk memberi arahan pada PT.Balai Iklan didalam teknologi informasi. Metode penelitian yang dilakukan dengan observasi pada perusahaan serta melakukan wawancara.

(2)

vii

ABSTRACT

Development of information technology is an important influence on any business because it can help improve the effectiveness and efficiency of business processes existing in an enterprise. PT balai iklan is a company that does business in the field of services advertising for newspapers, such as Pikiran Rakyat, Kompas, Kompas Jawa Barat, Galamedia Bandung and Tribun Jabar. Development of the computer technology can be used to help solve the problems that occur in company such as managing information system, data processing and data storage. Analysis was performence in reference to service strategy on information technology infrastructure library (ITIL ). The goal is to giving directions to pt.balai iklan in information technology. Concept the research was done with observations and do an interviews.

(3)

viii

DAFTAR ISI

LEMBAR PENGESAHAN ... i

LEMBAR PENYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI KARYA ILMIAH UNTUK KEPENTINGAN AKADEMIS ... ii

SURAT PERNYATAAN ORISINALITAS KARYA ... iii

PERNYATAAN PUBLIKASI LAPORAN PENELITIAN ... iii

PRAKATA ... iv

ABSTRAK ... vi

ABSTRACT ... vii

DAFTAR ISI ... viii

DAFTAR GAMBAR ... x

DAFTAR TABEL... xi

DAFTAR LAMPIRAN ... xii

DAFTAR NOTASI / LAMBANG ... xiii

BAB 1 PENDAHULUAN ... 1

1.1 Latar Belakang Masalah ... 1

1.2 Rumusan Masalah ... 2

1.3 Tujuan Pembahasan ... 2

1.4 Ruang Lingkup Kajian ... 2

1.5 Sumber Data ... 2

1.6 Sistematika Penyajian ... 3

BAB 2. KAJIAN TEORI ... 4

2.1 Sistem ... 4

2.2 Informasi ... 4

2.3 Sistem Informasi ... 4

2.4 Analisis Sistem ... 4

2.5 Flowchart ... 6

2.5.1 Bagan alir sistem ... 7

2.5.2 Bagan Alir Program ... 7

2.6 Information Technology Infrastructure Library (ITIL) ... 7

2.6.1 Service pada ITIL ... 9

2.6.2 Service Strategy ... 11

2.7 Laporan keuangan ... 27

2.7.1 Laporan Laba Rugi ... 28

2.7.2 Laporan Ekuitas Pemilik ... 28

2.7.3 Neraca ... 28

2.7.4 Laporan Arus Kas ... 29

2.7.5 Siklus Akuntansi ... 31

BAB 3 ANALISIS DAN EVALUASI ... 32

3.1 Gambaran Umum Perusahaan ... 32

3.1.1 Struktur Organisasi ... 33

3.1.2 Uraian Tugas ... 33

3.1.3 Visi Teknologi ... 35

3.2 Proses Bisnis Perusahaan Pada Penjualan ... 36

3.2.1 Proses Bisnis Pada Bagian Keuangan ... 37

3.2.2 Proses Bisnis Pada Bagian Penagihan ... 37

3.3 Evaluasi Sistem ... 42

3.4 Analisis Value Creation ... 42

(4)

ix

3.4.2 Value of Service ... 43

3.5 Analisis Service Asset ... 44

3.6 Analisis Service Provider Types ... 48

3.7 Analisis Service Structure ... 49

3.8 Analisis Service Strategy Fundamentals ... 51

3.9 Analisis Define The Market ... 52

3.10 Analisis Develop The Offerings ... 53

3.11 Analisis Develop Strategic Assets ... 55

3.12 Analisis Strategy and Organization ... 57

3.13 Analisis Technology and Strategy ... 58

3.14 Rangkuman Analisis ... 59

BAB 4 Simpulan dan Saran ... 62

4.1 Simpulan ... 62

4.2 Saran ... 62

(5)

x

DAFTAR GAMBAR

Gambar 2. 1 Siklus layanan ITIL V.3 ... 9

Gambar 3. 1 Struktur Organisasi PT Balai Iklan ... 33

Gambar 3. 2 FlowChart Penjualan ... 38

Gambar 3. 3 Lanjutan FlowChart Penjualan ... 39

Gambar 3. 4 FlowChart Keuangan ... 40

Gambar 3. 5 FlowChart Penagihan ... 41

(6)

xi

DAFTAR TABEL

(7)

xii

DAFTAR LAMPIRAN

LAMPIRAN A...75

(8)

xiii

DAFTAR NOTASI / LAMBANG

Notasi/Lambang Nama Arti

Terminal

Menunjukkan awal dan akhir dari suatu proses

Manual input

Input yang dilakukan secara manual dari keyboard

Manual operation

Kegiatan yang dilakukan secara manual

Processes Mempresentasikan operasi

Garis alur

Menunjukkan arus dari proses / alur kerja

Dokumen

Menunjukkan dokumen input atau output dalam format cetak

Display

(9)

1

BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah

Berkembangnya Teknologi Informasi yang ada saat ini merupakan

pengaruh penting pada dunia bisnis dikarenakan dapat membantu

meningkatkan efektivitas dan efisiensi kinerja serta proses bisnis yang ada

dalam suatu perusahaan. Dalam hal ini analisis dilakukan di salah satu

perusahaan yang bernama PT.Balai iklan yang dalam perkembangannya

benar-benar ditangani secara manual, tetapi seiring perkembangan

persaingan bisnis, maka cara manual bukan cara yang tepat lagi untuk

diterapkan dalam pengelolaan perusahaan ini. Pembenahan sumber daya

yang ada dalam perusahaan, baik sumberdaya manusia maupun non

manusia (seperti teknologi) merupakan salah satu hal yang harus dijalankan,

karena dengan semakin efektif dan efisiennya penggunaan sumber daya

yang ada dalam perusahaan diharapkan dapat memunculkan strategi baru

untuk menghadapi persaingan ini.

Perkembangan teknologi komputer yang semakin pesat,

dimanfaatkan untuk membantu mengatasi persoalan yang terjadi dalam

perusahaan seperti mengelola sistem informasi, pengolahan data,

pemrosesan data dan penyimpanan data. Informasi yang cepat dan tepat ini

akan sangat mendukung pimpinan perusahaan dalam mengambil keputusan.

Keputusan yang tepat akan dapat menentukan keberhasilan perusahaan ini

dalam menghadapi persaingan bisnis dan perdagangan global.

Dalam hal ini Sistem informasi penjualan, penagihan dan akuntansi

adalah tiga hal utama yang harus dibenahi pada PT.Balai iklan ini, dengan

penggunaan komputer secara maksimal diharapkan pembenahan prosedur

kerja, analisa terhadap prosedur kerja serta merancang program aplikasi

(10)

2

1.2 Rumusan Masalah

Berdasarkan pengamatan dan penelitian di lapangan, permasalahan

yang timbul dari tidak maksimalnya penerapan sistem informasi penjualan,

penagihan dan keuangan yang masih dilakukan secara manual membuat

penyajian informasi yang dibutuhkan oleh pimpinan perusahaan tidak

maksimal dan menghambat proses pengambilan keputusan, maka dibuat

rumusan masalah sebagai berikut:

1. Bagaimana alur kerja dari proses bisnis yang ada didalam PT.Balai

iklan?

2. Bagaimana mengarahkan perusahaan dalam penerapan teknologi

informasi?

1.3 Tujuan Pembahasan

Adapun tujuan pembahasan dalam laporan Kerja Praktek ini adalah:

1. Mengetahui keseluruhan kerja proses bisnis PT.Balai iklan.

2. Menghasilkan arahan teknologi informasi pada PT.Balai Iklan

berdasarkan Service Strategy dalam (ITIL).

1.4 Ruang Lingkup Kajian

Adapun ruang lingkup kajian dalam laporan Tugas Akhir ini adalah:

1. Uraian proses bisnis pada yang akan ada pada PT.Balai iklan.

2. Pembahasan mengenai perancangan sistem yang akan dibuat dalam

perusahaan

1.5 Sumber Data

1. Observasi langsung

Observasi dilakukan dengan menganalisis langsung sistem informasi

penjualan, penagihan, dan akuntansi yang sedang berjalan pada

PT.Balai iklan

(11)

3

Mengadakan tanya jawab dengan pihak-pihak yang berhubungan

langsung ataupun yang memahami permasalahan yang berkaitan

dengan sistem yang diteliti.

3. Analisis Dokumen:

Mempelajari dokumen-dokumen yang berkaitan dengan masalah. maka

dilakukan analisis terhadap dokumen-dokumen yang ada, yang

berhubungan dengan penjualan, penagihan dan akuntansi

1.6 Sistematika Penyajian

Sistematika penyajian laporan Tugas Akhir adalah sebagai berikut:

BAB 1 PENDAHULUAN

Pada bab pertama ini berisikan dasar-dasar dan latar belakang

permasalahan, rumusan masalah, tujuan pembahasan, ruang lingkup

kajian, sumber data, dan sistematika penyajian.

BAB 2 KAJIAN TEORI

Pada bab dua ini dijabarkan teori-teori dasar untuk melakukan analisis

proses bisnis yang ada serta sistem informasi yang digunakan dengan

menggunakan Service Strategy pada ITIL

BAB 3 ANALISIS DAN EVALUASI

Pada bab tiga ini menjelaskan bagaimana proses yang dilakukan untuk

menganalisis proses bisnis yang sudah diterapkan dan masalah yang

dibahas, sebagai jawaban dari rumusan masalah yang ditulis

sebelumnya.

BAB 4 SIMPULAN DAN SARAN

Pada bab terakhir, yaitu bab empat merupakan kesimpulan dari

pembahasan yang dilakukan sebelumnya. Pada bab ini juga

(12)

62

BAB IV Simpulan dan Saran

4.1 Simpulan

Setelah melakukan analisa dan observasi ke perusahaan balai iklan,

dapat disimpulkan bahwa perusahaan masih belum berkembang secara

teknologi. Setiap alur proses bisnis yang ada masih dilakukan secara

manual. Hal tersebut dikarenakan dalam perusahaan masih belum ada team

khusus yang memperhatikan kemajuan teknologi, perusahaan masih

mempercayakan kepada pihak luar, itu pun hanya bertugas apabila ada

kerusakan saja, bukan untuk mengembangkan aplikasi. Adapun teknologi di

perusahaan berupa komputer, printer, yang sederhana, dan aplikasi yang

digunakan hanya menggunakan excel, dan word, hal ini masih dianggap

kurang cukup untuk menangani proses bisnis dalam perusahaan balai iklan.

Oleh sebab itu alangkah baiknya perusahaan melakukan pengembangan

aplikasi yang dapat membantu perusahaan menangani setiap proses bisnis

yang ada di perusahaan. Dengan demikian perusahaan diarahkan untuk

membuat suatu aplikasi, untuk saat ini perusahaan diarahkan untuk

membuat suatu aplikasi yang menangani keuangan / akuntasi. Dimana

aplikasi ini yang mencatat semua transaksi yang terjadi, sampai aplikasi ini

dapat membuat suatu laporan keuangan. Sehingga pemilik dapat periksa

laporan keuangan secara mudah, dan diharapkan tidak ada lagi kesalahan

dan kehilangan dalam pembuatan laporan keuangan.

4.2 Saran

Setelah dilakukan analisa dan memberi arahan mengenai penerapan

teknologi informasi, selanjutnya diharapkan dapat mengimplementasikan

aplikasi yang akan dibuat. Dalam hal tersebut perusahaan perlu membentuk

1 team yang memang khusus menangani teknologi informasi dengan

demikian perusahaan dapat berkembang secara teknologi. Setelah itu

perusahaan perlu mempersiapkan asset – asset yang mendukung. Dengan

(13)

63

secara teknologi. Untuk sementara aplikasi yang akan dibuat oleh

perusahaan adalah aplikasi keuangan yang akan mencatat dan melaporkan

laporan keuangan perusahaan. Diharapkan aplikasi dapat di

implementasikan sebaik mungkin. Setelah aplikasi berjalan dengan baik,

perusahaan perlu membuat suatu aplikasi yang dapat membantu pelanggan

secara langsung dalam pemasangan iklan. Mungkin perusahaan dapat

membuatkan aplikasi web dimana pelanggan tidak perlu datang ke kantor

balai iklan bila ingin memasang iklan, melainkan mengakses melalui internet,

pelanggan dapat memasang langsung iklan. Hanya saja perusahaan perlu

memahami dengan benar, kebutuhan pelanggan yang ada saat ini, sehingga

(14)

64

DAFTAR PUSTAKA

[1] T. Sutabri, “Analisa Sistem Informasi,” dalam Andi Offset, Yogyakarta, 2004.

[2] H. Jogiyanto, “Analisis & Desain Sistem Informasi Pendekatan,” dalam Andi Offset, Yogyakarta, 2005.

[3] C. W. J. E. James M.Reeve, "Principles of Accounting," in Thomson, Mason, OH,, Twice Sold Tales (Seattle, WA, U.S.A.), 2007.

[4] J.Hartono, “Analisis dan Design Sistem Informasi,” dalam Andi Offset, Yogyakarta, 2000.

[5] J. M. P. E. Carl S. Warren, “Pengantar Akuntansi edisi 21,” dalam Salemba Empat, Jakarta, 2005.