BEASISWA BERBASIS WEB
SKRIPSI
Diajukan Untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Memperoleh Gelar Sarjana Sains
Program Studi Ilmu Komputer
Disusun Oleh:
Sigit Purtono 003124017
PROGRAM STUDI ILMU KOMPUTER
JURUSAN MATEMATIKA
FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI
UNIVERSITAS SANATA DHARMA
YOGYAKARTA
ii
MANAGEMENT INFORMATION SYSTEM BASED ON
WEB
A THESIS
Presented as Partial FulFilment of the Requirements To Obtain Sarjana Sains Degree
In Computer Science Study Program
By
Sigit Purtono 003124017
COMPUTER SCIENCE STUDY PROGRAM
MATHEMATICS DEPARTEMENT
FACULTY OF SCIENCE AND TECHNOLOGY
SANATA DHARMA UNIVERSITY
YOGYAKARTA
v
Abstrak
Pengembangan Sistem Informasi Pengelolaan Beasiswa berbasis web ini dibuat sebagai sarana membantu mempermudah Staf Unit Pelayanan Beasiswa dan Alumni dalam mengelola data beasiswa dan permohonan beasiswa. Sistem pengelolaan beasiswa ini dibuat dengan aplikasi berbasis web sehingga memudahkan pengguna (Staf Unit Pelayanan Beasiswa dan Alumni, Wakil Dekan III, Wakil Rektor III dan Mahasiswa) dengan jenis fasilitas yang berbeda dapat mengakses data beasiswa dengan media internet.
Fasilitas yang disediakan dalam aplikasi sistem pengelolaan beasiswa ini adalah fasilitas untuk memasukkan data(input data), mengubah data(update data), menghapus data(delete data), tampilkan data(view data) dan pencarian data(search data). Sistem ini dibuat untuk mengatasi kelemahan dari sistem pengelolaan beasiswa manual yang dirasa kurang mendukung dalam mengelola data beasiswa dan permohonan beasiswa sehingga peningkatan mutu pelayanan terhadap mahasiswa pemohon beasiswa dapat ditingkatkan.
vi
Abstract
The development of scholarship management information system based on web was made to help the Scholarship Service Unit Staff and Alumnus to organize scholarship data and application. The scholarship organisation system was made with web based application in order to ease the user (Scholarship Service Unit Staff and Alumnus, 3rd Vice Dean, 3rd Vice Rector, and the Students) with different kinds of scholarship facilities which can be accessed by internet media.
The facilities which provided by the scholarship application system were the facilities to entry the data (data input ), change the data(data update), delete the data(data delete), view the data(data view) and search the data(data searching). This system was made to overcome the weakness of the manual scholarship system to improve the service for the student scholarship application.
vii
PERNYATAAN KEASLIAN NASKAH
Saya menyatakan dengan sesungguhnya bahwa skipsi tugas akhir yang saya tulis
ini tidak memuat karya atau bagian karya lain, kecuali yang telah disebutkan dalam kutipan dan daftar pustaka, sebagaimana layaknya karya ilmiah.
Yogyakarta, Desember 2007
Penulis
viii
HALAMAN PERSEMBAHAN I
Karya ini kupersembahkan untuk:
Allah Bapa Yesus Kristus di Surga
Atas semua cobaan hidup ini dan karunia-Nya
Bapak Ibuku,
Sebagai ungkapan sujud bakti dan rasa syukurku
Terimakasih atas doa dan cintanya
Keluarga Besarku
Sebagai semangat pendorong menyelesaikan skripsi
Orang-orang disekitarku
Thanks 4 all untuk motivasi dan inspirasinya
ix
HALAMAN MOTTO
Sebuah kesempurnaan akan memudar seiring berjalannya waktu dan hilang
seiring adanya kesempurnaan lain yang lebih baik
Janganlah pernah melihat siapa yang berbicara tapi lihatlah apa yang
dibicarakan
Kita dapat meminta sesuatu yang salah kepada Tuhan, tetapi Tuhan selalu
memberikan jawaban yang selalu benar
Bersikaplah ramah pada semua orang, namun berkariblah hanya dengan
beberapa, dan biarkan mereka ini teruji sebelum kau limpahkan kepercayaanmu
pada mereka
Six (6) rule to be happy
1. Free ur heart from heartacle
2. Free ur mind from worry
3. Live simple
x
Puji syukur penulis panjatkan kepada Allah Bapa di surga karena atas
bimbingan dan petunjuk-Nya, penulis dapat menyelesaikan penelitian dan penyusunan skipsi tugas akhir yang berjudul Pengembangan Sistem Informasi Pengelolaan Beasiswa Berbasis Web. Skripsi ini disusun sebagai salah satu syarat untuk mencapai gelar Sarjana Sains (S.Si) Program Studi Ilmu Komputer.
Dalam pelaksanaan penelitian dan penyusunan proyek ini tentunya tidak
terlepas dari bantuan berbagai pihak. Oleh karena itu penulis ucapkan terima kasih kepada:
1. Allah Bapa di Surga yang tak henti-hentinya menyinari dan menuntun
setiap langkah hidup.
2. Bpk Ir. Greg. Heliarko S.J.,S.S.,B.S.T.,M.Sc.,M.A. selaku dekan Fakultas Sains dan Teknologi.
3. Ibu P.H. Prima Rosa, S.Si, M.Sc selaku Kaprodi Ilmu Komputer dan Dosen pembimbing akademik Universitas Sanata Dharma dan atas
bimbingan dan bantuan selama kami menuntut ilmu di Universitas Sanata Dharma.
4. Bapak Drs. Haris Sriwindono, M.Kom selaku dosen pembimbing yang di
tengah kesibukannya telah banyak menyisihkan waktu untuk membimbing dan mengarahkan dengan kesabarannya dalam penyusunan skripsi ini.
xi
kami menimba ilmu di Ilmu Komputer Universitas Sanata Dharma.
7. Bapakku dan Ibuku, dan adikku Nedi atas semua yang selama ini kalian
berikan, begitu banyak arti hidup aku yang pelajari dari beliau berdua .Aku akan membuat kalian bangga.
8. Alm.Pakde dan Budhe Sarengat yang semasa hidup selalu memberikan
“wejangan” tentang hidup
9. Keluarga Mas Joni dan Keluarga Mas Wawan selalu memberikan
dorongan dalam menyelesaikan skripsi ini dan membantu semua masalah yang terjadi dalam keluargaku.
10. Keluarga besar Parto Utomo : Om Widodo sekeluarga, Om Wiyono
sekeluarga yang selalu mengingatkan aku untuk cepat menyelesaikan skripsi ini.
11. Keluarga AKP Bejo dan Keluarga Aiptu Muryadi yang telah membuka
“wacana dan pengalaman baru” .
12. Teman- teman pendahuluku (Erwan”Doraemon”, Shinta, Damas,
Agus,Utar, Viky, Vivi, Dewi, Jhohan, Mr.Pencenk, Nutan) dan semua anak ikom 2000 tanpa kecuali “Terimakasih atas persahabatan kalian, bersahabat itu indah”
13. Teman-teman seperjuangan (Septian”Sincan’, Lidia, Marina, Thomas, Henri, Heri Slemania, Elia, Atan, Emon, Toni) “Kalian semangat
pendorongku ”
xii
jadi “pecundang” atau “pemenang”. Thank’s atas semua pengalaman hidup yang dibagi untuk diriku.
16. Anak basecamp idol “Les Garsong” (Yanto”Ngik-ngik”, Axl, Papua, QQ, Cecant,Cuplis, Ijal, Heru, Pras, Yanti, Yani,Catur, Doni, Yani, Putut, Mohan dan semua yang tidak bisa ku sebut satu persatu) kalian memberiku
banyak pengalaman tentang persahabatan dan kehidupan.
17. Paman”Google’ yang memberikan aku informasi-informasi paling hebat
yang ada dibelahan bumi manapun.
18. Semua pihak yang tidak dapat penulis sebutkan satu-persatu yang telah membantu dalam penyelesaian skripsi ini.
Semoga Tuhan selalu melimpahkan rahmat dan berkah-Nya setimpal dengan kebaikan-kebaikan tersebut.
Penulis menyadari bahwa masih banyak kekurangan dalam penyusunan
skripsi ini. Oleh karena itu kritik dan saran sangat penulis harapkan dari berbagai pihak. Besar harapan penulis semoga hasil penelitian ini dapat berguna bagi
pembaca.
Yogyakarta, Desember 2007
xiii
Halaman Judul ... i
Halaman Bahasa Inggris ...ii
Halaman Persetujuan ...iii
Halaman Pengesahan ... iv
Halaman Abstrak ...v
Halaman Abstract ...vi
Halaman Pernyataan ... vii
Halaman Persembahan I ...viii
Halaman Motto ... ix
Kata Pengantar ... x
Halaman Daftar Isi ...xiii
Halaman Daftar Gambar ... xix
Halaman Daftar Tabel ... xxiii
BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah ... 1
B. Rumusan Masalah ... 3
C. Batasan Masalah ... 3
D. Tujuan ... 7
E. Metodologi Penelitian ... 7
F. Sistematika Penulisan ... 9
BAB II LANDASAN TEORI A. Konsep sistem, Informasi dan Sistem Informasi ... 11
xiv
D. Hypertext Transfer Protokol(HTTP) ... 15
E. Hypertext Markup Language(HTML) ... 16
F. PHP Hypertext Preprocessor(PHP) ... 19
G. MySQL ... 23
H. Apache ... 26
I. Cassading Style Sheets(CSS) ... 26
J. Javascript ... 27
BAB III ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM A. Analisa Sistem ... ... 28
1. Analisa sistem yang ada sekarang ... 28
2. Analisa sistem yang akan dikembangkan ... 30
3. Analisa Kelayakan ... 31
4. Analisa Kebutuhan ... 32
B. Perancangan Sistem ... 37
1. Desain Proses ... 37
a. Diagram Konteks Sistem Informasi Pengelolaan Beasiswa .. 37
b. Diagram level 1 Sistem Informasi Pengelolaan Beasiswa ... 38
c. Diagram level 2 proses 2(pengelolaan data beasiswa) ... 41
2. Perancangan Basis Data ... 42
a. Informasi yang diinginkan ... 42
b. Entitas dan Atribut ... 42
c. Relasi ... 44
xv
f. Kamus Data dari Diagram ER ... 58
3. Struktur Menu ... 67
a. Struktur menu sisi Administrator ... 67
b. Struktur menu sisi Wakil Dekan III ... 68
c. Struktur menu sisi Wakil Rektor III ... 68
d. Struktur menu sisi Mahasiswa ... 69
4. Perancangan Antar muka ... 69
a. Perancangan antar muka halaman login ... 69
b. Perancangan antar muka halaman menu utama Administrator . 70 1) Halaman utama untuk menampilkan informasi ...70
hasil penambahan, pengubahan dan penghapusan data 2) Perancangan antar muka halaman penambahan data ... 71
3) Perancangan antar muka halaman pengubahan data ... 72
4) Perancangan antar muka halaman penghapusan data ... 73
5) Halaman utama pengaturan informasi yang ... 73
berhubungan dengan sebuah tawaran beasiswa 6) Perancangan antar muka halaman pengaturan ... 74
penetapan informasi dari sebuah tawaran beasiswa 7) Perancangan antar muka halaman utama pengelolaan ... 76
data permohonan beasiswa 8) Perancangan antar muka halaman detail permohonan ... 76
xvi orangtua
11) Perancangan antar muka halaman profil akademik ...79
pemohon 12) Perancangan antar muka halaman profil non-akademik ... 80
13) Perancangan antar muka halaman profil prestasi ... ... 81
14) Perancangan antar muka pembuatan laporan ... 82
c. Perancangan antar muka halaman menu utama WD III ... 82
1) Perancangan antar muka halaman detail permohonan ... 82
2) Perancangan antar muka halaman skoring ... 83
d. Perancangan antar muka halaman menu utama WR III ... 85
1) Perancangan antar muka halaman detail permohonan ... 86
2) Perancangan antar muka halaman penentuan ... 86
Mahasiswa penerima beasiswa e. Perancangan antar muka halaman menu utama Mahasiswa... 87
1) Perancangan antar muka halaman pendaftaran. ... 87
permohonan beasiswa 2) Perancangan antar muka halaman pemilihan tawaran .... 90
beasiswa 3) Perancangan antar muka pencarian data ... 90
f. Perancangan antar muka halaman pesan kesalahan ... 91
g. Perancangan antar muka halaman konfirmasi logout ... 91
xvii
1. Program Pendukung ... 99
a. Program Konfigurasi... 99
b. Program Database ... 100
c. Program Session ... 100
d. Program eksekusi query ... 101
e. Program untuk mengambil database maupun tabel dari ... 101
database Sistem Informasi Akademik 2. Program Utama... 102
a. Sistem Informasi Pengelolaan beasiswa sisi Administrator ... 102
1) Halaman Login ... 102
2) Halaman menu utama ... 104
3) Halaman utama untuk menampilkan informasi hasil ... 105
Penambahan, pengubahan, penghapusan 4) Halaman penambahan data ... 106
5) Halaman pengubahan data ... 107
6) Halaman penghapusan data ... 109
7) Halaman utama untuk mengatur informasi yang ... 110
berhubungan dengan tawaran beasiswa 8) Halaman pengaturan penetapan informasi yang berhubungan dengan sebuah tawaran beasiswa ... 113
9) Halaman utama pengelolaan data permohonan beasiswa ..116
10) Halaman detail permohonan beasiswa ...118
xviii
b. Sistem Informasi Pengelolaan beasiswa sisi Mahasiswa ... 133
1) Halaman menu utama ... 133
2) Halaman login mahasiswa ... 134
3) Halaman pendaftaran beasiswa ... 134
4) Halaman pemilihan tawaran beasiswa ... 140
c. Sistem Informasi Pengelolaan beasiswa sisi Wakil Dekan III .. 140
1) Halaman login ... 142
2) Halaman utama ... 144
3) Halaman detail skoring permohonan ...145
d. Sistem Informasi Pengelolaan beasiswa sisi Wakil Rektor III 150 1) Halaman penentuan mahasiswa penerima beasiswa ... 150
e. Halaman pesan kesalahan login ... 152
f. Halaman Logout ... 153
BAB V PENUTUP A. Kesimpulan ... 154
B. Saran ... . 154
xix
Gambar Keterangan Halaman
3.1
Diagram Konteks 38
3.2
Diagram Arus Data level 1 38
3.3
Diagram Arus Data level 2 41
3.4 Diagram ER 47
3.5 Struktur menu sisi Administrator 67
3.6 Struktur menu sisi Wakil Dekan III 68
3.7 Struktur menu sisi Wakil Rektor III 68
3.8 Struktur menu sisi Mahasiswa 69
3.9 Perancangan antar muka halaman login 69
3.10 Perancangan antar muka halaman menu utama administrator 70 3.11 Perancangan antar muka halaman utama untuk menampilkan
informasi hasil penambahan, pengubahan dan penghapusan data 70
3.12 Perancangan antar muka penambahan data 71
3.13 Perancangan antar muka pengubahan data 72
3.14 Perancangan antar muka penghapusan data 73
3.15 Perancangan antar muka halaman utama kelola data quota penerima beasiswa
73
3.16 Perancangan antar muka halaman utama kelola data penetapan syarat penilaian
74
3.17 Perancangan antar muka halaman pengaturan quota penerima beasiswa
75
3.18 Perancangan antar muka halaman pengaturan penetapan syarat penilaian
75
3.19 Perancangan antar muka halaman utama kelola data permohonan beasiswa
76
3.20 Perancangan antar muka halaman detail permohonan beasiswa 77 3.21 Perancangan antar muka halaman profil pribadi permohonan
beasiswa
xx pemohon beasiswa
3.23 Perancangan antar muka halaman profil akademik pemohon beasiswa
80
3.24 Perancangan antar muka halaman profil non-akademik pemohon beasiswa
81
3.25 Perancangan antar muka halaman profil prestasi pemohon beasiswa
82
3.26 Perancangan antar muka pembuatan laporan 82
3.27 Perancangan antar muka menu utama Wakil Dekan III 83 3.28 Perancangan antar muka halaman detail permohonan beasiswa 84
3.29 Perancangan antar muka halaman skoring 85
3.30 Perancangan antar muka menu utama Wakil Rektor III 85 3.31 Perancangan antar muka halaman detail permohonan beasiswa 86 3.32 Perancangan antar muka halaman penentuan penerima beasiswa 86 3.33 Perancangan antar muka menu utama Mahasiswa 87 3.34 Perancangan antar muka halaman profil pribadi 88 3.35 Perancangan antar muka halaman profil non-akademik 88 3.36 Perancangan antar muka halaman profil ekonomi orang tua 89 3.37 Perancangan antar muka halaman profil prestasi 90 3.38 Perancangan antar muka halaman pemilihan beasiswa yang
ditawarkan
90
3.39 Perancangan antar muka halaman pencarian data 90 3.40 Perancangan antar muka halaman pesan kesalahan 91 3.41 Perancangan antar muka halaman konfirmasi logout 91 4.1
Antar Muka Login Administator 102
4.2
Antar muka menu utama administrator 104
4.3 Antar muka informasi penambahan, pengubahan dan penghapusan data
105
xxi
4.7 Antar muka halaman utama pengaturan quota penerima beasiswa 110
4.8 Antar muka halaman utama pengaturan syarat penilaiaan beasiswa
111
4.9 Antar muka pengaturan quota penerima beasiswa 111
4.10 Antar muka halaman pengaturan syarat penilaiaan beasiswa 114
4.11 Antar muka halaman utama pengelolaan data permohonan beasiswa
117
4.12 Antar muka halaman detail permohonan beasiswa 118
4.13 Antar muka profil pribadi pemohon 120
4.14 Antar muka profil ekonomi orangtua pemohon 122
4.15 Antar muka profil akademik pemohon 125
4.16 Antar muka profil non-akademik pemohon 128
4.17 Antar muka profil prestasi pemohon 129
4.18 Antar muka halaman pembuatan laporan 131
4.19
Antar muka halaman menu utama 133
4.20
Antar Muka login mahasiswa 134
4.21 Antar muka halaman pengisian data profil pribadi 135 4.22 Antar muka halaman pengisian data profil ekonomi ortua 136
4.23 Antar muka halaman pengisian data profil non-akademik 136
4.24 Antar muka halaman pengisian data profil prestasi 137 4.25 Antar muka halaman pemilihan tawaran beasiswa yang belum
dipilih
140
4.26 Antar muka halaman login Wakil Dekan III 142
4.27 Antar muka halaman utama Wakil Dekan III 144
4.28
xxii
4.30 Antar muka halaman penentuan mahasiswa penerima beasiswa 150 4.31 Antar muka halaman kesalahan login Administrator 152
xxiii
Gambar Keterangan Halaman
3.1 Tabel donatur 48
3.2
Tabel beasiswa 48
3.3 Tabel tawaran beasiswa 49
3.4
Tabel syarat penilaian 50
3.5
Tabel penetapan syarat penilaian 50
3.6 Tabel kriteria penilaian 50
3.7 Tabel penetapan kriteria penilaian 51
3.8 Tabel quota penerima beasiswa 51
3.9 Tabel pejabat penilaian 52
3.10 Tabel penilaian kriteria 52
3.11 Tabel penilaian 52
3.12 Tabel beasiswa yang diambil 53
3.13 Tabel permohonan beasiswa 53
3.14 Tabel profil pribadi pemohon 54
3.15 Tabel profil non-akademik pemohon 55
3.16 Tabel profil akademik pemohon 55
3.17 Tabel profil ekonomi orangtua pemohon 56
3.18 Tabel profil prestasi 57
3.19 Tabel kamus data 58
4.1 Implementasi tabel donatur 92
4.2 Implementasi tabel beasiswa 93
4.3 Implementasi tabel tawaran beasiswa 93
4.4 Implementasi tabel quota penerima beasiswa 93
4.5 I mplementasi tabel syarat penilaian 93
4.6 Implementasi tabel penetapan syarat penilaian 94
4.7 Implementasi tabel kriteria penilaian 94
xxiv
4.10 Implementasi tabel skoring permohonan beasiswa 95
4.11 Implementasi tabel pejabat penilai 95
4.12 Implementasi tabel beasiswa yang diambil 95
4.13 Implementasi tabel permohonan beasiswa 95
4.14 Implementasi tabel profil pribadi pemohon 95 4.15 Implementasi tabel profil ekonomi orangtua pemohon 96 4.16 Implementasi tabel profil akademik pemohon 97 4.17 Implementasi tabel profil non-akademik pemohon 98 4.18 Implementasi tabel profil prestasi pemohon 98
1
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Data kemahasiswaaan yang didalamnya memuat informasi tentang mahasiswa baik akademis maupun non-akademis untuk mendukung pengelolaan beasiswa sangat dibutuhkan oleh Staf Unit Pelayanan Beasiswa dan Alumni. Informasi yang akurat dan up to date dibutuhkan Staf Unit Pelayanan Beasiswa dan Alumni untuk dapat mengelola data tawaran beasiswa dan mengelola data permohonan beasiswa sehingga membantu Wakil Rektor III dalam menentukan
mahasiswa yang layak sebagai penerima beasiswa agar beasiswa dapat disalurkan tepat pada sasarannya. Dengan demikian dana beasiswa yang digunakan dapat dipertanggung jawabkan kepada pihak donatur
beasiswa, rektorat dan mahasiswa pemohon beasiswa.
Permasalahan yang muncul dalam mengelola data beasiswa
adalah beberapa proses masih dilakukan secara manual antara lain pengisian formulir permohonan beasiswa oleh mahasiswa pemohon, pengecekan kelengkapanitem syarat oleh Staf Unit Pelayanan Beasiswa dan Alumni, proses skoring yang dilakukan oleh Wakil Dekan III, proses penentuan mahasiswa penerima beasiswa oleh Wakil Rektor III
sekarang.
Oleh karena itu didalam tugas akhir ini penulis mencoba untuk
membuat Sistem Informasi Pengelolaan Beasiswa berbasis web, yang diharapkan dapat membantu salah satu tugas dari Staf Unit Pelayanan Beasiswa dan Alumni untuk mengelola data beasiswa dan mengelola
data permohonan beasiswa sehingga membantu Wakil Rektor III dalam menentukan mahasiswa yang layak sebagai penerima beasiswa agar
beasiswa dapat disalurkan tepat pada sasarannya. Dengan sistem informasi ini Staf Unit Pelayanan Beasiswa dan Alumni dapat mengetahui informasi tentang mahasiswa baik akademis maupun
non-akademis dengan lebih mudah dan terstruktur. Sedang bagi mahasiswa pemohon dapat melakukan pendaftaran pengajuan permohonan beasiswa secara on-line, memperoleh informasi beasiswa yang ditawarkan, melihat profil donatur beasiswa dan mengetahui mahasiswa penerima beasiswa secaraon-line.
Penulis memilih sistem informasi berbasis webkarena sistem ini bersifat dinamis dan dapat menyampaikan informasi yang bisa diakses kapan saja, dimana saja, dan oleh siapa saja baik secara lokal maupun
server-dalam HTML nantinya akan sepenuhnya dikerjakan di server, baru hasilnya dalam format HTML dikirimkan ke web browser. Pembuatan aplikasi web ini merupakan kombinasi antara PHP sendiri sebagai bahasa pemrograman dan HTML sebagai pembangun halaman web. Keuntungan penggunaan PHP adalah kode yang menyusun program
tidak dapat dilihat oleh pengguna internet sehingga kerahasiaan kode dan keamanan halaman web menjadi lebih terjamin( Bimo , 2002. hal 23).
B. Rumusan Masalah
Bagaimana membuat Sistem Informasi Pengelolaan Beasiswa berbasis Web yang dapat memberikan kemudahan bagi Staf Unit Pelayanan Beasiswa dan Alumni untuk mengelola data beasiswa dan
mengelola data permohonan beasiswa sehingga membantu Wakil Rektor III dalam menentukan mahasiswa yang layak sebagai penerima beasiswa
agar beasiswa dapat disalurkan tepat pada sasarannya dengan menggunakan bahasa pemrograman PHP dan database server MySQL sertaWebserverApache.
C. Batasan Masalah
Alumni : Administrator memiliki akses untuk : 1) Mengelola data profil donatur beasiswa
Administrator bertugas untuk menambah, mengubah dan menghapus data profil donatur beasiswa.
2) Mengelola data profil beasiswa
Administrator bertugas untuk menambah, mengubah dan menghapus data profil beasiswa.
3) Mengelola data tawaran beasiswa
Administrator bertugas untuk menambah, mengubah dan menghapus data tawaran beasiswa.
4) Mengelola data quota mahasiswa penerima beasiswa tiap fakultas
Administrator bertugas untuk menetapkan dan mengubah
quota mahasiswa penerima beasiswa tiap fakultas dari sebuah tawaran beasiswa .
5) Mengelola data penetapan kriteria penilaian.
Administrator bertugas menetapkan dan mengubah data kriteria penilaian antara lain Indek Prestasi Kumulatif, Total
penghasilan kedua orangtua, Total tanggungan orangtua, Jumlah kegiatan non-akademik dari sebuah tawaran
beasiswa.
menghapus data syarat penilaian untuk pengecekan kelengkapan syarat .
7) Mengelola data penetapan syarat penilaian.
Administrator bertugas menetapkan dan mengubah data syarat penilaian yang ditetapkan pada sebuah tawaran
beasiswa.
8) Mengelola data pejabat penilai
Administrator bertugas menetapkan dan mengubah data pejabat penilai yang diberi akses untuk melakukan skoring terhadap permohonan beasiswa
9) Mengelola data permohonan beasiswa
Administrator bertugas mengubah data profil mahasiswa pemohon beasiswa dan mengecek kelengkapan syarat.
10) Mencetak laporan
Administrator bertugas mencetak laporan mahasiswa
penerima beasiswa dari sebuah tawaran beasiswa.
11) Perlu kata sandi tertentu untuk dapat mengakses fitur ini. b. Dari sisi Wakil Dekan III memiliki akses untuk :
1) Merekomendasikan mahasiswa penerima beasiswa berupa catatan terhadap pemohonan beasiswa di bawah lingkungan
dari sebuah tawaran beasiswa.
2) Perlu kata sandi tertentu untuk dapat mengakses fitur ini.
c. Dari sisi Wakil Rektor III memiliki akses untuk:
1) Menentukan mahasiswa penerima beasiswa berdasarkan
rekomendasidari Wakil Dekan III.
2) Perlu kata sandi tertentu untuk dapat mengakses fitur ini. d. Dari sisi mahasiswa. Fitur bagi mahasiswa antara lain:
1) Mahasiswa dapat melakukan pendaftaran pengajuan permohonan beasiswa secara on-line yang membutuhkan kata sandi tertentu untuk dapat mengakses fitur ini.
2) Mahasiswa dapat memperoleh informasi profil beasiswa yang sedang ditawarkan.
3) Mahasiswa dapat memperoleh informasi mahasiswa
penerima beasiswa.
4) Mahasiswa dapat memperoleh informasi profil donatur.
2. Pengajuan permohonan beasiswa hanya untuk permohonan baru. 3. Tool yang digunakan:
a. Sistem Operasi menggunakan Windows XP
b. Webservermenggunakan Apache 1.3.19 c. Bahasa pemrograman menggunakan PHP 4.3.4
d. Basis data menggunakan MySQL 3.23.49
Tujuan dari pembuatan skripsi ini adalah sebagai berikut:
1. Membuat sistem pengelolaan beasiswa berbasis web yang akan digunakan oleh Staf Unit Pelayanan Beasiswa dan Alumni untuk mengelola data beasiswa dan mengelola data permohonan beasiswa. 2. Membantu mahasiswa melakukan pendaftaran pengajuan
permohonan beasiswa secara on-line, memperoleh informasi tentang beasiswa yang sedang ditawarkan, memperoleh informasi profil
donatur dan memperoleh informasi mahasiswa penerima beasiswa secaraon-line
3. Membantu Wakil Rektor III dalam menentukan mahasiswa penerima
beasiswa berdasarkanrekomendasidari Wakil Dekan III.
E. Metodelogi Penelitian
Metodologi yang digunakan adalah pengembangan sistem informasi berbasis web dengan pendekatan terstruktur sesuai dengan paradigmaPrototypeyang meliputi:
1. Mengumpulkan kebutuhan dan analisa awal:
Dalam tahap ini dimulai dengan melakukan pengumpulan
data dan informasi yang berkaitan dengan sistem, penyusunan kerangka sistem, analisa kebutuhan sementara dan studi pustaka
mengenai bagaimana membangun suatu sistem informasi berbasis
Penulis merancang desain yang memfokuskan pada representasivisual format inputdanoutput.
3. MembangunPrototype:
Dalam tahap ini saya selaku penulis, membuat sebuah
prototype berdasarkan desain cepat yang telah dibuat. Adapun prototype yang akan dibuat berkaitan dengan tampilan serta fungsi-fungsi atau fasilitas-fasilitas yang disediakan oleh sistem.
4. Pengujian:
Prototype yang telah dibuat, diujikan pada pemakai untuk dievaluasi apakah sudah sesuai dengan permintaan. Pemakai dalam
hal ini terdiri dari Staf Unit Pelayanan Beasiswa dan Alumni, Wakil Dekan III, Wakil Rektor III dan Mahasiswa. Kemudian penulis dan pemakai mendiskusikan perubahan yang diinginkan.
5. Perbaikan:
Dari hasil pengujian, penulis melakukan perubahan atau
perbaikan yang dirasa perlu untuk memperbaiki kinerja dari sistem yang sudah dibuat sebelumnya.
6. Implementasi Produk:
Penulisan laporan skripsi akan terdiri dari bab I sampai bab V, yaitu dengan susunan sebagai berikut:
BAB I PENDAHULUAN
Menjelaskan mengenai permasalahan yang akan dijadikan topik untuk skripsi. Bab ini terdiri dari latar belakang masalah,
rumusan masalah, batasan masalah, tujuan penulisan, metodelogi penyelesaian masalah dan sistematika penulisan.
BAB II LANDASAN TEORI
Bab ini secara khusus menjelaskan berbagai teori yang berhubungan dengan analisis dan perancangan pembuatan
program. Penjelasan teori antara lain meliputi: konsep sistem, informasi dan sistem informasi, konsep sistem informasi berbasis web, komponen sistem informasi, Hypertext Transfer Protocol
(HTTP), Hypertext Markup Language(HTML), PHP Hypertext Preprocessor (PHP), basis data MySQL , web server Apache, Cascading Style Sheets(CSS) dan JavaScript.
BAB III ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM
Bab ini berisi analisa sistem yang ada sekarang, analisa sistem
yang akan dikembangkan, analisa kelayakan, analisa kebutuhan, Desain Proses (Diagram Arus Data), Perancangan Basis Data
Bab ini memuat tentang implementasi rancangan data ke dalam lingkungan basis data (MySQL), implementasi program.
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN
Bab ini memberi kesimpulan yang diperoleh dari keseluruhan proses pembuatan skripsi ini, serta beberapa saran
11
BAB II
LANDASAN TEORI
A. Konsep Sistem, Informasi dan Sistem Informasi
Untuk mendefinisikan pengertian sistem digunakan dua pendekatan.
Pendekatan pertama adalah pendekatan pada prosedur sistem, yaitu sistem
sebagai jaringan kerja dari prosedur–prosedur yang saling berhubungan dan
berkumpul bersama untuk melakukan suatu kegiatan atau menyelesaikan suatu
sasaran yang telah ditentukan. Sedangkan pendekatan kedua adalah pendekatan
pada pendefinisian komponen dan elemen-elemennya, yaitu sistem sebagai
kumpulan dari komponen-komponen atau elemen-elemen yang saling berinteraksi
untuk mencapai tujuan tertentu (Jogiyanto,1990). Unsur unsur yang mewakili
suatu sistem secara umum adalah masukan(input), pengolahan(prosessing), dan keluran(output).
Informasi adalah data yang telah disaring dan diolah melalui sistem
pengolahan sehingga memiliki arti dan nilai bagi seseorang terutama manajemen
untuk digunakan dalam mengambil suatu keputusan. Adapula yang
mendifinisikan informasi sebagai data yang diolah menjadi suatu bentuk yang
berguna dan penting bagi penerima dan mempunyai nilai nyata atau dapat
dirasakan dalam keputusan-keputusan yang sekarang atau yang akan datang
(Jogiyanto,1990).
Sistem informasi adalah sistem dalam suatu organisasi yang mempertemukan
kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial
dan kegiatan strategik dari suatu organisasi dan menyediakan laporan yang
dibutuhkan oleh pihak luar tertentu (Leitch & David,1983).
Sistem Informasi dapat dikatakan berkualitas bila memenuhi tiga macam
kriteria (Jogiyanto ,1990, hal. 10 ), yaitu :
1. Akurat
Yang dimaksud adalah suatu informasi itu bersifat tetap, tidak
menyesatkan, stabil, dan bebas dari kesalahan, serta jelas dalam
menjelaskan maksudnya. Suatu informasi yang tidak akurat akan
mengakibatkan keputusan menjadi tidak tepat.
2. Tepat
Adalah suatu informasi datang pada penerima tidak terlambat, karena
informasi merupakan landasan pengambilan keputusan maka diperlukan
alat pengolah informasi, yaitu komputer.
3. Relevan
Artinya mempunyai manfaat bagi tiap pemakai
B. Konsep Sistem Informasi berbasis web
Sistem informasi berbasis web adalah suatu sistem informasi yang
diakomodasikan di dalam suatu jaringan antar komputer dan memungkinkan
dapat diakses di mana saja, kapan saja dan oleh siapa saja tanpa mengenal
Menurut Agustine ( 1999 ), Sistem Informasi Berbasis Web adalah sistem informasi yang terdistribusi secara hypertext, yang mengatur semua informasi dalam internet. Informasi yang bersifat global atau tidak terbatas dalam arti
informasi tersebut bisa diakses di mana saja, kapan saja dan oleh siapa saja sesuai
dengan kebutuhan yang berkaitan dengan bidangnya maka informasi tersebut
merupakan informasi yang berbasis web. Web sendiri merupakan fasilitas
hypertext, hypertext sendiri adalah suatu unit yang bertugas mengakses sumber informasi dari internet dengan cepat, baik serta akurat.
C. Komponen Sistem Informasi
John Burch dan Gary Grundnitski mengemukakan bahwa sistem informasi
terdiri dari komponen-komponen yang disebutnya dengan istilah blok bangunan
(building block), yaitu blok masukan (input block), blok keluaran (output block), blok model (model block), blok teknologi (technologi block), blok basis data (database block) dan blok kendali (controls block). Sebagai suatu sistem, keenam blok tersebut masing-masing saling berinteraksi satu dengan yang lainnya
membentuk satu kesatuan untuk mencapai sasarannya.
1. Blok Masukan
Input mewakili data yang masuk ke dalam sistem informasi. Input disini termasuk metode-metode dan media untuk menangkap data yang akan
dimasukan, yang dapat berupa dokumen-dokumen dasar.
Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematik
yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data
dengan cara yang sudah tertentu untuk menghasilkan keluaran yang
diinginkan.
3. Blok Keluaran
Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi
yang berkualitas dan dokumen yang berguna untuk semua tingkatan
manajemen serta semua pemakai sistem.
4. Blok Teknologi
Teknologi merupakan “kotak alat” (tool-box) dalam sistem informasi. Teknologi digunakan untuk menerima masukan, menjalankan model,
menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirim keluaran
dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan. Teknologi
terdiri dari 3 bagian utama, yaitu teknisi (humanware atau brainware), perangkat lunak (software) dan perangkat keras (hardware). Teknisi dapat berupa orang-orang yang mengetahui teknologi dan membuatnya dapat
beroperasi. Misalnya teknisi adalah operator komputer, pemrogram,
operator pengolah kata, spesialis telekomunikasi, analis sistem,
penyimpan data dan lain sebagainya.
5. Blok Basis Data
Basis data (database) merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan di perangkat keras
perlu disimpan di dalam basis data untuk keperluan penyediaan informasi
lebih lanjut. Data dalam basis data perlu diorganisasikan sedemikian rupa,
supaya informasi yang dihasilkan berkualitas. Organisasi basis data yang
baik juga berguna untuk efisiensi kapasitas penyimpanannya. Basis data
diakses atau dimanipulasi dengan menggunakan perangkat lunak paket
yang disebut dengan DBMS (Database Management Systems). 6. Block Kendali
Banyak hal yang dapat merusak sistem informasi, seperti misalnya
bencana alam, api, temperatur, air, debu, kecurangan-kecurangan,
kegagalan-kegagalan sistem itu sendiri, kesalahan-kesalahan,
ketidakefisienan, sabotase dan lain sebagainya. Beberapa pengendali perlu
dirancang dan ditetapkan untuk meyakinkan bahwa hal-hal yang dapat
merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur terjadi
kesalahan-kesalahan dapat langsung diatasi.
D. Hypertext Transfer Protocol ( HTTP )
Web merupakan teknologi sistem informasi yang menghubungkan data
dari banyak sumber dan layanan yang beragam macamnya di internet. Untuk
memperoleh data yang diinginkan dibutuhkan suatu protokol yang dirancang
khusus agar server dan browser web dapat berkomunikasi. HTTP merupakan protokol yang bertugas menangani permintaan-permintaan(request) dari browser
HTTP bisa dianggap sebagai sistem yang bermodelclient-server. Browser
web sebagai client, mengirimkan permintaan kepada server web untuk
mengirimkan dokumen-dokumen web yang dikehendaki pengguna. Server web
lalu memenuhi permintaan ini dan mengirimkannya melalui jaringan kepada
browser.
E. Hypertext Markup Language ( HTML )
HTML adalah salah satu format yang digunakan untuk membuat dokumen
dan aplikasi yang berjalan di halaman web atau dengan kata lain HTML adalah sebagai pembangun halamanweb.HTML merupakan pengembangan dari standar
performatan dokumen teks yaitu Standard Generalited Markup Language
(SGML). Sebenarnya HTML bukan sebuah bahasa pemrograman tetapi merupakan bahasa pemformatan suatu dokumen teks yang menggunakan
penandaan (mark-up) sederhana yang digunakan untuk membuat suatu halaman
web.
Dikatakan mark-up language karena HTML berfungsi untuk
“memperindah” file teks biasa untuk ditampilkan pada program web browser. . Hal ini dilakukan dengan menambahkan elemen atau sering disebut sebagai
tag-tag pada file teks biasa tersebut. Tag HTML biasanya berupa tag-tag yang perpasangan dan ditandai dengan simbol < dan >. Pasangan dari sebuah tag
ditandai dengan tanda ‘ / ‘ . Misalnya pasangan dari tag <contoh> adalah
</contoh>. Dalam hal ini <contoh> disebut sebagai elemen dan biasanya dalam
Dalam penulisan tag HTML tidaklah case sensitive artinya penggunaan huruf kecil ataupun huruf kapital tidak menjadi masalah. Kode-kode HTML
dibaca olehbrowserdari atas ke bawah tanpa adanya lompatan (jumping) ataupun
looping. Setiap dokumen HTML memiliki struktur dasar atau susunanfilesebagai berikut:
<html>
<head>
<title> berisi judul yang muncul padatitle bar web browser </title> </head>
<body>
Berisikan tentang teks, gambar, ataupun yang ingin
ditampilkan pada dokumen anda pada bagian ini.
</body>
</html>
Seperti terlihat, struktur file HTML diawali dengan sebuah tag <html> dan ditutup dengan tag</html>. Di dalam tag ini terdapat dua buah bagian besar, yaitu yang diapit olehtag<head>…</head> dantag<body>…</body>.
Bagian yang diapit olehtag headmerupakan header dari halaman HTML dan tidak ditampilkan pada browser. Bagian ini berisi tag-tag header seperti <title>…</title> yang berfungsi untuk mengeluarkan judul pada title bar window browser.Taglain misalnya <meta> dan sebagainya.
Bagian kedua, yang diapit oleh tag body merupakan bagian yang akan
semua jenis informasi berupa teks dengan bermacam format maupun gambar yang
ingin disampaikan pada pengguna nantinya.
Salah satu elemen yang digunakan untuk membuat layout sistem informasi
dan pengelolaan beasiswa ini menggunakan div. Elemen <div> adalah salah satu
elemen HTML yang bersifat mem-"blok" sebuah area berbentuk kotak dalam sebuah
dokumen HTML, sehingga cocok untuk membuat layout sebuah halaman web.
Penggunaan DIV biasanya digabungkan dengan CSS (Cascading Style Sheets)
sehingga layout halaman akan kelihatan lebih indah dan menarik. Berikut ini contoh
penggunaan DIV
<html>
<head>
<title>Ini contoh penggunaan DIV</title>
</head>
<body>
<div id="kotakbesar">
<div id="header">
bagian ini diisi header
</div>
<div id="sidebar">
<p>ini bagian sidebarnya, bagian samping, juga
bisa dijadikan tempat menu.</p>
<div id="content">
nah, ini isi-nya, juga bisa disebut konten.
</div>
<div id="bottom">
Bagian ini footer atau bagian bawah<br />
</div>
</div>
</body>
</html>
F.PHP Hypertext Preprocessor(PHP)
PHP adalah bahasa pemrograman web atau scripting language yang
didesain untuk web yang akan membuat halaman web tidak lagi bersifat statis, namun menjadi bersifat dinamis. Dinamis berarti halaman yang akan ditampilkan
dibuat saat halaman itu diminta oleh client. Mekanisme ini menyebabkan informasi yang diterima client selalu yang terbaru. Semua skrip PHP dieksekusi padaserver di mana skrip tersebut dijalankan. Oleh karena itu, spesifikasi server
update data dapat dilakukan dengan menggunakan aplikasi yang dibuat dengan menggunakan skrip PHP.
PHP dapat berkomunikasi dengan layanan-layanan yang menggunakan
protocol IMAP, SNMP, NNTP, POP3, HTTP, dan lain-lain. Namun kelebihan PHP yang paling signifikan adalah kemampuannya untuk melakukan koneksi
dengan berbagai macam basis data. Saat ini basis data yang didukung oleh PHP
adalah : Adabas D, InterBase, PostgresSQL, dBase, FrontBase, MySQL , Oracle,
Sybase, mSQL, Solid, Generic ODBC dan lain-lain terutama semua database
yang mempunyaiproviderODBC.
Model kerja HTML diawali dengan permintaan suatu halaman web oleh
browser, berdasarkan Uniform Resource Locator (URL) atau dikenal dengan sebutan alamat internet, browser mendapatkan alamat dari web server, mengidentifikasi alamat yang dikehendaki, dan menyampaikan segala informasi
yang dibutuhkan olehweb server.
Selanjutnya, web server akan mencarikan berkas yang diminta dan
memberikan isinya ke browser. Browser yang mendapatkan isinya segera
melakukan proses penerjemahan kode HTML dan akan ditampilkan ke layar
pemakai.
Bagaimana halnya kalau yang diminta adalah sebuah halaman PHP?.
Prinsipnya serupa dengan kode HTML. Hanya saja, ketika berkas PHP yang
diminta didapatkan oleh web server, isinya segera dikirim ke mesin PHP dan mesin inilah yang memproses dan memberikan hasilnya (berupa kode HTML) ke
Berikut ini adalahsyntaxdari PHP : 1. Syntaxdasar :
Syntax dasar dari PHP adalah sebagai berikut
< ?php
// tuliskan kode, akhiri dengan sebuah titik koma ;
?>
2. Menampilkan kebrowser
Untuk menampilkan teks di browser, syntax-nya adalah berbagai berikut:
<?php
Echo “masukkan teks disini”; //echo text
Echo $Variable; //echo value
Echo “<br>”; //echoHTMLtext
?>
3. Penugasan sebuah nilai ke variabel
Untuk mengatur nilai ke variabel, gunakansyntaxsebagai berikut: <?php
$varname = value; //untuk numeric
$varname = “value”;//untuk teks
?>
4. Memindahkan nilai variabel
a. Melalui URL
Untuk memindahkan melalui URL, digunakan kode HTML
sebagai berikut :
<ahref=http://www.localhost.com/index.php?varname=val
ue”>
b. Untuk memindahkan variabel melaluisession, digunakan kode PHP sebagai berikut:
<?php
Session_start();
$_session [‘varname’] = value;
$_session [‘varname2’] = value;
?>
<?php
Session_start();
?>
c. Melalui sebuahform
Sebuah form harus merujuk script PHP yang akan
menguraikan variabel:
<?php
$value = $_post[‘varname’];
?>
Untuk memasukkan sebuah file, syntax yang digunakan adalah sebagai berikut:
<?php include “header.php”; ?>
6. Menggunakan fungsi
Pengguna dapat membuat dan memanggil fungsi dengan syntax
sebagai berikut:
<?php
Function funcname();
{
//kode PHP;
//kode PHP;
}
Funcname();
?>
G. MySQL
MySQL merupakan software sistem manajemen basis data (Database
Management System – DBMS) yang sangat populer dikalangan pemrogram
web, terutama di lingkungan Linux dengan menggunakan scriptPHP dan Perl. MySQL juga memproses bahasa yang sering digunakan untuk mengakses basis
data, yaitu:
DDL merupakan perintah SQL digunakan untuk melakukan pembuatan
struktur database, mulai dari mendefinisikan database, tabel-tabel dan indeksnya. Perintahnya antara lain :
a. MembuatDatabase
Perintah:
CREATE DATABASE namadatabase;
Perintah ini digunakan untuk membuatdatabase.
b. Membuat Tabel
Perintah:
CREATE TABLE namatabel
Field1 TipeData1 (..), Field2 TipeData2 (..),….;
Perintah ini diberikan untuk membuat tabel dalam suatu database. Sebelum perintah pembuatan tabel diberikan maka harus dilakukan
terlebih dahulu proses pemilihan/akses kepada suatu database yang akan dibuatkan tabel-tabelnya.
c. MenghapusDatabase
Perintah:
DROP DATABASE namadatabase;
namadatabase adalah nama dari database yang akan dihapus.
Penghapusan database akan menybabkan seluruh struktur dan data yang ada di dalamnya menjadi hilang.
d. Menghapus Tabel
DROP TABLE namatabel;
namatabel adalah nama tabel yang akan dihapus secara fisik.
Penghapusan ini menyebabkan struktur dan data yang dibuat akan
hilang.
2. DML (Data Manipulation Language)
DML merupakan perintah SQL yang digunakan untuk melakukan
manipulasi isi database (mengambil, menambah, mengubah, dan
menghapus data).
a. Select
Perintah:
SELECT * FROM namatabel;
Perintah select digunakan mengambil data dari suatu tabel dalam
database. b. Insert
Perintah:
INSERT INTO namatabel (field1, field2,….)
VALUE (nilaifield1, nilaifield2,….)
Perintah insert digunakan untuk memasukkan data ke dalam tabel dalamdatabase.
c. Update
Perintah:
UPDATE namatabel SET field1=nilai1, field2=nilai2 …..
Perintah update digunakan untuk mengubah data dalam suatu tabel pada database dengan kondisi tertentu yang harus dipenuhi.
d. Delete
Perintah:
DELETE FROM namatabel WHERE condition
Perintah delete digunakan untuk menghapus data dari suatu tabel
dalam database .
H. Apache
Apache bertindak sebagai web server, tugas utamanya adalah
menguraikan setiapfileyang diminta oleh sebuahweb browserdan menampilkan hasilnya menurut kode yang ada di dalam file tersebut. Versi awal Apache digunakan pada UNIX, tetapi kini telah ada versi yang dapat beroperasi di bawah
platform OS/2, Windows, LINUX dan sebagainya. Keuntungan dari pemakaian
Apache Web Server adalah tidak dipungut biaya untuk mendapatkannya atau gratis dan kecepatannya cukup baik.
I. CSS(Cascading Style Sheets)
CSS merupakan sebuah dokumen yang berguna untuk melakukan
pengaturan pada komponen atau elemen halaman web, inti dari dokumen ini
adalah memformat halaman web standar menjadi bentuk web yang memiliki
CSS biasanya digunakan untuk melakukan pengaturan global yang
berkaitan dengan objek tetap, misalnya memberikan warna pada halaman web,
pengaturan lebar dan kecil bagian web serta menentukan bentuk font jenis huruf
yang digunakan secara menyeluruh dalam halaman web.
J. JavaScript
JavaScript adalah program sisi klien yang akan dijalankan oleh browser
dari pengunjung, dan program javascript bisa ditanamkan di dalam halaman web
untuk menghasilkan halaman yang dinamis.Adapun format penulisannya sebagai
berikut
<SCRIPT LANGUANGE =”JavaScript”>
//Perintah javaScript ketik disini
</SCRIPT>
Berikut ini adalah metode dari objek window atau frame:
1. alert("message"). Metode ini membuat suatu kotak dialog peringatan
dengan suatu tombol OK tunggal. Digunakan untuk menampilkan pesan
yang tidak membutuhkan keputusan pemakai.
2. confirm("message"). Metode confirm menampilkan suatu dialog box
konfirmasi dengan tombol OK dan Cancel. OK mengembalikan nilai true,
28
ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM
A. Analisa Sistem
1. Analisa Sistem yang ada sekarang
Beasiswa pada awalnya biasanya berupa tawaran dari beberapa
pihak donatur yang menawarkan program beasiswa bagi mahasiswa Universitas Sanata Dharma yang mempunyai masalah keuangan, namun
memiliki prestasi yang bagus, baik akademik maupun non-akademik yang dengan syarat tertentu, dimana penyalurannya ditangani oleh Sekretariat Wakil Rektor III yang kemudian dipublikasikan secara luas kepada
mahasiswa. Selain itu pihak Universitas Sanata Dharma juga memberikan penawaran beasiswa bagi mahasiswa yang memenuhi kriteria tertentu untuk mengajukan beasiswa yang sumbernya berasal dari Universitas
Sanata Dharma dan Yayasan Sanata Dharma.
Adapun prosedur pengajuan permohonan beasiswa secara umum
dapat ditunjukkan dengan tahapan sebagai berikut :
a. Sekretariat Wakil Rektor III mengumumkan tawaran pengajuan permohonan beasiswa yang berasal dari pihak donatur beasiswa dan
dari pihak Universitas Sanata Dharma maupun Yayasan Sanata Dharma dengan persyaratan yang harus dipenuhi oleh mahasiswa
formulir tersebut dengan melengkapi persyaratan yang telah ditentukan dalam sebuah tawaran beasiswa.
c. Staf Unit Pelayanan Beasiswa dan Alumni membuat rekap pemohon beasiswa dan melakukan pengecekan kelengkapan syarat dari sebuah tawaran beasiswa untuk menentukan lolos tidaknya mahasiswa
pemohon.
d. Setelah rekap dan syarat terpenuhi diadakan pertemuan antara Wakil
Rektor III beserta Staf Unit Pelayanan Beasiswa dan Alumi dengan Wakil Dekan III untuk menentukan mahasiswa yang memenuhi kriteria yang telah ditetapkan untuk memperoleh beasiswa.
Sistem yang digunakan saat ini belum sepenuhnyaterkomputerisasi,dalam beberapa hal masih dilakukan secara manual antara lain :
a. Pengisian formulir permohonan beasiswa oleh mahasiswa
pemohon beasiswa.
b. Pengecekan kelengkapan syarat permohonan oleh Staf Unit
Pelayanan Beasiswa dan Alumi.
c. Prosesskoringterhadap permohonan beasiswa yang dilakukan oleh Wakil Dekan III.
d. Informasi mahasiswa penerima beasiswa masih ditempel di papan pengumuman sekretariat fakultas.
Dekan III.
c. Pembuatan laporan oleh Staf Unit Pelayanan Beasiswa dan Alumni
tentang mahasiswa penerima beasiswa ke donatur beasiswa dan rektorat.
2. Analisa Sistem yang akan dikembangkan
a. Analisa Sistem
Sistem yang ingin dikembangkan adalah sistem informasi
pengelolaan beasiswa berbasis web. Sistem ini dikembangkan dengan tujuan antara lain :
1. Dapat memberikan informasi profil beasiswa yang ditawarkan.
2. Dapat memberikan informasi profil mahasiswa penerima beasiswa.
3. Dapat memberikan kemudahan bagi mahasiswa untuk
melakukan pendaftaran pengajuan permohonan beasiswa secaraon-line.
4. Dapat memberikan kemudahan bagi Staf Unit Pelayanan Beasiswa dan Alumni untuk mengelola data beasiswa dan mengelola data permohonan beasiswa.
5. Dapat memberikan kemudahan bagi Staf Unit Pelayanan Beasiswa dan Alumni untuk memberikan laporan mahasiswa
penilaian terhadap mahasiswa pemohon beasiswa sesuai dengan kriteria penilaian yang telah ditentukan dalam sebuah
tawaran beasiswa b. Analisa Pengguna
Sistem ini memiliki 3 kategori pengguna, dimana pengguna
merupakanentityyang terlibat di dalam sistem, yaitu:
1. Administrator yaitu Staf Unit Pelayanan Beasiswa dan Alumni
2. Wakil Dekan III 3. Wakil Rektor III 4. Mahasiswa
3. Analisa Kelayakan
Berdasarkan permasalahan di atas penulis berkeinginan untuk
membuat suatu sistem baru yang diharapkan dapat membantu salah satu tugas dari Staf Unit Pelayanan Beasiswa dan Alumni untuk mengelola
data beasiswa dan mengelola permohonan beasiswa sehingga memudahkan Wakil Rektor III dalam menentukan mahasiswa yang layak sebagai penerima beasiswa agar beasiswa dapat disalurkan tepat pada
sasarannya. Sistem ini layak dibuat mengingat informasi terbaru tentang tawaran beasiswa sangat penting bagi mahasiswa yang mempunyai
informasi, sehingga informasi diperoleh dengan cepat dan tepat. 2. Economics(nilai ekonomis), Sistem yang dibuat dapat memecahkan
masalah dalam hal penyimpanan data, karena data dapat disimpan didalam komputer sehingga tidak lagi diperlukan ruangan yang besar dalam menyimpan data tersebut.
3. Simplicity (sederhana), Sistem ini dibuat sesederhana mungkin, sehingga pengguna tidak kesulitan dalam mengakses informasi dan
menggunakan fasilitas-fasilitas yang tersedia sesuai dengan kebutuhannya masing-masing.
4. Security (keamanan), Sistem yang dibuat ini dalam pengaksesannya harus login dahulu sesuai dengan kepentingan masing-masing. 5. Service (pelayanan), Dengan menggunakan konsep online
diharapkan setiap proses yang terjadi dalam sistem dapat
berlangsung dengan cepat.
4. Analisa Kebutuhan
Bagian pengelolaan data beasiswa akan merekam data beasiswa, merekam hasil skoring permohonan beasiswa dan merekam
permohonan pengajuan beasiswa yang semakin besar karena setiap periode dapat dipastikan jumlah beasiswa akan bertambah, selain itu
memudahkan Wakil Rektor III dalam menentukan mahasiswa yang layak sebagai penerima beasiswa agar beasiswa dapat disalurkan tepat
pada sasarannya.
Proses yang terjadi dalam sistem pengelolaan beasiswa ini dibagi atas 4(empat) sisi yaitu :
1. Sisi Administrator yaitu Staf Unit Pelayanan Beasiswa dan Alumi untuk mengelola data beasiswa dan mengelola data permohonan
beasiswa.
2. Sisi Wakil Dekan III untuk mengelola data skor penilaian permohonan beasiswa.
3. Sisi Wakil Rektor III untuk menentukan mahasiswa yang layak sebagai penerima beasiswa
4. Sisi Mahasiswa untuk mengelola pendaftaran permohonan
beasiswa.
Dari sisi Administrator proses yang terjadi adalah sebagai berikut :
1. Login, Administrator masuk pada menu login dan harus mengisi data nama admin dan password. Jika keliru akan muncul pesan kesalahan, jika benar Administrator dapat melanjutkan pada proses
selanjutnya.
3. Mengubah data(update data). Administrator mempunyai fasilitas untuk melakukan pengubahan data yaitu data profil donatur, data
profil beasiswa, data tawaran beasiswa, data quota mahasiswa penerima beasiswa, data penetapan kriteria penilain, data syarat penilaian, data penetapan syarat penilaian, data pejabat penilai dan
data profil mahasiswa pemohon beasiswa .
4. Menghapus data (delete data). Administrator mempunyai fasilitas untuk melakukan penghapusan data yaitu data profil donatur, data profil beasiswa, data tawaran beasiswa, data jumlah quota penerima beasiswa, data penetapan kriteria penilain, data syarat
penilaian, data penetapan syarat penilaian, dan data pejabat penilai . 5. Menampilkan data (view data). Administrator mempunyai fasilitas untuk menampilkan data : informasi profil donatur, informasi profil
beasiswa, informasi tawaran beasiswa, informasi quotamahasiswa penerima beasiswa, informasi penetapan kriteria penilaian,
informasi syarat penilaian, informasi penetapan syarat penilaian, informasi pejabat penilai dan informasi profil mahasiswa pemohon beasiswa.
6. Cetak laporan : Administrator mempunyai fasilitas untuk mencetak laporan mahasiswa penerima beasiswa
Dari sisi Wakil Dekan III proses yang terjadi adalah sebagai berikut : 1. Login,Wakil Dekan III masuk pada menu login dan harus mengisi
2. Menampilkan data (view data). Wakil Dekan III mempunyai fasilitas untuk menampilkan data : informasi tawaran beasiswa
beserta informasi kriteria penilaiannya antara lain Indek Prestasi Kumulatif, Total penghasilan kedua orangtua, Total tanggungan orangtua, total jumlah kegiatan non-akademik dari sebuah tawaran
beasiswa, informasi profil mahasiswa pemohon beasiswa yang ada di lingkungan fakultasnya.
3. Memasukkan data (input data). Dalam sistem ini Wakil Dekan III dapat merekomendasikan mahasiswa penerima beasiswa berupa catatan terhadap pemohonan beasiswa di bawah lingkungan
fakultasnya sesuai dengan kriteria penilaian antara lain Indek Prestasi Kumulatif, Total penghasilan kedua orangtua, Total tanggungan orangtua, total jumlah kegiatan non-akademik dari
sebuah tawaran beasiswa
Dari sisi Wakil Rektor III proses yang terjadi adalah sebagai berikut :
1. Login,Wakil Rektor III masuk pada menu login dan harus mengisi npp dan password. Jika keliru akan muncul pesan kesalahan, jika benar Wakil Rektor III dapat melanjutkan pada proses selanjutnya.
2. Menampilkan data (view data). Wakil Rektor III mempunyai fasilitas untuk menampilkan data : informasi tawaran beasiswa
beserta informasi profil mahasiswa pemohon beasiswa yang
direkomendasikanoleh Wakil Dekan III.
rekomendasidari Wakil Dekan III
Dari sisi Mahasiswa proses yang terjadi adalah sebagai berikut :
1. Login, mahasiswa masuk pada menu login dan harus mengisi data nomor mahasiswa dan password. Jika keliru akan muncul pesan kesalahan, jika benar mahasiswa dapat melanjutkan pada proses
selanjutnya.
2. Memasukkan data (input data). Sebelum mahasiswa memilih beasiswa, mahasiswa harus masukan data profil pribadi, data profil ekonomi orangtua, data profil non-akademik dan data profil prestasi mahasiswa pemohon untuk melakukan pengajuan
pendaftaran beasiswa secaraon-line.
3. Mengubah data (update data). Mahasiswa mempunyai fasilitas untuk mengubah data: data profil pribadi, data profil ekonomi
orang tua, data profil non-akademik dan data profil prestasi mahasiswa pemohon.
4. Pendaftaran permohonan beasiswa. Dalam sistem ini mahasiswa mempunyai fasilitas untuk melakukan pengajuan pendaftaran permohonan beasiswa secara on-line dengan memilih tawaran beasiswa .
aplikasi berbasis web yang akan dihubungkan dengan media internet. Pada aplikasi berbasis web, basis data disimpan pada bagian server
yang mempunyai keuntungan antara lain :
1. Keamanan data lebih terjamin karena basis data disimpan pada server.
2. Pada aplikasi berbasis web beban kerja pada komputer client dibuat sekecil mungkin, sedangkan proses akan banyak dilakukan di
server.
B. Perancangan Sistem
1. Desain Proses
Dalam perancangan sistem informasi pengelolaan beasiswa untuk mengetahui proses yang berhubungan dengan sistem dijabarkan dalam
sebuah diagram yaitu diagram konteks dan diagram aliran data yang akan dilanjutkan pada level-level berikutnya.
a. Diagram Konteks Sistem Informasi Pengelolaan Beasiswa
Diagram Konteks merupakan diagram yang digunakan untuk menggambarkan sistem secara umum atau garis besar. Merupakanlevel teratas (top level) dari diagram arus data yang akan dibuat. Suatu diagram konteks selalu mengandung satu dan hanya satu proses saja.
Administrator yaitu Staf Unit Pelayanan Beasiswa dan Alumni, Wakil Dekan III, Wakil Rektor III dan Mahasiswa. Gambar 3.1 berikut ini
adalah Diagram Konteks Sistem Informasi Pengelolaan Beasiswa
Gambar 3.1 Diagram Konteks Sistem Informasi Pengelolaan Beasiswa
b. Diagram Arus Data level 1 Sistem Informasi Pengelolaan Beasiswa
Dalam bab ini akan dijelaskan Diagram Arus Data hasil penjabaran
dari diagram konteks yang merupakan penjabaran dari hasil analisis sistem dan proses perancangan sistem informasi pengelolaan beasiswa. Hasil
c. Diagram Arus Data level 2 proses 2 (pengelolaan data beasiswa)
2. Perancangan Basis Data
a. Informasi yang diinginkan
Dalam pembuatan Sistem Informasi Pengelolaan Beasiswa ini, informasi yang akan dihasilkan berupa:
1. informasi profil donatur
2. informasi profil beasiswa 3. informasi tawaran beasiswa
4. informasi syarat penilaian
5. informasi syarat penilaian yang diterapkan 6. informasi kriteria penilaian
7. informasi kriteria penilaian yang diterapkan 8. informasi quota perfakultas
9. informasi pejabat penilai
10. informasi profil mahasiswa pemohon beasiswa 11. informasi hasil skoring permohonan beasiswa
12. informasi mahasiswa penerima beasiswa
b. Entitas dan Atribut
1. Entitas donatur (kd_donatur, nm_donatur , almt_jln_donatur,
almt_kota_donatur, almt_prop_donatur, almt_kd_pos_donatur, no_telp_donatur , no_fax_donatur, almt_situs_donatur,
almt_email_donatur.
thn_akademik, tgl_awal_daftar, tgl_akhir_daftar, tgl_pegumuman, total_dana, jml_dana_per_penerima,periode, total_quota,
jml_dana_per_bln)
4. Entitas syarat penilaian (kd_syarat,nm_syarat,desk_syarat) 5. Entitas kriteria penilaian(kd_kriteria, nm_kriteria)
6. Entitas Fakultas(kd_fak)
7. Entitas Pejabat penilai(npp,kd_unit)
8. Entitas Skoring (kd_skor,tgl_penilaian,skor_total, catatan) 9. Entitas beasiswa yang diambil( no_berkas, diterima, cek_syarat) 10. Entitas permohonan beasiswa(no_pb)
11. Entitas Mhsperprodi(nomor_mhs)
12. Entitas profil pribadi pemohon (no_pb, nama_lengkap, tempat_lahir, tgl_lahir, alamat_asal, kab_asal, kd_pos_asal,
prop_asal, alamat_yk, kab_yk, kd_pos_yk, alamat_ortu, kab_ortu, kd_pos_ortu, prop_ortu, alasan1, alasan2, alasan3)
13. Entitas profil non-akademis pemohon (id, organisasi, jabatan, periode_awal, periode_akhir, luar_kampus)
14. Entitas profil keadaan ekonomi ortu pemohon (no_pb, nm_bpk,
tmpt_lhr_bpk, tgl_lhr_bpk, kerja_bpk, gaji_bpk, keg_sos_bpk, kesehatan_bpk, nm_ibu, tmpt_lhr_ibu, tgl_lhr_ibu, kerja_ibu,
ips1, sks1, ips2, sks2, ips3, sks3, ips4, sks4, ips5, sks5, ips6, sks7, ips7)
16. Entitas profil prestasi pemohon (id, nm_prestasi, instansi_pemberi, tanggal_diberikan)
c. Relasi
1. Relasi menawarkan merupakan relasi antara entitas Donatur
dengan entitas Beasiswa. Derajat relasinya (Kardinalitas) adalah
One to Many(0: M).
2. Relasi mempunyai merupakan relasi antara entitas Beasiswa
dengan entitas Tawaran Beasiswa. Derajat relasinya(Kardinalitas) adalah One to Many( 0 : M).
3. Relasi mempunyai merupakan relasi antara entitas Tawaran
Beasiswa dengan Entitas Beasiswa yang diambil. Derajat relasinya(Kardinalitas) adalahOne to Many( 0 : M).
4. Relasi mempunyai merupakan relasi antara entitas Tawaran Beasiswa dengan Syarat Penilaian. Derajat relasinya(Kardinalitas) adalahMany to Many(M:M)
5. Relasi mempunyai merupakan relasi antara entitas Tawaran Beasiswa dengan Kriteria Penilaian. Derajat relasinya(Kardinalitas)
dengan entitas Fakultas. Derajat relasinya (Kardinalitas)adalah
Many to Many(M:M)
7. Relasi memegang jabatan merupakan relasi antara entitas Pejabat Penilai dengan entitas Fakultas. Derajat relasinya(Kardinalitas) adalahOne to One(1:1)
8. Relasi dilakukan oleh merupakan relasi antara entitas Skoring dengan Pejabat penilai. Derajat relasinya(Kardinalitas) adalah
Many to One(M:0)
9. Relasi untuk merupakan relasi antara entitas Kriteria penilaian dengan entitas Skoring. Derajat relasinya(Kardinalitas) adalah
Many to Many(M:M)
10. Relasi berlaku merupakan relasi antara entitas Beasiswa yang diambil dengan entitas skoring. Derajat relasinya(Kardinalitas)
adalahOne to One(1:1)
11. Relasi untuk untuk merupakan relasi antara entitas permohonan
beasiswa dengan entitas Beasiswa yang diambil. Derajat relasinya(Kardinalitas) adalahOne to Many(0:M)
12. Relasi mengajukan merupakan relasi antara entitas Mhs perprodi
dengan entitas permohonan beasiswa. Derajat relasinya(Kardinalitas)adalahOne to Many(0:M)
pemohon dengan Permohonan Beasiswa. Derajat relasinya(Kardinalitas) adalahOne to One(1:1)
15. Relasi merinci merupakan relasi antara Profil akademik pemohon dengan Permohonan Beasiswa. Derajat relasinya(Kardinalitas) adalahOne to One(1:1)
16. Relasi merinci merupakan relasi antara Profil keadaan ekonomi orang tua dengan Permohonan Beasiswa. Derajat
relasinya(Kardinalitas) adalahOne to One(1:1)
17. Relasi merinci merupakan relasi antara profil prestasi pemohon dengan Permohonan Beasiswa. Derajat relasinya(Kardinalitas)
adalahOne to Many(0:M)
d. Diagram ER
Diagram E-R merupakan gambaran hubungan antar entitas dalam suatu sistem. Dalam sistem informasi pengelolaan beasiswa ini,
data-data tersimpan dalam masing-masing tabel yang digunakan untuk memberikan informasi dan mencari data yang dilakukan oleh pengguna sistem. Pada tahap ini diagram E-R menerangkan
Sebuah sistem pengelolaan beasiswa membutuhkan tempat sebagai penyimpanan data yang berfungsi membantu berbagai
transaksi data seperti penyajian informasi, pencarian data dan pengelolaan data. Sehingga sistem membutuhkan sebuah file basis data. Berikut ini hasil pemetaan diagram ER ke dalam tabel
1. Tabel Donatur
adalah tabel untuk menyimpan data profil donatur atau pemberi
beasiswa.
Tabel 3.1. Tabel Donatur
No Nama Jenis data Keterangan
1 kd_dona char(3) (Format :XXX)
2 nm_dona varchar(100)
3 almt_jln_dona text
4 almt_kota_dona varchar(30)
5 almt_prop_dona varchar(30)
6 almt_kdpos_dona char(5)
7 no_telp_dona varchar(20)
8 no_fax_dona varchar(15)
9 almt_situs_dona varchar(100)
10 almt_email_dona varchar(100)
2. Tabel beasiswa
No Nama Jenis data Keterangan
1 kd_bea char(5) Format: XXXYY
2 kd_dona char(3)
3 nm_bea char(50)
4 desk_bea Text
3. Tabel tawaran beasiswa
adalah tabel untuk menyimpan data beasiswa yang ditawarkan dalam periode tertentu
Tabel 3.3 Tabel Tawaran Beasiswa
No Nama Jenis data Keterangan
1 kd_bea_ditwrkan char(9) Format:
XXXYYAABB
2 kd_bea char(5)
3 Semester int(1)
4 thn_akademik int(5)
5 tgl_awal_daftar Date
6 tgl_akhir_daftar Date
7 tgl_pengumuman Date
8 total_dana decimal(12,2)
9 total_quota int(3)
10 dana_per_mhs decimal(12,2)
4. Tabel syarat penilaian
adalah tabel untuk menyimpan data syarat penilaian.
Tabel 3.4 Tabel Syarat penilaian
No Nama Jenis data Keterangan
1 kd_syarat int(10)
2 nm_syarat varchar(50)
3 desk_syarat Text
5. Tabel penetapan syarat penilaian
adalah tabel untuk menyimpan data syarat penilaian yang sudah
ditetapkan dalam sebuah tawaran beasiswa. Tabel 3.5 Tabel Penetapan Syarat Penilaian
No Nama Jenis data Keterangan
1 kd_syarat int(10)
2 kd_bea_ditwrkan char(9)
6. Tabel kriteria penilaian
adalah tabel untuk menyimpan data kriteria penilaian yang akan
digunakan untuk menilai sebuah permohonan beasiswa. Tabel 3.6 Tabel kriteria penilaian
2 mm_kriteria varchar(50)
7. Tabel penetapan kriteria penilaian
adalah tabel untuk menyimpan data kriteria yang ditetapkan untuk
sebuah beasiswa yang ditawarkan.
Tabel 3.7 Tabel kriteria yang ditetapkan
No Nama Jenis data Keterangan
1 kd_bea_ditwrkan char(9)
2 kd_kriteria int(11)
3 range_min float(12,2)
4 range_max float(12,2)
5 Skor int(10)
8. Tabel quota penerima beasiswa
adalah tabel untuk menyimpan data daya tampung mahasiswa penerima beasiswa untuk sebuah tawaran beasiswa
Tabel 3.8Tabel quota penerima beasiswa
No Nama Jenis data Keterangan
1 kode_fak char(4)
2 kd_bea_ditwrkan char(9)
3 Quota int(11)
menilai sebuah permohonan beasiswa. Tabel 3.9 Tabel pejabat penilai
No Nama Jenis data Keterangan
1 Npp varchar(8)
2 kd_unit varchar(8)
10. Tabel skoring kriteria
adalah tabel untuk menyimpan data hasil penilaian sebuah
permohonan beasiswa peritemkriteria penilaian Tabel 3.10 Tabel penilaian kriteria
No Nama Jenis data Keterangan
1 kd_kriteria char(3)
2 kd_skor int(10)
3 skor_kriteria int(10)
11. Tabel skoring
adalah tabel untuk menyimpan data hasil totalskoringoleh Wakil Dekan III.
Tabel 3.11 Tabel penilaian
No Nama Jenis data Keterangan
1 kd_skor int(10)
2 npp_penilai char(8)
