39 3.1. Tinjauan Organisasi
PT Panasonic Gobel Indonesia berdiri pada tahun 1979 di Indonesia, dengan usaha pada awalnya bergerak di bidang penjualan trafo kemudian pada era tahun 90an Panasonic Gobel Indonesia bertransformasi menjadi sebuah perusahaan penjualan import barang-barang elektronik dari Jepang. PT Panasonic Gobel Indonesia(PGI) memiliki anak perusahaan yang bernama PT Gobel Darma Nusantara (GDN) yang secara proses bisnis menyatu dengan Panasonic Gobel Indonesia, dalam proses bisnisnya GDN menangani service purna jual pada produk PGI. Kemudian ada agrement yang mengikat antara PGI dan GDN, salah satunya adalah GDN harus membeli dan menggunakan alat untuk service dari PGI. Dengan proses bisnis seperti ini dua perusahaan ini dapat bekerja sama dalam pelayanan yang berkualitas dan bersertifikasi dalam penangananya.
3.2. Struktur Organisasi
Struktur organisasi PGI dan GDN disusun secara sederhana dan konservatif, berfokus pada proses penjualan dan pemasaran serta penyimpanan barang. Walaupun sederhana struktur organisasi di perlukan dem pencapaian perusahaan, yaitu dengan cara pengelompokan aktifitas yang saling berhubungan satu sama lain, beserta laporan-laporan yang bersifat pokok dan bentuk jabatan untuk memastikan komunikasi kerja berjalan dengan baik.
Kesimpulanya, PT Panasonic Gobel Indonesia dan PT Gobel Darma Nusantara adalah dua perusahaan yang mempunyai proses bisnis yang unik dan
saling menguntungkan namun pada dasarnya kedua perusahaan tersebut memiliki struktur manajerial yang sama seperti pemasaran, administrasi, keuangan dan inventory. Berikut fusngsi-fungsi kerja yang akan diuraikan sebagai berikut:
Gambar 3.1. Struktur Organisasi PT Panasonic Gobel Indonesia
a. Direktur Marketing bertanggung jawab dibidang pemasaran dan import barang. Tugas pokok dari direktur marketing adalah menyusun rencana pembelian barang import dan penjualanya serta menyusun strategi-strategi pemasaran untuk menaikan pendapatan perusahaan. Produsen utama dari import barang-barang Panasonic adalah Jepang. Di bawag direktur marketing ada Manager Marketing, Marketing Planing dan Sales Executive.
b. Direktur HR(Human Resource) bertanggung jawab dalam pengelolaan sumber daya manusia. Tugas utama memastikan bahwa orang-orang yang masuk diperusahaan adalah orang-orang yang kredibel dibidangnya. Divisi HR yang dipimpinnya juga setiap tahunya mengadakan training-training untuk meningkatkan produktifitas kerja para karyawan. Selain itu direkur
HR yang mempunya wewenang untuk memberikan promosi jabatan bagi karyawan yang dianggap berprestasi.
c. Direktur keuangan bertanggung jawab dalam mengelola pembukuan keuangan perusahaan, administrasi pembelian dan penjualan serta administrasi hukum. Direktur Keuangan dibantu oleh Manager Keuangan, Staff Akuntasi, Staff Administrasi Hukum.
d. Customer Service Planing bertanggung jawab terhadap service purnajual yang melibatkan pengadaan alat-alat service dan mendukunga kegiatan operasional di Service Center.
3.3. Analisa Berjalan
Analisa sistem berjalan sangat penting dilakukan terlebih dahulu dengan tujuan memahami proses bisnis yang telah ada agar dapat memahami dan menentukan ruang lingkup perancangan sistem.
3.3.1. Uraian Prosedur
Dalam melakukan kegiatan operasionalnya Inventory CS Plan menyediakan barang-barang yang secara khusus di buat untuk sebagai alat service produk-produk Panasonic yang pengelolaannya ada pada Service Center GDN. Berikut tahap-tahap prosedurnya :
a. Service Center GDN setiap hari akan melakukan general cek maupun home service ke rumah konsumen dan memerlukan alat-alat dan Spare Part yang mendukung kegiatan service. Para teknisi kemudian akan melakukan cek alat-alat atau spare part yang akan dibawa. jika habis teknisi akan menemui saff inventory CS Plan Untuk memesan alat-alat untuk kebutuhan service.
b. Staff Inventory CS Plan akan memeriksa ketersediaan barang, apabila dirasa cukup maka akan dilakuakn serah terima. Jika barang yang dicari kosong maka staff gudang akan membuat PO ke supplier.
c. Supplier akan mengirimkan barang dan Staff Inventory akan memeriksa dan memasukkanya ke Stock disistem.
d. Jika Stock di Inventory kosong maka akan dibuatkan PO oleh Bagian Purchaisng
3.3.2. Analisa Proses
Analisa proses bertujuan untuk mengetahui proses persediaan barang di Inventory CS Plan. Analisa ini dapat dilihat melalui activity Diagram sistem yang berjalan berikut.
3.5.2. Activity diagram Penerimaan Barang
3-4. Activity Diagram Penerimaan Barang
3.5.3. Activity diagram Permintaan Barang
3.5.4. Activity diagram Penyerahan Barang
3-6. Activity Diagram PenyerahanBarang
3.5.5. Activity diagram Penagihan
3.3.3 Analisa Masukan
a. Nama masukan : Tanda Terima
Sumber : Supplier
Fungsi : Untuk Informasi barang yang dikirim oleh Supplier
Media : Kertas
Rangkap : 2
Frekuensi : Setiap ada Pengiriman dari Supplier Volume : 1 atau lebih perbulan
Format : -
Keterangan : -
b. Nama masukan : Copy PO
Sumber : Staff Inventory
Fungsi : Informasi Barang yang dipesan
Media : Kertas
Rangkap : 1(satu)
Frekuensi : Setiap ada pemesanan barang Volume : 1 atau lebih perbulan
Format : -
Keterangan : -
Hasil Analisa : Sudah Cukup efektif c. Nama masukan : Form Kebutuhan Barang
Sumber : Staff Service Center
Fungsi : Digunakan untuk Service barang
Media : Kertas
Rangkap : 2
Frekuensi : Setiap ada kebutuhan dari Service Center
Volume : 1 Perbulan
Format : -
Keterangan : -
Hasil Analisa :
Staff Inventory CS Plan
menggunakan bukti penyerahana secara manual dengan
exel
Nomor PO dibuat manual, bisa terjadi double supply
3.3.4. Analisa Keluaran
Distribusi : Service Center Tujuan, Arsip
Fungsi : Untuk informasi barang yang dikirim
Media : Kertas
Rangkap : 1 (satu)
Frekwensi : Setiap ada pengiriman barang
Volume : 1 atau lebih per bulan
Format :
Keterangan : -
Hasil analisa : Sudah cukup efektif
b. Nama keluaran : Laporan Stok Barang
Distribusi : Pimpinan
Fungsi : Untuk informasi perusahaan mengenai persediaan
barang di gudang
Media : Kertas
Rangkap : 1 (satu)
Frekwensi : Setiap ada permintaan laporan
Volume : 1 atau lebih per bulan
Format :
Keterangan : -
Hasil analisa :
Menggunakan excel untuk melakukan update stock
Tercampur antara barang masuk dan keluar
Tidak ada informasi jelas kapan barang masuk dan keluar c. Nama keluaran : Penyusunan Laporan Penagihan
Distribusi : Pimpinan dan Finance GDN
Media : Kertas
Rangkap : 2 (satu)
Frekwensi : Setiap ada permintaan laporan
Volume : 1 atau lebih per bulan
Format :
Keterangan : -
Hasil analisa :
Menggunakan excel untuk rincian transaksinya
Input double
3.4. Analisa Kebutuhan
Untuk memecahkan masalah yang ada dari hasil analisa sistem yang berjalan, kita dapat menemukan kekurangan dan mengetahui apa saja yang dibutuhkan oleh sistem tersebut, sehingga dapat meningkatkan produktifitas kerja.
Berikut kebutuhan- kebutuhan yang diperlukan dalam komputerisasi sistem Inventory CS Plan :
a. Kebutuhan : Laporan Stock
Masalah : Pencatatan stock yang masih manual Usulan : disediakan laporan stock yang akurat
b. Kebutuhan : Laporan Penerimaan Barang
Masalah : Penerimaan barang laporannya masih menggunakan manual dan tidak konsisten
Usulan : Dibutkan menu untuk penerimaan barang dengan nomor yang jelas dan tidak bisa diduplikasi
Masalah : Bukti pengeluaran barang yang masih menggunakan exel dan bisa diduplikasikan
Usulan : Dibuatkan bukti penyerahaan barang dengan history yang jelas dan nomor yang tidak bisa diduplikasikan
d. Kebutuhan : Laporan Penagian
Masalah : Masih menggunakan exel dan rawan penyimpangan
Usulan : dibuatkan laporan penjualan yang bisa di view setiap bulanya.
3.5. Analisa Sistem Usulan
Analisa ini merupakan kegiatan yang menjelaskan rencana sistem yang akan dibuat berdasarkan identifikasi kebutuhan yang telah dijelaskan sebelumnya. Dengan melakukan analisa rancangan sistem, kita dapat memperikirakan besaran pekerjaan, sehingga saat pembuatan sistem dapat berjalan dengan lancar.
3.5.1. Use Case Pengadaan Barang
System Bag. Gudang Supplier Manager Purchasing Membuat PR
Mengirimkan Purchase Request Mengirim Purchase Request
Tidak Acc PR Acc PR Meminta Harga Barang Mengirimkan Harga Barang
Membuat Purchase Order
Acc PO Tidak Acc PO Mengirimkan Purchase Order
Kirim Barang
Kirim Laporan
<<include>> <<include>> <<include>> <<include>>
3-6. Use Case Diagram Pengadaan Barang
3.5.2. Use Case diagram Pemesanan Barang
3-8. Use Case Pemesanan Barang
3.5.3. Squeance Diagram
A. Sequance Login User
System Pelangan Memesan Barang Meminta Barang Kirim Barang Melakukan Pembayaran Membuat Laporan Purchasing Staff gudang Keuangan Manager
Pada gambar menunjukan tentang sequence diagram login sistem yang dilakukan karyawan bag.gudang, dimana karyawan staff Gudang meng-input username dan password terlebih dahuli saat akan akses sistem.
B. Sequance Diagram Permintaan Barang
Pada gambar menunjukan tentang sequence diagram Permintaan Barang yang dilakukan karyawan bag.gudang, dimana karyawan staff Gudang Menginput barang yang ingin di pesan.
C. Sequance Diagram Laporan Purchasing
Pada gambar menunjukan tentang sequence diagram Purchase Barang yang dilakukan staff Purchasing, dimana karyawan PurchasingMenginput barang yang ingin di pesan.
D. Sequance Diagram Add User
Pada Squance diagram add user hanya bisa dilakukan oleh administrator saja tidak bisa dilakukan oleh user lain.
Pada gambar menunjukan tentang sequence diagram input data barang, dimana karyawan staff Gudang meng-input data barang ke tabel data olah barang dan data langsung tersimpan ke database olah data barang.
E. Sequance Diagram PO
Pada gambar menunjukan tentang sequence diagram input data PO, dimana karyawan staff Gudang meng-input data PO ke tabel data PO dan data langsung tersimpan ke database PO.
Pada gambar diatas menunjukan tentang diagram sequence Diagram data Pembelian, diaman staff gudang menginput tabel pembelian barang.
3.5.4. Activity Diagram
Activity diagram menggambarkan berbagai alir aktivitas dalam sistem yang sedang dirancang, bagaimana masing-masing alir berawal, decision yang mungkin terjadi, dan bagaimana mereka berakhir.
3.5.4.1. Activity Diagram Login
3-4. Activity Diagram Login
Pada gambar dijelaskan bahwa karyawan staff Gudang yang berperan sebagai user bias akses system dengan terlebih dahulu login dengan memasukan username dan password.
3-4. Activity Diagram Input Data Barang
Pada gambar dijelaskan bahwa karyawan staff Gudang bisa akses form olah data barang fungsi pada system ini yaitu input data barang.
3.5.4.3. Activity Diagram Update Barang
3-5. Activity Diagram Update data Barang
Pada gambar dijelaskan bahwa karyawan staff Gudang bisa akses form olah data barang fungsi pada system ini yaitu update data barang.
3-6. Activity Diagram Delete Data Barang 3.5.4.5. Activity Diagram Pembuatan PO
3-7. Activity Diagram Pembuatan PO
Pada gambar dijelaskan bahwa karyawan staff Gudang bisa akses form PO fungsi pada system ini yaitu input data PO.
3.5.4.6. Activity Diagram Update PO
3-8. Activity Diagram Update PO
Pada gambar dijelaskan bahwa karyawan staff Gudang bisa akses form PO, fungsi pada system ini yaitu update data PO.
3.5.4.7. Activity Diagram Pembelian Barang
3-9. Activity Input Data Pembelian
Pada gambar dijelaskan bahwa karyawan staff Gudang bisa akses form olah data pembelian fungsi pada system ini yaitu input data pembelian.
3.5.4.8. Activity Diagram UpdateBarang
Pada gambar dijelaskan bahwa karyawan staff Gudang bisa akses form olah data pembelian fungsi pada system ini yaitu update data pembelian.
3.5.4.8. Activity Diagram Penerimaan Barang
3-10. Activity Input Data Penerimaan Barang
3.5.4.9. Activity Diagram Delete Penerimaan Barang
Pada gambar dijelaskan bahwa karyawan staff Gudang bisa akses form olah data penerimaan barang fungsi pada system ini yaitu delete data penerimaan barang.
3.5.4.10. Activity Diagram Input Laporan Data Pembelian Barang
3-11. Activity Laporan Data Pembelian
Pada gambar dijelaskan bahwa karyawan staff Gudang bisa akses form laporan data pembelian fungsi pada system ini yaitu input laporan data pembelian.
3-11. Activity Laporan Data Penerimaan
Pada gambar dijelaskan bahwa karyawan staff Gudang bisa akses form laporan data penerimaan barang fungsi pada system ini yaitu cetak laporan data barang. Keluaran yang dihasilkan yaitu laporan penerimaan data barang.
3-9. Nomenkelatur
Pada penamaan compressor penulis menggunakan satu sample untuk dianalisa mengenai nomenklatur untuk kode part pada barang-barang yang di simpan di dalam inventory CS Plan. Berikut Adalah contoh dari penamaan salah satu barang yang diproduksi oleh pabrik dan disimpan di inventory.
3.5.4. Class Diagram
3-12. Class Diagram Entity Sistem
3.5.5. Rancangan Basis Data
Perancangan struktur basis data dilakukan agar dapat membuat performa aplikasi yang optimal dari segi kecepatan maupun alokasi data yang efisien.
3.5.4.1 Struktur Basis Data
Nama Tabel : Account
Media : Harddisk
Isi : Data User
Primary Key : Username Panjang Record : 16 Kib
3-1. Struktur Tabel Account
Nama Kolom Tipe Data Panjang Keterangan
Username Varchar 32 Username untuk login
Password Varchar 32 Password untuk Login
Nama Tabel : jual
Media : Harddisk
Isi : Data Penjualan
Primary Key : inc Panjang Record : 16 Kib 3-2. Struktur Tabel Jual
Nama Kolom Tipe Data Panjang Keterangan
Inc Int 9 Inc
jual_id Varchar 14 id Jual
no_nota Varchar 14 Nomor Nota
tgl_jual Varchar 10 Tanggal Jual
username Varchar 50 Username
pelanggan_nama Varchar 50 nama pelanggan
total double 20,0 total penjumlahan
jml_bayar double 20,0 jumlah pembayaran
Nama Tabel : jual_detil
Media : Harddisk
Isi : Data Detail Penjualan Primary Key : jual_id
Panjang Record : 48 Kib
Nama Kolom Tipe Data Panjang Keterangan
jual_id Varchar 9 id jual
barang_id Varchar 14 id barang
barang_nama Varchar 90 nama barang
ketogori Varchar 5 kategori
qty smallint 5 Quantity
satuan Varchar 14 satuan
harga_satuan double 20,0 harga satuan
harga_total double 20,0 harga total
Nama Tabel : Pelanggan
Media : Harddisk
Isi : Data Pelanggan
Primary Key : inc Panjang Record : 32 Kib 3-4. Struktur Tabel Pelanggan
Nama Kolom Tipe Data Panjang Keterangan
inc int 9 Inc
pelanggan_id Varchar 9 id pelanggan
pelanggan_nama Varchar 90 Nama Pelanggan
pelanggan_alamat Varchar 90 Alamat Pelanggan
Pelanggan_kota Varchar 50 Kota Pelanggan
Pelanggan_email Varchar 90 Email Pelanggan
Pelanggan_kontak Varchar 20 Kontak Pelanggan
Nama Tabel : supplier
Media : Harddisk
Isi : Data Supplier
Primary Key : supplier_id Panjang Record : 32 Kib 3-5. Struktur Tabel Supplier
Nama Kolom Tipe Data Panjang Keterangan
supplier_id Varchar 9 Id Supplier
supplier_nama Varchar 90 Nama Suplier
supplier_alamat Varchar 90 Alamat Suplier
supllier_kota Varchar 50 Kota Suplier
supplier_email Varchar 90 Email Suplier
supplier_kontak Varchar 20 Kontak Suplier
Nama Tabel : barang
Media : Harddisk
Isi : Data Barang
Primary Key : inc Panjang Record : 32 KiB 3-6. Struktur Tabel Barang
Nama Kolom Tipe Data Panjang Keterangan
inc int 9 Inc
barang_id Varchar 14 Id Barang
barang_nama Varchar 90 Nama barang
barang_kategori Varchar 7 Kategori Barang
Harga_beli int 10 Harga Beli
Harga_jual int 10 Harga Jual
Nama Tabel : Stock
Media : Harddisk
Isi : Stock Barang
Primary Key : barang_id Panjang Record : 16 KiB
3-7. Struktur Tabel Stock
Nama Kolom Tipe Data Panjang Keterangan
barang_id Varchar 14 Id barang
kategori Varchar 5 Kategori
qty samllint 5 Quantity
satuan Varchar 9 Satuan
Nama Tabel : temp_beli_detil
Media : Harddisk
Isi : Data Pembelian Sementara Primary Key : beli_id
Panjang Record : 16 KiB 3-8. Struktur Tabel Beli Temporary
Nama Kolom Tipe Data Panjang Keterangan
beli_id Varchar 14 Id Beli
barang_id Varchar 14 Id barang
barang_nama Varchar 90 Nama Barang
kategori Varchar 5 Kategori
qty smallint 7 Quantity
satuan Varchar 14 Satuan
harga_satuan double 20,0 Harga Satuan
Nama Tabel : beli
Media : Harddisk
Isi : Data Beli
Primary Key : inc Panjang Record : 48 KiB
3-9. Struktur Tabel Beli
Nama Kolom Tipe Data Panjang Keterangan
inc int 9 Inc
no_fak Varchar 14 No Faktur
tgl_trans Varchar 10 Tanggal Transaksi
Supplier_nama Varchar 90 Nama Suplier
total double 20,0 Total
Nama Tabel : beli_detail
Media : Harddisk
Isi : Data Detail Pembelian Primary Key : beli_id
Panjang Record : 32 KiB 3-10. Struktur Tabel Beli Detail
Nama Kolom Tipe Data Panjang Keterangan
beli_id Varchar 9 Id Beli
barang_id Varchar 14 ID Barang
barang_nama Varchar 90 Nama Barang
kategori Varchar 5 Kategori
qty smallint 5 Quantity
satuan Varchar 14 Satuan
harga_satuan double 20,0 Harga Satuan
harga_total double 20,0 Harga Total
Nama Tabel : temp_jual_detail
Media : Harddisk
Isi : Data Detail Penjualan Primary Key : jual_id
Panjang Record : 16 KiB
3-11. Struktur Tabel Jual Temporary
Nama Kolom Tipe Data Panjang Keterangan
jual_id Varchar 9 Id Jual
barang_nama Varchar 90 Nama Barang
kategori Varchar 5 Kategori
qty Smallint 7 Quantity
satuan Varchar 14 Satuan
harga_satuan Double 20,0 Harga Satuan
harga_total Double 20,0 Harga Total
3.5.5. Rancangan Layar
Rancangan layar merupakan bagian penting dalam mendesign sebuah program atau sistem. Sistem harus memiliki tampilan yang baik dan mudah agar dapat di mengerti user.
3.5.5.1. Struktur Tampilan User
Struktur tampilan dibuat untuk memudahkan user agar dapat memahami pemetaan menu navigasi sistem, karena aplikasi yang dibangun menggunakan teknologi web base yang bisa diakses dari berbagai macam device.
3.5.5.2. Rancangan Menu Login
3-16. Rancangan Menu Login
Menu Login merupakan menu yang pertama kali akan muncul ketika user mengakses sistem . Hanya orang yang memiliki hak akses yang dapat menggunakan aplikasi ini. Hanya administrator yang dapat membuat atau menambahkan username dan password.
3.5.5.3. Rancangan Menu Utama
3-17. Rancangan Menu Utama
Rancangan menu utama merupakan tampilan setelah user berhasil login. Halaman ini berisi menu-menu yang disediakan oleh sistem.
3.5.5.4. Rancangan Menu Data Akun
3-18. Rancangan Menu Data Akun
Halaman akun adalah halaman yang memungkinkan administrator melihat jumlah data user dan bisa menghapus data user yang sudah tidak aktif.
3-19. Rancangan Form Tambah Akun
Form tambah akun merupakan form yang digunakan oleh administrator untuk menambah user.
3.5.5.6. Rancangan Menu Barang
3-20. Rancangan Menu Barang
Menu barang memungkinkan user untuk melihat kode dan nama barang serta import data barang melalui Exel.
3.5.5.7. Rancangan Form Input Data Barang
3-21. Rancangan Form Input Data Barang
Form data barang digunakan untuk menginput barang dan harga beli serta harga jualnya.
3.5.5.8. Rancangan Menu Supplier
Menu supplier berisi data-dat a supplier, user bisa mengubah atau menghapus data supplier
3-22. Rancangan Menu Supplier
3.5.5.9. Rancangan Form Input Data Supplier
3-23. Rancangan Form Input Supplier
Form input supplier digunakan untuk menambahkan data supplier.
3.5.5.10. Rancangan Menu Pelanggan
3-24. Rancangan Menu Data Pelanggan
3.5.5.10. Rancangan Form input Pelanggan
Form data pelanggan berfungsi untuk menambahkan data pelanggan.
3-25. Rancangan Form Data Pelanggan
3.5.5.11. Rancangan Menu Barang Masuk
Menu barang masuk berisi data-data barang masuk berdasarkan tanggal. User juga bisa memfilter data tersebut dengan mengisi range tanggal untuk menampilkan data yang ingin dianalisa.
3-26. Rancangan Menu Barang Masuk 3.5.5.12. Rancangan Form Barang Masuk
Form barang masuk digunakan untuk memasukkan data barang dari supplier yang akan dimasukkan ke gudang.
3-24. Rancangan Form Barang Masuk
3-27. Rancangan Form Penjualan
Menu jual berisi data-data penjualan stock barang, dari mulai nomor nota, nama service yang membeli dan tersedia menu print out.
3-28. Rancangan Menu Penjualan
3.5.5.13. Rancangan Form Penjualan
3-29. Rancangan Form Penjualan
Form penjualan digunakan user untuk menginput barang-barang atau saprepart yang akan dibeli.
3.5.5.14. Rancangan Menu Stock
3-30. Rancangan Menu Stock
Menu Stock digunakan oleh user untuk memonitor stock, jika stock habis maka diharuskan untuk segera membuat PO.
