i
PROSEDUR PERMINTAAN, PENERIMAAN, DAN MONITORING GREY DI PT. SARI WARNA ASLI UNIT I
KARANGANYAR
TUGAS AKHIR
Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan Dalam Memperoleh Sebutan Vokasi Ahli Madya ( A.Md.) Dalam Bidang
Manajemen Administrasi
Oleh :
WIWIT PUSPITASARI D1513100
PROGRAM DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK
UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA
2016
ii
PROSEDUR PERMINTAAN, PENERIMAAN, DAN MONITORING GREY DI PT. SARI WARNA ASLI UNIT I
KARANGANYAR
TUGAS AKHIR
Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan Dalam Memperoleh Sebutan Vokasi Ahli Madya ( A.Md.) Dalam Bidang
Manajemen Administrasi
Oleh :
WIWIT PUSPITASARI D1513100
PROGRAM DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK
UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA
2016
iii
iv
v
vi MOTTO
“Sesungguhnya bersama kesulitan itu ada kemudahan” (QS. Alam Nasyrah: 6)
“Dan apa saja nikmat yang ada pada kamu, maka dari Allah lah (datangnya), dan bila kamu ditimpa oleh kemudharatan, maka hanya kepada-Nya lah kamu
meminta pertolongan” (QS. An-Nahl: 53)
“Berangkatlah ikhlas, bekerja menjadi pribadi yang melayani orang lain, Pulanglah dengan berserah menanti hasil, dan pasanglah wajah yang disukai
Tuhan” (Mario Teguh)
“Hukum Sebab akibat itu tidak usah menunggu hari perhitungan, karena hari ini adalah akibat dari sebab yang kita lakukan”
(Mario Teguh)
“Salah satu tanda sukses diakhir perjalanan adalah kembali kepada Allah diawal Perjalanan”
(Ibnu Athaillah As Sakandari)
vii
PERSEMBAHAN
Karya tulis ini aku persembahkan untuk:
1. Perempuan yang telah sembilan bulan mengandung selama aku tumbuh dalam perut. Perempuan yang memberikan semua malam untuk menemani, mengobati, dan mendoakanku. Perempuan itu IBU.
2. Bapak tercinta yang memberikan semua malamnya yang dipenuhi rasa takut dan rasa cemas diwaktu yang akan datang karenaku. Ayah yang senantiasa menjaga dan menuntun untuk semua saat susah. Ayah yang telah menampung semua air mata dan segala keluh kesah.
3. Untuk semua dosen Universitas Sebelas Maret Surakarta.
4. Untuk Anom Suroto yang selalu membantu, menemani aku baik suka maupun duka, dan selalu mensuport disetiap langkahku.
5. Sahabat-sahabat terbaikku Risa, Pety, Iyul, Ayu dan Nita yang telah memberi warna dalam hidupku, dan menyadarkanku bahwa dunia ini tidak hanya ada hitam dan putih.
viii
KATA PENGANTAR
Dengan mengucap puji dan syukur kepada Tuhan yang Maha Esa, berkat rahmat, kehendak dan perkenan-Nya, penulis dapat menyelesaikan penulisan tugas akhir ini dengan judul “PROSEDUR PERMINTAAN, PENERIMAAN, DAN MONITORING GREY DI PT. SARI WARNA ASLI UNIT I KARANGANYAR”. Laporan tugas akhir ini disusun untuk memenuhi persyaratan guna meraih sebutan profesional Ahli Madya program studi Manajemen Administrasi, Program Diploma III, Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas Sebelas Maret Surakarta.
Dalam penulisan tugas akhir ini tidak lepas bantuan dari berbagai pihak, baik secara moril maupun materil, untuk itu penulis ingin menyampaikan ucapan terimakasih kepada:
1. Ibu Dra. Sudaryanti, M.Si selaku dosen pembimbing tugas akhir yang telah bersedia memberikan saran, bimbingan dan pengarahan dalam penulisan tugas akhir ini.
2. Bapak Drs. Sudarto, M.Si selaku penguji tugas akhir ini.
3. Ibu Prof. Dr. Ismi Dwi Astuti Nurhaeni, M.Si selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.
4. Bapak Drs. Ali, M.Si selaku Ketua Program Studi Diploma III Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.
5. Bapak Irsyadul Ibad, S.AB, M.Ed, M.Si selaku Pembimbing Akademik yang telah membimbing selama menempuh studi dan memberikan nasihat penulis. 6. Seluruh dosen pengajar Manajemen Administrasi yang telah memberikan
ilmunya kepada penulis.
7. Bapak Budi Harsanto selaku Kepala Bagian Personalia PT. Sari Warna Asli Unit I Karanganyar yang telah memberikan izin magang.
8. Ibu Rini selaku Pegawai Bagian Personalia yang telah banyak membantu proses administrasi magang.
ix
9. Bapak HF. Joko Santoso selaku Kepala Bagian PPC PT. Sari Warna Asli Unit I Karanganyar.
10.Bapak Aryo, Ibu Sari, Pak Eko, Bapak Supri, Mba Saras, Bapak Heru, Bapak Udin, Ibu Narti, Ibu Harni, Mba Lutfi, Pak Joko dan seluruh pegawai bagian PPC PT. Sari Warna Asli Unit I Karanganyar yang telah membantu dan memberikan saran kepada penulis.
11.Teristimewa terhadap kedua orang tua dan keluarga besar penulis yang telah memberikan dukungan moral dan materil.
12.Sahabat-sahabat penulis yang selalu menemani dan menghibur dalam kejenuhan.
13.Teman-teman Manajemen Administrasi tahun 2013 terutama kelas B yang selalu menjadi penyemangat, teman berbagi, teman belajar, teman seperjuangan, yang memberikan kesan tak terlupakan dan pelajaran berharga. 14.Teman-teman kos Aryanti Friska, Petrik, Mba Bena, Mba Ester, Mba Sukma,
Intan, Timin, Tari, Mba Ayu dan semua penghuni kos Aryanti yang selalu berbagi baik suka maupun duka.
15.Semua pihak yang telah membantu dalam penulisan laporan tugas akhir ini, yang tidak dapat penulis sebutkan satu-persatu.
Penulis menyadari bahwa dalam melakukan pengamatan dan penulisan Laporan Tugas Akhir ini masih jauh dari sempurna dan banyak kekurangan mengingat keterbatasan kemampuan penulis. Untuk itu penulis sangat mengharapkan saran dari pembaca demi meningkatkan pengetahuan penulis. Semua Laporan Tugas Akhir ini bermanfaat bagi pihak yang berkepentingan.
Harapan penulis semoga karya sederhana ini dapat memberikan manfaat bagi pembaca dan pihak-pihak yang memerlukannya.
Surakarta, Mei 2016
x
Wiwit Puspitasari
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL ... i
PESETUJUAN... ... ii
PENGESAHAN... ... iii
PERNYATAAN... ... iv
MOTTO... ... v
PERSEMBAHAN... ... vi
KATA PENGANTAR ... vii
DAFTAR ISI ... ix
DAFTAR GAMBAR.. ... xi
DAFTAR TABEL ... xii
DAFTAR LAMPIRAN ... xiii
ABSTRAK ... xiv
BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah ... 1
B. Perumusan Masalah ... 4
C. Tujuan Pengamatan ... 4
D. Manfaat Pengamatan ... 4
BAB II TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN A. Tinjauan Pustaka 1. Prosedur ... 6
a. ... Pen gertian Prosedur ... 6
b. ... Jeni s-Jenis Prosedur ... 7
x
c. ... Prin
sip-Prinsip Prosedur ... 8
d. ... Fak tor-Faktor dalam Pembuatan Prosedur ... 9
e. ... Pen tingnya Prosedur ... 10
2. ... Gre y ... 10
3. Permintaan ... 14
4. Penerimaan ... 15
5. Monitoring ... 16
B. Metode Pengamatan 1. ... Lok asi Pengamatan ... 18
2. Jenis Pengamatan ... 18
3. Sumber Data ... 19
4. Teknik Pengumpulan Data ... 21
5. Teknik Penyajian Data ... 23
BAB III DESKRIPSI INSTANSI A. Profil Perusahaan ... 24
B. Sejarah Perusahaan ... 25
C. Visi dan Misi ... 27
D. Struktur Organisasi dan Uraian Pekerjaan ... 28
E. Prosedur Permintaan, Penerimaan, dan Monitoring Grey ... 31
BAB IV HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN A. Hasil Pengamatan ... 34
1. Prosedur Permintaan Grey ... 34
2. ... Pro sedur Penerimaan Grey ... 40
x
3. Prosedur Monitoring Grey ... 59
B. Pembahasan ... 61
BAB IV PENUTUP A. Kesimpulan ... 64
B. Saran ... 65
DAFTAR PUSTAKA ... 66
LAMPIRAN ... 67
DAFTAR GAMBAR Gambar III.1 Struktur Organisasi PT. Sari Warna Asli Unit I Karanganyar... ... 28
Gambar III.2 Prosedur Permintaan, Penerimaan, dan Monitoring Grey... ... 32
Gambar IV.1 Surat Pengeluaran Barang (SPB/DO) Baru... ... 42
Gambar IV.2 Tampilan Layar Utama Komputer... ... 45
Gamnar IV.3 Tampilan Login Chimera.. ... 45
Gambar IV.4 Tampilan Menu Utama Chimera ... 46
Gambar IV.5 Form Penerimaan Grey Chimera ... 46
Gambar IV.6 Contoh Pengisian Form Penerimaan Grey ... 47
Gambar IV.7 Tampilan Menu Utama Chimera ... 49
Gambar IV.8 Kotak Dialog Laporan Penerimaan Grey ... 50
Gambar IV.9 Tampilan Laporan Penerimaan Grey ... 51
Gambar IV.10 Bon Pemakaian Bahan Baku ... 52
Gambar IV.11 Tampilan Layar Utama Komputer ... 53
Gambar IV.12 Tampilan Login Chimera ... 54
Gambar IV.13 Tampilan Menu Chimera ... 54
Gambar IV.14 Tampilan Form Pemakaian Grey ... 55
Gambar IV.15 Tampilan Menu Chimera ... 56
Gambar IV.16 Kotak Dialog Pemakaian Grey ... 57
xi
Gambar IV.17 Tampilan Data Laporan Bon Pemakaian Grey ... 58
DAFTAR TABEL
Tabel I.1 Data Pending Grey PT. Sari Warna Asli Unit I Karanganyar Periode September 2015-Januari 2016 ... 3
xii
24
DAFTAR LAMPIRAN
1. Surat Permohonan Magang
2. Surat Jawaban Permohonan Magang 3. Surat Tugas
4. Formulir Presensi Magang 5. Form Monitoring Magang 6. Form Penilaian Magang 7. Surat Keterangan Magang 8. Pedoman Wawancara
9. Order Produksi (OP) sementara/Rekap Order Produksi 10.Order Produksi (OP) tetap/ Order Produksi Finishing 11.Surat Pemintaan Grey
12.Dokumen Surat Jalan
13.Surat Pengeluaran Barang (SPB)/DO dan Packing List 14.Laporan Penerimaan Grey
15. Dokumen Pending Grey
16.Dokumen Surat Pengeluaran Barang (SPB)/DO Baru 17.Dokumen Tanda Mutasi Gudang (TMG) dan Packing List 18.Surat Komunikasi Pengunduran Delivery
19.Dokumen Bon Pemakaian Bahan Baku 20.Dokumen Monitoring Grey
xii ABSTRAK
Wiwit Puspitasari, D1513100, PROSEDUR PERMINTAAN, PENERIMAAN, DAN MONITORING GREY DI PT. SARI WARNA ASLI UNIT I KARANGANYAR, Program Studi Manajemen Administrasi, Program Diploma III, Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas Sebelas Maret, 2016
Grey adalah istilah untuk menyebut kain mentah, yaitu kain yang baru saja selesai proses weaving dan siap untuk menjalani proses selanjutnya yaitu proses pencelupan, baik pencelupan dyeing maupun printing.
Tujuan dari pengamatan ini adalah untuk mengetahui prosedur permintaan, penerimaan, dan monitoring grey di PT. Sari Warna Asli Unit I Karanganyar serta dapat mengetahui kendala yang dihadapi supaya dapat dijadikan pedoman dalam mencari pemecahan masalah permintaan, penerimaan, dan monitoring grey.
Jenis pengamatan yang digunakan adalah diskriptif kualitatif yaitu dengan menggambarkan prosedur permintaan, penerimaan, dan monitoring grey yang dituangkan dalam bentuk kalimat-kalimat dan bentuk bagan sebagai pendukung dan berdasarkan fakta-fakta yang ada. Teknik pengumpulan data berupa wawancara dengan pegawai, observasi, dokumentasi dan studi pustaka. Sumber data yang diperoleh berdasarkan informan dan dokumen.
Berdasarkan hasil pengamatan yang dilakukan di PT. Sari Warna Asli Unit I Karanganyar, diketahui bahwa prosedur permintaan grey yaitu dengan membuat Surat Permintaan Grey berdasarkan Order Produksi (OP) Finishing yang ditujukan kepada perusahaan pemasok melalui Faxsimile. Prosedur penerimaan grey yaitu pemeriksaan dokumen pengiriman dan pengecekan kain, input dokumen kekomputer melalui aplikasi Chimera, membuat Laporan Hasil Penerimaan Grey, pembuatan Bon Pemakaian Bahan Baku dan membuat laporan Pemakaian Grey. Prosedur monitoring grey yaitu mencatat dan menyesuaikan penerimaan grey berdasarkan Surat Permintaan, dan diinput ke Tabel Rencana dan Realisasi Permintaan Grey. Apabila terjadi pending grey maka bagian Planing Product Control (PPC) membuat Surat Komunikasi Pengunduran Delivery yang ditujukan kepada bagian Marketing. Prosedur permintaan, penerimaan, dan monitoring grey yang dilakukan PT. Sari Warna Asli Unit I Karanganyar sudah sesuai dengan peraturan yang ditetapkan namun dalam penerimaan grey masih terdapat grey yang terlambat sehingga menimbulkan pending grey dan dalam proses penginputan dokumen ada hambatan bersifat teknis.
Kata Kunci: Grey, Monitoring, Penerimaan, Permintaan
