PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGGAJIAN KARYAWAN BERBASIS DEKSTOP PADA CV. AGRO JAYA SOKARAJA NASKAH PUBLIKASI

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGGAJIAN KARYAWAN

BERBASIS DEKSTOP PADA CV. AGRO JAYA SOKARAJA

NASKAH PUBLIKASI

diajukan oleh

Shinta Damayanti

11.12.5878

Kepada

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER

AMIKOM YOGYAKARTA

YOGYAKARTA

2015

1

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGGAJIAN

KARYAWAN BERBASIS DEKSTOP PADA

CV. AGROJAYA SOKARAJA

Shinta Damayanti

1)

, Kusnawi

2)

1)

Sistem Informasi STIMIK AMIKOM YOGYAKARTA 2) _{Teknik Informatika STIMIK AMIKOM YOGYAKARTA}

Jl Ringroad Utara, Condongcatur, Depok, Sleman, Yogyakarta Indonesia 55283 Email : Shinta.D@students.amikom.ac.id1), Khusnawi@amikom.ac.id2)

Abstrack - The development of technology and communication is very rapid. His position could now be aligned with the primary requirement. In everyday life we never loose with technology and communication devices such as televisions, radios, PCs, laptops or even cell phones.

Basically all human work can not be resolved quickly, there are times when men want to get the job done more effectively using computerized assistance are available. One such example is the problems that exist in the CV. Agro Jaya Sokaraja Banyumas area that has quite a lot of employees, but the employees payroll processing is still done manually because the data must be recorded or processed repeatedly in an effort to prepare reports employees salaries.

Juaga companies experiencing problems such as the occurrence of errors that wages must be paid to the employees of the other employees as well as delays in processing employee payroll. In this case the researchers will produce a new system of payroll information that could be useful to expectations and the company's desire to allow a user to use it.

Keywords : Payroll Information System, Payroll, Information Payroll, CV. Agro Jaya, System Payroll.

1. Pendahuluan 1.1 Latar Belakang

Sistem penggajian adalah mengembangkan

sekumpulan prosedur yang memungkinkan perusahaan untuk menarik, manahan, dan memotivasi staf serta untuk mengendalikan biaya pembayaran gaji. Dengan prosedur yang disesuaikan dengan kebijakan gaji tiap – tiap organisasi, dan merupakan kebijakan yang dianggap adil.

Sistem penggajian dan pengupahan adalah jaringan prosedur yang terdiri dari prosedur pembuatan daftar gaji, prosedur distribusi biaya gaji, dan prosedur pembayaran gaji.

Terkait dengan perkembangan teknologi dan informasi yang semakin pesat, banyak perusahaan membutuhkan sistem penggajian yang lebih bisa mengoptimalkan pengolahan data gaji karyawannya secara cepat dan akurat. Namun belum semua perusahaan menerapkan sistem penggajian yang terkomputerisasi, salah satunya CV. Agro Jaya yang menggunakan sistem penggajian terkomputerisasi namun sederhana yaitu menggunakan software Ms. Exel sehingga dalam pengolahan datanya mengalami hambatan terjadinya proses kesalahan seperti perhitungan gaji lembur, potongan gaji, gaji pegawai, tunjangan, gaji pokoknya dan laporan gaji harus dihitung dan mengalami proses perhitungan yang berulang– ulang dari tiap karyawannya. Apalagi jumlah karyawannya yang banyak berarti membutuhkan pendataan dan perhitungan yang berkali - kali. Hal ini sangat

2

menghambat dalam penyampaian laporan penggajian kepada pemimpin. Jika masalah ini dibiarkan berlanjut maka akan mengakibatkan sistem kerja menjadi kurang efektif.

Berdasarkan latar belakang permasalahan yang telah diuraikan diatas, maka penulis merancang sistem informasi ini dengan

mengambil judul “Perancangan Sistem Informasi

Penggajian Karyawan Berbasis Desktop pada CV. Agro JayaSokaraja”.

1.2 Rumusan Masalah

Dari penjelasan latar belakang masalah yang telah diuraikan diatas, dapat terumuskan masalah inti yaitu “Bagaimana merancang sistem informasi penggajian karyawan yang cepat dalam proses pengolahan data karyawannya sehingga laporannya dapat selesai tepat waktu?”

1.3 Tujuan Penelitian

Tujuan penelitian terbagi menjadi tiga meliputi : 1. Peneliti

a. Mengembangkan dan menerapkan teori dan

praktikum yang didapat selama mengikuti

perkuliahan di STMIK AMIKOM Yogyakarta,

b. Untuk meningkatkan kemampuan sistematika

perancangan masalah yang terjadi dilapangan kemudian merancang sebuah sistem informasi yang mudah dikelola.

2. Perusahaan

1. Membantu memecahkan masalah pada sistem

penggajian karyawan.

2. Memudahkan penyajian laporan penggajian

karyawan.

3. Pembaca

1. Mengetahui langkah demi langkah dalam kegiatan

penelitian yang dilakukan.

2. Bahan refrensi dalam penyusunan sebuah karya

ilmiah.

2. Landasan Teori 2.1 Definisi Gaji

Gaji adalah sebuah komponen yang mutlak dikeluarkan oleh perusahaan sebagai kompensasi bagi

karyawan, yang mana hal ini untuk menjamin

keberlangsungan perusahaan itu sendiri. 2.2 Contoh Teknik Penggajian

Berikut ini contoh pendekatan dalam penentuan elemen gaji. Secara umum sasaran penggajian ditujukan karena pertimbangan beberapa hal sebagai berikut.

a. Pay for Position, yaitu penetapan gaji karyawan disebabkan pertimbangan nilai suatu pekerjaan yang menjadi tanggung jawabnya.

b. Pay for Person, yaitu penetapan gaji karyawan disebabkan pertimbangan orangnya yang dapat dibedakan dari aspek kompetensinya atau juga karena faktor kelangkaan ketersediaan orang dengan kualifikasi yang sesuai di pasar tenaga kerja.

c. Pay for Performance, adalah penetapan gaji karyawan disebabkan pertimbangan pencapaian kinerja seseorang. d. Pay for Year of Service, adalah penetapan gaji karyawan

disebabkan pertimbangan masa kerja seseorang. Tabel 2.1 Matrix Komponen Penggajian

Kompone n Penggajia n Kompensasi Penggajian Pay for Position Pay for Person Pay for Performance Pay for year of service Gaji Pokok   Tunjangan Jabatan   Tunjangan Makan    Tunjangan Transport   Bonus    ...

3

3. Analisis dan Perancangan Sistem

3.1 Analisis PIECES

1. Analisis Kinerja (Performance)

Kinerja merupakan kemampuan menyelesaikan tugas bisnis dengan cepat sehingga sasaran segera tercapai. Kinerja dapat diukur dengan jumlah layanan (throughtput) dan waktu tanggap (Respone time) yaitu jumlah rata – rata waktu yang tertunda diantara dua pekerjaan ditambah dengan waktu respon untuk menangani pekerjaan pada suatu sistem.

Tabel 2.2 Analisis Performance

2. Analisis Informasi (Information)

Sebuah sistem informasi yang baik akan

menghasilkan informasi yang berkualitas, kualitas suatu informasi yang harus akurat (accurate), tepat pada waktunya (timeliness), dan relevan (relevance). Akurat berarti informasi yang dihasilkan bebas dari kesalahan – kesalahan dan tidak menyesatkan serta mencerminkan keadaan yang sebenarnya, tepat pada waktunya berarti informasi tersedia atau informasi sesuai dengan yang dibutuhkan.

Tabel 2.3 Analisis Information

3. Analisis Ekonomi (Economy)

Sebuah sistem hendaknya dapat meningkatkan

keuntungan – keuntungan dan juga penghematan operasional. Peningkatan keuntungan dapat diperoleh dari peningkatan nilai informasi dan keputusan yang dihasilkan, sedang penghematan operasional dapat dilakukan dengan mengurangi alat – alat yang dapat mengakibatkan pembengkakan biaya. Faktor Sistem Lama Sistem yang diajukan

Throught

put

Cetak Laporan Digital Laporan

Respone Time Sistem penggajian secara manual berpotensi menimbulkan kesalahan dalam pemrosesan data dan menghabiskan waktu 3 jam. Sistem berbasis komputer dengan menggunakan perangkat lunak untuk proses penghitungan secara praktis menghabiskan waktu 5 menit.

Faktor Sistem Lama

Sistem yang diajukan

Akurat Jika terjadi

kesalahan pada

proses input atau

pencarian data

maka data yang

dihasilkan tidak

benar.

Proses input dan

pencarian data

lebih terjamin

keakuratannya.

Tepat Waktu

Terlalu bayak data mengakibatkan terlambatnya penyediaan

informasi data yang sedang dibutuhkan karena harus mencari berkas terlebih dulu.

Lebih menghemat

waktu ketika

memberikan

informasi yang

sedang

dibutuhkan oleh

pimpinan karena

data sudah ada

dalam satu

applikasi.

Relevan Kesesuaian data

dan validasi data

yang diinputkan

harus sesuai namun tidak mudah di edit

jika tejadi

kesalahan.

Kesesuaian data dan validasi data yang

diinputkan harus

sesuai dan dengan mudah untuk di edit

jika tejadi

4

Tabel 2.4 Analisis Economy

Faktor Sistem Lama

Sistem yang diajukan

Biaya Terjadi pemborosan

dalam penggunaan ATK (Alat Tulis Kantor) terlebih apabila terjadi kesalahan dalam pendataan dan

pembuatan laporan selain itu pemborosan

pembelian almari untuk penyimpanan berkas karena seiring

berjalanyya waktu akan terjadi penumpukan data.

Menghemat biaya penggunaan ATK dan pembelian almari untuk penyimpanan data.

4. Analisis Pengendalian (Control)

Pengendalian dalam sebuah sistem diperlukan untuk mengurangi dan mencegah hal – hal yang dapat merugikan organisasi itu sendiri. Pengendalian dapat dilakukan dengan memperhatikan aktivitas organisasi agar tidak terjadi penurunan kerja dibawah standar yang telah ditetapkan, sehingga dapat mencegah atau mendeteksi kesalahan sistem, menjaga keamanan data, dan kecurangan yang akan terjadi. Dengan adanya pengendalian, maka tugas atau kinerja yang mengalami kendala dapat diperbaiki.

Tabel 2.5 Analisis Control

Faktor Sistem Lama Sistem yang diajukan

Internal Admin rentan

memanipulasi data.

Keamanan data terjaga.

Eksternal Pihak luar

bisa

memanipulasi data.

Pihak luar tidak

sembarangan

memanipulasi data

karena sistem hanya

bisa dibuka

menggunakan password.

5. Analisis Efisiensi (Eficiency)

Efisiensi berhubungan dengan bagaimana sumber daya yang ada digunakan dengan pemborosan seminimal mungkin. Efisisensi dari sebuah sistem adalah pemakaian secara maksimal atas susmber daya yang ada meliputi manusia, informasi, waktu, uang, peralatan, ruang, dan keterlambatan pengolahan data.

Tabel 2.6 Analisi Eficiency

Faktor Sistem Lama

Sistem yang diajukan Sumberdaya

_Perangkat

komputer yang

ada belum

digunakan secara

maksimal karena

penghitungan

jumlah

pembayaran gaji

masih

menggunakan

exel.

Perangkat komputer yang ada digunakan untuk menjalankan applikasi yang sudah dirancang sebelumnya.

6. Analisis Pelayanan (Service)

Pelayanan dalam sebuah sistem mencakup

pelayanan yang diberikan pada beberapa elemen, baik elemen yang bersifat langsung maupun tidak langsung. Elemen yang terlibat langsung dalam hal ini adalah personal yang mengoperasikan sistem tersebut sedang

elemen yang tidak langsung yaitu yang tidak

mengoperasikan sistem tetapi terlibat dalam aktivitas sistem tersebut seperti pelanggan. Kualitas pelayanan dapat ditinjau dari kemudahan penggunaan sistem, keakuratan pengolahan data, dan kefleksibilitasan sistem untuk berubah.

5

Gambar 4.1 Tampilan Login Tabel 2.7 Analisis Service

4. Pembahasan Interface Program

Menu Login adalah halaman untuk admin bisa menjalankan aplikasi. Login ini sangat bermanfaat karena sebagai kunci utama dalam bentuk password yang tidak bisa di jalankan orang lain. Hanya orang tertentu yang bisa menjalankan program aplikasi tersebut. Berikut bentuk halaman login yang sudah dirancang dan dapat dijalankan.

Menu Data Lembur berfungsi untuk mengolah data lembur yang meliputi insert, update, dan delete.

Gambar 4.2 Tampilan Menu Data Lembur Menu Laporan berfungsi untuk mencetak data laporan dan dimenu ini menyediakan 5 macam laporan.

Faktor Sistem Lama

Sistem yang diajukan Kemudahan penggunaan sistem Dalam satu aplikasi terdiri dari beberapa

sheet tetapi tidak saling terhubung dengan sheet lain.

Dari satu aplikasi

terdiri dari

beberapa form

tetapi saling

terhubung dengan form lain.

Keakuratan Pendatan pegawai

masih manual

dengan mengisi

form biodata

menggunakan kertas yang bisa menimbulkan kesalahan pada pengisian kolom. Pendataan pegawai di input secara sistem sehingga dapat memudahkan dalam proses pengolahan.

Fleksibilitas Penambahan atau

perubahan data

pegawai, data

potongan gaji,

data tunjangan,

data lembur, dan data gaji pokok memerlukan ketelitian karena sistem masih bekerja secara manual. bekerja secara manual. Penambahan atau perubahan data pegawai, data potongan gaji, data tunjangan,

data lembur, dan data gaji pokok

lebih mudah

karena datanya

bisa di update.

6

Contoh Tampilan Laporan.

4.1 Pemeliharaan Sistem

Maksud dan tujuan dari proses pemeliharaan sistem ini adalah untuk mencegah, memperbaiki, menjaga dan mengkoreksi kesalahan-kesalahan yang sengaja maupun tidak sengaja agar sistem tetap berjalan serta tetap bisa digunakan. Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam pemeliharaan sistem yaitu :

1. Dari segi implementasi sistem harus dilihat kembali

apakah sudah sesuai dengan rancangan yang telah disusun sebelumnya, dan apakah telah mampu menghasilkan informasi-informasi yang dibutuhkan pemakai. Jika belum maka mengkoreksi dan memperbaiki program hingga sesuai dengan kebutuhan.

2. Menyiapkan backup data program ataupun backup

database dilakukan untuk mengantisipasi jika ada kesalahan yang tidak di sengaja, seperti salah menghapus data pada database maupun data program.

5. Penutup 5.1 Kesimpulan

Dari hasil pembahasan pada bab sebelumnya diatas, dapat diambil kesimpulan sebagai berikut:

1. Dengan adanya Sistem Informasi Penggajian pada Cv.

Agro Jaya yang terkomputerisasi diberikan kemudahan dalam memberikan informasi data gaji karyawan dan informasi data karyawan seperti:

a. Informasi data pegawai di Cv. Agro Jaya.

b. Inforrmasi data admin di Cv. Agro Jaya.

c. Informasi data gaji pokok, gaji pegawai, gaji lembur, potongan gaji, dan tunjangan di Cv. Agro Jaya.

d. Informasi laporan di Cv. Agro Jaya.

2. Aplikasi penggajian ini bisa membantu secara

terkomputerisasi yang lebih efektif daripada sistem yang sebelumnya yang menggunakan microsoft exel.

5.2 Saran

Dengan sistem informasi penggajian karyawan ini semoga bermanfaat bagi Cv. Agro Jaya untuk membantu proses penggajian karyawannya. Dan untuk

pembaca atau peneliti selanjutnya agar dapat

mengembangkan program ini dengan menambah fitur-fitur yang lebih komplek dan penambahan laporan-laporan yang belum tersedia di program penggajian karyawan ini.

Daftar Pustaka

[1] Miftakhul H dan Bunafit N. 2002. Membuat Aplikasi Penggajian debgan Java & MySQL. Pt Elex Media Komputindo. Jakarta.

Biodata Penulis

Shinta Damayanti1), memperoleh gelar Sarjana Komputer (S. Kom), Jurusan Sistem Informasi STIMIK AMIKOM Yogyakarta, lulus tahun 2015.

Kusnawi S. Kom, M.Eng2), memperoleh gelar Sarjana Komputer (S. Kom), Jurusan Teknik Informatika STIMIK AMIKOM Yogyakarta, lulus tahun 2003. Memperoleh gelar Sarjana (M. Eng), Jurusan Teknik Elektro UGM Yogyakarta, lulus tahun 2009. Saat ini menjadi Dosen di STIMIK AMIKOM Yogyakarta.