Bab I
Bab I
Bab I
Bab IIIIIIIII
Fungsi
Fungsi
Fungsi
Fungsi Manajemen Sumber
Manajemen Sumber
Manajemen Sumber
Manajemen Sumber
Daya Manusia
Daya Manusia
Daya Manusia
Daya Manusia
(Fungsi Manajerial)
(Fungsi Manajerial)
(Fungsi Manajerial)
(Fungsi Manajerial)
A. PERENCANAAN B. PENGORGANISASIAN C. PENGARAHAN D. PENGENDALIAN E. LATIHAN/PERTANYAAN
Tujuan Belajar
Setelah mempelajari Bab III, Anda akan dapat :
Mendefinisikan
Pengertian Pemahaman Tentang Fungsi-Fungsi
Manajemen Sumber Daya Manusia
Menjelaskan
Fungsi Manajemen SDM sebagai Fungsi Manajerial
Mendiskusikan
Bagaimana Mahasiswa Memahami Penerapan
Fungsi-Fungsi MSDM dalam Organisasi.
BAB III
FUNGSI MANAJEMEN SDM
Manajemen Sumber Daya Manusia sebagai ilmu terapan dari Ilmu Manajemen, semakin memiliki peran untuk memberdayakan Sumber Daya Manusia melalui peran Ilmu Manajemen. Seperti ilmu-ilmu terapan lainnya dari ilmu manajemen, seperti Manajemen Pemasaran, Manajemen Keuangan, Manajemen Produksi, dan lain-lain, memiliki peran yang sangat penting sesuai dengan lingkup pokok yang menjadi kajiannya. Sehingga, di dalam menjalankan kegiatannya ilmu terapan ini menggunakan fungsi-fungsi yang dimiliki oleh manajemen yang kemudian diadopsi pada ilmu terapan tersebut. Walapun dalam teori beberapa ahli tidak mengetengahkan fungsi-fungsi manajemen secara jelas tetapi pada dasarnya tidak dapat melepaskan diri dari pentingnta penerapan fungsi-fungsi manajemen tersebut.
Untuk itu, dalam pembelajaran ini, pembahasan Manajemen Sumber Daya Manusia pun tidak terlepas dari pembahasan tersebut. Penggunaan atas fungsi-fungsi manajemen dikembangkan sesuai dengan kajian-kajian teoritis. Fungsi-fungsi ini
kemudian disebut sebagai fungsi manajerial dari Manajemen Sumber Daya Manusia (dibahas dalam bab ini) selain fungsi operasional dari Manajemen Sumber Daya Manusia yang akan dibahas kemudian pada bab-bab selanjutnya.
A. PERENCANAAN
Apa yang sering oleh orang-orang mengangkat perlunya sebuah organisasi untuk merencanakan kegiatannya atau merancang perencanaan organisasinya. Apa itu merencanakan? Merencanakan akan menyangkut merumuskan sasaran atau tujuan organisasi tersebut, menetapkan strategi menyeluruh untuk mencapai tujuan ini, menyusun hirarki lengkap rencana-rencana untuk mengintegrasikan dan mengkoordinasikan kegiatan-kegiatan. Perencanaan ini menyangkut tujuan-tujuan dan sasaran-sasaran.
Perencanaan selanjutnya dapat dilihat dari sisi apakah formal atau informal. Artinya terdapat perencanaan yang bersifat resmi atau tidak resmi. Dua sisi ini timbul bukan hanya pada organisasi atau perusahaan kecil saja tetapi juga kerap ada pada organisasi atau perusahaan yang sudah besar. Tentunya perencanaan ini diakomodir untuk menjadi bagian pendampingan dari rencana yang sudah ditetapkan. Untuk organisasi yang masih kecil perencanaan ini bersifat umum dan tidak memiliki kelanjutan, disamping perencanaan yang sudah ditetapkan dan mempunyai rencana-rencana yang amat canggih.
Dalam menjalankan organisasinya, para menajer harus menetapkan atau melakukan perencanaan. Bahkan perencanaan yang baik disebut sebagai upaya untuk menyelesaikan 50% dari pekerjaan yang akan dilaksanakan. Mengapa ? Menurut Robbins
sekurang-kurangnya terdapat empat alasan, yaitu perencanaan memberi arah, mengurangi dampak perubahan, memperkecil pemborosan dan kelebihan, serta menentukan standard yang digunakan dalam pengendalian.
Apabila mengacu pada empat hal penting diatas, kemudian apakah yang disebut dengan Perencanaan Sumber Daya Manusia itu? Berbagai ahli menyebutkan pengertian Perencanaan Sumber Daya Manusia, diantaranya yaitu :
Andrew F. Sikula menyebutkan :
Human resources or manpower planning has been defined as the proses of determining manpower requirements and the means of meeting those requirements in order to carry out the integrated plans of the organization.
Kemudian menyebutkan :
Human resources planning involes having the right number and the right kinds of people at the right place, at the right times, doing the right kinds of things, which results in long-run maximum individual and organization benefits.
Wayne F. Cascio menyebutkan :
Human resources planning is a set of activities undertaken to anticipate future business and environmental demands on the organization and to meet the human resources requirement dictated by those conditions.
Stephen P. Robbins dan Mary Coulter menyebutkan :
Proses dimana para manajer menjamin bahwa mereka memiliki jumlah dan jenis orang yang tepat ditempat-tempat yang pas, dan pada saat-saat yang tepat, yang mampu menyelesaikan tugas-tugas yang akan menolong
organisasi tersebut mencapai sasaran-sasaran keseluruhan secara efektif dan efisien.
Menurut Arthur W. Sherman dan George W. Bohlander :
Perencanaan Sumber Daya Manusia adalah proses mengantisipasi dan membuat ketentuan (persyaratan) untuk mengatur arus gerakan tenaga kerja ke dalam, di dalam, dan ke luar organisasi. Tujuannya adalah untuk mempergunakan SDM seefektif mungkin agar memiliki sejumlah pekerja yang memenuhi persayaratan/kualifikasi dalam mengisi posisi yang kapan dan yang manapun mengalami kekosongan.
Menurut G. Steiner menyebutkan
Perencanaan Sumber Daya Manusia merupakan perencanaan yang bertujuan untuk mempertahankan dan meningkatkan kemampuan organisasi dan mencapat tujuan/sasarannya, melalui strategi pengembangan kontribusi pekerjaannya dimasa depan.
Menurut Malayu S.P. Siagian menyebutkan :
Perencanaan (human resources planning) adalah merencanakan tenaga kerja secara efektif serta efisien agar sesuai dengan kebutuhan perusahaan dalam membantu terwujudnya tujuan.
Berdasarkan pengertian-pengertian tersebut di atas dapat ditarik kesimpulan bahwa Perencanaan Sumber Daya Manusia adalah suatu proses penting dalam menentukan kebutuhan sumber daya manusia yang tepat baik secara kualitas maupun kuantitas untuk mencapai penyelesaian tugas-tugas organisasi dalam mewujudkan tujuan organisasi secara efektif dan efisien.
Dalam Perencanaan Sumber Daya Manusia terkandung pengertian-pengertian bahwa :
1. Perencanaan Sumber Daya Manusia adalah proses mengantisipasi dan membuat ketentuan /persyaratan untuk mengatur arus gerakan tenaga kerja ke dalam (pekerja baru) di dalam (promosi, rotasi, dan demosi), dan keluar (pension, berhenti, dan diberhentikan) dilingkungan sebuah organisasi/perusahaan.
2. Perencanaan Sumber Daya Manusia adalah rangkaian kegiatan peramalan (prediksi atau estimasi) kebutuhan atau permintaan (demand) tenaga kerja dimasa depan pada sebuah organisasi/perusahaan, yang mencakup pendayagunaan SDM yang sudah ada dan pengadaan tenaga kerja baru yang dibutuhkan.
3. Perencanaan Sumber Daya Manusia adalah proses menetapkan strategi untuk memperoleh, menanfaatkan, mengembangkan, dan mempertahankan SDM sesuai dengan kebutuhan organisasi/perusahaan sekarang dan pengembangannya dimasa depan.
Oleh karena itu dari pengertian tersebut, di dalam perencanaan sumber daya manusia dikandung empat aspek penting atau yang disebut “4T” (4 tepat) yang harus ada dan menjadi perhatikan yaitu :
1. Tepat Kualitas (kualitas SDM yang dibutuhan) 2. Tepat Kuantitas (Jumlah SDM yang dibutuhkan) 3. Tepat Posisi dan Waktu (Penempatan SDM)
4. Tepat Tujuan (integrasi dari tujuan individu dan tujuan organisasi.
B. PENGORGANISASIAN
Untuk menjalani masa kini dan masa depan, organisasi harus menekankan pada dua hal penting yaitu bakat dan lingkungan. Suatu organisasi harus mempekerjakan dan mempertahankan karyawan yang terbaik, tercerdas, dan sangat beragam dalam rangka melakukan inovasi. Arahan tersebut dimungkinkan untuk mencapai tujuan yang diharapkan yakni untuk menciptakan sesuatu yang disebut sebagai tenaga kerja berbakat dan bersatu. Organisasi harus dimasuki oleh tenaga kerja yang akan bekerja sama untuk menghasilkan produk yang lebih baik dengan lebih cepat atau melakukan proses yang lebih baik ditempat kerja. Organisasi perlu menyediakan bagi bakat tersebut, sumber daya yang sesuai untuk inovasi.
Menurut Chowdhury (2005 : 1), suatu organisasi harus menciptakan :
1. sebuah lingkungan pembelajaran yang konstan yang mendukung adanya tantangan positif.
2. sebuah lingkungan yang tidak menakutkan, tempat untuk terjadinya komunikasi dan kolaborasi antara orang yang satu dengan yang lain.
3. sebuah lingkungan yang beragam, tempat orang berpikir dengan berbeda dan menghargai pemikiran orang lain.
4. cara baru memandang suatu masalah dan peluang serta sebuah kepekaan yang kuat atas adanya sesuatu yang mendesak.
5. sebuah budaya yang mempengaruhi bakat secara efektif.
Tidak ada topik lain yang menarik dalam manajemen yang mengalami perubahan yang sedemikian luar biasa hebatnya selama beberapa tahun terakhir seperti topik pengorganisasian dan struktur organisasi. Pendekatan-pendekatan tradisional terhadap penataan pekerjaan sedang dipertanyakan dan dinilai
kembali sewaktu para manajer desain-desain struktural yang paling mendukung dan mempermudah para karyawan melakukan pekerjaan organisasi.
Pengorganisasian menurut beberapa pendapat diantaranya adalah :
George R. Terry dalam bukunya ”Principles of Management” menyebutkan bahwa pengorganisasian adalah :
Pengorganisasian adalah menentukan, mengelompokan dan pengaturan berbagai kegiatan yang dianggap perlu untuk pencapaian tujuan, penugasan orang-orang dalam kegiatan-kegiatan ini, dengan menetapkan faktor-faktor lingkungan fisik yang sesuai, dan menunjukkan hubungan kewenangan yang dilimpahkan terhadap setiap individu yang ditugaskan untuk melaksanakan kegiatan tersebut. Menurut Koonzt & O’Donnell dalam bukunya “The Princiles
of Management” menyebutkan pengorganisasian adalah :
Pengorganisasian berhubungan dengan pengaturan struktur melalui penentuan tujuan daripada suatu badan usaha secara keseluruhan atau setiap bagiannya. Pengelompokan kegiatan-kegiatannya, penugasan, pelimpihan wewenang untuk melaksanakan pekerjaan, menentukan koordinasi, kewenangan dan hubungan informasi baik horizontal maupun vertikal dalam struktur organisasi itu.
Sedangkan menurut Luther Gulick dalam bukunya “The
Process of Administration and Management” menyebutkan :
Penggorganisasian adalah menetapkan struktur formal daripada kewenangan di mana pekerjaan dibagi-bagi sedemikian rupa, ditentukan dan dikoordiansikan untuk mencapai tujuan yang diinginkan.
Dari beberapa pengertian di atas dapat penulis simpulkan bahwa yang dimaksud dengan pengorganisasian adalah suatu proses dimana dilakukan pengelompokan orang-orang untuk
mengelola/mengatur sumber-sumber yang tersedia melalui penataan tugas, wewenang, dan tanggung jawab sehingga menunjukkan hubungan kewenangan baik secara vertikal maupun
horizontal yang mampu menggerakan kegiatan secara
keseluruhan dalam rangka tercapainya tujuan.
Dalam Manajemen Sumber Daya Manusia, setelah serangkaian tindakan untuk merencanakan telah ditetapkan perlu disusun organisasi sebagai wadah (organisasi dalam arti statis) untuk mewujudkan tujuannya. Organisasi juga merupakan alat (organisasi dalam arti dinamis) untuk mencapai tujuan. Menyusun organisasi berarti merancang struktur berbagai hubungan antara jabatan, pekerjaan, personalia, dan lain-lain.
Robbins (1999 ; 282) menyebutkan terdapat beberapa tujuan dari pengorganisasian, yaitu :
1. Membagi pekerjaan yang harus dilakukan menjadi departemen-departemen dan jabatan-jabatan yang terperinci.
2. Membagi tugas dan tanggung jawab yang berkaitan dengan masing-masing jabatan.
3. Mengkoordinasikan berbagai tugas organisasi.
4. Mengelompokan pekerjaan-pekerjaan ke dalam unit-unit.
5. Membangun hubungan dikalangan individu, kelompok, dan departemen.
6. Menetapkan garis-garis wewenang formal.
7. Mengalokasikan dan memberikan sumber daya organisasi.
Dalam kontek manajemen sumber daya manusia, pengorganisasian sebagai fungsi manajerial merupakan kegiatan yang erat kaitannya dengan mengelola atau mengatur hubungan-hubungan sumber daya manusia. Jadi yang dimaksud pengorganisasian dalam hal ini adalah suatu kegiatan untuk mengorganisir semua kegiatan karyawan melalui penetapan
pembagian kerja, pemberian wewenang dan tanggung jawab, hubungan kerja, sebagimana yang dimaksudkan dalam struktur organisasi. Organisasi akan berfungsi sebagai alat untuk mencapai tujuan, sehingga dengan organisasi yang baik akan membantu terwujudnya tujuan secara efektif.
C. PENGARAHAN
Fungsi directing (pengarahan) merupakan salah satu fungsi manajerial penting lainnya dalam manajemen sumber daya manusia. Fungsi ini akan berhubungan langsung dan menyangkut pada keberadaan manusia-manusia di dalam organisasi. Dalam organisasi harus dicapai sinkronisasi anatara tujuan organisasi sebagai keseluruhan dengan tujuan pribadi dari para anggota organisasi, dalam arti bahwa sukses tidaknya suatu organisasi dalam mencapai tujuannya akan sangat tergantung pada para pimpinannya dalam mengarahkan para karyawannya.
Fungsi pengarahan ini dapat diterapkan apabila telah ditetapkan adanya rencana (perencanaan), organisasi, dan karyawan. Fungsi ini diterapkan maka proses manajemen dalam merealisasikan tujuan mulai dapat berlangsung. Pada pelaksanaannya fungsi ini kerap menemui kesulitan karena rumit dan kompleknya permasalahan yang mungkin timbul dari karyawan karena ada hal-hal yang tidak dapat dikuasai seluruhnya. Hal ini disebabkan manusia memiliki perbedaan-perbedaan yang pola pikir dan tujuannya dalam organisasi.
Menurut Koonzt & O’Donnell penarahan dapat diartikan sebagai :
Directing and leading are the interpersonal aspects of managing by which sub-ordinate are led to understan and contribute effectively and efficiency to the attainment of
interprise objectives. (Pengarahan adalah hubungan antara aspek-aspek individual yang ditimbulkan oleh adanya pengaturan terhadap bawahan-bawahan untuk dapat dipahami dan pembagian pekerjaan yang efektif untuk tujuan perusahaan yang nyata).
Pendapat lain menyebutkan, adanya kesamaan makna yang terkandung dalam pengertian dari kata directing, actuating,
leading. Jadi pengarahan ini memiliki pengertian sebagai kegiatan
yang dilakukan oleh pimpinan untuk membimbing, menggerakan, mengatur, segala sesuatu kegiatan yang telah diberikan dalam melaksanakan suatu kegiatan usaha.
Dalam hubungannya dengan Manajemen Sumber Daya Manusia, pengarahan atau directing adalah suatu upaya untuk mengarahkan semua karyawan untuk dapat bekerja sama secara efektif dan efisien dalam upaya mencapai tujuan organisasi sebagai keseluruhan, tujuan karyawan sebagai tujuan pribadi dalam organisasi, serta tujuan masyarakat secara umum.
Peangarahan sebagai sebuah fungsi yang melekat pada seorang pimpinan harus mampu menggerakan atau mengarahkan para bawahannya untuk dapat menjalankan tugas yang telah diberikannya dengan efektif dan efisien. Untuk mengarahkan karyawan, pimpinan dapat menggunakan teknik-teknik yang mampu memberikan kontribusi bagi peningkatan kepatuhan dan kebangkitan atau daya kreatif dan inovatifnya karyawan dalam bekerja, yang akhirnya mampu memberikan kontribusi kinerja yang maksimal, seperti dengan melalui upaya pemberian motivasi pada karayawan.
Pengarahan dapat dilakukan secara persuasif atau bujukan dan instruktif atau perintah, tergantung pada ketepatan pengambil keputusan dalam menjalankan tugasnya yang didasari oleh
pemikiran tingkat efektivitas penerapannya. Pengarahan dapat disebut efektif apabila dipersiapkan dan dilaksanakan secara baik dan benar oleh pihak-pihak yang diberi tugas atau instruktif tersebut.
Menurut Hasibuan (2001 ; 184) terdapat pokok-pokok masalah yang dipelajari dari fungsi pengarahan (directing) :
1. Tingkah laku manusia (human behavior) 2. Hubungan manusia (human relation) 3. Komunikasi (communication)
4. Kepemimpinan (leaderships)
D. PENGENDALIAN
Fungsi pengendalian (controlling) sebagai fungsi terakhir dari fungsi manajerial Manajemen Sumber Daya Manusia, merupakan fungsi penting yang dapat menentukan pelaksanaan proses manajemen, karena itu harus dilakukan dengan sebaik-baiknya. Fungsi pengendalian erat kaitannya dengan fungsi perencanaan sehingga Koonzt & O’Donnell dalam bukunya “Principles of Management” mengatakan bahwa “Planning and Controlling are the two sides of the same coin” artinya perencanaan dan pengendalian merupakan dua belah mata uang yang sama. Hal ini jelas menunjukkan bahwa tanpa rencana pengendalian tidak dapat dilaksanakan karena tidak ada pedoman untuk menentukan pengendalian. Sebaliknya rencana tanpa pengendalian akan berarti timbulnya penyimpangan-penyimpangan yang tidak memiliki alat yang tepat untuk mencegahnya. Oleh karena itu pengendalian erat kaitannya dengan perencanaan dan keduanya saling mengisi, karena :
2. Pengendalian baru dapat dilakukan jika ada perencanaan.
3. Pelaksanaan rencana akan baik jika pengendalian dilakukan dengan baik.
4. Tujuan baru dapat diketahui tercapai dengan baik atau tidak setelah pengendalian atau penilaian dilakukan. Menurut George R. Terry pengendalian adalah :
Controlling can be defined as the process of determining what is to accomplished, that is the standard, what is being accomplished, that is the performance, evaluating the performance and if necessary applying corrective measure so that performance tajes place according to plans, that is,
in conformity with the standard. (Pengendalian dapat
didefinisikan sebagai proses penentuan, apa yang harus dicapai yaitu standard, apa yang sedang dilakukan yaitu pelaksanaan, menilai pelaksanaan dan apabila perlu melakukan perbaikan-perbaikan, sehingga pelaksanaan sesuai dengan rencana yaitu selaras dengan standard). Menurut Earl P. Strong disebutkan sebagai :
Controlling is the process of regulating the various factors in an enterprise accoding to the requirement of its plans.
(pengendalian adalah proses pengaturan berbagai factor dalam sustu perusahaan, agar pelaksanaan sesuai dengan ketetapan-ketetapan dalam rencana.
Sedangkan Koonzt menyebutkan :
Control is the measurement and correction of the performance of subordinates in order to make sure that enterprise objectives and the plans devised to attain then
are accomplished. (Pengendalian adalah pengukuran dan
perbaikan terhadap pelaksanaan kerja bawahan, agar rencana-rencana yang telah dibuat untuk mencapai tujuan-tujuan perusahaan dapat terselenggara).
Jadi dengan demikian dari pengertian tersbut, bahwa pengendalian memiliki tujuan :
1. Supaya proses pelaksanaan dilakukan sesuai dengan ketentuan-ketentuan dari rencana.
2. Melakukan tindakan perbaikan jika terdapat penyimpangan-pentimpangan.
3. Supaya tujuan yang dihasilkan sesuai dengan rencana. Jelas terlihat bahwa pengendalian bukan hanya untuk mencari kesalahan-kesalahan tetapi juga berusaha untuk menghindari terjadinya kesalahan-kesalahan serta memperbaiki-nya jika terjadi kesalahan-kesalahan. Jadi pengendalian dilakukan sebelum proses, saat proses, dan setelah proses. Perlakuan secara tertib terhadap proses pengendalian diharapkan mampu memberikan manfaat yang optimal bagi semua unsur manajemen (6M).
Pada sisi sumber daya manusia (man) pengendalian akan menuju pada kegiatan untuk mengendalikan semua karyawan agar mentaati peraturan-peraturan atau kebijakan perusahaan/ organisasi dan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan.
